CESDE

Técnico asistente administrativo

Submódulo: Organización

LA DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Es un proceso que consiste en enumerar los aspectos que conforman y diferencian

un cargo de los demás.

Estos aspectos son:

 Identificación del cargo: Nombre del cargo, Área a la que pertenece,

Cargo del Jefe Inmediato, Cargos que debe supervisar, Jornada Laboral,
Ubicación en el organigrama
 Objetivo del cargo: determinar la razón de ser del puesto dentro de la
organización
 Funciones: el conjunto de tareas y atribuciones que realiza la persona en
su puesto de trabajo y que le permiten cumplir con el objetivo.
 Metodología: son las actividades que nos permiten lograr las funciones
 Frecuencia: cada cuanto ejecuta la función.
 Herramientas: materiales que emplea, como máquinas, herramientas o
aparatos que utiliza para desarrollar la función.

EL ANÁLISIS DEL CARGO

Son los requisitos que debe cumplir la persona que ocupe el cargo para que sea
desempeñado de la forma más eficaz posible.

Los requisitos son:

 Requisitos físicos: Sexo, Edad, Altura, Peso, Agudeza visual y auditiva,

Andar, correr, estar de pie, levantar objetos, hablar, transportar.
 Condiciones del puesto de trabajo: Temperatura, Humedad, Polvo,
Suciedad, Condiciones tóxicas, Vibraciones, Explosivos, Ruidos, Alturas,
Riesgo psicosocial.
 Requisitos intelectuales:
Educación: conocimientos específicos para el cargo.
Formación: conocimientos complementarios que permiten el desarrollo del
cargo.
 Experiencia Laboral necesaria
 Habilidades: Es la capacidad de desempeñarse en una tarea determinada.
Un programador de sistemas tiene la habilidad de organizar códigos en un
orden lógico y secuencias. Habilidad de buscar diferentes perspectivas; de
negociar y lograr acuerdos.
 Responsabilidades: Por lo económico, equipos, contactos, datos
confidenciales, seguridad de los demás.

MÉTODOS PARA RECOGER LA INFORMACIÓN DEL DISEÑO DE CARGOS

Cuando hemos definido la información que vamos a recoger diseñamos el método

por el cual vamos a obtener dicha información. Los métodos que más se utilizan
para recoger la información, y que hicimos referencia anteriormente son:

MÉTODO DE LA ENTREVISTA:

Este método consiste en recolectar información sobre los diferentes elementos

relacionados con el cargo, mediante de la formulación de una serie de preguntas
estructuradas, previamente, por el responsable de realizar el Diseño del Cargo.

Estas preguntas se podrían hacer:

 Sólo al ocupante del cargo, de forma individual.

 Con varios empleados que ocupan el mismo cargo, de forma grupal.
 Con el supervisor o jefe inmediato de los cargos de los que se va a recoger
la información.

Pasos:

 Estructurar previamente las preguntas, teniendo cuidado de que las

preguntas abarquen toda la información que se quiere recoger del cargo y
que el vocabulario utilizado sea claro y entendible para todos los que
intervienen en dicha entrevista.
 Formular las preguntas al entrevistado y conducir la entrevista de forma
activa y dinámica
 Recoger por escrito y simultáneamente la información brindada por el
entrevistado.

Ventajas de este método:

  Permite que el ocupante del cargo tome más conciencia de su cargo y de
las funciones que en el realiza.
 Le permite al responsable de recoger la información de aclarar todas las
dudas de inmediato.
 Este método permite recoger información más precisa del cargo.
 Se puede aplicar a cualquier cargo de cualquier nivel jerárquico.

Desventajas de este método:

 Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de

modo negativo, no la comprenda y no obtenga la información que se
requiere.
 Se puede perder demasiado tiempo si el responsable de recoger la
información no se prepara bien.
 El ocupante del cargo puede exagerar en las funciones y responsabilidades
que tiene a cargo.

MÉTODO DEL CUESTIONARIO

El método del cuestionario consiste en diseñar un formato que le permita recoger

toda la información que se requiere para el Diseño de cargos. Este cuestionario o
formato debe tener un orden lógico y secuencial al igual que la entrevista.

Pasos:

 Diseñar el formato o cuestionario de la forma más clara posible que le

permita al ocupante del cargo diligenciarlo de una forma ágil y oportuna.
 Lo ideal es que antes de aplicarlo sea conocido por un ocupante del cargo o
su superior para mirar la pertinencia del cuestionario.
 Entregar el cuestionario a la persona que va a brindar la información para
que lo diligencie.

Ventajas de este método:

 Eficiencia y rapidez para recoger la información de un gran número de

personas.
 Puede ser diligenciado simultáneamente por el ocupante del cargo y su
supervisor.
Desventajas de este método:

 Su ejecución requiere de varias pruebas preliminares

 Si no está bien estructurado la información recolectada no será exacta.

MÉTODO DE OBSERVACIÓN:

La observación directa de lo que hace el ocupante es otra forma de recolectar

información sobre el cargo. Este método se aplica a cargos sencillos y rutinarios,
como operadores de máquinas. Es normal que el método de observación emplee
un cuestionario o lista de chequeo que debe ser diligenciado por el observador,
para garantizar la información requerida.

MÉTODO MIXTO:

Incluye todos los métodos anteriormente descritos y garantiza una mayor precisión
en la información recogida, aunque es un poco más largo y exigente.