Gestión de

comunicación
PROF. MAINOR CRUZ
Contenidos
Procesos de comunicaciones
Análisis de interesados
Plan de comunicaciones
Información de resultados
Gestionar a los interesados
Procesos de comunicaciones
La gestión de comunicaciones incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto
genere, recolecte, distribuya, almacene y disponga de información en tiempo y forma

Realiza ese vinculo crítico entre las personas, ideas y la información necesaria para el éxito del
proyecto

Generar que las personas envíen y reciban información de forma eficiente

Procesos de comunicaciones
Según PMBOK se distinguen 4 procesos de administración de la comunicación
◦ Planificación de las comunicaciones
◦ Define los destinatarios de la información, cuánto la necesitarán y cómo se les entregará
◦ Distribución de la información
◦ Lograr que la información esté disponible para los interesados en tiempo y forma
◦ Información de los resultados
◦ Obtiene y disemina la información sobre el avance del proyecto
◦ Interesados conozcan como utilizar los recursos
◦ Estado del proyecto
◦ Gestión de los interesados
◦ El líder del proyecto debe satisfacer las necesidades de los interesados y sus problemas
Análisis de los interesados
Para la eficiente gestión de la comunicación los administradores deben
◦ Identificar a los interesados
◦ Determinar las necesidades de los interesados
◦ Administrar e influir sobre las necesidades para alcanzar los objetivos del proyecto

◦ Recordemos, interesados son:

◦ Administrador del proyecto
◦ Clientes
◦ Organización
◦ Miembros del equipo
◦ Inversores
Análisis de los interesados
Conflicto de intereses entre los interesados
◦ Analizar los intereses particulares de cada grupo
◦ El control es difícil por intereses contrapuestos

◦ Ejemplos de conflictos
◦ Fabricación de un avión: el gerente de operaciones puede desear un bajo costo, ingeniero del diseño querer una excelencia
tecnológica y el contador pretender una máxima rentabilidad

◦ Diseño de una llave maya: gerente de investigación pretende una tecnología innovadora, el gerente de producción un modelo con
estándares internacionales y gerente de comercialización quizás solo este interesado en la cantidad de funciones para hacer una
campaña publicitaria
Análisis de los interesados
Información acorde de las necesidades de los interesados
◦ Así como hay distintos grupos de interesados, estos pueden requerir distintos tipos de información
◦ Desarrollar una metodología lógica y satisfacerla con la provisión de la información adecuada
◦ Evitar el derroche de recursos en sistemas de información inapropiados

◦ El administrador de la comunicación del proyecto debe elaborar información acorde a las necesidades y
expectativas de cada grupo de intereses
◦ Se entrega al gerente de operaciones un informe con operaciones y cálculos matemáticos, mientras que al gerente financiero, se
entrega ese mismo documento pero con el agregado de un resumen ejecutivo

◦ Alguna información basta con una llamada, mientras que para otro grupo podría hacer falta hacer una presentación en PowerPoint
Plan de comunicaciones
Resultado de los procesos del proyecto tiene distintos tipos de información:
◦ Acta de constitución del proyecto
◦ Descripción del producto y entregables
◦ Documentación técnica
◦ Agendas de trabajo
◦ Presupuestos
◦ Matriz de responsabilidades
◦ Normas para controlar la calidad
◦ Reportes de avance del proyecto

La forma en que se debe administrar la información, debe figurar en el plan de comunicaciones

Este es un documento del proyecto que incluye lo siguiente:
Plan de comunicaciones
Contenido del plan de comunicaciones
◦ Estructura de archivos
◦ Detalla de metodología utilizará para recolectar y almacenar los distintos tipos de información
◦ Estructura de distribución
◦ A quién deberá entregarse la información y qué metodología se utilizara
◦ Reportes escritos, reuniones, correos electrónicos, intranet, video conferencia, acceso a bases de datos
◦ Descripción de la información
◦ Abarca formatos, contenidos, nivel de detalle, definiciones y convecciones
◦ Agenda de producción
◦ Indica cuánto se producirá y entregará cada tipo de información
◦ Métodos de acceso a la información
◦ Explica como se puede acceder a la información
◦ Actualización del plan de comunicación
◦ Se actualiza el plan a medida que avanza
Información de los resultados
Los interesados se preocupan más por el avance del proyecto respecto a los objetivos, que en
saber qué actividades se ocuparon los recursos
Los avances pueden presentarse en función de las necesidades del proyecto
◦ Informes diarios
◦ Semanal
◦ Mensual

El proceso de información de resultados se distribuyen en los informes de avance del proyecto

◦ Estado actual
◦ Avances
◦ Estimaciones futuras
Información de los resultados
Herramientas para informar sobre los resultados del proyecto
◦ Revisión del avance
◦ Realizar reuniones periódicas para discutir el estado del avance del proyecto
◦ Aplicar las siguientes herramientas
◦ Análisis de variaciones: utilizada para comparar los resultados planeados con los resultados observados (medir desvió de costos
y tiempos estimados, desvió de alcance, recursos, calidad y riesgo)
◦ Análisis de tendencias: se analizan los resultados del proyecto a través del tiempo para evaluar si su desarrollo es positivo o
negativo
◦ Técnica de valor ganado: explicado en la gestión de costos
Gestionar a los interesados
Es responsabilidad del director del proyecto gestionar las comunicaciones con los distintos
interesados o grupos de interés
◦ Mitigar posibles conflictos

La falta de comunicación de los interesados suele ser una causa de fracaso, incluyendo:
◦ Demoras,
◦ Sobrecostos
◦ Fallas de calidad

El director de proyectos debe reconocer las necesidades de los grupos de interés y promover la
comunicación
◦ Incrementa la probabilidad de éxito del proyecto
Gestionar a los interesados
Herramienta para gestionar interesados y conflictos
◦ Reuniones cara a cara
◦ Videoconferencias
◦ Teleconferencias
◦ Correos electrónicos

Es importante ejecutar un registro de polémicas para documentar los conflictos que van
apareciendo con los interesados
◦ A cada conflicto se le asigna un responsable el cual intentará buscar una solución