Plataforma Educativa UNIDEG Materia: Herramientas Informáticas

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Utilice la combinación de correspondencia para crear documentos personalizados, como etiquetas o cartas
modelo, combinando los registros de un origen de datos con un documento. En los documentos se pueden
combinar texto e imágenes.

1. Origen de datos con información del destinatario.

2. Documento de combinación de correspondencia con campos de combinación, que son los marcadores
de posición de la información del destinatario.
3. Documentos combinados resultantes.
La combinación de correspondencia se suele utilizar para agregar automáticamente la dirección a sobres,
etiquetas, postales, folletos, boletines y a otros documentos de envío masivo de correspondencia.
También se puede utilizar para personalizar los documentos, por ejemplo, agregando nombres de personas,
notas personalizadas o cualquier otra información.
Combinar correspondencia con un origen de datos
Al combinar correspondencia, Word extrae los nombres, las direcciones y otros datos de un origen
que puede ser una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word o incluso de una base de datos
directamente en los mensajes de correo electrónico, etiquetas, sobres o documentos que esté
creando.
La combinación es más rápida si toda la información que desea incluir está preparada, de modo que
primero hay que asegurarse de lo siguiente:
• Las columnas del origen de datos coinciden con los campos que desea usar en la
combinación.
Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre, compruebe que los nombres y los
apellidos estén en columnas diferentes. Si desea ordenar por ciudad, asegúrese de incluir la
columna Ciudad.
• Todos los datos que desea combinar están en origen.
Si quiere agregar más nombres u otros datos, es preferible hacer estos cambios ahora, antes
de iniciar la combinación.

1
Plataforma Educativa UNIDEG Materia: Herramientas Informáticas

• El formato de los números no cambiará.

Si es una hoja de cálculo incluye fechas, horas, valores de monedas o códigos postales que
empiezan por 0, pueden existir problemas con la interpretación por parte de Word. Puede dar
formato a números, fechas y otros valores de la combinación de correspondencia.
Cambie o agregue lo que necesite en el origen de datos antes de conectarla al documento de combinación de
correspondencia en Word.
Cuando los datos están listos, se puede iniciar la combinación de correspondencia
1. En Word, abra un documento nuevo.
2. Haga clic en Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia y luego haga clic en
el tipo de combinación de correspondencia que desee usar.

3. Haga clic en Seleccionar destinatarios > Lista existente.

4. Busque el documento o archivo y haga clic en Abrir.

De esta forma, el archivo queda conectada al documento de combinación de correspondencia
que esté creando en Word.
Para incluir únicamente a algunas personas o elementos, haga clic en Envíos > Editar lista de
destinatarios.

2
Plataforma Educativa UNIDEG Materia: Herramientas Informáticas

Se abre el cuadro Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede

seleccionar solamente las filas que quiera incluir. Para que sea más fácil dar con ellas, puede
ordenar y filtrar la información.
5. A continuación, puede insertar campos de combinación de correspondencia que extraen la
información de la hoja de cálculo y la colocan en el documento. Por ejemplo, para agregar una
línea de saludo a un mensaje de correo electrónico o a una carta, haga clic en Envíos > Línea
de saludo.

Cuando el documento esté listo, haga clic en Vista previa de resultados y, luego, en las flechas
para ver cada una de las copias del documento.

6. Para finalizar la combinación, haga clic en Finalizar y combinar y después en Imprimir

documentos o Enviar mensajes de correo electrónico1.

1
Para más información sobre cómo configurar las opciones de mensaje de correo electrónico, consulte el
tema sobre cómo combinar correo electrónico en Word

3
Plataforma Educativa UNIDEG Materia: Herramientas Informáticas

Guardar el archivo de combinación de correspondencia para la próxima vez

Al guardar el documento de combinación de correspondencia, este queda conectado a su lista de distribución
de correo. Para volver a usar el documento de combinación de correspondencia, ábralo y haga clic en Sí cuando
Word le pregunte si desea mantener esa conexión.
Luego, si desea cambiar las personas o los elementos incluidos en la combinación, haga clic en Editar lista de
destinatarios para ordenarlos, filtrarlos y seleccionarlos.

Resumen
Se ha mostrado como crear documentos con información personalizada a través de la herramienta de combinar
correspondencia.