UNIDAD DE APRENDIZA JE 5

SEGUIMIENTO Y MONITOREO.
LÍNEA BASE. INFORMES
Ejecución del proyecto
Una vez que nos han aprobado la propuesta para el proyecto, pasamos a planificar todo el proyecto.
Luego ejecutamos esa planificación y mientras que la ejecutamos realizamos el seguimiento y control del
proyecto. El seguimiento y control nos permite verificar que todo este saliendo tal y como habíamos
programado.
Durante esta etapa, cualquier producto, resultado o servicio que debe producirse al terminar un proceso
del proyecto se denomina entregable y durante ese proceso hay 5 cosas que pasamos a controlar:
 Alcance: Controlar el alcance del proyecto, referido al trabajo necesario para completar un proceso en
un proyecto.
 Tiempo: Controlar el cronograma del proyecto + revisiones del desempeño.
 Costes: Controlar los costes del proyecto + gestión del valor ganado + valor planificado + valor ganado.
 Desempeño: Controlar el desempeño del proyecto.
 Los cambios: Solo pueden ponerse en marcha si han sido aprobados y comunicados. Es muy importante
tenerlos muy documentados para que nuestro equipo conozca muy bien cómo hacer las cosas.
Línea base del proyecto
Una línea base es como una captura del plan original y sirve de punto de referencia para
examinar la evolución de lo planificado versus lo realmente ejecutado. Con la línea de
base, se puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que se
pueda realizar las correcciones que estimen necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las
tareas que han comenzado más tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo que han
realizado los recursos y si el presupuesto marcha según lo previsto.
Estados de un proyecto
Todo proyecto en plena ejecución tiene los siguientes estados:
Actual: Es lo programado, se actualiza automáticamente en base a la información real.
Previsto: Es la línea base, el punto de comparación. Contiene los datos que usa Project
para hacer las comparaciones. Se almacenan en la tabla llamada "línea base".
Real: Almacena la información real (ejecutada) de las tareas. Actualiza la información
actual de las tareas.
Creación de la línea base
2

3
En el proyecto Línea base:
1 1. Muestre la información de la
tabla Costo.
2. Clic en la ficha Proyecto.
3. En el grupo Programación,
clic en el botón Establecer
línea base y clic en la opción
4 Establecer línea Base.
4. Clic en la lista Establecer línea
de base y seleccionar la línea
base a crear.
5. Clic en el botón Aceptar.
5
 Línea base VISTA GANTT DE SEGUIMIENTO
1 3

Estadísticas antes de aplicar Línea base Estadísticas después de aplicar Línea base y los últimos cambios
2
1. Como se puede comprobar, al generar la
línea base, Project cambia el contenido
del campo Variación.
2. Comparando las Estadísticas del proyecto
antes y después de aplicar la Línea base.
3. La vista Gantt de seguimiento muestra la
línea base (barra de color gris) de nuestro
proyecto.
Administración y seguimiento de un proyecto
Permite conocer en qué estado está el proyecto, identificar problemas y poder
tomar medidas preventivas o correctivas, lo cual puede conllevar la
modificación del plan inicial. También nos sirve para identificar nuevos riesgos
para el proyecto y analizar, revisar y monitorear los riesgos que ya teníamos
identificados. Nos aseguramos que se identifiquen todos los riesgos que pueden
afectar a nuestro proyecto y se implementen los planes apropiados de respuesta
a esos riesgos.
El monitoreo y control del proyecto nos sirve para constatar la eficiencia y
eficacia de la ejecución de un proyecto. Mediante este monitoreo y control
identificamos sus debilidades y averiguamos nuevos riesgos que antes no
habíamos identificado lo que nos permite implementar medidas correctivas.
Establecer el avance de las tareas
Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programación al
retrasar las fechas de comienzo o de fin de las tareas relacionadas. Las tareas que
comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que pueden trabajar en otras
tareas de la programación. Microsoft Project utiliza los valores reales introducidos por el
usuario para reprogramar las partes restantes del proyecto.
En la ficha Tarea, grupo Programación se puede observar las siguientes opciones:

Mediante estas opciones podemos

establecer el avance de las tareas
manualmente o haciendo que Project
lo haga automáticamente utilizando
la opcione de Actualizar según
programación.
Ejemplo 1: A las tres primeras tareas asigne un 75% de avance.
En el proyecto Remodelación de local
3 (Continuación…):
1. En la ficha Recurso y en el grupo
Redistribuir, haga un clic en el
comando Redistribuir todo, para
2
eliminar las sobreasignaciones.
2. Seleccione las 3 primeras tareas.
1 3. En la ficha Tarea, clic en el botón
Información.
4
4. En el cuadro Porcentaje
completado, escriba 75%,
también puede hacer clic en el
botón 75% en el grupo
Programación.
5. Clic en el botón Aceptar, para
5 regresar a la ventana anterior.
Proyecto con un avance de 75% en las 3 primeras tareas.
Ejemplo 2: Suponiendo que la tasa del recurso lija ha cambia de S/. 1.00
a S/. 2.50, en la columna variación se reflejará esos cambios realizados

1. En la vista Hoja de recursos

cambie la tasa estándar del
recurso Lija de 1 a 2.5.
2. En la vista Diagrama de Gantt,
cambie a la tabla Costo.
3. Verifique los valores de la columna
Variación.
Ejemplo 3: Actualizar el proyecto a una fecha determinada.

1
2
4
1. Clic en la ficha
Proyecto.
2. Clic en el botón Fecha
de estado.
3 3. Selecciona la fecha
01/02/2020.
4. Clic en el botón
Actualizar proyecto.
Ejemplo 3: proyecto actualizado al 01/02/2020
Actualizar según programación
Otra forma de actualizar el avance de las tareas, en forma automática en base a la fecha de estado, es
usando Actualizar según la programación. Esta herramienta debería utilizarse diariamente, sobre todo
en los caso en que el proyecto marcha en forma normal.
Ejemplo 4: Actualizar según programación las 3 primeras tareas del proyecto, asumiendo que la fecha
actual es el 17/01/2020 (o como fecha de estado).
1. Cambie el Porcentaje de completado a 0%, luego seleccione las 2 primeras tareas.
2. En la ficha Tarea, grupo Programación, haga un clic en el botón Actualizar según programación.

Project actualiza las tareas

seleccionadas aplicando un
porcentaje de completado en
proporción a la programación
y calendario del proyecto.
Actualizar tareas
Esta opción de actualización de tareas se aplica en forma individual a la tarea seleccionada, siendo la más
versátil y detallada, existiendo la posibilidad de realizar cambios a nivel de Duración, fechas de inicio o fin,
además del porcentaje de completado.
Ejemplo 5: Actualizar la tarea Reparación de pisos y zócalos al 100% de completado.
1. Seleccione la tarea Reparación de pisos y zócalos.
2. Despliegue el menú Actualizar según programación y clic en Actualizar tarea.

3. En el cuadro % completado
ingresa 100%.
4. Clic en el botón Aceptar.
100
Actualizar tareas críticas
La reprogramación de una tarea crítica afecta a todas las tareas en adelante y al resto del proyecto, aumentando la
duración del proyecto, generando sobreasignaciones, postergando la finalización del proyecto, entre otros.
Veamos el Caso A: La tarea Lijar techos, en la siguiente imagen, tiene como fecha de inicio 03/02/2020 y fecha de fin
el 11/02/2020, pero por problemas de programación se inició y finalizó un día después.
1. Aplique un % de completado de 0% la tarea Lijar techos.
2. Despliegue el menú Actualizar según programación y clic en Actualizar tarea.

3. En el cuadro % completado
ingresa 100%.
1
3
4. Clic en el botón Aceptar.

4
Actualizar tareas críticas
Veamos el Caso B: suponiendo que la tarea Lijar paredes tuvo una Duración real de 19 días en lugar
de 18 días, veamos qué pasa con el proyecto, especialmente con los costos.
1. Seleccione la tarea Lijar paredes y abra el cuadro Actualizar tareas.
2. En el cuadro Duración real ingrese 19d.
3. Haga clic en el botón Aceptar.
Al cambiar la duración, de 18d a
19d, en una tarea NO crítica, la
duración del proyecto no se ve
afectada debido a las holguras.
Sin embargo, este cambio puede
generar una sobreasignación en
otras tareas, como se puede
observar en las tareas 10 y 11 y
desde la tarea 20 a la 22.
Informes o Reportes
• Ediciones previas de Project soportaron los reportes tabulares que
estuvieron principalmente para impresión. En Project 2016, los
reportes han sido mejorados lo que permite enviar sus datos en mucho
mejores y nuevos formatos. Los reportes ahora incluyen elementos
como gráficos, tablas e imágenes para comunicar el estado de su plan.
Ellos son configurables. Puede imprimir o visualizar los reportes
directamente en la ventana de Project como si fuera cualquier vista.
Puede copiar y pegar los reportes a otras aplicaciones como Microsoft
PowerPoint.
Informes o Reportes
• Para acceder a los Reportes, Ir a la ficha Crear un informe, observará lo siguiente:
Informe de evolución
Los informes de evolución (ficha Crear un informe/Panel) comparan el trabajo planeado,
completado y restante en un gráfico que se actualiza automáticamente según van
cambiando los datos del proyecto. Estos informes ofrecen a usuarios y a partes
interesadas la posibilidad de obtener con muy pocos pasos el estado de un proyecto en
un golpe de vista.
Informe: Información general del proyecto
El informe Información general del proyecto combina gráficos y tablas
para mostrar en qué punto se encuentra cada fase del proyecto, los
próximos hitos y las tareas cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido.
Informe: Visión general de los recursos
Muestra el estado de todas las personas (recursos de trabajo) que están
trabajando en su proyecto para que sepa qué trabajo falta por completar y
qué tareas están pendientes de realizar.
Informe: Flujo de caja
Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre de todas las
tareas de nivel superior.
Informe: Tareas críticas
Este informe muestra todas las tareas con programación ajustada que
figuran como críticas en la ruta crítica del proyecto, lo que indica que
cualquier retraso en estas tareas provocará retrasos en la programación.
Editar Informes
Hay que tener en cuenta que en los informes existen 3 zonas: gráficos, tablas y objetos
descriptivos. Al seleccionar uno de éstos, Project activa ficha con las herramientas respectivas.
a. Ficha Diseño: en la vista Informes, si es necesario, haga clic en un espacio vacío del informe para
activar la ficha y obtener sus opciones:

El grupo temas permite cambiar colores, fuentes (tipo de letra) y efectos a los elementos del reporte.
También puede insertar imágenes, formas, otros gráficos, tablas y cuadros de texto.
b. Fichas de Herramientas de gráfico proporciona las fichas Diseño y Formato con opciones para editar
el gráfico:
Editar Informes
Las opciones de la ficha Diseño son similares a las que proporciona Excel. Permiten, entre otras
cosas, añadir elementos al gráfico, usar diseños rápidos, cambiar colores y estilos de diseño.

c. Haga clic en la tabla, para activar las herramientas de tabla, mediante las fichas Diseño y
Presentación, cuyas opciones se pueden observar en la siguiente captura:
Informe visuales
Los informes visuales extraen
información de un proyecto y
la trasladan a plantillas
predefinidas de Excel (Tablas
Dinámicas) y Visio, para crear
informes dinámicos con
gráficos.
Informe visual: Informe de flujo de caja
GRACIAS POR SU ATENCIÓN