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Presentaciones en Público
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PRESENTACIONES EN
PÚBLICO
Edita
Universidad Internacional de Valencia
Soft Skills
Presentaciones en público
ÍNDICE
7.1. PowerPoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
7.2. Prezi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
7.3. Keynote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
7.4. Powntoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
9.2. Storytelling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
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Leyenda
Glosario
Términos cuya definición correspondiente está en el apartado “Glosario”.
Enlace de interés
Dirección de página web.
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Tema 1.
Cómo realizar presentaciones efectivas
En el ámbito de las organizaciones, no es infrecuente que profesionales de los más variados niveles
tengan que exponer ante un auditorio, más o menos concurrido, directrices de un proyecto, resultados
de un ejercicio, conclusiones de un estudio... Por eso, la habilidad para hacer presentaciones en
público, para hacer uso de la oratoria de manera adecuada, en resumen, para transmitir ideas con
eficacia es una de las competencias más valoradas en la actualidad.
Pero, ¿qué rasgos distinguen a las presentaciones efectivas de las que no lo son? El experto en
comunicación César Piqueras cree que los principios fundamentales de una buena presentación son:
1. Simplicidad
El mayor peligro para este principio es el temor de muchos oradores de no tener material
suficiente para cubrir el tiempo previsto para la exposición. Entonces, añaden datos y datos,
información y más información, hasta conseguir una presentación tan enmarañada que es
casi imposible distinguir en ella lo que es fundamental de lo que es accesorio.
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2. Concreción
Muy relacionada con la simplicidad, en el sentido de lograr que la audiencia capte lo que es
esencial en el discurso del orador, está la concreción. Ser concretos es, quizá, la manera más
directa de transmitir el mensaje al público.
Y ser concretos significa no perderse en explicaciones dilatadas y complejas, porque con esto
lo único que se conseguirá es que el público deje de estar atento.
3. Credibilidad
Uno de los factores que más contribuye a que el público tome en consideración y valore
positivamente lo que le está exponiendo un orador es la credibilidad que concede a este o,
visto a la inversa, la credibilidad que el orador es capaz de transmitirle.
Por todo ello, quien acostumbre a hablar en público debería ir construyendo su credibilidad de
manera constante y, luego, debería aprender a proyectarla sobre sus oyentes. Esta es la única
forma de que esos oyentes lleguen a creer realmente en lo que se les está diciendo.
4. Emoción
Por ello, si se quiere que el mensaje a transmitir sea interiorizado por los oyentes, habrá que
manejar las emociones hasta ponerlas a favor de este.
Esto se consigue asociando los elementos claves del discurso a las emociones y sensaciones
que se quiere que estos despierten en el público. Esa asociación entre emociones e ideas hará
que las últimas sean mejor retenidas por los oyentes, una vez acabada la presentación.
5. Imprevisibilidad
De entre todas las emociones con las que lograr que el público recuerde un mensaje, la
sorpresa es, seguramente, una de las que mejor funciona.
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De hecho, en una presentación hay que conseguir sorprender al público la mayor cantidad
de veces posible, para mantenerlo atento y, sobre todo, para que vaya reteniendo aquellos
elementos de la exposición que interesa que recuerden pasado un tiempo.
Como no se alcanzará nunca ninguno de estos dos objetivos es realizando una presentación
tan lineal que el auditorio sepa, en todo momento, qué es lo siguiente que va a decir el orador.
La previsibilidad acaba con la eficacia de una presentación.
6. Historia
Nada gusta tanto a un ser humano como una buena historia. En una historia, hay intriga, emociones,
incertidumbre, expectativas, acelerones y frenazos del ritmo, giros inesperados, sorpresas...
Desde lo más remoto de nuestro pasado, los seres humanos han contado historias para
trasmitir conocimientos y para conseguir que estos permanecieran mucho más tiempo en la
memoria de sus oyentes. Estos, a su vez, los volvían a traspasar a las siguientes generaciones
usando esas mismas historias.
Por ello, aquel orador que sea un buen narrador de historias podría plantearse la posibilidad
de estructurar su presentación como si de una historia se tratase, con sus personajes, su trama,
su planteamiento, nudo y desenlace... Lo más probable es que consiga llegar a su audiencia de
una manera más directa, eficaz y perdurable.
Uno de los personajes de los últimos tiempos al que se le reconoció unánimemente una mayor
habilidad para realizar presentaciones exitosas en público fue Steve Jobs, fundador de Apple.
Numerosos expertos en comunicación han analizado sus intervenciones y han compuesto un
decálogo con los rasgos más característicos de las presentaciones de Jobs. Serían los siguientes:
1. Planificar la presentación. Un buen orador debería invertir buena parte del tiempo y el
esfuerzo previstos para preparar su presentación en:
De hecho, se señala que cuando se tienen claros estos puntos es mucho más sencillo redactar
la propia presentación y generar su versión digital.
2. Contar una historia. Cualquier idea se pude comunicar tal cual, sin adorno alguno, o bien
envuelta en una atractiva historia que la dote de componentes emocionales, sorprendentes,
imaginativos. En el segundo caso, la audiencia quedará conectada por el hecho de haberse
encontrado algo que no esperaba.
3. Usar la regla de tres. El contenido siempre debería estar estructurado en tres grandes
bloques, cada uno alrededor de una idea central. Y es aconsejable anunciárselos a la audiencia
al principio mismo de la presentación.
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Querer transmitir muchas más ideas es prácticamente inútil, porque la mayor parte de la gente
no suele recordar más de tres.
4. Contar con un antagonista. Cuando una idea, programa o producto es presentado con todas
sus virtudes frente a los defectos de un rival directo, el público suele tomar partido del lado del
que tiene ventajas que le pueden beneficiar.
Por ello, es importante presentar, junto a los mensajes principales de la presentación, aquellos
mensajes rivales que podrían oponerse a los propios. Y, claro está, hay que hacerlo remarcando
los puntos fuertes de los mensajes propios y destacando lo que pueden aportar a la audiencia
que sus rivales no son capaces de ofrecer.
5. Contextualizar las cifras. Si en la presentación se exponen datos, no solo hay que mostrarlos
en bruto, sino también en relación con el contexto o con otros datos significativos.
Por ejemplo, decir que, en algunas ciudades, un joven debe utilizar 700 euros de su sueldo
para pagar el alquiler y gastos de una vivienda puede que no aclare mucho cuál es la situación
real, pero si se dice que esa cantidad es el 90% de su salario, el problema se visibiliza de manera
inmediata.
A menudo, aportar una buena imagen junto al texto puede completarlo y reforzar su sentido.
7. Ensayar, ensayar, ensayar. Viendo la soltura con la que Steve Jobs realizaba sus presentaciones,
se podría pensar que era algo connatural a su personalidad, una especie de aptitud de
nacimiento. Sin embargo, Jobs, como otros muchos oradores brillantes, practicaba una y otra
vez cómo dirigirse a su público, de modo que llegó a perfeccionar tanto sus presentaciones
porque se había entrenado para ello con tesón y meticulosidad.
8. Mostrar entusiasmo y alegría. Al buen orador se le nota que disfruta con lo que está haciendo
y nunca muestra enfado o cansancio. En este sentido, es muy útil echar mano del sentido del
humor, contar anécdotas entretenidas, interactuar con el público...
9. Dominar la comunicación corporal. Casi tres cuartas partes de los mensajes que recibe un
público lo hace a través del comportamiento corporal del orador, de sus miradas, de sus
posturas... El lenguaje del cuerpo pueden enfatizar lo que se está diciendo, pero también
desmentirlo. Por eso, es vital mostrar seguridad y confianza en la forma de moverse, pero
también de estar parado, y no perder nunca el contacto visual con algún sector de la audiencia.
10. Crear un momento para recordar. Un buen orador debe ser capaz de generar instantes
memorables en un momento u otro de la exposición, a través de sus palabras o del mensaje
contenido en una diapositiva de su presentación. El objetivo es que todos y cada uno de los
integrantes del público se vaya de la presentación con un pasaje de esta que no olvidará fácilmente.
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Tema 2.
Impactar en la audiencia
Uno de los objetivos principales de una presentación es causar un impacto en la audiencia ante la que
se realiza, para así conseguir que esos oyentes recuerden y, a ser posible, asuman su mensaje. Este
objetivo se puede alcanzar siguiendo una serie de pautas básicas:
•• Adaptar el discurso al público y a su objetivo. Los dos elementos que más peso tienen en
la estructuración y redacción final de una presentación son los fines con los que se realiza esa
presentación y las personas a las que va a ir dirigida.
De no hacerse así, las presentaciones no comunican el mensaje deseado, por más que el
orador lo tenga todo el rato en mente. O parecen erráticas, sin rumbo, porque no encuentran
respuesta en unos oyentes a los que ese mensaje no concierne.
•• Suministrar los datos justos y necesarios. Las audiencias quieren escuchar lo que saben que les
aporta algún valor y, desde luego, una avalancha de datos no lo hace, aunque al orador le
parezcan todos muy interesantes e ilustrativos.
En una presentación, hay que usar solo los datos que apuntalen las ideas que se están
planteando o que sirvan para rebatir un argumento que se quiera desacreditar. Además, hay
que saber guardarlos para el momento en que causarán un impacto seguro.
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En cualquier caso, el tratamiento de los datos en una presentación puede cambiar cuando
esta va dirigida a personal directivo o a profesionales de un sector y cuando lo que se están
presentando son resultados.
•• Sintetizar. Del mismo modo que hay que racionalizar el uso de datos, hay que limitar la
aportación de información a la que resulte valiosa para el público y a la que dote a la
presentación de una línea de argumentación sólida.
Y no importa que se domine a la perfección el tema y que, por ello, se disponga de cantidades
ingentes de información: en una presentación no se puede volcar sin más todo el conocimiento
que se posea, sin reparar en si al público le sirve de algo o no.
De hecho, quien no muestra todo su conocimiento sobre un área y solo lo insinúa o deja
entrever está demostrando ser un buen gestor de la información y alguien a quien, si se desea
ampliar algún aspecto de lo expuesto, se puede preguntar, porque tendrá respuestas.
•• Enfatizar el principio y el fin de la presentación. Estos son los momentos que suelen concitar
los mayores niveles de atención del público, por lo que hay que explotar todas sus posibilidades
para conseguir que esa atención continúe pendiente del orador y su discurso durante toda la
presentación, y para que la audiencia se vaya de ella con una impresión duradera que les haga
retener el mensaje principal.
Manejar recursos en cantidad y de calidad. Para impactar en la audiencia, que, como queda
dicho, es uno de los objetivos fundamentales de toda presentación, será necesario que esta
quede expectante durante todo su desarrollo y que, a su término, la sensación dominante sea
una mezcla de deslumbramiento y respeto.
Esto, evidentemente, se puede conseguir con una presentación de PowerPoint, recurso casi
omnipresente en las comunicaciones ante el público desde hace unos años. Pero también es
muy posible que el uso de PowerPoint no baste para producir el efecto deseado, ese efecto al
que algunos llaman “efecto wow”.
Por tanto, habría que plantearse utilizar herramientas a las que el público no está tan
acostumbrado como a PowerPoint y que ofrecen resultados incluso superiores, por ejemplo, en
términos de originalidad e interactividad. Del mismo modo, sería muy aconsejable incorporar
vídeos, imágenes y audios de calidad. Y, por último, se debería depurar el estilo general de
la presentación hasta obtener un conjunto armonioso en el que encajen colores, recursos
visuales, tipografías...
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público tenga más razones para ver al orador como un experto en el tema del que está
hablando, al tiempo que a este le sirve para reforzar su confianza y seguridad y para introducir
elementos de sorpresa en su discurso.
Por todo ello, la puesta en escena no puede dejarse a la improvisación, sino que hay que
planificarla minuciosamente, incluso para dar la impresión de que todo lo que ocurre sobre
el estrado del orador es completamente espontáneo. Esa planificación debería analizar el
espacio disponible para:
ãã Aprovechar luces y sombras para acentuar unos u otros aspectos del discurso.
ãã Localizar desde dónde lanzar ciertos más mensajes con más efectividad.
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Tema 3.
Errores a evitar durante una presentación
Como habilidad que es, la realización de presentaciones en público también está sujeta a la aparición
de errores que le mermen efectividad. La mejor manera de evitarlos es tenerlos completamente
identificados; examinarlos, para conocer sus causas y efectos; y entrenar las formas de corregirlos.
Entre los errores más comunes que se pueden cometer al llevar a cabo una presentación ante un
auditorio están:
•• No haber estructurado el contenido de la exposición, con fin de que el discurso siga una línea
argumental lógica y ordenada. Es esencial establecer una estructura para la presentación,
incluso antes de empezar a prepararla y redactarla, si es el caso.
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De no hacerse así, lo más probable es que los oyentes permanezcan ajenos a la presentación
mientras se realiza e ignoren el mensaje.
•• Realizar la presentación sin haberla estudiado, sin llevar un guión con sus elementos esenciales,
sin tener bien meditado qué decir en cada momento. La consecuencia inevitable es que el
orador deberá leer la presentación.
Al ser tan frecuente, se ha podido llegar a pensar que leer el contenido de una presentación
en un soporte cualquiera (unas fichas, folios, un PowerPoint...) es admisible. Pero no lo es:
un buen orador nunca debe leer su exposición. La razón fundamental es que, al hacerlo, se
transmite sensación de inseguridad, de falta de preparación, de déficit de conocimientos, de
poca credibilidad...
En este sentido, no hay que olvidar nunca que una presentación de PowerPoint es solo un
apoyo para el discurso del orador y un medio para que la audiencia pueda seguir fácilmente el
hilo del discurso y captar sus puntos esenciales.
Hay errores en la comunicación no verbal que un buen orador nunca debe cometer, como:
ãã No ajustar el tono y el volumen de la voz a los elementos del discurso y a las condiciones
físicas en las que se realiza la presentación.
ãã Permanecer sentado tras una mesa, a menos que esta sea la forma en que se ha estipulado
que se desarrolle la presentación.
•• No usar el contacto visual para conseguir que hasta el último integrante del público se sienta
partícipe del acto de la presentación. Es imprescindible que el orador cambie de sector al que
se dirige, que dé la impresión de que está mirando, en un momento u otro, a todas las personas
de su audiencia.
En este sentido, es muy útil realizar barridos, aplicar lo que se conoce como “técnica del faro”
cada cierto tiempo, para recorrer todo el auditorio con la mirada.
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Para evitarlo, hay que tener muy claro, ya desde el momento de la estructuración de la
exposición, cuáles son las partes del mensaje realmente importantes y cuáles son meros
añadidos para aclarar ideas o lograr transiciones entre conceptos.
La mejor manera de afrontar con éxito el turno de preguntas es, durante la preparación de la
presentación, haber previsto las que más probablemente puedan surgir y tener estudiada una
respuesta adecuada para cada una.
•• Dejar pasar el inicio y el final de la presentación sin haber impresionado al público, teniendo
en cuenta que estos dos momentos son, quizás, a los que más atención presta cualquier
audiencia.
Visto esto, es, seguramente, la oportunidad para utilizar algún recurso innovador, sorprendente
y con un gran componente visual, que impacte al auditorio y se quede fijado en su memoria.
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Tema 4.
Pánico en el escenario
Hablar en público no es fácil para la mayor parte de las personas. La vergüenza por dirigirse a
desconocidos o a grupos más numerosos que los que se suelen tratar, las expectativas negativas
sobre la capacidad para hacerlo o la mera falta de costumbre pueden pesar como una losa sobre
algunos oradores e impedirles llevar a cabo su cometido tal como ellos querrían.
Una forma más acusada de ese reparo a hablar en público es lo que se conoce como “miedo o pánico
escénico”.
Definición:
El miedo escénico es “un estado inhibitorio que reduce la habilidad comunicacional e impide el
despliegue de las capacidades expresivas potenciales”.
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•• Malestar físico y, a menudo, náuseas y hasta ataques de pánico antes de afrontar la situación
en la que habrá que hablar en público.
•• Conductas de evitación, como no asistir al acto en el que habría que haber hablado o acudir,
pero no intervenir.
Entre las causas más habituales del miedo escénico se suelen citar:
•• Evitación continua. Cuando se evita cualquier situación en la que habría que hablar en
público, la persona deja de adquirir práctica en esta competencia, con lo que el miedo crece,
pero, en gran medida, ahora sí con cierto fundamento.
La eliminación (o, al menos, la atenuación) del miedo escénico puede requerir la intervención de un
profesional, pero antes de llegar a este punto es posible ir adoptando medidas que ayuden a que
hablar en público sea algo más familiar y menos temible:
1. Practicar
2. Reconocer el lugar
Una forma de reducir la ansiedad y sentirse más seguro es conocer de antemano el lugar
donde habrá que hablar y examinar sus elementos: la organización del espacio, la zona donde
estará el público, las características arquitectónicas, las vías de entrada y salida, la iluminación
natural y artificial... La mejor manera para recabar toda esta información tranquilamente es
llegar con suficiente tiempo de antelación al lugar de la presentación.
3. Estudiar al público
Es conveniente saber con tiempo suficiente a quiénes irá dirigida la presentación a realizar
y no solo para poder preparar mejor la presentación, ajustándola al perfil de los oyentes,
sino también para descartar incertidumbres sobre sus posibles opiniones o su nivel de
conocimientos del tema a tratar.
Uno de los temores que suelen estar detrás del miedo escénico es no conocer suficientemente
bien el tema de la presentación que hay que desarrollar. Como es lógico, esa inquietud se
contrarresta dominando completamente ese tema.
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Para profundizar, bastará con obtener toda la documentación al alcance, estar al día de las
novedades en torno al tema, conocer ejemplos ilustrativos y reseñables... Todo ello revestirá
de autoridad al orador, le granjeará el respeto del público, le volverá más confiado en sus
posibilidades y no dejará lugar a la improvisación, que siempre es fuente de inseguridades.
Cuando se usan recursos tecnológicos para elaborar una presentación (ya sea en PowerPoint
o en cualquier otro formato), el orador sabe que cuenta con una excelente referencia para ir
desgranando sus conocimientos, según le indique esa presentación. Además, le suministrará
recursos y apoyo y simplificará notablemente sus tareas.
Ahora bien, no se debe recurrir a este apoyo sin conocer bien el uso de estas herramientas
y sin cerciorarse de que el material con el que se van a reproducir las presentaciones o los
vídeos, imágenes y audios que se quieran utilizar funciona y funciona correctamente: nada es
tan angustioso como comprobar ante el público que no se puede usar un recurso cualquiera,
porque un aparato no funciona.
Cada bloque iría ubicado en una parte de la exposición, la cual estaría conformada por la unión
armónica y fluida de las distintas partes. De hecho, cabe hasta la posibilidad de planificar
breves pausas entre cada bloque, que se podrían aprovechar para interactuar con el público
(por ejemplo, solicitando preguntas) o para presentar algún recurso audiovisual.
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Tema 5.
Establecer el propósito de una presentación
Queda dicho que uno de los principales errores que se puede cometer al llevar a cabo una presentación es
no haber establecido previamente cuál es el objetivo de la misma, no tener claro para qué se lleva a cabo.
A menudo, hay oradores que se sorprenden de que sus presentaciones no hayan calado en la audiencia
como ellos esperaban. Y esto, aunque están seguros de saber qué es lo que querían transmitir. ¿Qué
ha ocurrido? Pues que han ignorado lo fundamental al preparar una buena presentación: fijar unos
objetivos pensando en su público destinatario y en las expectativas que este tiene con respecto a la
exposición.
Efectivamente, antes de empezar a elaborar su presentación, estos oradores deberían haberse hecho
algunas preguntas básicas:
•• ¿Cuál debería ser la respuesta del público si le pidieran su opinión sobre la exposición?
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No hay que olvidar nunca que definir unos objetivos adecuados al mensaje que se quiere transmitir y
a la audiencia a la que este va dirigido presenta dos ventajas:
1. Para la audiencia, lograr identificar el tema central de la exposición desde los primeros
momentos de esta.
2. Para el orador, conseguir elaborar un discurso coherente y que tenga una finalidad clara.
Además, ayuda mucho a seleccionar y desarrollar los contenidos de ese discurso y a dar con su
hilo conductor.
•• Captar la atención del público, dirigiéndola hacia aquellos aspectos del mensaje en los que se
tenga especial interés.
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Tema 6.
Fases de desarrollo de una presentación
Esta estructura suele presentarse como una secuencia compuesta por cuatro fases:
1. BIENVENIDA
2. PRESENTACIÓN DE IDEAS
3. DESARROLLO
4. CONCLUSIONES Y CIERRE
Se trata de fases con características distinguibles unas de otras, cada una con un valor propio que
aportar al conjunto y con una contribución particular a la consecución de los objetivos.
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1. Bienvenida
Esta fase supone el encuentro entre el orador y su público, por lo que debe contener los
suficientes elementos de interés como para que los oyentes mantengan la atención fija en los
que se les esté diciendo y recuerden ese arranque como algo reseñable.
Esto significa que buena parte de la atención que se concedan a la presentación en su conjunto
dependerá de este primer momento. Efectivamente:
ãã Una bienvenida sin atractivo o improvisada reducirá los niveles de motivación de los
oyentes para seguir atendiendo a la presentación.
2. Presentación de ideas
En esta fase, el público averigua cuál o cuáles van a ser las ideas centrales de la exposición, a
partir de la presentación resumida de los temas de los que va a tratar el orador a lo largo de su
discurso. Es también un momento muy delicado para conseguir mantener la atención de esa
audiencia, por lo que ser muy concretos y saber recurrir a elementos llamativos puede ser de
vital importancia.
De hecho, ambos aspectos de esta fase se relacionan: cuanto más conciso y directo se sea en
la presentación de las ideas principales de la exposición, antes y mejor comprenderá el público
de qué se va a hablar durante esta.
ãã Asociar las ideas a imágenes o metáforas que permitan al público retenerlas más tiempo.
ãã Las ideas centrales de una presentación no deberían ser más de tres, a menos que sea de
cierta duración. En ese caso, lo mejor sería desarrollar una idea en cada bloque de la
presentación, por separado.
ãã La información que acompañe a la presentación de cada idea debe ser la suficiente para
que se recuerde con facilidad, pero no más.
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3. Desarrollo
Con las ideas ya presentadas, hay que centrarse en ir desarrollando cada una de ellas,
aportando los contenidos idóneos en los distintos casos.
Ahora bien, dicho desarrollo tiene que partir de una premisa fundamental: los diferentes tipos
de público condicionan la forma en que se van explicando las ideas, ya que es imprescindible
acomodar los contenidos y los recursos expositivos a las características de la audiencia, para
lograr que estos les resulten comprensibles. La falta de adaptación del desarrollo de las ideas
al público es un escollo que no podrá salvar ni el mejor de los oradores.
ãã Se vale de recursos de todo tipo: gráficos, vídeos, fotografías, esquemas... Aunque todo en
su justa medida, sin que su aportación llegue a abrumar o aburrir al público.
ãã Cada idea tiene un tratamiento similar, en énfasis y tiempo. Si no se hace así, el público
tenderá a relacionar menor tiempo de exposición de una idea con menos importancia de
la misma, por ejemplo.
ãã Se ilustran las ideas con ejemplos que las clarifiquen y relacionen con la realidad.
4. Conclusiones y cierre
Cuando se hayan desarrollado todas las ideas que se querían exponer, se habrá llegado al
final de la presentación y habrá que mostrar al público qué conclusiones se pueden extraer
del discurso realizado y, posteriormente, proceder al cierre de la exposición y a la despedida
de los asistentes.
Las conclusiones se obtendrán asociando las ideas expuestas en enunciados con sentido y
mostrando claramente al público qué mensaje encierra cada uno de esos enunciados. Por
tanto, la concisión y la capacidad de impresionar al público vuelven a ser de capital importancia.
En este sentido, como el final de la presentación puede venir precedido por algunos de los
momentos de exposición en los que el público muestre menos atención al orador, habrá
que recurrir una vez más a la creatividad y a la imaginación para dar un giro inesperado y
sorprendente y llevar su interés de nuevo a las cotas más altas. Puede ser cuestión de lanzar
preguntas de invitación a la reflexión, de usar el humor de una anécdota relacionada con
el tema, de citar alguna frase que sirva como corolario de la presentación, de involucrar al
público en una actividad...
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Sea como sea, se trata de marcar la diferencia entre un final que se olvide apenas abandonada
la presentación y otro que se conserve en la memoria durante mucho tiempo.
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Tema 7.
Herramientas audiovisuales
Lo normal es que las presentaciones se realicen con algún tipo de apoyo audiovisual. Gracias al avance
tecnológico, ese apoyo es suministrado ahora, casi sin excepción, por herramientas digitales. Saber
cuándo usarlas, como usarlas y, sobre todo, cuál usar va a depender de varios factores, que habrá que
analizar y tener en cuenta:
7.1. PowerPoint
En la actualidad existe gran cantidad de programas y herramientas que permiten al orador disponer
de recursos audiovisuales de apoyo durante sus presentaciones. Las más usadas se caracterizan por
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ofrecer recursos de relativamente alta calidad a un coste muy bajo (o de manera gratuita) y gracias a
un manejo muy sencillo.
De todos estos programas y herramientas, sin duda la más usada durante años en las presentaciones
ha sido y sigue siendo Microsoft PowerPoint.
•• Formatos variados.
•• Catálogo de transiciones.
Si las otras características ofrecen un amplio abanico de opciones estéticas, la última es la que
contribuye de manera más evidente a incrementar la variedad en la presentación, al permitir alternar
recursos de diferentes tipos, y a aumentar su dinamismo y efectividad.
Las presentaciones creadas con PowerPoint se pueden utilizar durante las exposiciones en público,
pero también se pueden publicar. Una opción para hacerlo es subirlas a una plataforma como
Slideshare, que, al estar vinculada a LinkedIn, facilita la distribución de esas presentaciones entre
los contactos que se tengan incluidos en “Mi red”, dentro de esta red social y profesional. En sentido
contrario, las presentaciones se pueden subir a LinkedIn y se vincularán de manera automática a la
cuenta que se tenga en Slideshare.
PowerPoint reúne tantos adeptos como detractores entre quienes realizan presentaciones en público.
Para aclarar este debate quizás sea provechoso conocer cuáles son realmente las ventajas y desventajas
de este programa:
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Para maximizar las ventajas de PowerPoint y minimizar sus inconvenientes sería recomendable hacer
caso de consejos como los siguientes:
•• “Menos es más”. Este viejo aforismo del mundo del diseño gráfico, en el caso de PowerPoint
hace referencia, sobre todo, al texto incluido en cada diapositiva de las presentaciones: hay que
simplificarlo lo máximo, reducirlo a las palabras clave o a las ideas principales. Al fin y al cabo:
ãã La presentación solo es un apoyo: debe ser el orador el que explique las pocas palabras
que aparezcan en ella, ampliándolas con sus explicaciones.
ãã Aunque se quisiera que el auditorio leyera el texto que va apareciendo en las diapositivas,
habría asistentes que no lo lograrían por leer despacio y faltarles tiempo y otros,
simplemente, que no podrían leerlo por problemas en la vista, mala posición con respecto
a la pantalla de proyección...
•• Un máximo de dos tipos de letra. Aunque PowerPoint facilite el uso de múltiples tipos de
letra, no se debe abusar de esta posibilidad. Habría que seleccionar sólo un par de ellos, cuyo
estilo corresponda al mensaje que debe transmitir la presentación y que sean fácilmente
legibles.
•• Limitar la paleta de colores. Si no hay que usar más de dos tipos de letra en una misma
presentación, el número de colores no debe exceder de tres. Deberán ser agradables para la
mayor parte de las personas, ya que, no lo olvidemos, cada color despierta sentimientos,
emociones y sensaciones de muy distinto tipo en los seres humanos. Y, una vez elegidos, se
deberán combinar con orden y armonía.
•• Usar imágenes de calidad. Las imágenes son un elemento muy valioso para el discurso
contenido en una presentación de PowerPoint y para su aspecto final. No obstante, nada de esto
se conseguirá si se escogen imágenes que no tengan buena calidad y un tamaño adecuado.
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Una imagen pequeña y de poca calidad, aunque se vea bien en la pantalla del ordenador, en
cuanto se proyecte en una superficie de mayor tamaño, perderá nitidez, colorido o se pixelará.
Y esto será fatal para la impresión que el público se haga de la presentación.
•• Evitar el exceso de animaciones y efectos. Como ocurre con los tipos de letra, una de las
virtudes de PowerPoint es que dispone de un amplio surtido de efectos, transiciones y
animaciones. Sin embargo, si se abusa de estos elementos o se eligen los más raros, la impresión
que causarán en la audiencia será negativa.
Como se dijo en el caso de la cantidad de texto a introducir en una presentación, aquí también
“menos es más”.
•• Vídeos y audios incrustados. PowerPoint permite incorporar los vídeos y los audios a las
diapositivas, de manera que quedan incrustados en ellas y se pueden reproducir desde la
diapositiva en que se encuentran.
Si se quieren usar vídeos o audios en una presentación, esta es la opción a elegir y nunca, en
un momento dado de la exposición, salir de la aplicación para poder abrir un enlace externo o
el archivo que contenga el vídeo o audio.
Además, utilizar la opción de vídeo o audio incrustado revela que el orador domina las
posibilidades de PowerPoint, aumentando la confianza de la audiencia en él.
7.2. Prezi
Prezi se ha ido convirtiendo en una seria alternativa a PowerPoint, porque también permite realizar
presentaciones multimedia, como la herramienta de Microsoft.
No obstante, sus resultados son más originales: con Prezi se crea una presentación global, pero al
reproducirla, su herramienta de zoom permite acercarse a cada apartado, ubicados en lugares
distintos de la presentación, y mostrarlo por separado, saltando de un elemento a otro. Por eso, es
especialmente recomendable para elaborar mapas conceptuales y presentaciones dinámicas, en las
que se puede navegar.
Además, las presentaciones creadas se almacenan en la nube, con lo que son accesibles (previa
identificación con contraseña) desde cualquier dispositivo conectado a internet, en cualquier lugar.
En su contra juegan una menor variedad del diseño que PowerPoint, al disponer de menos plantillas y
recursos, y el hecho de que es de pago, si se quiere tener acceso a todas sus funciones.
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Hasta que se alcanza cierto nivel de manejo, es de uso más complejo que
otras aplicaciones.
Desventajas
Hay que aprender bien a navegar por las presentaciones, porque si no,
resultarán confusas para el público.
Siguiendo unas sencillas directrices es posible maximizar las ventajas y minimizar los inconvenientes
de Prezi, sacándole el máximo partido. Entre esas directrices se pueden citar:
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•• Incrustar vídeos. En Prezi, al igual que en PowerPoint se pueden incrustar vídeos en la propia
presentación, para que así no haya que salir de ella cuando se quiera reproducir uno, ni haya
que buscar este en internet o tenerlo preparado en un archivo aparte.
•• Imprimir en PDF. Las presentaciones de Prezi resultan innovadoras y atractivas, por lo que se
puede dar algo más de valor a las que se realicen con esta aplicación imprimiéndolas y
entregándolas al público como material adicional. También se podrían descargar en este
mismo formato para hacerlas llegar a quien lo desee por correo electrónico, por ejemplo.
7.3. Keynote
Los usuarios de dispositivos diseñados por Apple tienen a su disposición la suite ofimática iWorks,
en la cual está integrada la aplicación para crear presentaciones Keynote. Con ella, como ocurre con
PowerPoint, se pueden elaborar presentaciones con un alto impacto visual y en las que se pueden
insertar fotos y vídeos, así como elementos más particulares como los marcos o los reflejos, ambos
encadenados por transiciones.
Al estar conectado a la nube, las presentaciones de Keynote se pueden crear o modificar desde cualquier
dispositivo Apple y esos cambios serán visibles para otros dispositivos igualmente conectados. De
este modo, la versión accesible de una presentación es siempre la última.
•• Uso de guías inteligentes, con lo que es más sencillo y efectivo alinear elementos, centrarlos o
agruparlos automáticamente.
En cuanto al balance de ventajas y desventajas, ya realizado con las anteriores aplicaciones, en el caso
de Keynote sería el siguiente:
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•• Se aprovechan los elementos de diseño para reforzar palabras clave o ideas fuerza de la
presentación. Keynote se distingue por el alto nivel de su diseño, el cual se puede poner al
servicio del mensaje a transmitir y de las habilidades comunicativas del orador, mediante esta
opción.
7.4. Powntoon
Una presentación animada tiene, sin duda, un efecto mayor y más duradero en el público que la
contempla. Esto es, precisamente, lo que permite hacer Powntoon, con solo registrarse en la página
web de la aplicación.
Aunque el resultado del trabajo con esta herramienta es un vídeo, no se necesita tener conocimientos
previos de audiovisuales para que ese resultado sea óptimo, ya que Powntoon es de manejo sencillo
e intuitivo. Así, será relativamente simple crear un vídeo que incluya textos con la tipografía que se
prefiera, imágenes fijas o animadas, y efectos y transiciones de gran impacto.
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Como otras aplicaciones, Powntoon también incluye funcionalidades más complejas y elaboradas
que solo están activas para la versión premium, de pago. De hecho, con la versión gratuita, a la que
se accede registrándose en la web de la herramienta, se pueden crear presentaciones muy eficaces y
atractivas, pero todas llevan una marca de agua con el nombre de la aplicación. Esta marca se puede
hacer desaparecer con la opción premium.
En la mayor parte de los casos, sus presentaciones solo pueden ser partes
de una mayor, desarrollada con otra herramienta, o se usan como apoyo
en alguna parte de la exposición.
Desventajas
Es una herramienta online, con lo que se necesita conexión a internet para
poder crear presentaciones y mostrarlas.
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Tema 8.
Recursos habituales en las presentaciones
Los únicos recursos que se pueden usar en una presentación no son las herramientas digitales, como
las que se acaban de describir: hay otros más tradicionales, “analógicos” (por así decirlo), que han
probado de sobra su efectividad.
1. Gráficos y dibujos
Las representaciones gráficas de conceptos, datos, procesos o, incluso, objetos son una
estupenda alternativa o complemento a los recursos audiovisuales, a la hora de mostrarlos. El
dibujo da forma a ideas y relaciona planteamientos, al tiempo que concentra la atención del
público en un solo punto y puede conseguir que participen de su desarrollo o explicación.
2. Preguntas
Una pregunta dirigida al público permite a sus integrantes participar e interactuar con el orador
y entre ellos. También puede resultar un estímulo, sobre todo si es necesario que intervengan de
manera activa en la presentación, y una eficaz forma de captar o recuperar su atención.
Para que den más resultado, las preguntas deben ser lo más dirigidas que sea posible, ya que así
se controla mejor que se hable sobre los temas que realmente se quieren tratar en la exposición.
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3. Dinámicas
Aquí la participación llega a su nivel más alto: si se plantea una dinámica para que el público
participe, sus integrantes terminan, en mayor o menor medida, implicados en el desarrollo de
la presentación.
¿Y qué consigue el orador haciendo que su audiencia se involucre en una dinámica? Pues,
varios objetivos:
4. Comparaciones y símiles
En ocasiones, algunos de los conceptos que hay que introducir en una presentación resultan
especialmente complejos, por lo que el recurso a comparaciones, símiles y metáforas puede
facilitar su compresión.
5. Demostraciones
Una demostración es, simplemente, sustituir una explicación, que puede resultar farragosa y
poco atractiva, por una acción que muestra clara y directamente lo que se quería explicar. Por
ejemplo, es más complicado explicar con descripciones ilustrativas y detalladas cómo se fríe
un huevo que proceder a freírlo en directo.
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Tema 9.
Técnicas para mejorar las presentaciones
Por más que se conozcan las características de las presentaciones eficaces, las acciones que
pueden mejorar y perjudicar a una presentación o las herramientas disponibles para elaborar esas
presentaciones, es posible que se necesite una ayuda más para aprender a estructurarlas y para
establecer para cada una de una línea argumental y de desarrollo sólida. Esto lo proporcionan técnicas
como las que se describen a continuación.
H Corresponde a “Hábitos”, es decir, a convertir en hábitos todos y cada uno de los elementos de
la comunicación, a base de practicarlos y trabajarlos, una y otra vez. La idea de Gordoa es que
alcanzar los niveles más altos como orador no es una cuestión puntual, fruto de una actuación
concreta, sino que depende de la creación de un hábito a base de práctica.
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A Por “Abrir fuerte”, lo que implica que, ante una presentación, el primer objetivo es empezar
causando una impresión considerable y positiva, que perdure durante toda la exposición.
Porque el desarrollo de una presentación, desde el punto de vista del público, está muy
condicionado por esa primera impresión que el orador provoca a cada oyente.
B De “Buena voz”, ya que esta es una de las armas más poderosas con las que cuenta el orador
para causar buena impresión en su público. La voz se puede y debe entrenar para que cumpla
con ese cometido y, en ese sentido, hay numerosas técnicas y recursos para utilizar en ese
entrenamiento.
A De “Acabar”. Para Gordoa, una buena presentación se cierra de manera sensacional, con la
audiencia con una impresión sumamente positiva del orador y su exposición y ganas de más.
Un elemento clave de ese cierre ha de ser la emoción, como forma de crear vínculos con la
audiencia e incrementar su acercamiento al orador.
9.2. Storytelling
El storytelling consiste, básicamente, en contar una historia utilizando un lenguaje con un gran
componente sensorial y con elementos que permitan a la audiencia interiorizar los mensajes de esa
historia, para crear con ellos conceptos y sentimientos con significación personal.
1. Recuerdo
2. Conexión
Una forma excelente de conectar con la audiencia es contar una historia. El efecto es aún más
acusado si la historia tiene como protagonista al propio orador.
3. Confianza
Las historias aportan un punto de vista novedoso, cercano y más fresco que una mera
exposición academicista. Es una manera de empatizar con la audiencia, lo que hará que esta
deposite más confianza en el orador.
Esa confianza es clave para que el público esté receptivo, primero, a escuchar los mensajes de
la presentación y, segundo, a aceptarlos e interiorizarlos. Con la confianza del público ganada,
el orador realizará el resto de su exposición contando con una ventaja notable.
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Para contar una buena historia que produzca todos estos efectos mencionados, el narrador debe
tener siempre presente que esa historia ha de contar con tres elementos esenciales:
•• Un personaje o personajes, a los que les ocurra lo narrado en la historia. Lo más efectivo es
que ese personaje tenga puntos de contacto con los integrantes del público, para que, así,
estos se identifiquen con el protagonista de la historia, más fácilmente.
Esta identificación es muy importante por dos razones: por un lado, crea un vínculo emocional
con la audiencia, gracias al cual es más sencillo hacerles aceptar los mensajes de la presentación,
y, por otro, atrae la atención sobre lo que se está contando.
•• Un problema al que se tiene que enfrentar el personaje de la historia. Este problema, que
constituye el nudo de la historia, también debe estar relacionado con los rasgos definitorios
de la audiencia y con el tema sobre el que verse la exposición. De nuevo, es una manera de
capturar la atención del público e, incluso, de dotar de significado a la propia historia.
•• Una solución que sirva de desenlace a la historia y, al mismo tiempo, de cierre a la presentación.
No aportar esa solución es un error que puede empañar todo el desarrollo de la presentación,
ya que nada desconectará más al público del orador que el que sientan que este les ha hurtado
el final de la historia.
Cuando se acaba con una solución satisfactoria, no solo se consigue que el público se vaya
con la impresión de que han oído una buena historia, con su planteamiento, nudo y desenlace
bien delineados, sino de que esa historia ha enriquecido su conocimiento sobre el tema del
que trataba la presentación.
Cada uno de estos cinco pasos, como ocurre con el método HABLA, recibe el nombre de un concepto
cuya primera letra forma parte del acrónimo con el que se conoce a la técnica:
Hay numerosas formas de alcanzar estos objetivos de la bienvenida, pero algunos de los más
comunes son:
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R Por “Reconocimiento”, en el sentido de ganarse el respeto del público y adquirir para ellos el
marchamo de experto. Para ello, habrá que demostrar que se conoce en detalle el tema del
que se trata, lo que pasa por estar uno mismo convencido de que realmente se es un conocedor
profundo de esa área.
V Del “Valor” que siempre se debe aportar a una presentación a través de:
ãã Las emociones que se introducen en el discurso para conseguir que el público lo acepte.
Como ya se ha visto al hablar del storytelling, una buena manera de transmitir emociones al
público es mediante la narración de una historia.
O Por “ovación”, es decir, lo que se debería producir al término de la presentación, porque se haya
cerrado de una manera impactante, difícilmente olvidable. Y esto se consigue con una reflexión
atractiva, una cita concluyente, una metáfora sugerente o de cualquier otra forma que dicte la
imaginación y la creatividad.
Da igual lo que sea, pero el público debe dejar la presentación con una sensación de bienestar
y con los mensajes de esta suficientemente interiorizados.
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Tema 10.
Otras competencias
En la capacidad para hablar en público y desarrollar presentaciones que produzcan un efecto duradero
en la audiencia, están también implicadas una serie de competencias transversales. El buen orador
debe saber cuáles son y trabajar para conseguir dominarlas.
Creatividad
Capacidad de persuasión
Comunicación verbal
Comunicación no verbal
Inteligencia emocional
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Agradecimientos
Autor
Alejandro Durán Asensio
Revisado por José Luis Bárcenas Hermosilla