PROYECTO ESPECIAL HUALLAGA CENTRAL Y BAJO MAYO

OFICINA DE ASESORÍA LEGAL

“Año del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional”

MEMORANDO N° - 2022-GRSM-PEHCBM/OAL

PARA : Ing. CHARLY CARLOMÁN PINTADO ALTAMIRANO

Director de Obras – PEHCBM

ASUNTO : Comunica transcripción literal de Observaciones.

REFERENCIA : a) MEMORANDO N° 126-2022-GRSM-PEHCBM/OAL

b) PROYECTO DE DIRECTIVA: “Seguimiento y control de
ejecución de obras por contrata”.

FECHA : Tarapoto, 28 de setiembre del 2022

Por medio del presente me dirijo a usted, en función a la

emisión del documento de la referencia a) y al pedido de aclaración y detalle de
las observaciones de fondo y de forma del proyecto de la directiva de la
referencia b) a modo de transcripción. En ese sentido pasamos a describir de
forma literal cada una de las observaciones realizadas en el mencionado
proyecto de directiva:

1. El proyecto de directiva señalada en la referencia b), que tiene como objetivo

principal la de implementar parte de la Recomendación N° 4 (de acorde con
las Conclusión N° 2) del INFORME DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
N° 10394-2020-CG/MPROY-AC; la misma debe constituirse como norma
que establecen aspectos técnicos y operativos en materias específicas
a partir del cumplimiento de determinadas disposiciones legales
vigentes para su aplicación; dicho de otra forma deben definir de manera
clara el PROCEDIMIENTO CORRECTO A SEGUIR (en cuanto al inicio,
plazos, responsables, prohibiciones, administración, verificación, control,
conformidad, actos resolutivos, finalización, entre otros) que las unidades
orgánicas y los funcionarios de la entidad deben cumplir; a fin de prevenir y
evitar que los mismos desarrollen dichos procedimientos de manera
irregular tal como lo señala la Conclusión N° 2 del INFORME DE
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO N° 10394-2020-CG/MPROY-AC. Pues no
se evidencia de manera clara el PROCEDIMIENTO CORRECTO A SEGUIR,
si no en la mayoría del contenido de dicha directiva, la transcripción de las
partes pertinentes de las dispociociones legales que norman cada uno de los
prodecimientos invocados; por lo que la directiva en mensión en general no
cumple con su naturaleza para la cual fue elaborada.

2. Asimismo, de la revisión del presente expediente tampoco se evidencia el

INFORME TÉCNICO CON OPINIÓN FAVORABLE (o no), que debe
realizarce en cumplimieno de los numerales 7.1.6), 7.2.1), 7.2.3), y 7.3) de la
DIRECTIVA N° 003-2020-GRSM-GRPyP/SGDI – “LINEAMIENTOS Y
PROCEDIMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN, MODIFICACIÓN Y
APROBACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y ORIENTADORES EN
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EL GOBIERNO REGIONAL SAN MARTÍN"; y los literales a), g), h), y m) del
Artículo 57°, y el literal k) del Artículo 65° del MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES-PEHCBM, aprobado mediante Resolución Ejecutiva
Regional N° 2047-2010-GRSM/PGR. Por lo que su despacho antes de
solicitar la aprobación de las mencionadas directivas debe tramitar el
mencionado informe técnico.

3. En el numeral IV), parte de la base legal señalada en dicha directiva se

encuentran derogadas.

4. En toda la directiva, los procedimientos invocados deben hacer referencia a

la posibilidad de la delegación de facultades, como actualmente están
implementadas.

5. En toda la directiva, se cuentan con varios errores tipográficos y ortográficos.

6. En el presente proyecto de directiva, no se especifica de manera clara si el

plazo señalado corresponde a días hábiles o días naturales, en varias
partes.

7. En la directiva en revisión cuenta con párrafos que no corresponden o no

tienen coerencia con el desarrollo de los procedimientos invocados en la
mencionada directica.

8. En el numeral II), relacionado al alcance, de preferencia se deben

especificar qué unidades participan o deben cumplir la presente directiva en
función el flujograma.

9. En el numeral 5.1), se han establecido funciones del administrador de

contrato, los cuales no se ajustan a los que se encuentran establecidos en
los documentos normativos de gestión institucional, lo cual se debe corregir.

10. En el numeral 5.1) se debe definir de manera clara a qué se refiere con
expediente, asimismo establece de manera errónea el término de proceso y
no de procedimiento.

11. En el numeral 5.1) se debe definir de manera clara y precisa los usuarios
correspondientes al cuaderno de obra digital en función a los responsables
de cada una de las partes.

12. Se debe desarrollar de manera conveniente los procedimientos señalados

en el numeral 5.1), asimismo se debe proponer la penalidad que se debe
aplicar en el contrato de obra.
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13. Se debe especificar y desarrollar de manera clara las diversas funciones

señaladas en el literal del numeral 6.1), sobre el procedimiento de
seguimiento y control de obras por contrata.

14. Se debe desarrollar de manera conveniente los procedimientos señalados

en el literal b), c), d), e), y f), así como las actividades previas a la ejecución
de la obra.

15. Se debe desarrollar de manera conveniente el procedimiento señalado en el

literal B), sobre las funciones del administrador de contrato durante la
ejecución de la obra.

16. Se debe desarrollar en la directiva correspondiente varios procedimientos

que se hacen referencia dentro de los señalados en el numeral B).

17. En el literal l), del numeral B), se establece una función que no corresponde
a dicha unidad.

18. En el literal n), del numeral B), se establece un procedimiento que

corresponde a la función de la Procuraduría Pública Regional.

19. En el último párrafo del numeral B), se describen funciones inherentes a la

supervisión, sin embargo no se desarrollan dichos procedimientos.

20. Se debe desarrollar de manera conveniente los procedimientos que se

señalan en el numeral C), relacionadas a las funciones después del término
de la ejecución de la obra; las actividades para la recepción y liquidación
final de la obra y contrato; y definir las funciones del comité de recepción y
del supervisor de obra.

21. Se debe desarrollar de manera conveniente los procedimientos señalados

en el numeral D), relacionado al cierre del proyecto de obra.

22. Se debe desarrollar de manera conveniente los procedimientos señalados

en el literal F), relacionado a la sanciones y penalidades.

23. Se debe desarrollar de manera conveniente los procedimientos señalados

en el numeral VII), sobre las disposiciones complementarias. Existen
procedimientos que no corresponden.

24. Se debe corregir la base legal citada en el numeral 8.4), sobre las
disposiciones transitorias y finales.

25. El Anexo N° 2 y N° 05, no se mencionan en la descripción de los diversos

procedimientos señaladas en la presente directiva.
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26. Falta describir los formatos señalados en el Anexo N° 6 de la presente

directiva.

27. Faltan corregir los ANEXOS N° 01, 02, 03, 04, 05, y 06 en función a las
observaciones planteadas en la revisión de la presente directiva.

Con las observaciones transcrita realizadas en el documento de la referencia a),

se remite el presente proyecto de directiva a fin de que su despacho tome las
acciones que correspondan a fin de subsanar las observaciones señaladas en el
presente.

Atentamente,