ELECCIONES DE GOBERNADORES, DIPUTADOS,

ALCALDES, CONCEJALES Y MIEMBROS DE JUNTAS

ADMINSITRADORAS LOCALES - 30 OCTUBRE 2011.

CARTILLA DE
INSCRIPCIÓN DE CÉDULAS

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN ELECTORAL

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

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 INSCRIPCIÓN DE CÉDULAS - 2011

CARTILLA PARA PERSONAL SUPERNUMERARIO

1. CONCEPTO E IMPORTANCIA DEL CENSO ELECTORAL

Se denomina Censo Electoral, al conjunto de cédulas de ciudadanos aptas para votar por
estar inscritas e incorporadas en un determinado lugar.

EL Censo Electoral es la base fundamental para la planeación, organización y desarrollo

de todo evento electoral incluyendo los diferentes mecanismos de participación
ciudadana, los cuales permiten dar paso a la democracia participativa y la intervención
directa del pueblo, para la conformación, ejercicio y control del poder político.

A partir de la determinación del tamaño del CENSO es posible calcular la cantidad de

mesas a instalar para la elección y de esta forma cuantificar los recursos humanos,
técnicos, materiales y financieros que se requieren para la realización del evento.

2. CONFORMACIÓN DEL CENSO ELECTORAL

Para la conformación del censo a utilizar en procesos electorales de carácter ordinario se

realizan los siguientes procedimientos:
1. Se toma como base el Censo Electoral utilizado en la elección anterior.
2. Se incorporan las cédulas inscritas durante el periodo programado para tal fin.
3. Se incorporan las cédulas preparadas por primera vez hasta cuatro (4) meses antes
de la respectiva elección.
4. Se excluyen las cedulas de aquellos ciudadanos que a la fecha de corte establecida
por la ley presenta diferentes novedades las cuales se produjeron durante el lapso
comprendido entre la última elección y la fecha de conformación.

Este procedimiento técnico, se efectúa en las Oficinas Centrales de la Registraduría

Nacional, en el cual interviene la siguiente información:
 Censo base (Elección ordinaria o atípica, inmediatamente anterior).
 Cédulas inscritas.
 Cédulas expedidas por primera vez, cuatro (4) meses antes de la elección.
 Exclusión cédulas de ciudadanía de los Militares y Policía Nacional

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 Novedades de identificación (Generales y Especiales).
Para las votaciones de las elecciones Locales (30 de Octubre de 2011), el Censo
Electoral que se implementará, estará conformado por:
 Las cédulas que integraban el censo electoral utilizado para la elección de Presidente
y Vicepresidente de Mayo y junio de 2010.

 Las cédulas de ciudadanía expedidas por primera vez hasta el 30 de junio de 2011.

 Las cédulas inscritas en los términos señalados por el Registrador Nacional del
Estado Civil. (Período de inscripción del 23 de febrero hasta el 22 de mayo de 2011).

 Las novedades producidas hasta un mes antes a la elección. elección (Militares y

Policía, Sentenciados, Fallecidos y Cedulas canceladas o incorporadas por otros
motivos).

IMPORTANTE:
a) Para elecciones de carácter ATIPICO, no se programa nueva inscripción de cédulas;
ya que solamente está autorizada para elecciones ORDINARIAS, cuya fecha de
realización está prevista y regulada en la Ley N° 163 de 1994.

b) No hacen parte del Censo Electoral las cédulas expedidas por primera vez con
anterioridad al 14 de marzo de 1988, si no fueron inscritas. Por consiguiente quien
desee sufragar, debe inscribirse.
c) Las cédulas permanecerán en el Censo del respectivo lugar mientras no sean
canceladas, dadas de baja o inscritas en otro lugar. (Art. 76 C.E.)

2.1. CÉDULAS DE CIUDADANÍA DE PRIMERA VEZ

La incorporación al Censo Electoral de cédulas de ciudadanía de Primera Vez se

suspenderá cuatro (4) meses antes de las respectivas votaciones con el fin de elaborar la
lista de sufragantes. Art. 66 C.E.

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 3. DIVISIÓN POLÍTICA: CONCEPTO Y CODIFICACIÓN

La División Política – Divipol - corresponde a la estructura orgánica y electoral mediante la

cual se define los sitios en donde legalmente funcionan las mesas de votación. En otras
palabras es la división, que para efectos electorales, se hace del territorio en
Departamentos, distritos, municipios, zonas y corregimientos y su respectiva codificación.
También se incluyen en la Divipol las cárceles, los puestos de Censo y los puestos de
votación en el exterior

Cuando la cabecera municipal de un municipio alcanza un número de cédulas vigentes

igual o superior a 20.000 cédulas, se zonifica. La zonificación consiste en la división de
la ciudad o municipio en varios sectores, que agrupan a los respectivos habitantes
(ciudadanos) para que puedan ejercer el derecho al sufragio en puestos de votación
cercanos a su lugar de residencia.

La diferencia fundamental entre un municipio zonificado y un municipio NO zonificado,

consiste en que el primero cuenta con varias zonas (mínimo dos) varios puestos de
votación distribuidos en el casco urbano del municipio, mientras los segundos solo
cuentan con un puesto de votación para todo el casco urbano.

La Divipol está integrada de la siguiente forma:

ENTIDAD TERRITORIAL CANTIDAD

Departamentos 32
Distrito Capital 1
Municipios zonificados 166
Municipios No zonificados 937
Corregimientos (Inspecciones de P.) 6402
Puestos Datos pendientes por
Mesas Zonificación

3.1. CODIFICACIÓN

Para efectos de una identificación más sencilla de los diferentes componentes de la

División política, su manejo informático y conformación de las bases de datos, se ha
diseñado un código integrado de la siguiente manera:

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Ejemplo: El código 010010101 corresponde a:

DEPTO MUNICIPIO ZONA PUESTO

01 001 01 01
Antioquia Medellín Zona Uno La Esperanza
Dos dígitos: Tres dígitos: Dos dígitos: diferencian si Dos dígitos
identifican al Identifican al corresponde a zona, puesto
departamento municipio de censo, corregimiento o
cárcel

Códigos Códigos entre Códigos: Códigos entre el 01 y el

entre el 01 y el 001 y el Cabecera No Zonificados.: 99. Eventualmente se
el 72 900 00 pueden combinar con
Zonificados: 01 a 35 letras cuando supere los
Censo: 90 100 puestos.
Cárcel: 98
Corregimientos.: 99

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 4. INSCRIPCIÓN DE CÉDULAS

La inscripción de la cédula de ciudadanía es un acto mediante el cual, el ciudadano se

registra ante el funcionario electoral, con el fin de quedar incluido en el censo y así poder
ejercer el derecho al sufragio.

4.1. SOPORTE JURÍDICO

Los artículos que reglamentan la inscripción y de los que trata el Código electoral:

 Artículo 76 del Código Electoral y la Ley 6ª de 1990 “solo podrá votar en el lugar
en que aparezca su cédula de ciudadanía conforme al Censo Electoral”
“permanecerán en el Censo Electoral del sitio respectivo, las cédulas que
integraban el censo de 1988, y las que con posterioridad allí se expidan o se
inscriban”.
 Artículo 78 del Código Electoral “la inscripción es un acto que requiere para su
validez la presentación del ciudadano y la impresión de la huella del dedo índice
derecho del inscrito…..”.
 Artículo 80 del Código Electoral “comparación de las listas de inscripción”.
 Artículo 81 del Código Electoral “anulación por la última inscripción”.
 Artículo 3º de la Ley 163 de 1994 “La inscripción de electores y la zonificación para
las elecciones de Gobernadores, Alcaldes, Diputados, Concejales y Ediles o
Miembros de las Juntas Administradoras Locales, se abrirá por un termino de (60)
días….”.
 Artículo 2º y el parágrafo 1º del artículo 4º de la Ley 1070 de 2006 “señalan que los
extranjeros residentes en Colombia podrán participar en las elecciones de
Alcaldes Distritales y Municipales, Concejos Distritales y Municipales y Juntas
Administradoras Locales Distritales y Municipales en todo el territorio nacional y
que la Registraduría Nacional del Estado Civil realizara la inscripción de estas
personas en listados aparte con el fin de tener una información nacional unificada
y para efectos de conformar el respectivo Censo Electoral”.

4.2. OBJETIVO

Contribuir a la conformación del Censo Electoral tal como lo establece la Ley, permitiendo
a los ciudadanos cambiar su lugar de votación o quedar incluido en el censo en el caso de
no figurar en el mismo.

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4.3. FECHAS Y HORARIO DE INSCRIPCIÓN

Tal como lo establecen los artículos del Código Electoral, la Ley 6ª del 1990 y las
resoluciones y circulares internas emitidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Mediante Resolución No. 0872 del 8 de febrero de 2011, se fijó la inscripción de cédulas
con el siguiente calendario:

- Desde el 23 de febrero hasta el 13 de mayo en cada una de las Registradurías del

Estado Civil en horario de oficina: de 8:00 A.M. a 5:00 P.M.

- Desde el 16 de mayo hasta el 22 de mayo directamente en cada uno de los puestos

de votación, incluidos sábados y Domingos en horario de 10.00 A.M. a 6:00 P.M.

4.4. QUIENES SE PUEDEN INSCRIBIR

Las personas que deben adelantar el procedimiento de inscripción ante la Registraduría

Nacional son las siguientes:

 Los ciudadanos colombianos que no se encuentren en el censo electoral, lo cual lo

pueden verificar en la página Web de la Registraduría Nacional
 Los ciudadanos colombianos que deseen cambiar su sitio de votación
 Los ciudadanos colombianos que se encuentren recluidos en centros penitenciarios y
cuya situación jurídica no ha sido definida, es decir, no han sido condenados
 Los ciudadanos extranjeros RESIDENTES en Colombia

4.5. REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN

Para que la inscripción tenga validez se necesita:

 Presentación personal del ciudadano que se quiere registrar.

 Para los nacionales colombianos, presentación de su cédula de ciudadanía (Cédula

de última generación, amarilla con hologramas), como único documento válido de
identificación.

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1
 Para los ciudadanos EXTRANJEROS RESIDENTES EN COLOMBIA, presentación
de la Cédula de extranjería, expedida por el DAS, en donde se indique su calidad
de RESIDENTE y la vigencia del documentos. Existen doce presentaciones
diferentes. Aquí se presentan algunas de ellas:

1
 Dirección de residencia del ciudadano (Art. 316 de C.P.C.).

 Impresión de la huella dactilar del ciudadano.

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5. FORMULARIOS DE INSCRIPCIÓN Y CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN (E-3 y E-4)

5.1. FORMULARIOS DE INSCRIPCIÓN: E-3 Y E-3E

Los formularios de inscripción adoptados por la Dirección de censo Electoral son los
siguientes:

 Formulario de Inscripción para ciudadanos colombianos:

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 Formulario de Inscripción para ciudadanos extranjeros residentes en Colombia:

1
5.2. DILIGENCIAMIENTO

El formulario está compuesto por tres secciones:

Sección A: Encabezado:

En esta parte se identifica el consecutivo asignado al tipo de formulario E-3 o E-3E y el

puesto al que corresponden las inscripciones: Código, Departamento y Nombre del
Puesto de Votación. Esto implica que los formularios NO son intercambiables con otros
puestos de votación, puesto que están individualizados para cada uno de ellos.

Sección B: Identificación de funcionarios responsables

En esta parte se deben identificar con su Cédula, apellidos, nombres, firma y huella
dactilar el funcionario o funcionarios encargados de la inscripción en cada puesto de
votación. Es necesario resaltar que cada funcionario responderá penal y
disciplinariamente por eventuales malos manejos del formulario de inscripción.

Sección C: Inscritos

En esta parte se registran los datos de los ciudadanos que se acercan a registrarse o
inscribirse. La información debe ser tomada directamente y exclusivamente de la
Cédula de ciudadanía original, de última generación, amarilla con hologramas, (con
excepción de la dirección y el número de teléfono que son informados por el ciudadano
que se inscribe).

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Cada formulario tiene capacidad para inscribir hasta seis (6) ciudadanos. Se registrarán
en las casillas correspondientes los siguientes datos, tomados de la Cédula de
ciudadanía:

- Fecha de inscripción,
- Casillas para invidentes: para identificar a los ciudadanos invidentes y aquellos
que además manejen el sistema braille.
- Los siguientes datos se tomaran únicamente del documento físico:
o Número de cédula,
o Fecha de expedición de la cédula
o Primer apellido
o Segundo apellido
o Primer nombre
o Segundo nombre
- Dirección de residencia
- Número de teléfono

Es importante tener en cuenta que para el diligenciamiento de las casillas de apellidos y

nombres se consigna la primera inicial de los mismos en la casilla determinada para tal
fin, ejemplos:

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5.3. CONSTANCIA DE INSCRIPCÓN

Detalle del Formulario E-4: CONSTANCIA DE INSCRIPCIÓN para ciudadanos

colombianos. En esta constancia se transcribe la información de la inscripción de cada
ciudadano. Incluye los siguientes datos:

 Número de formulario y orden, información que se encuentra en el formulario de

inscripción:

 Fecha: En la cual se realiza la inscripción: Día, mes y año

 Cédula del inscrito
 Identificación del puesto: Departamento, municipio, puesto de votación y código del
puesto

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Constancia de Inscripción: Detalle del Formulario E-4E: CONSTANCIA DE
INSCRICPCIÓN para ciudadanos extranjeros residentes en Colombia. Se diligencia en
idéntica forma del formato anterior con los datos de inscripción del ciudadano extranjero
residente en Colombia. Lo datos se toman del Formulario de inscripción correspondiente a
los extranjeros: E-3E.

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5.4. CALIGRAFIA

Diligenciar el formulario completamente sin dejar espacios en blanco con buena caligrafía
y ortografía, los números y la letra deben ser claros para su fácil digitalización y digitación.

1
Ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0, la letra legible que se pueda leer y determinar los
apellidos y nombres de manera inmediata. A continuación se presentan los formatos de
número que se deben utilizar.

5.5. TOMA DE IMPRESIÓN DACTILAR

Índice derecho es la primera opción, se entinta el dedo en la almohadilla, se plasma la

huella completa de la 1ª falange del dedo índice rodando de derecha a izquierda, de tal
manera que la impresión dactilar quede en su totalidad como se aprecia en la imagen.

5.6. CIERRE DEL FORMULARIO

1
Cuando se cometan errores en el diligenciamiento de la inscripción de un ciudadano, se
debe anular o inutilizar la casilla en su totalidad, tal como se muestra en la imagen
siguiente.

Del mismo modo, al finalizar la inscripción programada en las sedes de las

Registradurías, se deben anular todos los campos en blanco que queden del último
formulario de inscripción utilizado. De la misma manera se procederá el último día de
inscripciones en cada puesto de votación.

5.7. RECOMENDACIONES

Los formularios E-3 y E-3E, van personalizados por puesto, es decir lleva los datos
básicos pre impresos, como código de puesto, nombre del departamento, nombre del
municipio y nombre de puesto de votación, para lo cual se hace necesario realizar la labor
estadística a diario en los horarios estipulados, para que la Dirección de Censo Electoral
pueda tener el control y manejo en casos especiales y asignar cupos para nuevos
formularios en el puesto faltante, este informe se verá reflejado en la web con visto bueno
del Registrador Nacional del Estado Civil, quien finalmente revisará a diario los
estadísticos por puesto.

Nota: Favor tener en cuenta que los formularios E-3 y E-3E, sólo se utilizarán en su
respectivo puesto no son cambiantes entre los mismos, igualmente solo serán validos
para el primer periodo actual de inscripción “2011”, importante para cada renglón anulado

1
el funcionario inscriptor debe además de escribir la palabra anulada y señalar en cruz o
con líneas y debe firmar dicho campo.

6. INFORMACION GENERAL PARA LOS REGISTRADORES

6.1. MODALIDAD DE INSCRIPCION

 Manual en formularios físicos según modelo y con código de seguridad.
 Distribuidos desde oficinas centrales con matriz previa y control por puesto.

6.2. TRAMITE DE FORMULARIOS E-3, E-3E, E-4 Y E-4E

 El correspondiente control será desde la Registraduría Nacional del Estado Civil, en

coordinación de la Dirección de Censo Electoral y las Delegaciones Departamentales;
igualmente el envió de los formularios se hará mediante una firma quien a su vez
realizará la recolección del consolidado de los mismos en cada una de las
Delegaciones Departamentales.

 Recepción: La entrega de los formularios se hará en las sedes de las Registradurias

del 14 al 22 de febrero de 2011.

 Diligenciamiento archivo y control: Cada registrador del estado civil tendrá a su

cargo el archivo y control de cada formulario diligenciado, al recibir de cada
funcionario inscriptor los formularios, se deben revisar y verificar que estén completos
en orden consecutivo sin espacios en blanco o cupones vacíos. En el evento que
presenten un recuadro o cupón con las casillas en blanco se debe anular y firmar por
el funcionario inscriptor haciendo la claridad que en adelante NO deben existir
recuadros con casillas en blanco ni anulados sin justificación.

 Reporte diario: Desde el mismo día que inicia el periodo de inscripción el registrador
municipal y/o especial debe reportar en la plataforma Web de Censo Electoral día a
día el número del formulario diligenciado y la cantidad de ciudadanos inscritos y
recuadros anulados por cada hoja si los hay. Con el objeto de racionalizar los
formularios, los recuadros en blanco que queden del último formulario objeto del
reporte estadístico del día anterior, se utilizarán al día siguiente para continuar
registrando ciudadanos. Tenga en cuenta que al finalizar el día, se debe reportar el
número del formulario y el número de ciudadanos que se inscribieron durante ese día,
procedimiento que se seguirá hasta llenar totalmente el formulario de inscripción de
cedulas de ciudadanía.

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 Recolección formularios diligenciados y no utilizados: Se tiene previsto que
después del cierre del periodo de inscripción, una firma contratista realizará la
recolección del total de los formularios reportados como diligenciados y los no
utilizados en la sede de cada delegación departamental.

El Registrador deberá imprimir un consolidado que contiene el número de hojas

diligenciadas, así como del número de ciudadanos registrados por hoja, los cuales
salen del reporte diario, de igual forma este consolidado podrá ser impreso desde la
plataforma WEB de Censo Electoral.

Para el logro de esta importante labor, es fundamental el cuidado y actualización oportuna

del numero de hojas y cantidad de ciudadanos inscritos, esto permitirá indiscutiblemente
surtir de formularios aquellos puestos en los cuales la tendencia es de agotamiento con
relación a la cantidad inicialmente suministrada por la firma.

La Dirección de Censo Electoral y los Coordinadores de Gestión asignados a cada

departamento, prestarán toda la asesoría y apoyo que consideren para efectos de llevar a
feliz término este importante proceso.

Correo Electrónico: censoelectoral@registraduria.gov.co