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es

SOLUCIONES
TECNOLÓGICAS
Cita previa multicanal
Nuestro sistema de cita previa
permitirá organizar de forma
escalonada y eficiente la vuelta a la
normalidad en la gestión de trámites
administrativos.

EVITANDO: colas y afluencia de mucha

gente en espacios cerrados

TRANSMITIENDO: Buena gestión, organización

y prudencia por parte del organismo

ORGANIZANDO: la vuelta a la normalidad y la

correcta organización interna de los trabajadores/as
ALCANCE DE NUESTRA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA
Potencial y proyección

PRINCIPALES OBJETIVOS

Mejorar la atención y experiencia de
los usuarios, reduciendo los tiempos
de espera y haciéndola más dinámica
Optimización del uso de recursos
disponibles y mejora de la eficiencia
mediante la previsión adecuada de
la carga de trabajo y los tipos de de
atenciones
Incremento de la flexibilidad para
incorporar nuevos servicios y trámites
y una mayor autonomía de gestión de
agendas a las unidades

Facilitar la interacción con el usuario Aportar información en tiempo Organización de la atención al público,
ofreciéndoles múltiples canales de real acerca del uso que se hace de evitando aglomeraciones y esperas
comunicación con el organismo los diferentes servicios, accediendo
a la misma a través de un cuadro de
mando
ALCANCE DE NUESTRA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA
Potencial y proyección
RAPIDEZ Y OPERATIVIDAD
Tanto la puesta en marcha de
la aplicación como la formación
podrán ser llevados a cabo en
remoto
PERSONALIZACIÓN
Imagen personalizada
en función de la
identidad corporativa
del organismo
VENTAJAS DEL SISTEMA
SENCILLEZ Y FLEXIBILIDAD GARANTIZA LA SEGURIDAD INTEGRACIÓN EN WEB
Configuración sencilla y DE LA INFORMACIÓN CORPORATIVA
flexible,ofreciendo una gran El sistema garantiza los Posibilidad de integración en web
facilidad de uso y una navegación máximos niveles de seguridad y corporativa a través de iframe o
intuitiva para el funcionariado cumplimiento de RGPD. redirección.
NORMALIZACIÓN EN LA GESTIÓN DE TRÁMITES
AGILIDAD EN EL
DIFUSIÓN EFECTIVA A través de su dispositivo móvil, el usuario podrá obtener su cita
ARRANQUE
Despliegue y promoción a y recibir un aviso cuando sea su turno, pudiendo esperar incluso
A través de la
través de redes sociales. fuera de las oficinas, evitando aglomeraciones innecesarias y
plataforma Cloud ayudando a recuperar la normalidad en la gestión rápida de
existente trámites administrativos
Un sistema de sencilla operatividad que se
ofrece en múltiples canales para favorecer
la interacción del usuario mediante una
aplicación intuitiva y segura.
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Operativa general del sistema: Múltiples canales de comunicación

MULTICANALIDAD
Esta multicanalidad simplifica el proceso de solicitud de cita para todas las
gestiones que tenga que realizar

TELEFÓNICO INTERNET: DISPOSITIVO IVR

Y PRESENCIAL
El usuario podrá solicitar
cita telefónicamente o
presencialmente en las Oficinas,
quien tendrá acceso a la
aplicación para facilitar la cita
A TRAVÉS DE LA WEB
La persona interesada
elegirá día y hora de
cita entre las que estén
disponibles.
MÓVIL (OPCIONAL)
A través de su propio teléfono podrá obtener su cita Ofrece 3 opciones: es posible
y realizar la espera fuera de la oficina, así como un solicitar, modificar o anular
recibir aviso cuando vaya a ser llamado, evitando su cita, tan solo indicando el
aglomeraciones y colaborando en el cumplimiento de teléfono o localizador
las normas y medidas de seguridad

SISTEMA RECORDATORIO DE CITAS

La persona recibe email con la confirmación de su cita y su localizador y puede modificar o cancelar la misma.
El sistema incorporará la posibilidad de que los usuarios puedan obtener citas previas desde cualquier dispositivo móvil
 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Operativa general del sistema: Interfaz

EJEMPLOS DE INTERFAZ DE INTERACCIÓN CON EL USUARIO

Formato accesible para

personas en silla de
ruedas
 OPERATIVA
GENERAL DEL
SISTEMA:
SOLICITUD PÚBLICA
DE CITAS
Pasos a seguir por el usuario
y gestión interna
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Operativa general del sistema: Solicitud pública de citas

PASO 1: SELECCIÓN DEL TRÁMITE

A través del Portal Público de Cita Previa el usuario interesado podrá solicitar una cita para la realización de sus gestiones

El usuario a través de la dirección web pública de

acceso al Sistema de Cita Previa, selecciona la
oficina y el trámite para el que quiere realizar la
solicitud.

También puede solicitarse cita directamente con

un profesional (asistente social, obras…).

Esta web puede incrustarse en la web del

organismo de manera sencilla a través de iframe o
de un enlace que nos redireccione a la misma.
 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Operativa general del sistema: Solicitud pública de citas

PASO 2: SELECCIÓN DE FECHA Y HORA PASO 3: DATOS PERSONALES

Una vez seleccionado el trámite,
el usuario tendrá una vista del
calendario disponible para
dicho tramite y podrá elegir el
día y la hora para su cita.
Mediante una leyenda se
mostrará la disponibilidad de la
agenda y los huecos disponibles
en cada una de las franjas franja.
La ventana de tiempo destinada
a la atención de la cita podrá
configurarse de manera
independiente para cada tipo
de trámite.
El usuario, una vez seleccionada la fecha y hora tendrá que
introducir los datos mínimos que el organismo haya
requerido para confirmar su cita.
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Operativa general del sistema: Solicitud pública de citas

PASO 4: CONFIRMACIÓN DE LA CITA

Una vez que el usuario ha finalizado el proceso

puede visualizar e imprimir los datos de
la cita: dirección, fecha, hora, localizador,
instrucciones adicionales…

El usuario recibirá además esta información

mediante mail y/o sms.

El localizador de cita le permite

posteriormente la cancelación o
modificación de la misma, además de ser
uno de los datos para con los que podrá
identificarse en la oficina.
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Operativa general del sistema: Solicitud pública de citas

Desde el propio organismo se podrán también reservar citas para el usuario a través de un
SOLICITUD INTERNA DE CITAS
acceso restringido.
OPERATIVA GENERAL
DEL SISTEMA:
ATENCIÓN DE CITAS
Y CONFIGURACIÓN
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Operativa general del sistema: Atención de Citas y Configuración

UNIDADES SIN GESTOR DE TURNOS

El sistema permite descargar el

listado de citas en Excel o acceder al
mismos a través de una página web.

En este página web los gestores

podrán ver el listado de citas
ordenado por fecha y hora con un
marcador que permitirá indicar que la
cita ha sido atendida.

Los gestores podrán ver en todo

el momento el detalle de citas
previstas e incluso la opción para
llamar a los usuarios o usarias
concretos.
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Operativa general del sistema: Atención de Citas y Configuración
GESTIÓN Y CONFIGURACIÓN
La solución de cita Previa Quenda permite definir:
· Franjas horarias para las citas,
· Fechas
·Número de citas simultáneas que se podrán
solicitar para cada franja.
Los calendarios contendrán:
· Fechas que abarcan,
· Horarios de cada día
· Número de citas simultáneas en cada franja
· Servicios a los que afecta
· Días festivos que únicamente afecte a dicho
calendario en caso de que existan
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Operativa general del sistema: Atención de Citas y Configuración

GESTIÓN Y CONFIGURACIÓN

La solución permite realizar de manera

ágil y sencilla la gestión de calendarios:
horarios, festivos, excepciones, bloqueos de
huecos…

Esta posibilidad de establecer los parámetros

que necesite el organismo, junto con al
configuración de agendas, permite asegurar
que las ofertas de citas a los usuarios se
correspondan siempre con las posibilidades
reales de atención de la oficina.
OPERATIVA GENERAL
DE GESTIÓN DE
TURNOS:
INFORMES
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Operativa general de gestión de turnos: Informes

INFORMES
La solución tecnológia Quenda permitirá la creación de informes independientes midiendo múltiples variables
relacionadas con la gestión de turnos para el usuario

CONSULTA POR USUARIOS/AS CITAS DEL DÍA NÚMEROS Y DETALLES DE CITA

Permite la búsqueda del histórico de Genera un informe con las citas Genera un informe con los números de citas
citas a través de datos identificativos de programadas para el día que permite una amplia personalización en
las personas interesadas. los filtros de búsqueda y de agrupación de
los resultados.

DISPONIBILIDAD DE AGENDA AUDITORIA DETECTAR ABSENTISMOS

Permite conocer la capacidad de incluir
nuevas citas en una agenda.
Permite consultar información acerca de
los eventos y cambios de configuración
que se generen en la aplicación.
Permite ver el número y porcentaje de
las personas que han acudido finalmente
a la cita, además de ver números y
porcentajes de absentismo de los
usuarios/as
 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
Operativa general de gestión de turnos: Informes
INFORMES
COMPARATIVAS Y CUADROS DE MANDO
Información global y centralizada, o con distintos
niveles de agregación: Centro, trámite, consulta,
persona…
El sistema ofrece información en
tiempo real sobre el nivel de atención
y permite la redistribución de cargas de
trabajo y el refuerzo de personal o de
atención.
Módulo de reporting (reporte de
informes) para seguimiento de KPIs,
las variables que queremos medir:
Usuarios/as atendidos/as
Tiempo de espera
Tiempo de atención
Productividad
…
Monitorización y gestión
centralizada de atención
La solución de cita Previa Quenda permite
controlar la ocupación en tiempo real para
poder dimensionar correctamente las agendas
o ampliar disponibilidad cuando se considere
necesario.
 OTROS MÓDULOS
RELACIONADOS,
REQUISITOS Y EJEMPLOS
DE IMPLANTACIÓN
 OTROS MÓDULOS RELACIONADOS
Además del módulo expuesto, Quenda® dispone de otros módulos vinculados que aportan soluciones complementarias relacionadas

GESTIÓN DE TURNOS CARTELERÍA DIGITAL

Además de lo contemplado en esta presentación, Quenda® ofrece Anblick(R) es el sistema de “digital signage”
la posibilidad de disponer de Quioscos y Pantallas Multimedia desarrollado por Plexus. Es una avanzada
donde se podrá gestionar la recepción dl usuario, asignación solución multiplataforma que permite
de turnos de atención y el acceso a los servicios que precisan. el uso de cualquier pantalla (display)
y la reproducción de forma visual e
impactante de cualquier contenido que
el organismo quiera transmitir.
QUENDA APP

Información sobre citas, obtención de
turnos y recepción de llamada
Recordatorio de citas
Confirmación de llegada a la oficina
Obtención del ticket electrónico
ENCUESTAS DE SAISFACCIÓN
Plataforma integrada para evaluar el grado de
satisfacción del usuario una vez finalizada su experiencia
Calidad de las instalaciones
Atención recibida
Tiempos de espera

Seguimiento en tiempo real de la

evolución de la espera

Recepción de información de interés

NECESIDADES IMPLANTACIÓN

REQUISITOS PREVIOS IMPLANTACIÓN

Le guiaremos en la recopilación de todos los datos

Será necesario disponer de logos e identidad
de configuración iniciales que permitan el éxito del
corporativa para personalizar el aspecto
lanzamiento de la cita previa.
del interface a la identidad corporativa del
Usuarios (personal disponible por dia y franja)
organismo.
Tramites (horarios, franjas…)
Oficinas
Agendas y configuración de calendarios.
Días Festivos

Si se opta por lanzar la Url desde la web

corporativa será necesario crear un enlace
directo y opcionalmente que pase por
Se podrá lanzar la cita previa publica a través
parámetro la oficina previamente seleccionada
del espacio corporativo
por el usuario.

TIEMPO ESTIMADO DE DESPLIEGUE DE LA SOLUCIÓN DE CITA PREVIA: 1 SEMANA

ALGUNAS REFERENCIAS DE CITA PREVIA
Casos de éxito

IMPLANTADOS EN CURSO