PROYECTO DE SOFTWARE CONTROL DE GASTOS

ZULEIMA RAMOS AGUDELO

YENI PAOLA CASTRO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

TECNOLOGÍA EN
ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PUERTO BERRIO
2020
 TABLA DE CONTENIDO

Contenido
INTRODUCCIÓN................................................................................................................3

CAPITULO I........................................................................................................................4

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.........................................................................4

2. JUSTIFICACIÓN.........................................................................................................5

3. OBJETIVOS...................................................................................................................6

3.1. Objetivo General......................................................................................................6

3.2. Objetivos Específicos..............................................................................................6

4. ALCANCE DEL PROYECTO.........................................................................................7

4.1. Beneficiarios del Proyecto:.....................................................................................7

4.2. Impacto...................................................................................................................7

4.2.1. Social.................................................................................................................7

4.2.2. Económico........................................................................................................7

4.2.3. Ambiental..........................................................................................................7

4.2.4. Tecnológico.......................................................................................................8

4.3. Restricciones...........................................................................................................8

4.4. Riesgos:...................................................................................................................8

4.5. Productos o Resultados:..........................................................................................8

CAPITULO II.......................................................................................................................9

5. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA RECOLECTAR DATOS.................................9

5.1. Técnicas de Recolección de Información................................................................9

5.2. Instrumentos de Recolección de Información.........................................................9

 5.3. Caracterización del Proceso del Proyecto............................................................18

6. Identificar los stakeholders involucrados en el proceso...........................................10

7. Instrumentos de recolección necesarios para el levantamiento de la información..11

7.1 Cuestionario entrevistas formal a los empleados, tiempo de duración de la

entrevista 1hora:...........................................................................................................11

6. MAPA DE PROCESOS Y DIAGRAMACIÓN..............................................................19

6.1. Mapa de procesos control de gastos....................................................................19

6.1.1. Procesos Estratégicos....................................................................................21

6.1.2. Procesos Misionales.......................................................................................21

6.1.3. Procesos de Apoyo.........................................................................................21

6.2. Diagrama de Procesos Software...........................................................................21

7. REQUERIMIENTOS................................................................................................23

7.1. Requerimientos Funcionales................................................................................23

7.2. Requerimientos No Funcionales..........................................................................23

Hardware:.........................................................................................................................24

Software...........................................................................................................................24

CONCLUSIONES.............................................................................................................25

ANEXOS...........................................................................................................................27
 INTRODUCCIÓN

La elaboración de este software se hace con el fin de recolectar información para la

realización de este, para así tener claro que parámetros se pueden usar que nos
permita llevar el control de los gastos diarios, debido a la situación económica actual la
mayoría de las personas están intentando controlar de forma más exhaustiva de los
gastos que se producen diarios, uno de los gastos menos controlados son los
innecesarios que se calculan a finales de mes. Por este motivo se desea crear este
software donde todos estos gastos estén documentados y autorizados previamente, de
esta forma se podrán analizar más fácilmente todos estos gastos y tomar medidas de
ahorro en caso de ser necesario.
 CAPITULO I

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El no contar con un software que nos ayude a organizar nuestras salidas de gastos e
ingresos hace que sea más complejo de manejar debido a la falta de tiempo o no saber
cómo organizar nuestros gastos. Le damos mal uso a nuestro dinero o gastamos en
cosas innecesarias por no llevar un mecanismo de control que nos dé una estadística
diaria. En el aspecto económico la idea principal es plantear y atribuir una buena
relación a las personas que están directas al consumo de los ingresos
 2. JUSTIFICACIÓN

Este software se refiere a la realización de una aplicación para llevar el control

de gastos e ingresos personales. La caracterización de esta aplicación es ayudar
a las personas a controlar sus intereses financieros, ayuda a horrar y prevenir
gastos innecesarios. Nos permitirá tener un buen control del manejo de gastos e
ingresos organizando tu dinero automáticamente por categorías para revisar tus
gastos ya sean diarios, semanal o mensuales.
 3. OBJETIVOS

3.1. Objetivo General

Diseñar un software que controla el buen manejo de los ingresos. Un sistema que nos
va a facilitar el buen uso de nuestro dinero y el ahorro, está aplicación le ayudará a
todas las personas a manejar mucho más fácil y sencillo sus gastos e ingresos

3.2. Objetivos Específicos

 Recolectar información Que nos ayuden a identificar las necesidades y

problemas de los clientes.

 Diseñar un software que nos ayuda a controlar los ingresos y gastos diarios del
día a día.

 Aplicar actualizaciones al software que nos brinde un buen funcionamiento.

 Dar seguimiento al progreso que tienen las personas al usar la aplicación.

 4. ALCANCE DEL PROYECTO

El alcance de este proyecto está destinado a todo tipo de personas, que puedan
obtener un software que les facilite un buen manejo de sus ingresos y gastos, que este
facilite saber que gastan ya sea diario, semanal o mensual, con una gráfica o alarmas
que le indiquen su consumo diario y así expandirla por todo Puerto Berrio y sus
alrededores. Así romper todo tabú que hay por miedo del uso de tecnologías y ayudar
a muchas familias a realizar un buen manejo de sus ingresos.

4.1. Beneficiarios del Proyecto:

Los beneficiarios serían las familias comunes, que consiguen su sustento diario y no
saben manejar sus ingresos, también beneficiaría a variables empresas que utilicen
aplicaciones que manejen sus gastos y les brindaría una mejor calidad de vida

4.2. Impacto

4.2.1. Social: Permite incentivar a las familias el manejo de aplicaciones que le

ayudan a realizar sus cuentas de gastos e ingresos mucho más fácil.

4.2.2. Económico: Con la creación de este software es para incentivar a las personas
a tener una fuente donde le permite manejar gastos e ingresos.

4.2.3. Ambiental: Disminuye la contaminación preservando el medio ambiente,

implementando la aplicación y no usando hojas y papel.
4.2.4. Tecnológico: incentiva a las familias de la importancia del uso de la tecnología, el
manejo de ella y todos sus beneficios.

4.3. Restricciones.

4.4. Riesgos:
 Fallas a la hora de utilizar el software.
 Que no sea compatible con algunos dispositivos móviles o computadores.
 No haya un buen manejo de los usuarios.

4.5. Productos o Resultados:

 Entrevista a los stakeholders para saber las necesidades.
 Informes que nos permita saber sobre desventajas y ventajas del software.
 Crear un software que nos permita facilitar el manejo de los ingresos y gastos.
 Recolectar datos que nos permita ver las necesidades que tiene cada familia,
clientes.
 CAPITULO II
5. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA RECOLECTAR DATOS

5.1. Técnicas de Recolección de Información

Las técnicas de recolección de datos son mecanismos e instrumentos que se utilizan
para reunir y medir información de forma organizada y con un objetivo específico.
Usualmente se usan en investigación científica y empresarial, estadística y marketing.
Cada una de estas técnicas permite recopilar información de diferente tipo. Por este
motivo, es importante conocer sus características y tener claros los objetivos para elegir
aquellas que permitan recoger la información apropiada.
Para dar cumplimiento a los objetivos propuestos se identifican las siguientes técnicas
de recolección de información:
• Entrevista formal a los funcionarios de la biblioteca.
• Observación estructurada.
• Recolección de documentos: fichas actuales de manejo manual.

5.2. Instrumentos de Recolección de Información

Un instrumento de recolección de datos es en principio cualquier recurso de que pueda
valerse el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información.
De este modo el instrumento sintetiza en si toda la labor previa de la investigación,
resume los aportes del marco teórico al seleccionar datos que corresponden a los
indicadores y, por lo tanto, a las variables o conceptos utilizados. Teniendo en cuenta
las técnicas de recolección de información que identifican se elaboraron los siguientes
instrumentos de recolección de la información

• Encuesta.
• Listas de chequeo.

La lista de chequeo que se encuentra a continuación tiene como finalidad corroborar la

información que se necesita para poder desarrollar el software planteado.
 6. Identificar los stakeholders involucrados en el proceso

Los stakeholders identificados según las actividades que cada uno realiza según el
grado de responsabilidad del proceso se dividen en dos como se muestra en la tabla 1.

Tabla 1. – Identificación de stakeholders del caso de estudio

Usuarios internos Usuarios externos

Accionistas Negocios “cafetería”

Directivos Clientes “Familias”

Trabajadores Proveedores

Técnicas de recolección de información

Para dar cumplimiento a los objetivos propuestos se identifican las siguientes técnicas
de recolección de información:

 Entrevista formal a los funcionarios de la empresa

 Recolección de documentos: fichas actuales de manejo
 Observación estructurada
7. Instrumentos de recolección necesarios para el levantamiento de la
información.

Teniendo en cuenta las técnicas de recolección de información que identifican se

Elaboraron los siguientes instrumentos de recolección de la información

 Cuestionarios para la entrevista formal.

 Listas de chequeo.

7.1 Cuestionario entrevistas formal a los empleados, tiempo de duración de la

entrevista 1hora:

1. ¿Qué requiere en el sistema de información?

2. ¿Qué personas interactuaría con el sistema de información?
3. ¿Cómo sería el proceso en el sistema de información?
4. ¿Qué reportes quiere obtener del sistema de información?
5. ¿la empresa tiene tecnologías de base de datos?
6. ¿usan algunos sistemas operativos en la empresa?
7. ¿Existen algunas restricciones a la hora de usar una herramienta?

Lista de chequeo de control de gastos personales

PROYECTO: CONTROL DE GASTOS PERSONALES
Tipo de Evidencia
Proceso / Registro:
Producto

La lista de chequeo que se encuentra a continuación tiene como finalidad corroborar la información que se encuentran en las fichas o regis
donde se ingresa la información y que se desea sistematizar

ITEM / INDICADORES O VARIABLE DE RECOLECCIÓN SI NO OBSERVACION

  1. ¿El software cumple correctamente con su función?

  2. ¿El sitio tiene una URL, clara y fácil de recordar?

3. ¿Comprendió como navegar en la aplicación con facilidad?

4. ¿Pudo acceder a la App en todo momento?

5. ¿Entendió el contenido de los mensajes de error?

6. ¿Necesito instrucciones para manejar la aplicación?

7. ¿Fue fácil volver a encontrar información previa?

8. ¿La aplicación permite completar tareas introduciendo solamente los

datos obligatorios?

9. ¿Presento problemas de anuncios mientras utilizaba la aplicación?

Fuente: Diseño elaborado por Zuleima ramos – Yeni paola castro del Tgo. ADSI

Tabla 1 - Encuesta para recolectar datos del Software

Fuente: Diseño elaborado por Zuleima ramos – Yeni paola castro del Tgo. ADSI

https://docs.google.com/forms/d/1H7QVQ0QIFhrcS2jZ-zyV7kFNyvh-Y-MIAqvg5Iunt0o/
edit
 5.3. Caracterización del Proceso del Proyecto
caracterizacion del proyecto.xlsx
Tabla 2 - Caracterización del Proceso del Software

CARACTERIZACION DEL PROCESO DEL ESTUDIO DE CASO

OBJETIVO Tener un registro de los usuarios en la base de datos del software

ALCANCE Microempresas/emprendedores

RESPONSABLES ZULEIMA MARCELA RAMOS AGUDELO - YENI PAOLA CASTRO

PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

Revisar, evaluar y ajustar los objetivos
Grupo ADSI SENA
del proceso de registro
CLIENTES Llevar un registro de sus gastos Graficas/estadísticas CLIENTES

SENA

¿Proceso del Software XXXXXX Cuáles?

Fuente: Diseño elaborado por Zuleima ramos – Yeni paola castro del Tgo. ADSI
 6. MAPA DE PROCESOS Y DIAGRAMACIÓN

6.1. Mapa de procesos control de gastos

Un mapa de procesos es un diagrama de valor que representa, a manera de inventario

gráfico, los procesos de una organización en forma interrelacionada. El mapa de
procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización.
Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos. Un proceso es el conjunto de
actividades y recursos interrelacionados que transforman los elementos de entrada en
elementos de salida aportando valor para el usuario. Por ejemplo: un proceso
productivo, es aquel en que se transforman los insumos y bienes intermedios en un
bien final que contiene más valor que la suma de sus componentes porque se le ha
añadido valor.

Para el proyecto de software, se ilustra a continuación los procesos que intervienen en

el desarrollo de software

Ilustración 1 - Mapa de Procesos del Software

Fuente: Diseño elaborado por Zuleima ramos – Yeni paola castro del Tgo. ADSI
6.1.1. Procesos Estratégicos
 Planificación
 Mejoramiento continúo
 Evaluación de satisfacción del cliente
 Gestión financiera

6.1.2. Procesos Misionales

 Vigilancia
 Inspección
 Control
 Diseño
 Producción
 Entrega

6.1.3. Procesos de Apoyo

 Recursos financieros
 Contratación
 Sistema de control interno
 Mantenimiento

6.2. Diagrama de Procesos Software

Los diagramas de procesos son la representación gráfica de los procesos y son una

herramienta de gran valor para analizar los mismos y ver en que aspectos se pueden
introducir mejoras. Hay determinadas actividades o acciones que implican una decisión
y que hacen que el camino seguido por el proceso se bifurque.
 Ilustración 2 - Diagrama de Procesos del Software

APRENDIZAJE

GENERAR HIPOTESIS,
IDEAS Y SOLUCIONES

ANALIZAR ASIGNAR TEMAS Y

SI SOLUCIONES Y BUSCAR EN
COMPRENDIDO DISCUTIRLAS
PROFUNDIDAD

NO

SUFICIENTE
S SI
INFORMACI INTEGRAR LA DISEÑAR Y
ON? SOLUCION DESARROLLAR

NO

SELECCIONAR
SOLUCION A GUARDAR EN
DESARROLLAR ALMACENAMIENTO DE
DATOS
 1. Caracterización de reporte

FIN

7. REQUERIMIENTOS.

7.1. Requerimientos Funcionales.

Los requerimientos funcionales de un sistema, son aquellos que describen cualquier
actividad que este deba realizar, en otras palabras, el comportamiento o función
particular de un sistema o software cuando se cumplen ciertas condiciones. Por lo
general, estos deben incluir funciones desempeñadas por pantallas específicas,
descripciones de los flujos de trabajo a ser desempeñados por el sistema y otros
requerimientos de negocio, cumplimiento, seguridad u otra índole. Los requisitos
funcionales pueden ser: cálculos, detalles técnicos, manipulación de datos y otras
funcionalidades específicas que se supone, un sistema debe cumplir. Los requisitos de
comportamiento para cada requisito funcional se muestran en los casos de uso

 El usuario tiene la posibilidad de buscar el conjunto inicial de la base de datos o

seleccionar un subconjunto de ellas
 El usuario podrá copiar el área de almacenamiento permanente de la cuenta
 Organiza y clasifica el buen rendimiento del software

7.2. Requerimientos No Funcionales.

Se trata de requisitos que no se refieren directamente a las funciones específicas
suministradas por el sistema (características de usuario), sino a las propiedades del
sistema: rendimiento, seguridad, disponibilidad. En palabras más sencillas, no hablan
de “lo que” hace el sistema, sino de “cómo” lo hace. Alternativamente, definen
restricciones del sistema tales como la capacidad de los dispositivos de entrada/salida y
la representación de los datos utilizados en la interfaz del sistema. Los requisitos no
funcionales se originan en la necesidad del usuario, debido a restricciones
presupuestarias, políticas organizacionales, la necesidad de interoperabilidad con otros
sistemas de software o hardware, o factores externos tales como regulaciones de
seguridad, políticas de privacidad, entre otros.

 Rendimiento
 Disponibilidad
 Seguridad
 Accesibilidad
 Usabilidad
 Capacidad de respuesta
 Tiempo de respuesta menor a dos segundos
 Compatibilidad con arquitectura cliente servidor
 Exportar a Excel, pdf y ppt
 Interoperabilidad

Hardware:
 Serán necesario disponer de equipos de cómputo en perfecto estado con las
siguientes características:
 Adaptadores de red
 Procesador de 1.66 GHz o superior
 Memoria minima de 256Mb
 Mouse
 Teclado

Software
 Sistema Operativo: Windows XP o superior
 Explorador: Mozilla o Chrome
 CONCLUSIONES

El proyecto que realizamos ha contribuido de manera muy importante para identificar y

resaltar los puntos que hay que cubrir y considerar para llevar acabo una
implementación exitosa. Nos deja muchas cosas importantes que reflexionar y muchas
otras las ha reforzado para llevar a cabo una buena implementación. Dentro de los
puntos que consideramos tienen más importancia dentro de un proyecto de esta
naturaleza son el detectar cuáles son las necesidades reales de las personas que
trabajan día a día y no tienen ninguna ayuda para controlar sus intereses, que se
involucre a los usuarios en el proceso de implementación de los sistemas de manera
que se sepa que es lo que ellos esperan y qué es lo que no esperan de él, definir de
manera clara y lo más tangible posible los beneficios económicos, laborales, y de
cualquier otra índole que se piensan alcanzar con los sistemas nuevos, de manera que
las personas dentro de la aplicación sepan como se van a ver beneficiados
particularmente. Como mencionamos a lo largo de este proyecto una de los problemas
más frecuentes para que un sistema no cumpla con el objetivo para el cual fue
adquirido es que la implementación del mismo no sea exitosa, y la mayor causa para
que una implementación fracase es hacer a un lado a los que trabajan en la operación
diaria de la empresa, ya que entonces el sistema es desarrollado e implementado sin
saber cuáles son 86 las necesidades básicas dentro de la organización perdiendo de
vista el objetivo general de la misma, teniendo como resultado un gasto en lugar de una
inversión. En la introducción de este documento hablamos sobre cuáles son los
objetivos que se desean lograr con el proyecto, y mencionamos que una parte
importante de la vida cotidiana, para poder brindar un servicio de calidad integral al
cliente, ya que es más caro conseguir nuevos clientes que mantener a los actuales. Los
sistemas por sí solos no van a ser que se mejore la calidad en el servicio al cliente, sin
embargo, en este caso son una herramienta importante que le permite a la gente
dedicar más tiempo a tareas productivas más que a las administrativas. De manera
estricta si la implementación de estos sistemas permite que la gente pueda dedicarse
más a cumplir con las expectativas de servicio al cliente podemos decir que entonces el
proyecto ha sido exitoso
 ANEXOS
PlantillaStakeHoldersR.xlsx
INFORME SRS.docm