Actualización del manual de procedimientos para la recepción y

almacenamiento de víveres
Por

Mayra Alejandra Metri Dzib

Reporte de Estadía

Presentado
En opción al título de
Técnico Superior Universitario en
Gastronomía
Universidad Tecnológica Metropolitana
Mérida, Yucatán
2017
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El presente reporte contiene información que no ha sido presentada por otra

persona para obtener el título de Técnico Superior Universitario; asimismo, la
información proporcionada por la empresa u organización es de carácter
confidencial y su uso es estrictamente académico.
 Agradecimientos

Me gustaría dedicar este espacio para expresar mis gracias a todas aquellas
personas que con su ayuda han favorecido en la realización del presente trabajo,
iniciando con el encargado del departamento de dietología el LG. Moisés Ortiz Rivera
por darme la oportunidad de trabajar directamente en el almacén para poder
observar por mi propia cuenta que detalles y aspectos debían ser mejorados,
corregidos o agregados.
El encargado del departamento el señor Rafael brindo cada uno de sus
conocimientos de manera grata, así como trabajadores del hospital que generaron un
laso de amistad en el poco tiempo que estuve ahí presente, la señora Marta es un
gran ejemplo de ello pues ella de igual forma tuvo el puesto de encargada del
almacén brindando una perspectiva completamente diferente en el proceso de
investigación.
También quiero dar reconocimiento a mis compañeros en cocina, entre
pasantes y trabajadores establecidos con los cuales tuve momentos buenos como
uno que otro malo, pero siempre buscando una solución a dicha situación con un
buen trabajo en equipo, así mismo el guardia que día a día saludaba con una sonrisa
y despedía de la misma manera fomentando un ambiente agradable desde el inicio
hasta el final de la jornada laboral.
Para finalizar un agradecimiento muy especial a mi familia, así como amigos
que me brindaron apoyo durante todo el tiempo con paciencia y comprensión en
cada etapa de mi desarrollo.
 ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
Planteamiento del problema/ 1
Preguntas de investigación/ 1
Justificación/ 1

CAPÍTULO 1. METODOLOGÍA
1.1 Objetivos/ 3
1.1.1 Objetivo general/ 3
1.1.2 Objetivos específicos/ 3
1.2 Revisión bibliográfica/ 3
1.3 Métodos y técnicas/ 10
1.3.1 Participantes clave/ 10
1.3.2 Instrumentos/ 10
1.3.3 Procedimiento/ 14

CAPÍTULO 2. RESULTADOS
2.1 Problemática contextual/ 15
2.1.1 Contexto de la empresa/ 15
2.1.2 Problema o necesidad detectada/ 21
2.2 Producto generado/ 23

CAPÍTULO 3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

3.1 Conclusión/ 32
3.2 Recomendación/ 33

REFERENCIAS
ANEXOS
 ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Análisis FODA del departamento de almacén./ 23

Tabla 2. Diagrama de Gantt: Actividades desarrolladas./ 23

ÍNDICE DE FIGURA

Figura 1. Ejemplo de formato control para salida de víveres del hospital O’Horán./ 7

Figura 2. Relación entre los procesos y áreas del almacén./ 8

Figura 3. Diagrama del proceso de almacenamiento/ 9

Figura 4. Entrevista al Chef encargado del depto. De dietología del hospital

O’Horán./ 11

Figura 5. Formato de encuesta./ 12

Figura 6. Check list./ 13

Figura 7. Logo del Hospital General Agustín O’Horán./ 16

Figura 8. Portada del manual de procedimientos del hospital O’Horán./ 24

Figura 9. Contenido para la actualización del manual./ 25

Figura 10. Diagrama del proceso de almacenamiento./ 26

Figura 11. Formato de control de temperaturas./ 28

Figura 12. Formato de modificación de pedidos./ 29

Figura 13. Portada del manual actualizado./ 31

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INTRODUCCIÓN
Planteamiento del problema
El hospital General Agustín O’Horán es reconocido por ser el primer hospital
en Yucatán, este a lo largo de su historia ha ido evolucionando y con él se han
agregado nuevos departamentos a esta institución, como lo es el departamento de
Dietología, el cual se encarga de brindar alimento a sus pacientes en relación a la
patología que presenten y al personal interno.
Dicho departamento lleva 25 años en funcionamiento, durante estos años y
hasta la actualidad se han presentado problemas como lo son la disposición de
personal en proyectos del área; los recursos proporcionados al área son limitados al
ser un hospital público, debido a que el interés es especialmente lo médico, dejando
de lado los demás departamentos con ciertas limitantes. En cuanto a dietología
refiere, se han dejado pasar algunos aspectos como es la correcta administración de
los víveres dentro del almacén, al igual que la recepción de los mismos, esto se debe
a la falta de un espacio adecuado para trabajar del modo deseado, al igual que las
condiciones de las instalaciones que no son las óptimas, son factor clave para la
proliferación de la fauna nociva.
Preguntas de investigación
 ¿Qué elementos conforman el manual de procedimientos para la
recepción y almacenamientos de víveres?
 ¿Cuáles son procedimientos que deben ser actualizados del manual para
la recepción y almacenamiento de víveres?
 ¿Qué normatividad mexicana se tiene que considerar para el
almacenamiento y recepción de víveres?
 ¿Cómo beneficia a la institución la actualización del manual de
procedimientos para la recepción y almacenamiento de víveres?
Justificación
Las enfermedades transmitidas por los alimentos son uno de los problemas de
salud que se presentan con más frecuencia en la vida cotidiana de la población pues
muchas de las enfermedades, tienen su origen en el acto mismo de operar los
alimentos en cualquiera de las etapas de su proceso siendo desde su recepción,
almacenamiento, producción, hasta su llega al consumidor.
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Para evitar la contaminación de los alimentos con la finalidad de prevenir los

problemas de salud, se crearon manuales en los cuales se plasmaron las maneras
correctas de manipularlos y almacenarlos principalmente, entre otras cosas claro
está. Estos son actualizados conforme se requiere procurando siempre que sea de
manera continua.
Un claro ejemplo de lo ya mencionado es el Hospital General Agustín O´Horán
en el cual residen cientos de pacientes los cuales requieren de una alimentación en
algunos casos especiales, para ello incluyeron el Departamento de Dietología, el cual
estaría a cargo de la alimentación a pacientes, médicos residentes y personal en
general.
El Depto. De Dietología teniendo esta responsabilidad opto por la creación de
un manual, el cual tendría la función de seguir procesos siendo desde la recepción
de alimentos a su preparación y servicio al público, dicho manual fue autorizado en
septiembre del 2011 por el LAE. Georgina Canul Rubio, este fue elaborado por la
Q.B.B Dulce Ma. Martin Magaña, ella empleó la NOM-093-SSA1-1994 la cual se
encontraba vigente en dicho año, actualmente esta norma ha sido sustituida por la
NOM-251-SSA1-2010, en la cual se establece una mejor organización y requisitos
por cumplir en los servicios de (Alimentos y Bebidas A y B).
Actualmente se presenta la propuesta de actualizar este manual utilizando las
normatividades oficiales vigentes, esto con la finalidad de estar a la vanguardia y
facilitar el trabajo de aquellas personas presentes en la cocina así como las futuras a
ingresar, pues se actualizarán todos los formatos haciendo los más prácticos e
incluyendo datos como logo del departamento o bien eliminando algunos extras.
Este proyecto beneficia al elaborador así como al organismo, pues como se ha
mencionado facilita y optimiza los procesos de recepción, almacenamiento y
distribución de sus alimentos evitando enfermedades para sus pacientes y personal
interno, el elaborador ganara conocimientos y experiencia con respecto al
almacenamiento, pues este es un tema importante en cualquier establecimiento de
alimentos y bebidas.
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CAPÍTULO 1. METODOLOGÍA
1.1 Objetivos
1.1.1 Objetivo general
Actualizar el manual de procedimientos para la recepción y almacenamiento
de víveres, con el fin de mejorar las actividades dentro del departamento de
dietología del hospital Agustín O’Horán, en el periodo establecido de mayo a agosto
del presente año.
1.1.2 Objetivos específicos
 Identificar los elementos que conforman el manual de procedimientos para
la recepción y almacenamientos de víveres.
 Establecer los procedimientos que deben ser actualizados del manual
para la recepción y almacenamiento de víveres.
 Determinar la normatividad mexicana a considerar para el
almacenamiento y recepción de víveres.
 Enlistar los beneficios que obtiene la institución la actualización del manual
de procedimientos para la recepción y almacenamiento de víveres.
 Presentar el manual de procedimientos para la recepción y
almacenamiento de víveres al jefe del departamento de dietología del hospital
Agustín O’Horán.
1.2 Revisión bibliográfica
Dentro de las empresas que se dedican al servicio de alimentos se debe
establecer herramientas como son los manuales de procedimientos que mejoren las
funciones tanto de los departamentos como del personal, pero una de las áreas que
son parte esencial de una cocina, es el almacén de víveres.
Rodríguez (2002), define “un manual administrativo como un instrumento de
control sobre la actuación del personal, pero también es algo más, ya que ofrece la
posibilidad de dar una forma más definida la estructura organizacional de la
empresa”, en estos se plasman procedimientos los cuales según Melinkoff, (1990),
"consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un
proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores"
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Como resultado de estas definiciones se tienen los manuales de

procedimientos los cuales según Franklin (2002), tienen como objetivo: compilar en
forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institución, los
puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su participación en
dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades
institucionales agregadas en procedimientos.
El almacén es el encargado de la recepción de víveres que de acuerdo con
Chuquino (2005) define recepción como el proceso que permite el control y gestión
de lo que ingresa al almacén, concluido este proceso se continúa con el
almacenamiento el cual Coopper (2005), nos dice que “el almacenamiento incorpora
muchos aspectos diferentes de las operaciones logísticas. Debido a que hay muchos
tipos de almacenes, la presentación no se parece a los esquemas que se utilizan en
áreas como la administración de pedidos, inventarios y el transporte”.
El autor Santana (2015) no dice que:
Un almacén, es un lugar dedicado al depósito o la comercialización de determinadas
mercancías. Estos almacenes alojan mercancías que son vendidos al por mayor, o
que son puestos en tiendas o mercados para su venta. También suele emplearse
para guardar las materias primas que son utilizadas en el proceso de producción, o
productos semi-terminados o terminados.
De acuerdo a la NOM-251 define al “almacén o Bodega, sitio específico en
donde se guarda, reúne o almacena mercancía, material de envase, empaque,
materia prima, producto en proceso o terminado, para su conservación, custodia,
futuro procesamiento, suministro o venta”.
Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo
que preste a las funciones productoras de utilidades ya sean producción o ventas. Es
importante hacer hincapié en que lo que se encuentra almacenado debe tener un
movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación.
Aplicar un sistema adecuado de rotación de alimentos es bastante fácil, la
clave es que el personal encargado comprenda y sigan el sistema establecido. El
autor Castro (2014), dice que “La gestión y control de inventarios es un proceso que
tiene un gran impacto aspecto primordial de la administración”, mientras Franklin
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(2004) menciona que “el movimiento de los bienes correctos en la cantidad adecuada
hacia el lugar correcto en el momento apropiado".
Ferrel et. Al 2004, "una función operativa importante que comprende todas las
actividades necesarias para la obtención y administración de materias primas y
componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y su
distribución a los clientes".
El método Promedio Ponderado es uno de los 3 existentes, que de acuerdo a
Godoy (2014), se hace:
Determinando un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los
de las nuevas compras o adquisiciones, para luego dividirlo entre el número de
unidades existentes en el inventario, esta ayuda principalmente a determinar el costo
del inventario inicial, así como el costo de todas las compras multiplicando la cantidad
de unidades compradas por su precio con eso obtenemos el costo total de la
mercancía, el total de unidades disponibles, el promedio de lo vendido y el inventario
final.
Un ejemplo de este método se observa en el anexo A.
Por su parte el método Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS), se
enfoca en dar que lo primero en entrar es lo primero en salir.
Godoy (2010), dice que consiste básicamente en
Darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo
que en los inventarios quedará aquellos productos comprados más recientemente.
Este se enfoca principalmente a determinar el costo del inventario inicial además de
determinar el costo de todas las compras, Obtener el costo total de las mercancías
disponibles para la venta, Calcular del costo del inventario final y Obtener el costo de
las mercancías vendidas para saber el inventario final.
El ejemplo de este método está presente en el anexo B.
Finalmente el método de las Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS).
Del cual Godoy (2010) considera lo siguiente:
Este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos
que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los
productos aumentan constantemente. Pues determinar el costo del inventario, el
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costo de todas las compras, el costo total de las mercancías disponibles, calcula del
costo del inventario final
Esto se puede observar más claramente en el ejemplo del Anexo C.
Cabe mencionar que de la información recopilada se puede destacar entre las
funciones que caracteriza a los almacenes, los siguientes aspectos:
 El cuidado total de las materias primas, protegiéndolos de saqueos, robos
y deterioro.
 El correcto inventario de lo almacenado para evitar que los mismos se
agoten, dando así información de la existencia real de la materia prima al
departamento de compras.
 Dar paso a las personas autorizadas a acceder a las mercancías
almacenadas.
 Despacho de materiales
 Recepción de materiales.
 Mantenimiento de almacén y de materiales.
Ya que Según García Cantú (2005) el almacén es un lugar específicamente:
Estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes activos, fijos
o variables de una empresa, antes de ser requeridos para la administración, la
producción o la venta de artículo o mercancía. Los artículos mencionados deben
tener un movimiento rápido de entrada y salida, es decir, una rápida rotación.
Para lograr ayudar a tener un control eficiente, el almacén sigue determinados
lineamientos los cuales se encentran basado en la vigente normativa oficial mexicana
NOM-251-SSA1-2007, que a partir del punto 5.4 hasta el 6, habla sobre las
características que debe contener cada alimento, así mismo proporciona un tabla en
la cual se indica de manera general los alimentos, estando clasificados claro está, y
los parámetros que son aceptados en base a las necesidades de cada uno como se
encuentra plasmado en el anexo H.
Llevado de la mano con lo ya mencionado, existen formatos los cuales ayudan
a facilitar tener el control del almacén que según Bruner (2005), “el formato es el
instrumento de una interacción humana regulada. Es un microcosmos definido por
reglas, en el que el adulto y el niño hacen cosas el uno para el otro y entre sí ” pues
estos deben ser claros y de fácil entendimiento para las personas que lo utilizarán,
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aunque claro está que la complejidad de estos varía dependiendo qué tantos
aspectos se quiera controlar.
Figura 1. Ejemplo de formato control para salida de víveres del hospital
O’Horán.

Fuente: Elaboración propia.

Al igual que el ejemplo presentado existen variedad de estos cuya utilización
como se ha mencionado es llevar un control óptimo y de fácil entendimiento, pues
estos existen para cubrir cada necesidad de un almacén como lo son: el control de
mermas, controles internos y externos por mencionar algunos.
La persona que estará a cargo del almacén debe cumplir con ciertas tareas
como son recibir, ordenar, entregar los equipos o materiales según órdenes de
compra principalmente, de igual manera se encarga de: recibir el equipo al igual que
material cotejando orden de compra y factura, revisa las especificaciones de las
condiciones físicas del equipo y/o material solicitado por la unidad, de igual manera
ordena el equipo y/o material que se recibe en el Almacén según su descripción,
coloca lo recibido en anaqueles o espacio físico correspondiente según su
descripción, anota en el informe de inventario los datos, marca, modelos, serie,
cantidades de los materiales y/o equipos recibidos en el Almacén durante el día,
revisa el formulario de pedido, también verifica que esté debidamente completo,
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distribuye el equipo o material a las diferentes unidades administrativas o

académicas según formulario de despacho de almacén, también realiza
mensualmente un inventario general de almacén, debe mantener su área de trabajo
limpia, ordenada mientras realiza otras tareas relacionadas con las funciones de la
unidad.
Las 3 áreas fundaménteles de un almacén coinciden con los 3 principales
proceso que son llevados a cabo en esta área los cuales son: la recepción, el
almacenamiento y su despacho o distribución.
Figura 2. Relación entre los procesos y áreas del almacén.

Proceso de Proceso de Proceso de

recepción almacenamiento despacho

Área de Área de Área de

recepción almacenamiento despacho

Fuente: Elaboración propia.

El proceso de recepción de alimentos como primer punto tiene la solicitud de
los mismos, pues por medio de esta se establecen los víveres que ingresaran al
almacén, seguido de estos el proveedor entregara lo solicitado lo cual debe ser
verificado con la finalidad de asegurar que todo cumple con lo solicitado en cantidad,
presentación, marca, entre otras cosas adicional saber que hacer si no se llaga a
cumplir con alguno de estos puntos.
Una vez realizada esta tarea se continuara a su almacenamiento adecuado, el
cual nos permitirá conservar los víveres, para esto una vez hayan ingresado se
etiquetaran con fecha en la que fueron adquiridos al igual que su fecha de
vencimiento, una vez finalizado se procederá a guardarlos en su lugar
correspondiente de acuerdo a su clasificación en el almacén ya sea que puedan
estar a temperatura ambiente como frijol, arroz, etc. o necesiten de refrigeración o
congelación como es el caso de algunas verduras y carnes.
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Para terminar el último proceso es el de despacho de víveres, en el cual se

entrega una solicitud de los alimentos requeridos en los que se indica la cantidad que
se deben entregar como se observa en el ejemplo de la figura 1.
Sin embargo, el proceso de almacenamiento es a su vez más complejo pues
este consta de una serie de pasos a seguir, los cuales inician desde el momento en
que se hace la solicitud hasta el momento en el que se entrega la mercancía para su
uso.
Figura 3. Diagrama del proceso de almacenamiento

Llegada de
mercancía

Comprobación de la
orden de compra

¿Tiene
Valoración de
solución?
mercancía
No
No
Aprobada o
Rechazo
Si
definitivo
S
i Registro

Etiquetado

Almacenamiento

Fuente: Elaboración propia.

Como se mencionó y se observa en el diagrama de la figura 2 todo el
funcionamiento del almacén inicia con la llegada de los víveres, aunque claro para
esto primero se debe realizar una requisición de compra la cual más adelante del
proceso servirá para verificar el pedido, ayudando a prevenir mermas.
El proceso de verificación es tardado si se realiza de manera adecuada pues
se debe revisar cada uno de los víveres, los cuales deben cumplir los requisitos que
pide la normativa oficial mexicana o bien los establecidos en el lugar, una vez
finalizada esta etapa y siendo está aprobada se procederá a su registro y en caso de
que no fuese aprobada exitosamente se deberá de buscar una solución viable como
un cambio inmediato o la cancelación del mismo.
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Una vez los suministros se encuentren en el sistema se etiquetarán para así

aplicar un método de guardado, para terminar se depositarán en su respectiva área
como los congeladores para carne, alacenas para secos, etc.
1.3 Métodos y técnicas
1.3.1 Participantes clave
Informante #1. Hombre. Jefe del departamento de dietología.
El encargado del departamento fue de gran apoyo en la realización de la
investigación sobre como es el proceso de recepción y guarda de víveres del hospital
general O’Horán pues este brindo el acceso a esta área durante una semana y
media así como sus conocimientos sobre la misma, los cuales son los que él ha
observado durante su estancia.
Informante #2. Hombre. Encargado del Almacén.
Por otra parte el encargado de departamento ayudó al proceso de observación
durante una semana y media, siendo el funcionamiento completo del almacén, desde
el momento de recepción de víveres, la supervisión y guarda de cada uno estos, el
trato directo con sus proveedores, como solucionar problemas que se presenten con
estos, la limpieza que se realiza en las cámaras de congelación y refrigeración, así
como sus conocimientos generales de esta área por medio de la encuesta.
1.3.2 Instrumentos
Con la finalidad de reforzar y sustentar la investigación sobre el tema del
correcto almacenamiento y conservación de insumos se aplicaron técnicas para
recopilar información, haciendo uso de las fuentes primarias y fuentes secundarias.
Que de acuerdo con Bernal (2010), define las fuentes primarias como “todas
aquellas de las cuales se obtiene información directa, es decir de donde se obtiene la
información, también conocida como información de primera mano”.
Entre estas fuentes se pueden utilizar las técnicas como es la entrevista,
encuesta y guía de observación que se definen más adelante.
Las entrevistas la define Creswell, (2005) como las:
Herramientas para recolectar datos cualitativos, se emplean cuando el problema de
estudio no se puede observar o es muy difícil hacerlo por ética o complejidad (por
ejemplo, la investigación de formas de depresión o la violencia en el hogar) y
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permiten obtener información personal detallada. Una desventaja es que

proporcionan información "permeada" por los puntos de vista del participante.

Figura 4. Entrevista al Chef encargado del depto. De dietología del hospital

O’Horán.

Fuente: Elaboración propia.

La entrevista que se aplicó en ésta investigación, consta de 8 preguntas las
cuales son simples pero concisas, pues con ellas se plantea directamente lo que se
busca conocer de este departamento como la opinión propia hacia la persona
destinada a realizar las laborares del área, si el espacio brindado a este es
adecuado, su organización, cosas que remodelaría de la misma así como las
acciones que implementan para lograrlo a corto o largo plazo, ya que las otras dos
herramientas utilizadas fueron creadas para reforzar dicho conocimiento así como
observar la diferente manera de pensar entre ambas partes, siendo el encargado de
almacén el principal a evaluar pues este debe tener una mayor conocimiento al estar
más involucrado laboralmente refiriéndonos en el acomodo, organización, limpieza,
etiquetación, verificación, etc. Por lo cual deja al encargado con un mayor
conocimiento teórico primordialmente aunque claro esta esto puede variar si el
encargado ha estado en el espacio mencionado en un lugar anterior al hospital.
Mientras que Trespalacios, Vázquez y Bello, (2005) nos dicen que:
Las encuestas son instrumentos de investigación descriptiva que precisan identificar
a priori las preguntas a realizar, las personas seleccionadas en una muestra
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representativa de la población, especificar las respuestas y determinar el método

empleado para recoger la información que se vaya obteniendo.
Figura 5. Formato de encuesta.

Fuente: Elaboración propia.

Principalmente se buscó la perspectiva y conocimiento del almacenista al igual
que del mismo chef a cargo de este como se mencionó anteriormente, ya que por el
momento no se cuenta la presencia de un ayudante al departamento por diversos
motivos ajenos a ellos, debido a esto la primera y última pregunta se centra en la
opinión de estos acerca de su propio almacén detalladamente.
Seguidamente se hacen preguntas acerca de conocimientos generales de
este departamento, tales como las temperaturas del refrigerador y congelador por
ejemplo debido a que los equipos situados en el hospital cuentan con capacidad
diferente a lo establecido en la normativa oficial, también se plasman cuestiones
sobre la organización y mantenimiento de este espacio, pues al contar con equipos
mayores como los dos mencionados al igual que ser la fuente distribución de
alimento como de materias primas a cocina se requiere de un control por medio de
un registro continuo el cual se decidió conocer.
Para Bernal, (2010) la observación directa, la cual se plasma en distintas
maneras tales como Guia de observación o check list nos permite “tener información
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directa y confiable siempre y cuando se haga mediante un proceso sistemático y

controlado.”
Figura 6. Check list.

Fuente: Elaboración propia.

Como se menciona anteriormente el forma de check list fue diseñado pensado
especialmente en el almacén del Hospital aun así los primeros 4 espacios a llenar
están en blanco pues este puede ser aplicado a otros lugares ya que en sus
elementos a evaluar no se menciona el nombre del lugar o personal presente, sino
cuenta con los principales detalles que se deben cumplir en este departamento.
Como se aprecia es un formato sencillo pues está conformado por una tabla
en la que horizontalmente en los cuatro cuadros está escrito los títulos de aspectos a
evaluar, si cumple o no cumple y en caso que se requiera alguna observación se
tiene el espacio para plasmarlo, verticalmente son 20 cuadros en los que están
presentes cada uno de los datos a evaluar de una manera general, como lo son la
temperatura en cámaras y refrigeradores, en caso de pasar algún aspecto por alto se
dejó el espacio pertinente para agregarlos y para finalizar 2 cuadros en los que se
escribe quien realizo la evaluación y quien la verifico, haciendo que de este modo se
asegure la aplicación correcta del instrumento y validar los datos que él se
plasmaron.
A su vez Bernal, (2010) define las fuentes secundarias como que:
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Son todas aquellas que nos ofrecen información sobre el tema que se va a investigar,
pero no son la fuente original de los hechos o las situaciones sino que sólo los
referencian y las principales fuentes para la obtención de la información son libros,
revistas y documentos escritos
Estas fuentes se utilizaron como apoyo para elaborar los tres instrumentos,
pues como es conocido algunas de estas fuentes son libros, revistas, tesis e internet
principalmente o bien las más usadas. Libros como “metodología de la investigación”
de autores como son Hernández Sampieri que sirvió de inspiración y descubrimiento
de las herramientas usadas ya que sus definiciones son exactas y claras, aportando
ejemplo en sus respectivas obras.
Como se ha observado, los instrumentos fueron usados para obtener
información de aquellas situaciones que ya existían en el departamento de dietología
del hospital, ayudando a darle un rumbo a esta investigación
1.3.3 Procedimiento
Para la aplicación de los instrumentos utilizados se requirió hacerlo en
ocasiones diferentes, ya que aunque todas iban enfocadas hacia el mismo
tema/departamento era preciso llevarlas en orden para optimizar y obtener mejores
resultados que favorecieran al trabajo.
La entrevista fue la primera que se presentó pues esta únicamente se le pidió
al jefe del departamento responderla, ya que en esta encontraríamos una base para
trabajar, se aplicó en un horario pertinente para ambas partes siendo el entrevistador
y el entrevistado, asegurando no interrumpir las actividades de ambos.
Las encuestas se aplicaron seguidamente al encargado del almacén al igual
ya mencionado jefe de área, los horarios fueron diferentes siendo el Chef el primero
en responderlo pues de este modo no se interfirió en sus actividades programadas
para el restante de ese día, mientras el encargado de almacén contaba con
disponibilidad para responder la encuesta mientras no se le entregara al finalizar su
jornada laboral ósea 1:30 pm.
El último instrumento fue el check list, este fue llenado en el primer turno
comprendido de 6:00 am a 12:00 pm, el cual fue autorizado por el encargado así
como supervisado por el mismo en este horario, pues solo requirió de 1 hora de
atención.
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CAPÍTULO 2. RESULTADOS
2.1 Problemática contextual
A continuación se habla sobre el problema detectado en la recepción de
alimentos del Hospital General Agustín O´Horán, pues al ser un lugar tan grande con
mucha demanda no solo de alimentos, se presentan diversos factores y elementos
los cuales influyen negativamente en los procesos de almacenamiento y recepción
de alimentos pues se deja a disposición de los encargados de área la supervisión de
estos.
La necesidad que fue detectada es que desde la elaboración de su manual
han trascurrido 6 años durante los cuales se han cambiado las normatividades y
maneras de recepción de alimentos y bebidas, debido a diversos factores internos
así como los elementos humanos son las razones principales por la cual no ha sido
actualizado este manual en el cual están presentes los formatos, procesos y otros
elementos que están previamente establecidos y son de gran importancia para esta
acción.
2.1.1 Contexto de la empresa
El primer hospital que hubo en la ciudad de Mérida, fue fundado casi
inmediatamente después de la conquista. En aquella época observó la necesidad de
tener un refugio en donde pudiesen ser atendidos los conquistadores solteros,
forasteros de paso y pobres de solemnidad en caso de enfermedad. Pero no fue
hasta el año 1550, durante el gobierno del primer Alcalde Mayor Gaspar Suárez de
Ávila, cuando la idea tomó forma y se hizo comenzó a llevar a cabo. Con tal fin el
alcalde Suárez de Ávila, en conjunto con su esposa Isabel de Cervantes de Lara y
Andrade, donaron el terreno contiguo a su residencia para la fundación del primer
hospital de Mérida, terreno situado al norte del escogido para construir la Catedral.
En el año 1862, tras la muerte del Dr. Ignacio Vado, el Dr. Agustín O’Horán y
Escudero puso a consideración del gobernador Lic. Liborio Irigoyen Cárdenas, la
iniciativa de que el Hospital General que todavía se encontraba a un costado de la
Catedral de Mérida, fuese trasladado a otro sitio menos céntrico, se escogió el
antiguo convento franciscano de la Mejorada, que prácticamente se encontraba
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abandonado. Este lugar ofrecía ventajas tales como: estar lejos del bullicio del
centro, espacio de patio amplio.
Durante período del gobierno de Estado del General Octavio Rosado y tras el
fallecimiento del Dr. Agustín O’Horán y Escudero, se acaecido en septiembre de
1884 que el Hospital General de Mérida cambiase de nombre y se acordó que llevara
el nombre de Hospital Agustín O’Horán, para perpetuar la memoria del prestigioso
médico, con la general y unánime aprobación del pueblo.
Figura 7. Logo del Hospital General Agustín O’Horán.

Fuente: Elaboración propia.

Mientras el Departamento de Dietología del Hospital General Agustín O’Horán,
cumple en la actualidad con aproximadamente 25 años de estar brindando atención
alimentaria a los usuarios por algún motivo de salud han requerido permanecer
hospitalizados, así como al personal médico en etapa de formación académica, y
personal administrativo con más de 12 horas de labores continuas. Se hace fácil,
pero ha sido un largo camino en el que se ha atravesado etapas difíciles debido a la
falta de recursos financieros, materiales y humanos.
Problema que en la actualidad, gracias a la atención que pusieron las
autoridades gubernamentales e institucionales a estas necesidades, se han
superado bastantes de ellas, aunque todavía falta mucho camino que recorrer.
El día 6 de abril del año 2009, marcó en la historia de este Departamento un
antes y un después en el funcionamiento e imagen del mismo. Al concluir los trabajos
de remodelación y equipamiento, se cuenta con un espacio más agradable, cómodo
y funcional que facilita las labores y garantiza la seguridad e higiene de los
trabajares, lo que se ve reflejado en la calidad de atención.
El Hospital General Agustín O´Horán ubicado actualmente en la Avenida
Itzaes s/n x Av. Jacinto Canek, Centro, C.P 97000 de la ciudad de Mérida, Yucatán,
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trabaja de lunes a domingo las 24 Hrs del día para estar a disposición de quien lo
requiera el numero para estar en contacto con el hospital es 9 30 33 20.
Una de las referencias que es utilizada para el hospital aparte de su mismo
nombre claro está, es que está ubicado a unas esquinas del zoológico Centenario el
cual es muy famoso y conocido.
Sin ser excepción de otras empresas cuenta con una misión, visión, objetivos
y valores los cuales van dirigidos principalmente al servicio de sus pacientes, los
compromisos que tienen con ellos y como buscan mejorar día a día brindado mejor
servicios para ellos:
Misión
Proporcionar asistencia médica con calidad a la población abierta y del Seguro
popular así como garantizar la seguridad del paciente, una docencia y capacitación
de alto nivel a través de la integración de todo el personal y basados en principios de
profesionalismo y responsabilidad para lograr la satisfacción del usuario y del
prestador de servicio en una ámbito de respeto y honestidad.
Visión
Ser una institución que proporcione atención médica a la población abierta,
enfocada a la excelencia a través de programas y estándares de seguridad y calidad
con alto sentido humano.
Objetivos
Proporcionar servicios de salud a la población abierta y del seguro popular,
atendiendo sus problemas prioritarios y los factores que condicionan y causan daños
a la salud, con acciones de prevención y seguridad que contribuyan al mejoramiento
de la calidad de vida.
Valores
Servicios de salud que satisfagan eficaz y eficientemente las demandas de
atención de la población abierta con honradez, transparencia, calidad, calidez,
seguridad y equidad en seguimiento de las acciones de justicia social.
El ideario empresarial se puede observar en las instalaciones del hospital en
placas de metal o plástico para que sus derechohabientes, trabajadores y demás
estén familiarizados con la misma.
 18

Los servicios que ofrece el hospital son diversos y debido a esto cuenta con
distintas áreas de atención a sus pacientes las cuales son: consulta externa,
hospitalización, urgencias, laboratorio clínico, imagenología, archivo clínico, área de
Gobierno.
Consulta externa: cuenta con 25 consultorios de los cuales cinco se utilizan
para consulta general, los 20 restantes son utilizados para especialidades y sub-
especialidades.
Hospitalización: se distribuye en los 4 pisos de la torre, donde Medicina
Interna cuenta con 45 camas, en Cirugía General se incluye Ortopedia y
Traumatología con 75, Pediatría con 50, Neonatología con 38, Ginecología y
Obstetricia con 30 teniendo un total de 238.
Urgencias: Dispone de 8 cubículos en los cuales son atendidos en camilla a 2
pacientes por cada uno; el servicio de adultos tiene 24 camillas y pediatría 14,
cuenta con área de primer contacto y sala de choque la cual fue recientemente
incorporadas.
De las áreas restantes que son laboratorio clínico, imagenología, archivo
clínico y área de gobierno no se tiene suficiente información para ser plasmada pues
las tres anteriores son las principales o más concurridas.
Para mayor comodidad cuentan con un departamento o área de lavandería
como su nombre lo indica se lavan sabanas, cobertores, almohadas y batas que les
son proporcionadas la pacientes del hospital en general.
El Director General del hospital tiene su oficina el primer edificio en cuarto piso
al cual se puede acceder utilizando un elevador, antes de este se encuentran otros
departamentos.
El hospital cuenta con un total de 6 departamentos, de estos se derivan 13 del
área operativa y a su vez 25 de las anteriores, 1 del área administrativa y 9 de está
contemplando los antes mencionados que están en el departamento de cocina por
ellos para mantener un control se utiliza una jerarquía la cual se plasma en un
organigrama general el cual se ofrece los nombres de los directores o encargados de
cada uno de ellos lo cual vemos en el anexo D.
 19

De igual forma, el hospital ofrece servicios de cocina, comedor de empleados

al igual que cafetería entre otros con la finalidad de brindar mejores servicios y
optimizar el trabajo. El comedor está disponible de lunes a domingo en 3 horarios
estos son desayuno, almuerzo finalizando con cena, cuentan con 10 mesas
rectangulares, 40 sillas, 50 platos, vasos desechables como de plástico así como una
máquina expendedora de hielo, es atendido por 2 personas las cuales se encargan
de servir los alimentos a doctores, enfermeras o practicantes, estos deben usar red
de cabello, cubre bocas, guantes principalmente por cuestiones de higiene.
Aun costado del comedor se encuentran las oficinas divididas en dos, en el
cubículo se encuentra el director de dietología así como el chef de cocina el cual se
encarga de realizar la requisición de insumos, desechables además de todo aquello
que sea necesario para producción y distribución de comida, también es el creador
de los menús que serán ofrecidos en la semana abarcando desayuno, almuerzo,
cenas, colaciones pues este es encargado de supervisar las dietas especiales de
algunos pacientes. Después encontramos el espacio donde se registra el personal,
de igual manera ahí dejan sus pertenencias en casilleros.
La cocina se encuentra a espaldas del comedor, está divido en 3 áreas: la
primera es empaque en donde se encuentran dos mesas en la parte central en la
cual hay 10 personas empacando los alimentos y bebidas que serán llevados a los
pacientes, de igual manera que en comedor utilizan red, cubre bocas y guantes,
estos se transportan en carritos especiales que cuentan con puertas, 2 repisas en la
cual son colocados los alimentos acompañadas de las bebidas. De este lado se
encuentran: el horno que es de 2 puertas, una plancha, dos estufa industrial de 4
quemadores cada una y una plancha pequeña.
La segunda es la de producción la cual a su vez se divide en dos las cuales
son para realizar comida de personal ubicada al lado izquierdo y comida de
pacientes en el lado derecho cada una cuenta con dos marmitas con capacidad de
100 litros, una mesa de trabajo ubicada al centro de cada espacio, dos tarjas para
lavado de utensilios y alimentos, estas están ubicadas en una meseta que abarca los
dos espacios, es de metal y bajo ella hay anaqueles de sementó con charolas, tapas
entre otros equipos. Las ollas, sartenes, coludos, se hayan en anaqueles diferentes,
 20

todos cuentas con puertas de aluminio las cuales en su interior tienen tela de
miriñaque para protección de plagas.
La tercera y última área es la de almacén la cual se encarga de la recepción,
verificación y distribución de insumos así como los desechables al área de cocina y
empaque, a la llegada de los alimentos la persona que se encuentra en el área de
almacén debe verificar el estado de estos, que la cantidad recibida coincida con la
solicitada, de igual forma ordenar los alimentos en sus respectivos espacios como se
observa en el Anexo E.
A pesar de ser un área encontrada en el organigrama general del hospital, el
departamento de dietología cuenta con un organigrama propio en el cual al igual que
en el general se plasman los puestos principales y secundarios, la única diferencia es
que en este departamento cuentan con cuatro organigramas diferentes siendo el
primero del turno matutino, seguido del vespertino, después el de cenas y
colaciones, finalizando con el de fines de semana y días festivos en el cual el
personal es el mismo como se presenta en el Anexo F
Otra cualidad de este departamento es que cuenta con sus propios objetivos
generales y uno específico para esta área. Sus objetivos generales son:
 Obtener y/o mantener el estado de nutrición óptimo para las circunstancias
fisiopatológicas del individuo.
 Corregir las deficiencias nutricias que se presenten.
 Lograr que el paciente obeso y/o desnutrido alcance el peso adecuado y
evitar la pérdida de peso.
 Proveer en caso necesario descanso fisiológico al órgano afectado.
 Aportar la energía y los demás nutrimentos que requiere el organismo en
cantidad suficiente.
 Brindar orientación alimentaria al individuo y su familia.
 Ofrecer una alimentación sabrosa y atractiva.
Objetivo Específico.
 Proporcionar las herramientas necesarias para brindar una alimentación
adecuada que cubra las necesidades nutricionales y terapéuticas del usuario.
 21

Para finalizar la manera más fácil y rápida de ingresar a estos departamentos

es por la entrada principal la cual se reconoce pues en ella se encuentran las placas
de metal, además de que en la entrada se encuentra un guardia el cual proporciona
la información a las personas que ingresan por ahí, otra manera fácil de reconocerla
es por los cajeros bancarios presentes en el lugar.
2.1.2 Problema o necesidad detectada
El Servicio de Alimentos y Bebidas, al contar con diversas áreas es necesario
tener un mayor control para cada una de ellas, con el objetivo de ofrecer y mejorar
siempre una mejor atención al cliente.
El almacén o área de almacenaje es un departamento de gran importancia en
todo lugar que manipule alimentos y bebidas, ya que en este se resguardan de
plagas, bacterias y su descomposición de algunos alimentos pues en estos espacios
se cuenta con equipo especial para estas tareas como son refrigeradores,
congeladores, repisas, etc. De igual forma, ayuda a tener un mejor orden y control de
los productos existentes en el establecimiento además de facilitar la distribución de
los mismos al área de cocina.
Pero para tener alimentos en un almacén se requiere de un proceso de 5
pasos los cuales son:
1. Especificación de recepción: es conveniente que le entreguemos a nuestro
proveedor una lista del estado en que deseamos recibir los insumos con la finalidad
de que cumplan lo requerido.
2. Orden de compra: esta nos servir para verificar en todo momento y
contemplar los insumos a recibir.
3. Tiempo para el control y correcto almacenamiento: la manera ideal de
seguir este paso es almacenar inmediatamente el insumos apenas sea recibido,
aunque aquí también se aplica la devolución de productos en mal estado.
4. Lugar para la recepción: Este es el espacio físico en donde se reciben los
alimentos, este debe ser adecuado y de fácil acceso para los proveedores.
5. Elementos para controlar y registrar la inspección realizada: aquí aplican
los instrumentos tales como basculas, termómetros, refrigeradores, congeladores,
 22

revisas nombradas, la orden de compra y hojas para anotar en caso de devolver

algún producto o faltante de igual forma.
Aunque cabe mencionar que estos 5 pasos pueden ser afectados por
diferentes factores tales como son disposición de equipos y espacios, principalmente
en los lugares de alimentos y bebidas, para estos casos se busca soluciones
eficientes que puedan igualar o imitar las anteriores seguir adecuadamente los
procesos.
Específicamente en el almacén del Departamento de Dietología del hospital
General Agustín O’Horán el cual actualmente en el año 2017 cuenta con un
aproximado de 31 años en funcionamiento, pues en su manual el cual fue escrito en
septiembre del 2011, se plasma que en dicho año tenía 25 años de existencia.
En esta área a pesar del paso de los años se presentan problemas en
infraestructura, espacio, organización y equipo que son de gran utilidad para el
cumplimiento de sus procesos de almacenamiento pues este tiene falta de una zona
de descarga de insumos en el cual se debe recibir a sus proveedores los cuales a
falta de dicho espacio utilizan la cocina directamente para dejar los alimentos o bien
hacen uso de la salida de desechos.
El espacio destinado al almacén es pequeño y debido a su infraestructura deja
espacios sin aprovechar a la vez que reduce algunos, pues en la estrada de este se
tiene un cuarto pequeño en el cual se guardan los productor no perecederos, así
como la oficina del almacenista la cual se presenta en el Anexo G.
Estos dos factores ya mencionados afectan la organización del almacén, al
igual que la desactualización de formatos e implementación de nuevas medidas, son
factores que dificultan solucionar la falla de procesos en almacén. Para remarcar aún
más los puntos sobresalientes se elaboró un análisis FODA (Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades, Amenazas):
 23

Tabla 1. Análisis FODA del departamento de almacén

Fortalezas Debilidades
Buenos proveedores. Falta de apoyo económico
Disposición de personal. gubernamental.
Lugares adecuados para cada alimento. Espacio reducido.
Equipos básicos aprovechados. Deficiencia de equipo.
Fallo en mantenimiento de equipo.
Oportunidades Amenazas
Comunicación diaria con el personal. Fauna nociva en el área.
Apoyo de estudiantes en el Fallo en los Equipos.
departamento. Quejas de personal de piso.
Propuesta de actualización del manual. Falta de insumos
Renovación de menús. Áreas (pisos) gastados.
Implementación de nuevas comidas.
Fuente: Elaboración propia.
2.2 Producto generado
Para encontrar una solución, así como llevar un adecuado control de las
actividades que fueron realizadas en el hospital O’Horán se usó un diagrama de
Gantt que de acuerdo a García (2013) “es una herramienta que permite modelar la
planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto”, la cual fue
inventada por Henry L. Gantt en 1917.
Tabla 2. Diagrama de Gantt: Actividades desarrolladas.
Tiempo (semanas)

Actividades
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1. Obtención del manual

2. Lectura del 1er manual
3. Definir contenido del manual
4. 1ra revisión de contenido
5. Comparación del manual
6. Actualización de formatos
7. 2da revisión del manual
8. Entrega del manual
Fuente: Elaboración propia.
 24

La primera actividad realizada fue la obtención del manual la cual por diversos
motivos se complicó y retraso los primeros 4 días de la naciente semana, una vez
conseguido el instrumento primordial para comenzar el trabajo se prosiguió a
destacar puntos fundamentales pues al ser un documento de gran importancia en el
hospital no se podía tener fuera de este.
Figura 8. Portada del manual de procedimientos del hospital O’Horán.

Fuente: Manual del hospital O’Horán 2011.

Durante el trascurso de los 3 días restantes y comenzando la semana dos se
realizó un análisis completo iniciando la separación de todo aquello relacionado con
el departamento de almacén pues este funge como el tema central, puesto que este
llevaba el nombre de “manual de procedimiento” el cual engloba todos las áreas del
departamento de dietología como lo son Cocina, Banco de leche, Comedor, entre
otras.
Con los puntos primordiales extraídos y la revisión realizada al documento se
definieron nuevos elementos que conformarían el contenido del nuevo archivo a
crear puesto que los puntos encontrados en el primer manual no fueron suficientes y
dejaban una que otra duda que perjudicaba el entendimiento de los mismos, y con el
conocimiento de lo que integraría el nuevo manual se prosiguió a plasmarlos de
manera escrita en un documento Word.
 25

Figura 9. Contenido para la actualización del manual

Fuente: Elaboración propia.

Los puntos que fueron utilizados se debieron a su importancia, relevancia y
aportación para el manual, uno de los puntos son las actividades a realizar por el
almacenista y su ayudante ya que desde su creación con la NOM-093-SSA1-1994
hasta su modificación que usa la actual NOM-251-SSA1-2009 hubo modificaciones
las cuales durante la revisión se notaron rápidamente.
En la cuarta semana con ayuda del jefe del departamento de dietología se
revisó punto a punto el nuevo contenido buscando una justificación adecuada y
valida de cada uno, en con junto con el encargado se fueron plasmando nuevas
ideas y puliendo algunas existentes.
Se destaca la importancia de determinados puntos que en el documento
existente era breve o nula como lo son sus objetivos, ya que estos eran muy
generales e insípidos, se procedió de igual manera a crear y modificar los formatos
para el almacén asimismo agregar diagramas con procedimientos que fueran fáciles
de entender respetando o bien complementando el entendimiento del texto anterior a
estos.
 26

Figura 10. Diagrama del proceso de almacenamiento

Fuente: Elaboración propia.

Debido a que sobre el tema de la recepción de alimentos únicamente había
texto se incluyó este diagrama en el contenido ya que es fácil de entender pues al
ser un diagrama de procedimientos es simple debido a su diseño así como atractivo
visualmente por sus figuras las cuales tienen significado propio.
Durante el periodo comprendido desde la tercera hasta la doceava semana se
estuvo comparando el contenido del manual con la información de la normativa oficial
mexicana (NOM-251) y uno que otro dato obtenido de internet lo cual facilito el
renovar y crear el contenido pues al ser una plataforma usada por distintas
empresas, personas expertas es fácil complementar comparando entre páginas en
busca de un contenido amplio y adecuado.
Se modificó el formato de las hojas y el orden del manual debido a la
introducción de nuevo material el cual pasó de quince hojas a treinta, aunque en el
proceso de búsqueda surgieron contratiempos,
Uno de ellos se presentó en la semana 5 pues se observó falta de interés en
el personal de almacén retrasando de este modo la continuación sobre las
actividades que este debía ejecutar en el área, y a su vez se hiso presente un
problema de fauna nociva en el espacio destinado a los abarrotes del hospital por el
cual se detuvo unos días más ya que se debía eliminar dicha situación.
 27

Otro retraso surgió en la semana 10 esta vez debido a los equipos de

refrigeración y congelación, pues a pesar de que el departamento cuenta con ambos
el personal que tiene acceso a estos es diferente pues como se observa el anexo G
la entrada al almacén se encuentra junto a la cocina propiciando de esta manera que
cualquier persona en cocina pueda acceder a el mismo.
Aunque el problema realmente se originó debido a que en el hospital se
manejan cuatro turnos por así decirlo los cuales vienen siendo mañana, tarde, fines
de semana y días festivos, durante estos diferentes turnos las personas que se
encargan del almacén lo maneja diferente originado así un control de víveres
disfuncional, sin embargo la situación fue la guarda de carne en la cámara de
refrigeración, esta al no contar con la temperatura adecuada propicio la
descongelación de la carne ocasionando que la sangre presente callera al piso.
Al igual que en la semana cinco la falta de interés por el personal en este caso
de fin de semana ocasiono que dicha sangre permaneciera ahí hasta el día lunes
donde el encargo de la mañana lo limpio retrasando así la supervisión de dicho
espacio pues la mancha se extendía a la mitad de la cámara por lo cual se sacaron
frutas y verduras con la intención de facilitar su limpieza que a pesar de todo fue
tardada y el aroma de la sangre permeancia impregnado en el espacio haciendo
desagradable cualquier intento de permanecer en ella.
La información escrita sobre las cámaras vario pues al ser equipos pequeños
sus temperaturas internas no logra alcanzar lo establecido en la NOM siendo para la
de refrigeración -4°C y de congelación -18°C las cuales lamentablemente no se
cumplen por lo ya mencionado antes teniendo que adaptar lo establecido en la
normativa por la capacidad de los equipos mencionados e incluir otros como
basculas, coladeras, neveras congelador principalmente que complementan el
departamento.
Sin embargo se creó un formato el cual permitirá la monitorización de ambos
equipos puesto que el mantenimiento que se le da a estos no es consecutivo ni
adecuado puesto que ambos equipos están en funcionamiento constante el cual si
llegase a interrumpirse perjudicaría la producción.
 28

Figura 11. Formato de control de temperaturas.

Fuente: Elaboración Propia.

Este utiliza los logos del SSY y el de secretaria de salud puesto que ambos
son oficiales y acreditan su uso de manera oficial, de igual manera se escribirá el
turno en el que se está verificando la temperatura de ambos equipos, se tiene el
espacio para escribir el mes y 31 días, la temperatura se tomara desde la llegada del
encargo a las seis de la mañana y al finalizar su jornada laboral anotando en los
renglones su firma y hora de verificación, de manera seguida el encargado del
siguiente turno realizara la misma actividad, ambos tienen espacio para anotar
observaciones que se presente durante su turno o verificación.
Todo esto ayudara por si surgiese algún problema con cualquiera de estos dos
equipos pues se sabrá si en algún día o mes presente un fallo o fallos que pudiesen
ocasionar un mayor problema.
En cuanto a la recepción de los alimentos se modificó la tabla de aceptación
de víveres pues no todos los insumos presentados en norma oficial mexicana son
utilizados o requeridos en el hospital.
Un ejemplo son los pecados y mariscos, pues el mayor insumo usado es el
pollo seguido del cerdo en sus diferentes presentaciones para los diferentes platillos
servidos no solo a pacientes sino también a personal interno del hospital.
 29

En cuestión de abarrotes el arroz, aceite, sal, pimienta, en conjunto con otras

especias son los más usados mientras que en frutas son uvas y manzanas ya que en
las requisiciones a proveedores son los pedidos de mayor cantidad así como son los
primeros en gastarse, mientras que para las verduras son la calabaza, chayote y
zanahoria pues de lunes a viernes se entregan quince kilos por cada una.
Esto es sabido gracias al formato de pedido de insumos a almacén el cual es
una minuta para desayunos, almuerzo, cena, refrescos y postres con ayuda de esta
se facilita realizar los pedidos a proveedores.
Durante el periodo de comparación del manual, en la semana once siendo
específicos se dio inicio a la labor de actualizar y agregar formatos como se
mencionó anteriormente pues estos contaban con elementos que no eran de utilidad
para la actividad que se realizaría.
A su vez se crearon otros con la finalidad de cubrir alguna necesidad como lo
fue el formato de modificación de pedidos.
Figura 12. Formato de modificación de pedidos.

Fuente: Elaboración Propia.

Cualquier insumo que se cancela es debido a que cuenta con demasiada
existencia de un almacén, y en el hospital O’Horán las cancelaciones o
modificaciones a proveedores eran anotadas en una libreta la cual el Jefe de
departamento se quedaba en su oficina.
 30

Debido a que en más de una ocasión durante la recepción se entregaban,

hacían falta o no coincidían alimentos con los proveedores de los cuales el encardo
no tenía u olvidaba surgió la propuesta de este formato ya que cuando ocurren estas
situaciones se debía ir a la oficina principal en busca de la libreta lo cual era
inoportuno pues retrasaba la guarda de víveres en algunos casos teniendo riesgo de
descomposición o encontrando al jefe ocupado.
El formato creado es pequeño del cual tendrá una copia el almacenista y una
el chef evitando así la necesidad de pasar por lo anterior mencionado a su vez en
fácil de usar pues solo es necesario escribir el nombre del insumo, su unidad (Kg, Lt,
Pzas, etc), la cantidad solicitada, y la modificación o cancelación del mismo y
finalmente la cantidad total que el proveedor entregara.
De igual manera se agregaron formatos para el mantenimiento de equipos y el
inventario de víveres mientras que algunos modificados fueron la solicitud a
proveedores y el listado de insumos.
El inventario de víveres es vital su implementación pues ayudara a tener un
mayor control sobre estos ayudando a la hora de realizar su requisición, así como
evitar pérdidas o robos pues ya se han suscitado antes debido a la falta de control
sobre estos.
El mantenimiento de los equipos esta llevado de la mano pues si la cámara de
refrigeración o congelación llegase a fallar se propiciaría la descomposición rápida de
insumos debido a las altas temperaturas que se tienen al estar cerca de la cocina
teniendo las perdidas en cantidades masivas.
Teniendo en la recién actualización del manual medidas de prevención de fallo
equipos, sugerencias de cuidado y el ya mencionada forma se evitaran estas
situación pues con esta el control será optimo al igual que se contara con
antecedentes.
Durante la semana trece y catorce se estuvo verificando lo ya plasmado con el
encargado del departamento de dietología modificando algunos errores como el de
las temperaturas ya mencionado, así como obtención de datos de los alimentos para
plasmar en la lista de víveres, como clasificarlos y buscando todo aquello que fuese
útil para satisfacer cualquier necesidad que se presentase.
 31

Finalmente en la semana quince se entregó el manual de manera impresa al

jefe con las correcciones y modificaciones realizadas en las semanas anteriores, asi
como los formatos renovados y creados de manera digital para facilitar su uso pues
solo se imprimiría o acomodaría acorde a la necesidad del departamento.
Figura 13. Portada del manual actualizado.

Fuente: Elaboración propia.

Como se puede observar existe una gran diferencia entre ambos manuales,
pues el primero fue creado en el 2011 y han transcurrido seis años desde entonces.
El contenido está centrado principalmente en la guarda y recepción adecuada
de los víveres a diferencia del primero que es de manera general al departamento,
tiene un total de treinta páginas con un diseño nuevo pues el primero se haya en
cuadros con el número de página, persona que lo elaboro, reviso, autorizo junto a su
respectivo años, en conjunto que el formato especial para las hojas que va desde la
letra diferente, marcos, paginación (como se mencionó antes), añadiendo formatos
únicamente manejables en dietología y a su vez entendibles para cualquiera.
La portada que se observa en la figura 8 es completamente distinta a la actual
pues los logos oficiales cambiaron y en lugar de tener la foto del hospital cuenta con
cuatro formas de colores variados haciéndolo lucir estético y atractivo visualmente.
 32

CAPÍTULO 3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

3.1 Conclusión
La presente tesis tuvo como objetico comprobar la importancia de renovar la
información que se encuentra plasmada en los manuales que rigen una institución,
por tanto a lo largo de la investigación logró demostrarse cómo en los últimos años
en los que el “manual de procedimientos” del hospital Agustín O´Horán sufrió un gran
cambio debido a la modificación de normativas oficiales en los que este estaba
basado.
Durante el proceso de renovación del mismo se definieron nuevos elementos
para conformarlo, tales como una introducción, objetivos específicos, como los
generales, el procedimiento adecuado para la recepción y almacenamiento de los
víveres, las características para la aceptación o rechazo, algunas técnica de
conservación y almacenamiento, cuales son los procedimiento para solicitar el
manteamiento preventivo, como el correctivo de los equipos, formatos importantes
del almacén y para finalizar el croquis del mismo.
Basado en la normativa oficial mexicana vigente la NOM-251-SSA1-2009 se
dio la renovación de los procedimientos de guarda, almacenamiento, aceptación y
recepción de los víveres principalmente aunque de igual forma los puntos
anteriormente mencionados sufrieron modificaciones, las cuales fueron plasmadas
en diagramas que fuesen de fácil entendimiento a cualquier persona que requiriese
de ellos.
Todo lo anterior mencionado beneficia a la institución en gran medida pues
con la modificación de procedimientos y formatos se simplifico la información, con
esto se mejora el desempeño laboral de la persona a cargo del almacén al igual que
un mayor control del departamento debido a que no solo se modificaron sino
agregaron nuevos formatos como el de inventario de víveres, verificación de
temperaturas, así como para su mantenimiento correctivo y preventivo lo cual
asegura que el espacio destinado a los víveres será el adecuado prolongando su
tiempo de vida y uso para el hospital.
 33

3.2 Recomendaciones
El hospital general Agustín O’Horán es uno de los centros de salud más
grandes por no mencionar uno de los primeros en el estado de Yucatán que ha ido
evolucionado al pasar de los años mejorando sus instalaciones, equipos, productos
hospitalarios, capacitación de personal y departamentos, entre otras cosas con la
finalidad de mantenerse a la vanguardia y brindar servicios de una gran calidad.
Pero a pesar de su gran evolución al paso del tiempo se han dejado atrás
pequeños detalles en cada uno de los puntos anteriormente mencionados, un
ejemplo de esto es el departamento de dietología en el cual su manual de
procedimientos tenía una considerable desactualización.
A la cual actualmente se le han generado las modificaciones necesarias
basadas en la NOM-251-SSA1-2009 la cual es la normativa oficial vigente para las
prácticas de higiene para el proceso de alimentos, bebidas y/o suplementos
alimenticios.
Es recomendable no dejar pasar los pequeños detalles como las
actualizaciones constantes en los manuales, si bien no modificarlos diariamente pero
si verificar novedades que puedan presentarse en la normativa oficial mexicana, al
igual que dividir de manera adecuada cada segmento del “manual de
procedimientos” pues si bien el actual es únicamente destinado a hablar sobre “el
proceso de recepción y guarda de víveres” dejando al aire el resto de los elementos
que lo conforman como son sus prácticas de higiene, la cocción de alimentos así
como su entrega y trago en este caso a médicos.
Este último punto mencionado requiere de una atención primordial pues es un
procedimiento más que está presente en el departamento de dietología, el cual se
podría solucionar capacitando al personal o en un caso extremo cambiarlo con la
finalidad de mejorar un servicio más por el cual es reconocido el hospital.
 34

REFERENCIAS

Avalos Ofelia Del Real. (2010). Manual De Procedimientos Del Departamento De

Dietología. 04/08/2017, de Secretaria de salud Sitio web:
http://www.hospitalgea.salud.gob.mx/media/59478/ManDiet.pdf

Bernal Torres Cesar Augusto. (2010). Metodología de la investigación. Colombia:

Prentice Hall.

Castro Julio. (2014). Beneficios de un sistema de control de inventarios. 06/09/2017,

de Blog Corponet Sitio web: http://blog.corponet.com.mx/beneficios-de-un-
sistema-de-control-de-inventarios

Franklin Fincowsky Enrique Benjamín. (2004). capítulo 7 Procedimientos y procesos.

En Organización De Empresas (362). México: McGraw-Hill.

Gómez Acosta Martha Inés, Acevedo Suárez José Antonio y Colectivo de Autores.
(2006). La Logística Moderna en la Empresa. La Habana, Cuba: LOGICUBA.

Hernández Sampieri Roberto. (2010). Metodología de la investigación. México, D. F.:

McGraw-Hill.

O.C. Ferrell, Geoffrey A. Hirt, Linda Ferrell. (2004). Introducción a los negocios en un
mundo cambiante. México, D. F: McGraw-Hill.

Secretaría de Salud. (2008). NORMA Oficial Mexicana NOM-251-SSA1-2009.

04/08/2017, de Secretaría de Salud. Sitio web:
http://www.dof.gob.mx/normasOficiales/3980/salud/salud.htm
 35

ANEXOS
Anexo A. Ejemplo del método de promedio ponderado.
Control de inventario
Ventas
Cantidad Costo de unidad Costo total
$14,000.00 $1,060.00 $14,840,000.00
$14,000.00 $951.00 $13,307,368.00
$16,000.00 $1,173.00 $18,762,105.00
$44,000.00 ----------- $46,909,473.00
Fuente: Elaboración propia.
 36

Anexo B. Ejemplo de sistema PEPS

F
Cantidad Costo unitario Valor total
Inventario
10 Unid. $ 10.000 $ 100.000
inicial
Compras 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000
Cantidad total 40 Unid. $ 550.000
Ventas periodo 35 Unid.
Inventario final 5 Unid.
Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000
El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía
comprada.

Fuente: Elaboración propia.

 37

Anexo C. Ejemplo de sistema UEPS

Cantidad Costo unitario Valor total
Inventario
10 Unid. $ 10.000 $ 100.000
inicial
Compras 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000
Cantidad total 40 Unid. $ 550.000
Ventas periodo 35 Unid.
Inventario final 5 Unid.
Valor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000
El inventario final queda valorado al costo de la primera mercancía en
existencia
Fuente: Elaboración propia
 38

Anexo D. Organigrama del Hospital General Agustín O´Horán

Fuente: Elaboración basada del organigrama Original del Hospital O’Horán.

 39

Anexo E. Croquis de departamento de dietología

Fuente: Elaboración propia

 40

Anexo F. Organigrama del Turno Matutino del Depto. Dietología

Fuente. Elaboración propia

 41

Anexo G. Croquis del almacén Dpto. Dietología

Fuente: Elaboración propia.

 42

Anexo H. Características para la aceptación o rechazo acorde a la NOM-251-

SSA1-2009 (clasificación).
Materia Aceptación Rechazo
prima/Parámetro
Pre-envasadas
Enlatadas
Congeladas
Refrigeradas
Bebidas embotelladas
Productos de origen vegetal
Carnes frescas
Aves
Leche y derivados
Quesos
Mantequilla
Huevo fresco
Granos, harinas, productos de panificación, tortillas y otros productos
secos
Fuente: Elaboración propia.