INSTRUCTIVO PARA REALIZAR EL INFORME DE GESTIÓN

Introducción

El informe determina el grado de avance y el cumplimiento de los compromisos pactados en el

contrato fiduciario, nos sirve para promover el fortalecimiento de la gestión en las diferentes
unidades.

La intención de este instructivo, es la de ofrecer un paso a paso del cómo realizar el informe de
gestión mensual, lo que se busca con el mismo, es estandarizar la forma y el fondo en la
información suministrada al Ministerio de Salud y Protección Social, en su calidad de
Fideicomitente.

Objetivo General

Establecer la metodología para la elaboración del informe de Gestión del PAR ISS, en la vigencia
correspondiente, para socializarlo ante el comité fiduciario, organismo de control, etc.

De acuerdo al contrato de Fiducia Mercantil No. 015 de 2015 el informe de gestión deberá ser
reportado mensualmente dentro de los quince (15) primeros días del mes.

Objetivos Específicos

 Definir el referente metodológico para la elaboración de los Informes de Gestión de las

Unidades administrativas como insumo para la presentación del Informe a Ministerio de
Salud y Protección Social.

 Establecer el procedimiento para la Elaboración y Socialización del Informe de Gestión,

en cumplimiento del contrato de Fiducia Mercantil 015/15.

 Remitir al fideicomitente o al beneficiario por parte de fiduciaria un reporte sobre hechos

relevantes que afecten el negocio y las actividades llevadas a cabo frente a los mismos. *

*Anexo: Circular Externa 046 DE 2008; Título quinto/Disposiciones especiales relativas a Las operaciones de las
sociedades fiduciarias, Almacenes generales de depósito y fondos ganaderos; Capítulo Primero: Disposiciones Aplicables A
Los Negocios Fiduciarios

Alcance

Todas las Oficinas /Unidades/ Departamentos del PAR ISS

Definiciones

Informe de Gestión: Presenta una síntesis de las actividades desarrolladas en cada una de las
unidades administrativas en el marco de las obligaciones contractuales y se consolida la
información sobre los avances en cada uno de los programas, planes y proyectos desarrollados. Es
una herramienta de balance y presentación social de los resultados institucionales.
Cronograma para la presentación del Informe

Cronograma de entrega de informes 2018

MES Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembr Octubre Noviembre Diciembre
e
DIA 2 - 6 2-8 1- 8 3 -9 1-8 3-7 1-5 1-8 3-7
* Primeros (5) días hábiles de cada mes

Matriz de obligaciones:

Herramienta por la cual se efectúa el seguimiento y evaluación a la gestión del P.A.R ISS en liquidación
velando así por el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato de Fiducia Mercantil No.
015 de 2015.

Esta herramienta se integró como anexo al informe de gestión a partir del 31 de diciembre de 2017, y
deberá ser diligenciada, soportada y enviada por cada unidad, oficina o departamento con los avances
mensuales.

Metodología para el desarrollo del Informe

De Forma: El informe tiene como base un formato el cual esta predefinido, no se debe cambiar,
esto nos ayuda a tener simetría y buena presentación.

1. Para todo el documento el tipo de letra es (Futura Lt BT), el tamaño es 11.

2. Los estilos ya están pre definidos:

 Los títulos principales van en estilo número 1 estos deben ir en mayúscula

constante y en negrilla,

 Los subtítulos o títulos secundarios, van al estilo número 2 y van en minúscula y

en negrilla.

 El texto va en estilo normal sin ninguna característica diferenciadora.

3. La numeración tiene una consecución lógica numérica que está definida en la tabla de
contenido, por ningún motivo se debe combinar los números con las letras, de ser
necesario extenderse a otro nivel o sub nivel, se puede acudir a la viñeta de punto ( ).
Por tal razón se anexa el formato que se debe utilizar en las siguientes entregas.

Justificar: Es necesario siempre entregar el documento justificado, esto incluye cualquier cuadro
o tablas que sean insertados en el informe.

Las tablas o cuadros que sean insertadas o pegadas deben cumplir las siguientes condiciones; Si
son pegadas, deben hacerse a través de pegado especial con la opción formato RTF. Si es trabajado
desde Word se realiza a través de la herramienta de insertar tabla y repetir encabezado, los cuadros
deben tener el tipo de letra (Futura Lt BT) con tamaño 9.

Nota: Los colores que se manejan en la tabla es el gris de fondo en los títulos y totales (Resaltados
con Negrilla) y en el cuerpo de la tabla no lleva Color.
Ejemplo:

Solicitud de Liquidaciones
En proceso de revisión del departamento financiero 18
Cobros con posterioridad al cierre del ISS 25
Total 43
De Fondo: Lo que se busca evidenciar en el informe cuando hablamos de fondo, es mostrar
positiva o negativamente la gestión desarrollada en el mes, reflejando la evolución de los procesos
y las metas que se hayan trazado. Para la elaboración del informe el líder del proceso debe tener en
cuenta:

Para las unidades u oficinas que suelen utilizar la presentación de su gestión en cuadros dentro del
informe, cuando sean demasiado grandes, no es conveniente por presentación visual dejarlos en el
cuerpo del informe, podemos dejarlo como anexo del mismo, y da una mejor calidad en la
presentación de este.

Tenemos un formato establecido para la presentación del informe, pero es importante que
tengamos en cuenta que si por cambios en la Unidad, presentación de resultados o condiciones
dadas en el período presentado, tenemos que cambiar “la rutina”, lo podemos hacer, sin ningún
inconveniente, dejando la información que queremos mostrar.

Debemos tener especial cuidado con los números que estamos dejando en los informes (a veces las
cifras o los totales no cuadran).

Recordemos también que más allá de trascribir los objetos y obligaciones de los contratos que
supervisamos, o incluso de nuestras obligaciones contractuales en el contrato, lo importante es
indicar los avances, resultados, logros o inconvenientes que se estén generando (cuando por
ejemplo hacen falta aprobaciones y/o respuesta por parte de terceros o el mismo Ministerio). No se
trata de llenar espacio sino de formalizar nuestra gestión.

Cuando tengamos temas delicados que se hayan presentado en el período, antes de incluirlos en el
cuerpo del informe, los mismos, deben ser conversados con la Dirección o la Sub- dirección, pues
independiente de que el proceso de consolidación se encuentre en la Oficina de Control y
seguimiento, quienes conocen en detalle los temas somos cada área.

De igual manera no olvidar:

 Breve resumen a manera introductoria de la gestión del mes que se reporta.

 Informe de actividades realizadas y los resultados de esas actividades.

 Comparativo bi mensual, el cual se realizará con el mes anterior al del informe actual.

 Si la gestión es sobresaliente puede diligenciar el cuadro Aspectos relevantes.

 Ser conciso, suficientemente claro y completo, incluyendo frases y hechos básicos para
facilitar la comprensión.

 Utilizar un lenguaje institucional refiriéndose a las Unidades, Oficinas, cargos y procesos,

por los nombres establecidos en los manuales internos del P.A.R.

 Ser preciso respecto de la información que se reporta y correcto en relación con los
aspectos gramaticales, ortográficos y de puntuación.

 Presentar comentarios y conclusiones en forma objetiva, debidamente respaldados por la

evidencia documentada en papeles de trabajo que sustentan en cualquier momento su
exactitud y veracidad.

 Para todos los efectos, el patrimonio se denomina “P.A.R ISS en Liquidación”.

 Se debe actualizar la matriz de obligaciones de manera concisa al periodo solicitado.

 Reportar únicamente las actividades y avances obtenidos durante el respectivo mes que se
informa, haciendo énfasis particularmente en aquellas que tenga relevancia con la labor
 ejecutada, justificando, argumentando y demostrando el cumplimiento de la labor
encomendada en el contrato de Fiducia Mercantil 015/15.

 La Oficina control y seguimiento coordina la elaboración del Informe Mensual de Gestión,

en ese sentido, recopila la información que mensualmente remiten las Oficinas y Unidades
del P.A.R, la analiza y le da orden.