Los informes de desempeños y la comunicación

La emisión de informes de desempeño constituye una fase importante del proceso de control. Se puede
resumir de la siguiente manera:

 Planes Aprobados (Tácticos y Estratégicos)

 Alimentación adelantada (objetivos planificados y metas comunicadas)
 Controles corrientes (Supervisión, Inspecciones, informes de desempeño, etc.)
 Retroalimentación Comunicación de diferencias entre el desempeño real y el rendimiento
planificado.
 Acción correctiva (diseñada para reducir cualquier diferencia desfavorable entre el desempeño
planificado y el real para incorporar cualquier diferencia favorable que reporte los resultados
rutinarios.

Los informes que logran una comunicación eficaz a todos los niveles de la administración, estimulan a la
acción e influyen en las decisiones.

Quienes tienen la responsabilidad de diseñar y preparar informes para la administración, deben

comprender todos los problemas que le preocupan, los métodos que se utilizan para la toma de
decisiones y las actitudes que tome esta administración.

Características esenciales de los informes de desempeño

se requieren esfuerzo considerable y tiempo de la administración para desarrollar los planes de
utilidades para una empresa. Cada área o centro de responsabilidad de una compañía, desempeña un
papel prescrito y necesario para alcanzar los objetivos de la entidad. El cumplimiento del plan es vital.

Para asegurar el logro de los objetivos es necesario el control; este tiene numerosas facetas y entre las
más importantes están los informes internos de desempeño. Por lo tanto, en la planificación y control
integral de utilidades los informes de desempeño, son vitales.

El objetivo central de estos informes es la comunicación de las mediciones del rendimiento personal, de
los resultados reales y de las variaciones correspondientes.

Además de sus efectos sobre el control, los informes de desempeño dan a la administración la
oportunidad de ejercitar su sexto sentido y su intuición en todas las facetas de las eficiencias
operacionales.

Los informes de desempeño, plantean problemas críticos de comportamiento porque se puntualizan y

reportan tanto la ineficiencia como la eficiencia de las personas.

Se puede generalizar acerca de ciertos criterios que rigen su diseño y aplicación. Estos deben:

1. Amoldarse a la estructura organizacional y al punto en el cual se ha de ejercer el control (es

decir, por área o centro de responsabilidad)
2. Diseñarse en tal forma que faciliten la aplicación del principio de administración por excepción.
3. Ser repetitivos y relacionarse con cortos periodos de tiempo
4. Adaptarse a las exigencias de los usuarios principales
5. Ser sencillos, comprensibles y proporcionar únicamente la información esencial.
 6. Ser precisos y estables de manera que permita hacer, concretamente distinciones, importantes.
7. Preparse y presentarse oportunamente.
8. Ser constructivos en su tono.

El formato básico de los informes de desempeño

Un informe de desempeño es una herramienta importante de negocios. Te permite documentar y dar
seguimiento al desempeño de los empleados.

Estos se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso de
tiempo fundamental, se relacionan con el desempeño, costos y tiempos con planes y presupuestos.

El sistema de informes de desempeño debe desarrollarse con apego especifico a la estructura

organizacional de la empresa. Debe prepararse un informe de desempeño diferente por cada área o
centro de responsabilidad. Los informes de desempeño se deben distinguir claramente entre los
conceptos y regiones controlables y los no controlables.

La medición del desempeño exige que se comparen los resultados reales con los planes, los objetivos y
los estándares, de modo que las diferencias (excepciones) importante llamen la atención de la
administración hacia el desempeño altamente satisfactorio, satisfactorio y nada satisfactorio.

Los informes de desempeño deben prepararse periódicamente, por lo general sobre la base mensual, si
bien ciertos problemas podrían sugerir la necesidad de obtener informes semanales e incluso diarios.