ACTAS DE INICIO CONTRATOS A TRAVÉS DEL SECOP II A PARTIR DEL 25 DE ABRIL

DEL 2020

El Acta de Inicio es el documento mediante el cual los contratos adelantados por el Ministerio del
Deporte empiezan formalmente, el cual debe ser elaborado por el Supervisor que haya sido
designado para hacer el seguimiento del contrato junto con el Contratista. Antes de poder suscribir
el Acta de Inicio debe verificarse que se haya cumplido con todos los requisitos de
perfeccionamiento del contrato, a saber: Designación de Supervisión, Pólizas, Registro
Presupuestal y en los casos de contratos de Profesionales y Apoyo a la Gestión, debe verificarse
también la cobertura del seguro de Riesgos Profesionales.

Teniendo en cuenta que todos los contratos del Ministerio del Deporte a partir del 1 de enero de
2020 son adelantados a través de la plataforma SECOP II, los requisitos de perfeccionamiento del
contrato se encuentran cargados en cada contrato en el aplicativo, sin embargo, desde el 25 de
abril de la presente vigencia, Colombia Compra Eficiente, como ente rector de la contratación
pública en Colombia, emitió modificaciones a la plataforma que obligan realizar cambios internos
que involucran la gestión contractual del Ministerio, en los que se contempla, el cargue de
documentos de perfeccionamiento del contrato por parte del supervisor. Como se puede ver a
continuación:
Es importante resaltar que el supervisor debe contar con acceso a la cuenta del Ministerio del
Deporte en SECOP II, y tener configurado su tipo y número de documento en el usuario de
la plataforma.
Con base en ello se procede a realizar la explicación del proceso descrito.
1. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

a. Designación de Supervisión.

Documento firmado por el Ordenador del Gasto en el cual un funcionario, o contratista

con funciones de supervisión es seleccionado para ejercer el seguimiento del contrato.
Es tramitado por el GIT Contratación pero deberá ser cargado por el supervisor
junto con el acta de inicio posterior a la notificación. La notificación se realizará
vía correo electrónico al supervisor, quién deberá esperar a que le sean habilitados
permisos en plataforma para poder acceder al contrato.

b. Registro Presupuestal.

Este documento es tramitado una vez el contrato ha sido firmado en SECOP II y

expedido por el GIT Gestión Presupuestal y Financiera, el cual representa la
obligación que adquiere el Ministerio para pagar el contrato en cuestión. El GIT
Contratación relaciona el número del registro en plataforma, y además luego de
que el supervisor cargó el Acta de Inicio y ARL (si aplica) se carga el documento
digitalizado para que pueda ser consultado.

c. Pólizas.

Todos los contratos adelantados por el Ministerio del Deporte exigen que el contratista
adquiera una o más garantías que cubren diferentes amparos. Las pólizas deben ser
adquiridas por el contratista y cumplir con las siguientes características: Fechas de
vigencia que se exigen en el contrato, número y objeto de contrato correcto,
amparos y valor amparado correspondientes a lo solicitado, datos de
identificación del contratista y del Ministerio del Deporte relacionados
adecuadamente.

La póliza debe ser cargada en plataforma por el contratista, y su aprobación se

realizará también desde SECOP II por un abogado designado del GIT de
Contratación.

d. Cobertura Riesgos Laborales (si aplica).

Todos los contratistas por prestación de servicios profesionales o de apoyo a la

gestión, deben gestionar su afiliación con la aseguradora de su preferencia, teniendo
en cuenta que el nivel de riesgo corresponda al de la actividad que realiza. El
certificado de afiliación debe ser cargado por el supervisor.
2. REVISIÓN DE DOCUMENTOS DE PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATO EN SECOP II.

Una vez el Supervisor es notificado vía correo electrónico de la Designación de

Supervisión, el equipo de SECOP II del GIT Contratación procede a otorgar los permisos
de acceso necesarios para hacer el seguimiento del contrato. Para entonces, el Supervisor
ya podrá ingresar y hacer la revisión de fechas y requisitos y así suscribir el Acta de Inicio,
teniendo en cuenta que la fecha de inicio en ningún caso puede ser anterior a la
fecha de cualquiera de estos documentos.
El proceso de revisión es el siguiente:

a. Ingrese con su usuario y contraseña a la cuenta del MINISTERIO DEL DEPORTE en

SECOP II. Vaya a la sección “Contratos”.
 b. . Escriba en la casilla “Busca Contrato” el número completo del contrato que va
a supervisar y seleccione “Buscar”.

c. Cuando la plataforma haga la búsqueda seleccione el contrato y dé clic en “Detalle”.

d. La plataforma le mostrará el contrato electrónico, compuesto por nueve secciones
cada una de las cuales debe ser verificada por el Supervisor.
 e. En la sección 1. Información General el supervisor deberá verificar el Número
del contrato, Objeto, Contratista y Contratante, Valor, Número de proceso asociado,
Fecha de Suscripción del Contrato, Plazo de Ejecución, entre otros.

Tenga en cuenta La fecha de inicio del

usar siempre el contrato deberá
número completo permanecer en blanco
del contrato (EJEM: hasta que se cuente con
CPSP-499-2020). el acta de inicio
debidamente tramitada y
firmada por las partes.

La fecha de terminación de
contrato siempre debe
La fecha de coincidir con lo definido en la
suscripción o firma del minuta o clausulado del
contrato corresponde mismo.
a cuando el ordenador
del gasto firmó el
contrato, y no cuando
el contratista lo hizo.

En esta sección encontrará el

número del proceso
asociado al contrato y el valor
de este.
f. En la sección 2. Condiciones encontrará la información referente a la póliza y su
fecha de aprobación

Seleccionando el detalle podrá

acceder a la póliza y verificar la
fecha de aprobación o de
generación del estado

El estado de la póliza siempre

debe estar en estado
aprobado, de no ser así, es
importante que se comunique
con el GIT Contratación.
Al seleccionar la opción de “Detalle” en la póliza, será mostrada la siguiente información

De clic sobre la opción

mostrar detalles para ver la
información de aprobación
de la póliza

Aquí podrá visualizar la

información del abogado
responsable de la
aprobación, estado y fecha
y hora de aprobación.

Si lo requiere, puede descargar

el documento adjunto de la
póliza del contrato
g. En la sección No. 5 Documentos del contrato se podrán verificar los documentos
cargados por el GIT Contratación en el momento de elaboración del contrato como
documentos del proceso (soportes) y minuta o clausulado.

Al seleccionar el nombre del

documento este descargará
de manera automática
 h. En la sección No. 6 Información presupuestal se podrá verificar el número de
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y el Registro Presupuestal (RP), al
igual que el nombramiento como El nombre del supervisor, así:

El supervisor estará
relacionado en esta
sección con su
respectivo tipo y
número de
documento

El nombre del supervisor

estará relacionado en
esta sección

Aquí puede visualizarse la

información referente al RP. Este
es un campo obligatorio para el
inicio de la ejecución del contrato.
Sin esta información, la plataforma
no permitirá desbloquear la
siguiente sección para el cargue de
documentos. Tenga en cuenta la
fecha del compromiso.
 i. La sección No. 7 Ejecución del Contrato se encontrará bloqueada. para
desbloquearla y dar inicio al contrato es importante que tenga en cuenta lo siguiente:

✓ Si existen pólizas de cumplimiento del contrato deben encontrarse en estado aprobado.

Recuerde que esta información podrá ser verificada en la sección 2 “Condiciones”
✓ El RP debe estar relacionado o agregado en la sección 6 “información presupuestal”
✓ Definir en los campos obligatorios la fecha de inicio y fecha fin del contrato en la sección
1 “información general” de la siguiente manera:

Seleccione la opción
ÚNICAMENTE cuando se
haya cumplido con los 3
criterios mencionados

Una vez se cuente con el acta

de inicio elaborada y
debidamente firmada,
diligenciar la fecha de inicio
del contrato (debe ser
exactamente igual a la
definida en el acta). La
plataforma permitirá
relacionar fechas pasadas

La fecha de terminación de
contrato siempre debe
coincidir con lo definido en la
minuta o clausulado del
mismo.
Por último, nuevamente se recuerda que para la elaboración del acta de inicio, además de los
requisitos del contrato anteriormente vistos en SECOP II, se deberá tener en cuenta la ARL
(cuando aplique) la cual debe ser allegada de manera externa por parte del contratista al
supervisor y la designación de supervisión gestionado y notificado por el GIT contratación. De
nuevo se resalta que la fecha de inicio no puede ser inferior de ninguna forma a las fechas
de los requisitos de perfeccionamiento del contrato.
Una vez esté listo el documento de Acta de Inicio, debe ser cargado en SECOP II por el supervisor,
desde su usuario, en la sección 7. Ejecución del Contrato, es importante que se tenga en cuenta
que los documentos allí cargados no pueden ser borrados y deben ser cargados con una
nomenclatura precisa. Lo cual se explica en el siguiente apartado.
3. CARGUE DEL ACTA DE INICIO, ARL Y DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN

Antes de cargar los documentos verifique que tengan la siguiente nomenclatura.

• DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN CXXX-XXX-2020.

• CERTIFICADO AFILIACIÓN ARL CXXX-XXX-2020
• ACTA DE INICIO CXXX-XXX-2020.

Una vez tenga listos estos documentos y la sección 7 “ejecución del contrato” haya sido
desbloqueada, deberán cargarse en plataforma, (también deben ser radicados en físico en el área
de contratación, excepto el memo de designación de supervisión)

a. En la sección No. 7 Ejecución del Contrato, deberá dirigirse a “Documentos del

Contrato” y cargar el documento en PDF desde el botón “Cargar Nuevo”.
Debe seleccionar cuidadosamente el documento que va a cargar, y anexarlo desde esa sección.

Cuando se haya realizado el cargue de los documentos mencionados, no olvide notificar al Git
Contratación sobre la actualización de la información, para así proceder a agregar documentos
complementarios como el registro presupuestal, entre otros. Se resalta que en los casos en los
que se haga reasignación de supervisión el supervisor inicial debe cargar el memo de solicitud
de reasignación para que se puedan dar permisos al nuevo supervisor.