INSTITUTO TÉCNICO “JESÚS MARÍA”

SECRETARIADO EJECUTIVO

PLANILLAS DE CONTROL DE LOS

CERTIFICADOS DE CONCLUSIÓN DE ESTUDIOS
Y DIPLOMAS ACADÉMICOS
“FACULTAD NACIONAL DE INGENIERÍA”

PROYECTO DE GRADO ELABORADO EN EL

MARCO DEL REGLAMENTO DE
MODALIDADES DE GRADUACIÓN DE
INSTITUTOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS
PARA OPTAR EL GRADO DE TÉCNICO
SUPERIOR EN SECRETARIADO EJECUTIVO.

AUTOR: EVELYN ARACELY GERONIMO APAZA

TUTOR: ING. SUSAN ZAMBRANA CHAVARRIA
Oruro – Bolivia
2019
DEDICATORIA

El presente proyecto está dedicado a Dios

que me ilumina para seguir adelante, a mis
padres por su apoyo incondicional, y en
especial aquellas personas que me dieron
aliento de culminar mi proyecto.
AGRADECIMIENTOS

Agradezco a todas las personas que me

apoyaron durante el periodo de mi
investigación. A la Facultad de Ingeniería por
aceptar que realice mi proyecto en su
Institución.
 RESUMEN
En el presente proyecto, se dará a conocer los puntos más importantes que se dieron en
cada capítulo.
Capítulo I: En este capítulo se describe las características más importantes de la
institución, así mismo está conformada por el planteamiento del problema, formulación
del problema, objetivos y metodología que se utilizara en la elaboración del proyecto.
Capítulo II: En este capítulo se proyectó la definición del tema de investigación, por
lo que hace referencia al marco teórico.
Capítulo III: Se hace referencia al marco metodológico de la investigación donde se
describe el diseño y el tipo de investigación que se realizó, así como los métodos y
técnicas de investigación y recolección de datos utilizados para el estudio.
Capítulo IV: Se describe los datos obtenidos a través de la encuesta y entrevista, la
cual primero se realizó un análisis con la información recogida, luego se clasifico las
respuestas. Por último, se realizó la explicación de las preguntas directrices que
ayudaron a plantear el propósito y significado de la investigación.
Capítulo V: Se describe la propuesta con la finalidad de que sea considerada por la
institución donde se realizó la investigación, para la solución de la problemática ya
determinada.
Capítulo VI: Se hace referencia a conclusiones y recomendaciones que son el
resultado de la evaluación del presente trabajo de investigación
 ÍNDICE GENERAL
1 CAPITULO I: ASPECTOS GENERALES............................................................1
1.1 ANTECEDENTES..............................................................................................1
1.1.1 Antecedentes de la Institución.........................................................................1
1.1.2 Antecedentes de Contexto................................................................................5
1.1.3 Antecedentes del Tema....................................................................................5
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA........................................................................6
1.2.1 Fundamentación del Problema.........................................................................6
1.2.2 Formulación del Problema...............................................................................6
1.3 OBJETIVOS............................................................................................................6
1.3.1 Objetivos Generales.........................................................................................6
1.3.2 Objetivos Específicos.......................................................................................6
1.4 JUSTIFICACIÓN.....................................................................................................7
1.4.1 Justificación Técnica........................................................................................7
1.4.2 Justificación Operativa.....................................................................................7
1.4.3 Justificación Económica.................................................................................8
1.5 METODOLOGÍA, MÉTODO, TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS.......................................9
1.6 ALCANCES Y APORTES...............................................................................10
2 CAPITULO II: FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA……………………...…….11
2.1. MARCO TEÓRICO..........................................................................................11
2.1.1. Planillas......................................................................................................11
2.1.2. Ventajas de las planillas.............................................................................11
2.1.3. Objetivos de Implementación de Planilla...................................................12
2.1.4. Planillas de Búsqueda.................................................................................13
2.2. Certificados de Conclusión de Estudios........................................................14
2.2.1. Como Obtener tu Certificado de Conclusión de Estudios..........................14
2.3. Diferencia entre diploma y Certificado......................................................14
2.4. MARCO CONCEPTUAL METODOLÓGICO...................................................15
2.4.1. Concepto Foda................................................................................................15
3 CAPÍTULO III: DISEÑO METODOLÓGICO..................................................16
3.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN....................................................................................16
3.1.1. Metodología...............................................................................................16
3.1.2. Unidad de estudio.......................................................................................16
3.1.3. Métodos y técnicas.....................................................................................17
3.1.3.1. Métodos de investigación.......................................................................17
3.1.3.2. Técnicas de investigación.......................................................................17
3.1.3.2.1.Instrumentos.......................................................................................17

5
4 CAPÍTULO IV: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS......18
4.1. ANÁLISIS FODA.................................................................................................19
4.2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS.................................................22
4.3. COMPROBACIÓN DE LAS PREGUNTAS DIRECTRICES........................28
5 CAPITULO V: DISEÑO DE LA PROPUESTA..................................................29
5.1. DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA............................................................29
5.1.1. INTRODUCCIÓN.....................................................................................29
5.1.2. IMPLEMENTACION DEL TRABAJO....................................................30
6 CAPITULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.......................35
6.1. CONCLUSIONES.............................................................................................35
6.2. RECOMENDACIONES...................................................................................35
7 BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………. 37
8 ANEXOS

Índice de Ilustraciones

6
ILUSTRACIÓN N° 1 CROQUIS FACULTA NACIONAL DE INGENIERÍA...............................................................3
ILUSTRACIÓN N° 2 ORGANIGRAMA FACULTAD NACIONAL DE INGENIERÍA...................................................4
ILUSTRACIÓN N° 3 LIBRO DE ACTAS............................................................................................................30
ILUSTRACIÓN N° 4 LLENADO DE TRÁMITES.................................................................................................30
ILUSTRACIÓN N° 5 NÚMEROS CORRELATIVOS DE LOS TRAMITES............................................................31
ILUSTRACIÓN N° 6 DISEÑO DE PLANILLAS EN EL LIBRO DE ACTAS..............................................................31
ILUSTRACIÓN N° 7 CREACIÓN DE LAS PLANILLAS EN EXCEL.......................................................................32
ILUSTRACIÓN N° 8 LLENADO DE DATOS PERSONALES D ESTUDIANTES QUE REQUIRIERON SU TRÁMITE..32
ILUSTRACIÓN N° 9 LLENADO DE LA FÓRMULA PARA LAS OBSERVACIONES................................................33
ILUSTRACIÓN N° 10 CONCLUSIÓN DE LAS PLANILLAS DE BÚSQUEDA..........................................................33

Índice de Gráficos

7
GRAFICO N° 1 CANTIDAD DE TRÁMITES QUE RECIBE LA SECRETARIA POR DÍA...........................................22
GRAFICO N° 2 CONOCIMIENTO DEL REGISTRO DE LA SECRETARIA.............................................................23
GRAFICO N° 3 ENTREGA DEL NÚMERO DE TRÁMITE....................................................................................24
GRAFICO N° 4 PERDIDA DEL TRÁMITE.........................................................................................................25
GRAFICO N° 5 EXISTE OTRO MÉTODO DE BÚSQUEDA..................................................................................26
GRAFICO N° 6 INSTAURACIÓN DE PLANILLAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA BÚSQUEDA DE TRAMITES. 27

Índice de Tablas
TABLA N° 1 METODOLOGÍA...........................................................................................................................9

8
TABLA N° 2 ANÁLISIS FODA......................................................................................................................19
TABLA N° 3 CANTIDAD DE TRÁMITES QUE RECIBE LA SECRETARIA POR DÍA..............................................22
TABLA N° 4 CONOCIMIENTO DEL ACTUAL REGISTRO DE LA SECRETARIA...................................................23
TABLA N° 5 ENTREGA DEL NÚMERO DE TRÁMITE........................................................................................24
TABLA N° 6 PERDIDA DEL TRÁMITE............................................................................................................25
TABLA N° 7 EXISTE OTRO MÉTODO DE BÚSQUEDA......................................................................................26
TABLA N° 8 INSTAURACIÓN DE PLANILLAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA BÚSQUEDA DE TRÁMITES.....27

Introducción

9
En la actualidad las planillas han ido presentando grandes avances por la reducción de
costos que tiene, la cual sirve para reunir firmas o elevar un pedido a una autoridad con
el objetivo de agilizar y optimizar el manejo de información.

En la Facultad Nacional de Ingeniería “Decanatura”, la secretaría de Vicedecanato se

encarga de realizar, controlar y entregarlos Certificados de Conclusión de Estudios y
Diplomas Académicos, a estudiantes que lo requieren, aparte de realizar otro tipo de
documentación, informes, circulares, memorándums, requerida por el vicedecano, que es
el segundo al mando de la facultad.

Se utiliza un libro de actas tipo planillas para registrar los documentos manualmente;
debido a la gran cantidad de estudiantes que existe en la facultad, se asigna un número
correlativo por orden de llegada y no alfabéticamente a los estudiantes para el recojo o
seguimiento del trámite.

En este caso, la mayoría llega a perder dicho número, por lo que se opta a buscar por el
apellido, carrera, etc.

El problema es la pérdida de tiempo que ocasiona esta búsqueda, en el libro de actas,

por lo que en base a esto existe la necesidad de crear planillas computarizadas para el
control y búsqueda rápida de estos trámites facilitando el acceso y manejo de la
información,

En cuanto al presente documento esta propuesto para el control y búsqueda de los

tramites que es el Certificado de conclusión de Estudios y el Diploma académico, se
pretende delimitar los alcances del proyecto a desarrollarse en el marco de la carrera
de Secretariado Ejecutivo, además de entregar una propuesta seria, completa y cabal
para iniciar el desarrollo propiamente dicho de las planillas de control y búsqueda, para
el cumplimiento Institucional de la Facultad Nacional de Ingeniería en el área de
“Vicedecanato”.

10
 1 CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES

1.1 ANTECEDENTES

1.1.1 Antecedentes de la Institución

La prestigiosa Facultad Nacional de Ingeniería como parte de la Universidad Técnica

de Oruro, fue creada un 3 de julio de 1906 como Escuela de Minas a fin de cubrir la
demanda de los recursos humanos capacitados para desempeñarse en la industria minera
del país, que en ese entonces se constituía en el pilar más importante de la economía del
Estado Boliviano.
Durante la Guerra de Chaco, indicada en 1932, la Escuela de Minas interrumpió sus
labores académicas a partir de la gestión 1933 y en el lapso de 1933-1955, sus ambientes
fueron empleados como hospital militar.
Después de finalizada la guerra el año 1935, en merito a los servicios prestados al
país, la Escuela de Minas es elevada al rango de “Facultad de Minas y Petróleos”, con el
aditamento de la especialidad de petróleo.
Sensiblemente esta nueva unidad académica con las especialidades de Minas y
Petróleo, funciona solamente hasta el año 1938.
En este año mediante Resolución de Consejo Universitario se aprueba el nuevo
pensum y el cambio de “Facultad Nacional de Minas y Petróleos”, sin embargo, la falta
de presupuesto ocasiono serios conflictos y por la carencia de docentes para las
asignaturas de petróleo, se decretó la desaparición de este pensum a corto plazo.
A fines de 1940, se solicita un nuevo local para la instalación de maquinaria y
mejoras en los laboratorios y gabinetes de la Facultad, iniciativa que queda postergada
hasta después de tres décadas.
Con la creación de sección Ingeniería Civil, en marzo de 1941 mediante Resolución
de Consejo Universitario de Facultad cambia a “Facultad Nacional de Ingeniería –
F.N.I.”, en el entendido que esta nueva nominación involucraría en si todas las ramas de
ingeniería a crearse en el futuro conforme a las necesidades del País.

1
Misión

Formar ingenieros de excelencia apoyados en el desarrollo académico y de procesos

de investigación científica y tecnológica, además de la vinculación con el entorno que
permite contribuir al Desarrollo Departamental, Nacional e Internacional.

Visión

La Facultad Nacional de Ingeniería cumple sus funciones académicas, de

investigación y de vinculación con pertinencia y calidad óptima, manteniendo los
valores pluriculturales y aportando al desarrollo equitativo por el bien común, está
acreditada académicamente y reconocida socialmente.

2
Ubicación Geográfica:

La Facultad Nacional de Ingeniería queda ubicada en la zona sud de la ciudad de

Oruro, exactamente en la calle Av. Cnel, Avenida Dehene entre Av. Jaime Sainz y Calle
C. Pinilla.

Ilustración N° 1 Croquis Faculta Nacional de ingeniería

3
4
 CONSEJO FACULTATIVO
DECANO

DIRECTOR DE
ADMINISTRADOR DE LA
INVESTIGACIÓN
FACULTAD
TECNOLÓGICA

PORTERO(S) SERENO(S) JADINERO (S)

SERENO(S) PORTERO(S) JARDINERO(S)

SECRETARIA (O)
FACULTAD
VICEDECANO

BIBLIOTECARIA CIUDAD ANALISTAS DE SISTEMAS DE

UNIVERSITARIA A.B.N ACAO.

COORDINADOR CICLOO ENCARGADO DE KARDEX

BÀSICO ESTUDIANTIL

DOCENTES JEFES DE
SECRETARIA
LABORATORIOS

JEFE DPTO JEFE SPTO JEFE DPTO JEFE DPTO

MATEMÁTICAS DÍSICA QUÍMICA IDIOMAS

Ilustración N° 2 Organigrama Facultad Nacional de ingeniería

5
1.1.2 Antecedentes de Contexto

La Facultad Nacional de Ingeniería como parte de la Universidad Técnica de Oruro cumple

sus Funciones Académicas, de investigación científica y vinculación tecnológica con
responsabilidad y calidad óptima, también cuenta con un Plantel Docente y Administrativo.
La FNI da sus servicios a jóvenes que deseen formarse profesionalmente en las 9 carreras
con las que cuenta la facultad Ingeniería Civil, Ingeniería De Minas, Ingeniería Industrial,
Ingeniería Química-Alimentos, Ingeniería Mecánica-Electromecánica Ingeniería Eléctrica-
Electrónica, Ingeniería De Sistemas Informáticos, Ingeniería Geológica, Ingeniería
Metalúrgica.

1.1.3 Antecedentes del Tema

Actualmente la Facultad Nacional de Ingeniería, no cuenta con planillas computarizadas

para el control de la documentación que llega a las distintas oficinas de decanato, vale
mencionar que por ser una de las facultades más grandes de la ciudad entra una variedad de
documentación como también se las realiza, por lo que en algunas ocasiones se pierde tiempo
en buscarlos cuando se trata de un trámite requerido por el universitario, anteriormente no
existió una propuesta como tampoco surgió una idea respecto a lo mencionado.
Por lo tanto el presente proyecto se constituirá en una necesidad básica para la Facultad en
especial para los Tramites de Conclusión de Estudios y Diplomas Académicos que se genera
en secretaría de vicedecano, ya que en esta área se lo requiere más, para ayudar a reducir el
tiempo invertido que se pierde al buscar tal documento, haciendo que el personal de la
institución aplique diferentes procesos para el uso de esta planilla. Esto servirá para la
búsqueda rápida, buen funcionamiento y manejo de la información de los estudiantes y sus
trámites, así también la conservación de la documentación generada y recibida en esta
institución.
El objetivo y propósito de estas planillas es encontrar fácilmente los Certificados
Concluidos y diplomas Académicos de los estudiantes, ya sea por el número de trámite o
apellido, como también beneficiar el trabajo de la secretaria ahorrándole tiempo.

6
1.2 Planteamiento del Problema

1.2.1 Fundamentación del Problema

En la oficina de vicedecanato de la Facultad, se realizan múltiples trámites por la cantidad

de estudiantes que existe, la secretaria no solo se encarga de los certificados y diplomas, sino
también de la realización de informes, circulares, memorándums, citaciones asignadas por la
autoridad que es el Vicedecano.
Por lo que se puede observar, la secretaria se tropieza con varios problemas en especial
al encontrar los trámites de los estudiantes, ya que el registro es manual y no existe un orden
alfabético, sin embargo la secretaria asigna a cada estudiante un número correlativo para
recoger y preguntar por su trámite, pero la gran mayoría lo llega a perder, por lo que se opta a
buscar por el apellido o fecha en la que se dejó, no obstante está búsqueda ocasiona pérdida
de tiempo.

1.2.2 Formulación del Problema

¿Cómo realizar y mejorar el proceso de control de los certificados y diplomas académicos

en secretaría de Vicedecanato?

1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivos Generales

Elaborar planillas de control para los Certificados de Conclusión de Estudios y Diplomas

Académicos que recibe la “Secretaria de Vicedecanato FNI, de manera que le ayude a facilitar
la búsqueda de los trámites y reducir el tiempo que ella invierte al buscarlos.

1.3.2 Objetivos Específicos

 Determinar los requisitos para la planilla de control y actuales procedimientos empleada

por la secretaria de Vicedecano.
 Identificar los procesos relevantes en la gestión de la documentación en Decanatura,
“secretaría de vicedecano "para que formen parte de la planilla de control.

7
 Analizar la importancia de las planillas de control en todas las áreas de “Decanatura” de la
Facultad Nacional de Ingeniería, especificando más en el área de “secretaria de
Vicedecanato”.
 Mejorar el actual registro de los trámites en base al libro de actas para la implementación
de las planillas de control.
 Probar las planillas de control para satisfacer el requerimiento de la secretaria, según su
manera de trabajar.

1.4 Justificación

1.4.1 Justificación Técnica

La Facultad Nacional de Ingeniería cuenta con los equipos necesarios para la realización
de las planillas de control de los Certificados de Conclusión de Estudios y Diplomas
Académicos, la cual es muy importante para el control de los trámites, la cual contiene una
descripción igual a la del libro de actas, por lo que se fundamenta de acuerdo a las funciones
desempeñadas en secretaría de Vicedecanato.
La falta de estas planillas de control, dificulta la búsqueda de los trámites que están
registradas manualmente, es importante implementar estas planillas, la cual pueda responder a
la gestión e integración de los documentos generados en la institución, con el fin de optimizar
actividades, tareas, orientadas a incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad de los
procesos de la documentación de Decanatura.
La planilla de control para el mejoramiento del libro de actas es desarrollada para un
sistema de control hecho en el programa Excel, la cual estará orientado a reunir información
que facilitará controlar la documentación de estudiantes, así mismo auxiliará a secretaria de
vicedecano brindándole las herramientas necesarias para cumplir los procedimientos de
control de los tramites que ayude a secretaria de Vicedecanato.

1.4.2 Justificación Operativa

El sistema de información de estas planillas de control podrá ser de fácil acceso y uso para
la secretaria, ya que todos los procesos estarán estructurados como el registro del libro de
actas, además cuenta con los datos almacenados en la base de datos que están debidamente
respaldados y se tiene la confiabilidad de que todo dato introducido será registrado

8
correctamente, también se puede mencionar que el sistema de información de los estudiantes
y del trámite no causa ningún perjuicio a los mismos y a secretaría de Vicedecano más al
contrario facilita el control tanto como la búsqueda de los trámites.
Las planillas de control solo será utilizado por la secretaria de vicedecano ya que es la
directa responsable de ingresar la información al sistema y poder buscar el trámite, debido a la
instrucción académica de las autoridades de la Facultad, no es necesario una capacitación
exhaustiva de cómo manejar las planillas ya que el manejo se basa en las formulas básicas de
Excel.

1.4.3 Justificación Económica

El presente proyecto es sustentable económicamente, porque no se realizarán gastos, por el

ahorro de material de escritorio que existirá, la cual también evitara la pérdida de materiales, a
su vez se dará uso de equipos en desuso.

Se justifica esto porque la instauración de estas planillas para el control de los Certificados
de Conclusión de Estudios y Diplomas Académicos se utiliza a través de equipos de
computación, en el programa Excel.

9
1.5 METODOLOGÍA, MÉTODO, TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS

MÉTODO TÉCNICA HERRAMIENTA

ENTREVISTA CUESTIONARIO
Instrumento de recolección de datos mediante un Documento con preguntas abiertas
informante. Es un hecho que consiste en un dialogo
El número de preguntas está en
entablado entre dos o más personas, el entrevistador (el que
función de la disponibilidad de
hace las preguntas) y el entrevistado (el que responde las
tiempo del entrevistado y
preguntas). Es una técnica o instrumento utilizado en
disposición a revelar información.
diversos campos de la investigación. Una entrevista no es
casual, sino que es un dialogo interesado con un acuerdo Dirigido a: Personas expertas y
previo y expectativas por ambas partes. administradores de la institución
TIPO DE INVESTIGACIÓN: DESCRIPTIVA Y DEDUCTIVA

ENCUESTA CUESTIONARIO
Es un método científico de recolección de datos que utiliza Documento con preguntas cerradas
un conjunto de procedimientos estandarizados de y semiabiertas.
investigación mediante las cuales se recogen y analizan una
El número de preguntas debe ser
serie de datos de una muestra de casos representativa de una
reducido por la cantidad de
población o universo más amplio, del que se pretende
encuestados dependiendo de la
explorar, describir, predecir y/o explicar una serie de
muestra de la población
características.
Dirigido a: Personas que usan los
servicios de la institución

OBSERVACIÓN GUÍA DE OBSERVACIÓN

Consiste en examinar directamente algún hecho, fenómeno o Documento que describe un
proceso según se presenta espontáneamente y naturalmente, determinado proceso o fenómeno
teniendo un propósito expreso conforme a un plan en ambiente regular.
determinado y recopilando los datos en una forma
Dirigido a: Observar el flujo de
sistemática. Consiste en apreciar, ver, analizar un objeto, un
trabajo de un determinado proceso
sujeto o una situación determinada

DOCUMENTACIÓN CATÁLOGO O GUÍA DE

DOCUMENTOS
Recolección y catalogación de todos los documentos de la
institución, organización o sistema, para conocer la Catálogo ordenado y organizado a
estructura de los datos que se manejan en cada proceso o manera de tabla con la descripción
transacción de cada documento de la institución
que contiene la estructura y
propósito de cada uno de ellos

10
 Tabla N° 1 Metodología

1.6 ALCANCES Y APORTES

Alcances

Una vez realizada las planillas de control en Decanatura área secretaría de vicedecanato de
la Facultad de Ingeniería, ayudara a agilizar la búsqueda de los distintos trámites que la
secretaria entrega y controla, viendo de aquí hacia un futuro un buen manejo de la
documentación que ingresa a la institución sin ocasionar fallos y pérdida de tiempo al
entregar o recibir mencionados documentos.
Una vez hechas las planillas para la documentación se realizará distintas operaciones
basándose en el manejo de la documentación ya sean internas o externas de las cuales entran y
salen de la facultad.

Aportes

La implementación de planillas tendrá un aporte muy valioso, en este caso a la secretaria

de Vicedecano de la Facultad se beneficiará reduciendo el tiempo que se emplea en controlar
los Certificados y Diplomas Académicos tanto como para su control de los estudiantes a
través del libro de actas.
Una vez realizado las planillas de búsqueda y control, aportara a que la documentación de
los estudiantes sea más fácil de encontrar y saber en dónde se encuentra ya sea de una manera
eficaz y segura.

11
 2 CAPITULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

En el presente capítulo se proyectara la definición del tema de investigación, la cual se

hace referencia a la propuesta instaurada del presente proyecto, al mismo tiempo se determina
la respuesta a la interrogante de la investigación.

2.1. MARCO TEÓRICO

2.1.1. Planillas

Se denomina planilla al documento que expone información de los mismos documentos

que perciben los dependientes de una empresa o también se denomina formulario o impreso
que cuenta con espacios en blanco destinados a ser completados conforme por cualquier
individuo, generalmente se pide a los mencionados espacios en blanco se los llene con los
datos requeridos por quien emite la planilla, como ser la administración pública en algunas de
sus tantas dependencias y oficinas en las cuales la gente realiza tramites que requieren de un
tipo de información específica y organizada para luego poder ser resueltos satisfactoriamente.
Las planillas a lo largo de la historia han ido evolucionando de las planillas de ser
manuales a electrónica. Sin embargo, aún se mantienen las manuales por su bajo costo y en
algunos casos por desconocimiento de sistemas electrónicos. Por otro lado, algunas empresas
no están dispuestas en invertir en estos sistemas porque generan costos y la contratación de
personal especializado en el nuevo sistema. Las planillas del personal es realizado por el área
de Recursos Humanos. (Julián Pérez Porto, 2010)

2.1.2. Ventajas de las planillas

Ahorro de tiempo

Con la planilla de Excel tenemos gran parte del trabajo hecho, sólo tendremos que
actualizar la hoja con los datos que nos interesan.

Ahorro de gastos

Como hemos visto, existen planillas gratuitas o planillas Premium de Excel para organizarlo
todo con lo que no tendremos que invertir en un programa que nos haga esta función.

12
Limitación de errores

Gracias a las fórmulas y funciones de Excel podemos evitar muchos errores que luego nos

llevarán un tiempo y coste en solucionarlos.

Compartir la hoja de Excel

Trabajar en Excel nos permite compartir los documentos y que más de una persona trabaje
en él, añadiendo contraseñas a aquello que no nos interese que puedan modificar.

Elaborar gráficos

Uno de las herramientas de Excel son los gráficos, gracias a ellos podemos tener una
representación visual de los datos que recogemos en nuestra hoja de Excel. Podemos
usar gráficos de embudo en Excel para ver la evolución del trabajo o gráficos de progreso de
Excel para saber si alcanzamos las metas

-La actualización o modificación de datos

Esto es sencillo de realizar y por eso podremos utilizar plantillas o la misma hoja de

Excel una y otra vez.

-Apariencia atractiva

Excel nos permite darle a las hojas de datos una apariencia atractiva mediante los colores
de relleno, tipografía, fuente, tamaño de la fuente que permite visualizar mejor los datos que
se representan en los libros de Excel. (Gonzalo Rangel, 2014)

2.1.3. Objetivos de Implementación de Planilla

El objetivo de esta implementación es alcanzar la eficacia y eficiencia de las

organizaciones a través del trabajo de las personas, y para establecer condiciones favorables
que les permitan conseguir los objetivos individuales deseados.
El presente proyecto pretende coadyuvar a este fin, a través de la implementación de
planillas, el cual permite y facilita el control del cumplimiento de los documentos generados
en la institución, ofreciendo información ordenada, completa, oportuna para la toma de
decisiones, de fácil acceso, datos actualizados e información confiable.

13
 De esta manera el Sistema de Información para el Control y búsqueda de los Certificados
y diplomas Académicos tendrá el propósito de utilizar los recursos tecnológicos, y métodos
apropiados para su desarrollo e implementación del proyecto presentado.
Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas,
las planillas comúnmente son utilizadas según las necesidades y situación de la Institución o
Empresa.
Por lo tanto el plan estratégico está diseñado para que una empresa logre sus objetivos y
metas con esta implementación, también es importante mencionar que es la herramienta
perfecta para que las empresas puedan percibir sus necesidades y por lo tanto planificar su
satisfacción como:
Establecer comunicación directa entre su empresa y su persona o equipo de
implementación.
Establecer objetivos y jerarquizarlos por prioridad esto es conocer el punto a donde se
quiere llegar con la implementación.
Determinar estrategias esta clave busca centrar su importancia en el “cómo” es que se debe
actuar para el cumplimiento de los objetivos dentro de la empresa.
Desarrollar un plan de implementación al tener claro el “qué” y el “cómo”, es de suma
importancia integrar estos dos puntos en una sola planificación para establecer el “quién”,
esto se logrará mediante la delegación de actividades según la persona.
Comunicación y seguimiento continuo la ejecución es la parte fundamental de esta
adaptación, gestionar de manera correcta su objetivo traerá grandes beneficios a su empresa y
es por eso que el seguimiento de la actividad después de la implementación es tan relevante
para verificar que ocurra conforme a lo establecido previamente, favoreciendo la generación
de una retroalimentación para la mejora continua. (Mayta Cuba, Raúl Richard ,2014)

2.1.4. Planillas de Control

Son las que crean un cuadro de búsqueda versátil, útil por una parte, se registra los datos
más importantes relacionados con las búsqueda de información tales como motor de
búsqueda, opciones de consulta, palabras de clave, específicamente cuales fuentes se aceptan
y cuales se rechazan, se crea varias páginas con un distinto contenido o similar en la
búsqueda. (Gavilán HTML, 2012)

14
2.2. Certificados de Conclusión de Estudios

Es un documento oficial que acredita los estudios que una persona ha cursado y superado
con éxito.

2.2.1. Como Obtener tu Certificado de Conclusión de Estudios

Para obtenerla, solo tendrás que acudir a la institución, donde estudiaste o donde
adquiriste tu formación académica y posteriormente te pedirán los requisitos para tramitar el
título en cuestión.
Una vez transcurrido el tiempo establecido para la expedición de cualquier título, el
alumno podrá recogerlo.

2.3. Diferencia entre Diploma y Certificado

Un diploma es un documento emitido tras la realización de un curso, por una institución

educativa, que afirma que el destinatario ha completado con éxito el estudio.
Los diplomas también pueden conferir un grado académico al destinatario. Por otro lado, el
certificado es un término más amplio. Puede referirse a documentos en diferentes ámbitos de
la vida cotidiana, como un certificado de nacimiento, certificado de licenciatura, certificado
de matrimonio e incluso un certificado de reconocimiento. Por lo que un certificado es un
documento oficial que afirma un hecho. En el ámbito educativo, los certificados pueden darse
cuando un estudiante pasa un examen, gana un premio o incluso completa un curso. Sólo
certifica que algo que está indicado en el certificado, se ha realizado.
Un certificado es generalmente de menor duración, probablemente un par de meses. Un
diplomado es de más duración. Puede variar de meses a años.
En su acepción clásica, se llama diploma a cualquier instrumento o documento expedido
por alguna Autoridad pública.
El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado
hecho. (Colfisio, 2014)

15
2.4. Marco Conceptual Metodológico

2.4.1. Concepto Foda

El análisis DAFO, también conocido como análisis FODA, es una herramienta de estudio
la cual me permitió observar la situación de la facultad en la que se está instaurando las
planillas de búsqueda y control de los Certificados de conclusión de Estudios y Diplomas
Académicos, por lo que el presente proyecto se analizó en sus características internas de la
Institución que son las (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa que son las
(Amenazas y Oportunidades) aplicada en una matriz cuadrada, por lo que se intentó captar
cada estrategia de la Facultad Nacional de Ingeniería., hallando las ventajas y Desventajas del
área de Vicedecanato.
Por lo anteriormente mencionado, dentro de las herramientas que se posee en la toma de
decisiones, la técnica FODA, sin duda se constituye en un sistema que nos proporciona
ejecutar estrategias adecuadas por una autoridad, la cual sería el vicedecano y Decano. Por lo
que el análisis FODA es una sigla que significa Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas que ayuda bastante en las estrategias de cualquier Institución donde se encuentra
fallas internas y externas.

16
 3 CAPÍTULO III
DISEÑO METODOLÓGICO
En el presente capítulo, se aplicarán métodos, objetivos y diseños que encontrarán la
solución para cada situación y son los pasos a seguir para generar una información que mi
proyecto requiere.
Por lo tanto, la presente investigación es estratégica ya que estudia un proceso de
desarrollo de los sujetos en un momento dado la cual depende del tipo de estudio que se elija
(el enfoque), ya que éste determinará el diseño, el proceso propuesto a secretaría de
vicedecano, la información generada, la forma como se trabajará con la facultad.

3.1. Tipo de Investigación

Los métodos que se utilizaran en el presente proyecto serán la investigación deductiva y
descriptiva, mediante éstos se realizará la investigación al problema planteado, la cual se
centra en encontrar mecanismos o estrategias que permitan lograr un objetivo concreto,
conseguir un elemento que pueda ser de utilidad.

3.1.1. Metodología

Los métodos que se aplicaran, es el diseño descriptivo y deductivo porque se observará a

detalle el problema de búsqueda delos certificados para constatar sus fallas en el libro de
actas, en el que se pierde bastante tiempo en buscar los trámites y también se podrán describir
los hechos y procesos de esta.

3.1.2. Unidad de estudio

Se consideró pasar el presente proyecto en la Facultad Nacional de Ingeniería en

Decanatura, área secretaría de vicedecano, la cual está encabezada por la máxima autoridad el
Decano y Vicedecano y plantel administrativo que cuenta con 18 personas, se tomarán en
cuenta los meses de marzo, abril, mayo, de la presente gestión debido a que la documentación
es mucha, se realizarán las planillas de búsqueda para el registro y seguimiento de la entrega
de los Certificados de Conclusión de Estudios y Diplomas Académicos.

17
3.1.3. Métodos y técnicas
3.1.3.1. Métodos de investigación

En el presente proyecto la investigación que se implementó es la investigación deductiva y

descriptiva:

a) Investigación deductiva

Este tipo de investigación, orientara a observar y analizar las causas que origina el control
de trámites en el libro de actas, como también admite el uso de fuentes secundarias. b)
Investigación descriptiva
Esta investigación describirá las causas y los problemas que afectan al buscar la
documentación que se origina en secretaria de Vicedecanato.

3.1.3.2. Técnicas de investigación

La información que se obtendrá en el presente proyecto será a través de la utilización de las

siguientes técnicas:

Entrevista

Se entrevistará a la secretaria de vicedecanato y al Vicedecano que sabe sobre el manejo de

los trámites y registro.

Observación

Se aplicara la observación de campo, es el recurso principal de la observación descriptiva;

se utiliza en los lugares donde ocurren los hechos.

Encuesta

Se encuestara a la secretaria de Vicedecanato, estudiantes y Vicedecano para la

recopilación de información a través de un cuestionario, para poder identificar el problema y
causa.

3.1.3.2.1. Instrumentos
Los instrumentos que se utilizara en las encuestas y cuestionarios de la realización del
proyecto, será (papel y bolígrafo).

18
 4 Capítulo IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS

En el presente capitulo con el objetivo planteado al inicio de este proyecto, se obtuvo la

información necesaria para realizar los cuestionarios de la entrevista y encuesta, para su
análisis e interpretación de resultados. Además, se realizaron gráficas en el programa
Microsoft Excel, para una mejor comprensión de resultados de la investigación obtenida.
Seguidamente se aplicó los instrumentos y técnicas de recolección de la información
conseguida, la cual se procedió a realizar el tratamiento correspondiente para el análisis e
interpretación de los mismos resultados que se necesita en el presente proyecto, por cuanto la
información que se dará, será la que indique las conclusiones a las cuales llega la
investigación requerida.
Posteriormente se describe los datos obtenidos a través de la encuesta y entrevista, la cual
primero se realizó un análisis con la información recogida, luego se clasifico las respuestas.
Por último, se realizó la explicación de las preguntas directrices que ayudaron a plantear el
propósito y significado de la investigación del presente proyecto.

19
 4.1. ANÁLISIS FODA
ANÁLISIS INTERNO

FORTALEZAS DEBILIDADES

D1.Poca información sobre el

F1.buena imagen institucional.
MATRIZ FODA F2.Cuenta con las herramientas y
equipos necesarios para la
instauración de estas planillas de
búsqueda para los trámites.
registro de todos los trámites de la
presente gestión.
D2.Poco acceso a los certificados
de Conclusión de Estudios y
diplomas académicos.

F3.Colaboración de la secretaria, D3.Falta de criterios y objetivos en

vicedecano para la instauración de la asignación de recursos.
estas planillas.

OPORTUNIDADES F.O. ESTRATEGIAS D.O. ESTRATEGIAS

O1.Existe predisposición del 1. F1.O1.
personal que maneja y administra la 4. D3.O1.
documentación 2. F2.O3.
5. D2.O2.
O2. Competencia débil. 3. F3.O2.
6. D1.O3.
O3.ayudara a reducir el tiempo de
trabajo que la secretaria invertía
buscando los tramites.
ANALISIS EXTERNO

AMENAZAS F.A. ESTRATEGIAS D.A. ESTRATEGIAS

A1.Problemas con las fórmulas de

Excel para la aplicación del número
7. F3.A1. 10. D1.A3.
de trámite.
11. D3.A1.
A2. Cambios que tendrá secretaría 8. F2.A2.
de vicedecano, en la búsqueda de 12. D.A.
trámites. 9. F1.A3.

A3.No satisfacer el requerimiento

de secretaría con la instauración de
esta planilla de búsqueda.

Tabla N° 2 Análisis FODA

20
 ESTRATEGIAS

1. F1.O1.Existe la predisposición del personal que maneja y administra la documentación

necesaria para la instauración de las planillas de búsqueda, por lo que ayudara a la facultad
ano solo tener una buena imagen, sino a tener un buen manejo y búsqueda de trámites.

2. F2.O3.La facultad de ingeniería cuenta con las herramientas y equipos necesarios para la
instauración de estas planillas, por lo que ayudará a reducir el tiempo de trabajo que la
secretaria invertía buscando los trámites.

3. F3.O2.En secretaría de Vicedecano hay una colaboración por parte de la secretaria, que es
de gran ayuda para la instauración de estas planillas y existe competencia débil.

4. D3.O1. Falta de criterios y objetivos en la asignación de recursos pero existe predisposición

del personal que maneja y administra la documentación por más poca que sea es de gran
ayuda para esta implementación de planillas de búsqueda.

5. D2.O2. Se puede observar que hay poco acceso a los certificados de Conclusión de
Estudios y diplomas académicos, por otro lado tenemos la ventaja de que no exista
competencia para esta instauración.

6. D1. O3. Se recaudó poca información sobre el registro de todos los trámites de la presente
gestión por lo que la instauración de planillas esta aplicada tan solo de tres meses lo que es
suficiente para saber observar que ayuda a reducir el tiempo de trabajo de la secretaria,
buscando los trámites en el libro de actas.

7. F3.A1.Se tiene la colaboración de la secretaria y vicedecano para la instauración de estas

planillas, por lo que el problema de las formulas en Excel no será una amenaza y se aplicara el
número de trámite de acuerdo al requerimiento de secretaría.

8. F2.A2.La facultad cuenta con las herramientas y equipo necesario para la instauración de
estas planillas de búsqueda, por lo que el cambio que tendrá secretaría de vicedecano, no será
tanta ya que también hay conocimiento del programa Excel en la búsqueda de trámites.

21
9. F1.A3.Se hará lo posible por satisfacer el requerimiento de la secretaria con la presente
implementación de planillas, por lo que no dañará la imagen institucional de la Facultad.

10. D1.A3. Poca información sobre los trámites no afectara la aplicación de las planillas de
búsqueda y se hará lo posible para satisfacer el requerimiento de secretaría.

11. D3. A1. La falta de criterios y objetivos en la asignación de recursos no se vincula con las
fórmulas de Excel, para la aplicación del número de trámite, por lo que no afectara en nada la
instauración de las planillas.

12. D2.A2.Poco acceso a los certificados de Conclusión de Estudios y diplomas académicos,

pero el poco conocimiento que se logró obtener, hacen notar que los cambios que tendrá
secretaría de vicedecano, en la búsqueda de trámites no serán muchos, por el contrario tendrá
un fácil acceso y manejo de los trámites.

22
 4.2. Análisis e Interpretación de Resultados

CUESTIONARIO DIRIGIDO A ESTUDIANTES DE LAS DISTINTAS CARRERAS

DE LA FACULTAD NACIONAL DE INGENIERÍA

1¿Cuántos tramites cree usted que recibe por día la secretaria de Vicedecanato?

Tabla N° 3
Cantidad de Trámites que recibe la secretaria por día
INDICADORES CANTIDAD PORCENTAJE

1 a 5 trámites 7 70%

5 a 10 trámites 3 30%

TOTALES 10 100%

Fuente: Elaboración propia, 2019

Grafico N° 1
Cantidad de trámites que recibe la secretaria por día

30%

70%

Fuente: Elaboración propia, 2019

ANÁLISIS

Según el análisis de los encuestados, de un total de 10 personas el 70% respondió que la

secretaria cree que recibe por día de 1 a 5 trámites y el 30% respondió que recibe más de 5
trámites por lo que se descarta que en una semana se hace como 28 tramites en un mes 54 o
más y esto ocasiona una gran cantidad de tramites registrados manualmente, eso quiere decir
que esta implementación de planillas será de gran ayuda para la búsqueda de trámites.

23
2. ¿Conoce el actual registro de la secretaria para los trámites?

Tabla N° 4
Conocimiento del actual registro de la secretaria

INDICADORES CANTIDAD PORCENTAJE

SI 10 100%

NO 0 0%

TOTAL 10 100%

Fuente: Elaboración propia, 2019

Grafico N° 2
Conocimiento del registro de la secretaria

100%

Fuente: Elaboración propia, 2019

ANÁLISIS

Según el análisis de los encuestados, de un total de 10 personas que es el 100% respondió que
si conoce el registro de los trámites de la secretaria ya que ellos lo ven cuando dejan su
requisito para el trámite y lo recogen.

24
3. ¿Al requerir el Certificado de conclusión de Estudios o Diploma Académico, la
secretaria le hace entrega de un número para el seguimiento de su trámite?

Tabla N° 5
Entrega del número de trámite
INDICADORES CANTIDAD PORCENTAJE

SI 8 80%

NO 2 20%

TOTALES 10 100%

Fuente: Elaboración propia, 2019

Grafico N° 3
Entrega del número de trámite

20%

80%

Fuente: Elaboración propia, 2019

ANÁLISIS

Según el análisis de los encuestados, de un total de 10 personas el 80% respondió que si se

hace entrega de un número de trámite para estar al tanto de su trámite y el 20% respondió que
no, porque no se encuentra la secretaria en su oficina y no preguntan por tal número, pero
cuando pasan por el trámite y aún no está listo para la entrega la secretaria les asigna el
número en la fecha que dejaron su documento.

25
4. ¿Usted llega a perder el número de trámite?

Tabla N° 6
Perdida del trámite
INDICADORES CANTIDAD PORCENTAJE

SI 7 70%

NO 3 30%

TOTALES 10 100%

Fuente: Elaboración propia, 2019

Grafico N° 4
Perdida del trámite

30%

1
2

70%

Fuente: Elaboración propia, 2019

ANÁLISIS

Según el análisis de los encuestados, de un total de 10 estudiantes que es el 100%, el 70%

respondió que sí pierden el número de trámite por descuido y el otro 30% que no, ya que
evitan perderlo, pero se ve en la gran mayoría el descuido de perder dicho número, por lo que
la secretaria opta por buscar por el apellido del estudiante y esto le causa una gran inversión
de su tiempo.

26
5. ¿Existe algún otro método de facilitar la búsqueda de los trámites?

Tabla N° 7
Existe otro método de búsqueda
INDICADORES CANTIDAD PORCENTAJE

SI 10 100%

NO 0 0%

TOTALES 10 100%

Fuente: Elaboración propia, 2019

Grafico N° 5
Existe otro método de búsqueda

100%

Fuente: Elaboración propia, 2019

ANÁLISIS

Según el análisis de los encuestados, de un total de 10 estudiantes, el 100% que es la gran

mayoría respondieron que si hay otro método de búsqueda, la cual como mencionamos
anteriormente es por el apellido, pero esto ocasiona una pérdida de tiempo ya que el registro
no es alfabéticamente.

27
6. ¿Cree usted que la instauración de planillas para la búsqueda de tramites ayude a la
secretaria a encontrar con facilidad los Certificados Concluidos y Diplomas
Académicos?

Tabla N° 8
Instauración de planillas para el mejoramiento de la búsqueda de trámites
INDICADORES CANTIDAD PORCENTAJE

SI 10 100%

NO 0 0%

TOTALES 10 100%

Fuente: Elaboración propia, 2019

Grafico N° 6
Instauración de planillas para el mejoramiento de la búsqueda de tramites

100%

Fuente: Elaboración propia, 2019

ANALISIS

Según el análisis de los encuestados, de un total de 10 estudiantes que es el 100% de los

encuestados está de acuerdo con que ayudaría esta implementación de planillas
computarizadas para la búsqueda de los trámites sin necesidad de usar el libro de actas, así
también se sabrá la ubicación del trámite si esta lista o no para la entrega.

28
 4.3. COMPROBACIÓN DE LAS PREGUNTAS DIRECTRICES

1. ¿Conoce el actual registro de la secretaria para los trámites?

ANÁLISIS

Según el análisis de los encuestados, de un total de 10 estudiantes que es el 100%, respondió que si
conoce el registro de los trámites de la secretaria ya que ellos ven el registro manual que se
hace, cuando dejan el requerimiento de su trámite, por lo que se destaca que el registro es
amplio para controlar un trámite o buscarlo y la secretaria lo que hace es asignar un número
correlativo, para que el estudiante pueda consultar por su trámite si ya está listo para la
entrega o está en trámite.

2. ¿Usted llega a perder el número de trámite?

ANÁLISIS

Según el análisis de los encuestados, de un total de 10 estudiantes el 70% de los

estudiantes respondieron que si lo llegan a perder, por algún descuido o se confían en la
búsqueda de la carrera o apellido de su trámite destacando que la secretaria hace la búsqueda
y control correspondiente, pero ahí se observa el tiempo que ella invierte en hacerlo, por el
contrario el otro 30% respondo que no extravían dicho número, porque para ellos es muy
importante estar al tanto de su trámite.

3. ¿Cree usted que la instauración de planillas para el control de tramites ayude a la

secretaria a encontrar con facilidad los Certificados de Conclusión de Estudios y
Diplomas Académicos?

ANÁLISIS

Según el análisis de los encuestados, de un total de 10 estudiantes Ya teniendo

conocimiento sobre las planillas de búsqueda para los trámites que genera la secretaria, están
de acuerdo el 100% de los estudiantes que es la gran mayoría, que esta instauración de
planillas de control de los trámites, ya sea por el apellido o de igual manera por el número de
trámite tanto a la secretaria como a ellos les ayudara saber más rápido sobre el trámite y por el
contrario no hay oposición alguna para esta instauración.

29
 5 CAPITULO V
DISEÑO DE LA PROPUESTA

“PLANILLAS DE BÚSQUEDA DE LOS CERTIFICADOS DE

CONCLUSIÓN DE ESTUDIOS Y DIPLOMAS
ACADÉMICOS“FACULTAD NACIONAL DE INGENIERÍA”

DATOS INFORMATIVOS
INSTITUCION: Facultad Nacional de Ingeniería
BENEFICIARIOS:
DIRECTOS: Encargada de la secretaria del vicedecanato Ivanna Blazz
INDIRECTOS: Los estudiantes de la facultad, Vicedecano y Plantel
complementario
RESPONSABLE: Evelyn Gerónimo Apaza

5.1. DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA

5.1.1. INTRODUCCIÓN

En el presente capítulo se realizara la descripción de los resultados del proyecto

a realizar, el objetivo es facilitar el manejo y búsqueda de los documentos
implementando las planillas.

30
5.1.2. IMPLEMENTACIÓN DEL TRABAJO

Ilustración N° 3 Libro de actas

En la presente imagen se observa el libro de actas de los trámites

Ilustración N° 4 Llenado de trámites

Datos personales de los trámites durante los meses de marzo, abril, mayo.

31
 Ilustración N° 5 Números correlativos de los tramites
Como se puede observar en la presente imagen, se ve claramente la realización del registro de
los trámites en el libro de actas, la cual son manuales, por lo que el orden de esta es por
número correlativo para cada estudiante como también para los diplomas académicos.

Ilustración N° 6 Diseño de planillas en el libro de actas

La realización del registro de los tramites en el libro de actas dificulta el trabajo de la

secretaria, no solo en registrarlos si no el buscarlos, ya que ella aparte de entregarlos y
realizarlos, se ocupa de otra documentación como, circulares, memorándums, citaciones
asignadas por el vicedecano.

32
 Ilustración N° 7 Creación de las planillas en Excel
Con lo mencionado anteriormente se instruyó, la presente planilla de búsqueda para los
trámites que llegan por día en el programa Excel, por lo que aplicamos el diseño del libro de
actas en primer lugar.

Ilustración N° 8 Llenado de datos personales de estudiantes que requirieron su trámite

Este llenado de datos de los trámites se sustrajo del libro de actas, el llenado fue al igual que
el registro de la secretaria, por el número correlativo.

33
 Ilustración N° 9 Llenado de la fórmula para las observaciones

En este caso introducimos una columna de observaciones para saber el seguimiento del
trámite, con una fórmula de Valor SI verdadero, vicerrectorado, por entregar y en carrera y
como valor falso, envió de carrera, siendo así el primer paso para la creación de la base de
datos.

Ilustración N° 10 Conclusión de las planillas de búsqueda

Así ya extendemos la columna para que aparezca la ubicación del trámite ya sea, para el envío
de carrera, en carrera, en vicerrectorado, Etc., esto se sabe gracias al mensajero de Decanatura
quien sabe el movimiento del trámite del documento porque él se encarga de hacer rotar el
trámite para el visto bueno de las áreas mencionadas.

34
En estas imágenes como observamos introducimos los datos de la planilla solo que la
diferencia será que se introducirá el número de trámite para la búsqueda de trámite los
Certificados de conclusión de estudios y diplomas Académicos.

Se aplica una serie de fórmulas a cada columna para obtener como resultado

Un recuadro de observación del seguimiento de los trámites.

35
 6 CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Una vez culminado con el proyecto investigativo se llegó a las siguientes conclusiones y
recomendaciones

6.1. CONCLUSIONES
- Se realizó un análisis en secretaría “Vicedecanato”, para determinar los requisitos
importantes, para la realización e instauración de estas planillas de control de los trámites,
habiéndose verificado los problemas de búsqueda de los mismos trámites.
- Se identificó los procesos principales del manejo y control de los trámites, al mismo
tiempo se recopilo datos de tres meses para la instauración de las planillas, esto es por la gran
cantidad de estudiantes que existe en la facultad, como también la cantidad de documentación
existente, la cual dificulta más que todo la búsqueda.
- Se examinó que esta instauración de planillas es muy importante para facilitar el control
de los trámites, existentes en secretaria de vicedecanato.
- Se efectuó la prueba de búsqueda y control de los trámites a fin de satisfacer el
requerimiento de la secretaría y perfeccionar su funcionamiento de búsqueda, según la manera
de trabajo que realiza a través del libro de actas.
- Se mejoró el control de los trámites que se genera por día, con la instauración de
planillas, la cual se utiliza bajo el registro de la secretaria.

6.2. RECOMENDACIONES
- Instaurar las planillas de búsqueda según el análisis que se determinó para la realización
de búsqueda y control de Certificados de Conclusión de Estudios y diplomas Académicos a
través de las planillas.
- Cumplir con las instrucciones y procesos principales del manejo y control de los trámites
y recopilación de datos que ayudaron con la instauración de estas planillas para facilitar la
búsqueda y control de los trámites.
- Plasmar la importancia de esta instauración de planillas, la cual observamos el
mejoramiento de búsqueda y control de los trámites.
- Comprobar si la instauración de planillas de control de los trámites funciona de acuerdo
al requerimiento de la secretaria de Vicedecanato.

36
 - La única que debe tener acceso a estas planillas es la secretaria de Vicedecano, la cual es
responsable de las entregas y realización de los trámites, con el mejoramiento que se hizo con
la instauración le será más fácil controlar los tramites, que le dejan por día.

37
 Bibliografía
- (Julián Pérez Porto, 2010) Definiciones: Definición de planilla
(https://definicion.de/planilla/)

- (Gonzalo Rangel, 2014) https://es.justexw.com/ventajas-de-usar-plantillas-de-excel-

para-organizarlo-todo.html

- (Mayta Cuba, Raúl Richard ,2014)

http://repositorio.umsa.bo/xmlui/handle/123456789/8066

- (Gavilán HTML, 2012) Definición de registro (https://definicion.de/registro/)

- (Colfisio, 2014) URL: https://www.definicionabc.com/general/diploma.php}

38
ANEXOS

39
ANEXOS A
ANEXOS B
CARGO: SECRETARIA DE VICEDECANO

FECHA: Oruro, 9 de octubre de 2019 HORA: 11:26

ENTREVISTA

1¿Qué tipo de documentación a parte de los trámites realiza como secretaria de Vicedecano?

2¿Cuántos trámites le llegan por día?

3¿Qué tipo de registro maneja para los trámites?

4¿Tiene algún con los trámites que recibe?

5¿Cuánto tiempo demora en buscar un trámite?

6¿Cree usted que es importante mejorar la actual búsqueda de los trámites?

SI NO

7¿Cuenta con conocimientos en Microsoft Excel?

SI N

____________________________
FIRMA

C.I

CARGO: VICEDECANO
FECHA: Oruro, 9 de octubre de 2019 HORA: 11:46

ENTREVISTA

1¿Usted tiene conocimiento sobre los Certificados de Conclusión de Estudios y Diplomas

Académicos?

2 ¿Usted conoce cómo es el actual registro de los trámites?

3¿Usted tiene conocimiento sobre la dificultad que tiene la secretaria al buscar un trámite?

4¿Está de acuerdo que se debe mejorar la actual búsqueda de trámites sin sustituir el libro de
actas?

5¿Está usted de acuerdo en instaurar planillas en Excel para facilitar la búsqueda de los
trámites?

6¿Esta instauración de planillas para la búsqueda de trámites, cree usted que se debe
implementar en la siguiente gestión 2020?

____________________________
FIRMA

C.I.

FECHA: Oruro, 9 de octubre de 2019 HORA:

ENCUESTA
 A ESTUDIANTES DE LAS DISTINTAS CARRERAS DE LA FACULTAD
NACIONAL DE INGENIERÍA

Encierra en un círculo tu respuesta

1¿Cuántos trámites cree usted que recibe por día la secretaria de Vicedecanato?

SI NO

2. ¿Conoce el actual registro de la secretaria para los trámites?

SI NO

3. ¿Al requerir su Certificado Concluido o Diploma Académico, la secretaria le hace entrega

de un número para el seguimiento de su trámite?

SI NO

4. ¿Usted llega a perder dicho número?

SI NO

5. ¿Existe algún otro método de facilitar la búsqueda de los trámites, sin tomar en cuenta el
número asignado?

SI NO

6. ¿Este otro método de búsqueda facilita el encuentro del trámite?

SI NO

7. ¿Cree usted que se debe mejorar este tipo de búsqueda manual por una Computarizada?

SI NO

8. ¿Cree usted que la instauración de planillas para la búsqueda de trámites ayude a la

secretaria a encontrar con facilidad los Certificados Concluidos o Diplomas Académicos?

SI NO

____________________________

FIRMA
ANEXOS C
 SECRETARIA DE VICEDECANATO

En la presente imagen se encuesto y entrevisto a la secretaria de vicedecanato que es la

interesada para la instauración de estas planillas par la búsqueda de los trámites que ella
recibe y realiza por día.

ESTUDIANTES DE LA FACULTAD NACIONAL DE INGENIERÍA

En estas imágenes podemos observar a algunos de los estudiantes encuestados

 Estudiante encuestada para la instauracion de las planillas de busqueda y control.

Esta foto fue capturada en las aulas de electromecánica, la cual dispersé las hojas de las
encuestas a los estudiantes de la carrera
 En la presente imagen se puede observar el edificio principal de Decanatura

Esta es una de las entradas principales a Decanatura

Este es uno de los tantos libros de actas que la secretaria utiliza para el registra de los
tramites.
En esta imagen se encuentra registrados los trámites de los estudiantes