Gaceta Oficial Nº 5094

RESOLUCIÓN 202350008164 DE 2023 (FEBRERO 9)

Por medio de la cual se dictan lineamientos para el uso institucional del servicio de transporte
contratado del Distrito de Medellín

La suscrita secretaria de Suministros y Servicios

En ejercicio de sus facultades legales y,

CONSIDERANDO QUE

a) La secretaría de Suministros y Servicios en cumplimiento de las funciones

establecidas en el Decreto 883 de 2015, es la encargada de Liderar, coordinar y
controlar la aplicación de las políticas y los procedimientos por parte los gestores
que intervienen en las compras públicas en el Distrito de Medellín a nivel central
y orientar el nivel descentralizado.

b) La subsecretaría de Gestión de Bienes es la encargada del direccionamiento,

coordinación, articulación, control y administración del parque automotor del
Distrito de Medellín, por lo cual debe establecer lineamientos en relación con el
servicio de transporte contratado.

c) La Alcaldía Distrital de Medellín contrata la prestación del servicio de transporte

terrestre automotor especial de pasajeros bajo la modalidad de camperos y
camionetas para suplir las necesidades operativas de movilización para el
cumplimiento de los fines del Estado y de las funciones a cargo de las diferentes
dependencias para el logro de los objetivos y labores misionales.

d) La secretaría de Suministros y Servicios, a través de la subsecretaría de Gestión

de Bienes es responsable de direccionar el proceso que permite la prestación
del servicio de transporte a través de un contrato genérico que involucra recursos
de diferentes dependencias y que por su complejidad, implica de un seguimiento
continuo y compromiso por parte de los responsables en cada dependencia.

e) Mediante circular SSS202260000011 del 12 de enero de 2022, se impartieron

directrices en la administración del parque automotor del Distrito de Medellín,
incluyendo las relacionadas con el uso del servicio de transporte contratado.

f) Debido a la complejidad del proceso, es preciso emitir un acto administrativo que

reglamente el uso adecuado del servicio de transporte en el Distrito de Medellín
de manera permanente.

Por lo anterior,

RESUELVE:

Artículo 1°. Ámbito aplicación. La secretaría de Suministros y Servicios define las

directrices necesarias para garantizar la eficiente y efectiva prestación del servicio
de transporte contratado de la Alcaldía Distrital de Medellín, garantizando las
condiciones de funcionamiento del parque automotor.

TÍTULO I
ROLES Y ACTIVIDADES

Artículo 2° Se establecen los siguientes roles y actividades generales para el

eficiente desarrollo de la prestación del servicio de transporte contratado de la
Alcaldía Distrital de Medellín:

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2.1. Secretaría de Suministros y Servicios:

a) Gerenciar la cadena de abastecimiento de los bienes y servicios requeridos

en el Distrito de Medellín.
b) Realiza el seguimiento, vigilancia y control al proceso contractual.

2.2. Subsecretaría de Gestión de Bienes y Unidad de Servicios Internos y

Gestión Ambiental Institucional:

a) Adelantar el proceso contractual.

b) Velar por el cumplimiento de las condiciones contractuales.
c) Apoyar a las dependencias en el cumplimiento de los lineamientos y la
solución de controversias con el contratista.
d) Socializar las políticas internas del servicio de transporte en el Distrito de
Medellín.
e) Promover el buen uso y optimización del servicio de transporte conforme a
las directrices impartidas desde la secretaría de Suministros y Servicios.
f) Programar y realizar capacitaciones referentes al seguimiento y control del
servicio de transporte, presupuesto y uso adecuado del mismo.
g) Realizar revisión aleatoria del uso de los servicios contratados a través de
las herramientas disponibles como GPS, Sistemas de Información, planillas,
entre otros.

2.3. Secretarías, Departamentos Administrativos y Gerencias:

a) Liderar el proceso presupuestal.

b) Garantizar la correcta ejecución del contrato en cada una de sus
dependencias.
c) Velar por la correcta prestación, control y vigilancia del servicio de transporte
de acuerdo con las necesidades misionales específicas.

2.4. Supervisión:

a) Ejercer el control y vigilancia del contrato, dando cumplimiento a la normativa

relacionada y al manual de supervisión e interventoría aprobado por la
Entidad.
b) Garantizar que el contrato se desarrolle con acuerdo a las condiciones
pactadas.
c) Velar por el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato.
d) Apoyar a las dependencias participantes para que el presupuesto entregado
por cada secretaría, departamento administrativo o gerencia, sea suficiente
para el plazo pactado en el contrato.
e) Llevar trazabilidad de informes y alertas.
f) Actuar como enlace entre las dependencias y la empresa contratista,
promoviendo una comunicación fluida y oportuna.
g) Atender y tramitar las solicitudes de las partes.

2.5. Enlaces de Transporte:

a) Ejercer como enlace entre la dependencia a cargo y la supervisión del

contrato para la correcta gestión del servicio de transporte.
b) Revisar y aprobar las planillas
con los recorridos de los vehículos que cumplan con todos los criterios
requeridos: hora de inicio y terminación de cada misión, descripción de la
misión, direcciones completas, barrio, sin campos vacíos, sin tachones ni
enmendaduras, nombres y apellidos, firmas de usuarios, nombre y firma del
enlace respectivo y planillas cerradas.
c) Velar por el correcto funcionamiento del servicio de transporte en la
dependencia.
d) Comunicar las directrices y lineamientos de los ordenadores de gasto en
materia presupuestal y operativa.

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e) Apoyar la supervisión en cada dependencia.
f) Apoyar en la revisión previa de la documentación que soporta los pagos
correspondientes a los servicios de transporte efectivamente prestados en
cada dependencia, junto con las planillas haciendo
constar que se revisaron y aprobaron los servicios cobrados por el
contratista.
g) Remitir oportunamente, de acuerdo con el cronograma mensual enviado
desde la supervisión, las planillas
, el y las planillas
de manera mensual, junto con el formato
donde se certifique que los
recorridos realizados, obedecen a misiones oficiales.
h) Apoyar en el control y seguimiento al presupuesto aportado por la secretaría,
departamento administrativo o gerencia, para garantizar los recursos
necesarios durante la vigencia del contrato.
i) Realizar las alertas correspondientes a los ordenadores de gasto e informar
oportunamente a la supervisión sobre acciones a adoptar.
j) Realizar la programación semanal de transporte en el formato establecido en
la plataforma Isolución y llevar el control de la programación diaria de horas
y recorridos de los vehículos.
k) Asistir a las diferentes inducciones que se convoquen por parte de la
supervisión del contrato o por la subsecretaría de Gestión de Bienes con
ocasión de la ejecución del contrato de transporte.
l) Informar a la supervisión y a la Unidad de Servicios Internos y Gestión
Ambiental Institucional acerca de las novedades y anomalías en el uso del
servicio por parte de los usuarios, con el fin de realizar las acciones
correctivas o mejoras necesarias para el buen uso del servicio.
m) Programar adecuadamente los horarios de prestación de servicio de los
vehículos contratados asignados a cada dependencia, evitando en la medida
de las posibilidades largos periodos de disponibilidad de los vehículos y
solicitando el reemplazo de los mismos cuando se programen misiones con
horarios extendidos de más de 10 horas de servicio continuo.
n) Realizar seguimiento semanal a la ejecución presupuestal de la secretaría,
departamento administrativo o gerencia a cargo para optimizar el servicio de
transporte en las dependencias y realizar las recomendaciones.

2.6. Pool de Conductores secretaría de Suministros y Servicios:

a) Coordinar la logística en general de los vehículos contratados que prestan

servicio a la secretaría de Suministros y Servicios.
b) Apoyar la coordinación logística de los eventos que requieren una alta
demanda de vehículos, tales como jornadas electorales, elecciones de
presupuesto participativo, feria de flores y en general eventos programados.
c) Coordinar el apoyo de otras dependencias del Distrito de Medellín.
d) Informar a la supervisión y a la Unidad de Servicios Internos y Gestión
Ambiental Institucional acerca de las novedades y anomalías en el uso del
servicio por parte de los usuarios, con el fin de realizar las acciones
correctivas o mejoras necesarias para el buen uso del servicio.

TITULO II
LINEAMIENTOS GENERALES

Artículo 3°. Los funcionarios y contratistas que hagan uso de los vehículos
contratados deben garantizar su uso única y exclusivamente para actividades
oficiales y/o misionales.

Artículo 4°. Cada secretaría, departamento administrativo y/o gerencia debe

cumplir con las obligaciones propias de la contratación estatal para el buen
funcionamiento del servicio de transporte contratado y el cumplimiento de las
misiones a cargo, para lo cual deberán acatar las siguientes directrices:

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a) Designar un servidor con actividades de coordinador de transporte,
denominado enlace de transporte, el cual deberá dentro de lo posible ser de
carrera administrativa; además, deberá designar un enlace suplente que
cumpla las funciones en caso de ausencia del enlace principal.
b) Informar la designación del enlace de transporte mediante oficio enviado por
el ordenador de gasto de cada dependencia a la secretaría de Suministros y
Servicios y a la supervisión del contrato, el cual deberá contener:

Nombre completo del enlace designado.

Correo electrónico oficial del enlace designado.
Número de teléfono oficial del enlace designado.
Número celular del enlace designado (el número de celular es obligatorio).
Nombre completo del enlace suplente.
Correo electrónico oficial del enlace suplente.
Número de teléfono oficial del enlace suplente.
Número celular del enlace suplente (el número de celular es obligatorio).

c) Informar oportunamente y mediante oficio, con los mismos datos de la

designación de enlaces descritos en el numeral anterior, los cambios en los
enlaces de transporte.
d) Planear y asignar oportunamente el presupuesto necesario para la
contratación del servicio de transporte en cumplimiento de la misionalidad de
cada dependencia, cumpliendo los principios del presupuesto y la
contratación pública.
e) Solicitar, mantener y cancelar el número de vehículos que sean necesarios
para el cumplimiento de las misiones a cargo de cada dependencia o
proyecto y que se soporten en el presupuesto planeado, asignado y
ejecutado con la debida anticipación.
f) Planear las actividades no cotidianas que requieren el servicio de transporte
como ferias, eventos de ciudad, entre otras actividades que exijan de un alto
número de vehículos o prestar el servicio hasta altas horas de la noche para
planear adecuadamente estas actividades.

Artículo 5°. Lineamientos frente al diligenciamiento de planillas: Sólo serán

reconocidos los pagos de las planillas que no presenten inconsistencias o
irregularidades, por lo cual se solicita sean revisadas con todo el rigor y aprobadas
por el enlace de cada dependencia, según los siguientes lineamientos:

a) Los usuarios certifican el servicio recibido con la firma de la planilla

y el enlace de transporte certifica los
servicios recibidos firmando todas las planillas, por lo cual las planillas deben
contener todas las firmas para considerarse válidas.
b) No se deben aceptar ni reconocer las planillas sin firma del funcionario que
recibe el servicio, la cual se debe recoger inmediatamente culmina la misión,
ya que este es el soporte que avala el servicio. El enlace de transporte no
debe firmar la prestación de servicios de terceros.
c) No se deben aceptar ni reconocer planillas diligenciadas con nombres
incompletos e ilegibles de los usuarios del servicio, con direcciones
incorrectas, descripción del servicio incompleto; cada misión debe ser
descrita de acuerdo con lo que se realice, propias de la misionalidad de cada
dependencia.

Artículo 6°. Prestación del servicio. Se establecen los siguientes lineamientos

para la prestación del servicio de transporte contratado de la Alcaldía Distrital de
Medellín:

a) Utilizar los vehículos contratados únicamente para realizar recorridos en

cumplimiento de los fines misionales e inherentes de la entidad.
b) Transportar en los vehículos contratados personal autorizado en
cumplimiento del servicio.

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c) El vehículo contratado asignado a los subsecretarios y directores técnicos
se encargará de recoger en la mañana al servidor(a) en su vivienda y al
finalizar la jornada, llevarlo de regreso a la misma, o a donde se le indique,
y debe finalizar el recorrido, sin exceder los alcances del contrato.
d) Durante el transcurso de la jornada laboral, el vehículo contratado
asignado a los subsecretarios y directores técnicos hará parte de la
operatividad de la dependencia, prestando servicios de apoyo a los
diferentes requerimientos de carácter oficial que surjan por necesidades
del servicio.
e) Excepcionalmente cuando exista la necesidad del servicio de transporte
en horarios no laborales, y/o fines de semana, deberá programarse de
manera previa, a través de la supervisión del contrato.
f) Cuando se requiera que el conductor espere en el lugar de la diligencia o
reunión oficial, la persona en uso del vehículo contratado deberá
gestionar el servicio de parqueadero para el vehículo o programar la hora
de recogida, lo anterior presenta sustento en la necesidad de evitar
infracciones de tránsito por estacionamiento en lugares prohibidos. En
todo caso, el periodo de espera no podrá ser superior a dos (2) horas.
Con la excepción en lugares distantes de la ciudad, como son los
corregimientos, los cuales deberán ser acordados previamente con el
enlace de transporte de la dependencia.

Parágrafo 1. La utilización de los vehículos contratados se hará de manera

exclusiva y precisa para atender necesidades rutinarias, ocasionales e
indispensables propias de las funciones de cada Secretaría, Departamento
Administrativo o Gerencia, no se podrá destinar a un uso y en condiciones diferentes
a las descritas en el presente artículo.

Parágrafo 2. Será responsabilidad de los ordenadores del gasto, con el apoyo de

sus enlaces, observar el cabal cumplimiento de estas disposiciones. De igual modo,
será responsabilidad de cada ordenador del gasto y/o enlace de transporte, de
acuerdo con las obligaciones de todo servidor público, poner en conocimiento de
los organismos de control interno del Distrito de Medellín, la utilización de vehículos
contratados a fines no ajustados a los parámetros definidos en el presente artículo.

Artículo 7°. Lineamientos para el registro de la prestación del servicio. Se debe

salvaguardar el cumplimiento de los siguientes lineamientos:

a) El usuario que haga uso del servicio de transporte debe verificar que las planillas
o registro del servicio sean diligenciada con la siguiente información mínima:
hora de inicio y terminación de cada misión, direcciones completas, sin campos
vacíos, sin tachones ni enmendaduras, nombres y apellidos completos de la
persona transportada, legibles, descripción del servicio, firma aprobando el
servicio prestado.
b) En el campo descripción del servicio, deberá reflejarse de manera clara el tipo
de misión realizada por la persona transportada.
c) Evitar periodos de más de dos (2) horas de disponibilidad de un vehículo. En
caso de asistir a reuniones o eventos que superen este tiempo, deberá dejarse
disponible el vehículo para uso de otra misión. Habrá excepciones en lugares
distantes de la ciudad, como son los corregimientos, los cuales deberán ser
acordados previamente con el enlace de transporte de la dependencia.
d) Los únicos servidores que tienen vehículo de representación en el Distrito de
Medellín son los Secretarios de Despacho, Directores de Departamentos
Administrativos y Gerentes; por lo tanto, los demás vehículos asignados a
Subsecretarios o Directores Técnicos se deben utilizar para el traslado desde y
hacia sus residencias, quedando a disposición de los enlaces de transporte
durante la jornada laboral para optimizar el uso del servicio.
e) Los servicios de transporte diferentes al traslado desde y hacia sus residencias
para las misiones de Subsecretarios y Directores Técnicos del Distrito de
Medellín deben corresponder a la programación semanal de la dependencia
realizada por el Enlace de Transporte.

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f) Cuando se requiera cumplir con misiones por fuera del Valle de Aburrá, se
deberán utilizar vehículos oficiales de servicios generales, previo reporte a la
Unidad de Servicios Internos y Gestión Ambiental Institucional, la Unidad de
Gestión de Riesgo Laboral y la Unidad de Gestión de Bienes Muebles.
g) No se puede solicitar a los conductores de vehículos contratados retirar el aviso
panorámico o los imantados mientras se está al servicio del Distrito de Medellín
y sólo deben ser utilizados cuando se está en actividades y horarios de ejecución
del contrato.

Artículo 7°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su

expedición y publicación.

NOTIFIQUESE Y CÚMPLASE.

KAREN BIBIANA DELGADO MANJARRÉS

Secretaria de Despacho
Secretaría de Suministros y Servicios
Distrito Especial de Ciencia Tecnología e innovación de Medellín

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