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Semovientes 01-07-2019
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01 1

Elaborado por:

Dependencia: Dirección de
Administración

Nombre y Apellido: Dr. Junior

Bastardo.

Firma:
Fecha:

Autorizado por:

Dependencia: Secretaria de
Administración y Finanzas

Nombre y Apellido: Dr. Junior

Bastardo.

Firma:
Fecha:

Revisado por:

Dependencia: Dirección de
Sistema de Gestión

Nombre y Apellido: Lcda. Deyanira

Martínez.

Firma:
Fecha:

Aprobado por:

Dependencia: Secretaria General

de Gobierno

Nombre y Apellido: Gral. Edgar

Delgado Merentes.

Firma:
Fecha:
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CONTENIDO

Objetivo -----------------------------------------------------------------------------------------3

Alcance -----------------------------------------------------------------------------------------3

Documentos relacionados -----------------------------------------------------------------3

Normas------------------------------------------------------------------------------------------5

Descripción de actividades-----------------------------------------------------------------7

Formulario de la información documentada-------------------------------------------15

Glosario----------------------------------------------------------------------------------------15

Anexos-----------------------------------------------------------------------------------------19
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1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos y normativas que garanticen el cumplimiento del

Registro y Control de los Bienes Muebles del Ejecutivo del Estado Bolívar.

2. ALCANCE:

La implementación de este Procedimiento está dirigido al Departamento

Administración de Bienes de la División de Control de Bienes, adscrito a la
Dirección de Administración de la Secretaría de Administración y Finanzas y a
todas las dependencias centralizadas de la Gobernación del Estado Bolívar.

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

3.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

3.2 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes

Públicos.

3.3 Reforma al Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de

Bienes Públicos.

3.4 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal.

3.5 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.

3.6 Ley Orgánica de la Administración Pública y su Reglamento.

3.7 Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

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3.8 Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley Orgánica Contra la

Corrupción.

3.9 Reforma al Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley Orgánica Contra
la Corrupción.

3.10 Ley del Estatuto de la Función Pública.

3.11 Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, ordinaria Nº

39.706, de fecha 28/06/2011, la cual dicta creación de la Normativa para
la Regulación de los Procedimientos de Enajenación de Bienes.

3.12 Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos Nº GOB-900-

PR-001/05.

3.13 Procedimiento de Control de Registros Nº GOB-900-PR-002/05.

3.14 Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos Nº GOB-900-

PR-001/05.

3.15 Publicación Nº 20: Instructivo para la Formación de Inventarios y

Cuentas de los Bienes Muebles e Inmuebles de los Estados y
Municipios de la República publicada en Gaceta Oficial Nº 2.624 de
fecha 30 de Junio de 1980.

3.16 Todo Ordenamiento Jurídico vigente aplicable a este procedimiento.

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4. NORMAS

4.1 Garantizar el fiel cumplimiento de este procedimiento sin menoscabo del

ordenamiento jurídico vigente.
4.2 Garantizar que todos los inventarios de bienes muebles sean llenados
en el formulario Nº GOB-900-FM-086/15, INVENTARIO DE BIENES
MUEBLES (BM-1) y separados por unidad administrativa según la
estructura organizativa aprobada de cada dependencia.
4.3 Garantizar que las unidades centralizadas de la Gobernación del estado
Bolívar, al momento de solicitar la desincorporación de bienes muebles,
deben llenar el formulario BM-2 en todos sus items.
4.4 Garantizar que todos los movimientos de bienes muebles ya sean por
incorporación, traspaso y/o desincorporación sean reportados a la
División de Control de Bienes en el formulario BM-2 identificado con el
número Nº GOB-900-FM-085/15 denominado Relación del Movimiento
de Bienes Muebles, publicado en la intranet del Ejecutivo del Estado.
4.5 Garantizar que las unidades centralizadas de la gobernación el Estado
Bolívar, deben dar estricto cumplimiento en caso de desincorporación
de bienes muebles por concepto de inservibilidad, estén debidamente
autorizados por el servidor público competente y soportados con informe
técnico, avalado por un experto que certifique las condiciones del bien.
4.6 Garantizar que todas las desincorporaciones que se realicen por
concepto 60 (Faltantes por Investigar) sean reportadas a la División de
Control de Bienes en el formulario Nº GOB-900-FM-078/15, Relación del
Movimiento de Bienes Muebles Faltantes (BM-3) con la denuncia ante
las autoridades competentes anexa.
4.7 Verificar, en caso de que hayan incorporaciones y/o desincorporaciones
en el mes, que estas sean informadas en una rendición mensual en el
formulario Nº GOB-900-FM-077/15, Resumen De La Cuenta De Bienes
Muebles (BM-4).
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4.8 Exigir a los proveedores, para efectos de la solicitud de controles

perceptivos de equipos informáticos, que detallen en las facturas de
manera precisa las características de los bienes (marca, modelo, color,
capacidad, etc.) así como los seriales de fábrica.
4.9 Garantizar que al momento de recibir la visita del funcionario revisor el
bien se encuentre en la Oficina de Administración y Gestión Interna de
la unidad solicitante.
4.10 Garantizar la Codificación, Registro y Control de todos los Bienes
Muebles y Semovientes pertenecientes al Ejecutivo Regional y sus
Dependencias, velando por su Guarda, Custodia y Mantenimiento.
4.11 Velar por que los responsables de las Dependencias que manejan los
Bienes del Estado por Asignación mantengan sus Inventarios
actualizados.
4.12 Garantizar el cumplimiento del Decreto con Rango Valor y Fuerza de
Ley Orgánica de Bienes Públicos.
4.13 Verificar que los documentos a tramitar cumplan con los requisitos
exigidos por los reglamentos, normas y procedimientos implantados por
la Gobernación del estado Bolívar y los establecidos en ley.
4.14 Llevar el Control de los Bienes que forman parte de la Hacienda del
Estado realizando un respectivo Control Perceptivo al momento de la
Adquisición, registrándolo en el Sistema Automatizado SIGRE y
asignándole un código que lo identifique como propiedad del Ejecutivo
del Estado Bolívar.
4.15 Realizar Control Perceptivo a los Bienes Muebles adquiridos por el
Ejecutivo del Estado Bolívar.
4.16 Efectuar la entrega de Bienes por Asignación a las diferentes
Dependencias del Ejecutivo del Estado.
4.17 Verificar que las unidades centralizadas mantengan actualizados los
Inventarios de los Bienes pertenecientes al Ejecutivo del Estado,
tomando en cuenta las rendiciones realizadas por los responsables de
las Dependencias que los tienen asignados.
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4.18 Realizar los respectivos movimientos en el Sistema SIGRE al momento

de realizar Incorporaciones y Desincorporaciones de Bienes.
4.19 Mantener actualizados los Inventarios en el Sistema Automatizado
SIGRE.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

5.1 ACTIVIDAD: Control Perceptivo de Bienes Muebles.

Responsable Acción
1. En caso de determinar que debe hacerse un Control
Perceptivo Visual, este deberá ser realizado por la Unidad
Solicitante con el fin de dar constancia de que el bien,
materiales o servicio de vehículos corresponde de
manera correcta a lo detallado en la Orden de Compra
y/o Servicio correspondiente al pago en cuestión.
Unidad de Origen
2. En caso de que el control perceptivo sea completo, envía
Memorándum y/o correo electrónico dirigido a la División
de Control de Bienes solicitando ejecución de Control
Perceptivo, conjuntamente con copia de la Orden de
Compra y Factura que detalle de manera exacta las
características del bien, al momento de adquirirlo.
3. Recibe de la Unidad de Origen Memorándum y/o correo
electrónico de solicitud de Control Perceptivo con los
División de Control anexos de la Orden de Compra y Factura.
de Bienes 4. Remite memorando y/o correo electrónico recibido al
Departamento de Administración de Bienes de solicitud
de Control Perceptivo.
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5. Recibe de la División de Control de Bienes solicitud de

Control Perceptivo, Orden de Compra y Factura.
6. Designa al Funcionario Revisor.
7. El Funcionario Revisor analiza la Orden de Compra y la
Departamento de factura y determina el tipo de control perceptivo que va a
Administración de aplicar.
Bienes 7.1 En caso de aplicar un Control Perceptivo Completo
el Funcionario Revisor asigna un código al bien.
7.2 El Funcionario Revisor genera formato de etiqueta
autoadhesiva en el Sistema Automatizado SIGRE
mediante el Módulo de Bienes Nacionales en la
opción Reportes/Etiquetas/Etiquetas en blanco,
colocando el código asignado y la dependencia que
ha adquirido el bien e imprime.
7.3 El Funcionario Revisor asiste al acto de Control
Perceptivo y ejecuta el mismo.
7.4 Si el bien esta en concordancia con lo descrito en
los documentos anexos a la solicitud de Control
Perceptivo se procede a colocar la etiqueta
autoadhesiva.
7.5 Procede a tomar la memoria fotográfica.
7.6 El Funcionario Revisor da conformidad mediante el
Acta de Control Perceptivo firmado por el
Departamento de Funcionario revisor y el responsable por parte de la
Administración de Unidad de Origen.
Bienes 7.7 Los originales y las copias de la factura, nota de
entrega, orden de compra, cuadros de asientos y
memoria fotográfica son firmadas y selladas por el
Funcionario Revisor y se unifican en un expediente
que da fe de que el control perceptivo fue realizado
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satisfactoriamente.
7.8 El Funcionario revisor remite la información al
funcionario encargado de llevar el control y registro
del bien.
7.9 Mediante el sistema automatizado SIGRE en el
módulo de Bienes Nacionales en la opción Registro
de Activos/Registro Mueble, se procede a registrar
las características más resaltantes del bien según
lo indicado en el expediente.
8 . El Funcionario Revisor archiva el expediente
conjuntamente con el Acta de Control Perceptivo.

5.2 ACTIVIDAD: Levantamiento del Inventario.

Responsable Acción
1. Procede a llenar el Formulario BM-1 GOB-900-FM-
086/15, con la finalidad de plasmar el inventario actual
de la unidad.
2. Elabora oficio y/o correo electrónico dirigido a la División de
Unidad de Origen Control de Bienes indicando las descripciones y el monto
del inventario.
3. Envía a la División de Control de Bienes el inventario
controlado asignado para su uso, mantenimiento y
custodia.
4. Recibe de la Unidad de Origen el inventario controlado
asignado.
5. Designa al Funcionario para analizar inventario.
6. Procede a revisar en el sistema SIGRE en la opción
Reportes/Listados/Listados de Bienes Muebles una
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relación de los bienes que tienen asignados la unidad

solicitante.
7. En caso de que el Funcionario Revisor encuentra alguna
Departamento de diferencia entre el formulario BM-1 GOB-900-FM-086/15 y
Administración de el listado generado mediante el sistema SIGRE, este
Bienes debe proceder a informarle al responsable de la Unidad
Solicitante para que haga dichas modificaciones y/o
movimientos de incorporación y desincorporación.
8. En caso de que el formulario BM-1 GOB-900-FM-086/15
y la revisión con el sistema SIGRE coincidan el
funcionario Revisor entrega al Responsable de la unidad
Solicitante Acta de Entrega de Bienes Patrimoniales en
duplicado para que estas sean firmadas y quede
actualizado el inventario.
9. Archiva una copia del Acta de Entrega de Bienes
Patrimoniales.

5.3 ACTIVIDAD: Incorporación y Desincorporación de Bienes

Responsable Acción
1. Se procede a llenar el formulario BM-2 GOB-900-FM-
085/15 el cual debe contener toda la información exigida
en los îtems respectivos, con la finalidad de rendirlo ante
la División de Control de Bienes.
2. Actualiza el Inventario Interno que lleva la unidad,
Unidad de Origen
Incorporando y/o Desincorporando el o los Bienes
según sea el caso.
3. Envía Memorándum dirigido a la División de Control de
Bienes remitiéndole formulario BM-2 GOB-900-FM-085/15
de Incorporación o Desincorporación de los Bienes, para
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su revisión y posterior firma del Director de

Administración.
4. Recibe Memorándum y/o correo electrónico con formulario
BM-2 GOB-900-FM-085/15 de Incorporación o
Desincorporación de los Bienes.
5. El Funcionario revisor analiza los formularios BM-2 GOB-
900-FM-085/15.
6. En caso de que sea una desincorporación por traspaso se
Registra el movimiento mediante el sistema SIGRE en el
Departamento de Módulo de Bienes Nacionales en la opción Disposición de
Administración de Activos/Disposición de Muebles.
Bienes 7. En caso de que sea una desincorporación por
inservibilidad o deterioro debe estar debidamente
autorizados por el servidor público competente o
responsable de la unidad y soportados con informe
técnico, avalado por un experto que certifique las
condiciones del bien, la unidad solicitante debe dirigirse a
la División de Control de Bienes con el respectivo
formulario BM-2 GOB-900-FM-085/15 conformado y
firmado por el responsable de la Unidad Solicitante,
después de recibido el formulario BM-2 GOB-900-FM-
085/15 se revisa y se envía a la firma del Director (a).
8. Luego de revisados, conformados y firmados por la unidad
Unidad Solicitante solicitante y el Director (a) los formularios BM-2 GOB-900-
FM-085/15 deben ser llevados a la División de bienes con
el o los bienes a desincorporar.
Departamento de 9. Se procede a registrar el movimiento mediante el sistema
Administración de SIGRE en el Módulo de Bienes Nacionales en la opción
Bienes Disposición de Activos/Disposición de Muebles.
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5.4 ACTIVIDAD: Actualización de Inventario Inicial y desincorporación de Bienes

Faltantes.

Responsable Acción
1. Elabora oficio y/o correo electrónico dirigido a la División
de Control de Bienes solicitando Actualización del
Inventario Inicial.
Unidad de Origen
2. Envía oficio y/o correo electrónico de solicitud de
Actualización de Inventario Inicial a la División de Control
de Bienes.
3. Recibe de la Unidad de Origen oficio y/o correo
electrónico de solicitud de Actualización del Inventario
Inicial.
Departamento de 4. Procede a generar mediante el sistema SIGRE en la
Administración de opción Reportes/Listados/ Listados de Bienes Muebles el
Bienes listado de bienes asignados a la unidad solicitante.
5. El listado de bienes muebles según SIGRE es remitido a
la Unidad Solicitante.
6. Recibe Listado de Bienes Muebles emitido por el sistema
SIGRE.
7. Hace levantamiento de inventario actual de su unidad
mediante el formulario BM-1 GOB-900-FM-086/15.
8. En caso de que la unidad solicitante encuentra alguna
Unidad de Origen diferencia entre el formulario BM-1 GOB-900-FM-086/15 y
el listado generado mediante el sistema SIGRE, este
debe proceder a preparar BM-2 GOB-900-FM-085/15 de
dichas modificaciones y/o movimientos de incorporación y
desincorporación.
9. Procede a llenar formulario BM-2 GOB-900-FM-085/15
con la relación de los bienes por hacer movimientos.
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10. En caso de que existan faltantes, llena el Formulario BM-3

GOB-900-FM-078/15 y anexa denuncia ante los
organismos competentes con la finalidad de informar a la
División de Control de Bienes las diferencias establecidas
entre las existencias físicas y los registros en sistema.
11. Prepara formulario BM-4 GOB-900-FM-077/15 reflejando
el resumen de movimientos hechos durante el mes en los
formularios BM-1 GOB-900-FM-086/15, BM2 GOB-900-
FM-085/15 y BM3 GOB-900-FM-078/15.
12. Envía a la División de Control de Bienes formulario BM-1
GOB-900-FM-086/15, BM2 GOB-900-FM-085/15, BM3
GOB-900-FM-078/15 y BM-4 GOB-900-FM-077/15.
13. Recibe del responsable de la unidad solicitante formulario
BM-1 GOB-900-FM-086/15, BM2 GOB-900-FM-085/15,
BM3 GOB-900-FM-078/15 y BM-4 GOB-900-FM-077/15.
Departamento de 14. El funcionario designado para hacer los movimientos
Administración de procede mediante el sistema SIGRE, Módulo de Bienes
Bienes Nacionales Disposición de Activos/Disposición de
Muebles procede a hacer los movimientos de los Bienes
reflejados en los formularios anteriormente mencionados.
15. Archiva los documentos relacionados con el movimiento
de los Bienes.

5.5 ACTIVIDAD: Registro de bienes y consolidación del cierre fiscal mensual, con
el Departamento de Contabilidad Fiscal
Responsable Acción
1. Se procede a tomar todos los expedientes de Control
Perceptivo efectuados durante el mes en cuestión.
2. Mediante el sistema SIGRE Contabilidad de
Activos/Disposición de activos/Definición Contable se
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procede a actualizar los registros efectuados durante el

mes en curso, en las cuentas a cargar y a abonar de
Departamento de acuerdo a la hacienda del año que vaya a afectar.
Administración de 3. Mediante el sistema SIGRE en el modulo de Bienes, en la
Bienes opción Disposición de activos/Disposición de Muebles
(cheques) se procede a registrar el movimiento de los
Bienes con la finalidad de generar un Asiento Contable
Mueble (A.C.M).
4. Se imprime la relación de cuentas según la naturaleza del
Bien con la finalidad de consolidar los movimientos
realizados durante el mes con el Departamento de
Contabilidad Fiscal.
Departamento de 5. Generan Libro Mayor Analítico.
Contabilidad Fiscal
Departamento de 6. Se coteja con los saldos de la relación de cada una de las
Administración de cuentas y del Mayor Analítico.
Bienes 7. Se emite oficio de Cierre y se remite a la División de
Servicios Contables.

5.6 ACTIVIDAD: Control de depósito transitorio de Bienes del Estado.

Responsable Acción
Departamento de 1. Recibe los bienes de parte de los proveedores según
Administración de orden de compra recibida y/o memorando.
Bienes
Secretaria de 2. Autoriza mediante correo electrónico el movimiento de
Administración y bienes dirigido a la División de Control de Bienes
Finanzas / Dirección 3. Remite correo electrónico a la División de Control de
Administración Bienes.
4. Elabora Nota de Entrega donde se especifique el bien a
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entregar y los datos del autorizado a retirar.

5. La nota de entrega debe ser conformada por el Jefe de la
Departamento de
División de Control de Bienes y/o el Jefe del
Administración de
Departamento de Administración de Bienes.
Bienes
6. Se hace la entrega del o los bienes reflejados en la nota
de entrega
7. La persona autorizada firma la nota de entrega.
8. Se procede a hacer los descuentos en las relaciones de
bienes existentes en el inventario de bienes.

6. FORMULARIOS DE LA INFORMACION DOCUMENTADA

6.1 GOB-900-FM-086/15, Inventario de Bienes Muebles (BM-1).

6.2 GOB-900-FM-085/15, Relación del Movimiento de Bienes Muebles (BM-2).

6.3 GOB-900-FM-078/15, Relación del Movimiento de Bienes Muebles Faltantes

(BM-3).

6.4 GOB-900-FM-077/15, Resumen de la Cuenta de Bienes Muebles (BM-4).

6.5 GOB-016-FM-015/19, Acta de Control Perceptivo.

8. GLOSARIO:
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Acta: Documento que da constancia de los hechos, acuerdos y decisiones

efectuadas en la celebración de una reunión, y que es redactada por la persona
autorizada para hacerlo.

Bien: Mercancía que posee valor económico y por ende son susceptibles de ser
valuados en términos monetarios, se intercambian y tiene alguna demanda por
parte de personas de organizaciones que consideran que reciben un beneficio al
obtenerlos.

Bienes Muebles: Bienes que por sus atributos de identificación y caracterización,

pueden ser ubicados en el Catálogo de Bienes Muebles suministrado en este
manual, pueden ser trasladados sin alterar su naturaleza o calidad, como dinero,
acciones y participaciones, joyas, obras de arte, vehículos, etc.

Bienes Inmuebles: Bienes que por sus atributos de identificación y

caracterización, pueden ser ubicados en el Catálogo de Bienes Inmuebles
suministrado en este manual, Propiedades que no pueden moverse del lugar en el
que están, tales como tierras, locales o viviendas.

Codificación: Numeración que se le dan a los Bienes según la ubicación y

característica.

Cuadro de asientos: Formato generado en Excel llenado con todas las

características (código, descripción, marca, modelo, color, serial de fábrica,
destino y valor) de los bienes a los que se les hace control perceptivo, este
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documento esta anexo al expediente de control perceptivo y funciona como guía

para la identificación individual de los bienes y el registro de los mismos.

Compras: Adquisición de Bienes Muebles, Materiales y/o Servicios mediante el

Pago de Dinero.

Control: Es el mecanismo para comprobar que las cosas se realicen como fueron
previstas, de acuerdo con las Políticas, Objetivos y Metas fijadas previamente para
garantizar el cumplimiento de la misión Institucional.

Catálogo de Bienes Muebles e Inmuebles: Tabla Descriptiva de los Bienes de

esta Naturaleza, Estructurada a tres niveles: Categorías Generales de Bienes
Muebles (Primer Nivel), Sub categorías de Bienes Muebles (Segundo Nivel) y
Categorías Específicas de Bienes Muebles (Tercer Nivel).

Desincorporación: Es el Egreso de un Bien Mueble e Inmueble del patrimonio de

la Organización.

Enajenación: Venta o cesión de una Propiedad. Es todo Acto de Disposición que

se efectúa sobre los Bienes Muebles e Inmuebles.

Incorporación: Es introducir el bien como tal en los Registros Financieros y de

Bienes. Es el Ingreso de un Bien Mueble o Inmueble al patrimonio de la
Organización.
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Inventario: Relación ordenada de Bien y existencias de una Entidad o empresa a

fecha determinada.

Inventario General de Bienes Públicos: Recopilación de la información de los

Bienes adscritos a los Órganos y Entes que conforma el Sector Público en
general, representada por un Registro Informático definido sobre la base de
diferentes atributos que permiten identificar y caracterizar cada uno de los Bienes,
según la Categoría a la que pertenecen.

Manual de Normas y Procedimientos: Constituye la expresión analítica de los

Procedimientos Administrativos, a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la Organización, además del enunciado de Normas de
funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma.

Semovientes: Es un término jurídico que se refiere aquella parte del patrimonio

del sujeto del derecho, o un componente del mismo, que es capaz de moverse por
sí solo. La condición de semovientes la representan los animales en producción
económica, en definitiva, lo que son las cabezas de ganado.

SIGRE: Sistema Integrado de Gestión Regional.

SIRGEBIP: Sistema de Información del Registro General de Bienes Públicos.

SUDEBIP: Superintendencia de Bienes Públicos.

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Unidad de Origen: Dependencia o ente que solicita el control perceptivo o

revisión de los inventarios de los bienes.

8. ANEXO:

GOB-900-FM-086/15, Inventario de Bienes Muebles (BM-1).

GOB-900-FM-085/15, Relación del Movimiento de Bienes Muebles (BM-2).

GOB-900-FM-078/15, Relación del Movimiento de Bienes Muebles Faltantes

(BM-3).

GOB-900-FM-077/15, Resumen de la Cuenta de Bienes Muebles (BM-4).

GOB-016-FM-015/19, Acta de Control Perceptivo.