TUTORIAL

CONFORMACIÓN DE BASES DE DATOS

TUTORIAL PARA CREAR BASES DE DATOS EN EXCEL

Tutorial gratuito tomado y adaptado de

Martínez, L. (Sin fecha). Cómo crear una base de datos en Excel para tu negocio (y cuáles son las alternativas).
HubSpot. https://blog.hubspot.es/service/base-datos-excel

1. Crea tu documento
Cree un archivo de Excel y guárdelo como «Libro de Excel habilitado para macros».

Asegure de tener dos hojas en tu libro, una llamada «REGISTRO» y la otra llamada «DATOS».
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En la hoja «REGISTRO» diligencie los datos que recolectó de sus clientes. De acuerdo con la propuesta, los campos
pueden ser nombre, edad, correo electrónico, teléfono, domicilio y medio de contacto preferido.
También lo puedes ajustar a los campos

Nombre Teléfono Sexo Email País Ciudad Dirección Estrato Nivel de Gustos e Hábitos de consumo
Estudios Intereses

Además de la información que decida agregar en la base de datos, inserte una celda para el «Código».
También puede notar que le pusimos un nombre a la hoja y que agregamos una leyenda recordando al usuario que debe
llenar todos los datos del cliente.

Si quiere puede darle un formato a tu base de datos.

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Ahora vaya a la hoja «DATOS».

Copia en columnas diferentes los datos que recolectó de los clientes.

Marca de algún color la fila debajo de estos datos. Esto es para recordar que nadie escriba allí y asegurarnos que la
fórmula que usaremos funcione correctamente.
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Seleccione la fila a la que le puso color, ve al menú «Vista», haz clic en «Inmovilizar» y elige la opción de «Inmovilizar
paneles».

Ahora ya tiene el formato para la base de datos. Es momento de empezar a llenarla con fórmulas para que sea funcional.

1. Agrega fórmulas para que funcione

En la hoja «REGISTRO» selecciona la celda donde irá el Código de registro. 

Allí introducimos la siguiente fórmula:
=contar(Datos!A5:A10000)+1
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(En nuestro caso el código empieza con A5, porque es la celda de la columna «Código» que pusimos de color negro. En
tu caso puede ser otra celda, por ejemplo A7.)
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Donde colocó el código ahora aparecerá un «1». Vuelve a seleccionar la celda, da un clic derecho y busca la opción
«Formato de celdas».
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Te saldrá una ventana; asegúrate de estar en la pestaña «Número» y elige la opción que dice «Personalizada».
Donde dice «Tipo», escribe: \A\0000 y da clic en «Aceptar».
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Después en la hoja «DATOS» selecciona todas las celdas que están debajo de «Código» (sin contar la celda negra). 
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Sigue el mismo proceso para cambiar el formato de celdas.

3. Añade un botón para guardar datos

Ahora crearás unos botones para facilitar todo el proceso.
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Ve a «Archivo» y luego a «Opciones». 

Te saldrá la siguiente ventana. 

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Elige la pestaña «Personalizar cinta de opciones».

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Y selecciona «Desarrollador». No olvides hacer clic en «Aceptar».

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Podrás ver una nueva pestaña en tu Excel.

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Ahora, mientras estás en la hoja «REGISTRO», ve a la pestaña «Desarrollador», elige la opción «Insertar» y luego
«Insertar botón». Después dibuja donde quieres que esté tu botón.
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En la ventana que saldrá después de que dibujes el botón, haz clic en «Aceptar».
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Tendrás tu primer botón. Para cambiar el texto haz clic derecho en «Modificar texto». Te recomendamos que el botón
ahora diga «Guardar».
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4. Programa tu botón para que guarde la información

En la pestaña de «Desarrollador», haz clic en «Macros» y luego en «Grabar macro».
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En la ventana guarda la macro con el nombre «GUARDAR» y da clic en «Aceptar».

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Es importante que todos los siguientes pasos los hagas sin ningún cambio.

Ve a la hoja «DATOS», selecciona toda la fila que se encuentra debajo de las celdas color negro y realiza las siguientes
acciones:
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Luego regresa a «REGISTRO». Selecciona la celda del «Código» y en tu teclado haz clic en «CTRL+C».
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Luego en la hoja «DATOS» usa «CTRL+V» en la columna de «Código».

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Repite este paso con todos los datos a llenar del registro. Cuando hayas terminado, regresa a la hoja «REGISTRO» y de
una en una selecciona cada celda de los datos (nombre, correo, etc.) y ve presionando «Delete» en cada una (a
excepción de «Código»). 
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Cuando hayas terminado haz clic en «Guardar documento».

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Luego en la pestaña de «Desarrollador», haz clic en «Detener grabación».

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Ahora da clic derecho en el botón «GUARDAR» que tú creaste y elige la opción «Asignar macro».
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Elige la opción «GUARDAR» que creaste y acepta.

5. Prueba tu base de datos

¡Lograste crear una base de datos en Excel! 
Es momento de que la pruebes. 
Llena el formulario con información.
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Luego haz clic en el botón «GUARDAR». Verás cómo los datos que pusiste desaparecieron.
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Ve a la hoja «Registros», allí encontrarás la información.

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