Banco de recursos TICS -

Informática

INSTITUCION EDUCATIVA EL POBLADO - INEDELPO -

Resolución No. 001451 del 20 de septiembre de 2002. NIT No. 900000773-1
AREA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA
Corregimiento El Poblado - Pueblo Nuevo – Córdoba

Institución Educativa EL Poblado

Área de INFORMATICA

Banco de recursos TICS - Área de Informática

Guía de trabajo

Microsoft Acces
Guía N°1

Héctor Andrés Hoyos Millán

Docente de Informática

Pueblo Nuevo Córdoba

hectorhoyos.wikispaces.com
hecthomi@hotmail.com
@hectorhoyosm
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Capítulo 1. Iniciar y cerrar Microsoft Access

Iniciar o Abrir Microsoft Access Finalizar o Cerrar Microsoft Access
1. Clic en INICIO Para CERRAR Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes
2. Clic en “Programas” o “Todos los programas” operaciones:
3. Clic en Microsoft Access (ABRIR) • Hacer clic en el botón cerrar
• Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
• Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.

Capítulo 2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos

1. Clic sobre la opción Nuevo ( Menú Archivo que aparece a la derecha de la pantalla.)
2. Clic en “Base de datos en blanco.”

A continuación aparecerá en un panel a la derecha

de la pantalla el siguiente cuadro:

3. Escribir Nombre del archivo de la base de

datos

4. Clic en para seleccionar la Carpeta para guardar la base de datos.

5. Doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
6. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.
7. Clic sobre el botón Aceptar.
8. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.
9. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.
10. Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Si
observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que
sean creados dentro de la base de datos. En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.
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Capítulo 3. Tablas de datos
Crear Tablas de Datos
1. Clic en el Menú Crear.
Clic en botón Diseño de Tabla (Este método consiste en definir la estructura de la tabla)

Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el
botón de Vista de Diseño en la barra de estado:
Diseño - > Ver – > Vista Diseño

Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:

3. En Tipo de Datos
2. En Nombre del Campo Debes seleccionar el
Escribiremos el nombre tipo de información o
que llevara cada columna dato que se ingresara
de nustra tabla de datos. en dicho campo. Pej:
Numérico (para una
identificación, o día de
nacimiento), texto
corto (para el nombre
o apellidos)

NOTAS:
 Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones etc.
 Memo: Se utiliza para textos largos como comentarios o explicaciones.
 Número: Se utiliza para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
 Fecha/Hora: Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
 Moneda: para valores de dinero y datos numéricos. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador
decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
 Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access
asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.

Asignar una CLAVE PRINCIPAL.

4. Clic En el campo que deseas asignar la Clave principal Pej: Identificación, Cedula, ID, Codigo etc. (Debe ser distinta para cada
uno)
5. Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.
Aparecerá una pequeña llave amarilla al lado del campo que seleccionaste.
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Guardar Tablas de Datos

1. Clic en menú Archivo
2. Clic en Guardar
3. Escribe el Nombre de la tabla Pej: Estudiante
4. Clic e Aceptar
5. Para cerrar la tabla clic en la X que aparece al final de la misma.

Modificar una tabla

1. Clic derecho sobre la tabla que ya creaste Ej: Estudiantes
2. Clic en Vista Diseño
3. Modificar la tabla a gusto.

Añadir un Campo desde la Tabla

 En Vista Diseño Agregar Al final de la lista Escribir el nuevo campo O…
 Al final de la tabla clic en “Haga clic para agregar”

1. Clic en el Campo que deseas eliminar

2. Clic en Eliminar Campo
3. Clic en SI

Introducir y Modificar datos en una tabla.

1. Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración (Izquierda de la pantalla).
2. Llena cada uno de los Datos del primer registro Presionando la tecla ENTER
3. Haz clic en el último registro ( fila ) que aparece con un asterisco ( * ) Para crear un nuevo registro.

Eliminar datos en una tabla.

1. Clic al frente del registro que

deseas eliminar
2. Presionar tecla SUPR (Suprimir)
3. Clic en SI
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Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento en la parte inferior de la
ventana:

Para ir al primer registro de la tabla.

Para ir al registro anterior en la tabla.
Para ir al registro siguiente en la tabla.
Para ir al último registro de la tabla.
Para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Capítulo 4. Consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, permitiendo crear informes y
obtener estadísticas de los datos.

Tipos de Consultas
 Consultas de Acción: Son consultas que realizan cambios a los registros. (Crear, Modificar, Eliminar registros)
 Consultas de Selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos. (Informes estadísticos)

Crear una Consulta

1. Clic en menú Crear
2. Clic en el botón Diseño de Consulta
3. Clic en la Tabla que Utilizaras para crear la consulta
4. Clic en el botón Agregar
5. Clic en el botón Cerrar
6. Has Dos clic en Cada Campo
Que deseas que se muestre
En la consulta.
Pej: Consultar estudiantes de
Sexo femenino y ordenarlo por
Edades de menor a mayor.

Imagen Paso 6
R// Dar Clic en los Campos en el Orden que lo desea mostrar. Pej: Apellido,
Nombre, Edad, Sexo. Imagen Paso 3

7. En la Fila Orden del campo Edad hacemos clic y Seleccionamos Ascendente

8. En La Fila Criterio del Campo Sexo solo Escribes la letra F sin comillas (Que significa Femenino).
9. Clic en el Botón Ejecutar
10. Clic en Guardar
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11. En la Ventanita que aparece Escribir el nombre de la consulta. Pej: Consulta Femenino – Edad
12. Clic en Aceptar

Base De Datos Original

Resultado de la Consulta
(Consultar estudiantes de Sexo femenino y ordenarlos por Edades de menor a mayor)

Modificar Consulta
1. Situarse sobre el Panel de Navegacion (Parte superior de la tabla)
2. Clic derecho sobre la consulta Pej: Consulta Femenino-Edad
3. Clic en Vista Deseño