Las Mejores Herramientas de Gestión de

Requisitos en 2022

Asana

Cuestionario impresa 10 preguntas

Resumen

La gestión de requisitos te ayuda a garantizar que el entregable final del proyecto cumpla
con las necesidades previstas de las partes interesadas. Dicho sencillamente, un requisito es
algo que alguna de las partes interesadas desea o necesita, y gracias a la gestión de
requisitos puedes satisfacer esa necesidad. Sigue leyendo para entender cómo funciona.
Después, domínala gracias a estos seis simples pasos.
Es viernes por la noche y estás por pedir pizza. Tienes el teléfono en una mano y
una lista de pedidos de tus amigos en la otra. Pero primero, debes ordenar las
preferencias de cada uno y decidir qué tipo de pizza pedirás. ¿De pepperoni?
¿Mozzarella? ¿Vegetariana?

Pedir una pizza empieza a parecerse inquietantemente a la gestión de requisitos

para el lanzamiento de tu último producto. Tal como en la situación anterior, la
gestión de requisitos consiste en escuchar a las partes interesadas y entender de
qué manera puedes satisfacer las necesidades de todos lo mejor posible.
¿Qué es la gestión de requisitos?
La gestión de requisitos es una opción para garantizar que los entregables finales
del proyecto cumplan tanto con las necesidades de los clientes como con las de
los participantes internos. En este caso, un requisito es algo que las partes
interesadas necesitan o desean de tu producto. Esas partes interesadas pueden
ser colaboradores internos (como personas que trabajan en otros departamentos)
o participantes externos (como los clientes).

Por lo general, quienes aplican la gestión de requisitos son los equipos de

desarrollo que trabajan con productos y funciones de software, pero también se
usa en general para la gestión de proyectos. Por ejemplo, un requisito podría ser una
función que permitiera que los clientes usaran con éxito el producto o algún
aspecto de tu producto que ayudara a que los colaboradores de otros
departamentos cumplieran sus objetivos de negocios.
Antes de empezar a trabajar en un producto, deberás acordar los requisitos
exactos para brindarles a las partes interesadas lo que realmente necesitan. La
gestión de requisitos te permite documentar y establecer las prioridades entre los
requisitos, dar seguimiento a los cambios y mantenerte alineado con los demás
participantes a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Además, te servirá para
gestionar los cambios de requisitos y para mantener al proyecto dentro del alcance
propuesto.

Plantillas gratuitas para equipos de productos

 ¿Qué es un requisito?
Un requisito es un componente que necesitas implementar para finalizar una
función o producto. En otras palabras, es algo que tu producto debe tener o hacer
para cumplir con las expectativas de las partes interesadas. Los productos de
software pueden tener cientos de requisitos. Pero, independientemente de cuántos
requisitos tenga un producto, todos deben ser:

 Necesarios: necesitas cumplir con este requisito para alcanzar los objetivos del producto o
de negocios. 

 Específicos: el requisito debe estar bien detallado y tener un propósito claro.

 Fáciles de entender: el requisito debe estar redactado con claridad y ser fácil de entender. 

 Precisos: el requisito debe contener información precisa suficiente sobre el inconveniente

que resuelve o la necesidad que cubre. Es decir, en vez de solamente describir lo que hace
falta hacer; además, deberías aclarar por qué es importante satisfacer ese requisito.

 Viables: deberías averiguar si el requisito se puede implementar con la infraestructura de

código y tecnología que tienes actualmente.

 Comprobables: deberías poder probar el requisito mediante pruebas de usuarios, pruebas

A/B u otro método.

Veamos un ejemplo. Imagina que estás creando una aplicación y que uno de los
requisitos es que toda la aplicación debe traducirse al inglés, chino, japonés y
francés porque esos idiomas se corresponden con tus principales mercados de
comercialización.
 El requisito es necesario para lanzar la aplicación en los principales mercados de la empresa
y para cumplir con los objetivos de negocios.

 Es específico porque indicas cuáles son los idiomas que necesitas y que debe traducirse
toda la aplicación.

 Es fácil de entender porque no se utiliza terminología técnica; más bien, está redactado de

un modo que cualquiera de los miembros del equipo y colaboradores de distintos
departamentos puede entender.

 Es preciso porque has especificado claramente por qué es importante este requisito: porque
los idiomas inglés, chino, japonés y francés se corresponden con tus principales mercados
de comercialización.

 Es viable porque ya has desarrollado prototipos y casos de prueba en otros idiomas. Por lo

tanto, sabes que es posible llevar a cabo la localización y que tendrá los resultados
esperados.

 Es comprobable porque tienes un sistema organizado para probar y confirmar la precisión

de cada una de las versiones traducidas.

¿Por qué es importante la gestión

de requisitos?
La gestión de requisitos es indispensable para crear un producto de primer nivel. A
continuación, te contamos los motivos:
 Entrega las funciones correctas. El proceso de gestión de requisitos es útil para definir lo
que el usuario necesita mediante la interpretación de su interacción con el producto. Resulta
muy útil para, primero y ante todo, alinear los entregables con las necesidades esenciales de
tus clientes. 
 Se alinea con los objetivos de negocios. Cuando documentes y establezcas las prioridades
de los requisitos, asegúrate de que queden alineados con los objetivos generales. Por
ejemplo, un requisito de traducir la aplicación a 12 idiomas serviría para respaldar el
objetivo de negocios de expandirse a mercados internacionales. Si algún requisito no
concuerda con los objetivos de negocios, probablemente signifique que debas invertir los
recursos en alguna otra parte o tener una muy buena razón que justifique por qué el
requisito es realmente importante.

 Evita la corrupción del alcance. Los requisitos funcionan como el alcance de un proyecto,

con ellos se definen los límites y se determina exactamente con qué objetivos y entregables
se trabajará. La definición anticipada de los requisitos te ayuda a identificar potenciales
obstáculos y a poner un límite cuando alguien intenta agregar requisitos extra.
 Sortea los obstáculos. Crear un producto no es nada fácil; por lo menos, hay una etapa de
desarrollo del software, otra de diseño y otra de pruebas; sin mencionar las secuencias de
código complejo y sistemas de ingeniería con los que hay que trabajar. La gestión de
requisitos te ayuda a planificar el desarrollo de un producto dentro de las limitaciones de
ese código y a dar seguimiento a lo que debes lograr a cada paso del proceso de desarrollo
del producto.
¿Quién es responsable de la
gestión de requisitos?
La persona responsable de la gestión de requisitos dependerá de tu proyecto o
equipo en particular. Pero, en general, los encargados o gerentes de producto son
quienes gestionan los requisitos de los equipos de desarrollo. Estos dos roles son
muy similares, excepto que los encargados de producto son un rol estándar en
los equipos Scrum mientras que el rol de los gerentes de producto es más universal,
independientemente de si el equipo aplica una metodología ágil o no. Si, en cambio,
trabajas con un proyecto más general, el gerente de proyecto será el responsable de
la gestión de los requisitos.
En la gestión de requisitos, se requiere una colaboración interdisciplinaria entre tu
equipo y los demás participantes del proyecto. Debes reunir los comentarios de
todas las partes interesadas, trabajar juntos para entender cada requisito y ayudar
al equipo a planificar cómo se ocuparán de cada necesidad planteada. Esto
significa que la persona que gestiona los requisitos de tu proyecto debe
tener habilidades sólidas para la colaboración y sobresalir en la comunicación
interdisciplinaria porque será el centro de todo.
Lee: 25 habilidades esenciales de gestión de proyectos que necesitas para tener éxito
¿Cuáles son los diferentes tipos
de requisitos?
Existen tres tipos principales de requisitos: los requisitos comerciales, los del
usuario y los del sistema. Resulta muy importante definir los diferentes tipos de
requisitos antes de empezar a trabajar, porque esto suele determinar quiénes
serán las partes interesadas con las que colaborarás.

A continuación, compartimos un panorama general de los diferentes tipos de

requisitos:

Requisitos comerciales
Los requisitos comerciales son los objetivos generales de negocios o métricas a
las que contribuye tu producto. No son necesariamente algo que el producto deba
hacer, sino más bien cosas que el negocio necesita para satisfacer a las partes
interesadas internas y externas.

Por ejemplo, imagina que trabajas para un negocio de ventas minoristas en línea y
que el equipo de ventas usa un sistema de gestión de contenido para crear y
actualizar las páginas de los productos en el sitio web. Para organizar el inventario
en aumento, el equipo de producto trabaja en la elaboración de una función de
búsqueda optimizada dentro del sistema de gestión de contenido (CMS). Este
proyecto está alineado con el siguiente requisito de negocios: aumentar el
inventario de productos en un 50 % durante el 1.º trimestre.
Lee: Los 7 componentes clave de la plantilla para documentos de requisitos comerciales,
con ejemplos

Requisitos del usuario

Con los requisitos del usuario se define qué necesitan los usuarios y cómo
interactúan con tu producto. Describen los puntos débiles o alguna acción que el
cliente desee cumplir, además de cómo debería funcionar el producto para aliviar
esos puntos de conflicto o ayudar a que el usuario cumpla con la acción deseada.

Generalmente, en los equipos ágiles a los requisitos del usuario se les da el formato

de historias de usuarios, que consisten en explicaciones informales de una función
de software, redactadas desde la perspectiva de un usuario final. Las historias de
usuarios siguen este formato: “Como [perfil], quiero [objetivo del software], para
lograr [resultado]”.
Volvamos al ejemplo del sistema de gestión de contenido (CMS) descripto
anteriormente. A continuación, compartimos un ejemplo de historia de usuario
escrita desde la perspectiva del usuario final; en este caso, un agente de ventas
que usa el CMS para cumplir con sus funciones.

“Como agente de ventas, quiero buscar y encontrar fácilmente información

específica sobre los productos publicados en nuestro CMS, para lograr actualizar y
gestionar el inventario en línea que está en constante crecimiento”.

Plantilla gratuita para investigación de usuarios

 Requisitos del sistema
Con los requisitos del sistema se define qué hará el producto. Piénsalo de este
modo, mientras que con los requisitos del usuario se explican el “por qué” y el
“qué” de las funciones del producto desde la perspectiva del usuario, con los
requisitos del sistema se define “cómo” se construye la función, ahora desde la
perspectiva del equipo de ingeniería.

En la mayoría de los casos, los requisitos del sistema se desglosan en requisitos

funcionales y no funcionales. Con los requisitos funcionales se define qué hará el
producto, mientras que con los no funcionales se determina en qué medida las
funciones del producto trabajarán como se espera. Esto significa que,
normalmente, los requisitos no funcionales están vinculados a la seguridad, el
rendimiento y la fiabilidad.

Por ejemplo, aquí te mostramos cómo un equipo de ingeniería podría desglosar el

requisito anterior del CMS en requisitos del sistema:

Requisitos funcionales
 Que en cada listado de productos se almacene la siguiente información: el tipo de producto,
la fecha de creación, el autor, la URL y el estado de la publicación.

 Que no se puedan crear productos nuevos a menos que los autores seleccionen un tipo de
producto en el menú desplegable.

 Que la barra de búsqueda incluya una opción para aplicar los siguientes filtros extra: el tipo
de producto, la fecha de creación, el autor, la URL y el estado de la publicación.
 Que se puedan seleccionar varios filtros a la vez.

Requisitos no funcionales
 Que los resultados de las búsquedas aparezcan en menos de cinco segundos.

 Que los resultados de las búsquedas sean 100 % precisos.

Los 6 pasos del proceso de

gestión de requisitos
La gestión de requisitos no tiene por qué resultar abrumadora. Si creas un proceso
estandarizado para tu equipo, puedes seguir los mismos pasos cada vez que lo
necesites, en vez de preocuparte por saber a quién debes incluir y cuándo.

Para ayudarte a empezar, hemos simplificado el proceso en seis pasos. Después,

una vez que lo hayas probado y que sepas qué es lo que funciona para tu equipo,
podrás adaptar tu proceso de gestión de requisitos según corresponda.

1. Reúne los requisitos

Antes de poder definir los requisitos del proyecto; primero, debes informarte sobre
cuáles son esos requisitos. En esta etapa, que reúnas los requisitos no significa
que necesariamente serán parte de tu proyecto, más bien es una oportunidad para
que te conectes con las demás partes interesadas y con los clientes para conocer
más a fondo sus necesidades.

Existen diferentes formas de abordar esta fase, puedes reunirte con las partes
interesadas en persona para comunicar los detalles del producto o la función que
estás creando; y después, preguntarles qué necesitan o quieren de tu proyecto
para ayudar a los clientes o para alcanzar los objetivos de negocios. Durante este
período, puedes desarrollar los requisitos con la ayuda de los demás involucrados
hasta entender perfectamente lo que necesitan. También tienes la posibilidad de
comunicarte con las partes interesadas de forma asincrónica para no perder tiempo
con tantas reuniones. Aunque si lo que necesitas es entender cuáles son los
requisitos de los usuarios finales, probablemente te convenga llevar adelante
pruebas de usuario o comunicarte con el equipo de investigación de usuarios.

Durante estas conversaciones, no olvides tener en cuenta las expectativas de las

partes interesadas: deben saber que no todos los requisitos que solicitan se
incluirán en el producto. En definitiva, dependerá de tu equipo y de ti establecer
las prioridades y seleccionar los requisitos más importantes en los que trabajarán.

Lee: Guía de 6 pasos para la recopilación de requisitos para asegurar el éxito de tu

proyecto

2. Analiza los requisitos

Es hora de clasificar todos esos comentarios y de decidir cuáles se alinean con tu
producto y objetivos de negocios. A la larga, cada requisito deberá contribuir a un
objetivo de negocios global, como, por ejemplo, aumentar los ingresos, expandirse
a nuevos mercados o mejorar la satisfacción de los clientes.
3. Define los requisitos
Ahora que ya has analizado los requisitos y elegido los que se alinean con tus
objetivos, es hora de definirlos con claridad, para garantizar que el equipo tenga
toda la información que necesita para trabajar. Esta etapa es útil para detallar todo
aquello con lo que debe cumplir el equipo de desarrollo para terminar el producto o
la función.

Una opción para definirlos es crear historias de usuarios para cada requisito, a fin de

articular qué necesitan los usuarios y cómo interactuarán con tu producto.
Después, podrás desglosarlos en requisitos del sistema más específicos. A
medida que avances, probablemente debas reunir más información de las partes
interesadas para asegurarte de tener el contexto suficiente como para cumplir con
cada uno de los requisitos.

4. Documenta los requisitos

En realidad, no hay una forma establecida de cómo documentar y dar seguimiento
a los requisitos. Es probable que el equipo de producto, históricamente, haya
usado especificaciones de requisitos de software (SRS), documentos de requisitos de
productos (PRD) o una matriz de trazabilidad de requisitos (RTM).
Pero para confirmar que el equipo tiene una noción clara y actualizada de todos
los requisitos de tu proyecto, usa una herramienta de gestión de proyectos como
Asana. Ya no tendrás que trabajar con hojas de cálculo desactualizadas. Por el
contrario, tanto tu equipo como las demás partes interesadas podrán ver las
descripciones más recientes de cada requisito. Además, podrás dar seguimiento al
estado de cada requisito mientras trabajas en el proyecto e incluso, tendrás la
posibilidad de configurar automatizaciones para mantener a todos actualizados
cada vez que se haya avances.

También puedes integrar Asana con aplicaciones y herramientas de gestión de

requisitos más especializadas como Jira o Github. Resulta particularmente útil si
trabajas con personas que no tienen permisos para acceder a herramientas para
desarrolladores.
Conecta Asana a tus aplicaciones favoritas

5. Establece las prioridades de los

requisitos
Ahora que ya cuentas con el conjunto de requisitos por escrito, trabaja junto a tu
equipo para establecer las prioridades y planificar cómo se ocuparán de cada uno
de ellos. Esta etapa de priorización te permitirá trabajar primero con las tareas
más importantes, en particular, si bloquean a otras tareas que vienen detrás.

Si el equipo trabaja con metodologías ágiles, agrega los requisitos al trabajo

pendiente del producto y después organiza una sesión de planificación de sprint para
decidir qué tareas conviene incluir en el siguiente sprint. Si no trabajas en sprints,
puedes crear un cronograma del proyecto para disponer cuándo se debería finalizar
cada requisito y si tienen dependencias.
6. Elabora un plan para los cambios
La gestión de requisitos no consiste únicamente en planificar los requisitos antes
de empezar a trabajar con el proyecto; en realidad, también se trata de gestionar
lo cambios en los requisitos a medida que el proyecto avanza. Es decir que debes
planificar cómo incorporarás otras tareas que afectarán el alcance de tu proyecto.

Una posibilidad es mediante la creación de un proceso de control de cambios. Esta

opción les ofrece a las partes interesadas una forma de solicitar requisitos nuevos
que afectarán el alcance del proyecto; y además, se deja en claro quién aprobará
o rechazará la solicitud. Con un proceso de control de cambios también puedes
documentar y dar seguimiento al modo en que cambian los requisitos durante el
curso de un proyecto, a fin de medir el impacto del cambio más adelante.

Herramientas que simplifican la

gestión de requisitos
La gestión de requisitos tiene muchas variables, pero ninguna tiene por qué salirse
de control. Con las herramientas correctas, puedes preparar un proceso repetible
y proyectar exactamente con quién hay que hablar, cuándo hay que hacerlo, y
cómo documentar y organizar los requisitos a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.

Si das seguimiento a los requisitos en Asana, puedes crear una plantilla

estandarizada para ayudarte a gestionar los requisitos de todos los proyectos. Es
 decir, en vez de empezar el proceso desde cero cada vez, puedes reutilizar un
flujo de trabajo predeterminado y tener la tranquilidad de saber que no te olvidarás
de ningún punto crítico.

Las sesiones de prueba de usabilidad son esenciales para ayudar a los equipos a
entender a su audiencia y para crear productos y soluciones de diseño realmente
beneficiosos. No obstante, sin una plantilla clara y consistente para guardar
preguntas, compartir opiniones y asignar tareas, las sesiones no tienen el impacto
esperado.

Usa esta plantilla para satisfacer las reales necesidades de tus usuarios llevando a
cabo sus comentarios y creando mejores soluciones. Aquí tienes algunos consejos
para que saques máximo provecho a la plantilla:

 Facilita el seguimiento. Haz que tu agenda sea fácil de seguir para los participantes de la
prueba y créala con anticipación para asegurarte de que tu propio equipo mantenga el curso
previsto.

 Mantén la coherencia. Asegúrate de que todas las sesiones de investigación sean coherentes

entre sí al utilizar siempre la misma plantilla, de modo que puedas identificar las preguntas
clave.

 Registra la información y define acciones concretas. Después de la sesión, asegúrate de

tener un lugar para dar seguimiento a las acciones pendientes. Al dar seguimiento, priorizar
y compartir información en Asana, puedes asignar tareas concretas y ver las tendencias a lo
largo del tiempo, para que las sesiones de investigación tengan el mayor impacto posible.
Requisitos y Restricciones para
Asana
Asana

 Cantidad: Cada organización debe solicitar solo un producto de Asana a través

de TechSoup por año para recibir un acceso con descuento para todos los
miembros de su equipo.
 Presupuesto: Las organizaciones con presupuestos de explotación anual de
cualquier tamaño pueden optar a solicitar productos de este programa.
 Sólo organizaciones sin fines de lucro y bibliotecas: A los productos solo
pueden acceder organizaciones sin fines de lucro y bibliotecas públicas que
califiquen para tal beneficio.
 Tipo de organización: Los siguientes tipos de organización no son elegibles
para solicitar productos con descuento.
o Ciertas organizaciones religiosas
o Hospitales, salas sanitarias, asociaciones profesionales de enfermeros,
organizaciones de seguro médico, planes de salud grupales preparados,
asociaciones profesionales médicas, asociaciones de prácticas grupales
universitarias.
o Organizaciones empresariales y profesionales.
o Mutuales.
o Sociedades, órdenes o asociaciones de fraternidad; proveedores de
otros servicios o beneficios a miembros o empleados.
o Actividades deportivas, atléticas, recreativas y sociales, excepto centros
comunitarios y centros recreativos comunitarios.
o Organismos legislativos y de actividad política.
o Grupos de interés.
o Fondos de beneficencia o servicios financieros.
o Agencias o dependencias gubernamentales.
 Ya clientes: Las organizaciones que ya estén suscritas a Asana son elegibles
para renovar su suscripción por medio de esta oferta.
 Términos del servicio: Las organizaciones que soliciten productos de Asana
deben aceptar el acuerdo estándar de Asana para tales productos, al igual que
los términos de servicio de Asana aplicables (en conjunto, los "Acuerdos de
Asana") como prerrequisito para tener acceso a los productos.
 Política antidiscriminación: Las organizaciones que promuevan, apoyen o
practiquen la discriminación por edad, origen étnico, género, origen nacional,
discapacidad, raza, talla, religión, orientación sexual o trasfondo
socioeconómico no son elegibles para participar. Para recibir productos, las
organizaciones deben estar dispuestas a y ser capaces de dar fe de que no
discriminan por ninguno de estos motivos.
  Estudios de caso: Las organizaciones beneficiarias deben estar dispuestas a y
ser capaces de brindar información a Asana con el propósito de crear estudios
de caso o testimonios.
 Distribución de productos:
o Los productos se distribuirán solo a las organizaciones que califiquen, no
a individuos.
o Las organizaciones beneficiarias no podrán transferir ni revender los
productos de Asana, ni violar en modo alguno los términos de los
Acuerdos de Asana.

Asana no escatima en características. Al crear una tarea, puedes

asignarla a un miembro del equipo, programar una fecha de vencimiento,
cargar o enlazar a documentos asociados, escribir comentarios, añadir
etiquetas e incluso suscribirte o darte de baja de las notificaciones
cuando se produzcan cambios en la tarea.

Todo lo que necesitas

saber sobre Asana
¿Qué es Asana?
Asana es uno de los software de gestión de proyectos más populares
actualmente disponibles en el mercado. La sólida plataforma de gestión
del trabajo sirve a tus equipos para que puedan mantenerse enfocados
en los objetivos, proyectos y tareas diarias a medida que hacen crecer tu
negocio.

Para organizar tus trabajos, Asana te permite planificar y estructurar

el trabajo de la mejor manera. Te permite fácilmente establecer
prioridades y fechas límite, compartir detalles y asignar tareas, todo en
un solo lugar. Para mantenerte encaminado, te permite seguir proyectos
y tareas en cada etapa, y saber dónde está el trabajo y poder mantener a
todos alineados con los objetivos.

Para ayudarte a cumplir con los plazos, la plataforma te permite crear

planes de proyectos visuales para ver cómo se traza cada paso a lo
largo del tiempo. Con él, es mucho más fácil identificar los riesgos y
eliminar los obstáculos. Incluso cuando los planes cambian.

¿Pára que sirve Asana?

Esta herramienta sirve para la gestión de proyectos y tareas que
facilita la colaboración y la comunicación en equipo. Asana ayuda a
crear proyectos y tareas dentro de esos proyectos. también te permite
agregar a tus compañeros de equipo a tareas y proyectos, se pueden
agregar como seguidores de tareas, compartir proyectos con ellos o
mencionarlos en comentarios de tareas para mantenerlos a todos al
tanto.

Asana elimina la necesidad de usar el correo electrónico para

comunicarse acerca de los proyectos. Permite compartir notas sobre
descripciones de tareas y subir archivos adjuntos a las tareas, combina
tareas relacionadas con un solo clic, organiza tareas por prioridad,
establece tu flujo de trabajo, recibe notificaciones sobre actualizaciones y
finalizaciones de tareas, añade fechas de vencimiento de tareas, agrega
seguidores a tareas y añade corazones a las tareas para mostrar tu
gratitud.
 Funciones de Asana
Esta herramienta ofrece una amplia gama de funciones muy interesantes
para la gestión de proyectos y trabajo de equipo. A continuación, se
mencionan las más importantes: 

 -Feed de actividad
 -Agregar personas asignadas, archivos adjuntos y corazones a las tareas
 -Actualizaciones automáticas de correo electrónico
 -Crear calendarios y vistas personalizados
 -Puente de correo electrónico
 -Lista de mis tareas y modo de enfoque
 -Realizar un seguimiento de las tareas y agregar seguidores
 -Recibir notificaciones y recordatorios
 -Soporte para iPhone, sitio móvil HTML5
 -Múltiples espacios de trabajo
 -Autorizaciones basadas en roles
 -Funciona con el sistema de arrastrar y soltar
 -Secciones del proyecto y vistas de búsqueda
 -Actualizaciones en tiempo real
 -Ver las tareas y prioridades de los miembros del equipo
 -Establecer metas, prioridades y fechas límite
 -Establecer permisos de proyecto
 -Creación de proyectos y tareas
 -Comentar las tareas
 -Dependencias de tareas
 -Diagramas de Gantt (Asana tiene una línea de tiempo)
 -Soporte Kanban (Asana tiene tableros)
  Chat envió y en equipo
  
Para más información de cada función has clic en el enlace 

Características Asana
Asana incluye una serie de características muy útiles para la gestión de
proyectos y el trabajo en equipo. A continuación, se mencionan las
principales: 

1. Creación de proyectos 

La mejor forma de atacar las grandes responsabilidades, es dividiéndolas

en proyectos clasificados, por ende, esta herramienta permite alojar
espacios de trabajo dedicados a un proyecto específico, dentro del cual
es posible crear tareas y subtareas separadas por orden de prioridad o
ejecución, designando con claridad a los responsables del trabajo en
cada fase. 
2. Creación de tableros 

A través de los tableros, Asana ofrece una visualización plena de las

fases del proyecto general, que permite tener siempre “a la vista” el
estatus de cada una de las actividades por realizar, en proceso de
elaboración u oficialmente terminadas. 

Estos tableros interpretan un rol muy importante a la hora de hacer

seguimiento al cumplimiento de las actividades dentro de los marcos de
tiempo y trabajo previamente delimitados, identificando puntos fuertes y
débiles en el flujo productivo. 

3. Creación de cronogramas

Asana incluye la posibilidad de crear cronogramas en los cuales asignar

los marcos temporales que formalmente se deben seguir al realizar
determinadas tareas y proyectos, oficializando y poniendo a los
integrantes de acuerdo en las fechas y horas de
entrega correspondientes para cada tarea. 

4. Creación de calendarios 

Con ayuda de las funcionalidades del calendario de Asana, podrás

obtener una visión general de tus responsabilidades, compromisos y
recordatorios puntuales tanto de tus actividades a nivel individual como
las del equipo de trabajo general. 

5. Integración de la información  

Si vas a usar Asana como una herramienta de centralización de recursos

necesarios para abordar determinadas tareas o proyectos, la herramienta
ofrece la oportunidad de registrar este tipo de recursos (por ejemplo,
correos, archivos, textos, etc.) para tener todo al alcance a la hora de
comenzar un día de trabajo productivo. 

Esta función es útil en especial si compartes la herramienta con un

equipo y quieres ahorrar el tiempo que lleva localizar toda la información
y elementos necesarios para trabajar en un proyecto almacenando la
mayoría de los detalles en un solo sitio. 
6. Integración con otras aplicaciones 

Asana se conecta fácilmente con otras de las aplicaciones popularmente

utilizadas por equipos de trabajo en remoto o trabajadores autónomos
que quieren organizar sus espacios de trabajo en línea de manera
óptima. 

Por ejemplo, herramientas como el correo electrónico que posiblemente

utilizas, Slack, Jira, Google Calendar, Google Drive, Dropbox,
GitHub, Trello, Evernote, entre muchas otras, tienen la opción de
conectarse con Asana y fusionar propósitos desde un espacio común. 
7. Posibilidad de programar recordatorios 

Como se mencionó en el punto anterior, Asana es fácilmente integrable

con diversas aplicaciones que hoy en día son parte imprescindible del
trabajo de muchas personas, especialmente el correo electrónico y Slack.

Por ello, permite conectar la herramienta y programar recordatorios que

periódicamente te notificarán sobre la actividad en las que has sido
designado responsable, las tareas de otros que debes monitorear, las
alertas de entregas diarias, entre otras opciones que harán que no dejes
todo en manos de tu memoria. 

¿Quiénes utilizan Asana?

Las startups son el público número uno de Asana por una razón muy
sencilla: las startups buscan herramientas eficaces y con la mejor
relación calidad-precio. 

Asana también cumple perfectamente con los requerimientos de

freelancers y autónomos (para la gestión de tareas), los equipos de
programadores/desarrollo del producto, los equipos de marketing y hasta
las grandes empresas en transición hacia una metodología ágil para la
gestión de proyectos. 

Las consultoras también pueden trabajar con Asana para gestionar

el trabajo colaborativo con los clientes. 

De manera general, todos los individuos pueden verse en la necesidad

de utilizar un gestor de tareas como Asana: marketeros, jefes de
proyecto, responsables de comunicación, programadores, etc. Tanto los
equipos creativos como los administrativos, dependiendo de la
perspectiva de los participantes, pueden encontrar un marco
estructurante o liberador y transparente. 
¿Cómo funciona Asana?
Lo primero que tienes que hacer para comenzar a usar esta herramienta
es, crear una cuenta en la página oficial de Asana. Una vez dentro de la
herramienta debes proceder a crear tu primera tarea. Las tareas son el
punto de partida y el componente más importante de Asana, las cuales
representan acciones concretas. Luego debes proceder a crear tu primer
proyecto. 

Los proyectos se usan para organizar y planificar todas las

tareas relacionadas con una iniciativa, objetivo o trabajo específicos.
Puedes visualizar los proyectos en forma de lista, tablero,
calendario o cronograma y cambiar entre estas vistas en cualquier
momento.
 Después debes pasar a organizar el proyecto, agrupando las tareas
relacionadas con las diferentes secciones. Las secciones agrupan tus
tareas, lo cual facilita el análisis del proyecto. Son muy útiles para las
categorías que no cambiarán a medida que el trabajo avanza. Por
ejemplo, podrías crear secciones por plazos (como trimestres o meses),
fases del proyecto o utilizar un tablero al estilo Kanban con las
categorías: «Tareas pendientes», «En curso» y «Finalizadas».

Posteriormente tienes que ordenar y filtrar las tareas del proyecto con

campos personalizados. Los campos personalizados son como los
encabezados de las columnas de las hojas de cálculo que sirven para
ayudarte a filtrar y ordenar las tareas de tu proyecto según diferentes
criterios, como la prioridad, el estado de la tarea, el costo o la
aprobación. 

Reproducir video acerca de asana gestor software de gestión de proyectos

¿Por qué usar Asana?

Asana se adapta perfectamente a las siguientes utilizaciones:

1. Gestión de tareas puntuales y recurrentes (relación cliente, recursos

humanos, administrativo, etc.).
2. Gestión de proyectos simples (realización de una plaqueta comercial por
ejemplo) e intermedios (creación de un sitio web, marketing de
contenido, creación del producto, etc.).
3. Colaboración y productividad cotidiana: gestión de ideas, repartición de
tareas, distribución de documentos, votos, comentarios, etc.
4. Planning de equipo.
Ventajas de usar Asana
-Experiencia de usuario: la interfaz de usuario es fácil de usar, es muy
intuitiva. También puedes codificar con colores prácticamente todo, por lo
que está bien organizado y es claro
-Eficiencia en el trabajo: permite a sus usuarios ver todas las tareas
que tienen entre manos. Esto ayuda al equipo a concentrarse en lo que
es urgente y programar lo que puede ser menos crítico

-Integraciones: Asana se integra bien con otras aplicaciones de terceros

como Trello

-Plan gratuito: es posible que los grupos pequeños y los individuos no

tengan los recursos financieros para invertir en un costoso software de
gestión de proyectos. No obstante, estas tecnologías son fundamentales
para el éxito de una empresa. Afortunadamente, Asana incluye un plan
gratuito que permite a las organizaciones con un presupuesto ajustado
utilizar la plataforma.

Desventajas de usar Asana

-Una tarea, una persona: no puedes asignar a varias personas a una
sola tarea

-Falta de autenticación de dos factores: esto puede ser un problema

de seguridad y un posible inconveniente. El 2FA se utiliza para prevenir
ataques cibernéticos y violaciones de seguridad, que pueden causar
mucho daño si mantiene información confidencial en tu sistema de
gestión de proyectos de Asana

-No es muy amigable para los nuevos: Asana es popular entre los

gerentes de proyectos experimentados. Por otro lado, la tecnología
puede abrumar a los usuarios nuevos.

Precios de usar Asana

Asana ofrece un plan gratuito muy completo, para comenzar a usar su
herramienta, este plan es ideal para los que recién están comenzando.
Sin embargo también ofrece 2 planes de pago, los cuales incluyen más
 funciones y características, que se adaptan a las necesidades de tu
negocio o proyecto. A continuación, se mencionan los diferentes planes:

Planes  Precios

Basic $0 por mes

Premium $10,99 por mes

Business $24,99 por mes

Todas las funciones de Asana

 OMITIR Y PASAR A
 La aplicación móvil
 Trabajo, proyectos y gestión de tareas
 Comunicación
 Vistas
 Informes
 Gestión de equipos
 Principales integraciones

Esta es una lista completa de las funciones de Asana en todos los niveles que te será útil
para entender lo que puede hacer Asana. Contiene enlaces a más recursos con los que
aprenderás cuándo y cómo usarlos.
 Asana Premium, Business y Enterprise ayudan a que los equipos trabajen más rápido, sean
más productivos y alcancen sus mayores logros. Comienza con una versión de prueba
gratis.
Prueba de funciones pagas

Aplicaciones móviles
Además de la aplicación web, Asana también ofrece aplicaciones móviles
para iOS y Android. La mayoría de las funciones están disponibles en la aplicación móvil
pero pueden variar según los tipos de dispositivos y con respecto a nuestra versión
completa de la aplicación web.
¿Quieres conocer nuestras funciones móviles? Ve a la sección de Ayuda y accede a
nuestras guías para iOS y Android.

Trabajo, proyectos y gestión de tareas

 Proyectos: Organiza tu trabajo en proyectos compartidos como tableros Kanban para tus
iniciativas, reuniones y programas.
 Tareas: Divide el trabajo en elementos que tú y tu equipo puedan gestionar.
 Subtareas: Divide las tareas en partes aún más pequeñas o muestra pasos adicionales para llevar a
cabo toda una tarea.
 Responsables de las tareas: Asigna a las tareas un responsable, de tal forma que todos sepan quién
es el responsable.
 Secciones y columnas: Agrupa las tareas en secciones o columnas en la vista de Lista o Tablero
para mantener las tareas organizadas o reflejar las etapas de tu flujo de trabajo.
 Campos personalizados: Crea campos personalizados con listas desplegables, números o textos en
proyectos y portafolios para capturar la información de manera uniforme, darle seguimiento al
estado y ordenar o filtrar la información (como las columnas de una hoja de cálculo). También
puedes recibir notificaciones cuando se modifican los campos personalizados.*
 Formularios: Captura siempre los detalles correctos para cualquier resumen de proyecto o
solicitud y mucho más. Los formularios están directamente conectados con los proyectos para que
puedas darles seguimiento a los envíos desde un solo lugar.*
 Fechas de entrega: Las fechas de entrega aseguran que cada tarea se finalice a tiempo. Puedes ver
las tareas en el calendario de Asana o incluso en tu calendario de trabajo.
 Hora de entrega: Especifica la hora en la que un trabajo se debe entregar para que no pierdas una
fecha límite y todos sepan a qué hora necesitas algo (sin importar su uso horario).
 Fechas de inicio: Las fechas de inicio muestran cuándo debes comenzar tu trabajo para cumplir con
los plazos sin contratiempos de último minuto.*
 Cronogramas: Son una vista al estilo de un diagrama de Gantt en la que se aprecian todos los
vencimientos de las tareas y los proyectos para ayudarte a planificar mejor, ver las programaciones
y cumplir con las fechas de entrega.*,†
 Archivos adjuntos: Agrega archivos desde tu computadora, Google Drive, OneDrive, Dropbox o
Box a cualquier tarea o mensaje.
 Me gusta: Acusa la recepción de una tarea o comentario, da las gracias, felicita o vota por una tarea
con un Me gusta.
 Tareas en múltiples proyectos: Mantén la misma tarea en múltiples proyectos para mostrar el
trabajo en diferentes contextos sin duplicar esfuerzos.
 Dependencias: Las dependencias entre tareas dejan claro qué tarea está lista para comenzar y qué
tareas dependen de otras otras para empezar.*
 Reglas: Crea reglas para automatizar los procesos manuales como los de clasificación, asignación
de tareas, actualización de los campos en Asana y mucho más.*,†
 Plantillas: Los equipos de cualquier tipo pueden empezar más rápido con las plantillas y también
las pueden volver a usar todas las veces que ejecuten un proyecto. Además, puedes guardar tus
propios proyectos como plantillas para asegurarte de no pasar nada por alto.*
 Proyectos solo para comentar: Evita cambios accidentales a tus proyectos al permitir a ciertos
miembros del proyecto solo hacer comentarios en tareas, pero al mismo tiempo dándoles acceso a la
información del proyecto.*
 Aprobaciones: Solicita aprobaciones y aprueba trabajos en Asana.

Comunicación
 Comentarios en tareas: Comenta directamente una tarea para aclarar lo que necesitas que se haga
y menciona a compañeros de equipo u otro trabajo en Asana para que todos y todo se conecte.
 Verificación: Deja comentarios claros directamente en las imágenes o PDF que se convertirán en
tareas fáciles para darles seguimiento.†
 Verificación de imágenes: Deja comentarios específicos directamente en las imágenes para que los
creativos sepan qué tienen que hacer para finalizar su trabajo.†
 Conversaciones de proyecto: Habla sobre el avance de un proyecto para mantener el ímpetu.
 Páginas del equipo: Visualiza todos los proyectos de tu equipo en un solo lugar. Ten un espacio
para los anuncios y mensajes del equipo y agrega una descripción a tu equipo.
 Idiomas: Asana actualmente se encuentra disponible en inglés, chino tradicional, ruso, neerlandés,
polaco, italiano, sueco, coreano, francés, alemán, portugués, español y japonés.
 Texto enriquecido: Usa texto enriquecido en los campos de texto más grandes para que tu mensaje
sea claro y para organizar tus pensamientos con listas numeradas y con viñetas.

Vistas
 Mis tareas: Planifica tu día con una lista de pendientes priorizada.
 Bandeja de entrada: Recibe y filtra notificaciones solamente para los proyectos, conversaciones y
tareas que sigues.
 Listas: La estructura en forma de cuadrícula ayuda a que sea más fácil crear tareas, filtrarlas y
darles un formato para colaborar activamente con tu equipo.
 Búsqueda: Encuentra el trabajo que necesitas rápidamente, sin tener que organizarlo
minuciosamente.
 Búsquedas avanzadas guardadas: Guarda las búsquedas basadas en un criterio específico para
que sea más fácil volver a encontrar los trabajos, o haz evaluaciones con tus criterios de búsqueda.*
 Gestión de recursos: La función de gestión de recursos de Asana ofrece una vista única de la
capacidad laboral del equipo. Te ayuda a tomar decisiones informadas acerca de tu personal para
redistribuir equitativamente la carga laboral si es necesario.†
 Calendarios: Ve cualquier lista de tareas en un Calendario para tener una vista clara de las fechas
de entrega.
 Vista de archivos: Encuentra los archivos del proyecto rápidamente en una vista de galería con
todos los archivos adjuntos al proyecto.
 Modo para daltonismo: Ve la paleta de color completa de Asana claramente en el modo para
daltonismo.

Emisión de informes
 Objetivos: Establece, da seguimiento y gestiona los objetivos de la empresa y, a la vez, conéctalos
con el trabajo necesario para alcanzarlos. Crearás una fuente única de referencias para los líderes,
los altos ejecutivos y los colaboradores en general.
 Hitos: Deja claro cuáles son los objetivos del proyecto y mantén a tu equipo motivado mediante la
definición de hitos como marcadores clave del progreso.*
 Portafolios: Organiza iniciativas estratégicas y da seguimiento al estado de todos tus proyectos
importantes en forma de lista o en un cronograma, en un solo lugar.†
 Actualizaciones de estado: Prepara una actualización de estado en cuestión de segundos y
compártela con las personas interesadas e incluye toda esa información relevante en los Portafolios.
También puedes guardar plantillas para actualizaciones y usar los gráficos del Panel para mostrar
las novedades.*
 Paneles: Produce gráficos personalizados que muestran la información en tiempo real para ayudar a
entender dónde puede estar bloqueado el trabajo o con retraso. Además, tienes la posibilidad de
exportar esos gráficos.*

Gestión de equipos
 Equipos: Crea equipos para organizar tus proyectos y conectar a tus compañeros de equipo con un
calendario y conversaciones compartidas. También puedes controlar la configuración de privacidad
del equipo.
 Colaboradores: Agrega a compañeros de equipo como colaboradores para que puedan seguir con
el trabajo de la tarea y recibir notificaciones relevantes con actualizaciones de la tarea.
 Invitados: Colabora con proveedores, contratistas y socios en Asana.
 Permisos: Limita el acceso a cualquier proyecto, crea equipos privados para el trabajo sensible o
crea equipos y proyectos públicos a los que toda tu organización tenga acceso.*
 [Controles del administrador]/guide/help/premium/admins): Designa a administradores y
superadministradores de la organización, quienes pueden agregar, eliminar y administrar miembros
y sus ajustes, además de decidir aumentar la complejidad de las contraseñas. Los clientes
de Asana Enterprise tienen controles adicionales con SAML y nuestra API de administración.‡
 Controles de privacidad: Limita el acceso a cualquier proyecto, crea equipos privados para el
trabajo sensible o crea equipos públicos.*
 Seguridad de los datos: Exporta y borra fácilmente datos de Asana y ten tus datos respaldados en
un servidor por separado. Los clientes del plan Enterprise pueden esperar un ANS de tiempo de
actividad del 99,9 %.‡

Integraciones
Esta es solo una lista exclusiva de las principales integraciones de Asana. Consulta
nuestra página de aplicaciones para ver todas las integraciones o consulta nuestra página
para desarrolladores si quieres más información acerca de cómo crear la tuya propia.

Crear y compartir archivos

 Dropbox, Google Drive y Box: Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector
de archivos incorporado.
 Adobe Creative Cloud: Mira las tareas nuevas, comparte los diseños e incorpora comentarios
agregados en Asana, todo sin salir de tus herramientas de Creative Cloud.†

Comunicación
 Slack: Haz que tu trabajo avance más rápido al crear, finalizar y editar tareas directamente desde
Slack. Cuando haya actualizaciones en las tareas y proyectos en Asana, las actualizaciones se
publicarán automáticamente en un canal de Slack.
 Complemento de Asana para Gmail o Asana para Outlook: Convierte emails con clientes,
usuarios y compañeros de equipo en tareas concretas, a las que se les pueda dar seguimiento en
Asana, sin salir de tu bandeja de entrada.
 Zoom: Crea o vincula reuniones de Zoom directamente desde las tareas de Asana. Una vez que
finaliza la reunión, encontrarás la transcripción y la grabación adjuntas a la tarea correspondiente.

Otras integraciones importantes

 Google: Conecta tu Google Drive con Asana. Inicia sesión con el Inicio de sesión único de
Google o con SAML. Agrega tareas a Asana desde cualquier página web en Chrome, y mucho más.
 Microsoft: Asana se integra con un conjunto de herramientas de Microsoft como Teams, Office
365 y Outlook, OneDrive y Power BI para garantizar que tu equipo pueda coordinar el trabajo
perfectamente en todas sus herramientas esenciales.
 Salesforce: Promueve una mejor colaboración en tus ciclos de ventas. Crea proyectos
automáticamente cuando los clientes alcancen etapas clave de oportunidad para dar seguimiento al
trabajo y mucho más.
 JIRA Cloud: Crea una sincronización perfecta en ambas direcciones entre Asana y JIRA para
evitar duplicar el trabajo y guardar la información donde los equipos quieren verla.
 Harvest: Un temporizador integrado para que puedas dar seguimiento al tiempo de cualquier tarea
sin salir de Asana.
¿Te interesa adquirir un plan pago de Asana? Comienza a usar una versión de prueba,
revisa nuestra página de precios o comunícate con nuestro equipo de Ventas.
*Indica una función de Asana Premium.
†Indica una función de Asana Business.
‡Indica una función de Asana Enterprise.

Viernes metodología informe que van a aplicar al proyecto

Preguntas

1. ¿Qué es asana?

Asana es uno de los software de gestión de proyectos más populares

actualmente disponibles en el mercado. La sólida plataforma de gestión
del trabajo sirve a tus equipos para que puedan mantenerse enfocados
en los objetivos, proyectos y tareas diarias a medida que hacen crecer tu
negocio
 2. ¿para qué sirve asana?

Esta herramienta sirve para la gestión de proyectos y tareas que

facilita la colaboración y la comunicación en equipo. Asana ayuda a
crear proyectos y tareas dentro de esos proyectos. también te permite
agregar a tus compañeros de equipo a tareas y proyectos, se pueden
agregar como seguidores de tareas, compartir proyectos con ellos o
mencionarlos en comentarios de tareas para mantenerlos a todos al
tanto.

3. ¿Cuántas funciones de asana son más importante? Diga 2:

 -Feed de actividad
 -Agregar personas asignadas, archivos adjuntos y corazones a las tareas
 -Actualizaciones automáticas de correo electrónico
 -Crear calendarios y vistas personalizados
 -Puente de correo electrónico
 -Lista de mis tareas y modo de enfoque
 -Realizar un seguimiento de las tareas y agregar seguidores
 -Recibir notificaciones y recordatorios
 -Soporte para iPhone, sitio móvil HTML5
 -Múltiples espacios de trabajo
 -Autorizaciones basadas en roles
 -Funciona con el sistema de arrastrar y soltar
 -Secciones del proyecto y vistas de búsqueda
 -Actualizaciones en tiempo real
 -Ver las tareas y prioridades de los miembros del equipo
 -Establecer metas, prioridades y fechas límite
 -Establecer permisos de proyecto
 -Creación de proyectos y tareas
 -Comentar las tareas
 -Dependencias de tareas
 -Diagramas de Gantt (Asana tiene una línea de tiempo)
 -Soporte Kanban (Asana tiene tableros)
  Chat envió y en equipo
 # 23

A: _____________________________________________

B: _______________________________________________

4. ¿cuántas son las características principales de asana? Diga 2

1. Creación de proyectos, 2. Creación de tableros, 3. Creación de cronogramas, 4. Creación de

calendarios, 5. Integración de la información, 6. Integración con otras aplicaciones, 7. Posibilidad
de programar recordatorios 

#7

A: _______________________________________________________

B: ____________________________________________________________

5. quienes utilizan asana: (encierre con un círculo)

a. Las startups, freelancers y autónomos

b. los equipos de programadores/desarrollo del producto, los
equipos de marketing y las grandes empresas
c. las consultoras
d. marketeros, jefes de proyecto, responsables de
comunicación, programadores, los equipos creativos y los
administrativos
e. Todas las anteriores.

6. crear una cuenta, crear tu primera tarea, crear tu primer proyecto,

organizar el proyecto y ordenar y filtrar las tareas del proyecto con
campos personalizados es: marque x
( ). asana

( x ). como funciona asana

( ). La función de asana

( ). Lo que utiliza asana

( ). Las características de asana

7. (encierre con un círculo) ¿Por qué usar Asana?

Asana se adapta perfectamente a las siguientes utilizaciones:

a. Gestión de tareas puntuales y recurrentes (relación cliente, recursos

humanos, administrativo, etc.).

b. Gestión de proyectos simples (realización de una plaqueta comercial

por ejemplo) e intermedios (creación de un sitio web, marketing de
contenido, creación del producto, etc.).

c. Colaboración y productividad cotidiana: gestión de ideas, repartición de

tareas, distribución de documentos, votos, comentarios, etc.

d. Planning de equipo.

e. Todas las anteriores

8. ¿Cuáles son las ventajas de asana?

Son 4: Experiencia de usuario, Eficiencia en el trabajo,
Integraciones, Plan gratuito

9. ¿Cuáles son las desventajas?

Son 3: Una tarea, una persona, Falta de autenticación de dos
factores, No es muy amigable para los nuevos

10. diga verdadero o falso los precios de asana son:

( f ) básico $ 5,99 por mes

( v ) básico $ 0 por mes, premium $ 10,99 por mes, business $ 24,99 por
mes
( f ) premium $ 20,99 por mes
( f ) business $ 50,99 por mes
( v ) solo el básico es gratuito los demás hay que pagar