Microsoft Office System

Customer Solution Case Study

Gestión óptima del conocimiento gracias a

Microsoft Office SharePoint Server 2007

Resumen “Ne c
e sitába mo sun at ecnologíaá g ileintui
tivaq ue
País: España.
Sector: Industria.
redujera el almacenamiento de documentos y los
actualizara al minuto. Microsoft Office SharePoint
Perfil del cliente
CEPSA es un grupo empresarial con amplia
Server 2007 es una excelente solución” .
actividad nacional e internacional en el Alicia Cuervo, responsable de Calidad de CEPSA Gas Licuado.
sector energético. Exporta sus productos y
desarrolla actividades de exploración y Almacenamiento manual de documentación en papel, falta de
producción, así como de fabricación y
comercialización en países de los cinco seguridad en el acceso a los archivos y falta de agilidad en la
continentes. comunicación entre los empleados. La Dirección de Calidad de
Situación CEPSA Gas Licuado necesitaba una aplicación que pusiera fin a sus
El departamento de Control de Calidad de problemas y cubriera sus necesidades. La oferta de Microsoft para
CEPSA Gas Licuado conservaba y
registraba toda su documentación en probar la versión Beta de Microsoft Office SharePoint Server 2007
papel. La empresa necesitaba centralizar fue la solución. La implantación de la aplicación supondría una
los procesos y documentos desde el punto
de vista de la seguridad y la gestión. importante mejora de la productividad de los trabajadores y un
considerable ahorro de costes y de tiempo.
Solución
Microsoft Office SharePoint Server 2007
supone una solución ágil e intuitiva, que
permite la actualización diaria de
contenidos, y mejora la comunicación
entre los empleados.

Beneficios
Aumento de la productividad.
Ahorro de tiempo.
Menores costes.
Mejora de la comunicación.
Facilidad de gestión.
“N ecesitamo s c ompa r
ti
r Situación obviamente se producía una demora en
CEPSA Gas Licuado tiene parte de la dicha información”
,exp l
icaP el
áez.
el conocimiento entre documentación de su Sistema de Gestión de
aquellas áreas en las Calidad impresa en papeles que se Solución
almacenan físicamente en carpetas. Además, Hace año y medio aproximadamente que la
que es está ó se está la Dirección de Calidad tiene la necesidad de Dirección de Calidad de CEPSA Gas Licuado
estableciendo un actualizar los registros con elevada se puso en marcha para buscar herramientas
periodicidad. “ Nec esitamosc o mp ar
ti
r el q uec u br
ierans usn e ce s
ida des.“C uan d o
sistema de gestión de conocimiento y que haya un registro de estábamos estudiando la situación, surgió la
calidad. Y con los calidad común al que puedan acceder todos posibilidad de probar la versión Beta de
losin ter
e sa dos ”
, afir
maA l
ici
aC uervo, Microsoft Office SharePoint Server 2007. Nos
procesos tradicionales responsable de Calidad de la compañía. dimos cuenta de que nos podía ayudar
noe r
ap osibl
e ”. muchísimo . Nos hac o n v
e ncido”,a segu ra
CEPSA es consciente de la necesidad de C uervo .“Ese lcump limi entod elsu eñod eu n
Alicia Cuervo, responsable de calidad de terminar con el proceso manual mediante informático: colocar el dato en un lugar y que
CEPSA Gas Licuado. una solución informática capaz de reducirlo y todos lo puedan ver y comprobar con
simp l
ifi
carlo. “
D ee st
af orma, las personas seguridad y rapidez. El acceso es fácil y
que integramos la Compañía compartimos la rápido, ya que no se necesitan grandes
gestión del conocimiento” ,dice María Jesús infraes t
ructurast ecno lógi
c as”,apu nta
Peláez, gestora de Calidad de la empresa. Fernández.
“H astaa hora,u nad en ues t
ra smá xima s
preocupaciones era disminuir las Hasta el momento, la Dirección de Sistemas
necesidades de almacenamiento: hemos de Información de CEPSA Gas Licuado ha
reducido los problemas de respuesta de los montado los procesos, las estructuras, los
servidoresp r
incipal
e s
” ,di
c eA nto n
io siti
o sd ed i
señ oco mp art
id o...“Encu an t
o a la
Fernández, responsable de Sistemas de comunicación entre nosotros, cada empleado
Cepsa Gas Licuado. puede disfrutar del acceso a la
documentación almacenada que necesita
La compañía también se enfrenta a las se gúne lp er
filques el eh aa si
g nado”, señ ala
complicaciones que surgen a la hora de F ernán dez.“C adau n ot i
e nes ue s
pa cioy
intentar crear un intercambio fluido de puede compartir información con otros
información entre los trabajadores. trabajadores. Además, es posible vincularlo
“N e cesit
amo sc omp arti
re lcon ocimien t
o al correo Outlook, utilizar el calendario,
entre aquellas áreas en las que ya está ó co nvo carreun i
one s, o rga nizar tar
eas …;
estamos en vías de establecer un sistema de a gil
i
z amu c
h oe ltrab a jo”,e xpli
c aMa rk
gestión de calidad. Y con los procesos Redpath, responsable de la coordinación de
establecidos hasta ahora se nos presentaban Sistemas de Información de CEPSA Gas
grandes dificultades” ,apunta A.Cuervo. Y es Licuado.
que, actualmente se está empleando el
correo electrónico para compartir gran La agilidad y facilidad que la nueva
porcentaje de la documentación en archivos herramienta supone para el usuario permitirá
de Microsoft que, una vez definitivos, se que la implantación de Microsoft Office
editan, envían y archivan. “L osin f
orme sde SharePoint Server 2007 se realice de forma
incidencias, por ejemplo, se creaban en cómoda y no suponga grandes esfuerzos
documentos de Microsoft y se enviaban por e x
tra.“ Nue stros Departamentos ya están
correo electrónico. “Ene lc asod ee xisti
r preparados y expectantes ante el
dificultades en las comunicaciones, lanzamiento al mercado de la aplicación.
“E selc ump li
mi e ntod el Queremos comprobar cada uno de los aplicación supondrá una reducción
beneficios que ya hemos experimentado con considerable del gasto de papel que no será
sueño de un la versión Beta como el ahorro de tiempo y tann ec esari
o”,a ñadeA. Cuervo.
informático: colocar el material (papel) que supondrá, la mejora de
productividad de los trabajadores, la mejora Mejora de la comunicación. “ Lap osi
b i
l
ida
d
dato en un lugar y que de la co mu ni
ca ci
ón, etcétera”,dice de compartir datos, información, archivos,
todos lo puedan ver y Fernández. etcétera, y de estar en permanente contacto
con otros empleados supone una clara
comprobar con La sociedad de Gas Licuado ha sido la ventaja para la compañía. Además, el hecho
seguridad y rapidez. El primera en probar Microsoft Office de hacer más fácil y eficaz su trabajo
Sh a reP ointS erv
e r20 07.“H alideradoe l redunda en su satis facci
ón ”,e xpl
ical a
acceso es fácil y rápido proceso de producción y ha allanado el gestora de Calidad de CEPSA Gas Licuado.
ya que no necesitas camino para implantarlo adquiriendo el
mayor conocimiento. Ahora, queremos Facilidad de gestión. “Lain for
ma ci
óne stá
grandes infraestructuras utilizarlo en producción para afianzarlo. A ubicada en servidores, lo que favorece las
tecn ol
ó gi
cas ”. partir de aquí propondremos la incorporación copias de seguridad y otros elementos con
pa u lati
n aa lrestode lgrupoC E PSA ”
, los que trabajamos día a día. Además, es
Antonio Fernández, responsable de Sistemas concluye. muy sencilla la integración con tecnologías
de Cepsa Gas Licuado. e x
iste nt
e senl ao r
ga ni
za ci
ó n”
, señala
Beneficios Fernández.
Aumento de la productividad. “ L
o s
empleados pierden menos tiempo buscando
datos o enviando información. Ahora la
gestión de la administración es más sencilla,
ya que siempre queda registrado quién ha
he choe ldo cu me nto, enq uéf echa …L a
gestión de versiones históricas es
fund ame nta l
”, ase gurae lresp onsa bled e
Sistemas de Información de Gas Licuado. “El
acceso a cualquier dato se convierte en un
proceso fácil y rápido, que aporta eficiencia y
productividad al trabajo individual de cada
emp l
ead o”,a ñ adeR e dpa t
h .

Ahorro de tiempo. “C o nMi c rosoftOffi

ce
SharePoint Server 2007, el análisis del
Control Operacional se realiza en Excel
Services, que centraliza la información y evita
que el departamento oportuno dedique casi
una hora diaria as ug e sti
ó n ”,exp
li
ca
Redpath.

Menores costes. “ Lalibera cióndee s paciod e

almacenamiento y de las redes de
comunicación agilizará el sistema conjunto y
permitirá ahorros considerables del gasto
actual”,d est
a caF ernán de z.“Ademá s,la
For More Information Microsoft Office System
For more information about Microsoft The Microsoft Office System is the business
products and services, call the Microsoft w orl
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Sales Information Center at (800) 426- work, providing the programs, servers, and
9400. In Canada, call the Microsoft services that help you succeed by
Canada Information Centre at (877) 568- transforming information into impact.
2495. Customers who are deaf or hard-of-
hearing can reach Microsoft text telephone For more information about the Microsoft
(TTY/TDD) services at (800) 892-5234 in Office System, go to:
the United States or (905) 568-9641 in www.microsoft.com/office
Canada. Outside the 50 United States and
Canada, please contact your local
Microsoft subsidiary. To access information
using the World Wide Web, go to:
www.microsoft.com

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www.cepsa.com

Software and Services −Microsoft Office SharePoint Server

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Document published noviembre 2006