VERSIÓN: 0

CÓDIGO: PRO-GA-002
FECHA: 30/07/2015
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN, APLICACIÓN Y EVALUACIÓN DE
REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES DE TIPO AMBIENTAL

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto establecer políticas, condiciones, actividades,

responsabilidades y controles para lograr una adecuada identificación, actualización,
documentación, aplicación y evaluación del grado de cumplimiento de los requisitos legales u otros
suscritos voluntariamente por la Universidad del Atlántico, relacionados con sus aspectos
ambientales.

2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión cuyas actividades, productos o
servicios generen aspectos ambientales que estén sujetos a requisitos legales u otros suscritos
voluntariamente por la Universidad del Atlántico, relacionados con sus aspectos ambientales.

Inicia desde el reconocimiento e identificación de los requisitos, la proposición de medidas de

cumplimiento y aplicación de estos y termina con la evaluación de su grado de cumplimiento.

3. RESPONSABLES

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Son los responsables del seguimiento,

coordinación y cumplimiento de indicadores del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) a través del
Plan de Acción de la Ética.

PROFESIONALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL: Son los responsables de la

identificación, actualización, documentación, coordinación de su aplicación y evaluación del grado
de cumplimiento de los requisitos legales u otros requisitos suscritos voluntariamente por la
Universidad del Atlántico, relacionados con sus aspectos ambientales.

COMITÉ TÉCNICO AMBIENTAL: Es el responsable de validar y aprobar la identificación,

actualización y evaluación del grado de cumplimiento de los requisitos legales u otros requisitos
suscritos voluntariamente por la Universidad del Atlántico, relacionados con sus aspectos
ambientales.

OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA: Es la responsable de validar y aprobar la identificación y

actualización de los requisitos legales u otros requisitos suscritos voluntariamente por la
Universidad del Atlántico, relacionados con sus aspectos ambientales. Además de proveer
asesoría respecto a la aplicabilidad y obligaciones de la Universidad del Atlántico frente a la
normatividad ambiental.
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REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES DE TIPO AMBIENTAL

VICERRECTORES, DECANOS Y/O JEFES DE OFICINAS Y DEPARTAMENTOS, SEGÚN

CORRESPONDA: Son los responsables de aprobar la identificación, actualización y evaluación del
grado de cumplimiento de los requisitos legales u otros requisitos suscritos voluntariamente por la
Universidad del Atlántico, relacionados con sus aspectos ambientales correspondientes a su
proceso o área en forma integral.

COMUNIDAD UNIVERSITARIA: Son los responsables de colaborar y participar en las distintas

etapas de identificación, actualización, documentación, aplicación y evaluación del grado de
cumplimiento de los requisitos legales u otros requisitos suscritos voluntariamente por la
Universidad del Atlántico, relacionados con sus aspectos ambientales.

4. GLOSARIO

ASPECTO AMBIENTAL: elemento de las actividades, productos o servicios de una organización

que puede interactuar con el medio ambiente (ISO 14001:2004).

IMPACTO AMBIENTAL: cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso,

como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización (ISO 14001:2004).

REQUISITOS LEGALES APLICABLES: son las exigencias ambientales prescritas en la

constitución nacional, leyes, decretos, resoluciones, decisiones, acuerdos, normas técnicas,
políticas adoptadas, licencias, permisos, etcétera, competentes en lo que se refiere a las
actividades de la organización.

OTROS REQUISITOS APLICABLES: compromisos voluntarios adquiridos por la Institución con

sus proveedores, empresas contratadas, clientes u otras partes interesadas que dan pautas de
comportamiento de carácter ambiental.

REQUISITOS: término genérico que reúne tantos los requisitos legales aplicables, como otros
requisitos suscritos voluntariamente por la Universidad del Atlántico, relacionados con sus aspectos
ambientales.

FUENTES DE INFORMACIÓN: lugar de consulta valido establecido para determinar los requisitos
que aplican a la Universidad del Atlántico.

LEGISLACIÓN AMBIENTAL: compendio de leyes, decretos, resoluciones y normas ambientales

de un país o estado.

CUMPLIMIENTO: condición de aprobación o desaprobación por medio de valoraciones cualitativas

y cuantitativas a partir de parámetros establecidos y que son condiciones dadas en un requisito
ambiental.

5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Este procedimiento se realizará con una periodicidad mensual con el objetivo de dar búsqueda a
nuevos requisitos relacionados con los aspectos ambientales (ver procedimiento de identificación y
evaluación de aspectos ambientales) y en casos especiales para realizar verificaciones
extraordinarias de los mismos.
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REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES DE TIPO AMBIENTAL

Del mismo modo, se ejecutará siempre que se adopte un nuevo proceso, producto o servicio que
implique el cumplimiento de requisitos relacionados con los aspectos ambientales que no estén
contemplados en la “Matriz de identificación y evaluación de requisitos legales u otros requisitos
suscritos voluntariamente relacionados con los aspectos ambientales”. En este caso los
responsables directos del nuevo proceso, producto o servicio deberán revisar la matriz y solicitar su
actualización.

La evaluación del grado de cumplimiento de los requisitos se realizará semestralmente.

Para la identificación de los requisitos se deberán consultar fuentes de información confiables de

los niveles nacional, regional, local e institucional como:

 Presidencia de la República,
 Congreso de la República,
 Ministerios,
 Unidad de Planeación Minero-Energética
 ANDI
 Corporaciones Autónomas Regionales de la Jurisdicción,
 Entidades Territoriales,
 Secretarias o Departamentos del Medio Ambiente y Energía,
 Consejo Superior Universitario,
 Rectoría y Vicerrectorías, entre otras.

La comunidad universitaria en general deberá informar al Sistema de Gestión Ambiental cuando se

enteren de algún requisito que le sea aplicable a la Universidad.

Para el diligenciamiento de la “Matriz de identificación y evaluación de requisitos legales u otros

requisitos suscritos voluntariamente relacionados con los aspectos ambientales”, el(los)
responsable(s) complementará(n) un listado de todos los requisitos registrando los artículos o
parágrafos específicos con el fin de conocer el cómo se aplican específicamente dentro del SGA.

En relación a las novedades que se presenten en relación a los requisitos, se deberá eliminar aquel
requisito que haya sido derogado y/o modificar aquel donde se presente el caso, señalando
artículos o parágrafos que hubiesen sido modificados, registrando la fecha de su correspondiente
modificación. En caso de ser necesario se solicitará asesoría a la Oficina Jurídica respecto a la
aplicabilidad y obligaciones de la Universidad del Atlántico frente a los requisitos.

Se deberán comunicar y divulgar los requisitos al personal involucrado directamente e

indirectamente en su cumplimiento y/o a la comunidad universitaria en general, a través del correo
institucional, la página Web, las redes sociales u oficios internos, entre otras herramientas.

El reporte de la valoración del grado de cumplimiento de los requisitos deberá estar documentado y
disponible para consulta física y magnética, de tal manera que se pueda responder oportunamente
los requerimientos realizados por las autoridades ambientales competentes.
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REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES DE TIPO AMBIENTAL

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Documento/
No. Descripción Responsable(s)
Registros

Representante de Normatividad
ambiental en
Realizar mensualmente la revisión a nivel nacional, la Dirección del
1 medio
regional, local e institucional, de los requisitos Sistema de
relacionados con los aspectos ambientales. magnético o
Gestión
Ambiental físico.

Formato “Matriz
de
Representante de identificación,
la Dirección del aplicabilidad y
2 Identificar los requisitos relacionados con los aspectos evaluación de
Sistema de
ambientales y determinar su aplicabilidad específica. requisitos
Gestión relacionados
Ambiental con los
aspectos
ambientales”.
Formato “Matriz
de
Representante de identificación,
la Dirección del aplicabilidad y
Actualizar la “Matriz de identificación, aplicabilidad y
3 evaluación de
evaluación de requisitos relacionados con los aspectos Sistema de
requisitos
ambientales” de acuerdo a la periodicidad establecida. Gestión relacionados
Ambiental con los
aspectos
ambientales”.
Formato “Matriz
de
identificación,
aplicabilidad y
Comité Técnico evaluación de
4 Validar y aprobar la actualización de la “Matriz de Ambiental/Oficina requisitos
identificación, aplicabilidad y evaluación de requisitos de Asesoría relacionados
relacionados con los aspectos ambientales”. Jurídica con los
aspectos
ambientales”.
Actas de
aprobación.
Vicerrectores,
Aprobar la identificación, aplicabilidad y evaluación de decanos y/o jefes
5 Actas de
requisitos relacionados con los aspectos ambientales
de oficinas y aprobación.
correspondientes a su proceso o área.
departamentos,
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REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES DE TIPO AMBIENTAL

Documento/
No. Descripción Responsable(s)
Registros

según
corresponda
Representante de
la Dirección del Formato “Matriz
Sistema de de
Gestión identificación,
Ambiental / aplicabilidad y
Evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos con
6 evaluación de
una periodicidad semestral con base en la Vicerrectores,
requisitos
implementación de los programas del SGA. decanos y/o jefes relacionados
de oficinas y con los
departamentos, aspectos
según ambientales”.
corresponda.
Representante de Oficios, correos
Comunicar y divulgar los requisitos una vez la Dirección del enviados,
7 identificados y evaluados al sector de la comunidad Sistema de Publicaciones
universitaria que esté involucrado directa o en página web
indirectamente en su cumplimiento y aplicación. Gestión y redes
Ambiental sociales.

7. NORMATIVA Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Norma NTC ISO 14001:2004

 Norma NTC ISO 14004:2004
 Normograma.

8. REGISTROS

 Normatividad ambiental.
 Formato “Matriz de identificación, aplicabilidad y evaluación de requisitos relacionados con
los aspectos ambientales”.
 Actas de aprobación.

9. CONTROL DE CAMBIOS

VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN

Ing. Nobel Sierra Vega
0 Julio 30 de 2015 VERSION ORIGINAL
Ing. Juan Ortiz Martínez