TALLER DEL MÓDULO I: Aspectos Generales para la Gestión por

Procesos en el Sector Público

LA GESTIÓN DE PROCESOS COMO PARTE DE LA MODERNIZACIÓN

Entidad: Ministerio de Relaciones Exteriores (MRE)

Servicio: Actores nacionales acceden a acciones de facilitación y promoción económica,

cultural y tecnológica(*)

*Producto 2 del PP 0133 Fortalecimiento de la Política Exterior y la Acción Diplomática.

PILARES Y EJES DE LA PNMGP QUE PUEDEN SER USADOS PARA AYUDAR EN EL DESARROLLO
DE LA GESTIÓN POR PROCESOS EN RELACIÓN AL SERVICIO SELECCIONADO

Primer Pilar: Políticas Públicas, Planes Estratégicos y Operativo

El sector Relaciones Exteriores tiene la rectoría en cuatro políticas públicas1 . Además de ello, el
MRE cuenta con los siguientes planes a mediano plazo: el Plan Estratégico Sectorial Multianual
(PESEM) 2015-2021 y el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2016-2018. Asimismo, éstos se
enmarcan en el Plan Estratégico de Desarrollo Nacional (PEDN) al 2021-Plan Bicentenario. Por
otro lado, a corto plazo cuenta con el Plan Operativo Institucional (POI) 2017.

De lo anterior, el PEI ayuda a desarrollar una gestión por procesos. Este instrumento orienta la
gestión institucional con perspectiva multianual, partiendo de la visión y de los objetivos
estratégicos (O.E) incluidos en el PESEM. En particular, para el servicio “Actores nacionales
acceden a acciones de facilitación y promoción económica, cultural y tecnológica”, el O.E. 2
“Contribuir al fortalecimiento de la competitividad e imagen del país en el exterior a través de
la promoción económica y cultural”, así como sus acciones estratégicas, puedan coadyuvar a
identificar los procesos y actores involucrados en la prestación de este servicio.

Segundo Pilar: Presupuesto para Resultados

El MRE cuenta con dos Programas Presupuestales (PP): el PP 0062 “Optimización de la política
de protección y atención a las comunidades peruanas en el exterior” y el PP 0133
“Fortalecimiento de la Política Exterior y de la Acción Diplomática”. En lo que corresponde al
servicio “Actores nacionales acceden a acciones de facilitación y promoción económica, cultural
y tecnológica”, los componentes del modelo conceptual del PP 0133 - el árbol de problemas, las
alternativas de intervención, el marco lógico, la definición de los indicadores, los modelos
operacionales, entre otros – ayudaron a identificar dicho servicio.

1
Éstas son las siguientes: Política Nacional Antártica, Política Nacional de Cooperación Técnica
Internacional, Política Nacional Migratoria y Política Nacional de Desarrollo e Integración Fronteriza.
Tercer Pilar: Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional

El MRE no presenta mayores avances en relación a este pilar. No realiza una gestión por
procesos, elaboró un Plan de Simplificación Administrativa que está a la espera de ser aprobado
y su estructura organizacional se ha mantenido en términos generales “igual” desde hace varias
décadas.

Cuarto Pilar: Servicio Civil meritocrático

En el año 2015 se realizó un Mapeo de Puestos, es decir, una foto de las funciones que cumple
en la actualidad el personal del MRE. No obstante, desde ese entonces no se han realizado
mayores avances hacia el tránsito de la Ley Servir, régimen del cual están exceptuados los
funcionarios diplomáticos.

El desarrollo de este pilar debería coadyuvar a la gestión por procesos para identificar no solo la
cantidad, sino también la finalidad de los puestos requeridos – además de las funciones a ser
realizadas, los requisitos que demanda, sus competencias, entre otros - para poder entregar el
servicio “Actores nacionales acceden a acciones de facilitación y promoción económica, cultural
y tecnológica” de la mejor forma posible.

Quinto Pilar: Sistema de información, seguimiento, monitoreo, evaluación y gestión del

conocimiento

Si bien el MRE como entidad no ha avanzado en este pilar, la Dirección de Promoción Económica,
una de las áreas que está involucrada en la entrega del servicio “Actores nacionales acceden a
acciones de facilitación y promoción económica, cultural y tecnológica”, cuenta con el sistema
ISO 9001.

Los indicadores referidos a la facilitación y promoción económica recogidos en el marco del

sistema ISO 9001 de esta área ayudan en parte a la gestión por procesos y a la entrega del
mencionado servicio al menos en el ámbito económico.

Primer Eje Transversal: Gobierno Abierto

El MRE cumple con informar la normativa referente a Gobierno Abierto a través del Portal de
transparencia Estándar (PTE) así como del Portal Institucional (Transparencia MRE). Asimismo,
cuenta con canales de atención al ciudadano, entre ellos, las redes sociales - Facebook, Twitter,
Flickr, Youtube- y atiende las solicitudes de acceso a la Información.

Lo anterior podría ayudar a identificar, a través del contacto con el ciudadano, elementos
factibles a ser mejorados del servicio “Actores nacionales acceden a acciones de facilitación y
promoción económica, cultural y tecnológica”, en el marco de una gestión por procesos.
Segundo Eje Transversal: Gobierno Electrónico

Si bien se han realizado importantes avances en TICS en lo referente al servicio consular, en

relación al servicio “Actores nacionales acceden a acciones de facilitación y promoción
económica, cultural y tecnológica”, se podría mencionar un avance en específico.

Este es el siguiente: se ha mejorado la gestión administrativa de la sede central, a través del

Sistema de Trámite Documentario y memoranda electrónica (STD-EMEMO), el cual ha permitido
la virtual eliminación del papel en el trámite interno.

Tercer Eje Transversal: Articulación Interinstitucional

El MRE no es ajeno a la “débil articulación intergubernamental e intersectorial” que aqueja a

varias entidades del Estado, pese a que su LOF señala que el "MRE establece instancias de
relaciones eficaces y eficientes con el MINCETUR y con las demás entidades intervinientes en las
relaciones internacionales", y también, que "coordina con los otros niveles de gobierno para la
implementación (…)en particular de la política nacional de fronteras e integración fronteriza, en
concordancia con la política exterior".

Aún no se han identifico las instancias de relacionamiento eficaces y eficientes con otras
entidades. No se han definido los mecanismos y procedimientos para la coordinación con los
niveles de gobierno intersectorial que participan en la prestación del servicio “Actores
nacionales acceden a acciones de facilitación y promoción económica, cultural y tecnológica”,
lo que podría suponer una duplicación de funciones con MINCETUR, Ministerio de Cultura y
CONCYTEC.
LOS PROCESOS VINCULADOS A LA CADENA DE VALOR

PLANTEAMIENTO DE LA CADENA DE VALOR DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

TALLER DEL MÓDULO II: Desarrollo de la Gestión por Procesos

TIPO DE PROCESOS EN LA GESTIÓN PÚBLICA

Entidad: Ministerio de Relaciones Exteriores (MRE)

Servicio: Actores nacionales acceden a acciones de facilitación y promoción económica,

cultural y tecnológica(*)

*Producto 2 del PP 0133 Fortalecimiento de la Política Exterior y la Acción Diplomática.

PLANTEAMIENTO DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN QUE SE REQUIEREN TENER EN CUENTA PARA

EL PRODUCTO 2 DEL PP0133

El MRE no cuenta con una gestión por procesos, ni ha hecho un mapeo de todos los procesos.
Teniendo en cuenta lo anterior, se sugiere que para el servicio “Actores nacionales acceden a
acciones de facilitación y promoción económica, cultural y tecnológica” se tomen en
consideración los siguientes procesos:

En cuanto a procesos estratégicos, se consideran los procesos “Gestionar la Estrategia” y

“Gestionar la articulación interinstitucional”. Lo primero debido a que las acciones de facilitación
y promoción en los ámbitos económico, cultural y tecnológico deben alinearse al modelo
económico del país (el cual apunta a abrir y/o profundizar mercados, además de diversificarlos)
y a la transferencia de tecnologías, ello en miras a un desarrollo sostenible. Se señala lo segundo
en vista de que dichas acciones deben desarrollarse en el marco de las competencias del MRE
en coordinación con otras entidades públicas - el MINCETUR, el Ministerio de Cultura y el
CONCYTEC –, sin que ello represente una duplicidad de funciones.

A nivel de procesos operacionales, se ha identificado para el servicio “Actores nacionales

acceden a acciones de facilitación y promoción económica, cultural y tecnológica” el proceso
“Gestionar la promoción y facilitación del intercambio comercial, cultural y científico con el
exterior”, ya que éste daría como producto dicho servicio. Cabe recalcar que este producto ha
sido considerado como tal en el PP 0133, el cual se encuentra actualmente en proceso de
rediseño.

En relación a procesos de soporte, se consideran los siguientes: “Administrar los Recursos

Humanos”, “Administrar los Recursos Financieros”, “Administrar la Logística” y “Administrar los
Sistemas informáticos”. Ello debido a que éstos satisfacen los requerimientos para el
funcionamiento interno del MRE en general y en particular para la prestación de este servicio
“Actores nacionales acceden a acciones de facilitación y promoción económica, cultural y
tecnológica”.
MAPA DE PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

P R O C E S O S E S T R AT É G I C O S ( P. E . )

P.E. 1 Gestionar la estrategia

P.E. 2 Gestionar la articulación interinstitucional

P.E. 3 Gestionar la comunicación estratégica

P R O C E S O S O P E R A C I O N A L E S ( P. O . )

P.O. 1 Gestionar la representación del Estado en el ámbito internacional

Gestionar la promoción y facilitación del intercambio comercial,

P.O. 2
cultural y científico con el exterior

P.O. 3 Gestionar los servicios consulares

P.O. 4 Gestionar la atención y asistencia de los migrantes

P R O C E S O S D E S O P O R T E ( P. S . )

P.S. 1 P.S. 2 P.S. 3 P.S. 4

Administrar Administrar Administrar los

Administrar
los los Recursos Sistemas
la Logística
Recursos Financieros informáticos
Humanos

P.S. 5 Brindar Asesoría Jurídica

JERARQUIZACIÓN DE PROCESOS
ANÁLISIS DEL PROCESO

FICHA TÉCNICA
1)Nombre Gestionar la promoción y 4) Directores Generales
facilitación del intercambio Responsable de Promoción
comercial, cultural y científico Económica y Asuntos
con el exterior Culturales y
Director de Ciencia y
Tecnología, así como
los Jefes de Misión de
los Órganos del Servicio
Exterior
2) Objetivo Asegurar la inserción positiva del 5) Requisitos  LOF del MRE
Perú a través de la promoción  ROF del MRE
económica, de la riqueza y  PEI del MRE
patrimonio cultural del Perú y de  POI del MRE
la captación y obtención de
tecnología disponible en otros
países para ser transferida al
Perú.
3)Alcance Dirección General de Promoción 6) Proceso Operacional
Económica, Dirección de Asuntos Clasificación
Culturales,
Dirección de Ciencia y
Tecnología, Órganos del Servicio
Exterior
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
7) Proveedores 8) Entradas 10) Salidas 11) Destinatario de los
servicios
Las áreas del MRE Pliego de Actores nacionales Actores estatales
que proporcionan instrucciones a los acceden a acciones (organismos de los tres
los insumos Órganos del Servicio de facilitación y niveles de gobierno,
necesarios para el Exterior promoción universidades,
proceso. económica, cultural empresas estatales) y no
Solicitud de apoyo a y tecnológica estatales (empresas,
iniciativas de índole ONG, gremios, centros
económica y cultural académicos, sociedad
civil, colegios
Políticas en materia profesionales)
cultural y tecnológica
para la acción
exterior

INDICADORES DEL PROCESO

16) Indicadores
 Convenios suscritos facilitados por el MRE
 Asistentes a eventos de promoción en el exterior
 Agentes peruanos (o beneficiarios) que participan en actividades en el exterior
Fuente: Anexo 2 del PP 0133
DESAGREGACIÓN DEL PROCESO

PROCESO
“Gestionar la promoción y facilitación del intercambio comercial, cultural y
científico con el exterior”

Actividad 1: Facilitación de la promoción del comercio, inversiones y turismo

Actividad 2: Promoción y protección cultural en el exterior

Actividad 3: Facilitación de la captación de ciencia, tecnología e innovación

Fuente: Anexo 2 del PP 0133

 TALLER DEL MÓDULO III: Mejora Continua de Procesos

METODOLOGÍA PDCA O PHVA

PRIMER PASO: PLANIFICAR

Proceso: Gestionar la articulación interinstitucional

Situación Problemática: Deficiente articulación interinstitucional del MRE con otras entidades del Estado

EFECTO 1RA CAUSA 2DA CAUSA 3RA CAUSA 4TA CAUSA 5TA CAUSA

Ausencia de Falta de voluntad Desinterés en Complejidad

mecanismos de política el tema de establecer
coordinación mecanismos Intereses
en juego de
Deficiente
x los
articulación Desconocimiento de
Falta de tomadores
interinstitu- lo que le Desinterés en el Desconoci- difusión de los de decisión
cional del MRE corresponde hacer a tema miento de los beneficios de de las
con otras cada entidad en el ahorros y una entidades,
entidades del ámbito de la política eficiencias articulación no quieren
Estado exterior que genera la interinstitucio perder
Visión ensimismada Falta de interés por articulación nal con otras poder
de las entidades conocer su rol en el Estado entidades
públicas dentro del tema en públicas
el Estado
Talleres de los Módulos I, II, III y IV - Alumna: Mónica Lizana

Alternativas de solución

1) Diseñar un mecanismo de coordinación entre las entidades del Estado que de alguna u
otra manera ven temas de política exterior

2) Capacitación a los funcionarios de las entidades públicas involucradas de la

articulación interinstitucional en materia de política exterior

Alternativa seleccionada: 1)

El MRE, entidad rectora de la política exterior, deberá realizar las siguientes actividades, con la
finalidad de diseñar un mecanismo de coordinación efectivo entre éste y las otras entidades
del Estado que participan en la proyección de la política exterior:

a) Elaborar el plan de trabajo detallado con las responsabilidades y los plazos para
concretarlo.
b) Elaborar un diagnóstico de la problemática de la falta de coordinación intersectorial e
identificar los intereses en juego detrás de ello.
c) Convocar a las otras entidades públicas involucradas para validar dicho diagnóstico.
d) Diseñar varios mecanismos de coordinación.
e) Escoger un mecanismo en conjunto con otras entidades del Estado, que sea visto
favorablemente por los involucrados.
f) Perfeccionar el mecanismo seleccionado con la participación de las entidades
involucradas.

Responsables:

Dirección de Políticas y Estrategias

Oficina de Planeamiento y Presupuesto

Grupo de Trabajo

Indicadores:

Porcentaje de entidades involucradas que participa en la validación del diagnóstico de la

problemática

Porcentaje de entidades involucradas que participa en la elección del mecanismo de

coordinación interinstitucional
Talleres de los Módulos I, II, III y IV - Alumna: Mónica Lizana

Diagrama de Gantt

Setiembre Octubre Noviembre Diciembre

Actividad Inicio Final
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Elaborar el plan de
trabajo
Elaborar un
diagnóstico de la
problemática
Convocar a las otras
entidades públicas
involucradas para
validar dicho
diagnóstico
Diseñar varios
mecanismos de
coordinación
Escoger un
mecanismo en
conjunto con otras
entidades del Estado,
que sea visto
favorablemente por
todos
Perfeccionar el
mecanismo
seleccionado con la
participación de las
entidades
involucradas
Talleres de los Módulos I, II, III y IV - Alumna: Mónica Lizana

TALLER DEL MÓDULO IV: Los procedimientos en el marco de la

Gestión por Procesos

REVISAR PROCEDIMIENTO Y ESQUEMATIZAR CON SU DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO: Registro de visitas que ingresan a una entidad pública

ACTIVIDADES:

1) Realizar su registro de visita en la web de la entidad para que sea programada.

2) Presentarse en el Counter con su DNI para la visita
3) Counter verifica cita en el registro de visitas programadas
4) Si la cita está programada confirma autorización al funcionario o área correspondiente
5) Si la cita no está programada se deberá coordinar con la persona a visitar para que
autorice su ingreso
6) Una vez la cita está programada y confirmada o autorizada se registra en el sistema de
visita los datos y hora de llegada del visitante
7) Se le entrega el pase y voucher para su ingreso a la entidad
8) Al término de la visita, visitante entrega pase y voucher debidamente firmado por el
trabajador visitado
9) Counter entrega DNI al visitante
Talleres de los Módulos I, II, III y IV - Alumna: Mónica Lizana

DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS

Recibir Entregar pase

Registrar su Presentarse y voucher
pase y
Visitante

visita en la en el debidamente
voucher
web de la Counter con firmado por el
para
entidad su DNI para trabajador
ingreso a la
Inicio para que la visita visitado al
entidad
sea counter

Verificar cita en el Registrar en el Entrega

¿Fue programada?
registro de visitas
Encargado Counter

sistema de r DNI al
programadas visita los datos visitant
NO y hora de e
SÍ
llegada del
Coordinar con la persona a visitante,
visitar para que confime su Confimar autorización entregar el
autorización de ingreso con el funcionario SÍ pase y
voucher para
su ingreso a la Fin
correspondiente
Funcionario a
visitar o área

¿Autoriza/confirma
ingreso de la visita?
Taller del Módulo II - Alumna: Mónica Lizana

MEJORAS AL PROCEDIMIENTO PARA SIMPLIFICAR LAS ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTO: Registro de visitas que ingresan a una entidad pública

ACTIVIDADES SIMPLIFICADAS:

1) Presentarse en el Counter con su DNI para la visita

2) Counter coordina con la persona a visitar para que autorice el ingreso de la visita
3) Una vez la cita esté autorizada, se registran los datos y la hora de ingreso de la persona,
se le entrega el pase y voucher para su ingreso a la entidad
4) Al término de la visita, visitante entrega pase y voucher debidamente firmado por el
trabajador visitado, indicando la hora de salida
5) Counter entrega DNI al visitante

DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS ACTIVIDADES SIMPLIFICADAS

Presentarse Entregar pase y

en el Recibir pase voucher
Visitante

Counter con y voucher debidamente

su DNI para para ingreso firmado por el
Inicio la visita a la entidad trabajador
visitado al counter

Coordinar Registrar en el
con la Entregar
sistema de
Encargado Counter

persona a DNI al
visita los datos
visitar para visitante
y hora de
que autorice llegada del
su ingreso visitante,
entregar el
pase y voucher
SÍ para su ingreso
a la entidad
Fin
Persona a

¿Autoriza
visitar

visita?

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