INTRODUCCION A ACCESS
REPASEMOS… una base de datos es un conjunto o conexión de datos
“SIGNIFICATIVOS”, que necesariamente deben cumplir con los sentidos de
pertenencia, estructura y utilidad; la pertenencia implica que la base datos tiene dueño el
cual puede ser una persona física, una institución, una empresa o una organización; la
estructura se refiere a la organización de la base de datos en campos y registros, donde un
campo es la parte de la base de datos que tiene mismo origen y mismo tipo de dato en
tanto que el registro lo conforma la correspondencia uno a uno de cada uno de los datos
de los diferentes campos, cuando el dato de un campo resulta de un proceso de calculo
que utiliza datos de origen de campos de origen, dicho campo es “CALCULADO” ; la
utilidad es tal vez el sentido más importante y la razón de ser de las bases de datos y está
dada por las consultas que implican un requerimiento de información que el usuario
realiza a la base de datos empleando algún tipo de herramienta diseñado para ese fin.
MICROSOFT ACCESS es un programa que pertenece al conjunto de
ofimática OFFICE (informática para oficina) y le ofrece al usuario un conjunto de
herramientas, recursos, áreas de trabajo y procedimientos para permitirle la
administración y gestión de bases de datos relacionales.
La gestión es el diseño de estrategias, ideas, y elaboración de procesos
destinados a proveerse de algún recurso, corresponde a una etapa logística (hacer llegar
o hacerse del objeto o entidad o recurso), la administración es el conjunto de
procedimientos estrictamente operativos que se realizan sobre el recurso concreto y
tangible para su manipulación, manejo, control, etc. Una base de datos relacional es
aquello que se fragmenta o parte en “PEDAZOS”, donde cada parte o fragmento de la
base de datos forma una “TABLA” que contiene información propia y especifica de un
“TEMA” de la base de datos, por ejemplo en la escuela toda la información o tema
referido específicamente a los alumnos, formaran la tabla alumnos, a su vez una tabla está
formada por campos y registros donde particularmente se destaca un campo cuyo registro
es UNICO E IRREPETIBLE y se denomina CAMPO CON CLAVE
PRINCINCIPAL; es a través de este campo y uno similar en otra tabla que se establece
la RELACION por la cual, la información fluye de una hacia otra tabla; fragmentar la
base de datos en tablas permite una mejor administración de la misma facilitando y
acelerando los procesos de consulta.
COMENZANDO EL TRABAJO
El primer paso de la gestión consiste en determinar cuáles serán las
tablas que conformaran el sistema de base de datos, se lo denomina MIRADA GLOBAL
y consiste en resumir de la manera más breve posible el tráfico de información que se
deberá administrar, de la mirada global emergen los temas que formaran tablas y el
operador debe tratar de expresar en una oración como fluye o circula la información en
la entidad.
SISTEMA DE ACCESS
Un sistema o proyecto de Access es un archivo de Access en el cual se
integran e interactúan los objetos tabla, formulario, consulta, informe macro y modulo
para realizar un tratamiento exitoso y satisfactorio de base de datos. Al acceder al
programa la ventana de inicio nos ofrece un administrador de archivos (no confundir la
ventana de inicio con la pestaña de inicio de la cinta de procesos) desde donde se puede
recuperar un proyecto almacenado o crear un nuevo proyecto; un proyecto o archivo de
Access se crea por única vez y luego se trabaja siempre sobre el mismo por lo tanto es
muy importante al momento de crearlo determinar el recurso de almacenamiento o
carpeta y el nombre del mismo ( evite los nombres genéricos data base y la carpeta
genérica de documentos, este es un error muy común) al acceder a la siguiente sesión en
el mismo proyecto por norma de seguridad Access anuncia una restricción, lo único que
debe hacer el operador es accionar el botón “habilitar edición”, esto se debe a una medida
de seguridad para evitar intrusiones de aplicaciones automáticas (bots).
Por defecto el programa supone que el usuario comenzara creando una
tabla, es recomendado cerrarla sin guardar y comenzar la creación de una tabla
personalizada en la ventana de diseño, al abrirse la ventana de diseño de tabla en el área
de trabajo de la ventana de diseño de Access apreciamos el panel de objetos a la izquierda
de la misma, la cinta de procesos en la parte superior, la barra de mensajes en la porción
inferior y puede estar activa la hoja de propiedades la cual se habilita o deshabilita
mediante un botón en la cinta de procesos. La ventana de diseño de tabla nos muestra
cuatro porciones definidas: nombre de campo, tipo de dato, descripción propiedades de
los campos la que a su vez se divide en generales y de búsqueda; en Access todas las
entidades son objetos los cuales tiene tipos propiedades y valor, el tipo puede ser tabla,
consulta, formulario, etc, también sus partes o elementos contenidos. EN ACCESS
TODOS SON OBJETOS.
Los valores de los objetos son estructurales y/o funcionales, el primero
hace referencia a aquellos parámetros que lo hacen concreto, presente, visible,
identificable, etc; el segundo conjunto de valores (funcionales) hacen referencia la
utilidad y personalización que tendrá dicho objeto; en el caso de las tablas son objetos de
Access que contienen campos y los valores estructurales de un campo son su nombre y
su tipo de dato, las propiedades generales y de búsqueda tienen valor funcional en tanto
que la descripción es neutra. Al momento de crear las tablas y sus campos debemos tener
en cuenta y considerar algunas “normas de universalidad” establecidas para que cualquier
operador que deba continuar con el trabajo interprete y comprenda lo que hizo el anterior,
por lo tanto para los nombres de campo se recomienda emplear una sola cadena de
caracteres evitando signos y símbolos de uso matemático y en caso de necesitar un
espacio emplear el guion bajo (_), el primer campo a crear es la clave principal la cual en
su nombre debe estar precedida por cualquiera de los prefijos ID (identificador), COD
(código), NRO (número) y se debe de usar una vez selecto siempre el mismo para todas
las claves principales, recuerde además que hay solo una por tabla; por una cuestión de
una eficiente y eficaz administración de recursos sobre todo de memoria y
almacenamiento se reserva el tipo de dato numérico solo en aquellos casos que este campo
es origen de una campo calculado posterior, el campo numérico es el que más recursos
ocupa sobre todo en la capacidad de memoria, proceso y almacenamiento por lo tanto al
momento de definir los tipos de datos el operador se debe hacer la siguiente pregunta
¿Con este campo realizo luego cálculos posteriores? De no ser así es remendado usar un
campo texto el que también se puede expresar con dígitos numéricos.
Un campo texto ocupa un byte y tiene un largo de 255 caracteres, es
decir que cada 255 caracteres de un campo texto se está ocupando un byte por lo tanto se
debe ajustar el largo de un campo a la necesidad especifica de esta manera cada 11
registros de un campo texto de 25 caracteres se estaría completando el byte (este es un
ejemplo); los campos numéricos ocupan de 8 a 64 bytes dependiendo que el número sea
entero, entero largo, simple, doble o decimal con precisión de 64 ceros, la fecha, la
moneda y el automático también son numéricos; los otros tipos de datos son lógico, datos
anexados, hipervínculo y objetos OLED (lenguaje de intercambio de objetos).
Las propiedades del campo (que tienen valor funcional) se modifican
desde sus parámetros para personalizar un campo por lo tanto se modificaran aquellas que
sean necesarias, no es obligatorio cambiar todas; el tamaño de campo define
específicamente la cantidad de caracteres sean de texto o número que almacenara dicho
campo y se relaciona directamente con el tipo de dato, el formato define el aspecto y
principalmente se modifica en campos numéricos, para los textos el formato es
mayúscula, minúscula o tipo título; el parámetro “titulo” de las propiedades generales
ubica un rotulo o etiqueta sobre el nombre de campo (no lo reemplaza) dicho título será
visible en las cabeceras y formularios; la máscara de entrada establece un nivel de
validación y sirve como restricción de la escritura significa que un registro podrá ser
almacenado si la máscara de entrada lo permite, consiste en un conjunto de símbolos.
