BASE DE DATOS: ACCESS

Datos e información

Los datos es cualquier número, (valor, cantidad, medida) o texto, (letra,

nombre, símbolo), los datos son utilizados por el usuario para un fin específico., el
proceso de interpretación de los datos depende del fin de usuario, el resultado de l a
interpretación de un dato o lo que se obtiene de dicha interpretación se denomina
información.

La información es un conjunto de datos interpretados para un fin específico.

Jerarquía de la información

a. Bit
b. Byte
c. Campo
d. Registro
e. Tabla
f. Base de datos

Concepto Bases de Datos

Programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos.

Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí, almacenados en

forma física y ordenados en forma lógica de manera que el usuario puede obtener
información de ella, por ejemplo, una lista de nombres y teléfonos o una lista de
estudiantes con sus respectivos puntajes.

Un administrador de bases de datos es una herramienta que se utiliza para procesar y

almacenar de manera ordenada la información de una base de datos y facilita la
búsqueda, el análisis, el mantenimiento y la protección de los datos. También se puede
llamar Sistema de Administración de Bases de Datos o DBMS (DataBaseManagement
System). Estos programas permiten a los usuarios acceder y disponer de la información
guardada en la base de datos; y entre los administradores más comunes se encuentran
Access, Visual FoxPro, dBase, Clipper y Paradox.

La parte principal de un administrador es un programa llamado Monitor de la base de

datos, el cual tiene acceso a los datos y puede manipularlos directamente en el archivo
que los contiene.
Características

a. Una base de datos es una abstracción de la realidad

b. Los datos contenidos en un base de datos deber ser reales, veraces y verificables.
c. Los datos de una base deben tener relación entre sí
d. Los datos en una base se normalizan es decir que deben cumplir con una serie
de requisitos de formato y de manejo.

Objetivos de los sistemas de bases de datos

 No duplicar datos.
 Seguridad e integridad en los datos.
 Rapidez.

Elementos
Tablas: constituida por filas y columnas
Relaciones: asociación entre dos o más tablas

En una base de datos puede consultar en cualquier momento la información que

contiene, realizar informes impresos, crear un formulario para introducir datos en la
pantalla, clasificar la información por algún tipo de dato, etc. A continuación, se
presente algunos ejemplos de bases de datos

Lista de teléfonos Lista de teléfonos

Nombre Teléfonos Nombre Teléfonos
María 8831-3003 María 8831-3003
José 8846-3663 José 8846-3663
Carlos 8621-9219 Carlos 8621-9219
Fernando 8991-3928 Fernando 8991-3928
Luis 8315-8103 Luis 8315-8103
Ricardo 8398-9520 Ricardo 8398-9520

Columna de Columna de Columna de Columna de

nombres Teléfonos Nombres Puntajes
Tabla

Una tabla es un conjunto de datos (filas y columnas) en la cual se almacena la

información de la base de datos. Las columnas de la tabla se llaman CAMPOS y las
filas REGISTROS.

Campos

Código Nombres Apellidos Teléfono

0001 Luis Alberto Mora Badilla 2255-4789
0002 Edwin Salazar Rojas 2478-1236
Registros

0003 Juan José Morales Mora 2659-4123

0004 María Leticia Castro Arias 2478-9631
0005 Fernando Venegas Rojas 2289-2324
Clave principal o campo llave

Por lo general, cada tabla tiene un campo que permite identificar cada uno de los datos,
a este se le llama Clave principal.

A cada una de las tablas que componen la base de datos se le debe establecer una
clave principal o campo llave. ¿Qué es una clave principal o campo llave? Es uno o
más campos que se utilizan para identificar los registros de forma única, es decir, que
no existan varios registros con el mismo identificador. Esto permite que los usuarios no
introduzcan información duplicada a la tabla, por ejemplo, dos estudiantes con el mismo
código.

Índice

En una tabla pueden agregarse otras claves además de la clave principal; dichas
claves se denominan índices; los cuales permiten ordenar la tabla por uno o más
campos y así obtener mayor rapidez en la búsqueda.
Por ejemplo, suponga que desea ordenar la tabla de estudiantes por nombre y no por
el código, el cual es la clave principal. Para realizar esto, podrá definir un índice para el
campo Nombre como se muestra a continuación.

Índice

Nombre Número
Edwin 2
Fernando 5
Juan José 3
Campo ordenado Luis Alberto 1
alfabéticamente María Leticia 4

Tabla Principal

N° CódEstudiante Nombre Teléfono

1 0001 Luis Alberto 2255-4789
2 0002 Edwin 2478-1236
3 0003 Juan José 2659-4123
4 0004 María Leticia 2478-9631
5 0005 Fernando 2289-2324

Los índices utilizan sólo el campo clave y un número de apuntador para encontrar el
registro en la tabla. En el momento de buscar un registro con un nombre específico, se
busca en el índice y se toma el número del apuntador para obtener los datos en la tabla
principal. Por empleo, si desea encontrar el registro de Juan, primero utilice el índice
para encontrar el número de registro, en este caso 4, y luego busque en la tabla
principal dicho indicador. Esto facilitará la búsqueda ya que el índice tiene ordenados
los nombres de los estudiantes.

Tipos de datos de campo

Los campos de una tabla son definidos por la persona que diseña la estructura de
la base de datos.

La siguiente lista resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Microsoft
Access

a. Texto, almacena una cadena de caracteres alfanuméricos (letras y números), se

utiliza para texto o combinaciones de texto y números. Su longitud es de 1 a 255.
 Por ejemplo, el nombre de una persona, dirección, teléfono; es decir números
que no se pueden emplear en cálculos matemáticos como suma, promedios,
etc.
b. Memo, se utiliza para texto de gran longitud y números como notas o
descripciones. Su longitud es hasta 64.000 caracteres. Por ejemplo, descripción
de un producto o comentarios sobre el comportamiento de un estudiante.
c. Numérico, se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos,
exceptuando cálculos monetarios
d. Fecha/hora, se utiliza para fechas y horas; ejemplo: fecha nacimiento.
e. Moneda, se utiliza para valores de moneda. La cantidad monetaria se presenta
por separadores de coma, decimales de precisión y el signo pesos (depende de
la configuración del sistema). Los datos moneda son iguales que los numéricos
con la diferencia de que son redondeados automáticamente y los valores
negativos están encerrados entre paréntesis. El tamaño del campo es de 8 bytes
y tiene una precisión máxima de 15 dígitos a la izquierda de la coma y 4 dígitos a
la derecha.
f. Autonumérico, se utiliza para números secuenciales exclusivos, o números
aleatorios que se asignan automáticamente cuando se agrega un registro. Esto
permite asegurar que cada registro tenga un valor único.
g. Lógico Sí/No, se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles
(sí o no, verdadero o falso, activado o desactivado), ejemplo, puede utilizarse
para almacenar respuestas a preguntas a preguntas como ¿Hay existencias de
un artículo A en el inventario?
h. Objeto OLE, se utiliza para objetos OLE como documentos de Microsoft Word,
hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonido otros.
i. Hipervínculo, se utiliza para hipervínculos, un hipervínculo puede ser una ruta
UNC a un archivo en disco, o una dirección URL dirección WEB

Propiedades del campo

a. El tamaño del campo especifica la longitud del dato (o y 255 caracteres)

b. El formato permite establecer el modo de visualización de un dato
 c. La máscara establece reglas y normas para la introducción de los datos en el
campo
d. En el título se muestra el nombre del campo que verá el usuario
e. El valor predeterminado especifica el valor que contendrá el campo por defecto
f. La regla de validación valida la entrada de un dato verificando si cumple con el
requisito establecido
g. El texto de validación le muestra al usuario un mensaje indicando una violación a
la validación
h. La propiedad requerida obliga la introducción del dato.
i. El tamaño del campo para el dato número varía dependiendo del rango
numérico y los valores que posea. Son siete tamaños:

Tamaño Rango de valores

Byte Admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255
Entero Valores enteros entre -323768 Y 32.767
Entero largo Valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647
Simple Valores comprendidos entre -3.4 x10 38 y 3.4 x10.38, permitiendo
hasta
7 decimales
Doble Permite hasta 15 decimales
Decimal Permite hasta 28 decimales
ID de replica PARA DUPLICACIÓN DE TABALS

j. Los campos de fecha y hora a saber:

Tipo Ejemplo:
Fecha general 27/11/17 ó 11:58:00 AM
Fecha u hora larga Jueves 30 de noviembre del 2018 ó 11:58:30 AM
Fecha u hora mediana 27/11/2017 ó 11:58 AM
Fecha u hora corta 30/11/17 ó 11:58
Máscara de entrada

Esta propiedad permite controlar cada uno de los caracteres que pueden introducirse
en el campo como la inclusión de caracteres o separadores fijos mediante un patrón
que se diseñará para tal efecto. Normalmente esta propiedad tiene utilidad para los
campos tipo texto y de fecha/hora.
Se pueden definir una máscara de entrada mediante el uso de los siguientes caracteres.

Carácter Descripción
0 Digito (0 a 9 entrada obligatoria, signos más (+) y menos (-) no permitidos
9 Digito o espacio (entrada no obligatoria signos más y menos no
permitidos)
# Digito o espacio (entrada no obligatoria, los espacios se muestran en
blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos,
signos más y menos permitidos)
L Letra (A a Z entrada obligatoria)
? Letra (A a Z entrada opcional)
A Letra o digito (entrada obligatoria)
A Letra o digito (entrada opcional)
& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria)
C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional)
.,:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de millares, fecha y hora, (los
caracteres utilizados dependen de los valores del cuadro de diálogo
propiedades de configuración regional en el panel de control de Windows.
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas
> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculos
! Hace que la máscara se muestre de derecha a izquierda en lugar de
mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la
máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha puede incluir el
signo
de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.
/ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal.
Algunos ejemplos de máscaras que se pueden aplicar son los siguientes

Definición de máscara de Ejemplos de valores

entrada
(000) 000-0000 (206) 555-02-48
(999) 999-9999 (206) 555-0248
( ) 555-0248
(000) AAA-AAAA (206) 555-tele
#999 -20 ó 2000
>l????L?000L0 GREENGR339M3
MAY R 452B7
<LOL OLO T2F 8M4
00000-9999 98115
98115-3007
>L<?????????????? María
Manuel
ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7
ISBN 0-13-964262-5
>ll00000-0000 DB51392-0493
Modelo relacional

Una base de datos puede estar formada por una sola tabla. Normalmente están formadas
por muchas tablas relacionadas entre sí.

Ventajas

a. Evita repetición innecesaria de datos

b. Permite que los datos sean consistentes entre sí
c. Permite que los datos se compartan entre varios usuarios y programas
d. Logra que todos los datos sean exactos y veraces sin importar como se consulten
e. Brinda seguridad a los datos almacenados
Relaciones entre las tablas

En una base de datos puede existir más de una tabla que almacene la información.

Tipos de relaciones

La relación entre tablas puede variar según la cantidad de re registros que se relaciona
entre sí. Esta relación no es habitual, ya que la información podría estar contenida en
una sola tabla.

Estudiantes Resultados Asignaturas

CódEstudiante CódEstudiante CódAsignatura
Nombre CódAsignatura Asignatura
Apellido Puntaje Logro
Edad Aula
Dirección
Teléfono

Relación uno a uno

Este tipo de relación se presenta cuando un registro de una tabla se relaciona

únicamente con un solo registro de la otra. Esta relación no es habitual, ya que la
información

Estudiantes Deudas
CódEstudiante Nombre CódEstudiante Deudas
0001 Luis Alberto 0001 $50.000
0002 Edwin 0003 $120.000
0003 Juan José 0005 $180.000
0004 María Leticia
0005 Fernando
Relación uno a varios

Esta relación se presenta cuando un registro de una tabla se relaciona con uno o varios
de otra. Este es el tipo más frecuente entre las tablas.

Estudiantes Resultados
CódEstudiante Nombre CódAsignatura Puntaje
0001 Luis Alberto 0001 85%
0002 Edwin 0001 72%
0003 Juan José 0003 80%
0004 María Leticia 0001 65%
0005 Fernando 0002 75%

Relación varios a varios

Un registro de una tabla puede tener varios registros relacionados con otra y viceversa.
Esto se presenta cuando se utiliza una tabla de unión para asociar dos tablas.

Siempre que se tenga una relación varios a varios entre dos tablas, se debe crear una
tabla de unión que incluya las claves principales de las otras, con el fin de relacionarlas.

En el siguiente ejemplo, el estudiante con código 0001 está cursando tres asignaturas
y, a su vez, la asignatura con código 0001 está relacionada con dos estudiantes.

Las tablas Estudiantes y Asignaturas tienen una relación varios a varios, ya que un
estudiante puede cursar varias asignaturas y, cada una de éstas, puede tener varios
estudiantes. Para relacionar estas dos tablas se utiliza una tercera, en este caso,
Resultados que contiene como clave principal dos campos que son las claves
primarias de las tablas Estudiantes y Asignaturas.
Ejemplo de relación varios a varios

Estudiantes
Nombre Estudiante
0001 Nombre
0002 Luis Alberto
0003 Edwin
0004 Juan José
0005 María Leticia
Relación uno a

Resultados
CódEstudiante CódAsignatura Puntaje
0001 0001 85%
0001 0002 72%
varios

0001 0003 80%

0002 0001 70%
0002 0002 82%

Relación uno a
0002 0003 78%

Asignaturas

varios
CódAsignatura Nombre
0001 Historia
0002 Inglés
0003 Álgebra
0004 Geografía
Formulario

Un formulario se utiliza básicamente para la interacción con el usuario y para visualizar

e introducir información en las tablas. Esto se hace para dar una mejor apariencia al
trabajo de introducir y presentar la información.

Para esto se incluye un conjunto de controles y herramientas que enlazan los campos
de las tablas. Las etiquetas (preguntas) y los cuadros de texto (espacio para
contestarlas) son los dos controles básicos con los cuales se construyen los
formularios.

Consultas

Las consultas son uno de los objetos de una base de datos utilizados para localizar,
ordenar y extraer un conjunto de registros que cumplan determinados criterios y
condiciones. De esta manera, puede consultar la base de datos de un registro
académico y visualizar aquellos estudiantes que han aprobado la asignatura inglesa o
tal vez desee consultar los puntajes de la asignatura Matemática y obtener el promedio.
 GUÍA DIDÁCTICA N°1. Base de Datos ACCESS

1. ¿Qué es un dato?
Los datos es cualquier número, (valor, cantidad, medida) o texto, (letra,nombre, símbolo),

2. ¿Qué es una información?

La información es un conjunto de datos interpretados para un fin específico.

3. ¿Qué es una base de datos?

Programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos.

4. ¿Qué es un administrador de base de datos?

herramienta que se utiliza para procesar y almacenar de manera ordenada la información de una
base de datos y facilita la búsqueda, el análisis, el mantenimiento y la protección de los datos.
5. ¿Qué es DBMS y cuáles son los administradores más comunes?
Sistema de Administración de Bases de Datos
Access, Visual FoxPro, dBase, Clipper y Paradox.

6. ¿Cuáles son las características de una base de datos?

Una base de datos es una abstracción de la realidad
Los datos contenidos en un base de datos deber ser reales, veraces y verificables.
Los datos de una base deben tener relación entre sí
Los datos en una base se normalizan es decir que deben cumplir con una serie de
requisitos de formato y de manejo.

7. ¿Cuál es la jerarquía de la información?

 Bit
 Byte
 Campo
 Registro
 Tabla
 Base de datos

8. ¿Cuáles son los objetivos de una base de datos?

No duplicar datos.
Seguridad e integridad en los datos.
Rapidez.
9. ¿Cuáles son los elementos de una base de datos?
Tablas: constituida por filas y columnas
Relaciones: asociación entre dos o más tablas

10.¿Qué es una tabla?

Una tabla es un conjunto de datos (filas y columnas) en la cual se almacena la información de la
base de datos.

11.¿A qué se llaman campos?

Las columnas

12.¿A qué se llaman registros?

A las filas

13.¿A qué se llama clave principal?

campo que permite identificar cada uno de los datos,

14.¿Por qué es importante la clave principal?

para identificar los registros de forma única

15.¿Qué es un índice?
otras claves además de la clave principal

16.Mencione los tipos de campos que hay en una base de datos.

Texto, memo, numérico, fecha/hora, moneda, autonumerico,, Lógico SI/NO, objetó OLE,
Hipervinculo

17. Defina el tipo de campo texto.

cadena de caracteres alfanuméricos (letras y números), se utiliza para texto o
combinaciones de texto y números.

18.¿Cuál es la longitud de un campo de tipo texto?

Su longitud es de 1 a 255.

19.Defina el tipo de campo numérico.

se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando
cálculos monetarios

20.Defina el tipo de campo fecha y hora.

se utiliza para fechas y horas; ejemplo: fecha nacimiento.

21.Defina el tipo de campo moneda.

 Se utiliza para valores de moneda ,la cantidad monetaria se presenta por separadores de
coma, decimales de precisión y el signo pesos

22.¿Cuál es la diferencia entre un campo numérico y el de moneda?

Son redondeados automáticamente y los valores negativos están encerrados entre

paréntesis.

23.¿Cuál es el tamaño del campo moneda?

El tamaño del campo es de ocho bytes Y tiene una precisión máxima de 15 dígitos a la
izquierda de la coma y cuatro dígitos a la derecha

24.Defina el campo memo.

se utiliza para el texto de gran longitud y números como notas o descripciones

25.Defina el campo lógico sí / no y cuándo se utiliza.

Se utiliza para datos que pueden ser 12 valores posibles, sí o no.

26.Defina el campo objeto OLE.

Se utiliza para objetos OLE como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de
Microsoft Excel, imágenes, sonido otros.

27.Defina el campo autonumérico.

se utiliza para números secuenciales exclusivos, o números aleatorios que se asignan
automáticamente cuando se agrega un registro.

28.¿Cuáles son las propiedades de los campos?

El tamaño del campo especifica la longitud del dato, el formato permite establecer el modo
de visualización de un dato, la máscara establece reglas y normas para la introducción de
los datos en el campo, en el título se muestra el nombre del campo que verá el usuario.

29.Defina qué es una máscara de entrada.

propiedad que permite controlar cada uno de los caracteres que pueden introducirse en el
campo como la inclusión de caracteres o separadores fijos mediante un patrón que se
diseñará para tal efecto .

30.¿Cuáles son las diferentes máscaras de entrada?

31.Menciones qué es un modelo relacional.

base de datos que puede estar formada por una sola tabla. Normalmente están formadas
por muchas tablas relacionadas entre sí.

32.Mencione cuáles son las ventajas de un modelo relacional.

Evita la repetición innecesaria de datos, permite que los datos sean consistentes entre sí,
permite que los datos se compartan entre varios usuarios y programas, logra que todos los
datos sean exactos y veraces sin importar cómo se consulten.
33.¿Qué es un índice en una base de datos?
estructura de datos que mejora la velocidad de las operaciones, por medio de un
identificador único de cada fila de una tabla, permitiendo un rápido acceso a los registros
de una tabla en una base de datos.

34.Mencione los tipos de relaciones que existen en una base de datos.

Relación uno a uno, relación uno a varios, relación varios a varios.

35.Defina la relación uno a uno.

Relacion que se presenta cuando un registro de una tabla se relaciona únicamente con un
solo registro de la otra.

36.Defina la relación uno a varios.

Relación que se presenta cuando un registro de una tabla se relaciona con uno o varios de
otra.

37. Defina la relación varios a varios.

Un registro de una tabla puede tener varios registros relacionados con otra y viceversa. Esto se
presenta cuando se utiliza una tabla de unión para asociar dos tablas.

38. ¿Cuál es la utilidad del formulario?

Se utiliza para la interacción con el usuario y para visualizar introducir información en las tablas.

39. ¿Cuál es el objeto de la consulta?

Es un objeto de una base de datos utilizados para localizar ordenar y extraer un conjunto de
registros que cumplan determinados criterios y condiciones.
 Práctica No.1. Bases de Datos ACCESS

ACTIVIDAD: Realizar las siguientes instrucciones para generar la base de datos

que se indica en esta práctica de Bases de Datos.

1. Crea una carpeta en su llave maya con su nombre y sección.

2. Para entrar al manejador de Base de Datos ACCESS pulsa en Inicio (Start), ve a
Programas (Programs)y selecciona Microsoft Access
3. Te aparecerá la siguiente ventana:

Seleccionar Base
de Datos En
Blanco

4. En Access es necesario guardar la base de datos que vas a crear antes de

realizar cualquier cambio. Guarda tu base de datos con el nombre de HOSPITAL
EL BUEN SAMARITANO en la carpeta con su nombre y sección.
 Colegio Técnico Profesional de Puriscal, Departamento de Secretariado
Destrezas Computacionales

5. Ahora tienes una ventana que te permite realizar todas las operaciones necesarias
sobre tu base tu base de datos, vamos a comenzar por crear la primera tabla
de tu base, para ello sigue los siguientes pasos.

1 2 SELECCIONE NUEVO
Y DESPUÉS VISTA DE
PULSE EN DISEÑO

19
 Colegio Técnico Profesional de Puriscal, Departamento de Secretariado
Destrezas Computacionales

6. Ahora vamos a definir los campos que contendrá la tabla: ENFERMEDADES,

para ello vamos a teclear lo que indica la siguiente ventana:

7. Al cerrar la ventana te preguntará el nombre de la tabla, ponle como nombre:

ENFERMEDADES.

3 1
Teclea el nombre de los 4
Antes de
grabar la
campos que se indican y en Para
tipo de datos elige Texto en
tabla es los tres campos guardar
necesario
definir un la
campo
clave
sombrea el 2
campo En Clave _ enfermedad, poner
Clave_enf Tamaño de campo 2 y en
ermedad Nombre_Enfermedad y
Tipo_Enfermedad 25
como se
indica y
pulsa el
icono: Que
se
encuentra
l b

20
 Colegio Técnico Profesional de Puriscal, Departamento de Secretariado
Destrezas Computacionales
Del mismo modo como creaste la tabla de ENFERMEDADES, da de alta
las siguientes dos tablas:
Tabla: DOCTORES
Nombre del Campo Tipo del Campo Tamaño del Campo_Clave
Campo

Clave_Doctor Texto 3 SI
Nombre_Doctor Texto 50 NO
Especialidad Texto 50 NO
Honorarios_Hora Numérico Entero Largo NO

Tabla: PACIENTES

Nombre del Campo Tipo del Campo Tamaño del Campo_Clave

Campo

No._Paciente Numérico Entero Largo SI

Nombre_Paciente Texto 50 NO
Domicilio Texto 50 NO
Teléfono Texto 25 NO
Clave_Enfermedad Texto 2 NO

Horas_Consulta Numérico Entero Largo NO

Clave_Doctor Texto 3 NO
Fecha_Ingreso Fecha/Hora Fecha Corta NO

8. Como puedes observar cada tabla tiene un solo campo clave, este campo es el
único por registro, es decir no se puede repetir y nos sirve para diferenciar un registro
de otro. ACCESS te permite agregar algunas reglas de captura a los campos, conocidos
como Reglas de validación; esto es muy útil sobre todo en los c ampos en donde un
error de captura, puede provocar el que no se encuentren los registros que se buscan.

Pulsa en Diseño
1.Selecciona tabla
enfermedades

21
 En el caso de Clave_Enfermedad las claves que se van a poder registrar para fines
de esta práctica son E1, E2, E3, E4, E5, E6, E7, E8 y E9. Para introducir una Regla
de validación en la tabla de ENFERMEDADES realiza lo siguiente:

3 1
En Texto de validación escribe: Pulsa aquí
“La clave que tecleaste es
incorrecta”

Para dar de alta la regla de validación, selecciona el campo Clave_Enfermedad y

luego en Regla de validación selecciona lo siguiente:

Escribe la expresión
=E1 O E2 O E3 O E4 O E5 O E6 O E7 O
E8 O E9 y pulsa Aceptar

22
9. Cierra de nuevo la tabla de ENFERMEDADES, en cuanto la cierres te
preguntará si quieres guardar los cambios elige SI cuando captures las Claves de
Enfermedades y trates de poner un valor diferente a los validados te aparecerá la
siguiente ventana:

10. Crea en la tabla de PACIENTES una regla de validación para el campo

Horas_Consulta, que valide que este número no sea mayor de 100, ni menor a 0 (>0
Y<100) y como texto de validación escribe: “El rango de horas de consulta es de 0 a
100”.

23
 Colegio Técnico Profesional de Puriscal, Departamento de Secretariado
Destrezas Computacionales

11. Antes de dar de alta la información correspondiente en cada tabla, vamos

a establecer la relación entre las tablas; recuerda que por ello ACCESS es un
manejador de bases de datos relacionales. Ve al menú de Herramientas y selecciona
Relaciones o selecciona el icono que se encuentra en la barra de herramientas:

12. En la ventana que te aparecerá selecciona cada tabla y pulsa agregar de modo
que te quede como se muestra a continuación:

13. Para poder establecer la relación entre las tablas primero es necesario analizar
cuáles tablas requieren compartir datos y cuáles no. Como puedes apreciar la tabla:
DOCTORES y la tabla: ENFERMEDADES, no tienen datos en común, en cambio la
tabla PACIENTES tiene en común con enfermedades el campo Clave_Enfermedad y
con DOCTORES es el campo Clave_Doctor. Para establecer la relación arrastra el
ratón de Clave_Enfermedad de la tabla ENFERMEDADES a Clave_Enfermedades de
la tabla PACIENTES. Access pedirá confirmación mediante el siguiente cuadro de
diálogo:

24
 Colegio Técnico Profesional de Puriscal, Departamento de Secretariado
Destrezas Computacionales

2
1

Selecciona: esta
opción, para que
Access no permita
dar de alta
PACIENTES cuya
Clave de
Enfermedad no Pulsa en
esté dada de alta Aceptar para
en la tabla de crear la relación
ENFERMEDADES

14. Sigue los mismos pasos para crear la relación de los campos Clave_Doctor de la
tabla: DOCTORES y Clave_Doctor de la tabla PACIENTES, las relaciones deberán quedar
como se muestra a continuación:

Relacionar los Campos:

Clave_Doctor con Clave_Doctor
Clave_Enfermedad con Clave_Enfermedad

25
Colegio Técnico Profesional de Puriscal, Departamento de Secretariado
Destrezas Computacionales

15. Ahora sí vamos a capturar datos en las tablas, para ello, cierra la ventana
de Relaciones y pulsa dos veces sobre la tabla de ENFERMEDADES o pulsa en
abrir, para capturar los siguientes datos:

Tabla Enfermedades

Clave_Enfermedad Nombre_Enfermedad Tipo_Enfermedad

E1 Cáncer Mortal

E2 Laringitis Crónica

E3 Sida Mortal

E4 Gastritis Crónica
E5 Bronquitis Crónica

16. En tabla: DOCTORES captura los siguientes datos:

Tabla Doctores

Clave_Doctor Nombre_Doctor Especialidad Honorarios_Hora

D21 Pérez, Cándido Ginecología 1500
D32 Arce, Fabiana Oncología 2300
D45 González Nicole General 350
D56 Solís, Gloriana Pediatría 750

26
Colegio Técnico Profesional de Puriscal, Departamento de Secretariado
Destrezas Computacionales

17. Para terminar esta práctica, captura los datos que se muestran, en la tabla: PACIENTES.
N°_Paciente Nombre_Doctor Domicilio Teléfono Clave_Enfermedad Horas_Consulta Clave_Doctor Fecha
Ingreso
1001 Álvarez, Sidney Heredia 5576-2234 E2 4 D32 12/03/2014
1002 Arroyo, Lorely Alajuela 5372-2345 E1 2 D21 15/05/2015
1003 Carballo, Melissa Heredia 5345-2312 E1 3 D32 10/06/2016
1004 Castro, Rebeca Cartago 5667-3423 E4 21 D56 03/01/2011
1005 Chavarría, Karla Limón 5623-4577 E5 32 D45 21/05/2003
1006 Díaz, Crisly San José 5575-3412 E2 26 D45 30/04/2000
1007 Jiménez, Beberly Guanacaste 5234-5611 E1 3 D32 05/08/1999
1008 Jiménez, Jazmín Heredia 5345-6778 E1 22 D32 14/03/2017
1009 Mora Nayeli Alajuela 5234-6756 E2 4 D21 23/04/2014
1010 Rojas, Kiara San José 5234-6758 E2 12 D21 12/05/2002
1011 Sánchez, Jimena Guanacaste 5567-3433 E3 3 D45 17/10/2005
1012 Techer, María Cartago 5576-2158 E4 4 D56 07/12/2004

18. Crea las siguientes consultas que detalle:

 N°_Paciente, Nombre_Paciente, Domicilio, Teléfono, Nombre_Enfermedad, Tipo_Enfermedad, Nombre_Doctor
(Consulta Paciente-Enfermedad)
 Clave_Doctor, Nombre_Doctor, Especialidad, Nombre_Paciente_, Nombre_Enfermedad. (Consulta Paciente-Doctor)

19. Crea un informe de la consulta “Paciente-Enfermedad”.

20. Crea un formulario de pacientes, y cambie los colores y fuente.
21. Crea etiquetas con N°_Paciente, Nombre_Paciente, Nombre_Enfermedad, Tipo_Enfermedad

27
Colegio Técnico Profesional de Puriscal, Departamento de Secretariado
Destrezas Computacionales

Práctica N°2. Bases de Datos ACCESS

1. Crea en su llave la Base de Datos con el nombre de “Empresa La Puerta del

Cielo”.
2. Crea la siguiente tabla de “Datos Personales”:

Campo Tipo Dato Tamaño Campo_Clave Máscara

Cédula Texto 9 Sí 0-0000-0000
Nombre Texto 25 No
Teléfono Texto 8 No ####-####
Dirección Texto 25 No
Edad Numérico Byte No
Estado Civil Texto 15 No
Fecha de Ingreso Fecha/Hora 00/00/0000
Propiedad Sí/No
3. Al campo Dirección:
Predeterminado: Alajuela
Regla de Validación: “Alajuela”o”Cartago”o”San José”o”Heredia”
Texto de Validación: “Provincia Incorrecta. Digítela Nuevamente”
4. Al campo Edad:
Regla de Validación: 1<>100
5. Defina el campo Fecha de Ingreso debe aplicar el formato de “Fecha Corta”
6. Llenar los registros.
7. Ordene alfabéticamente la tabla y cada uno de los documentos solicitados.
8. Crea un formulario de Datos Personales y lo guarda como “Formulario
Datos Personales”
9. Crea una consulta con el siguiente detalle:
a. Cédula, Nombre, Estado Civil, Propiedad, guarde con el nombre “Consulta
de Empleados”
10. Crea un informe de la Consulta Empleados y lo guarda con ese nombre “Informe
Consulta de Empleados”.
11. Crea etiquetas a su gusto, con la información: N°Cédula, Nombre, Teléfono,
Fecha de Ingreso y Propiedad y guarda como “Etiquetas Empleados”
12. Exporta la Tabla de Datos Personales a Excel y realice el promedio de la edad de
los empleados.
13. Elabore un gráfico de barras con el nombre de empleados y edad.

28
Colegio Técnico Profesional de Puriscal, Departamento de Secretariado
Destrezas Computacionales

Tabla Datos Personales

Cédula Nombre Teléfono Dirección Edad Estado Civil Fecha Propiedad

Ingreso
1-0909-0701 Álvarez, Sidney 555-8866 Alajuela 40 Soltera 01/01/1988 Sí
4-0204-0914 Arroyo, Lorely 2279-4455 Alajuela 41 Casada 03/03/1998 No
1-0879-0897 Carballo, Melissa 2288-6666 Cartago 42 Soltera 27/04/1998 Sí
2-0587-0657 Castro, Rebeca 2443-6898 Heredia 43 Casada 25/03/1997 Sí
1-0887-0765 Chavarría, Karla 2266-3334 Heredia 44 Unión Libre 07/11/1988 Sí
2-0987-0141 Díaz, Crisly 2213-8999 Alajuela 45 Unión Libre 09/12/1998 Sí
3-0568-0564 Jiménez, Beberly 2283-1963 Cartago 46 Soltera 12/12/1989 No
6-0584-0987 Jiménez, Jazmín 2273-2988 San José 47 Casada 26/06/1975 No
1-0254-0262 Mora Nayeli 2296-9954 San José 48 Unión Libre 03/11/1997 No
1-0487-0112 Rojas, Kiara 2293-7698 San José 48 Soltera 01/01/1998 Sí
2-0547-0987 Sánchez, Jimena 2233-5424 Alajuela 50 Casada 31/12/1990 Sí
5-0698-0545 Techer, María 2288-6699 Alajuela 51 Unión Libre 10/12/1997 Sí
4-0466-0862 González, Nicolle 2465-7609 Cartago 52 Soltera 27/07/1987 No
2-0656-0454 Arce, Fabiana 2476-5676 Heredia 53 Casada 13/09/1988 No
2-0415-0242 Solís, Gloriana 2213-5424 Heredia 54 Soltera 19/08/1999 No
1-0111-0241 Vega, Mario 2233-2952 Alajuela 55 Casado 06/08/2006 Sí
8-0998-0222 Gómez, Rodrigo 2273-6598 Cartago 40 Unión Libre 23/06/2000 Sí
6-0747-0222 Solís, Doris 2263-5465 San José 41 Unión Libre 02/05/2006 Sí
4-0555-0555 Morales, Víctor 2289-8920 San José 42 Soltero 02/02/2008 Sí
4-0587-0111 Salas, Juan 2223-6990 San José 43 Casado 11/08/2000 No
2-0222-0154 Gutiérrez, Inés 2213-1951 Alajuela 44 Unión Libre 12/12/2006 Sí
1-7063-0545 Castro, Oscar 2214-2954 Alajuela 45 Soltero 09/07/2007 No
3-0789-0545 Soto, Manuel 2243-5477 Cartago 46 Casado 08/11/2002 No
6-0656-0656 Montero, Víctor 2253-6776 Heredia 47 Unión Libre 12/08/2006 Sí
3-0878-0767 Calvo, Rodrigo 2223-5666 Heredia 48 Soltero 12/08/2002 Sí
6-0654-0661 Chavarría, Eduardo 2243-4433 Alajuela 48 Casado 03/08/2000 Sí
7-0898-0757 Vargas, Eduardo 2244-9800 Cartago 50 Soltero 05/11/2006 Sí
5-0878-0655 Barquero, Marcos 2265-8745 San José 40 Casado 07/08/2004 No
6-0898-0667 González, Reina 2556-5599 San José 41 Unión Libre 01/01/2008 No

29