LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

Unidad 2 Técnicas de Valuación de las Operaciones Productivas

2.4 Planeación de la toma física del inventario.

Inventario

Es una operación que busca establecer la existencia física de bienes que pertenecen a una
empresa y que están almacenados en diferentes depósitos, espacios, lugares o bodegas,
conocidos también como almacenes. Esta revisión debe constatarse con las existencias que
aparecen en los registros contables de la empresa a la fecha del conteo.

Inventario físico

Consiste en corroborar la presencia real de bienes almacenados y verificar su estado y

condiciones de seguridad. Esta labor es coordinada por la Gerencia Administrativa y
Financiera y el Contador es el responsable de tomar el inventario general de la compañía.
Es así, que la empresa debe preparar los almacenes para el conteo de la mercancía,
haciendo énfasis en factores de limpieza y orden.

El Departamento de contabilidad determinará el momento en el que se debe realizar el

inventario, regularmente está actividad se lleva a cabo durante la segunda quincena de
diciembre de cada año.

Previo al día de inventario, el Contador notificará por escrito (memorándum) que será
dirigido al Departamento de logística la hora, fecha y lugar y todas las instrucciones que
sean pertinentes, para cumplir con dicha encomienda.

Toma física del inventario

La toma física de inventario consiste en llevar a cabo un proceso ordenado de verificación

física de los bienes, materia prima o producto terminado a una fecha determinada, con el fin
de asegurar su existencia real.

Los resultados obtenidos de los registros contables, son comparados con la constatación
física, a fin de establecer su conformidad. Posteriormente las diferencias que pudieran
existir son aclaradas e investigadas por las personas a cargo, y se procede a realizar los
ajustes necesarios, según sea el caso.
 LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

Unidad 2 Técnicas de Valuación de las Operaciones Productivas

La toma del inventario deberá considerar, además de la constatación física, el estado de

conservación, condiciones de utilización, almacenamiento y seguridad del bien o producto
objeto de la misma.

Los inventarios se realizan en almacenes, centros de distribución y oficinas del cliente

dependiendo el tipo de inventario a realizarse.

Este proceso se realiza de manera organizada y controlada, realizando adicionalmente la

conciliación del inventario con los libros contables e incluyendo sugerencias de mejora en
el manejo de los mismos.

Beneficios de realizar tomas físicas de inventarios de manera periódica

1. Mantener un inventario contable real

2. Retirar de stock productos o bienes obsoletos
3. Dar de baja activos fijos obsoletos
4. Comprobar codificación de los artículos y tener información real de los mismos
5. Recodificaciones y cambios de nomenclatura oportuna
6. Definir responsables o comprobar la efectividad de los encargados de cada uno de los
bienes o productos objeto de la toma física.

Empresas que pueden realizar tomas físicas

Todas las empresas sin importar su tamaño que cuenten con activos fijos, materias primas,
productos terminados, etc. que sean objeto de verificación física.

Planeación del inventario físico

El Contador en coordinación con el Jefe de logística emprenderán las siguientes tareas:

• Preparar los almacenes para el conteo de la mercancía.

• Definir cuál será el personal que atenderá al equipo de inventario.

• Implementar las acciones respectivas para disponer de los medios indicados para
realizar eficientemente el inventario.

De igual forma el Contador con base en la planeación efectuada sobre los inventarios se
encargará de:
 LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

Unidad 2 Técnicas de Valuación de las Operaciones Productivas

• Nombramiento de jefes de equipo por bodega y la conformación de grupos para

realizar este conteo.

• Entrega de la hoja de instrucciones para la toma del inventario; este documento

debe quedar en manos del personal a cargo.

• Aviso de la fecha de realización del inventario al equipo designado.

• En coordinación con el Departamento de logística – la movilidad y entrega de todos

los implementos requeridos para realizar el inventario.

También es necesario hacer un plan de conteos periódicos en el que se establece un

cronograma en el que se señala qué y cuántas referencias deben inventariarse por día de
acuerdo con las áreas de almacenamiento.

Es importante tener en cuenta que la toma física de inventarios genera la necesidad de

disponer anticipadamente de ciertos recursos de manos de obra.

El paso a seguir es la ejecución, en la cual:

• Un auxiliar de inventario operativo alista los documentos de trabajo.

• Este operario entrega listados ciegos al personal logístico operativo asignado para el
primer conteo físico por ubicación / referencia.

• El personal operativo encargado efectúa el conteo de los bienes almacenados en la

ubicación / referencia, registra la cantidad en el listado ciego y entrega los datos al
auxiliar de inventario operativo.

• El auxiliar de inventario operativo realiza la comparación entre el conteo físico y el

inventario teórico; en caso de que haya diferencias se tendrá que hacer un tercer
conteo y una revisión en todas las áreas de la bodega.

• Al culminar los segundos conteos se efectúa el reporte de novedades u

observaciones de inventarios periódicos.

La fase a seguir es la atención a novedades u observaciones. En este punto el Jefe de la

bodega realiza el seguimiento de las novedades, reportes de control de inventarios y ajustes
según se requiera.
 LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

Unidad 2 Técnicas de Valuación de las Operaciones Productivas

La práctica ideal de la toma de inventario físico es tener un solo inventario general al año y
mantener un esquema de conteos permanentes que sea revisado por el departamento de
contabilidad o de auditoría de la empresa.