INSTRUCTIVO PLATAFORMA HANNA

Afiliaciones en Línea
Versión 1.0

Coordinación TIC
 Bienvenido a nuestra plataforma de Servicios Hanna
En esta plataforma encontrarás todos los servicios que ofrece la caja de compensación, podrás
disfrutar de dichos servicios desde el lugar en que te encuentres. TODO ESTO A UN CLIC DE
DISTANCIA

Para acceder y disfrutar de todos los servicios que tenemos disponibles para usted lo invitamos
a registrarse en nuestra plataforma. Para iniciar el proceso de registro debe acceder a nuestra
página web www.cajacopi.com, una vez ahí debe mover el cursor a la parte superior derecha y
hacer clic donde dice HANNA.

Será redirigido automáticamente a https://plataforma.cajacopi.com/ :

NOTA: Si usted accedió anteriormente a la plataforma Hanna y es usuario de CAJACOPI CAJA

DE COMPENSACIÓN por favor diríjase directamente a la página 6. De lo contrario, continúe
leyendo.

Una vez accedido a esta vista, debe hacer clic en Crear Cuenta Nueva y será dirigido al siguiente
formulario de registro:
Al momento de ingresar su Documento de Identidad y presionar ENTER se mostrarán todos los
datos registrados en la base de datos de CAJACOPI.

Recuerde leer los mensajes de ayuda que se pueden observar en cada formato que se deba
diligenciar.

Una vez diligenciado el formulario en su totalidad, hacer clic en el botón al final del formulario:

Al hacer clic en el botón Crear Nuevo Usuario se mostrará la siguiente vista de confirmación.
Una vez verificado que los datos ingresados por usted sean los correctos, hacer clic en crear
usuario.
Al hacer clic en el botón Crear Usuario automáticamente se mostrará el siguiente aviso
emergente, dicho aviso consiste en un mensaje de activación de la cuenta que fue enviado al
correo proporcionado por usted en los datos de registro.

Si usted es Afiliado a Cajacopi – Caja de Compensación Familiar, al hacer clic en el enlace de

confirmación enviado a su correo electrónico, será redirigido a un formulario web para que
usted conteste una serie de preguntas (Opción múltiple con única respuesta) que han sido
diseñadas con información que tenemos registrada de usted en nuestra base de datos. Si llegase
a equivocarse en las respuestas, solo tiene 3 intentos antes de que su usuario sea bloqueado.
Para desbloquearlo, usted debe radicar un PQRSF en el enlace al final de la página web
www.cajacopi.com.
 Ejemplo Formulario de Preguntas

Si las preguntas son respondidas de forma correcta, usted podrá ingresar a

plataforma.cajacopi.com y acceder a las opciones disponibles.

Si usted No es Afiliado a Cajacopi – Caja de Compensación Familiar, al hacer clic en el enlace de

confirmación enviado a su correo electrónico, la cuenta inmediatamente será activada y
quedará habilitada para solicitar las aplicaciones que desee utilizar.

Para hacer la solicitud de la aplicación Afiliaciones en línea, usted deberá dirigirse a la parte
superior del menú, hacer clic en Solicitar Aplicaciones y diligencie la información que allí se le
solicita, una vez hecho esto espere la confirmación de aprobación de su solicitud.
Consulte el instructivo de Afiliaciones en Línea donde se muestra paso a paso cómo realizar la
solicitud.

Nota: El área de afiliaciones tiene 3 días hábiles a partir del día siguiente de su solicitud para
aprobar o rechazar la misma.
Una vez se realice el proceso de aprobación de la aplicación, al ingresar a la plataforma, se
mostrará la siguiente vista, donde en el espacio de aplicaciones disponibles, deberá aparecer la
aplicación Afiliaciones en Línea.

Haga clic en el botón Acceder, se mostrará la siguiente ventana en la que deberá seleccionar la
empresa y la sucursal por la cual usted ingresa a realizar procesos en la plataforma.

Habiendo accedido, podrá observar todas las opciones que están disponibles para afiliaciones
en línea, son un total de trece.
A continuación, se explicará cual es la función de cada una de estas opciones, por favor lea
detenidamente:
 Aquí usted podrá ingresar una solicitud de
afiliación de un nuevo trabajador a la caja
de Compensación. Usted deberá hacer clic
en el botón Acceder y luego se cargará un
formulario en el que deberá diligenciar
toda la información.

Los campos con * son obligatorios.

Una vez diligencie todos los campos y haya verificado que los datos ingresados sean los
correctos, haga clic en el botón Nuevo Trabajador.

Inmediatamente el sistema mostrará un formulario con tres pestañas, las cuales son: DATOS
DEL TRABAJADOR, DATOS DEL CÓNYUGE y PERSONAS A CARGO, en el que usted debe
diligenciar en su totalidad los datos solicitados, para que el envío del formulario sea exitoso.

NOTA: Recuerde que toda la información que debe diligenciar es de carácter personal del
trabajador y NO es correcto colocar en los campos dirección, teléfono y correo electrónico datos
de la empresa, ya que esto hará que los trabajadores tengan inconvenientes al momento de
querer ingresar en la plataforma Hanna.

Una vez haga clic en nuevo trabajador se mostrará la siguiente vista:

En la parte izquierda del formulario se encuentra el menú, el cual tiene la siguiente finalidad:

● Guardar Borrador: Como su nombre lo indica, permite guardar la información del

trabajador que se está ingresando. Esta opción fue creada en los casos que haga falta
algún documento o información del trabajador. Al hacer clic en esa opción la
información registrada hasta el momento se guardará y más adelante se pueda
continuar con el proceso de afiliación, una vez se tenga la documentación completa.
Las solicitudes pendientes por terminar, se mostrarán en la pantalla principal de acceso
a la aplicación de Afiliaciones en Línea, mostrando su estado actual y las diferentes
opciones para que usted escoja: Continuar para seguir con la solicitud y Anular para
finalizar o eliminar el proceso de la persona relacionada.
 ● Enviar Solicitud: Una vez usted finalice el formulario ingresando los datos solicitados y
anexando los archivos de soporte para legalizar la afiliación, deberá hacer clic en esta
opción, automáticamente será enviado al área de afiliaciones para su aprobación o
devolución si alguno de los documentos adjuntos no cumple con lo requerido.

Debajo de este formulario, puede observar la sección para adjuntar la documentación necesaria
para legalizar la afiliación del trabajador, por favor lea atentamente las instrucciones que hemos
colocado para usted.

NOTA: Si el estado civil del trabajador es CASADO o UNIÓN LIBRE, pero NO tiene la
documentación requerida para la afiliación del cónyuge, le agradecemos colocar el estado civil
de dicho trabajador como SOLTERO, para que pueda legalizar la afiliación del trabajador.
De no tener en cuenta lo dicho anteriormente el sistema no le permitirá realizar el ingreso por
falta de datos, ya que la plataforma tiene una validación al momento de ingresar los datos.
 PESTAÑA DATOS DEL CÓNYUGE

Debajo de este formulario, puede observar la sección para adjuntar la documentación necesaria
para legalizar la afiliación del cónyuge, por favor lea atentamente las instrucciones que hemos
colocado para usted.

PESTAÑA PERSONAS A CARGO

Por cada beneficiario que el trabajador tenga a cargo, deberá diligenciar la información
solicitada en el formulario, una vez ingresado los datos necesarios haga clic en el botón Agregar
Beneficiario.
En la parte inferior de esta vista se irán anexando uno a uno y en orden los beneficiarios
ingresados para el trabajador y luego podrá realizar el proceso de adjuntar los archivos o
documentos requeridos para legalizar la afiliación de los mismos.

NOTA: Por cada beneficiario que sea agregado, se deberá adjuntar los anexos correspondientes,
teniendo en cuenta el parentesco.
 Aquí podrá ver el estado de todas las solicitudes
de afiliación de los trabajadores que haya
realizado hasta el momento.
Los estados son: Aprobado, rechazado o si dicha
solicitud está pendiente.

Aquí podrá realizar el proceso de

afiliación de beneficiarios de trabajadores
que ya estén afiliados a la Caja de
Compensación, que inicialmente no
tenían beneficiarios inscritos.

Al hacer clic en acceder se mostrará la siguiente vista, donde deberá digitar el número de
identidad del afiliado y el sistema validará la información registrada hasta el momento, si ya
tiene beneficiarios podrá observarlos, de manera que usted podrá afiliar a los que hagan falta a
través del siguiente formulario.
Aquí podrá verificar todas las solicitudes de
afiliación de beneficiarios que se hayan
enviado, con sus respectivos estados:
Aprobado, rechazado o en borrador.
 Aquí podrá realizar el proceso de afiliación de
cónyuges de trabajadores que ya se estén
afiliados o registrados en la base de datos.
Usted deberá digitar el número de cedula del
trabajador y el sistema verificará los datos para
poder registrar el cónyuge.

Tenga en cuenta que en el siguiente formulario los datos marcados con * son obligatorios.
Aquí podrá verificar el estado en el que se
encuentran las solicitudes de afiliación del
cónyuge del trabajador hasta el momento de la
consulta.
Los distintos estados son: Aprobado, pendiente,
rechazado o en borrador.

Aquí podrá realizar el reintegro de los

trabajadores que alguna vez estuvieron afiliados
a esta Caja de Compensación, bajo la misma razón
social o una diferente, como también podrá ver
los casos en los que el trabajador sea retirado y
vuelva a ser ingreso.
Tenga en cuenta que debe diligenciar toda la
información que este registrada en la base de
datos sea la correcta, si existen cambios deberán
ser registrados por usted.
Aquí podrá verificar el estado en el que se
encuentran las solicitudes de reintegro de
trabajadores que hayan sido realizadas por usted
hasta el momento que se realiza la consulta.
Los estados de la solicitud son: Aprobadas,
rechazadas y pendientes.

Aquí podrá realizar el proceso de afiliación de

trabajadores que no hayan estado afiliado a
Cajacopi Caja de Compensación Familiar NUNCA,
es decir que esta sea su primera vez.
Usted deberá descargar el formato de Excel en el
que debe diligenciar la totalidad de los datos.
Tenga en cuenta que al menos uno de los
trabajadores que usted registre ya se encuentra
en la base de datos, automáticamente el archivo
será rechazado y le indicará cual es el número de
identificación que ya se encuentra registrado.
Aquí podrá registrar una nueva sucursal de la
empresa principal por la que está accediendo a la
plataforma.
Tenga en cuenta que las sucursales deberán estar
registradas bajo la razón social principal y el
mismo NIT.
No olvide diligenciar todos los campos
obligatorios.

Aquí podrá verificar los trabajadores que se

encuentran registrados en nuestra base de datos
con su respectivo estado de afiliación: Activo,
retirado o suspendido.
Este reporte puede ser exportado a Excel.
Aquí podrá descargar los diferentes tipos de
certificaciones, las cuales son:
• Listado de trabajadores
• Certificado Afiliación Empresa
• Certificado de Trabajador
• Certificado Afiliación Masivo

Aquí podrá hacer el retiro de los trabajadores que

estén laborando actualmente en su empresa,
para ello debe ingresar la cedula del trabajador
hacer clic en consultar y por último hacer clic en
REALIZAR RETIRO DEL TRABAJADOR