FORMATO SOLICITUD DE ACTUALIZACIONES Y NOVEDADES REGISTRO Código: 510,05,15-32

ÚNICO DE VÍCTIMAS Versión: 03

GESTIÓN DE VALORACIÓN Y REGISTRO Fecha de Aprobación: 10/6/2016
PROCEDIMIENTO NOVEDADES Y ACTUALIZACIONES Pág: 1 de 5
I. DATOS GENERALES LEY
1 Fecha de solicitud 2 No. FUD (con el cual rindió la declaración) 3 Lugar de atención 4 Entidad que atiende
Departamento/ País Municipio/Ciudad Min. Publico
Punto A./Centro Reg.
DD MM AAAA
Dir. Territorial Personería
5 Nombres y apellidos del solicitante 6 Tipo Doc. 7 Número de documento Consulados Defensoría
Enlace M/pal. Procuraduría
Nombre :

8 Teléfono fijo 9 Teléfono celular 10 Correo electrónico

11 Lugar donde se rindió la declaración 12 Fecha de declaración

Departamento/comunidades /País Municipio/Ciudad Día Mes Año

Por favor diligencie los siguientes datos del declarante:

13 Nombres y apellidos del declarante 14 Tipo de doc. 15 Número de Documento

II. TIPO SOLICITUD ACTUALIZACIONES Y/O NOVEDADES

A continuación marque con una X la(s) opción(es) de información que desea actualizar, modificar o ampliar. Las opciones marcadas con (*) solo aplican para desplazamiento forzado.

Si necesita realizar la solicitud de actualización o novedad para más de una persona, por favor diligencie el anexo 1.(Recuerde que solo puede solicitar la actualización o novedad de
personas que pertenezcan a su grupo familiar y estén incluidas en la misma declaración).

a) Nombres y/o apellidos b) Tipo y/o número de documento c) Datos de contacto d) Discapacidad

e) Componente sexo f) Aclaración de parentescos g) Inclusión de Mayores de Edad* h) Inclusión de niños, niñas y adolescentes*

i) Cambio jefe de hogar* j) Reunificación del hogar* k) División núcleo familiar* l) Conformación grupo familiar (masivos)*

m) Aporte de documentación adicional para la valoración n) Otro ¿Cuál?

Datos de la persona a quien se aplicará la actualización o novedad

16 Nombres y Apellidos 17 Tipo doc. 18 Número de documento

19 Teléfono fijo 20 Teléfono celular 21 Correo electrónico

22 Dirección de residencia 23 Barrio/vereda/Distrito 24 Departamento/País 25 Municipio/Ciudad

26 Si la solicitud corresponde al literal d, registre los siguientes datos: (utilice como referencia las tablas del instructivo)

Origen o acentuamiento de la Red de apoyo

Marque la(s) categoría(s) de la(s) discapacidad(es)
discapacidad ¿Tiene? ¿Requiere?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 SI NO SI NO

27 Si la solicitud corresponde al literal i, a continuación registre los datos del jefe de hogar:
Nombres y Apellidos Tipo de doc. Número de documento

28 Si la solicitud corresponde a los literales f, j, k y l, a continuación registre los datos del núcleo familiar.
Nombres y Apellidos Fecha de nacimiento Tipo doc. Número de documento Parentesco
1
2
3
4
5
6
7

Si la solicitud corresponde al literal m y/o n especifique en el siguiente campo, la documentación o la información que desea actualizar, modificar o ampliar. (Para el
29 literal m la documentación será tenida en cuenta siempre y cuando la Unidad no haya valorado la declaración)

III. VERIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

*Autorizo a la Unidad para enviar la respuesta del tramite, frente a la solicitud realizada, a través de los siguientes medios: Mensajes de texto SI NO
Mensajes de voz a través del teléfono fijo SI NO Mensajes a través del correo electrónico SI NO Otro SI NO ¿Cuál?

El diligenciamiento del presente formato, corresponde al inicio del trámite interno del análisis de la solicitud frente al ordenamiento legal, y bajo ninguna circunstancia implica aceptación
de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas de acceder de manera positiva a la misma.
De igual forma, la Entidad podrá en cualquier momento y sin previo aviso, verificar la información relacionada en este documento.
Firma persona atendida Huella índice derecho
* Manifiesto que la información consignada en este formato ha sido
suministrada de manera libre, espontánea y voluntaria; y autorizo, con mi
firma y/o huella, a realizar las modificaciones que surjan de los datos
relacionados en el mismo.

IV. ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL FUNCIONARIO QUE RECIBE LA SOLICITUD

Observaciones:

NOMBRE DE LA PERSONA QUE TRAMITA LA SOLICITUD

Cantidad de anexos de este formato Este formato es distribuido de manera gratuita y
es de uso Interno y Exclusivo de la Unidad para la
Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Cantidad de folios que aporta
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ANEXO 1
II. TIPO SOLICITUD ACTUALIZACIONES Y/O NOVEDADES
A continuación marque con una X la(s) opción(es) de información que desea actualizar, modificar o ampliar. Las opciones marcadas con (*) solo aplican para desplazamiento forzado.

a) Nombres y/o apellidos b) Tipo y/o número de documento c) Datos de contacto d) Discapacidad
e) Componente sexo g) Inclusión de Mayores de Edad h) Inclusión de niños, niñas y adolescentes

n) Otro ¿Cuál?

Datos de la persona a quien se aplicará la actualización o novedad

16 Nombres y Apellidos 17 Tipo Doc. 18 Número de documento

19 Teléfono fijo 20 Teléfono celular 21 Correo electrónico

22 Dirección de residencia 23 Barrio/Vereda/Distrito 24 Departamento/País 25 Municipio/Ciudad

26 Si la solicitud corresponde al literal d, registre los siguientes datos: (utilice como referencia las tablas del respaldo)
Origen o asentamiento de la Red de apoyo
Marque la(s) categoría(s) de la(s) discapacidad(es)
discapacidad ¿Tiene? ¿Requiere?

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 SI NO SI NO

29 Si la solicitud corresponde al literal n especifique en el siguiente campo, la información que desea actualizar, modificar o ampliar.

A continuación marque con una X la(s) opción(es) de información que desea actualizar, modificar o ampliar. Las opciones marcadas con (*) solo aplican para desplazamiento forzado.

a) Nombres y/o apellidos b) Tipo y/o número de documento c) Datos de contacto d) Discapacidad
e) Componente sexo g) Inclusión de Mayores de Edad h) Inclusión de niños, niñas y adolescentes
n) Otro ¿Cuál?

Datos de la persona a quien se aplicará la actualización o novedad

16 Nombres y Apellidos 17 Tipo Doc. 18 Número de documento

19 Teléfono fijo 20 Teléfono celular 21 Correo electrónico

22 Dirección de residencia 23 Barrio/Vereda/Distrito 24 Departamento/País 25 Municipio/Ciudad

26 Si la solicitud corresponde al literal d, registre los siguientes datos: (utilice como referencia las tablas del respaldo)
Origen o asentamiento de la Red de apoyo
Marque la(s) categoría(s) de la(s) discapacidad(es)
discapacidad ¿Tiene? ¿Requiere?

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 SI NO SI NO

29 Si la solicitud corresponde al literal n especifique en el siguiente campo, la información que desea actualizar, modificar o ampliar.

A continuación marque con una X la(s) opción(es) de información que desea actualizar, modificar o ampliar. Las opciones marcadas con (*) solo aplican para desplazamiento forzado.

a) Nombres y/o apellidos b) Tipo y/o número de documento c) Datos de contacto d) Discapacidad
e) Componente sexo g) Inclusión de Mayores de Edad h) Inclusión de niños, niñas y adolescentes

n) Otro ¿Cuál?

Datos de la persona a quien se aplicará la actualización o novedad

16 Nombres y Apellidos 17 Tipo Doc. 18 Número de documento

19 Teléfono fijo 20 Teléfono celular 21 Correo electrónico

22 Dirección de residencia 23 Barrio/Vereda/Distrito 24 Departamento/País 25 Municipio/Ciudad

26 Si la solicitud corresponde al literal d, registre los siguientes datos: (utilice como referencia las tablas del instructivo)
Origen o asentamiento de la Red de apoyo
Marque la(s) categoría(s) de la(s) discapacidad(es)
discapacidad ¿Tiene? ¿Requiere?

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 SI NO SI NO

29 Si la solicitud corresponde al literal m y/o n especifique en el siguiente campo, la información que desea actualizar, modificar o ampliar.

28 Si los campos del formato de actualizaciones y novedades no son suficientes para relacionar los datos del grupo familiar, por favor continúe diligenciando la información en el siguiente espacio.
Nombres y Apellidos Fecha de nacimiento Tipo Doc. Número de Documento Parentesco
8
9
10
11
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INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE ACTUALIZACIONES Y NOVEDADES

 
A continuación encontrará las indicaciones para el adecuado diligenciamiento del formato.
 
En la parte superior derecha encontrara campos Ley en el cual debe indicar si corresponde a Ley 418, 387, 1448 o Decreto 1290.
I. DATOS PERSONALES

Fecha de solicitud: Es la fecha en la que se está tomando la solicitud de actualización o novedad.

No. FUD: Es el No. del formato en el cual rindió la declaración para ley 1448, para ley 387 corresponde al código de la declaración y para el decreto 1290
o ley 418, el No. de radicado; Si la persona aparece en más de una declaración por favor relacione los códigos en el campo observaciones.
Lugar de atención: Departamento y Municipio donde se está tomando la solicitud de actualización o novedad.para el caso de Vìctimas en el exterior
indique el país y ciudad
Entidad que atiende: Marque con una X la entidad que está tomando la solicitud de actualización o novedad (Dirección Territorial, Centro Regional,
Enlace Municipal, Punto de atención, Consulado y/o embajadas con sección consular, Personería, Defensoría y Procuraduría,), por favor especifique el
nombre en el espacio creado para tal fin.
Nombre del solicitante: Nombres y apellidos completos de la persona que está solicitando la actualización o novedad.
Tipo de documento: indique el tipo de documento de la persona que está solicitando la actualización o novedad, teniendo en cuenta la siguiente
tipificación:

Número de documento: Ingrese el número de documento de la persona que está solicitando la actualización o novedad.
al 10. Datos de contacto: Escriba los datos de contacto de la persona que está realizando la solicitud de actualización o novedad, suministrando la
Tipo documento
dirección de correo electrónico (si aplica) y los números telefónicos fijo y celular, a los que se enviará la respuesta de la solicitud (previa autorización del
solicitante). 1. Cédula de Ciudadanía 3. Registro Civil/ NUIP
Lugar donde se rindió la declaración: Departamento y Municipio
2. Tarjeta donde se
de Identidad rindió ladedeclaración;
4. Cédula Extranjería para el caso de Vìctimas en el exterior indique el país y
ciudad.
Fecha de Declaración: Registre la fecha en la que se realizó la declaración.

Si cuenta con los datos del declarante por favor diligencie los siguientes campos:

Nombre del declarante: Diligenciar nombre completo del declarante, este campo aplica siempre y cuando el solicitante sea diferente a la persona que
rindió la declaración.
Tipo de Documento del declarante: Ingrese el tipo de documento del declarante, teniendo en cuenta la tabla del numeral 6.
Número de documento: Registrar el número de documento del declarante.

II. TIPO SOLICITUD – ACTUALIZACIONES Y NOVEDADES

Marque con una X el o los tipos de solicitud que está tramitando el ciudadano – cliente.
REQUISITOS Y CAMPOS A DILIGENCIAR POR TIPO DE SOLICITUD

*a) Nombres y/o apellidos, y b) Tipo y/o documento de identificación: Para simple actualización, anexar copia de documento legible, si corresponde a
cambio de nombres se debe anexar escritura pública que acredite dicho cambio, si solo es cambio de número de identificación se requiere que cuente
con certificado de la Registraduría que indique si el número registrado en el sistema de información pertenece a otra persona o si se encuentra
cancelado. Se deben diligenciar los campos del 16 al 18.
 
*c) Datos de contacto: no se requiere soporte documental pero se deben diligenciar los campos del 16 al 25.

*d) Discapacidad: se debe anexar Certificación expedida por la EPS o ARS en el que conste el tipo discapacidad y se debe diligenciar los campos del 16
al 18 y el 26 en el cual debe marcar con una X la opción de acuerdo a lo siguiente tipificación:

Categorías de discapacidad Origen o acentuamiento de la discapacidad

1. Movilidad 1. Se origino con ocasión al hecho victimizante
2. Sensorial auditiva 2. Se acentuó con ocasión al hecho victimizante
3. Sensorial Visual 3. Se origino antes del hecho victimizante
4. Sensorial Gusto - Olfato - Tacto 4. Se origino posterior al hecho victimizante
5. Sistémica
6. Mental Cognitivo
7. Mental Psicosocial
8. Voz y habla
9. Piel, uñas y Cabello
10. Enanismo
11. No la sabe nombrar
12. Múltiple
 5. Sistémica
6. Mental Cognitivo
7. Mental Psicosocial
8. Voz y habla
9. Piel, uñas y Cabello
10. Enanismo
11. No la sabe nombrar
12. Múltiple

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LINEAMIENTOS OPERATIVOS PROCESO ACTUALIZACIONES Y NOVEDADES Pág: 4 de 5

*e) Componente sexo: Si corresponde a corrección del componente sexo en el RUV (Decreto 1227 de 2015), debe anexar Escritura Pública y Registro
Civil que acredite dicho cambio.

*f) Aclaración de parentesco: No se requiere anexar soportes documentales, pero se debe diligenciar el numeral 28. Cabe aclarar que todos los

g) Inclusión de mayores de edad: La solicitud procederá en los siguientes caso: 1) Cuando la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las
Víctimas confirme que esta persona se nombró de manera clara y especifica en la declaración original, anexar copia del documento de identidad. 2)
Personas de la tercera edad y/o con discapacidad, que dependan moral y económicamente de víctimas de Desplazamiento Forzado reconocidas, debe
anexar copia del documento de identidad y concepto emitido por la autoridad competente donde se compruebe la situación de dependencia;
adicionalmente para personas con discapacidad es necesario el soporte que acredite la condición que la persona a ingresar presenta. Diligencie los
campos del 16 al 18 con los datos del mayor de edad a incluir, para la persona que presenta condición de discapacidad diligenciar también el campo
26.

*h) inclusión de niños, niñas y adolescentes (NNA): Anexar Registro Civil de Nacimiento del NNA que acredite el parentesco, o soporte de custodia
emitido por autoridad competente donde acredite que la custodia del NNA a incluir la tiene uno de los integrantes del núcleo familiar; aplica para
víctimas reconocidas por Desplazamiento Forzado. Diligencie los campos del 16 al 18 con los datos del NNA que se quiere incluir.

*i) Cambio jefe(a) de hogar: Se debe diligenciar el campo 27 ingresando los datos del nuevo jefe de hogar, a continuación encontrara los documentos
requeridos para cada caso:

Por fallecimiento del actual jefe(a) de hogar: Anexar certificado de defunción y copia de documento de quien asumirá la jefatura de hogar por decisión
del núcleo familiar (Es suficiente con la presentación de escrito firmado por todos los mayores donde de común acuerdo conceden a uno de ellos
tener la jefatura).

Por abandono del jefe de hogar: Concepto emitido por la autoridad competente donde se compruebe de manera sumaria dicha situación y
documento del nuevo jefe(a) de hogar.

Por encontrarse fuera del país como refugiado: Anexar documento expedido por autoridad competente que conste la residencia en otro país y
documento firmado por el actual jefe(a) de hogar en el cual especifica quien de los miembros del hogar (mayor de edad) estará encargado del núcleo
familiar y copia documento identificación del nuevo jefe(a) de hogar.

Por encontrarse privado de la libertad: Autorización del jefe(a) de hogar para que otro miembro del núcleo familiar (mayor de edad) se encargue del
núcleo familiar; debe tener el sello del centro de reclusión, certificación de la detención expedida por autoridad competente especificando la fecha de
cumplimiento de la pena o sentencia judicial.

Cuando padece de una enfermedad grave que le impida gestionar y recibir ayudas: Certificación expedida por la EPS o ARS en la que conste el tipo de
enfermedad y la discapacidad que esta le genera, documento o carta firmada por los miembros del núcleo mayores de edad, donde se indique quien
debe quedar como jefe(a) hogar. 

Por solicitud voluntaria del actual jefe de hogar: Anexar autorización del jefe(a) de hogar para que otro miembro del grupo familiar (mayor de edad) se
encargue del núcleo familiar e indicar expresamente las causas del cambio, es suficiente con la presentación del escrito por parte del jefe(a) de hogar
actual.

Por secuestro o desaparición forzada: Copia de la denuncia elevada ante la autoridad competente, documento o carta firmada por los miembros del
núcleo mayores de edad, donde se indique quien debe quedar como jefe(a) hogar (Simplemente con la presentación de escrito firmado por todos los
mayores donde de común acuerdo conceden a uno de ellos tener la jefatura del grupo familiar).

*j) Reunificación del hogar y k) División grupo familiar: Anexar concepto emitido por la autoridad competente donde se compruebe de manera
sumaria dicha situación y copia de los documentos del grupo familiar, de igual forma se debe diligenciar el numeral 28.

*l) Conformación de grupo familiar (masivos): No se requiere anexar soportes documentales, pero se debe diligenciar el numeral 28. Cabe aclarar
que todos los integrantes deben estar en la misma declaración dentro del Registro Único de Víctimas.

*m) Aporte de documentación adicional para la valoración de la declaración: Anexar los documentos entregados por el solicitante (esta
documentación será tenida en cuenta siempre y cuando la Unidad de Víctimas no haya valorado la declaración) y relacionarlos en la casilla 29.

*n) Otro, ¿Cuál?: Si el solicitante no encuentra el tipo de solicitud que desea realizar en las categorías ya establecidas en el formato, debe marcar con
una X la opción “Otros” y especificar cuál es la opción; de la misma forma debe ampliar la información de la solicitud en el numeral 29 y anexar los
soportes documentales que validen la acción requerida.

III VERIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

 
Señale el(los) medio(s) por el(los) cual(es) el solicitante autoriza a ser contactado para la notificación de la respuesta.

Lea a continuación el siguiente texto al solicitante: “Manifiesto que la información consignada en este formato ha sido suministrada de manera libre,
espontánea y voluntaria; y autorizo, con mi firma y/o huella, a realizar las modificaciones que surjan de los datos relacionados en el mismo”.

Acto seguido tome la firma y/o huella del solicitante.

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REGISTRO ÚNICO DE VÍCTIMAS Versión:

GESTIÓN DE VALORACIÓN Y REGISTRO Fecha de Aprobación:

LINEAMIENTOS OPERATIVOS PROCESO ACTUALIZACIONES Y NOVEDADES Pág: 5 de 5

IV. ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR EL FUNCIONARIO QUE TRAMITA LA SOLICITUD
 
Observaciones: Señor funcionario(a) por favor ingrese, si así lo requiere las observaciones presentadas al momento de diligenciar el formato, así mismo
usted podrá utilizar este espacio para realizar las observaciones que considere deben ser tenidas en cuenta en el momento de realizar el análisis de la
solicitud.

ANEXO 1

Podrá ser utilizado cuando en el formato no puedan ingresarse todos los registros sujetos de actualización o novedad, complementa el formato.
 

OBSERVACIONES GENERALES
 
Todas las solicitudes deben presentarse con el formato de actualización establecido por la Unidad para la Atención y Reparación a las Víctimas,
debidamente diligenciado.
 
Las solicitudes deben contar con los documentos soportes que acrediten los grados de parentesco contemplados en el inciso 2° y en el parágrafo 2° del
artículo 3 de la ley 1448 de 2011.
 
No procederán las solicitudes cuando refiera actualizaciones sobre registros de otras personas no incluidas dentro de su núcleo familiar.
 
Por este medio no se realizan cambios de estados en el Registro Único de Víctimas.
 
Todas las solicitudes son verificadas y analizadas por la Subdirección de Valoración y Registro para determinar si procede o no realizar la acción
solicitada en el Sistema de Información del Registro Único de Víctimas
 
La solicitud debe estar debidamente soportada con los documentos establecidos por Unidad para la Atención y Reparación a las Víctimas.
 
Los documentos soportes deben ser legibles y no estar repisados o enmendados.
 
Para solicitud de aclaración de grupo familiar es importante tener en cuenta que todos los miembros deben estar dentro del mismo código en el
Sistema de Información, de lo contrario debe darse tratamiento de reunificación de núcleo familiar, para lo cual debe anexar los documentos
requeridos.
 
Los documentos que se aporten deberán (i) ser suscritos debidamente por quien los emite, (ii) en papelería membreteada de la entidad pública o
privada que lo emite, (ii) ser legibles, (iv) contener claramente los datos de identificación de la persona objeto de atención y a la cual corresponda. Se
debe anexar pruebas sumarias pertinentes y/o conducentes que acrediten la viabilidad de la actualización en Registro.
 
Para acreditar de manera sumaria la persona podrá solicitar las entidades competentes (Comisaria de Familia, Juzgado de Familia, ICBF, Centros de
Conciliación, Inspecciones de Policía, Fiscalía, etc.) la intervención para certificar dicha situación.

 
 Ítem del
Versión Cambio realizado Motivo del cambio
cambio

Se adicionó a los campos 3,4, 11, 23,

24, 25 y Verificación del En el marco de mejora
3,4, 11, 23, procedimiento la información para continua de los
2
24, 25 solicitudes de Connacionales; procedimientos se hacen
igualmente se ajustó el Instructivo de algunos ajustes a al formato.
diligenciamiento

Del literal II, se modifica las tipologías En el marco de mejora

II (e-f), 28 y "e" y "f"; numerales 28 y 29, se ajusta continua de los
3
29 la descripción; igualmente se ajustó el procedimientos se hacen
Instructivo de diligenciamiento. algunos ajustes al formato.
Fecha del
cambio