Sistemas de Inventario

Prof. Jorge E. Parada P.

12 de julio de 2006

Resumen
La gestión de inventarios es una función de gran importancia dentro de los pla-
nes operativos y estratégicos de una organización. Los inventarios representan una
inversión de dinero para las empresas, pero también funciona como un soporte pa-
ra las operaciones que puede garantizar la fluidez del proceso productivo ante la
ocurrencia de imprevistos. En este documento analizaremos los conceptos funda-
mentales que tienen que ver con la gestión de los sistemas de inventarios. Primero
se estudian los tipos fundamentales de inventarios y se analiza como encajan las
distintas polı́ticas de inventario dentro de la estrategia de los procesos productivos.
Analizaremos luego los modelos de inventarios para demanda independiente y con-
tinuaremos con una brebe explicación de los sistemas de gestión para la demanda
independiente.

Introducción Inventario se llama a la existencia de cualquier artı́culo o recurso utilizado

en una organización. Un sistema de inventario es un conjunto de polı́ticas y controles
utilizados para el monitoreo de la cantidad de artı́culos disponibles, la determinación de
los niveles que se deben mantener, el momento de reponer la existencia de algún artı́culo
y el tamaño que deben tener los pedidos.

1. Tipos de inventarios y caracterı́sticas principales

Los tipos de inventario varı́an del sector manufacturero al sector de servicios. En la
manufactura el inventario se clasifica normalmente en materias primas, productos termina-
dos, partes componentes, suministros e inventario de trabajo en proceso. Debe recordarse
que para el sector de servicios existe un conjunto de bienes tangibles que sirven de soporte
al sistema de entrega del servicio. Para este sector el inventario se refiere a estos bienes.
Los inventarios son fundamentalmente una función de tres elementos: incertidumbre o
variabilidad en la demanda, incertidumbre o variabilidad en el proceso de producción y
finalmente incertidumbre o variabilidad en el suministro.

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Inventarios de Materia Prima Son inventarios propios de los sistemas de produción

por manufactura que se utilizan para prevenir la variabilidad en la cadena de sumi-
nistro.

Inventarios de Trabajo en Proceso Estos inventarios incluyen todos los materiales

de producción que han sido de alguna forma procesados o manufacturados pero que
aún no se encuentran en su forma terminada. Estos inventarios también pueden in-
cluir partes terminadas, es decir, piezas o componentes terminados que se almacenan
para ser utilizados en un ensamblaje final.

Inventarios de Productos Terminados Son inventarios de cualquier bien o producto

destinados al consumidor final y que formarán parte de la cadena de distribución
de la organización.

Inventarios de Partes de Servicio Son partes y repuestos que se almacenan para ser
utilizados como recambio en las tareas de mantenimiento de un equipo o produc-
to más complejo. Por ejemplo los inventarios de repuestos de un fabricante de
automóviles.

Inventarios de Distribución Son inventarios que se encuentran en tránsito hacia lo-

calidades remotas con respecto a las plantas de producción, o que se almacenan
en depósitos de distribución de la compañı́a o de terceros. Estos artı́culos aún son
propiedad de la organización y se despachan o almacenan en ubicaciones remotas a
consignación.

Inventaarios de Suministros Son inventarios utilizados como apoyo a las operaciones

en fábricas u oficinas y que nunca forman parte del producto final. Pueden ser
suministros de oficina, productos de consumo en planta o piezas de repuesto para
la reparación de la maquinaria de la planta.

1.1. Propósitos de los inventarios

Pueden identificarse cinco objetivos fundamentales de los sistemas de inventario: la
independencia de operaciones, ajustar la producción a la variación de la demanda, permi-
tir flexibilidad en los programas de producción, establecer un margen de seguridad para
afrontar las demoras en la entrega de materias primas y reducir los costos por las compras
de volumen. La independencia de las operaciones se busca con el objeto de que amortiguar
las variaciones del tiempo de producción en cada unidad de producción o celda de trabajo.
Se busca compensar los tiempos de ejecución más largos y estabilizar la producción pro-
medio para estaciones de trabajo que cumplen la misma función. El manejo de la variación
de la demanda es un tema importante en el control de inventarios. Se busca (siempre que
sea económicamente favorable) tener la capacidad de responder a los aumentos en la de-
manda para no perder oportunidad en el mercado. Una reserva de seguridad de inventario

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logra este propósito. En la planeación de la producción se busca que el inventario libere al

sistema de la presión de sacar un producto. Se permiten ası́ alargar los plazos de entrega
de productos terminados y se bajan los costos por el tamaño de lotes mayor.
Los retrasos en el despacho de materias primas pueden resultar catastróficos e incluso
detener una lı́nea de producción. Los problemas mas comunes en el despacho de materias
primas son los despachos perdidos, despachos de materiales incorrectos o defectuosos,
huelgas de trabajadores o demoras comunes por problemas en las vı́as de suministro. La
reducción de costos por las compras de volumen resulta bastante clara. Colocar un pedido
tiene costos administrativos asociados que se reducen al realizar pedidos más grandes. De
la misma forma, al colocar pedidos grandes se reducen los costos unitarios de los artı́culos
comprados.

1.2. Costos de los inventarios

Evidentemente la existencia de algún tipo de inventario produce costos asociados al
mantenimiento, preparación y las compras. De todos ellos, el mantenimiento del inventa-
rio incurre en los costos más altos. El mantenimiento del inventario no se refiere solo a los
productos o materiales que se guardan, se refiere también al espacio fı́sico del depósito, a
los seguros por daños, robos y manejo del inventario, a la obsolencia, depreciación, costos
de oportunidad e impuestos. Todos estos costos favorecen el mantenimiento de inventarios
pequeños y de alta rotación. Los costos de preparación se asocian a los cambios en las
caracterı́sticas del producto o de la producción. La reducción de costos de preparación
se asocia a una consecuente reducción en los tamaños de lotes de cada producto. Conse-
cuentemente, la producción de muchos lotes pequeños permite la reducción del costo de
inventario. Este es el objetivo del sistema de producción justo a tiempo. Los costos de las
órdenes y compras son costos administrativos que también se asocian con el rastreo de
los productos de inventario. Existen otro tipo de costos que se asocia los productos que
se acaban, que faltan o que ya no están disponibles en inventarios. Cuando se agota la
existencia de un artı́culo se incurre en la pérdida de clientes, de utilidades o en sanciones
por retraso. El retraso en este caso se asocia al tiempo que tarda en reponerse el artı́culo.
Las pérdidas o costos asociados al agotamiento de la existencia en inventario son difı́ciles
de estimar y normalmente son poco mas que una conjetura.
En la gestión de inventarios se busca minimizar los costos totales de inventario, producidos
por la suma de los cuatro factores explicados anteriormente.

2. Tipos de demanda y los efectos sobre el inventario

La demanda se refiere al pedido o encargo de mercancı́as, productos o servicios por
parte de un cliente o consumidor. Es de mucha importancia entender la diferencia entre
los dos tipos de demanda, cuya contabilización se usa para determinar las capacidades del

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inventario. La demanda independiente se refiere a la demanda de artı́culos que no guardan

relación entre sı́. La demanda dependiente se refiere a la necesidad de un artı́culo, que es
un resultado directo de la necesidad existente por otro artı́culo de mayor nivel y del cual
forma parte. La demanda dependiente se calcula de manera directa, una vez conocida la
demanda por el artı́culo de mayor nivel. La estimación de la demanda independiente se
realiza con técnicas cualitativas y cuantitativas utilizadas en la gestión de la demanda.
Según la estrategia de producción que utiliza una organización, existe un punto en el
proceso productivo en el que la demanda pasa de ser dependiente a ser independiente. En
este punto, llamado punto de desacople de la orden la compañı́a se hará responsable por
determinar la cantidad de algún artı́culo necesario y el tiempo requerido para obtenerlo.
Podemos definir cuatro estrategias fundamentales de manufactura que involucran los sis-
temas de inventarios: fabricar para inventario, ensamblar a la medida, fabricar a la medida
y diseñar a la medida. Cada una de estas estrategias implica un majejo único de cada
tipo de inventarios e implica un desplazamiento del punto de desacople de la orden cada
vez mas adentro del proceso productivo.

Fabricar para inventario (Make To Stock ) Las actividades se enfocan al manteni-

miento de inventarios de productos terminados. Esta es la estrategia más exigente
desde el punto de vista de la integración de la cadena de distribución. Los inventa-
rios de productos terminados deben despacharse al cliente en tiempos prudenciales
para evitar la obsolencia y depreciación, ya que regularmente representan una mayor
inversión de la organización.

Ensamblar para inventario (Assemble To Stock ) En esta estrategia el inventario

que define el nivel de servicio de los clientes es el inventario de trabajo en proceso
(partes y componentes terminados para ensamblaje). Esta estrategia de manufac-
tura es común en las ventas de equipos electrónicos, computadoras personales, etc.
El número de componentes que debe almacenarse siempre es mucho menor que
el número de productos terminados que pueden ser ensamblados utilizando estos
componentes.

Fabricar a la medida (Make To Order ) Las inversiones de inventario suelen ser me-
nores ya que el producto terminado se fabrica luego de la colocación de la orden. El
nivel de servicio se define a partir del inventario de materias primas. La ingenierı́a
determina los materiales que son requeridos, el proceso y los costos de fabricación.

Diseño a la medida (Engineer To Order ) El establecimiento del nivel de servicio

depende en este caso de los proveedores. El producto se define, se diseña, se plani-
fica su manufactura y se produce para satisfacer los requerimientos del cliente. La
inversión en inventarios es nula.

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3. Modelos de inventario para la demanda indepen-

diente
El sistema de inventarios debe ordenar y recibir los bienes, coordinar la colocación
de los pedidos, rastrear las órdenes de compra, verificar los destinos y las cantidades del
pedido. El sistema de inventarios debe también monitorear y verificar que los proveedores
hallan recibido el pedido, que han despachado un pedido, que las fechas son las adecuadas
y debe tener mecanismos para hacer nuevos pedidos y para el manejo de errores.
Existen dos tipos de modelos de inventario: los de cantidad fija de pedido y los de
periodo de tiempo fijo de pedido. El primer tipo de modelos se dice que es impulsado
por un evento, mientras que el segundo es impulsado por el tiempo. Para un modelo
de cantidad fija de pedido se colocan pedidos en función de un evento. Un evento puede
producirse, cuando la cantidad de inventario restante llega hasta un punto predeterminado
(R). La colocación del pedido es independiente del tiempo y el sistema debe registrar
continuamente las entradas y salidas del inventario para asegurarse que el evento de
nuevo pedido se alcance. Al alcanzarse el evento se coloca un pedido por Q artı́culos. El
tamaño del inventario promedio resulta menor, por lo que se benefician los artı́culos más
costosos. También aumenta la capacidad de respuesta para la reposición de las partes de
reparación crı́ticas. Por otro lado, este modelo exige mayores esfuerzos de mantenimiento
porque se deben registrar todas las entradas y salidas del inventario.
Para un modelo de tiempo fijo de pedido, el conteo de los recursos de inventario tiene
lugar solo durante un periodo de revisión (T ); el inventario fijo promedio suele ser más
grande y debe prevenirse el agotamiento de las existencias durante el ciclo de revisión.

3.1. Modelo de cantidad fija de pedido

Para el desarrollo de la expresión más simple de este modelo se asumen algunas con-
diciones que se listan a continuación - La demanda del producto es constante y uniforme
en el perı́odo. - El plazo es constante. Se llama plazo al tiempo transcurrido desde que se
coloca el pedido hasta que se recibe. - El costo de mantenimiento del inventario se basa
en el inventario promedio. - Los costos de los pedidos o de preparación son constantes. -
Todas las demandas serán satisfechas, manera que no se permiten pedidos pendientes. El
modelo de cantidad fija de pedido tiene un comportamiento de diente de sierra como el que
se muestra en la figura 5. La lı́nea punteada corresponde al valor de R. Q es la cantidad
óptima que debe ordenarse y corresponde a la cantidad económica de pedido, también
llamada EOQ, o Qóptimo. La letra L designa el plazo del pedido. La forma matemática
de representar los costos de inventario es
D Q
CT = CD + S+ H
Q 2

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donde CT es el costo anual total del inventario, D es la demanda anual del artı́culo, C es el
costo unitario de cada artı́culo, S es el costo de preparación o de colocación de un pedido,
Q es la cantidad de pedido y H es el costo anual de mantenimiento y almacenamiento
de un artı́culo del inventario. Se busca determinar la cantidad Qopt que minimiza el costo
total de mantenimiento. El valor óptimo del pedido se encuentra tomando la derivada de
la función del costo total con respecto a Q e igualando a cero se tiene
dCT DS H
=0− 2 +
dQ Q 2
r
2DS
Qopt =
H
El punto de nuevo pedido R se determina para la demanda del plazo de reabastecimiento
R = dL
donde d representa la demanda diaria por el artı́culo y L corresponde al plazo de reabas-
tecimiento. Ambos valores se consideran constantes y conocidos.

Ejemplo 3.1.1 (Cantidad Fija de Pedido)

3.2. Modelo de cantidad fija de pedido en un proceso de pro-

ducción
Una primera modificación al modelo consiste en ajustar la llegada de artı́culos al
inventario a una tasa determinada a la vez que se utilizan los artı́culos en la planta o
proceso. Utilizando la letra d para denotar la tasa de demanda constante de un artı́culo
que vaya a utilizarse en la planta y la letra p para la tasa de producción del proceso que
fabrica ese artı́culo dentro de la misma planta, entonces se modifica la ecuación anterior
para obtenerse
D Q (p − d)
CT = CD + S +
Q 2 q

Figura 1: Modelo Básico de cantidad fija de pedido.

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siempre que la tasa de producción sea mayor que la tasa de la demanda. El valor óptimo
para el pedido en este caso cambia a
s
2DS p
Qopt =
H (p − d)

donde se observa que el número de unidades disponibles es siempre menor que la cantidad
del pedido.

Ejemplo 3.2.1 (Cantidad Fija de Pedido para un proceso de producción)

3.3. Inventario de Seguridad

En este modelo se asume que la demanda es constante. Esto sólo se cumple en raros
casos, pues en realidad la demanda varı́a de un dı́a para otro. Los niveles de reserva de
inventario se utilizan para tener un margen de protección contra el agotamiento de las
existencias. Se llama reserva de seguridad a la cantidad de inventario que se mantiene por
encima de la demanda prevista. Un enfoque para lidiar con la demanda busca establecer
el número de unidades que probablemente falten para cumplir la demanda. Se utiliza
en este caso el concepto de nivel de servicio, que se refiere al número de unidades de la
demanda que pueden suministrarse de las existencias actuales. En modelo de cantidad fija
de pedido, la cantidad de reserva de seguridad depende del nivel de servicio deseado. El
punto de nuevo pedido (evento que produce un pedido) es la suma del inventario requerido
para cubrir la demanda estimada de un cierto perı́odo y una reserva de seguridad definida
por el nivel de servicio al cliente.
La diferencia fundamental para un modelo de cantidad fija de pedido donde la demanda
es conocida y otro en que la demanda es estimada, radica en el cálculo del punto de nuevo
pedido. Es de notar que la cantidad Q del pedido no cambia en ambos casos, sólo cambia
el momento en el cual se produce un pedido. Para una demanda con incertidumbre se
utiliza, como se dijo anteriormente, una reserva de seguridad y la ecuación del punto de

Figura 2: Modelo de cantidad fija de pedido durante el tiempo de producción.

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pedido se modifica tal que

R = dL + zσL
donde z es el número de desviaciones tı́picas para un nivel de servicio especı́fico y σL
es la desviación estándar de utilización durante el plazo (L). El término de la derecha
corresponde a la reserva de seguridad; si el valor del término es positivo se interpreta que
los pedidos se colocan más pronto y cuanto más grande sea el valor, tanto más pronto se
realiza el perı́odo. Podemos primero determinar la demanda d durante el plazo en el que
se espera la llegada de un pedido de reposición de inventario. Se debe tomar en cuanta que
los plazos pueden ser de dı́as o incluso meses. Entonces las demandas para estos perı́odos
pueden determinarse utilizando la demanda de años anteriores (para el caso de un plazo
en meses) o puede utilizarse una demanda proyectada con las técnicas de la gestión de la
demanda para ese perı́odo.
Puede proyectarse la desviación tı́pica de la demanda diaria con la ecuación
s
Pn
i=1 (di − d)
2
σd =
n
donde σd es la desviación para el plazo de un dı́a. Para determinar la desviación en un
plazo de varios dı́as se utiliza la premisa estadı́stica de que la desviación tı́pica de una
serie de eventos independientes es la raı́z de la suma de sus varianzas, tal que
q
σL = σ12 + σ22 . . . σi2

donde el ı́ndice i denota el número de dı́as de la predicción. Un problema tı́pico puede

ser que, para un nivel de servicio P ( %) dado, se debe determinar o estimar el número
de unidades que faltarán para cumplir la demanda estimada para cada ciclo de pedidos.
Para una tabla normalizada (con desviación estándar de 1) la ecuación utilizada es

(100 − P ) Q
E(z) =
100 σL
donde E(z) es el número previsto de unidades faltantes, la diferencia (100−P ) corresponde
a la fracción de la demanda insatisfecha, Q es la cantidad económica del pedido y σL es
la desviación para el plazo determinado. Con el valor calculado para E(z) y la tabla se
determina el número previsto de desviaciones tı́picas z.

3.4. Modelo de perı́odo de tiempo fijo de pedido

En este modelo los nuevos pedidos se colocan en el momento de la revisión (T ). La
cantidad de pedido en ese momento es

q = d(T + L) + zσT +L − I

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donde q es la cantidad de pedido, d es la demnada diaria, T es el perı́odo de revisión,

L es el perı́odo de reabastecimiento e I constituye los inventarios que aún se encuentran
almacenados en el momento de la revisión. El término zσT +L corresponde al inventario
de seguridad durante el ciclo de revisión y el plazo de reabastecimiento.
El número previsto de unidades faltantes se modifica en este caso tal que

dT (1 − P )
E(z) =
σT +L

4. Modelos para la demanda dependiente

En la década de los 70, con el uso generalizado de los computadores surgieron nue-
vas herramientas para la programación de planta, control de inventarios, proyecciones y
gerencia de proyectos. Las innovaciones dirigidas a la gestión de inventarios, conocida
también como la cruzada MRP, merece especial atención en este punto. La planeación de
requerimientos de materiales (MRP) consiste en la creación de programas computaciona-
les que detallan el número de partes, piezas o componentes y materiales, necesarios para
la fabricación de un artı́culo. Esta información la utiliza para proporcionar instrucciones
para el manejo de inventarios y ası́ lograr el desarrollen las tareas requeridas para la em-
presa de manera eficiente. En la Figura 7 se muestra el eslabón que corresponde al la
MRP dentro de las actividades de planificación de operaciones para las industrias manu-
factureras. La jerarquı́a del proceso de planificación de la MRP consiste, como se describe
a continuación, de un conjunto de actividades que llevan desde la etapa de Planificación
Total (que lleva a cabo la alta gerencia) hasta la programación y colocación de pedidos a
nivel del inventario de la empresa. La planificación total especifica los grupos de productos
de la empresa. Para estos fines, se crea en el nivel inmediato inferior un programa o plan
maestro de producción, que determina cuando se desea construir cada artı́culo final. En
el nivel inmediato inferior entra en acción el programa de la MRP, que calcula y planifica
la materia prima necesaria para un proceso de fabricación. De este programa se obtiene
como salida la programación de pedidos anteriormente mencionada, que es sencillamente
un cronograma de actividades de encargos y despachos de inventario. La visión general
de un sistema de planificación de requerimientos de materiales se muestra en la figura 8.
Se muestra que el programa de la MRP utiliza tres fuentes imprescindibles de informa-
ción para realizar correctamente sus tareas: la demanda de un artı́culo determinado, los
archivos de la lista de materiales y los archivos del registro de inventarios.

Ejemplo 4.0.1 (Actividades de planificación de operaciones)

Ejemplo 4.0.2 (Visión general de la MRP)

La demanda. La información sobre la demanda es proporcionada a la MRP por el
programa maestro de producción. Recuérdese en este punto que la demanda puede ser

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dependiente o independiente. La demanda dependiente es el requerimiento de un pro-

ducto o servicio causada por la demanda de otros productos o servicios. La demanda
independiente no deriva de la necesidad de otros productos. La MRP está basada en
la demanda dependiente, es decir, las operaciones del programa cumplen la función de
producir aquellos artı́culos que son requeridos por la necesidad o demanda independien-
te y cuyo conocimiento es proporcionado por el MPS. Luego el programa maestro de
producción trabaja con dos tipos de demanda independiente: la demanda producida por
terceros sobre la necesidad o requerimiento de artı́culos especı́ficos (clientes conocidos) y
una demanda estimada (proyecciones y aproximaciones de una demanda futura).

Figura 3: Actividades de planificación de operaciones.

Figura 4: Visión general de la MRP.

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Archivos de Lista de Materiales. Estos archivos contienen la descripción completa del

producto: materiales, partes y componentes y la secuencia de fabricación. El archivo de
lista de materiales establece en niveles esta secuencia y cada nivel representa un paso
en la manufactura. Al organizar los niveles en forma descendente navegamos desde un
producto terminado en el nivel superior, hasta los artı́culos requeridos para el ensamblaje
de este artı́culo en los niveles siguientes. Nótese el uso de la palabra ’ensamblaje’ en la
descripción de los niveles del archivo de la lista de materiales. En la tabla 1 se muestran
los campos de aplicación de la MRP. Cabe destacar que el campo de aplicación de la MRP
más difundido es aquel de industrias de ensamblaje. De la tabla podemos acotar que el
fuerte de la MRP no radica en compañı́as de poco volumen de producción y encuentra
aún mayores deficiencias en compañı́as dedicadas a la producción de artı́culos complejos y
costosos que requieren lapsos indefinidos de investigación para la aplicación de tecnologı́as
avanzadas.
Archivos de Registro de inventario. Estos archivos cumplen la función de proporcionar
a la MRP información sobre el estado del inventario y sobre los marcos de tiempo necesa-
rios para la existencia de algún artı́culo en el mismo. La MRP tiene acceso a estos archivos
y por ello es capaz de determinar y cronometrar los pedidos y puestas en inventario de
todos los artı́culos necesarios para alguna etapa del proceso de producción.
El Programa. La interacción entre la demanda, el archivo de la lista de materiales y el
archivo de inventarios es el fundamento del programa de la MRP. El programa opera sobre
el inventario en base a las cantidades de artı́culos requeridos por la lista de materiales y
en función del cronograma establecido por el plan de producción maestro.
Los Informes. Los informes de la MRP están orientados a exponer el manejo del
inventario. Ellos prestan información sobre el estado presente y futuro del inventario y
además determinan la eficiencia o desempeño del proceso global, comparando actividades
planificadas con aquellas realmente realizadas en los tiempos establecidos.

5. Control de inventarios
Se ha descrito cómo las diferentes polı́ticas y estratégias operativas pueden estar aso-
ciadas a la gestión de los inventarios de una organización. Con los modelos básicos de
inventarios que han sido analizados se dispone de herramientas para la toma de desiciones
al responder el ¿Que Pedir?¿Cuando Pedir? y ¿Cuanto pedir? para el abastecimiento de
las existencias de un artı́culo determinado. Ahora bien, ¿como podemos estar seguros de
la fiabilidad de información que poseemos sobre el inventario? La confiabilidad de la data
sobre las existencias en inventario depende de el establecimiento de los métodos apropia-
dos para el monitoreo y control del inventario.
Los registros de inventarios son la fuente de información sobre las existencias verificadas
de artı́culos. Algunas caracterı́sticas importantes son

Sirven de apoyo para establecer el valor de una compañı́a

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Permiten el envı́o y cotización de los pedidos de los clientes

Permiten la creación de planes de producción

Evitan los retrasos producidos por la falta de materiales o partes en el proceso de

producción

Permiten reducir los niveles de inventarios si se lleva un control adecuado, hasta el

punto de no necesitar inventarios de seguridad.

La exactitud de los registros de inventarios depende de la recolección oportuna y precisa de

la información del inventario. Esta exactitud constituye una medida clave para el control
de inventarios. Una secuancia común consiste en

1. Contar el número de artı́culos en existencia

2. Se comparan los artı́culos contados con el balace que se encuentra en el registro. Si

los conteos coinciden entonces se dice que el registro es exacto. La exactitud mı́nima
aceptable para los sistemas de registro debe ser de alrededor del 95 %

5.1. Sistema de procesamiento de transacciones de inventario

Un sistema de procesamiento de transacciones de inventario consiste de un conjunto
de procedimientos para el registro de las transacciones de inventario. En estos sistemas
se proveen puntos de control que son ubicaciones fı́sicas de transferencia de artı́culos de
inventario. En estos puntos de control se documenta y registra la transferencia del artı́culo
de forma manual o automática.
Parte de la información que debe documentarse es el número del artı́culo, la cantidad, la
ubicación y el estado de los artı́culos. El registro de transacciones de forma automática se
apoya en el uso de tecnologı́as informáticas. Generalmente los registros de transacciones
se documentan en una base de datos concçectada a la red interna de la organización.
El registro fı́sico es realizado utilizando sistemas de identificación por radiofrecuencia:
códigos de barra, escáners y lectores de caracteres ópticos o microchips programados para
responder a una determinada señal del efecto radioeléctrico.
Para el registro manual de las transacciones del inventario conviene seguir algunas pautas

Crear planillas simples de llenar.

Utilizar códigos de colores: proveer planillas con colores diferentes para cada tipo
de transacción.

Minimizar la cantidad de escritura que debe utilizarse.

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Crear planillas que sean fácil de escanear y ordenar los campos de manera similar a
la interfaz de introducción de datos computarizada. Esto ayuda en la documentación
y archivo de las transacciones cuando se desea mantener los registros digitales.
Los registros escritos llenados por los empleados son una importante herramienta para la
auditorı́a de las transacciones de inventario, permitiendo detectar las fuentes de posibles
fallas de exactitud en el registro.

5.2. Algunos métodos de conteo

Aún hoy en dı́a muchas organizaciones sólo cuidan la realización de un conteo anual de
las existencias de los inventarios. Este inventario fı́sico anual, que normalmente correspon-
de con la revisión en libros para la declaración de los impuestos suele ser poco recomendada
por su caracter poco representativo durante el resto del año. Incluso durante ese conteo
anual se producen gran cantidad de errores en los registros de inventarios, principalmen-
te porque los conteos son realizados por personal poco calificado o poco entrenado. Los
métodos de conteo cı́clico proponen el conteo o auditorı́a continua de los registros de in-
ventarios.
Para la realización de un conteo cı́clico debe establecerse un perı́odo de revisión de las
existencias.
Método ABC El método ABC consiste en categorizar el inventario en función de los
costos por volúmen de las existencias. Un análisis ABC sencillo asigna a la clase
A los inventarios que representan un costo de alrededor del 65 % del costo total de
los inventarios pero sólo un 20 % del volúmen. Los artı́culos de clase B son aquellos
que represenatn un costo de alrededor del 25 % sobre el costo total y alrededor
del 30 % del volúmen. Finalmente los artı́culos de clase C representan el menor
costo (10 %)pero la mayor parte del volúmen del inventario total (50 %). Una vez
clasificado el inventario el reconteo fı́sico se realiza tal que
Clase A: reconteo al menos mensualmente
Clase B: reconteo al menos trimestralmente
Clase C: reconteo al menos semestralmente
Método del punto de pedido El reconteo fı́sico se realiza al ocurrir el evento R que
corresponde al punto de nuevo pedido.
Método de conteo Libre El reconteo fı́sico se realiza una vez que llega al almacen
el pedido de reabastecimiento o al retirarse el último artı́culo del inventario, de
allı́ deriva que el inventario queda libre de existencias.
Método de conteo por zonas El reconteo se realiza por rotación en cada zona y las
responsabilidades sobre la exactitud del registro se asignan a los supervisores de
cada zona.

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Referencias
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Operaciones. Manufactura y Servicios. McGraw–Hill Interamericana, Santa Fe de
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