0.-INTRODUCCIÓN.……………………………………………………..……...….

2
1.-EL FOLIO RAF…………………………………………………………..……...….4
2.-VERIFICAR LA RESERVA DEL CONTRATO……………………………….5
3.-GENERAR PEDIDOS..……………………………………………………………12
3.1.-CONOCER LA CUENTA DE MAYOR…………………………………..31
3.2.-CONOCER EL ELEMENTO PEP………………………………….……..34
EXPLORACION Y PRODUCCION
3.3.-LISTA DE PEDIDOS………………………………………………….……..37
4.-IMPRIMIR UN PEDIDO………………………………………………………….42
5.-ELIMINAR UN PEDIDO………………………………………………………….49
6.-NORMA DE LIQUIDACIÓN…………………………………………………….57
7.-SOLICITAR RECURSO VÍA ARES…………………………….……………….61
8.-ABANDERAMIENTO……………………………………………………………..70
9.-HOJAS DE ENTRADA O ACEPTACIONES…………………………………74
10.-COPADES……………………………………………………………………………86
11.-TRANSACCIONES DE SAP…………………………………………………….95
1
12.-DEFINICIONES ………..………………………………………………………….96
 0.-INTRODUCCIÓN
LA FINALIDAD DEL PRESENTE DOCUMENTO ES DE PROCEDER CON EL PAGO
DE LOS SERVICIOS FORMALIZADOS POR PEP EN MODALIDAD NORMAL (SIN
QUE LOS COPADES SEAN TRANSMITIDOS MEDIANTE LA BDE BÓVEDA DE
DOCUMENTOS ELECTRONICOS), A CONTINUACIÓN UNAS PREMISAS:
• ANTES DE GENERAR UN PEDIDO QUE DEBE OBTENER EL RAF VALIDADO
• PARA QUE QUIEN GENERE ESTÉ VIGENTE EN EL SISTEMA SAP, DEBE ACTUALIZAR SUS ROLES EN
EL SISTEMA ACSE [Link]
• PARA GENERAR UN PEDIDO SE NECESITA TENER EL RECURSO EN DOBLE LÍNEA (DEVENGADO Y
FLUJO DE EFECTIVO)
- BREVE EXPLICACIÓN DE LO ANTERIOR:

DEVENGADO: IMAGINESE QUE NOS PAGAN UN SERVICIO DE CON ESTE CHEQUE EN TERMINOS DEL SAP USTED
TAXI CON UN CHEQUE EL VIERNES 29 DE NOVIEMBRE A LAS 6 TIENE EL PROGRAMA PRESUPUESTAL DEL SERVICIO
PM, EN DICHO CHEQUE SE TIENE QUE EL IMPORTE Y ESTÁ A SU CON EL IMPORTE EN LA RESERVA DEL CONTRATO
NOMBRE
FLUJO DE EFECTIVO: DICHO TAXI RECIBE SOLO EFECTIVO Y ASÍ MISMO EN TERMINOS DEL SAP LOS 2.5 DÍAS
SOLO CONTAMOS CON EL CHEQUE, ES VIERNES 6 PM Y LOS QUE PASARON OBLIGATORIAMENTE SON LOS 20
BANCOS YA CERRARON POR LO QUE NO ES POSIBLE CAMBIAR EL DÍAS ESTIPULADOS EN LA POLITICA DE PAGO DEL
CHEQUE; SE TIENE QUE ESPERAR HASTA EL 2 DE DICIEMBRE PARA CONTRATO PARA PAGAR AL CONTRATISTA. SE
CAMBIAR EL CHEQUE EN POR DINERO EN EFECTIVO; PASARON OCUPA EL DINERO EN DOBLE LÍNEA PARA
OBLIGATORIAMENTE 2.5 DÍAS ASEGURAR EL RECURSO DEVENGADO Y FLUJO DE
EFECTIVO (CHEQUE Y BILLETES) 2
 SOLICITUD DE
SERVICIO ÁREA • DIAGRAMA CONCEPTUAL DEL PROCESO DEL RECURSO:
USUARIA
RESIDENCIA CONTRATISTA EMITE
SOLICITA PTE AL PTE Y SE ENTREGA A
RESIDENCIA CONTRATISTA LA RESIDENCIA
CANCELA PTE
NO
SUPERVISOR RESIDENCIA
ENVÍA EL RAF SOLICITA AL
VALIDADO A LA SUPERVISOR EL
RESIDENCIA RAF DE LA PTE
CON PREVIAMENTE
ACEPTACIÓN Y ENVIADA
DICTAMEN

SI

SE SOLICITA AL RESIDENCIA SI SE INICIAN, SE PAGAN

PRESUPUESTERO NO CUENTA CON O SE TERMINAN LOS
DE LA RECURSOS
COORDINACIÓN SERVICIOS

CONTRATISTA
PRESENTA
3
ESTIMACIÓN
 1.-EL FOLIO RAF
UNA VEZ VALIDADA LA CEDULA RAF Y
ACEPTADO EL SERVICIO, SE PROCEDE A
GESTIONAR EL PEDIDO; SE NECESITA EL
TRINOMIO PRESUPUESTAL QUE ESTÁ EN LA
CEDULA RAF VALIDADA

4
2.-VERIFICAR QUE EL
PROGRAMA
PRESUPUESTAL ESTÉ
EN LA RESERVA
VERIFICAR EN SAP SI EL PROGRAMA
PRESUPUESTAL O LLAVE DE CONTROL
ESTÁ EN LA RESERVA
TRANSACCIÓN A USAR
ZFMRE009
5
ZFMRE009 Y ENTER 2.-VERIFICAR
RESERVA

6
4_SELECCIONA Ejecutar 2.-VERIFICAR
RESERVA
1_COLOCAR Sociedad “PEP”

2_COLOCAR Número de Contrato

3_SELECCIONAR Por Reserva

7
1_SELECCIONAR columnas
desde “No. Cont PICS” hasta
2.-VERIFICAR
“tp cambio” RESERVA

8
 2.-VERIFICAR
RESERVA
2_Click derecho “Suprimir”

9
4_Click en “Clasificación
ascendente
2.-VERIFICAR
RESERVA
3_Seleccionar columna
“Área funcional”

10
 4_Buscar el programa o llave de
control el programa que está en el 2.-VERIFICAR
Folio RAF así como el Ce gestor
RESERVA
c) b) a) a)

5_Si está el programa, se debe verificar lo siguiente:

a) el importe sea el mismo del RAF
b) la fecha de vencimiento tiene que ser mayor a la fecha posible de pago
c) si están los datos anteriores se puede generar el pedido por lo que el
dato que se necesita está en la columna “pos”, si no está el programa o
se necesita incrementar el importe ver el apartado de
11
“5.-SOLICITAR RECURSO VÍA ARES”
3.-GENERAR PEDIDOS

HABIENDO VERIFICADO LA RESERVA SE

PROCEDE A GENERAR EL PEDIDO

TRANSACCIÓN A USAR
ME21N

12
 3.-GENERAR
PEDIDOS
1_Click en “Crear modo”

13
ME21N Y ENTER 3.-GENERAR
PEDIDOS

14
 3.-GENERAR
PEDIDOS
1_Click en “Variante de selección”

2_Click en “Pedidos abiertos”

15
 3.-GENERAR
PEDIDOS
4_Click en “Ejecutar”

3_Escribir el contrato en “Documento compras”

Con un “0” al final

16
 3.-GENERAR
PEDIDOS
5_Desplegar y seleccionar
La primera opción de
“Orden de servicio”

17
6_Desplegar la flecha 3.-GENERAR
PEDIDOS
8_Arrastrar la opción hasta el icono
de “carrito para compra” -> soltar

7_Seleccionar la opción
correspondiente conforme
al convenio o Ajuste de
costos

18
9_En columna “I”, 10_En columna “[Link].”, 12_En columna “Ce.”,
colocar “P” colocar “el folio RAF” colocar “221” ->enter
11_En columna
“Grupo art.”, colocar
la “Posición
financiera”
(está en el RAF)

19
13_selecciona “1”
3.-GENERAR
14_Click en
en el cuadro en “[Link].”
blanco PEDIDOS

20
 3.-GENERAR
15_Click en
“Aceptar”
PEDIDOS

21
 17_Click en
“Servicios”
3.-GENERAR
PEDIDOS

16_seleccionar el
cuadro en blanco

22
18_colocar la cuenta de mayor 3.-GENERAR
(Ver “3.1_CONOCER CUENTA DE MAYOR”si se
Desconoce la cuenta de mayor) PEDIDOS
19_colocar elemento PEP
(Ver “3.2_ELEMENTO PEP” si se desconoce el elemento
PEP

20_colocar Fondo
21_colocar centro gestor

22_colocar número de la reserva del contrato

23_colocar posición de la reserva

23
 3.-GENERAR
PEDIDOS

24_continuar

24
3.-GENERAR
PEDIDOS

25_Escribir importe,
Se coloca el importe
Aproximado de la
Estimación; se pueden
Hacer cuantos
pedidos
Se requieran

25
3.-GENERAR
PEDIDOS

26_Click en Repartos

26
 3.-GENERAR
PEDIDOS

27_Escribir fecha tentativa de pago 28_Click en Factura

27
 3.-GENERAR
PEDIDOS
30_Grabar

29_Escribir “W2”

28
 3.-GENERAR
PEDIDOS

31_Grabar

29
 3.-GENERAR
PEDIDOS

32_copiar el pedido

30
FM3N Y ENTER 3.1_Para
conocer la
cuenta de
mayor

31
2_Ejecutar 3.1_Para
conocer la
cuenta de
mayor
1_colocar la posición financiera

32
 3.1_Para
conocer la
cuenta de
mayor

3_copiar la Cuenta de Mayor

33
ZFMREPP Y ENTER 3.2_Elemento
PEP

34
3_Ejecutar 3.2_Elemento
PEP
1_colocar PEP

2_colocar la programa presupuestal, el que está

En el RAF

35
 3.2_Elemento
PEP

3_copiar el Elemento PEP

36
 3-3.-LISTA DE
PEDIDOS
UNA RELACIÓN DE PEDIDOS GENERADOS

TRANSACCIÓN A USAR
ME33K

37
ME33K Y ENTER 3.3_Lista de
pedidos

38
1_Indicar contrato con “0” al final y enter

39
 3_Click en la grafica

2_Seleccione la línea para ver los pedidos

40
Se observan los pedidos
generados

41
 4_Imprimir un
pedido

1_En la transacción ME21N Click

en “otro pedido”

2_Ingresar pedido y Enter

42
3_Click en “Mensajes”

43
 7_Click en “Datos adicionales”

4_Click en “Medios comunicación”

6_Desplegar y elegir “Salida de

5_Click en “NEU” impresora”

44
 11_Regresar

10_Click

9_Click

8_Indicar “0”

45
14_Regresar
13_Desplegar e indicar “Enviar
Inmediatamente (al grabar aplicación)

46
15_Grabar

47
16_Elegir impresora y
Aceptar

48
5.-ELIMINAR UN PEDIDO

CUANDO SE QUIERE ELIMINAR UN PEDIDO,

SE BORRAN LOS DATOS DE ESTE, PERO NO EL
NÚMERO 43

TRANSACCIÓN A USAR
ME22N
49
ME22N Y ENTER 5_Eliminar un
pedido

50
 1_Click en otro pedido

2_Indicar el pedido y enter

51
3_Seleccionar la línea

4_Click en borrar

52
5_Click en Si

53
6_Seleccionar

7_Click en Borrar

54
8_Click en Si

55
9_Click en Grabar

56
 6.-NORMA DE
LIQUIDACIÓN
AL MISMO TIEMPO DE OBTERNER LA CEDULA
RAF, ES MENESTEROSO VERIFICAR LA
NORMA DE LIQUIDACIÓN

TRANSACCIÓN A USAR
CJ03
57
CJ03 Y ENTER 6_Normas de
liquidación

58
 6_Normas de
liquidación
2_Ejecutar

1_Colocar el Elemento PEP

59
 6_Normas de
liquidación
<Si tiene “CNOR” Cuenta con norma de liquidación”>
<Si tiene “SNOR” No cuenta con norma de liquidación>

//Imprimir está pantalla

Y adjuntarla en el correo
De solicitud al
presupuestero

60
 7.-SOLICITAR
RECURSO VÍA ARES
CUANDO EL PROGRAMA PRESUPUESTAL NO
ESTÁ EN LA RESERVA, SE SOLICITA QUE SE
INSERTE VÍA ARES= link:
[Link]
es/Generales/[Link]
CUANDO NO ESTÁ DISPONIBLE EL ARES, SE
PUEDE SOLICITAR LA INSERCIÓN DEL
PROGRAMA MEDIANTE EL FORMATO
MASIVO, CONSULTAR
TRANSACCIÓN CON EL
A USAR
PRESUPUESTERO
ZFMRE009 61
ZFMRE009 Y ENTER 7_Solicitar
recurso Vía
ARES

62
 7_Solicitar
recurso Vía
ARES
1 2

Se ocupa los datos de “Valor Previsto Contrato y Saldo del

Contrato Pesos

63
 7_Solicitar
recurso Vía
[(1 y 2) ver en diapositiva anterior] ARES
1.-(1)
3.-Vigencia del
contrato
2.-(2) 4.-Seleccionar
5.-Subir el RAF escenario
6.-Descripción de
la reprogramación

7.-Descargar el Formato

64
 7_Solicitar
recurso Vía
ARES
Cuando se necesita incrementar el
importe de la llave de control por
ejemplo la posición 319, se llena el
formato de la siguiente forma:

65
Una vez descargado el formato se procede
7_Solicitar
a llenar de la siguiente forma recurso Vía
ARES
9.-Seleccionar la
Acción(“Increme
nto” si existe la
3.-Si 4.-PW 5.-Centro 6.-PEF llave o “Insertar
1.-De la 2.-De la 7.-Indicar la 8.-Fecha de
existe la Gestor Pos” si es nuevo)
reserva reserva Llave de control terminación
indicar el posición, del contrato
indicar (3 primeros
número sumar el
el dígitos del
de la importe
importe programa
columna solicitado
presupuestal +
de la “Pos” con el
ZZZZZPEZZZZZZ
columna Si no está importe
O
“Imp. indicar anterior,
ZZZZZPOZZZZZZ
Moned” “N” de si no solo
“Nuevo” el
si es
importe
nuevo solicitado
indicar 0

66
 7_Solicitar
recurso Vía
ARES

9.-Enviar
solicitud 8.-Subir
posiciones

67
 7_Solicitar
recurso Vía
ARES

11.-Estado de 10.-
solicitudes Continuar

68
 7_Solicitar
recurso Vía
ARES
12.-Solicitar la
autorización del
Centro Gestor
por correo y
esperar hasta

que haya
pasado la
revisión de los
analistas

69
 8.-ABANDERAMIENTO
CADA PROGRAMA DEBE TENER SU POSICIÓN
FINANCIERA ESPECIFICA ASIGNADA
DEPENDIENDO DEL SERVICIO O ACTIVIDAD A
EJECUTAR, POR EJEMPLO LA POSICIÓN
FINANCIERA PARA INGENIERÍA ES DIFERENTE
A ASISTENCIA TÉCNICA
PARA VERIFICAR SI EL PROGRAMA
PRESUPUESTAL ESTÁ ABANDERADO SE
TRANSACCIÓN
ÚTILIZA LA: A USAR
ML81N 70
FMBSBOS Y ENTER 8_Abanderamiento

71
 8_Abanderamiento
7_Ejecutar
1.-AÑO
1.-AÑO
3_PEF
4_Centro Gestor
5_Posición financiera (está en el RAF)
6_Programa presupuestal (está en el RAF)

72
 8_Abanderamiento

Si arroja el programa presupuestal, la posición financiera

está abanderada; si aparece en blanco no está
abanderado y se solicita el abanderamiento (pedir el
formato al Enlace presupuestal)

73
9.-HOJA DE ENTRADA
Y ACEPTACIÓN
CREADOS LOS PEDIDOS EL CONTRATISTA
PRESENTA LAS ESTIMACIONES PARA PAGO,
DICHO PEDIDO DEBE TENER EL IMPORTE
EXACTO DE LA ESTIMACIÓN VALIDADA
PARA GENERAR LAS ACEPTACIONES :

TRANSACCIÓN A USAR
ML81N 74
ML81N Y ENTER 9_Hojas de
entrada y
aceptaciones

75
 9_Hojas de
entrada y
aceptaciones
1.-Colocar el pedido

2.-click

76
 9_Hojas de
entrada y
3.-nuevo aceptaciones

77
 9_Hojas de
entrada y
aceptaciones
4.-descripción
5.-Contrato breve de la OS

6.-Área del servicio 8.-221

7.-Periodo
9.-
contratista

78
 9_Hojas de
entrada y
aceptaciones

10.-Click

10A.-Click

79
 9_Hojas de
entrada y
aceptaciones

11.-Click

80
 9_Hojas de
entrada y
13.-Click
12.-Click
aceptaciones

81
 9_Hojas de
entrada y
14.-Click en
banderita
aceptaciones

82
 9_Hojas de
entrada y
15.-Click en grabar aceptaciones

83
 9_Hojas de
entrada y
aceptaciones

16.-Click en
“Si”

84
 9_Hojas de
entrada y
aceptaciones

17.-Se ha generado la hoja de entrada y aceptación

85
86
87
88
89
90
91
 10_COPADE

DESPUES DE LA HOJA DE ENTRADA SE

PROCEDE A GENERAR EL COPADE
(CODIFICACIÓN DE PAGOS Y DESCUENTOS)
PARA GENERAR EL COPADE SE USA LA:

TRANSACCIÓN A USAR
ZFECABYS 92
ZFECABYS Y ENTER 10_COPADE

93
 10_COPADE

2.-ClICK EN BUSCAR ENTRADAS

1.-INGRESAR EL PEDIDO

94
 10_COPADE

3.-CLICK EN DETALLE

95
 10_COPADE

4.-CLICK EN DATOS ADICIONALES

5.-INGRESAR LA CLAVE DE VENTANILL

6.-INGRESAR FECHA ACTUAL
7.-INGRESAR FOLIO DE VENTANILLA
8.-INGRESAR DESCRIPCIÓN CORTA

9.- INGRESAR DEDUCCIONES

Y/O PENALIZACIONES

96
 10_COPADE

10_AUTORIZACIÓN
11_FICHA DE QUIEN FIRMARA EL COPADE
12_CLICK EN VISTA PREVIA

97
 10_COPADE

13_CLICK EN VISUALIZACIÓN

98
 10_COPADE

14.-VERIFICAR LOS DATOS Y CLICK EN REGRESAR

99
 10_COPADE

15_CLICK EN GENERAR COPADE

SE GENERA EL COPADE

100
TRANSACCIONES DE SAP
ZFMRE009 VERIFICAR LA RESERVA
ME21N GENERAR PEDIDOS
ML81N GENERAR HOJA DE ENTRADA Y ACEPTACIONES
CJ03 VERIFICAR NORMAS DE LIQUIDACIÓN
ZFUSFMRDISP01
VERIFICAR RECURSO
ZFMRE013
FMBSPOS VERIFICAR ABANDERAMIENTOS
ZFMRE010 VERIFICAR SALDO DEL CONTRATO
ME33K VERIFICAR PEDIDOS
ZFMREPP VERIFICAR ELEMENTO PEP, VIGENCIA
ZFECABYS GENERAR COPADES
FMMEASURED VERIFICAR DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA PRESUPUESTAL
FM3N VERIFICAR CUENTA DE MAYOR

101
 DEFINICIONES DE SAP

TRINOMIO PRESUPUESTAL (DIRECCIONAMIENTOS PRESUPUESTALES): INTEGRADO POR

“CENTRO GESTOR”, “POSICIÓN FINANCIERA” Y “PROGRAMA PRESUPUESTAL”
RAF: REGISTRO DE ACTIVIDAD FÍSICA, DOCUMENTO PARA SOLICITAR EL RECURSO
DEL SERVICIO
RESERVA: CONJUNTO DE LLAVES O PROGRAMAS PRESUPUESTALES
PEDIDO: NÚMERO EL CUAL CONTIENE LA INFORMACIÓN DE LA ESTIMACION A PAGAR:
DIRECCIONAMIENTOS, MONTO Y FECHA
HOJA DE ENTRADA Y ACEPTACIÓN: NÚMERO EL CUAL CONTIENE LA INFORMACIÓN DE LA
ESTIMACION A PAGAR: PERIODO, COMPAÑÍA Y DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
COPADE: DOCUMENTO EL CUAL CONTIENE LA INFORMACIÓN DE LA ESTIMACION A PAGAR:
PENALIZACIONES, DEDUCCIONES Y RETENCIONES
ABANDERAMIENTO: CADA PROGRAMA DEBE TENER SU POSICIÓN FINANCIERA ASIGNADA
DEPENDIENDO DEL SERVICIO A EJECUTAR, POR EJEMPLO LA POSICIÓN FINANCIERA PARA
INGENIERÍA ES DIFERENTE A ASISTENCIA TÉCNICA
NORMA DE LIQUIDACIÓN: AL ELEMENTO PEP SE LE DEBE TENER ASIGNAR UN NÚMERO DEL
ACTIVO FIJO 102