EMPRESA “ABC” S.A.

Observaciones y Recomendaciones sobre el Control Interno y Procedimientos Contables

Derivados del Examen a los Estados Financieros Al 31 de Marzo de 2016

1. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES AL PROCESO DE CONTROL

INTERNO DE LA ENTIDAD.

1.1 Proceso de Evaluación de Riesgos No Formalizado

La entidad realiza la evaluación de los riesgos de negocio a través de la Gerencia de Negocios y

Financiera; sin embargo, la misma no se encuentra documentada, aspecto que no permite
contar con información respecto de los principales riegos identificados y las medidas de control
establecidas para mitigar los mismo.

Recomendación:

El Director debe instruir a las Gerencias:

 Documentar la evaluación de riesgos realizada, mostrando los riesgos identificados, la
valoración de los mismos y las acciones tendentes a la mitigación de riesgos.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

1.2 Incumplimiento a normativa de tenencia de libros

La entidad no realiza la foliación ni el empastado de sus libros de contabilidad y otros

establecidos exigidos por el Código de Comercio, aspecto que no permite contar con información
con adecuada presentación.

Recomendación:
El Director debe instruir a las Gerencias:
 Dar cumplimiento al Código de Comercio respecto a la foliación y empastado de los libros
de contabilidad y otros.

Comentario de la Gerencia

De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

1.3 Inoportuna evaluación de controles

Excepto de la evaluación de auditoría final, la empresa no realiza otro tipo de evaluación
que permita verificar la eficacia de los controles. De esta manera, las operaciones de la empresa
pueden estar siendo realizadas de manera inadecuada, por lo que las operaciones no pueden
estar sujetas al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Recomendación:

El Director debe instruir a las Gerencias:

 Efectuar evaluaciones permanentes de las operaciones de la empresa.
 Desarrollar actividades adicionales de control para mejorar la aplicación de los mismos
durante el proceso de operaciones de la empresa.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

1.4 Falta de seguimiento durante el desarrollo del plan estratégico

La entidad no efectúa un seguimiento de las operaciones que permita evaluar el grado

de cumplimiento del objetivo expuesto en el plan estratégico de la misma.

Recomendación:

El Director debe instruir a las Gerencias:

 Efectuar actividades de seguimiento relacionadas al cumplimiento de los objetivos
corporativos respecto a lo mencionado en el plan estratégico de la empresa.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

2. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES ESPECÍFICAS AL PROCESO DE CONTROL

INTERNO CONTABLE DE LA ENTIDAD.

2.1 Efectivo

a. Conversión de moneda extranjera a moneda nacional inadecuada.

El importe de los billetes en M/E se acuerdo a arqueo de caja – Regional Santa cruz y Regional La
Paz, fueron registradas al tipo de cambio de Bs 6.86 debido a que la política de la empresa
para las cobranzas establece que en caso de recibir los dólares del cliente, estos se
registran al T/C de compra. Sin embargo, para la preparación de los Estados Financieros, la
moneda extranjera debe convertirse al tipo de cambio de venta de acuerdo a política contable.

Efectivo Efectivo
Ajuste
Regional registrado al registrado al
T/C de compra T/C de venta
Santa Cruz 114.630 116.3011 1.671
La Paz 332.889 337.630 851
Cochabamba 72.784 73.845 1.061
Sucre 114.631 116.302 1.671

Recomendación:
Se recomienda a la administración y al departamento contable:
 Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta de acuerdo a lo establecido en la
política contable de conversión del tipo de moneda Extranjera.
 Efectuar el asiento de ajuste correspondiente

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

b. Pago de forma inadecuada a proveedores.

Según política de la empresa, todos los pagos mayores a proveedores deben efectuarse mediante
cheque, o en su caso, si son montos menores a través de Caja Chica (Fondo Fijo). Sin embargo,
el arqueo de caja – Regional Santa Cruz expone la existencia de pagos a proveedores por
importes significativos en efectivo.

Recomendación:
Se recomienda a la administración y al departamento contable:
 Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta de acuerdo a lo establecido en la
política contable de pago a proveedores.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

c. Reconocimiento de anticipo a proveedores.

Según política de la empresa, todos los pagos mayores a proveedores deben efectuarse mediante
cheque, o en su caso, si son montos menores a través de Caja Chica (Fondo Fijo). Sin embargo,
el arqueo de caja – regional Santa Cruz expone la existencia de pagos a proveedores por un
importe de Bs 92.000 en efectivo.

Recomendación:

Se recomienda a la administración y al departamento contable:

 Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta de acuerdo a lo establecido en la
política contable de pago a proveedores.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

d. Contabilización de sobrantes y faltantes de efectivo.

Del análisis efectuado, se evidenció la inclusión de billetes falsos de Bs 100 en la realización del
arqueo de caja general – Regional Santa Cruz, el cual está cubierto por las fallas de caja.
Asimismo, de acuerdo a arqueo de Caja Chica – regional Sucre, se registró la existencia de
billetes falsos por Bs 300.

De la misma manera, el efectivo M/N del Fondo Fijo – Regional La Paz incluye dos billetes falsos,
cada uno a Bs 100, mismo que es de responsabilidad del cajero.

De acuerdo al análisis realizado, se estableció un sobrante en Fondo Fijo – Regional Otros LP de

Bs 164, que según el cajero corresponden a sus propios recursos debido a que el mismo maneja el
fondo en el cajón de su escritorio.

Recomendación:
Se recomienda a la administración y al departamento contable:
 Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta de acuerdo a lo establecido en la
 política contable de regularización de sobrantes y faltantes de efectivo.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

e. Traspaso de Fondos
Del análisis efectuado, se evidenció el traspaso de fondos de Bs 20.000 de CAJA CHICA (FONDO
FIJO) de caja general – Regional Santa Cruz a CAJA CENTRAL, el cual no fue regularizado
contablemente.

Recomendación:
Se recomienda a la administración y al departamento contable:

 Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta de acuerdo a lo establecido en la

política contable de traspasos de fondos
Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

f. Inadecuada segregación de funciones.

Del análisis efectuado, se evidenció la inexistencia de una segregación de funciones adecuada para
el manejo del efectivo debido a que el responsable de Caja Central – Regional Santa Cruz es
el mismo que el del Fondo Fijo – Regional Santa Cruz.

Recomendación:
Se recomienda a la gerencia instruir departamento de recursos humanos:
 Segregar funciones del personal de acuerdo al trabajo del mismo e importancia del mismo.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

g. Préstamos al personal
Del análisis efectuado, se evidenció que el Arqueo de Caja – Regional La Paz incluye préstamos
al personal de Bs 10.000, mismos que no fueron contabilizados.

Recomendación:

Se recomienda a la gerencia instruir al contador:

 Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta de acuerdo a lo establecido en la
política contable.
 Efectuar el registro contable de ajuste.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

h. Anticipos a cuenta de futuras utilidades

El arqueo de Caja de Regional La Paz, incluye anticipo a cuenta de futuras utilidades de Bs
32.000, rendición de pasajes aéreos del gerente de Bs 8.200 y rendición por servicio de hospedaje
del gerente de Bs 1.000, mismos que aún no fueron contabilizados.

Recomendación:
Se recomienda a la gerencia instruir al contador:

 Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta de acuerdo a lo establecido en la

política contable.
 Efectuar el registro contable de ajuste.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

i. Anticipos al personal

El arqueo de Caja de Regional Cochabamba, incluye anticipo al personal de Bs 5.000, mismo que
no fue contabilizada como una cuenta por cobrar. Asimismo, el arqueo incluye recibos para
compras con rendición de cuentas de Bs 10.846

Recomendación:
Se recomienda a la gerencia instruir al contador:
 Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta de acuerdo a lo establecido en la
política contable.
 Efectuar el registro contable de ajuste.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

j. Gastos desembolsados mediante caja chica pero no contabilizados

De acuerdo al análisis efectuado, se estableció la falta de registro de los siguientes gastos

efectuados mediante operaciones de Caja Chica:

Regional Concepto No. factura y/o Importe a ajustar

recibo
Cochabamba Material de Oficina 897 8.000.-
Cochabamba Gastos de comercialización 2657 6.500.-
Sucre Material de Oficina 792763 47.500.-
Sucre Gastos de comercialización 792764 23.100.-
Tarija Material de Escritorio 792763 4.000.-
Tarija Pasajes 45648744 1.330.-

Recomendación:
Se recomienda a la gerencia instruir al contador:

 Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta de acuerdo a lo establecido en la

política contable.
 Efectuar el registro contable de ajuste.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación
l. Gastos desembolsados mediante Fondo fijo pero no contabilizados

De acuerdo al análisis efectuado, se estableció la falta de registro de los siguientes gastos

efectuados mediante operaciones de Fondo Fijo:

No factura y/o Importe a

Regional Concepto recibo ajustar
Santa Cruz Servicio de té y Refrigerio 568 186.-
Santa Cruz Material de oficina 569 238.-
Santa Cruz Pasajes 570 26.-
Santa Cruz Servicio de Limpieza 5498 130.-
Santa Cruz Formulario e imprenta 465 100.-
La Paz Servicio de té y Refrigerio 568;574 514.-
La Paz Material de oficina 1557 238.-
La Paz Pasajes 26 26.-
La Paz Gastos de limpieza 1557 145.-
La Paz Formulario e imprenta 889 195.-
La Paz Publicaciones y otros 1456 232.-
Cochabamba Material de oficina 48 238.-
Cochabamba Pasajes 50 132.-
Cochabamba Agasajos al personal 51 230.-
Cochabamba Gastos de limpieza 5498 130.-
Cochabamba Formulario e imprenta 465 100.-
Sucre Servicio de té y Refrigerio 256; 85 333.-
Sucre Material de oficina 258 46.-
Sucre Pasajes 259 38.-
Sucre Gastos legales 260 40.-
Sucre Gastos de limpieza 481 128.-
Otros LP Material de oficina 88 238.-
Otros LP Pasajes 89 26.-
Otros LP Gastos de limpieza 812 130.-
Otros LP Formulario e imprenta 98726 100.-

Recomendación:
Se recomienda a la gerencia instruir al contador:
 Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta de acuerdo a lo establecido en la
política contable.
 Efectuar el registro contable de ajuste.

Comentario de la Gerencia

De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

m. Gastos no explicados desembolsados mediante Fondo fijo

De acuerdo al análisis efectuado, no se explica el gasto incurrido por el cajero según recibo No
52 de Bs 265, por lo cual se procedió a realizar la delegación de responsabilidad al cajero.

Recomendación:
Se recomienda a la administración instruir al departamento contable:
  Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta.
 Efectuar el registro contable de ajuste.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

n. Cheques con antigüedad mayor a 30 días

Las conciliaciones bancarias exponen cheques con una antigüedad mayor a 30 días, por lo cual
carecen de validez legal. Los cheques vencidos se detallan de la manera siguiente:

No. de Importe a
Banco Fecha No cheque Detalle
Cuenta ajustar
Unión S.A 1-61494 22/01/14 2216 Alicia Patón Calisaya 5.278.-
Unión S.A 1-61494 15/02/14 2245 Cecilia Nina Choque 10.503.-
Unión S.A 1-61494 18/02/14 2256 Marcelo Choque Tarqui 9.600.-

Unión S.A 2-29418 29/04/14 2586 Yoselin Arias 295.-

Unión S.A 2-29418 27/02/14 2655 Virginia Laruta 458.-
Unión S.A 2-29418 27/02/14 2660 Pamela Cortez 126.-
Bisa S.A 137260018 02/02/14 1125 Ramiro Beltrán 4.875.-
Bisa S.A 137260018 19/02/14 1169 Carmen Valdez 11.844.-
Bisa S.A 137262011 28/01/14 2687 Gerardo Rivas 2.579.-
Bisa S.A 137262011 15/02/14 2705 Lizeth Gonzales 2.568.-
Bisa S.A 137262011 18/02/14 2709 Pamela Martinez 3.585.-
Nacional de Bolivia S.A. 200-0106098 28/02/24 14860 Antonio Rodríguez 8.689.-
Nacional de Bolivia S.A. 140-0592701 02/01/14 3815 Marcelo Flores 2.307.-
Nacional de Bolivia S.A. 140-0592701 27/02/14 3925 Jimena Huanca 1.088.-

Nacional de Bolivia S.A. 140-0592701 27/02/14 3932 Leonor Callisaya 898.-

Económico S.A. 1041-239547 19/02/14 3702 Gabriel Enríquez 1.257.-
Económico S.A. 1041-239547 26/02/14 3799 Juan Mario Aguilera 5.684.-
Económico S.A. 1042-219104 16/01/14 4384 Miguel Condarco 465.-
Económico S.A. 1042-219104 17/02/14 4405 Tania Quiroz 126.-
Económico S.A. 1042-219104 18/0214 4410 Marlene Arellano 3650.-
Bisa S.A 137260026 22/01/14 30254 Cecilia Callisaya 3.587.-
Bisa S.A 137260026 15/02/14 30315 Marcela Nina 2.578.-
De Crédito S.A. 701-5032708-3-0 31/01/14 9551 Elba Fernández 4.579.-
De Crédito S.A. 701-5032708-3-0 19/02/14 9603 Dayana Cárdenas 6.985.-
De Crédito S.A. 701-5032708-3- 0 22/02/14 9615 Maritza Salas 1.256.-
De Crédito S.A. 701-5032708-3-0 23/02/14 9622 Meliza Chungara 2.568.-
De Crédito S.A. 701-5005818-2-4 05/02/14 1647 Caly Maydana 1.258.-
De Crédito S.A. 701-5005818-2-4 15/02/14 1666 Elizabeth Romero 2.549.-

De Crédito S.A. 701-5005818-2-4 18/02/14 1695 Belly Valdez 833.-

Mercantil Santa Cruz SA 4010773051 28/01/14 4587 Claudia Molina 5.278.-
Mercantil Santa Cruz SA 4010773051 15/02/14 4602 Liliana Condarco 4.578.-
Mercantil Santa Cruz SA 4010773051 18/02/14 4615 Patricia Arellano 898.-
Mercantil Santa Cruz SA 4010773069 15/01/14 7518 Laura Layme 245.-

Recomendación:
La gerencia Administrativa Financiera debe instruir a Tesorería:
 Regularizar los cheques que fueron emitidos y no cobrados por los beneficiarios dentro el
plazo previsto por disposiciones legales, con el propósito de exponer adecuadamente los
recursos de libre disponibilidad y las obligaciones con los proveedores y terceras personas.
Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

o. Gastos debitados en bancos pero no registrados en libros

De acuerdo al análisis efectuado, se determinó el cargo de Bs 1.245.65 a la cuenta No 200-
0104898 del Banco Nacional de Bolivia S.A, por concepto de certificación de cheque efectuado
en fecha 25/03/16. Este débito fue registrado en extracto bancario; sin embargo, no se
registró en libros contables de la empresa.

Asimismo, se estableció el débito por compra de chequera de la cuenta Np 137260026 del

Banco Económico S.A. de Bs 875 efectuada en fecha 22/03/16, cuenta No 1042-219104 del
Banco Económico S.A. de Bs 8 efectuada en fecha 18/03/16 y cuenta No 140-0592701 del Banco
Nacional de Bolivia S.A. de Bs 48 efectuada en fecha 22/03/16. Estos débitos fueron
registrados en extracto bancario; sin embargo, no se registró en libros contables de la empresa.

Recomendación:
Se recomienda a la gerencia instruir al departamento contable:
 Realizar el seguimiento de los saldos de esta cuenta.
 Efectuar el registro contable de ajuste.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación

2.1 Inversiones

a. Propiedad de terceras personas de certificados de aportación

De acuerdo al análisis efectuado, los certificados de aportación de la Cooperativa COTES se
encuentran a nombre de terceras personas de acuerdo al detalle siguiente:

No de certificado No línea telefónica Importe

6343041 2241211 6.960
6342626 2241212 6.960

Recomendación:
Se recomienda a la administración y al departamento contable:
 Realizar el trámite correspondiente para efectuar el cambio de propiedad a la brevedad posible.

Comentario de la Gerencia
De acuerdo, se tomará en cuenta la recomendación