Procedimiento

Entrega De Reposición
De Elementos y Equipos De Proteccion
Personal, Dotaciones
y Materiales
CUC-HSE-P-034/ Versión: 05

PROCEDIMIENTO
ENTREGA DE REPOSICION DE
ELEMENTOS Y EQUIPOS DE
PROTECCION PERSONAL,
DOTACIONES Y MATERIALES

GESTIÓN HSE

Nombre Cargo Firma Fecha

Elabor
Angélica Rojas Coordinador HSE 15-03-2018
ó

Revisó Lv Jimin Director HSE 15-03-2018

Gerente de
Aprobó Carlos G. Angarita L. producción de obra 15-03-2018
civil

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1. OBJETIVO

Crear un Procedimiento para generar control en las entregas de elementos de

protección personal a los trabajadores, además del control en los descartables y
costos, durante la ejecución del proyecto GECELCA 3.2

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el personal directo, temporal y contratista de CUC

que participe durante las diferentes etapas de “ingeniería, construcción, instalación
y puesta en operación comercial de una unidad de generación a carbón de 273
MW netos en sitios denominada GECELCA 3.2, en predios de la central
GECELCA 3 ubicada en jurisdicción del municipio de puerto libertador,
departamento De Córdoba Colombia.

3. RESPONSABLES

Los responsables de la aplicación de este procedimiento son: Almacenista,

asistente administrativa almacén, Supervisor HSE, Coordinador HSE, ingenieros
residentes colombianos y extranjeros en obra.

3.1 Coordinador HSE: Son responsables por.

a) Revisar y hacer seguimiento a los registros generados en la actividad, con el

fin de autorizar la entrega de reposiciones de elementos y equipos de
protección personal, dotaciones y materiales a los colaboradores y
recomendar oportunamente acciones correctivas cuando se requiera.

b) Efectuar auditorias y veeduría, para verificar los requerimientos de este

procedimiento. Estas auditorías y veeduría, deben desarrollarse bajo un
esquema de Planeación, Ejecución, Informe y Seguimiento.

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c) Garantizar la destrucción de los elementos y equipos de protección

personal, dotaciones y materiales, reportados en al almacén principal como
descartables

d) Garantizar la aplicación del presente procedimiento para la entrega de

reposición de elementos y equipos de protección personal, dotaciones y
materiales a los colaboradores

3.2 Supervisores HSE: Son responsables por:

a) Garantizar la aplicación del presente procedimiento para la entrega de

reposición de elementos y equipos de protección personal, dotaciones y
materiales

b) Verificar las condiciones de los elementos y equipos de protección personal,

dotaciones y materiales, para determinar la pertinencia en la solicitud y
entrega de reposición de los mismos, y asegurar la salud y seguridad de los
colaboradores que intervengan en las actividades diarias.

c) Generar los registros necesarios, para solicitar al almacén principal el stock

necesario de elementos y equipos de protección personal, dotaciones y
materiales, para garantizar la entrega de las reposiciones.

d) Revisar y hacer seguimiento a los registros de entrada y salida (Kardex) de

elementos y equipos de protección personal, dotaciones y materiales, para
garantizar el stock necesario y permanente en los almacenes de cada
estructura de trabajo.

e) Efectuar auditorias y veeduría, para verificar el cumplimiento de este

procedimiento, por parte de los encargados (Almacenistas) de la entrega de
la reposición, de los elementos y equipos de protección personal, dotaciones
y materiales, de cada almacén en las estructuras de trabajo.

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3.3 Residentes Técnicos: Son responsables por:

a) Revisar y hacer seguimiento a los registros generados en la actividad, con el

fin de autorizar la entrega de reposiciones de elementos y equipos de
protección personal, dotaciones y materiales a los colaboradores y
recomendar oportunamente acciones correctivas cuando se requiera.

b) Revisar y hacer seguimiento a los registros de entrada, salida (Kardex) y

entrega de elementos y equipos de protección personal, dotaciones y
materiales, para llevar el control de los centros de costos, en los frentes de
trabajo.

c) Garantizar la aplicación del presente procedimiento para la entrega de

reposición de elementos y equipos de protección personal, dotaciones y
materiales a los colaboradores

3.4 Jefe de almacén: Es responsable por:

a) Revisar y hacer seguimiento a las solicitudes generadas por los

supervisores HSE y autorizadas por el supervisor HSE de campo y/o
coordinador HSE y residentes técnicos, con el fin de hacer la entrega de los
elementos y equipos de protección personal, dotaciones y materiales
requeridos.

b) Garantizar el suministro en cada frente de trabajo, de los elementos y

equipos de protección personal, dotaciones y materiales; una vez se
recepcione la solicitud generada y autorizada por los supervisores HSE,
coordinador HSE y residentes técnicos respectivamente

c) Exigir la devolución de los elementos y equipos de protección personal,

dotaciones y materiales deteriorados, cada vez que se generen solicitudes
nuevas para cada estructura de trabajo

d) Generar alertas oportunas, relacionadas con el consumo y la rotación de

inventarios de elementos y equipos de protección personal, dotaciones y

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materiales, con los que se cuentan en el almacén principal, para garantizar

las solicitudes u órdenes de compra a proveedores.

e) Garantizar la generación de informes semanales y mensuales relacionados

con el consumo y entrega de elementos y equipos de protección personal,
dotaciones y materiales por estructuras de trabajo

3.5 Residentes Extranjeros: Son responsables por:

a) Efectuar auditorias y veeduría, para verificar las condiciones de los

elementos y equipos de protección personal, dotaciones y materiales
deteriorados, y devueltos al almacén central por cada estructura de trabajo,
para corroborar la pertinencia en la reposición de los mismos.

b) Revisar y hacer seguimiento a los registros de entrega de elementos y

equipos de protección personal, dotaciones y materiales, para llevar el
control de los centros de costos de cada frente de trabajo.

c) Garantizar la aplicación del presente procedimiento para la entrega de

reposición de elementos y equipos de protección personal, dotaciones y
materiales a los colaboradores

4. DEFINICIONES

 EPP: Elemento de protección personal (Casco, gafas, guantes, protección

auditiva, respirador desechable, respirador media cara con filtro, respirador full
face, botas de seguridad)

 Equipo de protección personal: Equipos y accesorios para trabajo seguro en

alturas

 Dotación: Ropa de trabajo (camisa, pantalón, impermeables)

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 Materiales: Elementos, recursos necesarios para prevención de accidentes

e incidentes de trabajo (Cintas de seguridad, señales, etc)
 Peligro: Una condición o acto con potencial de daño que ocasione pérdida a
las personas, equipos, maquinas y/o ambiente.

 Prevención: Conjunto de medidas y acciones dispuestas con anticipación con

el fin de evitar la ocurrencia de un impacto desfavorable.

 Riesgo: Es la posibilidad de exceder un valor específico de consecuencias

económicas, sociales o ambientales en un sitio particular y durante un tiempo
determinado de exposición.

 Stock: Todo lo referente a existencias de bienes que una persona u

organización posee

5. DESARROLLO DE LA METODOLOGIA

5.1 PERSONAL OPERATIVO

5.1.2 Diligenciamiento de vale de salida de almacén para reposición de los

elementos y equipos de protección personal, dotaciones y materiales:
 El supervisor HSE debe elaborar:
d) Vale de salida de almacén, con la cantidad de elementos y equipos de
protección personal, dotaciones y materiales necesarios para la estructura y
consignados en el formato “solicitud de elementos de protección
personal/dotación”, teniendo en cuenta la inspección previa del estado de
los mismos, basado en “la matriz de criterio de reposición de elementos
y equipos de protección personal, dotaciones”. Al solicitar los elementos
nuevos, si el colaborador no tiene el descartable correspondiente, el
responsable HSE de la estructura debe llenar el formato de “reporte de
actos, condiciones inseguras, incidentes y accidentes de trabajo” donde se
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notifique la situación y firmado por el trabajador, solo así le será entregado el

elemento nuevo.
a. Vale de salida de almacén paralelo al generado en el inciso “a”, con
solicitud de stock de 10 artículos adicionales por cada elemento, para
reposiciones ocasionales en las estructuras
Nota: Los vales de salida deben estar firmados por él responsable HSE de
la estructura, por el líder HSE de campo y residente técnico colombiano
e) En los vales se debe apuntar el centro de costos respectivo para la zona de
trabajo a la que se hace la entrega, para facilitar el seguimiento por parte del
ingeniero residente encargado
f) Sin el cumplimiento de estos requisitos ALMACEN no podrá entregar
elementos y equipos de protección personal, dotaciones y materiales de
reposición

5.1.3 Entrega física de los elementos y equipos de protección personal,

dotaciones y materiales nuevos y devolución de los deteriorados
descartable en cada estructura:
 La entrega de los elementos de protección personal, dotaciones y materiales
de reposición se hará personalmente a cada trabajador en el almacén,
(trabajador debe desplazarse a reclamar sus EPP y dotación)
Nota: La entrega específica de equipos (Respirador full face, arnés de
seguridad, eslingas y demás equipos para trabajo en alturas); serán
entregados en el almacén principal y cada colaborador firmara su
devolutivo, haciéndose responsable por dichos equipos.
 Cada trabajador debe acercarse al funcionario HSE que llegara a su estructura
de trabajo, para la respectiva reposición, en el momento de entrega de los
elementos y equipos de protección personal, dotaciones y materiales al
trabajador, este debe firmar el recibido en el formato anteriormente diligenciado
por el supervisor HSE, de “solicitud de elementos de protección
personal/dotación”, devolviendo el descartable

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 La entrega del stock de 10 artículos adicionales por cada elemento, para

reposiciones ocasionales en las estructuras, se hará directamente al supervisor
HSE, quien los mantendrá bajo custodia
 Una vez realizada la reposición general el día de la semana pactado, si
algún colaborador solicita nuevamente reposiciones (de emergencia o
esporádicos) por daño prematuro o perdida de los elementos y equipos de
protección personal o dotaciones, devolviendo el descartable; dicha
reposición será autorizada y entregada por el supervisor HSE, y los
trabajadores, deberán firmar el recibido en un formato nuevo de “solicitud de
elementos de protección personal/dotación”, que manejara el supervisor
HSE
 El responsable HSE de cada frente de trabajo deberá asegurar los elementos y
equipos de protección personal, dotaciones y materiales repuestos
ocasionalmente
Nota: Los colaboradores que pertenezcan a grupos de apoyo (Andamieros,
eléctricos, topógrafos, bomberos, etc.) podrán solicitar la reposición de sus
elementos y equipos de protección personal, dotaciones y materiales, en las
estructuras a las cuales fueron asignados

5.1.4 Proceso de entrega de los elementos y equipos de protección personal,

dotaciones y materiales nuevos por parte del almacén principal y recepción
de los deteriorados descartables:
Se asignan los siguientes días específicos para que los supervisores HSE, puedan
pasar al almacén principal de CUC, las solicitudes de elementos y equipos de
protección personal, dotaciones y materiales de reposición, para sus respectivas
estructuras, al tiempo que devuelven los elementos deteriorados e inventariados o
en su efecto los reportes firmados por los colaboradores por perdida, como
evidencias de las reposiciones realizadas

 De lunes a viernes: se recibirán las solicitudes de EPP por parte de los HSE
asignados a las estructuras.
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5.1.5 Administración del proceso

Se acondicionara de un lugar dentro del almacén principal, como almacén de EPP,
en el cual se dispondrán de las existencias necesarias para obra y se llevara un
control estricto de las cantidades entregadas por estructuras Vs el inventario de
este almacén
Los funcionarios del área HSE, serán los encargados y responsables de alistar los
pedidos en el almacén principal, para su posterior entrega
La asistente administrativa encargada del control de EPP deberá alimentar las
matrices respectivas y cada listado deberá ser archivado por fecha en carpetas
bajo la custodia del almacén.
Esta matriz debe estar actualizada a corte de 24 horas diaria
Semanalmente (Todos los sábados) con corte al viernes anterior, y
mensualmente con la información de la matriz, se emitirá por parte del almacén
principal un informe al departamento HSE, para un respectivo seguimiento al
proceso y los costo
5.1.6 Auditoria y Eliminación de EPP descartable:
 Los lunes siguientes de cada semana el departamento de almacén y HSE
liderado por el coordinador HSE, realizara la auditoria de control de EPP
verificando los entregados nuevos y los devueltos descartables.
 Departamento HSE procederá a la destrucción mediante corte de los guantes,
gafas, etc. de EPP descartables encontrados en los contenedores de almacén
y deberá realizar la disposición final de estos.
 El área HSE y el residente extranjero ingresara al almacén general y específico
de EPP con el fin de solicitar información sobre entregas, reposiciones,
cantidades y calidades de los EPP

5.2 PERSONAL ADMINISTRATIVO

El supervisor HSE debe elaborar el vale de salida de almacén, con los elementos
y equipos de protección personal, dotaciones y materiales que necesite el
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personal administrativo. El vale debe estar firmado por él, por el supervisor líder de
campo y/o coordinador HSE y por el director de obra o gerente técnico
La entrega de los elementos y equipos de protección personal, dotaciones y
materiales de reposición se hará personalmente a cada colaborador administrativo
en el almacén principal
Si el colaborador administrativo, no efectúa devolución del descartable
correspondiente, el almacén principal debe entregar el elemento nuevo y debe
llenar el formato de “reporte de actos, condiciones inseguras, incidentes y
accidentes de trabajo” donde se notifique la situación y firmado por el trabajador.

6 ANEXOS

 Formato de “solicitud de elementos de protección personal/dotación”

 Matriz de criterio de reposición de elementos y equipos de protección personal,
dotaciones
 Acta de disposición final de los EPP descartables.
 Informe de Almacén sobre entrega de EPP- Registros fotográficos de los
procesos de entrega, destrucción y disposición final.

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DEL NUMERAL (S) DEL DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

CAMBIO DOCUMENTO
26-08-2015 3. Se incluye funciones del supervisor
HSE.

15-03-2018 3. Se elimina el cargo de residente

HSE.
Se cambia nombre de cargo de
coordinador SISO por coordinador
HSE.
15-03-2018 7. Se elimina “Descripción del cambio”,
por “control de cambios” según lo
indica el procedimiento Elaboración
de Documento SGI y Control -CUC-
QAQC-P-001.

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