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Informe creación de contenidos comunicativos. GA2-240201524- AA2

Stella Hernández Chacón

Sena Virtual

OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR (2547487)

Fase Planeación

Claudia Milena Ochoa

Septiembre 20 de 2022
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Introducción

Detallo a grandes rasgos el caso ocurrido en el área de logística en despachos a clientes, con

un personal nuevo y no capacitado adecuadamente y su posterior de análisis que se requiera

para que no vuelva a ocurrir el problema

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Palabras Clave

- Capacitación

- Comunicación Asertiva

- Reproceso

- Empatía

- Entrega eficaz

Desarrollo.

Inicia cuando el Coordinador da una capacitación no eficiente por la poca experiencia que

tiene limitándose a informar las funciones del asistente, dando conocer las cartillas de los

procesos del área e informando verbalmente el detalle de los procesos, la capacitación es dada

dentro de los tiempos establecidos por la empresa.

El asistente “personal nuevo” no informa al coordinador que no le quedó claro el proceso

y se limita a hacer las cosas como el entendió.

El asistente hace sus labores incorrectamente, el coordinador lo evidencia y ofuscado lo

confronta, el asistente da evasivas, explicación poco clara y se disculpa, el asistente sigue sin

informar que no entendió el proceso, esto debido al temor a ser sancionado o que den por

terminado su contrato.

En otro despacho a cargo del asistente, nuevamente comete errores, el coordinador lo

regaña pero le explica nuevamente un poco más didáctico, en esta ocasión el lenguaje corporal
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y tono de voz del coordinador es de mal genio. La actitud del asistente es defensiva y de negación

en cuanto a que dice que así le explicaron.

Luego de esta explicación mejora en un 50% el asistente, pero sigue enviando la

mercancía sin los soportes documentales, al darse cuenta el coordinador del error de su asistente

busca ayuda del director para poder confrontar al asistente o generar un cambio de personal.

El Director, escucha el problema del coordinador y con su conocimiento da una

capacitación mucho más dinámica, usando herramientas visuales como videos, cartillas con

imágenes, también le dice al asistente que elabore a partir de su capacitación un diagrama con

los procesos a ejecutar. En esta capacitación el asistente si entendió las funciones y/o tareas a

ejecutar. También el Director da una capacitación al coordinador para que aprenda a identificar

el tipo de persona con las cuales trabajan y la forma de dar instrucciones, a usar herramientas

pedagógicas para que sus capacitaciones sean más explicativas.

Conclusión

Podemos evidenciar muchos factores a tener en cuenta en este problema y varios puntos

que debe tratar la empresa para apoyar a todos sus colaboradores.

Capacitación eficaz: Debe haber un diagnóstico de por medio de lo que se busca, no

siempre una capacitación estándar de un procedimiento es la las más correcta, tampoco la que

solo hace énfasis en la organización, las capacitaciones deben ser dinámicas para que las

personas con análisis diferentes las puedan entender. Una capacitación aburrida, extensa en

hablar, se vuelve inútil a la hora de que un subalterno aprenda, una capacitación mediante el
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acompañamiento con un aprendizaje guiado, dinámica y con participación del colaborador es

mucho más eficaz.

Capacitar correctamente también lleva a obtener resultados óptimos para la empresa, por

medio de la capacitación también nos damos cuenta si la persona es apta para esta tarea, y es

muy bueno que el personal de ante mano conozca en que consiste la labor a desempeñar y las

funciones del puesto de trabajo.

Comunicación Asertiva: Es muy importante dar instrucciones claras pero también hacer

preguntas clave cuando se solicita una tarea de un colaborador, el no saberse expresar hace

que una labor que es rápida en su ejecución se convierta en una tarea larga y con reprocesos.

Para tener una comunicación asertiva se debe escuchar y prestar atención al 100%, escuchar

atentamente hace que podamos comprender las instrucciones, se debe también manejar el

estrés, si hay estrés de alguna de las partes la instrucción puede que no se dé adecuadamente.

Empatía: Es básico en todas las organizaciones y en lo personal, no todas las personas

son iguales pero se debe generar desde el primer momento gentil, comunicarse de manera clara

pero no agresiva, preguntar a los colaboradores como están, como se sienten amablemente

genera confianza en los colaboradores a su vez ellos pueden expresar sus ideas con confianza.

Autoestima e inteligencia emocional: Considero que debería ser parte esencial en las

capacitaciones en una empresa. Formar equipos que se tengan confianza en sí mismos en sus

decisiones hace que las metas a desarrollar en conjunto sean claras. Manejar las emociones,

reconocer posibles errores, hará que el personal de una empresa mejore cada día en lo laboral

como en lo personal,

Reproceso: En el caso mencionado se generó un mal desempeño por lo cual se hicieron

reproceso y se quedó mal con el cliente al no entregar completo o a tiempo el pedido. Esto
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genera una insatisfacción del cliente tanto interno como externo, consecuencias negativas que

pueden llevar a la pérdida del cliente, costo operativo alto y frustración de todas las partes que

intervienen. Por ello siempre se debe planear, realizar un seguimiento oportuno y comunicarse

correctamente para tener éxito al final del ejercicio

Bibliografía

https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/7-errores-comunes-en-la-capacitacion

https://blog.sodexo.com.mx/blog/comunicacion-asertiva-en-el-trabajo

https://www.colombiaproductiva.com/ptp-capacita/tips-de-productividad/diez-errores-comunes-

en-las-pymes-que-las-hacen-me

https://www.uv.mx/iiesca/files/2013/01/capacitar1996.pdf
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CONCLUSIONES

Haber realizado este informe me hizo comprender lo importante que es la comunicación en

todos los contextos en los que me desenvuelvo a diario; tanto personal como laboral.

Este tipo de herramientas son fundamentales para ser utilizadas en mi entorno laboral y

así poder implementar estrategias, opiniones y puntos de vista que contribuyan a mejorar

los procesos y actividades diarias. La comunicación asertiva debe ser una apuesta seria

para cualquier empresa ya que esto logra ser la herramienta más importante para llevar a

cabo nuestras funciones y un buen ambiente para nuestro equipo de trabajo. De la

manera en la que nos expresemos, la comunicación que brindemos y nuestra capacidad

para empoderarnos para ser capaces de resolver cada situación dependen los buenos

resultados y la obtención eficaz de los objetivos propuestos.