Bogotá, 5 de Diciembre de 2022

GA- 046-2022

Señor
LORENZO PIÑA ALTAMAR
Jefe de Bodega Sucursal Caribe
Ciudad

ASUNTO: Llamado de atención

Respetado Lorenzo:

Realizando revisión de la caja menor de cierre del mes de Noviembre, evidenciamos algunas
incosistencias:
1- Envía documentos equivalentes, por valor de $10.000 de los señores Ivan David Martínez
y Danis Lima por concepto de “taxi para llevar documentos a Galapa”, le informamos que
esto esta prohibido ya que el transporte por el envío del sobre esta resultando mas costoso
que el mismo sobre.
Por lo tanto le solicitamos que el sobre de bodega le sea entregado al señor Mario Peña
para que el haga el envío de los documentos. Entregar el dinero del envío del sobre y
solicitar a el, la respectiva guía, tenga en cuenta que la guía siempre debe decir factura
electrónica.
2- Envía documentos equivalentes a nombre suyo y de Ivan David Martinez con el concepto
“taxi Ferredistarco a casa” cuando se le pregunta esto a que corresponde, dice que es
compra de papelería pero que no le dieron soporte, le recuerdo que el único soporte en
caso de obligados a facturar es la factura electrónica y en caso de no obligados es el
documento equivalente provisional con los datos y firmado por quien vende o presta el
servicio. Adicional a ello se le solicitó el recibo que aparentemente le habían dado por esa
compra y no lo hizo llegar, por lo tanto los documentos equivalentes nro 3255 – 3256 por
valor de $38.000 y $32.000 son los últimos que le serán tenidos en cuenta.
3- Cuando realice un gasto extraordinario, antes de realizarlo debe pedir la respectiva
autorización, por favor ANTES, NO DESPUES.
4- A partir de la fecha el señor Mario Peña, le llevará el dinero del reembolso de la caja
menor, por lo tanto en su cuenta no se volverá a ver reflejado ese dinero.

Tenga en cuenta que usted debe tener siempre $1.000.000 como caja menor, bien sea en soportes
(facturas o documentos equivalentes) o en efectivo. Y que cuando no se le reconocen a usted
valores por gastos de caja menor como por ejemplo lo del punto 2. Debe conseguir los soportes
correspondientes o asumirlos de su bolsillo debido a que no cumplió con los parámetros que usted
ya conoce, se le envía nuevamente procedimiento de caja menor para su retroalimentación.
Esperamos que usted tomará los correctivos necesarios a fin de que estas inconsistencias no se
vuelvan a presentar.

Cordialmente,

ROSA AMPARO SUAREZ DONCEL

Gerente Administrativa