Guía de autoarchivo

para publicar
trabajos de grado
en el Repositorio
Institucional

Sistema de Información Bibliográfica

Seccional Bogotá
Fecha: 28-06-2022-4taVersión
Realizada por: Analista SIB Bogotá
Guía de autoarchivo para publicar trabajos de grado en el Repositorio Institucional

¿Quién es el responsable de las

¿Qué es el autoarchivo? actividades de esta guía?

Proceso mediante el cual, el autor, deposita El responsable de la adecuada ejecución del

su trabajo de grado en el Repositorio
Institucional como uno de los requisitos
para optar por su título académico. La
publicación de este trabajo será dispuesto
en acceso abierto a través de Internet
como aporte a la academia, la investigación
y al visibilidad institucional.
autoarchivo es el estudiante que aplica
todo lo relacionado al proceso de publicación
del trabajo de grado en el repositorio
institucional.
El Sistema de Información Bibliográfico
– SIB, verifica que cumpla con los requisitos
para autoarchivar y aprueba para
publicación en el Repositorio Institucional.

¿Por qué es importante el ¿Cuáles son los requisitos

autoarchivo de trabajos de grado? para autoarchivar?

➢ Requisito para optar por su título 1. Tener la cuenta creada en el

académico. repositorio institucional.
➢ Conservación y preservación de los 2. El trabajo de grado debe estar bajo la
trabajos de grado. licencia Creative Commons elegida.
➢ Disposición de los trabajos de grado (recuerde que en la contraportada del
para consulta en menor tiempo posible. documento debe ir el logo de la
➢ Visibilidad y difusión global de los licencia).
trabajos de grado publicados. 3. Tener el formato de Licencia de Uso
➢ Reconocimiento en el contexto biblioteca debidamente diligenciados y
académico y de investigación. firmados
➢ Permite la recuperación desde 4. Diligenciar los metadatos del
buscadores académicos como Google documento (ver la guía).
Scholar. 5. Contar con la aprobación final por
parte del asesor de la facultad

¿Qué documentos se debe autoarchivar?

➢ Todos los productos intelectuales que se producen como modalidad de

trabajo de grado, informes finales y/o anexos que se requiere para optar al
título académico de los programas de pregrado y posgrado.

Para tener en cuenta:

Se debe garantizar que los datos Si su trabajo de grado ya se encuentra en
del trabajo de grado, debe coincidir Biblioteca, favor tramitar el depósito en el
con el acta emitida por la Facultad repositorio institucional.
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Requisitos: formatos biblioteca

✓ El trabajo de grado en formato PDF, el documento se debe nombrar de la

siguiente forma: iniciar con el año de publicación, las tres primeras palabras más
representativas del TG, por ejemplo:
2018_GomezGarcia_Eficacia_TIC_Academia
2018_GomezySanchez_Eficacia_TIC_Academia
2018_Gomez,SanchezyBello_Eficacia_TIC_Academia

✓ Si el trabajo continente anexos, estos también se deben nombrar de la misma

forma, pero finalizando con la palabra Anexos, si es más de uno, se nombran
diferenciándolos con un número consecutivo al finalizar el nombre
2018_GomezGarcia_Eficacia_TIC_Academia-Anexo1
2018_GomezySanchez_Eficacia_TIC_Academia-Anexo1
2018_Gomez,SanchezyBello_Eficacia_TIC_Academia-Anexo1

✓ Formato de licencia de uso de obra: este debe ir en diligenciado en su totalidad,

con el nombre, Nro. cédula y firma de cada uno de los autores. Este formato debe
nombrarlo con el año de publicación, las tres primeras palabras más representativas
del TG y terminando con el nombre del formato, por ejemplo:
2018_GomezGarcia_Eficacia_TIC_Academia-LicenciaUso
2018_GomezySanchez_Eficacia_TIC_Academia-LicenciaUso
2018_Gomez,SanchezyBello_Eficacia_TIC-LicenciaUso
✓

Formato de licencia de uso de obra lo puede encontrar ingresando al

Repositorio Institucional en la pestaña Como publicar, paso 1. Ver licencia
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Licencias
Una vez firmada el formato de Licencia de Uso, se debe ingresarse en la contraportada del
documento el logo de la licencia Creative Commons escogida, igualmente, se debe ingresar desde
el metadato de Licencia.

Atribución: Esta licencia permite a otros distribuir, mezclar, ajustar y construir a

partir de su obra, incluso con fines comerciales, siempre que le sea reconocida la
autoría de la creación original. Esta es la licencia más servicial de las ofrecidas.
Recomendada para una máxima difusión y utilización de los materiales sujetos a
la licencia.

Atribución – Sin Derivar: Esta licencia permite la redistribución, comercial o no

comercial, siempre y cuando la obra circule íntegra y sin cambios, dándote
crédito.

Atribución – No comercial – Sin Derivar: Esta licencia es la más restrictiva de

las seis licencias principales, sólo permite que otros puedan descargar las obras y
compartirlas con otras personas, siempre que se reconozca su autoría, pero no se
pueden cambiar de ninguna manera ni se pueden utilizar comercialmente.

Atribución – No comercial: Esta licencia permite a otros distribuir, remezclar,

retocar, y crear a partir de tu obra de manera no comercial y, a pesar de que sus
nuevas obras deben siempre mencionarte y mantenerse sin fines comerciales, no
están obligados a licenciar sus obras derivadas bajo las mismas condiciones.

Atribución – No comercial – Compartir igual: Esta licencia permite a otros

distribuir, remezclar, retocar, y crear a partir de tu obra de modo no comercial,
siempre y cuando te den crédito y licencien sus nuevas creaciones bajo las
mismas condiciones.

Atribución – Compartir igual: Esta licencia permite a otros remezclar, retocar,

y crear a partir de tu obra, incluso con fines comerciales, siempre y cuando te
den crédito y licencien sus nuevas creaciones bajo las mismas condiciones. Esta
licencia suele ser comparada con las licencias “copyleft” de software libre y de
código abierto. Todas las nuevas obras basadas en la tuya portarán la misma
licencia, así que cualesquiera obras derivadas permitirán también uso comercial.
Esa es la licencia que usa Wikipedia, y se recomienda para materiales que se
beneficiarían de incorporar contenido de Wikipedia y/o proyectos con licencias
similares.

Ofrecer sus obras bajo una licencia Creative Commons no significa que no tengan derecho de
autor.Este tipo de licencias ofrecen algunos derechos a terceras personas bajo ciertas condiciones.
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• 6 Pasos para crear una cuenta en el Repositorio Institucional

Paso 1:
Ingresar a la página oficial de la
Universidad Cooperativa de
Colombia, dar clic en el menú
Academia y desplegar la
información, seleccionar Bibliotecas
Digital.

Paso 2:
Ingresar al enlace de repositorio
Institucional

Paso 3:
Al ingresar al Repositorio
Institucional, en el menú superior
seleccionar Servicios -> Mi DSpace

Paso 4:
Ingresar a la opción ¿Usuario
nuevo?

Paso 5:
Ingrese su correo institucional
@campusucc.edu.co
@ucc.edu.co

Paso 6:
Dar clic en entrar, allí le confirma
que debe ingresar a su correo y
seguir el enlace para la creación
del usuario y contraseña.
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6 pasos para iniciar el autoarchivo del

trabajo de grado
Ya creada la cuenta y cumplidos los requisitos anteriormente mencionados en la guía, se inicia el
proceso de autoarchivo del trabajo de grado

Paso 1:
Ingresar al Repositorio Institucional,
en el menú superior seleccionar
Servicios -> Mi DSpace

Paso 2:
Dar clic en comenzar un nuevo
envío

Paso 3: se comienza a llenar los metadatos correspondientes al trabajo de grado,

Escoja la colección, correspondiente al programa académico que pertenece el trabajo
de grado
Comience a diligenciar metadatos correspondientes al trabajo así:
POR FAVOR: Es necesario seguir rigurosamente este ingreso, para evitar el rechazo de su
trabajo de grado.
Etiqueta Descripción Directriz de diligenciamiento Ejemplo

Digite directamente el título. Si tiene un

Ej.: La neurosis obsesiva: un abordaje
subtítulo, este debe ir precedido de dos puntos
Título Título principal clínico
[:]. Use mayúsculas solamente para la primera
Ej.: La vida de Freud
letra y para nombres propios.

Registre todos los autores de la publicación,

Ej. 1:
ingresando por separado apellidos y nombres
Persona Pérez Alzate, Ramiro
completos. Respetando el orden en el que se
Autor responsable del Ortiz Gómez, Catalina
encuentran en el documento.
contenido Ej. 2: Fundación Instituto Neurológico
Para añadir más autores utilice la opción de
deColombia (FINDEC)
(Añadir+).

Ingrese el correo electrónico del autor.

Correo
Si son varios autores ingrese el correo
electrónico del Ej.:
Email del electrónico de cada uno, de acuerdo con el
autor. (Solo ramiro.perez@campusucc.edu.co
autor orden en que se hayan registrado los autores
correo catalina.ortizg@campusucc.edu.co
en la etiqueta de autores. Para añadir más
institucional) mariana.corredor@ucc.edu.co
correos utilice la opción de (Añadir+).
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6 pasos para iniciar el autoarchivo del

trabajo de grado
Etiqueta Descripción Directriz de diligenciamiento Ejemplo

Ingrese los nombres y apellidos completos del

asesor, tutor o director del trabajo de grado. Si se
Persona o Ej.: Ospina Pérez, César
tienen varios asesores se deben registrar de
entidad que IvánEj.: INDESCO
Asesor acuerdo con el orden en el que se encuentren,
aprueba el Ej.: Comité evaluador
utilizando la opción de (Añadir+).
contenido RevistaJuristas
Debe incluirse este rol solo si se encuentra explícito
en el documento o es un trabajo de grado.

Digite la fecha exacta de la publicación del

Fecha en que Ej.: 2016
Fecha de documento (día, mes, año), en caso de que no tenga
se publica el Ej.: mayo 2016
publicación eldato completo, ingresar el mes y el año, o solo el
contenido Ej.: 18 mayo 2016
año.

Digite en mayúscula inicial las palabras claves o

temas que se encuentran en el documento, en caso
Tema(s) o Ej.: Atención
de no estar incluidas se deben asignar de acuerdo
palabra(s) Ej.: Función
Palabras con el contenido del texto. Para ello tener en
clave en ejecutivaEj.:
claves cuenta tesauros o listas de términos de área del
español Memoria
conocimiento a la que pertenece el documento.
asociadas Ej.: Rehabilitación
Cada tema debe ingresarse por casilla. Para incluir
más temas (Añadir+) neurocognitivaEj.: Trauma
craneoencefálico
Digite en mayúscula inicial las palabras claves o
temas que se encuentran en el documento, en caso Ej.: Attention
Tema(s) o de no estar incluidas se deben asignar de acuerdo Ej.: Executive
palabra(s) con elcontenido del texto. Para ello tener en functionEj.: Memory
Keywords
clave en inglés cuenta tesauros o listas de términos de área del Ej.: Neurocognitive
asociadas conocimiento a la que pertenece el documento. rehabilitationEj.: Traumatic
Cada tema debe ingresarse por casilla. Para incluir brain
más temas (Añadir+)
Ej.: La rehabilitación
neurocognitiva es un proceso que
Resumen Ingrese el resumen que se encuentra en el
busca mejorar el déficit producido
textual del documento, de no estar incluido debe elaborarlo,
en las capacidades cognitivas
alcance y el mínimo 6 renglones que describan de manera
Resumen después…
contenido del concreta el contenido.
Trabajo de grado presentado bajo
recurso, en También mencione la modalidad del trabajo de
la modalidad de práctica
español grado.
empresarial

Resumen Ej.: Neurocognitive rehabilitation

textual del isa process that seeks for an
alcance y el Ingrese el resumen que se encuentra en el improvement in the deficit of
Abstrac
contenido del documento. neurocognitive abilities, after a
recurso, en traumatic brain injury has
inglés occurred….
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6 pasos para iniciar el autoarchivo del

trabajo de grado

Etiqueta Descripción Directriz de diligenciamiento Ejemplo

Ej. 1: 1. Trastornos psicológicos. -- 2.

Intervención y aspectos legales y éticos…

Ej. 2: Capítulo 2. Ciclo de vida. -- Capítulo 3.

Trastornos del desarrollo en el ciclo de vida...

Digite todas las unidades o capítulos Ej. 4: 1. Introducción. -- 2. Metodología

completos del recurso, con sus
Lista de
Tabla de subcapítulos y secciones, sin agregar Ej. 5:
unidades o
Contenido paginación. Tal cual como se presenta en el Introducción. -- Objetivo general. --
subunidades
documento, separado por guión guión (--) y Objetivos específicos. -- Capítulo 1. -- 1.
punto(.). Como se muestra en el ejemplo. Conceptos teórico geotecnia. -- 1.1.
Elementos teóricos para los análisis de
estabilidad. -- 1.2. Deslizamientos planos. -
1.2.1. Deslizamiento sobre una base
impermeable. -- 1.2.2. Deslizamientos
someros en ladera infinita…

Nombre del Ej.: Maestría en Educación

programa Ej.: Lic. Educación Básica con Énfasis en
Seleccione el nombre del programa
Programa académico Tecnología e Informática
académico.
asociado al Ej.: Psicología, Medicina.
recurso

Nombre de la
Seleccione el nombre de la ciudad o sede Ej.: Medellín
ciudad donde se
Sede donde se encuentra vinculado el autor o Ej.: Bucaramanga
publica el
autores del documento. Ej.: Bogotá
contenido.

Ingrese al enlace:
Nombre de la
http://www.ucc.edu.co/biblioteca/Paginas Ej.: Universidad Cooperativa de Colombia,
universidad,
Filiación /Biblioteca_Digital.aspx#filiacion Facultad de Ciencias Sociales, Programa de
sede y programa
Copie y pegue la filiación resultado del Psicología, Bogotá, Colombia, 00000
relacionado
enlace anterior

Seleccione el
tipo de recurso Seleccione de la lista: Ej.:
Tipo de
en el que se Trabajos de grado - Posgrados Trabajos de grado - Posgrados
recurso
publica el Trabajos de grado - Pregrado Trabajos de grado - Pregrado
contenido
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6 pasos para iniciar el autoarchivo del

trabajo de grado
Etiqueta Descripción Directriz de diligenciamiento Ejemplo

Seleccionar de la lista:
1- Acceso Abierto completo = openAccess:
Si usted permite que la publicación de su trabajo de
grado sea en acceso abierto y firmo la licencia de
Define si el
uso y agrego a la contraportada del trabajo de grado
acceso al
Derechos de una licencia Creative Commons.
contenido es Ej.: Acceso Abierto
acceso
completo o
2- Acceso Restringido = restrictedAccess:
restringido
Cuando usted no permite la publicación de su
trabajo de grado en acceso completo, por lo cual
debe hacer una carta dirigida a biblioteca
informando el caso y poner el motivo.
Ej. Atribución
Ej. Atribución – Sin Derivar
Ej. Atribución – No comercial – Sin
Licencia Licencias de Elija las licencias Creative Commons de acuerdo
Derivar
Creative acceso con la que ingreso al trabajo de grado en la
Ej. Atribución – No comercial
Commons abierto contraportada.
Ej. Atribución – No comercial –
Compartir igual
Ej. Atribución – Compartir igual
Cita Referencia Digite la referencia bibliográfica del trabajo de Ej. 1: Dos autores
bibliográfica bibliográfica grado, es decir, como se debe referenciar su trabajo Trujillo Rojas, M. C. y Mora
para el de grado según las normas APA (última edición) así: Becerra, J. L. (2018). El uso de las
recurso Tic en la escuela. [Tesis de
Para trabajo de grado: pregrado, Universidad
Apellidos de Autor, Iniciales nombres. (Año). Título Cooperativa de Colombia].
de la tesis (tesis de pregrado, especialización, Repositorio Institucional
maestría o doctoral). Nombre de la institución, Universidad Cooperativa de
Lugar. Colombia.

• Si son dos autores, se deben separar con una “y”, Ej. 2: Tres autores
por ejemplo: Trujillo Rojas, M. C. y Mora Becerra, J. Gutiérrez, M., Vanegas Rios, F. H.
L. (2018) y Rojas, C. (2013). La educación
• Si son tres autores se debe separar el primero con como medio de progreso. [Tesis
una coma “,”, y el segundo con una “y”, ejemplo: de pregrado, Universidad
Gutiérrez, M., Vanegas Rios, F. H. y Rojas, C. (2013)… Cooperativa de Colombia].
Repositorio Institucional
Universidad Cooperativa de
Colombia.
Referencias Referencias Ingresar todas las referencias bibliográficas del
Bibliográficas Bibliográficas recurso.
del Recurso Se recomienda pegar la lista de referencias
bibliográficas con el fin de ser usadas para enlazar su
ítem con sus citas y viceversa. Cada referencia debe
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6 pasos para iniciar el autoarchivo del

trabajo de grado

Paso 4: subir los ficheros o archivos nombrados de acuerdo con las indicaciones de esta
guía.

Etiqueta Directriz de diligenciamiento Ejemplo

Ficheros En lo posible entregar un solo archivo en PDF que tenga el Ej. para el artículo publicado en el año
subidos contenido completo de la obra, incluyendo los anexos 2016 con título:
textuales o de imágenes estáticas (dibujos, fotografías)
que se puedan integrar en el tamaño predeterminado de Internet y su potencial en el marketing
las páginas de la obra. estratégico de precios: Una
Denominación del archivo aproximación teórica y empírica*
* Usar siempre letras en minúscula.
* No dejar espacios en blanco en el nombre del archivo. El archivo debe ser nombrado:
* No usar tildes (é) ni virgulillas (ñ). Trabajo de grado completo:
* Reemplazar la letra ñ por la letra n. Ejemplo: ninez 2018_BelloMora_Eficacia_TIC_Academia
* No usar caracteres especiales como: ! @ # $ % ^ & * ( ) / 2018_BelloyRios_Eficacia_TIC_Academia
\ 2018_Gomez,SanchezyBello_Eficacia_TIC
| “ : ; , ? +, entre otros. _Academia

El nombre del archivo que se va adjuntar, debe contener Formatos y anexos:

lasiguiente estructura: 2018_BelloMora_Eficacia_TIC_Academia-
añopublicacion_ApelllidosAutores_palabratitulo_palabr Anexo
atitulo_palabratitulo. 2018_BelloyRios_Eficacia_TIC_Academia-
Anexo
Si tiene anexos o formatos propios de la institución como 2018_Gomez,SanchezyBello_Eficacia_TIC
el formato de uso de obra, estos deben ir nombrados de _Academia-Anexo
la siguiente forma:
añopublicacion_ApelllidosAutores_palabratitulo_palabr 2018_BelloMora_Eficacia_TIC_Academia-
atitulo_palabratitulo-PalabradelFormato, Ver ejemplos. LicenciaUso
2018_BelloyRios_Eficacia_TIC_Academia-
Recuerde que estos formatos deben ir en diligenciado en LicenciaUso
su totalidad, con el nombre, Nro. cédula y firma de cada 2018_Gomez,SanchezyBello_Eficacia_TIC
uno de los autores y en PDF _Academia-LicenciaUso
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6 pasos para iniciar el autoarchivo del

trabajo de grado

Paso 5: Verificar los metadatos y ficheros subidos

Se debe verificar si efectivamente se subieron los archivos, en caso de que le haga falta
un documento o desee borrarlo, desde este paso lo puede realizar.

También, debe seleccionar la opción de Bitstream primario para elegir el archivo del
trabajo de grado y añadir la descripción de los ficheros así:
• Para el trabajo de grado: escribe “Trabajo de grado completo”
• Para los formatos: “Licencia de uso de obra”

En el paso siguiente, se verifica que toda la información diligenciada esta correcta,

además de los archivos subidos.
Si desea corregir uno de los metadatos o algún archivo, lo puede hacer, de lo contrario,
puede continuar dando clic en siguiente.

Lea la licencia y acéptela para finalizar el autoarchivo.

Es importante anotar que, una vez finalizado el envío, no puede modificarlo, ya que pasa
al flujo de trabajo de editores de biblioteca a nivel nacional, donde verifican el
cumplimiento de los requisitos de autoarchivo y dan la aprobación para su publicación.

En caso de que el envío haya sido rechazado, el repositorio le enviara un correo

comentando los motivos del rechazo y usted deberá iniciar nuevamente el proceso de
verificación y organizar la información necesaria para que sea aceptado.
Así que por favor siga todos los pasos de esta guía para evitar el rechazo del archivo.
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6 pasos para iniciar el autoarchivo del

trabajo de grado

Paso 6: comprobante de autoarchivo

Terminado el proceso de autoarchivo debe ingresar nuevamente al menú “Mi Dspace” y

capturar un pantallazo de “Envíos en Proceso de Revisión”, para evidenciar que
efectivamente el autoarchivo fue enviado a proceso de revisión.

Este pantallazo debe enviarlo al correo biblioteca.bogota@ucc.edu.co con los siguientes datos:
• Nombre de los autores
• Programa académico
• Nombre del Asesor, director o Tutor
• Modalidad de Grado
• Tipo de Acceso

Si tiene alguna duda por favor acérquese o comuníquese con:

lidia.bello@ucc.edu.co, monicam.gomez@ucc.edu.co, angie.sanchezma@ucc.edu.co

3242667178

Biblioteca principal
Sótano del bloque 1 Biblioteca Campus
Sede principal Piso 2, Bloque 31
Teléfono: (601)7455655 Avenida 9 # 172-90
Ext: 1113, 1117, 1309, 1566 Teléfono: (601)7455655 Ext: 1412 o 1114