MODULO NOMBRE CONTENIDO

1.3. “Organización de archivos electrónicos •Diseña la estructura de los archivos y carpetas.

de los sistemas administrativos y
financieros en la empresa”
•Protege los archivos electrónicos.
•Organiza mensajes y agendas electrónicas.
•Redacta correspondencia, utilizando editores de texto.
•Realiza operaciones aritméticas por medio de hojas
electrónicas.
•Diseña presentación es para exponer temas específicos

MODULO 1.3

TEMA: ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS Y CARPETAS.

¿Cómo organizar tus archivos?

Organizar archivos en tu computador es como organizar cualquier otra cosa. Las estructuras de
las carpetas pueden ayudarte, ya que son la forma en que se organizan carpetas y archivos en un
computador. La estructura empieza con las carpetas principales como las Carpetas 1, 2 y 3 y las
Subcarpetas 1B y 1B-1 a continuación. Las carpetas y subcarpetas pueden mantener sus archivos
organizados de manera lógica.
La mejor estructura de carpetas es la que imita la forma en que trabajas. Navegar por las carpetas
y buscar archivos debe ser intuitivo. Si su método de organización es tedioso, será difícil para el
resto de tu equipo seguir la estructura. Para proyectos de la empresa, elige algo que funcione bien
para todos en el equipo.

4 estructuras de carpetas efectivas para organizar archivos

El primer paso para crear una estructura de carpetas efectiva es establecer cuáles serán las
carpetas principales. ¿Deseas simplemente crear una nueva carpeta para cada proyecto? O puede
organizarte por tiempo, con carpetas y subcarpetas para cada año y mes.
Una vez que haya resuelto cuáles serán las carpetas de nivel superior, es hora de organizar tus
subcarpetas.

Carpetas de archivos organizadas por proyecto

Los nombres de las carpetas actúan como etiquetas de palabras claves y agregan un nivel
adicional de organización. Si ordenas las carpetas por nombre, se ordenarán automáticamente por
fecha y luego por tipo de proyecto. Si buscas por nombre de productos o servicios, tus carpetas
deberían aparecer fácilmente.

Carpetas organizadas por fechas

Puedes tener 3 tipos de carpetas: carpetas en progreso, de trabajos y proyectos que aún estás
realizando, carpetas finalizadas y de archivo.
En progreso: Aquí debe guardar todos los archivos en los que está trabajando actualmente.
Finalizadas: Incluye todo lo listo y terminado.
Archivos: aquí puedes poner cualquier cosa que no se ajuste a la carpeta en progreso o
finalizada, como notas, tormentas de ideas, investigación y otra información variada.
Esta estructura de carpetas es particularmente útil si estás trabajando en un proyecto con varias
piezas o para equipos que trabajan en un proyecto donde muchas personas están realizando la
misma tarea.

Carpetas «Año» o «Cliente»

Crear carpetas para cada cliente podría ser una buena opción. Si tienes una cantidad alta de
recibos por gastos comerciales, ordenarlos en carpetas por año o mes podría ser una solución
simple y efectiva.

Etiquetado

En lugar de crear estructuras de carpetas, también puedes intentar etiquetar archivos. El beneficio
del etiquetado es la capacidad de agregar múltiples etiquetas a un archivo, por ejemplo, una
factura para el Cliente XYZ con una etiqueta de «factura» y una etiqueta de «Cliente XYZ»
puede ser encontrada rápidamente, de manera que puedes ver todas las facturas juntas o todos los
archivos relacionados con «Cliente XYZ» juntos, dependiendo de tu consulta. Al usar etiquetas,
no es necesario que cuentes con un esquema de organización jerárquico.

Sincronización de archivos

Si sincronizas tus archivos con OneDrive, Dropbox, Box o Google Drive, puede usar Zapier para
crear tus estructuras de carpetas. El primer paso, en este caso, es decidir cuándo necesitarás crear
nuevas carpetas. Si lo haces cada vez que comienzan nuevos proyectos, es recomendable
configurar un Zap para ver su aplicación de gestión de proyectos para un nuevo proyecto. Si
deseas crear nuevas carpetas cada mes o semana, usa la herramienta de programación de Zapier
para crear carpetas en una fecha determinada.

TEMA 2: PROTEGE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS. BUSCAR PDF

TEMA 3: ORGANIZA MENSAJES Y AGENDAS ELECTRÓNICAS. BUSCAR PDF GESTION DE CORREO

ELECTRONICO.

TEMA 4: CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DE LAS HOJAS ELECTRÓNICAS DE CÁLCULO

Antes de detallar algunas de las características y funciones de las hojas electrónicas de

cálculo, respecto de las versiones y cambios de interfaz y sus implicancias en relación con el
usuario y la capacitación requerida. Es decir, las herramientas están presentes en ambas
aplicaciones y es importante reconocer y valorar la interfaz para adecuar las características
de cada programa en provecho de las metas que tenemos como usuarios. A continuación
presentamos un listado general de funciones y/o características de este tipo de recurso,
pero no es una enumeración exhaustiva porque que está en constante evolución.

Las celdas están relacionadas, lo que permite realizar cálculos manuales o automáticos,
escribir textos, editar y copiar fórmulas.

En cada celda se pueden introducir tres clases de datos: o textos o entradas

alfanuméricas, o entradas numéricas y o fórmulas o expresiones.

Las celdas con entradas alfanuméricas o numéricas forman el conjunto de entradas

independientes, ya que su valor no depende de ninguna otra posición de la hoja.

Las celdas cuyo contenido son fórmulas o expresiones constituyen el conjunto de entradas
vinculadas a otras, es decir, su resultado depende del contenido de otras posiciones o de
algún otro parámetro.

El número de filas y columnas máximo (el tamaño de las hojas) que puede tener una hoja
de cálculo depende de la memoria RAM de la computadora.

Todas las hojas de cálculo realizan las cuatro operaciones aritméticas básicas: sumar,
restar, multiplicar y dividir. Además, cuentan con numerosas funciones predeterminadas
para cálculos más especializados y complejos, como:

• Funciones matemáticas: funciones trigonométricas, raíz cuadrada, logaritmos,

exponencial, etc. o Funciones financieras (amortizaciones, capitalización, etc.).

• Funciones especiales de análisis y clasificación, como la determinación del valor máximo o

mínimo de una parte de la hoja de trabajo, la ordenación, además de otras funciones de
tipo estadístico, como medias, varianzas o desviaciones.

• Funciones lógicas que permiten establecer comparaciones y condicionar el valor de una

celda al resultado de una operación lógica.

• Funciones recursivas, orientadas a los cálculos por iteraciones sucesivas.

Algunos programas, además, permiten incluir nuevas funciones predefinidas por el

usuario.

Casi todas las hojas de cálculo disponen de un propio lenguaje de órdenes y de

programación integrado.

Facilidad para dividir la pantalla en ventanas. En cada ventana se podrá visualizar el

contenido de una parte de la hoja, y así, en una misma pantalla, es posible ver áreas que
están situadas en lugares distantes.

Visualizar hojas distintas en la misma pantalla, cada una en una ventana.

 Anclar zonas de la hoja para que permanezcan fijas.

También hay hojas con facilidades gráficas. Es decir, pueden representar celdas con
valores numéricos en forma de gráficos de barras, líneas o sectores.

Algunos programas de hoja de cálculo también permiten especificar el tipo y tamaño de la

letra, y hasta el color del texto, determinar márgenes y tabuladores, revisar ortografía y
gramática, búsqueda de texto específico, corregir errores; utilizar líneas, bordes y sombras,
resaltar el texto con cursivas, negritas, subrayado, color y movimiento; numerar
automáticamente páginas, párrafos o componentes de un listado; imprimir páginas de
manera vertical u horizontal; agregar títulos y notas de pie de página; incorporar
fotografías, imágenes, símbolos, gráficas y video (en pantalla); incorporar hipervínculos que
pueden trasladar al usuario a otras partes del mismo documento, a otros documentos
almacenados en un disco local o una red o a documentos y páginas de internet.

Como hemos podido observar en la Unidad N° 2, las características disponibles en los

programas de hoja de cálculo se modifican a medida que se introducen mejoras o
actualizaciones. Recordemos que el cambio en la herramienta ocasiona una necesidad de
aprendizaje por parte de los usuarios y, por lo tanto, el desarrollo de cierta capacidad de
adaptación y adecuación a las configuraciones de las versiones libre y propietaria ofrecidas.

Comparación gráfica de la interfaz de Excel 2003 de

Microsoft y Calc de Open Office
Al comparar las aplicaciones Excel 2003 de Microsoft y Calc de Open Office, advertimos que
son muy similares, por lo que se torna más ágil migrar desde los entornos de software
privativo hacia entornos con software libre y viceversa, haciendo más suave la curva de
aprendizaje. Es decir, que el cambio no genera mayores inconvenientes para los usuarios en
su aplicación.

A continuación le sugerimos que observe las siguientes imágenes y trate de reconocer la

presencia de herramientas que son comunes. Puede advertir que los íconos son bastante
similares, permitiendo que el usuario maneje ambas aplicaciones sin encontrar diferencias
significativas.
Por otro lado, recuerde que Microsoft creó versiones diferentes en sus productos con la
intención de renovarlos y mantener su posición en el mercado. En la siguiente imagen,
podemos apreciar las características de las modernas interfaces correspondientes a Excel en
sus versiones de 2007 y 2010. Respecto de estas interfaces, caben aquí las mismas
consideraciones que hicimos oportunamente cuando hablábamos de procesadores de texto.