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Elaboración - Cotizaciones

Cartilla
I
Tabla de Contenido

1. Presentación
2. ¿Qué es una Cotización?
3. ¿Cuál es la Ruta para Elaborar una Cotización?
4. ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una
Cotización?
Presentación

A continuación se presenta una guía que explica el proceso para la elaboración de los
Documentos Extracontable (Tipo V) – Cotizaciones.
 ELABORACION - COTIZACIONES

¿Qué es una Cotización?

Un Cotización es un documento extracontable y tienen efecto solo a nivel

administrativo a nivel de informes para controlar lo cotizado versus lo facturado por
cada producto que maneja la empresa o cada cliente con quien tiene relaciones
comerciales.

¿Cuál es la Ruta para Elaborar una Cotización?

La ruta para elaborar Cotizaciones es: Ventas – Procesos – Elaboración de Cotizaciones

– Elaboración de cotizaciones.

Importante:
Una Cotización solo se puede elaborar cuando se tiene el Modulo de
Ventas; NO es posible elaborar este Tipo de Documento por el Modulo
de Documentos ni por Entrada de Comprobantes.

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de

Elaborar una Cotización?

Al momento de elaborar Cotizaciones el sistema habilita la siguiente pantalla:

Importante:
En esta ventana se debe escoger el tipo de Cotización que se va a
elaborar, las cuales deben estar previamente parametrizadas por el
modulo de contabilidad.
A continuación solicita los siguientes datos:

 Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del

documento.

Importante:
El sistema toma la fecha con la que se ingresa al Sistema, pero de igual
forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema
permite cambiar solo el día de elaboración del documento.

 Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar,

con la tecla de Función F2 o binoculares permite consultarlos.

Importante:
Dependiendo del Tipo de SIGO y si el centro de costo está manejando
subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla.

 Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la

búsqueda con el icono de los binoculares o con las teclas de función F2
(búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica)

Importante:
El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la
cotización, solamente digitando el numero de identificación y
colocándole los datos principales.

 Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este

amarrado al Nit antes digitado.
 Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable en la cual se entregara el
producto al cliente, o la indicada por el cliente según su necesidad.
 Vendedor: Se debe digitar el código del vendedor previamente creado o se
puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con la tecla de
función F2 (búsqueda alfabética).
 Fr. De Pago: En este campo se debe digitar el tipo de negociación que se pacta
con el cliente.

Ej. Contado, Crédito 30 días.

 Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo

pendiente en cartera
 Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera
 Mora: Solo muestra valor si la factura o facturas en cartera están vencidas.

Importante:
En los campos Disponible, Saldo y Mora, el sistema trae la información
de manera automática y dependiendo de la parametrizacion realizada
en el catalogo de terceros

 Datos Adicionales del Cliente: El sistema presenta automáticamente estos

datos, los cuales son definidos en la creación del tercero.
CAMPOS TRANSACIONALES:

 Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem

o producto registrado
 Producto: Se debe digitar el producto que se desea cotizar, para esto el
sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de
función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), F4 (Referencia de
fábrica).

Importante:
Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema
permite cambiar la búsqueda por Producto o Referencia.
 Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto y
permite realizar modificaciones
 Referencia: El sistema trae automáticamente la referencia del producto y este
no es un campo editable

 Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a cotizar.

 Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto. si se tiene
parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae en forma
automática.
 Valor Total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del
producto.
 Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, solo si se

parametrizo el campo en la definición del documento.

 Importante:
En caso que se maneje Porcentaje de Descuento por producto el
sistema descuenta de manera automática en el Valor Total el valor del
porcentaje de descuento.

DESCUENTOS:

Importante:
La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de
retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición
del documento está marcada como retención el sistema trae en forma
automática el porcentaje de retencion.
  Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres
primeras filas.
 Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza
el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma
se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema.

Importante:
Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del
documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de
Descuentos.

CARGOS:

Importante:
La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el
producto es gravado y en su creación se asigno porcentaje de IVA, el
sistema trae en forma automática el porcentaje.

 Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas
filas.
 Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el
cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se
puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema.
 Importante:
Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del
documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos.

CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS QUE SE VAN A

COTIZAR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO
DE BANDERA . El programa presentara la siguiente ventana:

El sistema mostrara los valores totales de los descuentos y cargos calculados, los
cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter.
Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el número de la cotización si en la parametrización

del documento se definió el campo , en caso contrario el programa

habilita el campo para digitar el numero de consecutivo del documento.
VALIDEZ DE LA OFERTA:

Los datos que solicita el sistema al momento de enviar la impresión son de carácter
informativo y se visualizan en la impresión del documento

En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita campos para

ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la
impresión del documento.
 Importante:
El documento puede ser enviado a vista preliminar, impresora o Excel

Para volver a imprimir una Cotización se debe realizar por la opción de Impresión de
Documentos previos en la Ruta: Documentos – Documentos - Impresión
Documentos Previos, donde es necesario repasar nuevamente los datos de VALIDEZ
DE LA OFERTA.