Procedimientos ESC Versión Final I AIDE FINAL Actualizada Julio 27

INTERCONTINENTAL ICK MEX SA DE CV
RFC: IIM210602BW3
PROCEDIMIENTO DE PUESTO Y
FUNCIONES: Estrategia y Soporte Comercial
2022
Departamento de Pricing
Realizado por:
Aide Jiménez González
Encargada Estrategia y Soporte Comercial
Revisado por:
Hazel Guillen
Gerente General
Julio 2022
1
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
Objetivo General del puesto:.......................................................................................................4
Objetivos Específicos del puesto:.................................................................................................4
1. Elaboración de cotizaciones.................................................................................................5
1.1 Boleta para solicitud de cotización:....................................................................................6
1.2 Paso a paso para completar boleta de cotización:.............................................................6
1.3 Procedimiento para realizar una cotización:....................................................................10
Cotizaciones FCL:................................................................................................................10
Cotizaciones LCL:................................................................................................................12
Cotizaciones aéreas............................................................................................................13
Cotizaciones Terrestres:.....................................................................................................14
1.4 Presupuesto de un servicio general:.................................................................................15
Recta del tiempo................................................................................................................15
1.5 Costos que se deben contemplar:....................................................................................16
1.6 Procedimiento para cotizar un seguro:............................................................................17
1.7 Cálculo de Profit para un servicio brindado a un cliente:.................................................18
1.8 Plazos para presentación de tarifas:.................................................................................19
2. Elaboración de cotizaciones a través del sistema Zoho Books...........................................19
2.1. Pasos a seguir para ingresar las ofertas en el sistema:...............................................19
3. Actualización del Excel para el seguimiento en 24 horas de tarifas enviadas.....................27
3.1 Paso a paso para actualizar el Ecxel de seguimiento de cotizaciones...............................27
4. Etapa de renegociación de una tarifa.................................................................................30
5. Procedimiento para completar Routing Order...................................................................30
5.1 Check List para Routing Orders en cargas FCL:.................................................................31
5.2 Instrucciones para completar la boleta de “routing order” paso a paso:.........................34
6. Presentación de Rendición de Cuentas a Gerencia............................................................38
7. Aliados logísticos de Intercontinental Kargo (agentes de carga)........................................38
8. Creación de clientes nuevos en Zoho Books.......................................................................39
9. Tarifas Promocionales........................................................................................................42
10. Anexos..................................................................................................................................43
10.1 Anexo #1. Diferentes Modalidades para el trasporte de mercancías...........................43
10.2 Anexo #2. Tamaño y tipo de contenedores..................................................................44
10.3 Anexo #3. INCOTERMS 2020..........................................................................................54
2
10.4 Anexo #4. Contacto de proveedores.............................................................................57
10.5 Anexo #5. Fórmulas para las cotizar..............................................................................59
10.6 Anexo #6. Información sobre seguros...........................................................................60
11. Glosario................................................................................................................................63
12. Aporte al Procedimiento Actual...................................................................................644
3
Objetivo General del puesto:
Presentar ofertas comerciales completas, de acuerdo con el target,

requerimientos solicitados por el cliente, y en los plazos establecidos por
la organización.
Objetivos Específicos del puesto:
1. Realizar negociación de rutas y tarifas afines para la empresa.

2. Elaborar ofertas comerciales competitivas, buscando condiciones
idóneas para lograr el cierre.
3. Analizar las oportunidades de mejora.
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1. Elaboración de cotizaciones.
Para iniciar la elaboración de una cotización primero se requiere contar con una
serie de datos, los cuales se deben suministrar por medio de una boleta de
cotización que se explica de la siguiente manera:
1.1 Boleta para solicitud de cotización: La persona encargada de suministrar
la boleta de cotización será únicamente el ejecutivo de ventas. Este deberá
completar la boleta de cotización de forma ordenada, completa, clara y
entregarla al encargado de Estrategia y Soporte Comercial, para que pueda
iniciar el proceso de solicitud de costos.
Es muy importante que una vez el vendedor cuente con la información
completa del negocio lo transmita de forma inmediata al encargado de
ESC, para que inicie así el proceso de solicitud de costos a los proveedores
y presentar la oferta al cliente en la menor cantidad de tiempo posible.
*En algunas ocasiones al vendedor se le dificultará llenar esta boleta de
forma inmediata, una de esas razones podría ser que se encuentre fuera
de las instalaciones de la empresa haciendo visitas a otros clientes o por
diversas razones. En este caso, como una excepción a la regla, el
encargado de ESC también podrá completar el formulario para dar inicio a
la negociación y así cumplir con los tiempos establecidos del departamento.
Siempre recordando que es de suma importancia presentar la oferta al
cliente en un buen tiempo.
*Importante mencionar que gerencia también cuenta con una cartera de
clientes. En este caso específico, ESC brindará el apoyo completo en el
llenado de la boleta cuando alguno de estos clientes solicite una tarifa.
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El siguiente que se muestra a continuación es el formulario que debe llenarse y
se hace según la información que el mismo documento solicita:
Imagen #1. Fuente: propia
1.2 Paso a paso para completar boleta de cotización:
1. Fecha de recepción: Se coloca la fecha en la cual en el departamento

de ESC recibe la boleta de solitud de cotización y también coloca la
hora.
6
2. Fecha de respuesta: Se coloca la fecha y la hora en la cual el
departamento de ESC envía al vendedor la cotización solicitada. Esta
casilla es para medir los tiempos de respuesta, es decir, cuanto tardó
ESC en enviar la oferta solicitada a partir de que se le entregó la boleta
de cotización. Lo ideal es nunca sobrepasar las 24 horas para presentar
una oferta al cliente en solicitudes de carga normal ya que existen sus
excepciones como proyectos de carga especial que en 24 horas no
pueden ser logradas.
A demás, esta casilla también funciona para dar seguimiento a las
ofertas presentadas.
3. Ejecutivo de ventas a cargo: Se llena la casilla indicando cuál es el
ejecutivo de ventas a cargo del cliente.
4. Seguidamente, debe clasificarse la cotización en importación o
exportación, según sea el caso.
5. Cliente: Se indica el nombre de la empresa a la cual se debe dirigir la
tarifa solicitada. A demás, se coloca el nombre del contacto y el correo
electrónico para poder enviar la tarifa una vez se encuentre lista.
6. Modalidad: Se clasifica según la modalidad que se vaya a utilizar para
esa carga en específico. Existen 5 diferentes modalidades para la
movilización de una carga: FCL, LCL, FTL, LTL y aéreo.
Existe también la opción “Otros” que aplica en caso de que el servicio
que se va a brindar sea solamente un trámite de aduanas, un seguro de
mercancías, una entrega, entre otros.
(En caso de requerir, ver anexo #1 para conocer más acerca de las
modalidades para el transporte de cargas).
7. En caso de que la mercancía vaya a ser movilizada en un contenedor
completo, se selecciona el tamaño de contenedor solicitado por el
cliente, ya sea 40 STD/HQ o 20 STD en caso de que el servicio sea
marítimo.
En caso de que sea una movilización en modalidad terrestre existen 2
tipos de contenedor: 48` y 53` pies.
(En caso de requerir, ver anexo #2 para conocer el tamaño y capacidad
de cada contenedor).
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8. Cantidad de contenedores: colorar la cantidad de contendedores a
cotizar.
9. En caso de que sea una importación marítima en contenedor
completo, se debe definir si la carga viaja con sobre peso, para que
estos costos se incluyan en la tarifa.
10. Seguidamente, para la realización de la cotización es de suma
importancia saber si la carga es general, peligrosa, sin son alimentos o
si es carga especial. En caso de que la carga sea peligrosa se requiere
de forma indispensable completar la casilla indicando el UN y clase de
IMO y siempre se debe adjuntar de forma digital el MSDS del producto,
para verificar las especificaciones de trasporte y riesgo que se tiene con
el manejo de esta mercancía.
11. Descripción de la carga: Se describe el tipo de producto que se va a
importar o exportar. Si no se cuenta con el dato fijo de momento, colocar
solo Carga General.
12. Incoterm: La información de esta casilla es indispensable ya que marca
las pautas a seguir para la elaboración de una tarifa completa y debe ser
coherente con el resto de información brindada.
En la versión 2020 existen 11 diferentes Incoterms: EXW, FCA, FAS,
FOB, CFR, CIF, CIP-CPT, DAP, DPU, DDP. Se define según la forma de
compra del cliente. (En caso de requerir conocer más acerca de los
incoterms, ver anexo #3)
13. El vendedor debe indicar si el cliente requiere recolecta de la mercancía,
de ser así, debe indicarse una dirección lo más exacta posible para que
sea cotizado el servicio de recolección procurando siempre incluir el
código postal.
14. Así mismo se debe indicar si el cliente requiere o no entrega y en caso
de requerirla se indica el lugar específico donde debe finalizar el
servicio.
15. Puerto/aeropuerto/terminal de origen: En su abreviatura POL, lo que
quiere decir “Place of loading” (lugar de carga). Se indica cual es la
terminal aérea o marítima donde se embarcará la mercancía.
8
16. Puerto/aeropuerto/terminal de destino: En su abreviatura POD, lo que
quiere decir “Place of discharge” (lugar de descarga). Se indica cual es
la terminal aérea o marítima donde se descargará la mercancía.
17. El vendedor indicará si el cliente requiere o no el trámite de aduanas
tanto en origen como en destino. (En caso de que el cliente no lo
especifique, este costo se puede incluir de forma opcional en la tarifa en
la sección de notas).
18. De manera informativa se indica en las siguientes casillas si la carga
está lista o la tarifa es a modo comparativo/presupuesto para el cliente.
Esto quiere decir que cuando la carga está lista hay que darle prioridad
por encima de las que solo son comparativo, además esta información
se utiliza para realizar estadísticas de medición para ver cuales fueron
logradas y en cuales buscar prontamente una mejora que nos lleve a
cerrar la venta.
19. En algunos casos y según el Incoterm, el cliente puede solicitar que la
carga sea asegurada, de ser así se debe especificar el valor de la
mercancía para poder cotizar el seguro según un porcentaje y revisar si
se asegurará solo valor factura o se adiciona el valor de flete, ya que en
algunos casos es valor factura más flete lo que queda protegido.
20. En caso de que la mercancía sea modalidad LCL, LTL o aéreo es
indispensable indicar las dimensiones de la carga y el peso a cotizar.
21. En las casillas de observaciones se puede indicar la naviera con la que
se desea cotizar en caso de que se cuente con ese dato y también las
navieras con las que se está cotizando.
22. Si es posible y si el cliente lo brinda, se puede indicar el target rate, este
término quiere decir que esa es la tarifa que tiene el cliente o lo que
paga en la actualidad. Este monto facilita el cierre ya que se sabe con
exactitud la tarifa que se busca y se parte de eso para poder igualar sus
condiciones o mejorarlas.
23. Por último, una vez la tarifa está ingresada en el sistema Zoho Books,
este genera automáticamente un número de cotización o consecutivo el
cual se debe indicar en el recuadro ubicado a la derecha de la boleta de
cotización. Se hace de forma manual.
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Ejemplo:
EST-000325
Imagen #2. Fuente: Zoho Books.
Nota: En caso de que el ejecutivo de ventas entrega la boleta de

solicitud de cotización incompleta o con información distorsionada y
poco entendible, se le aplicará un PNC (producto no conforme).
1.3 Procedimiento para realizar una cotización:
Una vez se tiene toda la información necesaria para poder cotizar (boleta de
cotización completa) se debe preparar el presupuesto para cada cliente en
específico.
Cotizaciones FCL: Cuando se trata de una cotización en contenedores

completos los costos se deben pedir a todas las distintas navieras que ofrezcan
el servicio y de este modo poder elegir la mejor opción. (Contacto de navieras
en anexo #4).
Este proceso aplica para carga de exportación, también se pueden utilizar para
algunas rutas donde el término es FOB y las navieras dan la oportunidad de
cotizar desde destino, de otra forma para carga de importación donde se
requiera un mayor detalle de costos de origen se debe pedir la tarifa al
respectivo agente de cada origen y que este nos brinde todos los cargos que
sean necesarios procurando contar con 2 o 3 opciones por vez.
Para la solicitud de cada cotización es necesario poner en práctica la

estrategia, es decir, hay navieras que son más fuertes que otras para cada
ruta, se deben identificar con claridad antes de solicitar o iniciar cada cotización
en específico para así aumentar la probabilidad de aceptación de estas ofertas,
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sino se tiene el conocimiento necesario para poder identificar en cuales rutas
son fuertes cada naviera, tanto gerencia como el departamento de operaciones
pueden apoyar como guías aportando su experiencia según los clientes
actuales.
Cada nueva oferta se debe empezar con mucha astucia para buscar cerrarla,
eso equivale a presentar el escenario de cada negocio lo más completo que se
pueda para buscar la aceptación de la línea.
Para solicitar los costos a las navieras se debe brindar toda la información
necesaria sobre el negocio. Como guía se puede utilizar el siguiente formato
con la información correspondiente a cada negocio en específico:
(Este formato puede variar según lo requerido para cada cliente)
Ejemplo:
Imagen #3. Fuente: propia.
Si el cliente solicita que solo se brinde una parte del servicio se puede eliminar
información, como, por ejemplo, el lugar de recolecta o bien el lugar de entrega.
Siempre que se cotice directamente con una naviera se debe tener claro que
no se obtendrá ningún costo de trámite de aduanas en origen ni en destino,
seguro de carga o bien cargos en destino especiales en caso de aplicar.
Una vez se cuenta con los costos enviados por cada proveedor de servicios se
procede a realizar una revisión muy detenida y minuciosa de dichos costos
para verificar y asegurarse de que los costos están completos y se tiene toda la
información necesaria.
Seguidamente, se debe añadir un profit para Intercontinental ICK MEX, (es
muy importante tener cuidado con este detalle ya que se trata de la ganancia
de la empresa, para esto existe un parámetro que nos ayuda a medir y saber
cuál es el profit ideal o que ICK MEX espera de cada embarque específico).
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Por último, el presupuesto debe ser ingresado al sistema ZOHO BOOKS para
poder ser enviado al cliente directamente o ya sea al ejecutivo de ventas,
según sea el caso.
Cotizaciones LCL: En el caso de carga marítima consolidada las tarifas no se
cotizan directamente con las navieras, sino con sus homólogos, que en este
caso son las consolidadoras de carga. (Contacto de proveedores para carga
LCL en Anexo #4).
Para la elaboración de estas tarifas la principal fuente de información son los

tarifarios que brindan estos mismos proveedores de forma quincenal y por
medio de un correo. Se cotiza basado en estos tarifarios los cuales tienen un
costo definido por ruta, generalmente este costo es por metro cúbico (CBM /
m3).
En caso de que el tarifario no cumpla con lo que se necesita para cotizar o la

carga tenga un manejo en especial, como por ejemplo que se requiera
recolecta, que la carga sea peligrosa o que sea sobre dimensionada se
procede a solicitar la tarifa puntualmente a todas las consolidadoras de carga
por medio de un correo que incluya la siguiente información:
Ejemplo:
Una vez se cuenta con los costos enviados por cada proveedor de servicios se
procede a realizar una revisión muy detenida y minuciosa de dichos costos
para verificar y asegurarse de que los costos están completos y se tiene toda la
información necesaria.
Seguidamente, se debe añadir un profit para Intercontinental ICK MEX, (es
muy importante tener cuidado con este detalle ya que se trata de la ganancia
de la empresa, para esto existe un parámetro que nos ayuda a medir y saber
cuál es el profit ideal o que ICK MEX espera de cada embarque específico).
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según sea el caso.
Cotizaciones aéreas: En el caso de cargas aéreas las tarifas se solicitan a

representantes IATA. (Contacto de proveedores para carga aérea en Anexo
#4).
Se cotiza basado en la tarifa brindada por la aerolínea, estos costos ya se

encuentran definidos por ruta y la tarifa siempre será cobrada por lo que resulte
mayor peso bruto o peso volumen. Por lo que la tarifa siempre será cobrada
por Kilogramo.
En caso de requerir solicitar la tarifa a las aerolíneas es necesario indicar

siempre la siguiente información:
Ejemplo:
Nota: Es importante tener claro que con las aerolíneas no se debe cotizar
recoleta, trámite de aduanas ni seguro de cargas, únicamente debemos cotizar
el flete internacional aéreo.
Para poder hacer un cálculo de tarifa aérea se debe verificar siempre los kilos
reales y los kilos volumen de la mercancía, una vez que se tienen claros estos
dos datos se debe escoger el que sea mayor, y se costeará siempre
multiplicando estos kilos por la tarifa de kg que nos haya brindado la aerolínea.
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Si el cliente ha solicitado algún servicio adicional como agencia aduanal,
recolecta y/o entrega, seguro de carga o cualquier otro, se debe cotizar
totalmente por aparte con cada proveedor específico de este servicio para
poder completar la oferta.
Seguidamente, se debe añadir un profit para Intercontinental ICK MEX, (es muy
importante tener cuidado con este detalle ya que se trata de la ganancia de la
empresa, para esto existe un parámetro que nos ayuda a medir y saber cuál es
el profit ideal o que ICK MEX espera de cada embarque específico).
según sea el caso.
Cotizaciones Terrestres: En el caso de cargas terrestres de exportación

internacionales hablando de Centroamérica las tarifas se solicitan directamente
a las empresas dedicadas a realizar este movimiento con los cruces y con los
choferes centroamericanos, la porción centroamericana, (Contacto de
proveedores para carga terrestre internacional Centroamérica en Anexo #4) por
medio de un correo, llamada o, el medio más utilizado, un mensaje por medio
de WhatsApp donde se indique la siguiente información:
Ejemplo FTL:
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Ejemplo LTL:
Una vez se cuenta con los costos enviados por los trasportistas se debe hacer
un costeo de todo lo que el cliente indica que necesita para el envío de su
mercancía (los costos que se deben considerar van de acuerdo al INCOTERM
que se utiliza). No olvidar que cuando se trate de un movimiento Terrestre a
Estados Unidos y /o Canadá , también aplica el llenado del recuadro y el
acercamiento con las empresas y /o agencias que son fuertes en estos
movimientos para la obtención de las tarifas.
1.4 Presupuesto de un servicio general:
Para poder elaborar una cotización de forma completa se sigue una línea del
tiempo que tiene 5 pasos fundamentales y que indica todo lo que se debe
contemplar en una operación logística y que por tanto se debe presupuestar:
Recta del tiempo:
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1.5 Costos que se deben contemplar:
1. Inicialmente se debe contemplar el costo de recolecta según la

dirección indicada por el cliente. Este costo puede variar según la
distancia recorrida por el trasportista y pudiera tener costos incluso de
re-expedición.
2. Para toda exportación se debe cotizar el costo por el trámite aduanal
en origen. Este costo se cotiza con las agencias aduanales, o con el
respectivo agente de carga en origen, encargado de la coordinación
de la carga. ( normalmente se cotiza una tarifa flat)
3. En toda operación logística se deben pagar “cargos en origen", ya sea
a la naviera, a la aerolínea o al trasportista terrestre. Es indispensable
consultar estos costos al trasportista encargado de la movilización de
la mercancía y flete internacional.
4. Seguidamente se debe cotizar el “flete internacional” el cual en
muchas ocasiones incluye combustibles y otros cargos del trasportista.
Este es el rubro más importante de toda la cotización ya que involucra
el flete principal.
5. Cuando la carga llega a destino se deben pagar “cargos en destino”.
Este cobro lo realiza el respectivo trasportista encargado de realizar el
flete internacional de la mercancía.
6. Para que la mercancía pueda ser entregada en el destino final se debe
nacionalizar, es decir, se debe contemplar el costo por trámite de
aduanas en el país de destino. Así mismo deben ser pagados los
impuestos que le correspondan (estos impuestos no deben ser
contemplados en la tarifa a menos que el cliente lo solicite).
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7. Una vez que ya se han contemplado todos los cargos en destino y el
costo por trámite aduanal, se procede a cotizar la entrega en el lugar
solicitado por el cliente.
1.6 Procedimiento para cotizar un seguro:
(Información sobre seguros en Anexo #6)
En caso de que el cliente solicite que sea cotizado el seguro de mercancía se

debe contar con la siguiente información a la hora de presupuestar:
a) Valor de la mercancía.
b) Valor del flete internacional.
c) Tarifa de costo del seguro.
d) Tarifa de venta del seguro.
¿Cómo cotizar un seguro de mercancías?

Ejemplo:
Se tienen los siguientes datos
1. Se suma el valor de la mercancía y el valor del flete internacional:
17
$100, 000 + $2,500 = $102,500 valor total de la mercancía.
2. Para obtener la tarifa de costo se toma el valor total de la mercancía

($102,500) y se multiplica por la tarifa de costo (0,27%).
$102,500 x 0,27% = $276.75 costo del seguro.
3. Para calcular la tarifa de venta para el cliente se toma el valor total de la

mercadería ($102,500) y se multiplica por la tarifa de venta (0,65%).
$102,500 x 0,65% = $666.25 venta del seguro
4. Finalmente se calcula el profit que dejará esa venta de seguro.

Únicamente se debe tomar la tarifa de venta ($666.25) y se resta el costo
del seguro ($276.75) para obtener el resultado de profit.
$666.25 - $276.75 = $389.50 profit
Nota: El monto que se le dará al cliente es la “tarifa de venta”, es decir, el

monto mayor, nunca se debe dar el costo ni el profit pues este un dato interno
de la compañía que no corresponde al cliente saber.
Nota: Todos los costos que se deban contemplar en una tarifa van de acuerdo
con el INCOTERM y la modalidad que se utilice, dependiendo de esto pueden
variar.
1.7 Cálculo de Profit para un servicio brindado a un cliente:
8. Por último, para finalizar la cotización se debe calcular un profit, es

decir, la ganancia que obtendrá la empresa por realizar ese servicio.
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Para cargas consolidadas y aéreas se aplica un 25% mínimo sobre el
costo, es decir:
Costo del servicio + 25% de profit = Venta Final para el cliente
En el caso de cargas en contenedores completos revisar el costo total

y analizar si podemos aplicar el mínimo de 25% o hasta un 20% de
profit. Si el profit fuera menor a ese porcentaje ya establecido, se debe
solicitar visto bueno de gerencia para poder proceder.
No existe un monto máximo para el profit, entre más se pueda ganar
en un negocio más se beneficia la compañía.
Nota: En toda cotización donde se involucre a un agente y el mismo
nos brinde su servicio, se debe contemplar un profit para este agente.
El margen va desde los $50 hasta los $150. Este monto es negociable.
Ya que no es lo mismo un agente en Europa que en Latinoamérica.
9. Una vez se cuente con la oferta completa (costo y venta) se debe
generar la cotización formal en el sistema Zoho Books.
1.8 Plazos para presentación de tarifas:

Los plazos establecidos para presentar una oferta son los siguientes:
 Para carga general máximo 24 horas, prioridad el mismo día si se recibe

por la mañana.
 Para cargas de Asia y Europa máximo 48 horas.
 Si se trata de carga sobredimensionada, peligrosa o especial, el plazo
no debe sobrepasar 5 días.
En caso de sobre pasar este tiempo se le aplicará un PNC al encargado de

ESC.
2. Elaboración de cotizaciones a través del sistema Zoho

Books.
Una vez se cuenta con los costos completos, se procede a elaborar o ingresar
en el sistema Zoho Book la oferta para enviarla formalmente al cliente.
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2.1. Pasos a seguir para ingresar las ofertas en el sistema:
1. Ingrese al sistema ZOHO BOOKS con el siguiente link:

Zoho Books
2. Clic en la pestaña VENTAS.
3. Clic en la pestaña PRESUPUESTOS.
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Imagen #11. Fuente: Zoho Books
4. Clic en la pestaña NUEVO.
5. Seguidamente se completa todo el encabezado de la tarifa con la

información respectiva al negocio.
Nota: Es obligación del ejecutivo de ventas crear el perfil de cada uno de

sus clientes. En caso de que se vaya a ingresar una cotización nueva y el
cliente no esté creado en el sistema se le estará aplicando un PNC
(Producto no conforme) al respectivo ejecutivo de ventas.
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6. Clic en DETALLES DE ARTÍCULO.
7. Se selecciona el servicio que se requiere brindar al cliente y se completa

ingresando el costo del servicio, el proveedor, el profit y la venta final del
mismo.
22
Por ejemplo:
8. Para ver todos los elementos que se pueden utilizar clic en artículos:
Nota: Es indispensable indicar cuales rubros de la cotización deben pagar IVA

(16%) y cuáles no. Se debe hacer de la siguiente manera:
 Monto gravado: Indica una (G) cuando el costo cotizado al cliente es

gravado, es decir, debe pagar IVA.
 Monto exento: Indica una (E) cuando el costo cotizado al cliente es
exento, es decir, no debe pagar IVA.
23
Los rubros que deberán pagar IVA son todos aquellos servicios que se brinden
a nivel nacional y que sean de importación.
Por ejemplo:
 Cargos en destino de México (importaciones).

 Revalidación y sus gastos con naviera.
 THC.
 Documentaciones.
 Impresión de BL.
 Entrega local dentro de territorio mexicano.
 Trámite aduanal en México.
En el caso de las exportaciones lleva IVA (16%) lo siguiente:
 Trámite aduanal en México.

 Recolecta y entrega en puerto si es fuera de bl.
Siempre que se trate de Flete internacional de Exportación marítima , éste ,

está totalmente exento de pagar este tributo (IVA).
9. Una vez la oferta se encuentra completa con el costo y venta, se debe

verificar que la tarifa tenga términos y condiciones de acuerdo a cada
negocio, estas son algunas notas o indicaciones importantes para el cliente.
Dichas notas se ingresan en el siguiente cuadro y van de acuerdo a cada
negociación en específico:
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10. Envío de la cotización: Hay dos formas diferentes para el envío de una
tarifa al cliente.
La opción número uno es:
 Clic en “guardar y enviar”
Automáticamente el sistema se re direcciona a la siguiente página donde se

puede colocar a las personas que se desee en copia y finalmente clic
nuevamente en “enviar”.
De esta forma va a llegar un correo directamente desde el sistema al cliente

que se le esté enviando la tarifa en ese momento.
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La opción número dos es:
 Clic en “guardar como borrador”
 Clic en la pestaña “Más” señalada en amarillo.
 Clic en “marcar como enviado”
 Clic en la pestaña señalada en amarillo para convertir la cotización

en un PDF.
26
 Cuando ya se cuenta con la tarifa convertida en PDF se extrae de

la computadora para enviársela directamente al cliente en un
correo escrito personalmente, o en otro caso para enviársela al
ejecutivo de ventas a cargo para que se la envíe al cliente que
solicita la tarifa.
11. Una vez que se ha enviado la cotización al cliente o al ejecutivo de ventas

asignado, se debe registrar el envío de la tarifa en el cuadro de Excel que
se comparte en Dropbox, ( Reporte de Cotizaciones) esto con el fin de que
a cada tarifa enviada se le dé un seguimiento en 24 horas.
3. Actualización del Excel para el seguimiento en 24 horas

de tarifas enviadas.
Dentro de las funciones del puesto de Estrategia y Soporte Comercial se

encuentra la actualización del Excel de seguimiento en 24 horas de todas las
cotizaciones que se envían durante la semana, este archivo es el mismo que
se comparte en las reuniones de ventas semanales y para alimentarlo el
ejecutivo de ESC debe asegurar que todos los clientes recibieron las
cotizaciones, el seguimiento lo realiza ya sea ventas o bien por cuenta propia,
esto será a conveniencia, sin embargo, la responsabilidad de dicho informe de
seguimiento es de ESC.
3.1 Paso a paso para actualizar el Excel de seguimiento de cotizaciones.

Para actualizar el archivo se siguen los siguientes pasos:
1. Clic en “archivos” de la computadora y luego clic en “Dropbox”
27
Imagen #23. Fuente:
Archivos de escritorio.
2. Clic en “PRICING”
Imagen #24. Fuente: Archivos de escritorio.
3. Dentro de la carpeta “PRICING” se encuentra un archivo de Excel que
se llama “Reporte de Cotizaciones” se debe acceder a este archivo para
proceder a actualizarlo.
Imagen #25. Fuente: Archivos de escritorio.
28
4. Abrir el archivo de Excel:
Imagen #26. Fuente: Propia
5. Una vez que el Excel se encuentre ya abierto se coloca el número de

consecutivo en su respectivo orden, y en la casilla correspondiente a
“número de cotización”.
6. Se hizo una casilla para mejor identificación del porcentaje en profit de
cada cotización, y se debe colocar en la casilla correspondiente.
7. Seguidamente se coloca el nombre del ejecutivo a quien se le asigna
esa cotización.
8. Seguidamente se procede a indicar que cliente es al que se le va a
presentar la cotización.
9. En la casilla de Embarque, se procede con la descripción rápida de que
fue lo solicitado, si un FCL de donde a donde o LCL , LTL o depende la
modalidad.
10. En la casilla plazo de respuesta, se coloca las horas, que uno tardó en
realizar y presentar la cotización.
11. En la casilla de seguimiento 24 hrs, es importante colocar “SI” o
“pendiente” según sea el caso.
12. La última casilla de este archivo se utiliza para colocar el status de la
cotización, entre GANADA, PERDIDA ó PENDIENTE.
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4. Etapa de renegociación de una tarifa
En muchas ocasiones después de presentar una oferta a un cliente se debe

entrar en una etapa de renegociación con la naviera, o el trasportista
encargado de la movilización de la mercancía, esto se da cuando el cliente
indica que la tarifa presentada está alta o necesita alguna condición especial.
La renegociación se da con el fin de poder ajustarse a las necesidades o target
que el cliente solicita o bien presentarle una alternativa de logistica de su
embarque.
En caso de que el cliente solicite un descuento en la tarifa presentada
inicialmente, se procede de la misma manera a pedir un descuento al
trasportista, si este trasportista no accede a brindar el descuento se debe
revisar con gerencia la posibilidad de disminuir el profit a fin de poder ajustarse
a la tarifa que el cliente solicita y poder cerrar el negocio.
Una vez se logren igualar las condiciones solicitadas por el cliente se da la
etapa final de aceptación de la tarifa y cierre del negocio.
El ejecutivo de ventas debe informar sobre cierre del negocio al encargado de
Estrategia y Soporte Comercial para que este proceda a informar al respectivo
trasportista con el cual se cotizó, y en caso de que sea un servicio FCL se debe
comunicar a la naviera para la debida publicación de tarifa y contrato.
5. Procedimiento para completar Routing Order
Para concluir el cierre de un negocio se debe entregar el Routing Order

(formato) con costo, venta e información principal del negocio) al departamento
de operaciones, para que ellas puedan aperturar el folder y operación
correspondiente.
Dichos folders se clasifican en colores de la siguiente manera, según la
modalidad del negocio:
30
Siendo claros que estos folders y apertura de No. De Operación es
responsabilidad del departamento de Operaciones.
Imagen #27. Fuente: Propia.
5.1 Check List para Routing Orders en cargas FCL:
A nivel de Estrategia y Soporte Comercial, para asegurarse de que el RO se

encuentre completo se puede utilizar el siguiente Check List que indica toda la
información principal que debe tenerse a la hora de completar dicho RO.
Una vez se tenga toda la información necesaria, se debe llenar el siguiente

formulario, el cual va engramado al file (folder) que tiene un color de acuerdo
con cada servicio cerrado.
Este file debe ser completado por el ejecutivo de ventas o bien la persona a
cargo de entregar el RO, siempre de forma clara y ordenada, pues esta es la
principal base y fuente de información que utiliza el departamento de
operaciones para poder realizar una operación logística de manera exitosa.
31
C:\Users\INTERCONTINENTAL ICK\Dropbox\MACHOTES\actualizados en
abril 22
Se tienen dos versiones, del RO, uno para FCL y LCL y otro para FTL, LTL ,
Aereo y Otros.
Imagen #29. Fuente: Dropbox, Machotes RO.
32
Imagen #30. Fuente: Dropbox, Machotes RO.
33
5.2 Instrucciones para completar la boleta de “routing order” paso a paso:
1. Ejecutivo de venta a Cargo: Se llena la casilla indicando cuál es el

ejecutivo de a cargo de la venta y del cliente.
2. Fecha de recepción: Se coloca la fecha en la cual se entrega el Routing

order al departamento de operaciones.
3. Cliente: Se indica el nombre del Cliente o Empresa que asignó la

movilización de la carga a ICK.
4. Proveedor/Consignatario: Se debe indicar el nombre de Proveedor o

Shipper (empresa que envía) en origen, cuando es una importación, o bien el
nombre del consignatario (empresa que recibe) en caso de ser una
exportación. Esta información el ejecutivo de ventas se lo debe solicitar al
Cliente cuando pase las instrucciones.
5. Modalidad: Se clasifica según la modalidad que se vaya a utilizar o según lo

que se cotizó y que el cliente aceptó para la movilización de la carga: FCL,
LCL, FTL, LTL o aéreo.
6. Tipo de Carga: Se debe de indicar el tipo de commodity (general, peligrosa,

alimentos, etc…)
7. Incoterm: Se indica el Incoterm con el que se realizó la cotización y que el

cliente aprobó.
8. Agente de carga: Se debe indicar al responsable de hacer las conexiones,

booking, etc, en el país de origen, por tanto, en el caso de Costa Rica y para
las exportaciones lo hace ICK y en el caso de importación lo hacen los agentes
aliados. Esta información lo debe facilitar el encargado de ESC.
9. AA origen: Se debe indicar el nombre de la agencia aduanal en origen,

quien hará el trámite de exportación en el país de origen. Esto aplica cuando se
haya contemplado en la cotización y aceptado por el cliente. De no aplicar se
debe de indicar N/A.
34
10. AA destino: Se debe indicar el nombre de la agencia aduanal en destino,
quien hará el trámite de importación en Costa Rica, en caso de requerir y que
se le haya contemplado al cliente en la cotización y aceptado por el cliente. De
no aplicar se debe de indicar N/A.
11. Transportista: Nombre de la Naviera, Aerolínea, Transportista Terrestre o

Forwarder con quien se cotizó directamente, para esto, el ejecutivo de ventas lo
debe de solicitar al encargado de ESC.
12. Días Libres origen: Aplica completarlo cuando sea marítimo únicamente.
Son los días libres que tiene el exportador sobre el uso de los contenedores
para cargar las mercancías y transportarla al puerto; es importante indicarlo
debido a que, si se sobrepasa del tiempo asignado por las Navieras, cae en
demoras y existe multas que asumiría el cliente y puede provocar una molestia
para nuestro cliente.
13. Días Libres destino: Aplica completarlo cuando sea marítimo únicamente.
Son los días libres que tiene el importador sobre el uso de los contenedores
para transportar las mercancías del puerto a las bodegas del cliente o algún
almacén fiscal, es importante indicarlo debido a que, si se sobrepasa del
tiempo asignado por las Navieras, cae en demoras que el cliente debe de
asumir y puede provocar una molestia para nuestro cliente.
14. Recolecta: Aplica cuando se requiere recoger la mercancía desde origen o

lugar pactado, aquí el ejecutivo de ventas debe especificar la dirección donde
se debe coordinar recoger la carga. Debe solicitárselo esta información al
cliente. Normalmente ESC coloca la dirección en la cotización. Aquí es muy
importante si es liner o no liner especificar la modalidad de recolecta si es All
Truck o si es Tren camión, se tiene que especificar como es que fue cotizado
y cerrada la venta.
15. Transportista Internacional: Aplica para indicar la Naviera, aerolínea o

transporte a utilizar.
16. Entrega: Aplica cuando el cliente requiere se le entregue la mercancía

hasta sus bodegas o lugar a preferir, aquí el ejecutivo de ventas debe
35
especificar la dirección donde se debe coordinar la entrega de la carga. Debe
confirmarlo con el cliente.
17. POL/Terminal: “Place of loading” (Lugar de carga).
18. POD/Terminal: “Place of discharge” (Lugar de descarga).
19. Contrato: Aplica completarlo cuando sea marítimo únicamente. Esta

información se le debe de solicitar al encargado de ESC.
20. Port to port: Flete costeado únicamente de puerto a puerto.
21. Port to door: Flete costeado desde el puerto a las bodegas del cliente.
(Puerto a puerta).
22. Door to port: Flete costeado desde las bodegas del proveedor del cliente
hasta el puerto de destino. (Puerta a puerto)
23. Door to door: Flete costeado completamente, significar de puerta a puerta.
24. Requiere seguro: En caso de haberle contemplado este servicio al cliente,

se le debe indicar al encargado de operaciones en el routing order, así mismo
se debe de indicar el valor de la mercancía.
A demás de completar el formulario antes adjunto, se debe añadir de forma pdf

y de forma obligatoria el costo y venta negociado dentro de la carpeta de la
cotización en Zoho Books. Dicha información es indispensable para que el
ejecutivo a cargo de la operación pueda verificar que la facturación emitida por
el proveedor concuerde con el costo pactado a la hora de la negociación de la
tarifa.
Para adjuntar este costo y venta se debe utilizar de forma obligatoria la

información que se encuentra ingresada en el sistema, es decir, la cotización
desglosada. ( Existe un formato Machote costos en Dropbox)
36
Ejemplo:
Nota: El ejecutivo de ventas es responsable de indicar detalladamente cada

una de las casillas en el routing order, antes de entregarlo al área de
operaciones para la coordinación logística. Cualquier error o información
incompleta será motivo de PNC de parte del encargado de Operaciones por
provocar un reproceso.
37
6. Presentación de Rendición de Cuentas a Gerencia
Cada inicio de año Gerencia asigna funciones a cada departamento de la

compañía, estas funciones reciben el nombre de “Predictivas” y se realizan con
el fin de aportar al cumplimiento de las metas de la empresa y van de la mano
con cada puesto en específico.
Las predictivas cambian cada año y durante el trascurso del año pueden sufrir
modificaciones realizados por gerencia, siempre apuntando al logro de las
metas del año.
7. Aliados logísticos de Intercontinental Kargo (agentes de

carga).
Para lograr cumplir de manera exitosa cada proceso y operación logística es

necesario contar con aliados logísticos en todo el mundo (agentes de carga).
Estos agentes nos colaboran cuando se requiere una cotización de un país
ajeno a Mexico , cuando se requiere hacer una reserva o coordinación de
recolecta y otros servicios en su respectivo país de origen. Siempre tratando de
hacerlo nosotros mismos, pero tratando de contar con su manejo.
Podemos buscar en el web algun Agente de carga siempre asegurándonos que

sea verídica la información.
Contamos con un directorio de algunos agentes como a continuación se

comparte:
38
El archivo contiene números telefónicos y además correos electrónicos para

contactar al agente de carga seleccionado. Y siempre para añadir a algún
otro agente, será importante verificar con gerencia, la autorización del
mismo.
1. Creación de clientes nuevos en Zoho Books.
Para poder generar una cotización nueva a un cliente es necesario que este
cliente tenga un perfil creado dentro del sistema de la empresa, Zoho Books.
Como crear un nuevo cliente en sistema paso a paso:
1. Ingresar al sistema Zoho Books al siguiente link: Nuevo contacto | Contactos

| Zoho Books
2. Clic en la pestaña “Clientes”.
39
3. Clic en “nuevo”
4. Completar toda la información solicitada por el sistema para la correcta

creación del cliente.
40
5. *Importante completar el espacio de RFC en la pestaña “campos

personalizados”.
41
6. Clic en “guardar” para finalizar.
Nota: Es obligatorio que toda la información del cliente nuevo esté completa y
correcta para que el departamento de operaciones pueda realizar la
facturación. De no ser así será motivo de PNC para el ejecutivo de ventas.
2. Tarifas Promocionales
Como parte de las funciones del puesto de estrategia y Soporte Comercial se

encuentra la creación de tarifas promocionales para enviárselas a los clientes,
esto con el fin de captar su interés y con ello nuevas oportunidades de cierre.
Se pueden utilizar diferentes herramientas como los Flyers.
Ejemplo:
42
Imagen #38. Fuente: Canva
10. Anexos
10.1 Anexo #1. Diferentes Modalidades para el trasporte de mercancías
Existen 5 diferentes modalidades para la movilización de la carga:
 FCL: La carga FCL significa “full container load” (carga de contenedor

completo). Este tipo de carga se utiliza cuando la carga ocupa el espacio
total disponible en un contenedor completo, (puede ser de
43
20´/40´/HQ/Open Top/Flat Rack etc.) (solo se utiliza para carga
marítima).
 LCL: Corresponde a las siglas de “less than container load” (menos

que una carga de contenedor completo) y como su nombre sugiere, un
envío LCL implica que la mercancía ocupa menos que el espacio total
de un contenedor completo, lo que significa que el contenedor será
compartido y en él viajarán distintas mercancías de varios proveedores,
(solo se utiliza para carga marítima).
 FTL: Sus siglas significan “Full Truck Load”, es decir, camión de carga
completa o carga de contenedor completo. Por FTL se entiende aquel
transporte TERRESTRE que requiere de una sola carga de camión,
ocupándolo en su totalidad.
 LTL: Sus siglas significan “Less Than Truckload”, es decir, menos que
un camión completo. Por LTL se entiende aquel transporte TERRESTRE
en el cual el camión será compartido y en él viajarán distintas
mercancías de varios proveedores. Opción adecuada para pequeños
volúmenes de carga
 Aéreo: Es el servicio de trasladar de un lugar a otro cargamento,
mediante la utilización de aeronaves, ya sea en vuelo de pasajeros o
vuelo carguero, según la cantidad y peso de la mercancía.
10.2 Anexo #2. Tamaño y tipo de contenedores
Contenedor para carga Seca

Útil para cualquier tipo de carga general. Todos los contenedores están
equipados con dispositivos de amarre en rieles longitudinales y vigas en las
esquinas. Contenedores de Alto Volumen (High Cube) diseñados
especialmente para carga voluminosa.
1. 20' Standard
44
Imagen #39. Fuente: Hapag Lloyd página oficial
45
2. 40' Standard
46
3. 40' High Cube
47
Contenedores carga Especial

Los Contenedores Especiales se encuentran disponibles para cargas pesadas
y sobredimensionadas, así como para cargas proyecto.
Cuentan con dispositivos de fuerte amarre en los carriles longitudinales y
postes en las esquinas.
1. 20' Flatrack
48
2. 40' Flatrack High Cube
49
50
3. 20' Open Top
51
4. 40' Open Top High Cube
52
Contenedores carga Refrigerada

Los Contenedores están adecuados para mantener el control de temperatura
entre los -35°C y +30°C, a una temperatura ambiente de hasta 50°C.
53
10.3 Anexo #3. INCOTERMS 2020
Imagen #54. Fuente: Hub32 Comercio Exterior.
54
1. EXW (Ex-Works) – En Fábrica (lugar convenido): El vendedor
cumple cuando pone la mercancía a disposición del comprador. Este
es el término con la menor obligación del vendedor, pues el
comprador debe asumir todos los costos y riesgos. Las obligaciones
del vendedor/exportador son poner en disposición la mercancía del
comprador en sus instalaciones o
almacenes, liberándose de toda responsabilidad a partir de ese
momento.
El comprador/importador es quien asume posteriormente los
gastos y responsabilidades sobre la carga de la mercancía y
los trámites aduaneros o documentos como el seguro, ya que él es
quien asume el riesgo.
 FCA (Free Carrier) – Libre Transportista (lugar convenido):
Se puede usar FCA Fábrica o FCA Terminal (se refiere a puertos,
aeropuertos,etc.).
a) FCA Fábrica o Almacén (lugar del vendedor):
El vendedor debe entregar y cargar la mercancía en los medios de

transporte que proporciona el comprador, el cual asume los costos y
riesgos de la transportación. Esta sustituiría el término EXW.
b) FCA Terminal ( Lugar designado por el comprador):

El vendedor, quien asume los costes y riesgos durante el transporte
interior y trámites aduaneros, únicamente podrá entregar la
mercancía en el lugar acordado para que posteriormente la
responsabilidad de descarga y manipulación hacia otro transporte
sea del comprador.
2. FAS (Free Along Ship) – Libre al Costado del Buque (puerto de

carga convenido): La responsabilidad del vendedor finaliza cuando
la mercancía se ubica al costado del buque en el puerto de
embarque. Esto quiere decir que el comprador asume los costos y
riesgos desde aquel momento.
3. FOB (Free On Board) – Libre a Bordo (puerto de carga

convenido): La responsabilidad del vendedor acaba cuando la
55
mercancía sobrepasa la borda del buque. El comprador debe
soportar todos los costos y riesgos desde aquel punto.
4. CFR (Cost and Freight) – Costo y Flete hasta puerto de destino
convenido: Para el vendedor es lo mismo que el término FOB con la
diferencia de que debe contratar la bodega del barco y pagar el flete.
El riesgo de pérdida o daño se transmite del vendedor al comprador.
5. CIF (Cost, Insurance and Freight) – Costo, Seguro y Flete hasta
puerto de destino convenido: El vendedor entrega la mercancía
cuando sobrepasa la borda del buque en el puerto, debe pagar
costos y flete, también debe contratar el seguro. El vendedor está
obligado a conseguir un seguro con cobertura mínima. Si el
comprador desea mayor cobertura necesitará acordarlo
expresamente.
6. CPT (Carriage Paid To) (Transporte pagado hasta, lugar de
destino convenido): el vendedor paga el flete y el seguro hasta el
destino. Cuando la mercancía ha sido entregada al transportador en
el destino, se transferirá al comprador la responsabilidad sobre la
mercancía.
7. CIP (Carriage and Insurance Paid to) – Transporte y Seguro
Pago Hasta (lugar de destino convenido): El vendedor entrega la
mercancía al transportador, pero debe pagar los costos de
transporte, también debe conseguir un seguro. El comprador asume
todos los riesgos y con cualquier otro coste ocurrido después de que
las mercaderías hayan sido así entregadas.
8. DPU (delivered Place Unloaded) (Entregado en el lugar de
descarga): Cualquier daño o gasto adicional hasta que el
cargamento haya sido recibido en el sitio de destino es
responsabilidad del vendedor. Una vez aquí, los gastos y daños son
del comprador.
9. DAP – Delivered At Place (Entrega en lugar, de destino
convenido): será el vendedor quien asuma todos los gastos,
incluyendo el transporte principal y seguro (que no es obligatorio),
hasta que la mercancía sea despacha en la terminal convenida.
56
10. DDP (Delivered Duty Paid) – Entregadas Derechos Pagados
(lugar de destino convenido): Es en el que más costos asume el
vendedor. Este debe hacerse cargo de todos los gastos hasta
entregar el producto en el local del comprador. El comprador debe
proporcionar lugar y fecha para la entrega con antelación. Todos los
gastos y costes están cubiertos por el vendedor.
10.4 Anexo #4. Contacto de proveedores.
1. En el siguiente recuadro se muestra el contacto de cada una de las

navieras con las cuales la empresa mantiene contacto y se moviliza
carga actualmente.

consolidadoras de carga neutrales con las cuales la empresa mantiene
contacto y se moviliza carga actualmente.
57

aerolíneas con las cuales la empresa mantiene contacto en Costa Rica
y se moviliza carga actualmente, desde y para Mexico considerar las
consolidadoras de carga antes mencionadas como Vanguard, IFS y
EcuLine.
4. En el siguiente recuadro se muestra el contacto de cada uno de los

trasportistas para carga terrestre internacional con las cuales la
empresa mantiene contacto y se moviliza carga actualmente.
58
10.5 Anexo #5. Fórmulas para las cotizar.
A continuación, se detallan las principales fórmulas que se utilizan dentro del
puesto de Estrategia y Soporte Comercial para poder conocer cuanta carga
desea embarcar el cliente cuando se trata de cargas consolidadas, ya sea LCL,
LTL o aéreo.
Principales Conversiones: Aplica para cotizar cargas terrestres.
59
10.6 Anexo #6. Información sobre seguros.
Según la aseguradora que se utilice la tarifa de costo puede variar, es por esto
que es importante tener claridad de las tarifas actualizadas y también de las
cláusulas que tiene cada aseguradora. A continuación, se muestra una tabla de
tarifas de una de las aseguradoras con las que se trabaja actualmente:
Imagen #61. Fuente: PDF Información general ASEGURADORA EMET.
Se utiliza cada tarifa según la clasificación de la mercancía.
A demás es importante tener en cuenta las cláusulas de cada aseguradora,

como las siguientes:
60
61
62
11. Glosario
1. Target: Tarifa meta.
2. FCL: Full container load.
3. LCL: Less than container load.
4. FTL: Full Truck Load.
5. LTL: Less Than Truckload.
6. STD: Estándar.
7. HQ: High Cube.
8. MSDS: (Material safety data sheet) es un documento que indica
las particularidades y propiedades de una determinada sustancia
para su uso más adecuado.
9. UN/IMO Clase: Clasificación de carga peligrosa.
10. Incoterm: Términos internacionales de Comercio.
11. Zip Code: Código Postal
12. POL: Port of loading (puerto o lugar de carga)
13. POD: Port of discharge (puerto o lugar de descarga).
14. PNC: Producto no conforme.
15. CBM: m3 (metro Cúbico)
16. Profit: Ganancia que tiene la empresa al brindar un servicio.
17. Monto Gravado: Tiene que pagar impuestos.
18. Monto exento: No tiene que pagar impuestos.
19. Tributo: Impuestos.
20. Carrier: También aplica cuando sea marítimo, y aplicará cuando la
entrega sea contemplado y costeado directamente con la Naviera.
21. THC: Terminal Handling Charge.
22. BL: Bill of loading.
23. MCI: Metas crucialmente importantes.
63
11. Aporte al Procedimiento Actual
1. Número de contrato totalmente digital, esto quiere decir que se va a

ingresar este dato en una nueva casilla dentro de la cotización en Zoho
Books, esto para evitar la manipulación de esta información y así mitigar
errores.
2. Adjuntar los costos de cada negocio de forma digital dentro de la
cotización en Zoho Books, eliminando de esta manera la impresión de
costos dentro del file.
3. Nueva casilla de observaciones dentro de la cotización en Zoho Book
para el manejo de los RO. Esto en caso de que el encargado de ESC
requiera dejar alguna instrucción en específico para el departamento de
operaciones.
4. Modificación de la caratula del RO, cambiando la casilla “número de
contrato” por una que dice “número de cotización”, y además una nueva
casilla que indica el “profit” estimado para cada operación.
5. Adecuación al país. Cambio de Instrucciones desde y hacia Costa Rica
al País México, en cuanto al procedimiento y los formatos, se eliminaron
algunas partes del formulario.
6. Cambios y modificaciones. En imágenes de Anexos, explicativos,
Incoterms y directorio.
64

Procedimientos ESC Versión Final I AIDE FINAL Actualizada Julio 27

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INTERCONTINENTAL ICK MEX SA DE CV

Aide Jiménez González

Encargada Estrategia y Soporte Comercial

Presentar ofertas comerciales completas, de acuerdo con el target,

Objetivos Específicos del puesto:

1. Realizar negociación de rutas y tarifas afines para la empresa.

Imagen #1. Fuente: propia

1.2 Paso a paso para completar boleta de cotización:

1. Fecha de recepción: Se coloca la fecha en la cual en el departamento

Imagen #2. Fuente: Zoho Books.

Nota: En caso de que el ejecutivo de ventas entrega la boleta de

1.3 Procedimiento para realizar una cotización:

Cotizaciones FCL: Cuando se trata de una cotización en contenedores

Para la solicitud de cada cotización es necesario poner en práctica la

(Este formato puede variar según lo requerido para cada cliente)

Imagen #3. Fuente: propia.

Para la elaboración de estas tarifas la principal fuente de información son los

En caso de que el tarifario no cumpla con lo que se necesita para cotizar o la

Imagen #4. Fuente: propia

Cotizaciones aéreas: En el caso de cargas aéreas las tarifas se solicitan a

Se cotiza basado en la tarifa brindada por la aerolínea, estos costos ya se

En caso de requerir solicitar la tarifa a las aerolíneas es necesario indicar

Imagen #5. Fuente: propia

Cotizaciones Terrestres: En el caso de cargas terrestres de exportación

Imagen #6. Fuente: propia

Imagen #7. Fuente: propia

1.4 Presupuesto de un servicio general:

Recta del tiempo:

1. Inicialmente se debe contemplar el costo de recolecta según la

1.6 Procedimiento para cotizar un seguro:

(Información sobre seguros en Anexo #6)

En caso de que el cliente solicite que sea cotizado el seguro de mercancía se

¿Cómo cotizar un seguro de mercancías?

Se tienen los siguientes datos

Imagen #8. Fuente: propia

1. Se suma el valor de la mercancía y el valor del flete internacional:

2. Para obtener la tarifa de costo se toma el valor total de la mercancía

$102,500 x 0,27% = $276.75 costo del seguro.

3. Para calcular la tarifa de venta para el cliente se toma el valor total de la

4. Finalmente se calcula el profit que dejará esa venta de seguro.

$666.25 - $276.75 = $389.50 profit

Nota: El monto que se le dará al cliente es la “tarifa de venta”, es decir, el

Imagen #9. Fuente: propia

1.7 Cálculo de Profit para un servicio brindado a un cliente:

8. Por último, para finalizar la cotización se debe calcular un profit, es

En el caso de cargas en contenedores completos revisar el costo total

1.8 Plazos para presentación de tarifas:

 Para carga general máximo 24 horas, prioridad el mismo día si se recibe

En caso de sobre pasar este tiempo se le aplicará un PNC al encargado de

2. Elaboración de cotizaciones a través del sistema Zoho

1. Ingrese al sistema ZOHO BOOKS con el siguiente link:

2. Clic en la pestaña VENTAS.

Imagen #10. Fuente: Zoho Books.

3. Clic en la pestaña PRESUPUESTOS.

4. Clic en la pestaña NUEVO.

Imagen #12. Fuente: Zoho Books

5. Seguidamente se completa todo el encabezado de la tarifa con la

Nota: Es obligación del ejecutivo de ventas crear el perfil de cada uno de

Imagen #14. Fuente: Zoho Books

7. Se selecciona el servicio que se requiere brindar al cliente y se completa

Imagen #15. Fuente: Zoho Books

Imagen #16. Fuente: Zoho Books