1

INDICE
TEMA

PAG.

Presentacin

II

Objetivos

III

Instrucciones para el uso del material didctico

IV
1

Profesiograma
Auxiliar de almacn

8
8

V
1
2
3
4
5
6
7

Almacn Institucional
Definicin
Objetivos
Funciones
Organizacin
Polticas
Definicin de Trminos
Tipos de Unidades Almacenarias

9
9
9
9
10
10
14
25

VI
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Movimientos de Artculos en el Almacn

Recepcin e Inspeccin
Registro de operaciones
Acomodo de artculos
Mtodos de almacenamiento
Manejo de artculos
Manejo de equipo auxiliar
Embarques
Control de caducidades
Control de cmaras fras
Surtido de artculos a los servicios y a la CEYE
Reposicin de artculos

26
26
27
27
28
29
29
30
30
30
30
31

VII
1
2
3
4
4.1
4.2
4.3

Control de existencias
Definicin
Objetivos
Nivel de existencias
Inventario
Inventario fsico
Inventario rotativo
Inventario selectivo

32
32
32
32
32
32
34
35
2

TEMA

PAG.

VIII
1
2
3
4
5
6
7

Medidas de Seguridad e Higiene

Accidente de trabajo
Causas de accidentes de trabajo
Factores individuales de riesgos
Recomendaciones de cargas
Prevencin de incendios
Red fra
Sistema computarizado

36
36
36
36
37
37
37
39

IX
1
2
2.1
2.2
2.3
3
3.1
3.1.1
3.2
3.3
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.4.1
4.4.2
4.5
5
5.1
5.1.1
5.1.2
5.1.3
6

Principios de Computacin
Definicin
Niveles de funcionamiento
Hardware
Software
Programa de computadora
Componentes de una computadora
Dispositivos de entrada
Cd Rom (Disco Compacto)
Unidad Central de Proceso
Dispositivos de Salida
Descripcin y funcionamiento del equipo
Mdulo base
Pantalla
Teclado
Cd-Rom (CdR)
Colocacin y Manejo
Recomendaciones para el cuidado de los CdR
Impresora
Recomendaciones de uso del equipo
Requisitos de limpieza
Pantalla de video
Teclado
Impresora
En caso de falla

40
40
40
40
40
40
41
41
41
41
42
42
42
42
43
43
43
43
43
44
44
44
44
44
44

X
1
2
3
3.1
3.2
3.3

Sistema de Abasto Institucional (SAI)

Definicin
Beneficios
Configuracin del SAI
Proceso
Funcin
Funciones del Proceso de Catlogos
3

46
46
46
46
46
47
47

3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.4
3.5

Artculos
Unidades
Mximo y Mnimo , Calendario de Resurtido
Catlogo de responsables de servicio
Funciones del Proceso Entradas
Funciones del Proceso Salidas
TEMA

3.6
3.7
3.8
3.8.1
3.8.2
3.8.3
3.8.4
3.8.5
3.8.6
3.8.7
3.9
3.10
3.10.1
3.10.2
3.11

Funciones del Proceso CEYE

Funciones del Proceso Estadsticas
Funciones del Proceso Cierre
Fin de da
Informe de fuentes alternas de abasto
Informe directivo
Artculos suspendidos
Movimientos valorizados
Transmisin contabilidad / presupuesto
Restauracin de archivos
Funciones del Proceso Utileras
Funciones del Proceso Especiales
Presupuesto de operacin
Tablas y parmetros
Funciones del Proceso Enlaces

1
2
3
4
5

Anexos
Reporte de movimientos varios
Reporte de diferencias de artculos entre recepcin y
remisin
Reporte de control de existencias
Reporte de registro de control de caducidades
Solicitud de reaprovisionamiento y control de material de
servicios en unidades de atencin mdica f/rs/1/94

47
47
47
47
48
48
PAG.
48
48
49
49
49
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50
50
50
50
50
50
50
51

52
54
56
58
60

PRESENTACIN

El Instituto Mexicano del Seguro Social apegado a la dinmica de la administracin

moderna, ha creado la infraestructura necesaria que permite el mejor funcionamiento
de sus almacenes en el mbito institucional.
En los sistemas de almacenamiento y distribucin, se han generado profundos
cambios que definen mejor la funcin de los almacenes, su ubicacin, tipo de
construccin, tcnicas requeridas para el manejo y almacenamiento de artculos,
seleccin y utilizacin del equipo requerido; as como procedimientos de embarque y
distribucin de artculos.
El sistema automatizado de informacin, Sistema de Abasto Institucional (SAl),
permite a travs de una central de procesos controlar y realizar la transmisin en red
desde la unidad de atencin mdica al almacn delegacional, sobre la recepcin,
almacenaje y distribucin con intercambio de informacin relativa a los bienes de
consumo de las diferentes reas que concurren en la operacin del abasto
institucional.
El presente material tiene como finalidad colaborar a este propsito. Se muestra al
candidato de Primer Categora una panormica general sobre el lugar de trabajo
donde labora, sus funciones y conocimientos bsicos que le sern de utilidad para el
desarrollo de sus funciones con calidad y seguridad.

II

OBJETIVOS

1. Al finalizar el estudio del material didctico, el aspirante podr describir las

funciones principales y las actividades propias de la categora de Auxiliar de
almacn y ser capaz de desempearlas en la fase prctica de la evaluacin.
2. Presentar un instrumento de utilidad para el futuro Auxiliar de almacn el cual lo
motive a continuar preparndose para poder brindar una mejor atencin al
derechohabiente a travs de una capacitacin continua.

III

INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MATERIAL DIDCTICO

ste material rene los conocimientos bsicos que se requieren para el buen
desempeo en la categora "Auxiliar de almacn", todo ello con objeto de facilitar su
capacitacin.
Este ha sido estructurado en temas donde se describen los procedimientos
inherentes a las funciones y actividades que se debern realizar en la operacin.
Se recomienda que al trmino de cada apartado se autoformulen preguntas acerca
del mismo, con el fin de reafirmar los conocimientos adquiridos e identificar puntos
que no le hayan quedado claros.

IV

PROFESIOGRAMA

Auxiliar de Almacn

Recibe, verifica, coloca, mueve y/o acomoda, asea, empaca, envasa, surte,
entrega, carga y descarga los artculos o materiales en los locales del almacn
en vehculos de transporte, o en el lugar que se indique.

Vigila la adecuada conservacin de los productos.

Reporta al superior inmediato, los artculos daados, obsoletos y en general

cualquier irregularidad que se observe en la mercanca que maneja.

Elabora y mantiene actualizados los registros del almacn de su adscripcin, a

travs de equipos de cmputo de acuerdo con el sistema de control de
existencia que el Instituto determine.

Participa en la toma de inventarios.

Opera mquinas y equipo de oficinas y de operacin de almacenes de acuerdo

a las normas que el Instituto determine, as como los de intercomunicacin y
telfonos.

Marca la ropa y artculos que se surtan del almacn de acuerdo con las normas
del Instituto.

Registra la temperatura de cmaras frigorficas y/o refrigeradores, reportando a

su jefe inmediato de los cambios en los rangos de la misma.

Asea mobiliario, equipo y zonas de almacenaje de su adscripcin.

Asiste a cursos de capacitacin que el Instituto determine.

Informa de las actividades realizadas.

ALMACN INSTITUCIONAL

Definicin

Es el rea designada en el Instituto donde se reciben, custodian, guardan,

almacenan, controlan y despachan bienes de consumo e inversin dentro de la
circunscripcin que le corresponda. Tienen la facultad de otorgar sellos de alta por
recepcin de los bienes.
2

Objetivos
Suministrar a las unidades operativas los artculos bajo su rea de
responsabilidad de acuerdo a la normatividad vigente con la oportunidad y en la
cantidad necesaria para garantizar la operacin normal.
Mantener un adecuado nivel de existencias evitndose el excedente o faltante de
los artculos bajo su custodia.
Funciones

Satisfacer las necesidades de artculos bajo su responsabilidad a las unidades

operativas de su circunscripcin con eficacia y eficiencia por medio de la recepcin,
custodia y distribucin de artculos.
Para cumplir su funcin se realizan en el almacn los siguientes movimientos con los
artculos:
Movimientos de entrada: Son aquellos por medio de los cuales ingresan artculos al
almacn, de otras unidades, de proveedores y devolucin de servicios, a esto se le
denomina recepcin.
Movimientos internos: Son los realizados cuando los artculos han sido ingresados,
su propsito fundamental se relaciona con el control de existencias, a modo de
mantenerlas dentro de los lmites establecidos por la norma y garantizan la calidad
del producto, entre ellos tenemos el inventario rotativo, acomodo y control de
caducidades.
Movimientos de salida: Se refieren a las actividades de surtido de artculos, su
concentracin y traspaso, afectndose el inventario del almacn. Para llevar a cabo
estas actividades es necesario siempre el efectuar los registros de los movimientos
en los controles. Estos registros verdaderos, actualizados son indispensables para el
correcto manejo no solo del almacn ya que en base a ellos se toman decisiones a
otros niveles del Instituto.

Organizacin

Al organizar el almacn se establece la estructura formal bajo la cual se determinan,

ordenan y agrupan las actividades necesarias para ejecutar los planes y lograr los
objetivos previamente determinados.
Es conveniente considerar los siguientes aspectos:

De acuerdo a los procesos necesarios y prioritarios de la institucin se deben

establecer los puestos y determinar las funciones, y jerarquizar las categoras de
los trabajadores que en ella laboran.

Para integrar el personal al rea de trabajo es importante recordar Personal

adecuado en el puesto necesario.

Cada trabajador debe tener el conocimiento, las habilidades y el equipo para

realizar sus funciones de una manera responsable y con la calidad requerida.

Es importante que el trabajador conozca:

Las categoras, funciones y responsabilidades del personal con el que labora.

Los objetivos de su rea de trabajo, estos deben estar claramente determinados,

ser por escrito, alcanzables con la finalidad de canalizar su esfuerzo al
cumplimiento de los mismos.

Las polticas institucionales relacionadas con las funciones le servirn de gua

para la toma de decisiones adecuada conforme a la normatividad institucional.

Las medidas de seguridad e higiene del almacn, adems de proteger la salud

del trabajador evitan prdidas o daos al equipo de trabajo y al patrimonio
institucional.

Polticas

5.1
La Direccin de Administracin y Evaluacin de Delegaciones, a travs de la
Unidad de Administracin, ser el rgano normativo tcnico-administrativo para el
funcionamiento de los almacenes de las unidades mdicas, bajo la vigilancia de las
Coordinaciones Delegacionales de Abastecimiento y Equipamiento y Departamentos
de Abastecimiento de la UMAE.
5.2
La Coordinacin de Abastecimiento y Equipamiento dependiente de la
Unidad de Administracin, de la Direccin de Administracin y Evaluacin de
Delegaciones ser el rgano responsable de emitir las normas en materia de
abastecimiento para los almacenes de unidad mdica, as como de evaluar la
10

aplicacin de stas, a travs de la Divisin de Control de Abasto, adscrita a la

Coordinacin Tcnica de Evaluacin y Control del Abasto
5.3
La Divisin de Control de Abasto, dependiente de la Coordinacin Tcnica de
Evaluacin y Control del Abasto, adscrita a la Coordinacin de Abastecimiento y
Equipamiento, ser el rgano responsable de recibir, atender y establecer la
comunicacin necesaria con la Coordinacin de Tecnologa para la Administracin
de Recursos Institucionales a fin de resolver, optimizar y mejorar los procesos
automatizados del SAI-Almacenes.
5.4
Ser responsabilidad de la Divisin de Control de Abasto, dependiente de la
Coordinacin Tcnica de Evaluacin y Control del Abasto, adscrita a la Coordinacin
de Abastecimiento y Equipamiento, efectuar visitas de supervisin a los almacenes
de las unidades mdicas para verificar el correcto cumplimiento de las normas
establecidas.
5.5
Ser responsabilidad del almacn de la unidad mdica el abastecimiento
oportuno y suficiente al almacn a granel y de la central de equipos y esterilizacin
(CEYE) con base en las normas establecidas para el almacn de la propia unidad.
5.6
Ser responsabilidad del personal de los almacenes de unidad mdica que
todo documento que genere algn tipo de movimiento de almacn, sea requisitado
de forma inmediata de acuerdo a su instructivo de llenado y registrado en el control
de inventarios establecido.
5.7
El personal del almacn de unidad mdica deber realizar los cierres diarios,
y la transmisin diaria de consumos y existencias, las dems transmisiones sern
con la periodicidad que defina la Coordinacin de Abastecimiento y Equipamiento,
observando todas aquellas instrucciones que se emitan para realizar los respaldos
de informacin y el cierre mensual, en las unidades incorporadas al SAI.
5.8
Toda solicitud de reaprovisionamiento deber, invariablemente, contener la
clave presupuestal conforme al mdulo de unidades de servicio, del subsistema
normativo, establecidos por la Coordinacin de Presupuesto, Contabilidad y
Evaluacin Financiera y el nmero de folio asignado por el almacn delegacional.
5.9
Ser responsabilidad del personal de los almacenes de unidad mdica,
realizar todas las operaciones descritas en el manual del usuario del mdulo de
almacenes de unidad mdica en las unidades que cuenten con sistema
computarizado SAI.
5.10
Ser responsabilidad del personal de los almacenes de unidad mdica,
respetar el calendario de resurtido tanto del almacn delegacional como el
correspondiente a los servicios de la unidad mdica.
5.11 Ser responsabilidad del personal del almacn de la unidad mdica el
reabastecimiento al almacn a granel y a la central de equipos y esterilizacin
(CEYE) el cual se realizar como mnimo cada 10 (diez) das en todas las unidades
mdicas.
11

5.12 Ser responsabilidad del personal del almacn de la unidad mdica que el
surtido del almacn a granel y de la CEYE a los servicios, se realice cada 24 horas.
5.13 Ser responsabilidad del personal del almacn de la unidad mdica verificar
que el surtido de artculos del almacn a granel y de la CEYE a los servicios, deba
ser la cantidad mnima en unidad a surtir, o sea, litro, kilogramo, metro, pieza, etc.
Para el suministro de 24 hrs. y para el suministro mensual deber ser en unidades
marcadas por cuadro bsico.
5.14 Ser responsabilidad del personal del almacn de la unidad mdica asignar un
solo nmero de folio progresivo y por grupo de suministro a toda solicitud de
reaprovisionamiento de los servicios.
5.15 Ser responsabilidad del personal del almacn de la unidad mdica vigilar
continuamente aquellos artculos cuyo consumo o reaprovisionamiento no sea
regular a fin de evitar que se agoten o presenten sobreexistencia.
5.16 Ser responsabilidad de la Coordinacin de Abastecimiento y Equipamiento, a
travs de la Coordinacin Delegacional de Abastecimiento y Equipamiento y de los
Jefes de Abastecimiento de la UMAE, mantener actualizados los programas del SAIAlmacenes de unidad mdica, con la frecuencia requerida.
5.17 Los directivos de la unidad mdica debern autorizar al personal que tendr
acceso al equipo de cmputo destinado para la operacin del SAI-Almacenes de
Unidad Mdica y mdulo de Entrega en Unidades.
5.18 Las dudas y problemtica presentadas en la utilizacin del SAI-Almacenes de
unidad mdica, debern ser reportadas a la Coordinacin Delegacional de
Abastecimiento y Equipamiento, Jefes de Abastecimiento de la UMAE y a la
Coordinacin de Informtica Delegacional.
5.19 El responsable del almacn de la unidad mdica deber aplicar los indicadores
de desempeo anexos a este procedimiento.
5.20 El personal de los Almacenes de Unidad Mdica responsables de recibir los
artculos, debern verificar la documentacin con la que se recibe y emitir el alta
correspondiente, revisando y contando en presencia del representante del proveedor
que efecte la entrega.
5.21 El personal del almacn ser responsable de la recepcin y acomodo de los
bienes de acuerdo a lo que indica la Norma que establece las disposiciones
generales para la administracin y operacin de almacenes en el Instituto Mexicano
del Seguro Social.
5.22 El personal del almacn deber verificar que los bienes de consumo recibidos
en las reas almacenarias, entregados en empaques colectivos o secundarios estn
identificados con la clave del artculo, nombre genrico, nmero de lote, cantidad,
fecha de caducidad y en su caso fecha de fabricacin, as como las instrucciones
para su conservacin.
12

5.23 El personal del almacn ser responsable, para el caso de los bienes que
requieren de refrigeracin, cumplir con la Norma que establece las disposiciones
para mantener y controlar los equipos de la red fra en el manejo de insumos para la
salud en el Instituto Mexicano del Seguro Social.
5.24 El personal del almacn ser responsable de llevar el control de caducidades a
efecto de evitar el vencimiento del material que se maneja bajo estas caractersticas.
5.25 El responsable del almacn deber vigilar que por ningn motivo sean
utilizados para su uso, los artculos que se encuentren suspendidos por las
autoridades superiores.
5.26 El responsable del almacn deber revisar que los bienes suspendidos, que
estn deteriorados o que hayan caducado, sean considerados como existencias no
disponibles, en tanto no se liberen, se den de baja o se concentren para efectuar su
canje.
5.27 El personal del almacn de unidad mdica deber proporcionar a las
autoridades de la unidad mdica, los requerimientos de informacin necesarios para
que stas determinen las necesidades de bienes, el control de existencias y
estadsticas de consumos de los mismos.
5.28 Ser responsabilidad del Almacn de la Unidad de Atencin Mdica el buen
funcionamiento del almacn a granel y de la Central de Equipos y Esterilizacin
(CEYE) con base en las normas establecidas para el almacn de la propia unidad.
5.29 Las unidades almacenarias se regirn por los cuadros bsicos institucionales,
el Catlogo General de Artculos, Catlogo de Unidades de Servicio, Catlogo de
Proveedores, Pesos y Volmenes contenidos en el subsistema normativo del SAI y el
catlogo Operativo de Artculos.
5.30 El acomodo de los artculos se efectuar por grupo de suministro y conforme al
catlogo de Artculos del Subsistema de Control del Abasto
5.31 El acomodo deber efectuarse conforme al sistema de Primeras Entradas,
Primeras Salidas (PEPS), a excepcin del material sujeto a caducidad donde el
acomodo se har para surtir primero los que estn ms prximos a vencer.
5.32 Los artculos que por su volumen no se puedan acomodar en los anaqueles
debern ser estibados correctamente por grupos de suministro y por orden alfabtico
respetando el sistema de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).
5.33 Los artculos que requieran refrigeracin sern colocados, inmediatamente
despus de su recepcin en la cmara fra o refrigerador para evitar alteraciones del
producto. El sistema de red fra contar con un registro de temperaturas (2-8 grados)
mismas que sern verificadas cada 2 horas por el personal del Almacn de la Unidad
de Atencin Mdica.

13

5.34 El acomodo del material y los artculos se efectuar con el nombre y la clave
hacia el frente.
5.35 Deber contarse con un rea de almacenamiento especial para la guarda de
artculos de elevado costo y otra para los de pequeo volumen.
5.36 Los artculos considerados como delicados, peligrosos o que requieran
movilizacin o guarda especial se almacenarn por separado de los dems artculos
de acuerdo a sus caractersticas de temperatura, autocombustin, influencia
corrosiva, peligro de envenenamiento por aspiracin, descomposicin o explosin
para mayor seguridad del personal de almacn.
5.37 Los artculos inflamables tales como alcohol, acetona, etctera debern estar
separados de los otros artculos y en un sitio provisto de extintores y dems medidas
de seguridad contra incendio.
5.38 Los anaqueles y estibas no debern obstruir los equipos contra incendio ni los
accesos del personal, mismos que debern estar acomodados respetando las
normas de seguridad e higiene en el trabajo.
5.39 En el equipo de cmputo destinado para la operacin del SAI-Almacenes de
Unidad Mdica, no debern utilizarse programas que no sean autorizados por la
Coordinacin de Abastecimiento y Equipamiento.
6

Definicin de trminos

administracin de existencias: Es el proceso mediante el cual se planean,

organizan, ejecutan y controlan las existencias de bienes de consumo e inversin, a
fin de obtener el nivel ptimo de inversin.
adquisicin: Acto o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o
propiedad de una cosa -mueble o inmueble- o algn derecho real sobre ella. Significa
tambin cosa adquirida. Puede tener efecto: a ttulo o gratuito; a ttulo singular o
universal.
La compra para el suministro de bienes muebles que deban incorporarse, adherirse a
un bien inmueble o destinarse a un servicio. Accin mediante la cual el IMSS toma la
propiedad de una mercanca, materia prima o bien mueble por cualquiera de los
medios o formas en que deba ser transmitida, desde el momento en que legalmente
se considera perfeccionado el acuerdo de voluntades , mediante la celebracin de un
contrato de suministro o el financiamiento de un pedido.
almacenamiento: Es la accin de guardar de manera ordenada los bienes
considerando su identificacin segn su tipo y grupo de suministro, nmero de lote y
fecha de caducidad en su caso. El acto de almacenar o de estar bien resguardado o
custodiado, en un lugar designado para su proteccin.
alta de almacn: Es el Trmite por el cual se da entrada oficial a los bienes en un
almacn institucional, otorgando sello oficial con nmero, fecha y firma del
14

responsable del almacn en la orden de reposicin, remisiones de pedidos de

proveedor remisiones de almacn y por traspaso.
Conjunto de expedientes o documentos organizados, con el fin de integrar una fuente
de informacin en razn de las actividades de recepcin de una institucin.
artculo: Es todo bien mueble que satisface parcial o totalmente una necesidad. El
trmino indicado para el Instituto ser el de bienes, de acuerdo a la Ley General de
Bienes Nacionales.
baja de bienes: Trmite por medio del cual los bienes patrimonio del Instituto, son
descargados del inventario debido a que fueron retirados del servicio por
obsolescencia, rotura, caducidad, prdida de los mismos. Incosteabilidad de
mantenimiento, reparacin o recuperacin, sin menoscabo de sus atributos que los
hacen utilizables o para la venta o donacin. La cancelacin de los registros de los
bienes en los inventarios en las Dependencias y Entidades de la Administracin
Pblica Federal.
bienes de consumo o artculos: Los bienes muebles que por su utilizacin en el
desarrollo de las actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial o total y son
controlados a travs de un registro global en los inventarios, dada su naturaleza y
finalidad en el servicio. Los que se desgastan o extinguen en su uso primario y por lo
tanto no son susceptibles de ser utilizados nuevamente, los cuales en el Instituto se
clasifican como bienes de uso teraputico y no teraputico.
caducidad: Fecha de vencimiento impresa en el marbete del producto.
Caracterstica que tienen los insumos para perder en un lapso de tiempo la potencia
para ser consumidos, tales como: medicinas, vacunas, lcteos, reactivos, qumicos,
materiales de curacin y otros.
canje: Intercambio de algo. Negociacin que realiza el Instituto con sus proveedores,
para cambiar bienes en mal estado que no pueden ser utilizados; por bienes nuevos
del mismo tipo.
catlogo general de artculos: Es una relacin detallada de claves con
descripciones y tipos de presentacin, por grupo, y subgrupo de suministro (bienes
de consumo y bienes de inversin); sealando si estn dentro o fuera de cuadro
bsico o en proyecto; si son del sector salud o del IMSS y otros datos normativos.
centro de costos: Es la codificacin de seis dgitos que identifican a los servicios en
la unidad, de acuerdo al catlogo de servicios de la Coordinacin de Presupuesto,
Contabilidad y Evaluacin Financiera.
CEYE: Entindase como a la Central de Equipos y Esterilizacin.
ciclo de abastecimiento: Periodo determinado para cubrir las etapas de
identificacin y determinacin de necesidades, consolidacin, adquisicin, suministro,
control de calidad, distribucin y consumo de los bienes muebles que requiere el
Instituto para garantizar los servicios que presta a la poblacin derechohabiente.
15

clave de artculo: Es la expresin codificada y asignada a cada bien que adquiere el

Instituto y que sirve para uniformar, unificar y establecer un nmero nico de
identificacin.
clave presupuestal: Representacin numrica o alfanumrica de los distintos
elementos presupuestarios, de acuerdo con la secuencia determinada por la
estructura orgnica del IMSS y del presupuesto.
concentracin de bienes: Son los envos de bienes de una unidad almacenara
inferior a una superior, o al almacn delegacional en el cual se deben concentrar los
bienes para canje al proveedor.
consumo: Salida, uso y utilizacin de los bienes muebles, mercancas, materias
primas y servicios adquiridos y suministrados por el IMSS. Pueden ser registrados a
partir del surtimiento de una receta individual o colectiva, una salida de almacn de
unidad mdica, de una CEYE. (Central de Equipos y Esterilizacin), almacn a
granel almacn delegacional.
consumo promedio mensual (CPM): Es el consumo que se obtiene de la suma de
los consumos por artculo de un ao, dividido entre doce meses, en el caso del
clculo de dotacin autorizada. Para niveles de inversin en el mdulo de inventarios
del SAI ser la suma de los consumos de un artculo durante un ao dividido entre el
nmero de meses con cantidad mayor a cero.
consumo sustituto: Entrega de un artculo en lugar de otro con caractersticas
semejantes, con autorizacin del responsable del servicio demandante, derivado de
la falta del originalmente solicitado.
control de existencias: Registro fsico y valorizado de todos los movimientos
referidos; tanto a los movimientos de entradas y salidas reales, como a los
movimientos de la misma naturaleza, pero motivados por ajustes contables en
valores o sobre ajustes en lo fsico por faltantes y sobrantes de inventario, de
acuerdo a las normas establecidas por la Coordinacin de Abastecimiento, para los
bienes de consumo.
conversin a granel: Actividad que consiste en dividir la cantidad de presentacin
del artculo a la unidad de medida, pieza., kilo, litro, etc., para el surtido a los
servicios consumidos por el almacn a granel de la unidad mdica y por la CEYE.
cuadro bsico institucional: Documento que relaciona los bienes por grupo de
suministro determinados como fundamentales e indispensables en la operacin del
Instituto. Deber estar autorizado por la comisin de cuadro bsico correspondiente.
demanda no atendida: Requerimiento no entregado al servicio solicitante, derivado
por la falta de existencias, mismo que debe ser considerado en las estadsticas de la
unidad de atencin mdica como consumo para clculos futuros.

16

derechohabiente: Asegurado o pensionado y sus beneficiarios legales que tienen

derecho a estar protegidos en los trminos de la Ley del Seguro Social y sus
Reglamentos.
despacho: Es el documento elaborado manualmente que formaliza los envos que
realizan las unidades almacenarias.
devolucin de bienes: Es el acto de enviar para su concentracin aquellos bienes
excedentes, caducos, con alteracin de calidad y que por instrucciones superiores
sern devueltos, canjeados, donados o dados de baja. La devolucin puede
efectuarse a proveedores o a los almacenes centrales y delegacionales.
diagrama: Representacin grfica de un proceso, un sistema, un hecho, movimiento,
funcin o fenmeno cualquiera, dentro de una organizacin, el cual se presenta para
su anlisis y evaluacin o mejoramiento por medio de smbolos convencionales.
diferenciador: Se establece mediante dos dgitos en la clave del artculo, por medio
de los cuales en el Mdulo de Artculos en el SAI se distinguen los que tienen las
mismas funciones, pero con caractersticas sensiblemente diferentes.
distribucin: Accin de repartir algo (materia prima, producto, bienes, etctera), y de
llevarlo al punto o lugar en que se desea utilizar. Es el conjunto de procedimientos
administrativos encaminados a asegurar un reparto ordenado, regular y sistemtico
de los bienes, as como del control de entradas y salida de almacn en todos los
niveles administrativos del sistema donde se genere.
distribuidor: El trmino distribuidor se refiere a una agencia para el mercado de los
bienes. Un distribuidor almacena y distribuye los productos de un fabricante en un
rea con base exclusiva o no exclusiva. Vende a otros intermediarios (mayoristas,
distribuidores, detallistas, etctera) y a consumidores industriales. Para el IMSS es
un proveedor que adquiere por su cuenta bienes para su reventa a un mayorista,
detallista o consumidor final.
Puede vender bienes de su propiedad o inventario, de una existencia a consignacin
en su posesin o puede vender por medio de embarques directos del inventario del
fabricante. Tambin puede considerarse distribuidor exclusivo o distribuidor
autorizado para X tipo de bienes, en forma local, regional o nacional.
eficacia: Capacidad de lograr los objetivos y metas programados con los recursos en
un tiempo determinado.
eficiencia: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo
predeterminado; es el requisito para evitar dispendios y errores.
empacar: Accin de preparar un bien para su embarque o almacenamiento. Incluye
el flejado si se requiere, acojinarlo, envolverlo, sujetarlo con correas, colocarlo en el
envase de embarque y marcarlo.

17

empaque colectivo: La preparacin o embalaje de un bien en cajas rectangulares,

bajas, con anotaciones o leyendas cuando menos en dos lados contiguos, en forma
legible, clara y en el tamao apropiado: El nmero de clave, marca registrada, pas
de origen, descripcin del bien, nmero de lote, cantidad y fecha de caducidad y/o
fabricacin, nombre del fabricante y/o distribuidor.
empaque individual: La preparacin primaria de un bien con ciertas caractersticas
especficas de uso y manejo que facilite la conservacin del mismo.
envase o empaque: Todo recipiente destinado a contener un producto y que entra
en contacto con el mismo, conservando su integridad fsica, qumica y sanitaria. Se
considera envase secundario aquel que contiene al primario. Ocasionalmente agrupa
los productos de envasados con el fin de facilidad su manejo.
especfico: Se utiliza en el Instituto en los cuadros bsicos institucionales y el
Catlogo General de Artculos y es parte de la clave del artculo que corresponde a
las caractersticas particulares del mismo, permitiendo la identificacin nica, entre
otros bienes del mismo genrico o familia.
existencia: Volumen fsico de artculos que se tienen en disponibilidad inmediata
para su abastecimiento o consumo en almacenes o unidades de servicio.
existencia no disponible: Es la cantidad de artculos que se encuentra fuera de
uso, congelado o suspendido por la autoridad competente, mismo que podr ser
dado de baja, devuelto o incorporado nuevamente a las existencias disponibles.
factura: Es un documento oficial, aprobado por las autoridades hacendarias que
muestra el tipo, la cantidad, el precio unitario, importe total, impuestos, los trminos,
clase, forma de entrega y otras particularidades de la mercanca vendida o de los
servicios prestados.
Puede ser una cuenta por pagar. Es una declaracin detallada de la mercanca
embarcada o de los servicios prestados a un comprador o consignatario y es la base
por la cual el vendedor espera que se pague por los bienes o servicios
proporcionados.
fecha de fabricacin: Informacin proporcionada por el fabricante en el embarque o
la documentacin que lo ampara donde este seala la fecha de fabricacin del
mismo.
frecuencia del suministro: Atributo por unidad servicio, grupo de suministro y
partida presupuestal que indica la periodicidad con que se suministran los bienes a
esa unidad. La periodicidad podr ser semanal, quincenal, mensual o bimestral,
tiene como parmetro el factor mximo y mnimo asignado.
fuente alterna de abasto: Procedimiento para obtener el suministro inmediato, por
parte de mayoristas, distribuidores, cadenas de farmacias o farmacias de la localidad
de claves desabastecidas.
18

funciones: Grupos de actividades asignadas a cada rea o dependencia y que

estn orientadas al cumplimiento de la misin de la dependencia.
funciones sustantivas o bsicas: Es la que identifica la esencia de la dependencia
y que desarrollan sus rganos, para el cumplimiento de los objetivos y los procesos
generales y especficos a su cargo. Es aquella cuya realizacin coadyuva
directamente con el cumplimiento del objetivo del rgano que se crea o reestructura.
gasto: Erogacin que llevan a cabo los entes econmicos para adquirir los bienes
necesarios en la realizacin de sus actividades de produccin de bienes o servicios,
pblicos o privados.
genrico: Se utiliza en la clave del artculo para sealar el agrupamiento o familia
de bienes con caractersticas iguales o funciones semejantes, de acuerdo con el
grupo o subgrupo de suministro.
grupo de suministro: Es una clasificacin administrativa sealada por la
Coordinacin de Presupuesto, Contabilidad y Evaluacin Financiera que permite el
control de los bienes de consumo a travs de las diferentes fases del proceso del
abastecimiento y est relacionado con la partida presupuestal.
indicador: Es el instrumento cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la
desviacin de una actividad sujeta a influencias internas y externas con respecto a
una unidad de medida convencional.
inventario: Documento oficial que reporta la cantidad de artculos propiedad
disponible y no disponible, en cualquier momento dado; una lista desglosada por
artculo de las cantidades de propiedad indicada como disponible y no disponible,
en un momento determinado.
inventario fsico: Es la accin fsica de certificar por medio de recuentos las
existencias de artculos, verificacin peridica en las unidades almacenarias a efecto
de comprobar el grado de eficiencia en los sistemas de control administrativo, el
manejo de los materiales, el mtodo de almacenaje y el aprovechamiento de espacio
en el almacn. Por lo regular se practica anualmente la toma o levantamiento fsico
de inventario de los bienes de consumo del IMSS.
inventario rotativo: Este mtodo consiste en efectuar recuentos por partes de
bienes debidamente programados, por etapas peridicas hasta lograr, en el lapso
establecido (se recomienda mximo en un ao) tener la comprobacin fsica de
todas las existencias.
inventario selectivo: Por este mtodo se efectan recuentos en determinadas
lneas de bienes escogidos al azar, con el objeto de evaluar de inmediato la
confiabilidad de los registros que se tengan de dichas lneas de bienes.
manual: Que se ejecuta con las manos o relativo a ellas. Libro o documento que
contiene el conjunto de maniobras, prcticas o abreviaturas de las nociones de una
19

ciencia. En el Instituto se consideran instrumentos normativos a los manuales de

organizacin, manuales de procedimientos, del usuario y/o manuales tcnicos.
manual de procedimientos: Documento que describe en secuencia lgica y
ordenada las actividades que forman el proceso general de una dependencia, un
servicio o un sistema y su empleo debe facilitar las labores de supervisin y
coordinacin, as como introducir al puesto a nuevos empleados.
material de curacin: Recursos materiales utilizados para aplicar la medicina
curativa en los servicios de hospital. Podrn ser estriles o no estriles. Con
caducidad impresa en el marbete o con fecha de fabricacin nicamente.
mximos: En los almacenes del Instituto es un trmino que representa la cantidad
mxima de nmero de bienes permitido, expresados en presentacin del Cuadro
Bsico Institucional que se calcula, para efectos del proceso de reabastecimiento.
Esta cantidad se obtiene por mes para Unidad de Servicio, Almacn Delegacional y
Almacn Central.
mximo (almacn delegacional): Es la sumatoria de todas las frecuencias de las
unidades de servicio que dependen del Almacn. Asociada con el factor mximo por
consumo promedio diario.
mnimos: Para los almacenes del Instituto es un trmino que representa la cantidad
mnima de nmero de bienes permitido, expresados en presentacin de Cuadro
Bsico Institucional que se calcula para efectos del proceso de reabastecimiento
Esta cantidad se obtiene por mes para unidad de servicio, almacn delegacional,
almacn regulador y almacn central.
mnimo (almacn delegacional): Es la sumatoria de todas las frecuencias de las
unidades de servicio que dependen del almacn asociada con el factor mnimo por el
consumo promedio diario.
mdulo de almacenes de unidad mdica: Es un sistema automatizado de
administracin de bienes de consumo de uso teraputico de los grupos de suministro
del 060-Material de curacin al 537-Instrumentos de Ciruga de Especialidad, que
forma parte del Sistema de Abasto Institucional (SAI) para procesar contablemente
las entradas y salidas de materiales mediante el control de inventarios, suministros a
la CEYE y a los servicios de la Unidad de Atencin Mdica, consumos directos o
indirectos, movimientos de bajas, devoluciones, concentraciones, canjes y dems
inherentes a la operacin de un almacn.
mdulo de artculos: Es el sistema automatizado que sirve de base y es la
infraestructura del Sistema de Abasto Institucional (SAI), para el proceso abasto de
los bienes de consumo (e inversin), controlando las claves de los artculos,
alimentos y algunos servicios, dentro y fuera de los cuadros bsicos institucionales y
sectoriales. Cada una de las claves cuenta con informacin normativa y de apoyo
adicional, as como para la propia operacin a nivel nacional. Se enlaza en forma
automatizada a travs de la Red de Abastecimiento y en el Sistema, con el resto de
los Subsistemas y Mdulos que conforman el citado SAI. Contiene aproximadamente
20

100,000 claves de las cuales, 40,000 quedarn normadas vigentes y el resto en un

archivo histrico.
mdulo entrega en unidades: Programa que relaciona tablas de los Subsistemas
farmacia y almacn del SAI, con tablas del Subsistema Control del Abasto de uso
exclusivo del esquema de entrega en unidades, solo opera en farmacia y almacn de
unidad mdica.

mdulo de unidades de Servicio (clasificaciones presupuestales): Es un

catlogo diseado en el Sistema de Abasto Institucional SAI, especficamente en el
Subsistema Normativo para enlazarse en forma mensual con el Departamento de
Catlogos de la Coordinacin de Presupuesto, Contabilidad y Evaluacin Financiera.
Este catlogo contiene el nmero de codificaciones de las que estn compuestas las
clasificaciones presupuestales por cada unidad de servicio y tipo de servicio en el
IMSS, as como su domicilio, permitiendo validad la circunscripcin, localidad, tipo de
servicio, tipo de explotacin, inmueble y partida presupuestal.
monitor de almacn de unidad mdica: Es la persona responsable de supervisar y
apoyar en la implantacin y operacin recurrente de sistemas automatizados.
Categora aprobada por la Direccin de Organizacin y Calidad, con el curso de
Habilitacin de Instructores para capacitar y transmitir al personal de unidades de
atencin mdica diferentes cursos una vez capacitado l, en el tema que se trate.
muestra: Grupo de unidades o porcin de material tomado de un universo y que se
utiliza para conocer o investigar el estado o situacin del universo al cual pertenece.
norma: Regla de conducta que rige y determina el comportamiento humano. Regla,
disposicin o criterio que establece una autoridad para regular acciones de los
distintos agentes econmicos, se traduce en un enunciado tcnico que a travs de
parmetros cuantitativos y/o cualitativos sirve de gua para la accin.
objetivo: Fin ltimo que se pretende alcanzar a corto, mediano y largo plazos,
mediante la realizacin de sus funciones, actividades y tareas.
orden de compra: Documento oficial mediante el cual se solicita al proveedor
suministre bienes directamente en las unidades de atencin mdica de acuerdo a las
condiciones establecidas en el contrato abierto de suministro.
orden de compra en unidad de atencin mdica: Documento oficial mediante el
cual se le solicita al proveedor suministre bienes directamente en la Unidad de
Atencin Mdica, para cubrir necesidades inmediatas.

partida presupuestal: Elemento presupuestario y relacionado con el grupo de

suministro en que se subdividen los conceptos y que clasifica las erogaciones de
acuerdo con el objetivo especfico del gasto.

21

periodo de resurtido: Es el nmero de das que se asigna a la Unidad de Servicio

por la Unidad Almacenaria, de conformidad con el grupo de suministro y frecuencia
del mismo.
poltica: Gua o curso de accin. Criterio necesario para orientar el cumplimiento
global o especfico de las funciones de los rganos que integran la estructura.
Criterio o directriz de accin elegida como gua en el proceso de toma de decisiones
al poner en prctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos especficos del
nivel institucional.
precio unitario uniforme: Es el precio calculado por el Instituto y que se utiliza para
la valoracin de inventarios de los bienes de consumo en el Sistema Almacenario
Institucional.
precio de conversin: Es el precio unitario uniforme entre la cantidad de
presentacin, para obtener el precio de una unidad de medida, a efecto de calcular
los importes del consumo a granel.
presupuesto de gastos de operacin anual: Es la previsin supuesta de gastos de
administracin y operacin, por centro de costo y autorizado por la Direccin de
Finanzas y Sistemas.
procedimiento: Sucesin cronolgica de operaciones ordenadas entre s, que se
constituyen en una unidad en funcin de la realizacin de una actividad o tarea
especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinacin de
tiempos de realizacin, uso de recursos materiales y tecnolgicos, as como la
aplicacin de mtodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y
eficiente desarrollo de las operaciones.
programa de entrega: Es el tiempo requerido o convenido para la recepcin de
artculos para un periodo de tiempo determinado.
prorrateo: Accin que efectan las unidades almacenarias para repartir
equitativamente entre sus unidades de servicio la cantidad existente disponible en su
almacn para suministrar a dichas unidades.
proveedor: Es aquella persona fsica o moral, nacional o extranjera, que se
encuentra autorizado para vender los insumos que comercia y a quien se le puede
encomendar mediante contrato el abastecimiento de bienes a favor del Instituto.
El que celebre contratos con el Instituto derivado de licitaciones, adquisiciones por
invitacin restringida a cuando menos tres proveedores o adjudicacin directa.
Empresa nacional o extranjera que celebre contratos de adquisiciones y/o servicios
en el IMSS.

22

queja: Acto mediante el cual una persona hace del conocimiento de la autoridad
administrativa el incumplimiento de las obligaciones legales y administrativas por
parte de algn servidor pblico, cuando dicho incumplimiento cause agravio.
Recurso conciliatorio por medio del cual, el usuario de los servicios institucionales
podr, por s o por medio de representante acreditado, sin menoscabo de su
derecho a interponer recurso de inconformidad, manifestar sus insatisfacciones
respecto de los servicios otorgados, actos y omisiones del personal del Instituto que
hagan presumir la existencia de violaciones a sus derechos.
reaprovisionamiento: Procedimiento mediante el cual las unidades almacenarias
abastecen de bienes en forma peridica a las unidades de servicio, para que stas
no almacenen ms de lo que consumen.
reclasificacin: Cambio en la agrupacin de las partidas presupuestales que
integran los estados financieros, modificaciones a los saldos de las cuentas
contables cuando dejan de ser representativas de la realidad.
recuperacin: Obtener en especie o en dinero el equivalente a los bienes de
consumo devueltos al proveedor por rechazos en la calidad de los mismos,
dictaminada por la Unidad de Control Tcnico de Insumos, la cual se podr dar por
la misma clave de diferente lote, diferente clave que sume el mismo importe, en nota
de crdito o cheque certificado a favor del Instituto.
registro contable: Es la afectacin o asiento que se realiza en los libros de
contabilidad de un ente econmico, con objeto de proporcionar los elementos
necesarios para elaborar la informacin financiera del mismo.
remisin de almacn: Es el documento oficial mediante el cual las unidades
almacenarias surten a otras unidades almacenarias y es la base para contabilizar las
entradas y salidas de un almacn a otro almacn. Invariablemente se deber
recabar el sello de alta en el almacn receptor para que tenga validez.
sistema: Es un conjunto de elementos interconectados, acciones y eventos
relacionados que interactan unos con otros para ejecutar una tarea, en un todo
interrelacionado y complejo. Comprende la entrada, proceso y salida de informacin.
sistema de abasto institucional (SAI): Es una innovacin al sistema automatizado
de informacin en el Instituto que permite a travs de una unidad central de
procesos, controlar y realizar la transmisin automatizada en red, desde la Unidad
de Atencin Mdica al almacn delegacional y al nivel central sobre la recepcin,
proceso e intercambio de la informacin relativa a los bienes de consumo, a las
diferentes reas que concurren en la operacin del abasto institucional.
Conjunto de acciones que con la utilizacin de medio electrnicos permiten realizar
actividades comprendidas en el proceso de abastecimiento y suministro de manera
gil, oportuna, uniforme y confiable para la operacin y la toma de decisiones
directivas.

23

sistema de informacin: Conjunto de personas, datos, procesos y procedimientos

que funcionan articulados y que buscan facilitar y apoyar el desempeo de las
personas para cumplir con las actividades para el buen funcionamiento de la
organizacin.
sobreinversin: Cantidad excedente de nivel de inversin autorizado. Es la
existencia de bienes en las unidades almacenarias de la institucin, superior a nivel
mximo de inversin.
solicitud de abastecimiento: Es el documento oficial mediante el cual en las
unidades de servicio de una delegacin, solicitan a su almacn delegacional los
bienes de consumo necesarios para satisfacer las necesidades de un periodo
determinado.
subsistema de almacenes: Es un conjunto de procesos diseados en el sistema de
abasto para la administracin de los almacenes centrales y delegacionales de
unidad mdica y farmacias, en el manejo, control, recepcin y distribucin de bienes
de consumo conforme a los niveles de inversin y calendarios de suministro
establecidos. Se enlaza directamente con los subsistemas de control del abasto y de
adquisiciones adems de los mdulos de farmacias, almacn de unidad mdica y
contable para registrar y controlar todos los movimientos de entrada, salida, emisin
de altas, devoluciones, canjes, traspasos, bajas, etc.
suministro: Accin de surtir. Es la funcin sustantiva del abastecimiento que
consiste en tramitar la solicitud, recepcin, guarda, custodia, distribucin y entrega
oportuna de los bienes de consumo e inversin que en forma programada,
demandan las unidades de la Institucin.
suministro complementario: (Surtido o reposicin) es el surtimiento adicional al
suministro ordinario de bienes a los almacenes delegacionales o a los almacenes de
unidades mdicas o de servicios, por arribos posteriores de bienes, al suministro
ordinario, por parte del almacn central almacn delegacional.
suministro extraordinario: (Surtido o reposicin) es el surtimiento que se da por
situaciones especiales no consideradas en el surtimiento ordinario o fuera de
programa, por parte de las unidades almacenarias.
suministro ordinario: Es el surtimiento programado de bienes a los almacenes
delegacionales, de unidad mdica de servicios, de acuerdo a un calendario de
suministro establecido.
surtido directo: Entrega de artculos al servicio solicitante.
transportista: Persona fsica o moral, autorizada por el gobierno, dedicada al
negocio de transportar una propiedad de un lugar a otro, por una compensacin. El
que presta un servicio pblico o privado de autotransporte de carga.

24

traspaso: Movimiento de bienes, materiales y equipos en almacenes de un mismo

nivel, que se originan como consecuencia de un reordenamiento y optimizacin de
las existencias disponibles.
unidad de presentacin: Trmino que se utiliza para designar la forma en la cual se
identificar un bien. Tipo o variedad con la que se fabrica y entrega un bien. Para el
Instituto es la unidad de adquisicin y/o almacenamiento. Por ejemplo: caja con 5
supositorios, frasco con 20 tabletas, caja con 50 ampolletas, etc.
unidad de medida: Es el contenido mnimo a surtir a los servicios, por unidad, por
tipo de presentacin; por ejemplo: kilogramo, litro, metro, etc.
usuario: persona fsica o moral que recibe el servicio de algo. El que contrate con un
transportista el traslado de personas o el transporte de carga.
variante: Se identifica mediante dos dgitos en la clave del artculo que emite el
mdulo de catlogos para distinguir de un mismo artculo cuando se entrega por el
proveedor con diferentes presentaciones. Ejemplo: caja con un frasco, caja con cinco
frascos, etc.
volante de codificacin: Pliza de diario. Documento donde se expresan los
asientos contables que reflejan las operaciones de una Entidad Econmica. Registro
de los movimientos de entrada y salida en el Instituto.
7

Tipos de Unidades Almacenarias

En el IMSS, las reas consideradas como unidades almacenarias son las siguientes:

Almacn central
Almacn delegacional
Almacn de unidad mdica (incluye almacn a granel)
Farmacia
CEYE (Central de Equipos y Esterilizacin)

almacn central: rea facultada en el IMSS para la recepcin, custodia, resguardo,

almacenamiento, control y despacho de bienes; destinados a mantener una
existencia de bienes para ser distribuidos a todas las unidades de la institucin que
los requieren para su operacin y adecuado funcionamiento, dentro de las
condiciones de uso y con calidad requerida.
almacn delegacional: rea facultada en la delegacin, para la recepcin, custodia,
control, despacho y distribucin de bienes de consumo e inversin, as como la
expedicin de altas por la recepcin de los mismos.
almacn de unidad mdica: rea facultada en la unidad de atencin mdica para la
recepcin, custodia, control y entrega de bienes de consumo e inversin para el uso
y servicio de la unidad.
25

farmacia: Unidad almacenaria especializada en proporcionar el suministro de los

medicamentos que prescriben los mdicos. Cumple con las funciones de solicitar,
recibir, almacenar, controlar y entregar los medicamentos controlados y no
controlados a los derechohabientes y servicios del hospital.
central de equipos y esterilizacin (CEYE): rea donde se esteriliza el
instrumental, material de curacin, equipo mdico, ropa para uso quirrgico y
hospitalario; a efecto de destruir microorganismos patgenos por medios fsicos o
qumicos en el instituto, adems proporciona bienes de uso teraputico a granel
(cantidad de presentacin a la unidad de medida) por ejemplo: pieza, kg., litro, etc.

VI

MOVIMIENTOS DE ARTCULOS EN EL ALMACN

En los almacenes de unidad mdica existen los siguientes procesos que regulan los
movimientos de artculos en el mismo:
1

Recepcin e Inspeccin:

Actividad por medio de la cual se comprueba que los artculos que se admiten sean
precisamente los que se necesitan, verificndose contra documentacin que ampara
el arribo en cantidad y calidad de los mismos.
Se reciben los artculos requeridos por el Instituto a travs de un Fincamiento de
pedido en las condiciones y con las caractersticas que se sealan.
Los almacenes pueden recibir productos de:

Almacn delegacional
Almacenes de otras unidades
Servicios de la unidad
Proveedores

Los artculos provenientes del almacn delegacional para su recepcin en el almacn

debern acompaarse del reporte de Remisin de almacn.
Los que proceden de otras unidades de servicio, por traspaso y por devoluciones de
los servicios se deben de especificar en el reporte de Movimientos Varios y el
motivo de movimiento.
26

Los artculos que proceden de los proveedores, slo se pueden recibir por
indicaciones expresas del rea de altas en los departamentos de abastecimiento
delegacional; mientras que en las unidades de servicio con indicaciones de las
autoridades del rea de abastecimiento, se debe presentar la forma Remisin de
pedido o la factura correspondiente, o en su caso la orden de reposicin.

Cualquier recepcin de bienes que arribe a los almacenes de unidad mdica debe
llegar acompaada del documento de entrada correspondiente, segn la fuente
de reaprovisionamiento de que se trate.
El responsable del rea de recepcin deber vigilar que los bienes arriben en
buen estado, dentro de las condiciones de empaque requeridas segn el tipo de
artculo, cantidad, caducidad, etc.
Cualquier recepcin de bienes deber ser verificada documental y fsicamente,
cotejando nmero de pedido, nmero de clave, descripcin del artculo, cantidad,
caducidad, etc.
Se deber verificar que los artculos sujetos a caducidad estn dentro de los
lmites establecidos.
De no coincidir, proceder a las instrucciones establecidas en el Manual de
Procedimientos Administrativos.
Registro de operaciones

Es el control mediante el registro los movimientos de entrada y salida de artculos del

almacn por cualquier concepto. Este registro puede ser en forma manual, utilizando
la Tarjeta de control de Existencias (anexo 3) y el marbete de casillero
utilizndose el sistema de cmputo SAI Almacenes de Unidad Mdica, si la unidad
cuenta con el.
Registros de entrada
Al dar entrada a los artculos al almacn, este movimiento se registra en la Tarjeta
de control de Existencias y en el SAI Almacenes de Unidad Mdica, si la unidad
cuenta con el a travs del mdulo de Entrega en Unidades.
Registros de salida
Al documento que certifica la salida de artculos se le da Nmero de despacho, se
entrega el artculo y se firma de recibido. Este registro se realiza en la Tarjeta de
Control de Existencias y en el SAI Almacenes de Unidad Mdica.
Tarjetas de control de existencias
Su objetivo es registrar los movimientos de entrada y salida de artculos, as como
existencias fsicas.
3

Acomodo de Artculos

27

Es la actividad mediante la cual los artculos son colocados en las reas de

almacenamiento, obedece a los lineamientos especficos que tienen por objeto
facilitar su administracin.
rea de almacenamiento
Es el espacio que se destina a algn artculo conforme al procedimiento establecido,
es el recurso bsico de un almacn, su buen aprovechamiento nos lleva a una
operacin eficiente y por consecuencia costos adecuados por manejo de artculos.
Es de suma importancia vigilar el cumplimiento de las actividades de limpieza en
esas reas.
La distribucin tiene como finalidad buscar el mximo aprovechamiento del espacio y
la proteccin adecuada de los artculos y el personal que en l labora.
La optimizacin de las reas, se logra con la determinacin de la superficie efectiva
en metros cbicos (m3), lo que permite estibar los artculos hasta donde sea
recomendado y planear el mtodo de almacenamiento ms adecuado, as como el
equipo auxiliar que se utilizar.
La disposicin final de los artculos en el almacn, se har con base en grupos de
suministro, considerando los factores de:

Rotacin
Peso
Volumen
Riesgo

De acuerdo al Catlogo Operativo de Artculos.

El acomodo deber efectuarse conforme al sistema Primeras Entradas Primeras
Salidas (PEPS), a excepcin de los artculos sujetos a caducidad, donde el consumo
se har para surtir primero los que estn prximos a vencer.
4

Mtodos de almacenamiento

Es el procedimiento que se lleva a cabo para el acomodo correcto de los artculos, de

acuerdo a sus caractersticas fsicas y de rotacin.
La utilizacin de dichos mtodos nos sirven de mximo aprovechamiento del
espacio, de la mano de obra y del equipo auxiliar, as como la proteccin y
accesibilidad de los artculos y la rotacin efectiva de las existencias.
Para seleccionar el mtodo de almacenamiento de los artculos tendremos que tomar
en cuenta los siguientes aspectos:

Unidad de presentacin
28

Dimensiones
Peso
Empaque o envase
Rotacin
Manejo de artculos especiales (alto costo)

De acuerdo al artculo se podrn utilizar los siguientes mtodos:

Estantes o anaqueles: Destinado a artculos pequeos o aquellos que por su
empaque o envase permita que sea en tarimas.
Tarimas o plataformas: Para artculos voluminosos que su empaque lo permita, su
movimiento sea frecuente y en cantidades considerables.
Piso: Para artculos voluminosos que su empaque lo permita, su movimiento y
cantidades deben ser bajos. Tendrn que protegerse de la humedad relativa del piso.
Estantes con cajones o compartimentos: Para artculos pequeos en unidad por
pieza y que se manejen sin empaque; estos mismos equipos se podrn utilizar para
artculos de valor que requieran una mayor seguridad.
El mtodo de almacenamiento cualquiera que sea el requisito deber permitir que se
ejerza un estricto control de los artculos, evitando con esto, prdidas, mermas,
deterioro o descomposicin y sobre inversin.
5

Manejo de Artculos

Es todo movimiento o traslado del artculo desde su recepcin hasta que sale del
almacn destinando al rea que se requiere para su uso. En los almacenes centrales
y delegacionales, la salida de artculos es a travs del rea de embarques; en ella se
efectan y verifican las actividades de empacado y etiquetado para la entrega
correcta y oportuna a las unidades, evitando el deterioro durante su traslado.
6

Manejo de Equipo Auxiliar

El equipo auxiliar se considera cualquier aparato o adaptacin al rea que se

determine para lograr una mayor eficiencia en las actividades de traslado de
artculos.
La utilizacin del equipo auxiliar, permite manejar en condiciones de uso los artculos
y brindan mayor seguridad durante su custodia.
Se clasifican en:

Equipos auxiliares para el almacenaje

Equipos auxiliares para el manejo de artculos

29

Equipos auxiliares para el almacenaje:

Cmara de refrigeracin: Para artculos que se requiera un control de

temperatura especial.
Enrejados: Para artculos que se requiera un control estricto y se manejan en
grandes volmenes.
Cuartos, anaqueles o archiveros con chapa: Para artculos que su control sea
estricto y se manejen pequeos volmenes o su presentacin sea en piezas o
sin empaque, as como para los de alto costo.
Rack: Para la optimizacin del rea y el mtodo de almacenaje en tarimas.

Equipos auxiliares para el manejo de artculos:

Carretillas y vagonetas: Es el equipo mas sencillo y se utiliza para artculos

cuyos volmenes sean pequeos y se encuentren almacenados en anaqueles o
estantes; se utilizan en distancias cortas o intermitentes.
Carretillas elevadoras o patines hidrulicos: Se utilizan para artculos
almacenados en pilas sobre plataformas o tarimas y cuyo movimiento sea de
forma horizontal en distancias cortas y sin mucha altura.
Automontacarga: Se utiliza para artculos que se encuentran almacenados en
las pilas sobre tarimas, que su movimiento sea en forma horizontal y vertical sin
importar las distancias, siempre y cuando el artculo no corra peligro, ni el
personal.
Embarques

La distribucin de los artculos surtidos ser a travs del rea de embarques. Siendo
funcin de esta rea la recepcin, guarda, custodia, empaque y distribucin de los
artculos.
Esto ser desde el momento que le son entregados con este fin, hasta el momento
de su distribucin al rea solicitante.
8

Control de Caducidades

Es el sistema que se aplica para el control eficaz y continuo de los artculos que
pueden caducar, con el objeto de evitar prdidas por este concepto.
Para el control de caducidades se utiliza un formato en donde se registran los
artculos que se reciben.
Las actividades a realizar son:

Revisar mensualmente en el "Registro de control de caducidades" (anexo 4),

identificando las claves y lotes cuya fecha de caducidad estn en condiciones de
ser consumidas, realizando su recuento fsico.
30

Determinar con base en el promedio de consumo, si la cantidades en existencia

de cada clave y lote pueden ser consumidas dentro de los siguientes tres meses.
Si pueden ser consumidas, se conservan existencias para el surtido de artculos
si no pueden ser consumidas informa a su superior inmediato.
Actualizar las tarjetas de "Registro de control de caducidades" con base en la
revisin antes mencionada.
Control de cmaras fras

Los artculos que por sus caractersticas fsicas requieren que se les controle la
temperatura, para evitar alteraciones del producto, debern ser colocados en la
cmara fra o refrigerador.

10

Una vez que se realiza el conteo de estos artculos en la recepcin sern

colocados inmediatamente en la cmara fra o refrigerador.
Verificar si estn sujetos a caducidades para llevar su control.
Verificar cada dos horas la temperatura normada institucionalmente para el
almacenaje adecuado de los artculos que lo requieran, registrndola en la
grfica.
En caso de alteracin de la temperatura, avisar a mantenimiento y a las
autoridades superiores.
Surtido de artculos a los servicios y a la CEYE

El almacn recibe del servicio solicitante la forma Solicitud de reaprovisionamiento y

Control de Material a Servicios en Unidades de Atencin Mdica F/RS/1/94(anexo 5)
de acuerdo al calendario de resurtido.
En el caso del suministro para 24 horas se entrega al almacn a granel o a la CEYE
segn sea el caso.
Se verifica que dicho formato este debidamente requisitado y autorizado, se le asigna
nmero de folio y esta solicitud se revisa; si hay existencias disponibles para el
surtido: se ordenan los artculos, anotando en el formato F/RS/1/94 la cantidad,
fecha, nombre y firma de la persona que surte.
De no haber existencias de algunos artculos o en su totalidad, se anota en los
renglones respectivos Despacho Negado informndosele al responsable del
servicio.

11

Reposicin de Artculos

Es la solicitud de artculos para satisfacer la demanda de los servicios de la Unidad

Mdica.

31

VII

CONTROL DE EXISTENCIAS

Definicin

Es el conjunto de procedimientos que se establecen para determinar y mantener las

cantidades adecuadas y para cubrir en el momento preciso las necesidades de
consumo de las unidades que lo requieran.
2

Objetivos
Evitar el exceso o la falta de artculos.
Asegurar la reposicin oportuna de los artculos y el seguimiento hasta la entrega
de estos a los servicios.
Registrar en forma oportuna y correcta los movimientos que se efecten con los
artculos.
Recuperar y evitar dispendio de artculos.
32

Proporcionar informacin necesaria para ejercer un estricto control contable de

las existencias y consumos.
Evitar caducidades o la descomposicin de los artculos que requieren
refrigeracin.
Nivel de existencias

Es la cantidad ptima de artculos almacenados que garantiza el correcto

funcionamiento del almacn. Para determinar el nivel de existencias, se toma en
cuenta el consumo promedio mensual.
La variacin del nivel de existencias de cada artculo est relacionada con la
capacidad de almacenaje, el tiempo de reposicin, el tipo de artculo y las polticas
institucionales vigentes.
4

Inventario

Definicin: Documento oficial que reporta desglosando la cantidad disponible y no

disponible de artculos en un momento determinado. La comprobacin de que los
registros oficiales cumplen con su cometido se realiza a travs del inventario.
Dentro del almacn existen tres tipos de inventarios:

4.1

Fsico
Rotativo
Selectivo
Inventario Fsico

Es la accin fsica de certificar por medio de recuentos las existencias de artculos,

verificacin peridica en las unidades almacenaras a efecto de comprobar el grado
de eficiencia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el
mtodo de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacn. Por lo
regular se practica anualmente la toma o levantamiento fsico de inventario de los
bienes de consumo del IMSS.
Consta de tres fases que son:

Preparativo
Desarrollo
Resultado

Con el propsito de obtener una ptima toma de inventario fsico, ser necesario que
las actividades que se citan a continuacin se realicen con toda oportunidad en los
diferentes niveles de responsabilidad para asegurar los mejores resultados del
inventario.
Preparativo
33

Difusin del calendario de inventario.

Acomodo adecuado de artculos.
Elaboracin de la documentacin y envo total de los artculos surtidos.
Programa especial de reaprovisionamiento para tiempo de inventario.
Registro total de la documentacin que origina movimientos.
Depuracin de la cuenta de trnsitos.
Revisin, verificacin y correccin de la "Cuenta 13 de inventario", antes del cierre
contable que corresponden a la fecha de inventario.
Obtencin anticipada de los marbetes mecanizados de toma de inventario con los
datos correctos del artculo utilizando para ello el formato "Marbete para
inventario fsico" (Anexo 12.4).
Elaboracin de la documentacin y trmite correspondiente para dar de baja los
artculos obsoletos.

Desarrollo

Colocacin del "Marbete para inventario fsico" en el lugar del artculo.

Nota: Se elaboran todos los marbetes necesarios, pero puede suceder que el artculo
se encuentre en ms de un lugar o en estibas, de ser as, entonces se elaborar un
marbete adicional por cada lugar donde exista el mismo artculo.

Se dejan pendientes en el marbete los espacios correspondientes a cantidades e

iniciales.
Despus de poner todos los marbetes se realiza el primer conteo y ahora se
anota la cantidad resultante y las iniciales de quien cont.
Se notifica al coordinador del inventario el trmino del primer conteo, para
ponerse de acuerdo con el supervisor quien dir en que momento se levantarn
los marbetes del primer conteo.
Se separa y se concentra el primer conteo, se organiza al personal para realizar
el segundo conteo, cuidando que no sean las mismas personas.
Se realiza el segundo conteo y se anota la cantidad de artculos y las iniciales de
quien lo llev a cabo.
Se notifica al coordinador del inventario, el trmino del segundo conteo y este a
su vez se pone de acuerdo con el supervisor (auditor) para realizar las
supervisiones correspondientes.
Se realiza supervisin de los conteos y nuevamente se anotan las iniciales, si son
correctas las cifras.

Nota: Esta supervisin puede realizarse en el primer conteo o en el segundo, el

supervisor (auditor) decidir los casos que lo requieran.

Se levantan los marbetes dando por terminado los conteos, estos los concentra el
coordinador del inventario.
Se coteja el segundo conteo contra el primero, verificando que sean iguales.
En caso de discrepancia o error, se realiza un tercer conteo, se tacha la cantidad
con una cruz y se anota la correcta. .
34

Los artculos que se deterioran durante el inventario se consideran como

existencias y al finalizar el inventario se tramita su baja.
Hay que tener cuidado de conservar el antecedente de los artculos y cantidades
no disponibles.

Resultado

4.2

El coordinador del inventario se encarga de concentrar los marbetes y entregarlos

al rea correspondiente.
Se inicia la elaboracin de informes con base en los resultados del inventario, con
lo cual se determinan las existencias y su valor, que nos da el nivel de inversin,
las deficiencias y/o bondades del sistema nos permite actualizar registros, todo
esto de acuerdo con los datos de los marbetes del segundo conteo.
Los marbetes del primer conteo se quedan en el rea de almacenamiento, nos
sirven como base para el registro de cantidades en los marbetes de casillero y las
cifras de estos son el inventario inicial.
Inventario Rotativo

Este mtodo consiste en efectuar recuentos por partes de bienes debidamente

programados, por etapas peridicas hasta lograr, en el lapso establecido tener la
comprobacin fsica de todas las existencias.
Debido al tiempo que transcurre entre un inventario fsico anual y otro las diferencias
o incidencias se incrementan, por lo que es necesario acortar el tiempo de deteccin
y evaluacin del almacn.
El inventario rotativo consiste en verificar las cantidades en registro contra las
existencias fsicas en un periodo determinado.
Este inventario se realiza seleccionando la cantidad de claves que se contarn
diariamente, de manera que para el siguiente inventario fsico, ya se habrn contado
las claves existentes.
Se consideran los siguientes aspectos:

4.3

Determinar el periodo de duracin del inventario rotativo, debe llevarse a cabo por
lo menos tres veces al ao.
Elaborar el calendario de claves que se contarn diariamente sin tomar en cuenta
los das que no se labora.
Considerar los documentos que amparan artculos que se encuentran en el rea
de recepcin y despacho, que no estn registrados.
Los conteos debern realizarse durante la hora de menor carga de trabajo.
Elaborar informes y seguimiento de las diferencias que se detectan, con el fin de
contar con antecedentes en el momento del inventario fsico.
Inventario selectivo:
35

Por este mtodo se efectan recuentos en determinadas lneas de bienes escogidos

al azar, con el objeto de evaluar de inmediato la confiabilidad de los registros que se
tengan de dichas lneas de bienes.

VIII

MEDIDAS DE SEGURIDAD E HIGIENE

La seguridad y la higiene aplicadas a los a los centros de trabajo, tienen como

objetivo salvaguardar la vida y preservar la salud y la integridad fsica de los
trabajadores por medio del dictado de normas encaminado a que les proporcione las
condiciones adecuadas para el trabajo, como a capacitarlos y adiestrarlos para que
se eviten, dentro de lo posible las enfermedades y los accidentes laborales.
1

Accidente de Trabajo

36

Es toda lesin orgnica o perturbacin funcional, inmediata o posterior, o a la muerte,

producida repentinamente en ejercicio o con motivo de trabajo, cualquiera que sea el
lugar y el tiempo en que se presente.
2

Causas de Accidentes de Trabajo

A veces es necesario desplazar o mover algn objeto pesado: muebles,

computadoras, cajas, materiales, etc.
Una manipulacin inadecuada puede producir lesiones, ya sean puntuales o
acumulativas. Estas son:

Lumbalgias
Hernias
Desgarramientos
Citica
Lesiones de vrtebras
Golpes en diversas partes del cuerpo
Cada del peso a los pies

Para reducir la posibilidad de lesionar la espalda, debemos aplicar las siguientes

normas de seguridad:

Procurar no exceder los 25Kg.

No levantar ms que la carga que admita la capacidad de cada
individuo.
Agacharse para agarrar la carga.
NO DOBLAR LA ESPALDA.
Factores individuales de riesgos

Constituyen factores individuales de riesgo:

la falta de aptitud fsica para realizar las tareas en cuestin;

la inadecuacin de las ropas, el calzado u otros efectos personales que lleve el
trabajador;
la insuficiencia o inadaptacin de los conocimientos o de la formacin;
la existencia previa de patologa dorsolumbar.
Recomendaciones de Cargas

Considerar estos seis elementos a la hora de levantar un peso:

1. Abrir las piernas ligeramente y colocar los pies rodeando la carga a levantar.
2. Flexionar las piernas y mantener la espalda derecha, no necesariamente
vertical.
3. Mantener la barbilla cerca del cuerpo. No estirar el cuello.
4. Utilizar la palmas de las manos para agarrar fuertemente la carga procurando
seguir el contorno de la carga.
37

5. Situar los codos pegados al cuerpo y efectuar el levantamiento con la fuerza

de la musculatura de los muslos, nunca con los de la espalda.
6. Acercar el cuerpo a la carga para centralizar el peso.
5

Prevencin de incendios
Para protegerse contra incendios se contar con el equipo de extintores con
cargas vigentes y debidamente distribuidos y sealados en sitios especialmente
destinados para ello.
Se situarn los extintores en las reas de almacenamiento general y se colocar
uno por cada 35m2, disponindolos de tal manera, que la distancia desde
cualquiera punto del rea hasta el extintor no exceda de veinte metros.
Se prohibir de manera terminante, fumar o producir cualquier tipo de fuego en
las reas de almacenamiento. Se colocarn avisos en los lugares donde exista
la prohibicin.
Se llevar un control estricto de las fechas de vencimiento de las cargas de los
extintores para que sean recargados con oportunidad.
Se verificar que exista en el tipo de extintores para el equipo de cmputo.
Red Fra

De contarse con red fra en el almacn, deber ser revisada peridicamente para
prevenir fallas y evitar asi que los artculos sufran alteraciones o cambios que
impidan su consumo.
Objetivos

Minimizar los accidentes de refrigeracin en los artculos que se guardan en la

red fra.
Proporcionar al personal involucrado en la recepcin, almacenamiento, manejo,
control y distribucin de artculos de red fra; los elementos necesarios para la
toma de acciones de emergencia necesarias al detectar cualquier accidente de
refrigeracin.

Definicin de accidentes de refrigeracin

Falla ocurrida en la cmara fra, refrigerador o caja termo que resguarda artculos.
Puede ser ocasionada por interrupcin de energa elctrica, fallas del equipo o
humanas que originan la elevacin o disminucin de la temperatura normada de 2 a
8C.
Generalidades

Es importante que los artculos se conserven dentro de los lmites de temperatura

de 2 a 8C. en un refrigerador exclusivo para este uso.
Los artculos de alto riesgo y productos distintos sern preservados en otro
equipo.
38

En todos los casos cada unidad de refrigeracin deber estar conectada a la

planta de energa elctrica de emergencia y contar permanentemente con un
termmetro y/o termograficador, con alarma y con el registro manual diario
correspondiente.
Estos productos se colocarn de preferencia en el equipo de refrigeracin.

En los equipos de refrigeracin pueden presentarse diferentes tipos de fallas que

afectan el control de las temperaturas; cuando se presenta cualquiera de estas fallas
existen dos posibilidades:
a) Que la temperatura no haya salido de los lmites, pero se tenga la incertidumbre y
haya que tomar acciones para garantizar que los productos no sufran algn dao.
b) Que la temperatura est fuera de los lmites permitidos de 2 a 8C
Actividades Inmediatas
Debern seguirse este tipo de acciones en todos los casos que se altere la
temperatura, sea cual sea el motivo.
a) Al detectar el problema en horas hbiles, se proceder a registrar la temperatura
de cada equipo al momento de detectar la falla e incluirla en el formato establecido,
funcin que deber realizar el personal del almacn.
b) Suspender el uso de los productos involucrados y preservarlos en el rango
establecido (de 2 a 8C) todo el tiempo que dure la emergencia informar a:

Director o responsable de la Unidad

Administrador o subdirector administrativo
Jefe de conservacin de la unidad
Jefe de abastecimiento

c) Cuando la falla ocurra en horario inhbil, el personal de conservacin o vigilancia

al percatarse de las actividades de las alarmas, deber notificar en forma inmediata a
quien deba salvaguardar los productos y a quien deba establecer el funcionamiento
de los equipos de refrigeracin, cuyos nombres y telfonos debern aparecer en su
pliego de consignas.
d) En la unidad mdica el personal usuario deber localizar la causa de la falla y si es
posible, corregir de inmediato verificando:

El suministro de energa elctrica

Que el equipo se encuentre conectado al sistema de energa elctrica
Que el control de temperatura este en posicin encendido
Que la puerta cierre automticamente

e) Para los casos que la temperatura rebase los 8C:

39

Transferir de inmediato los productos a otro refrigerador que registre

temperaturas de 2 a 8C
De no contar con otro refrigerador, utilizar botellas con lquido refrigerante
congelado y distribuirlas uniformemente entre los entrepaos del gabinete interior.
De no contar con congelado botellas de lquido refrigerante, utilizar bolsas de
plstico con hielo, de preferencia con sal de grano, cerradas hermticamente.
Mantener cerrado el refrigerador y dar aviso a los responsables de forma
inmediata durante las 2 primeras horas, de no presentarse en ese lapso, se
deber tomar la temperatura, anotarla y hacer cambio de las botellas. No usar
hielo seco.
Deber tomarse la temperatura constantemente del termmetro con bulbo hasta
que se corrija la falla.
De no contarse con este tipo de termmetro en el refrigerador, y sea necesario
abrir la puerta, deber realizarse en un intervalo de 2 horas.
Sistema Computarizado

Las medidas de seguridad con relacin al sistema de cmputo, contribuyen a la

durabilidad de los equipos y a su mejor aprovechamiento.

IX

Vigilar que se utilice nicamente para los fines que fue implantado; implantar otro
tipo de programas ajenos al sistema puede ocasionar daos que en muchas
ocasiones son irreversibles.
Mantenerlo alejado de estibas y anaqueles del rea donde se encuentra
instalado.
Prohibir fumar y consumir alimentos asi como bebidas en el rea.
Mantener el rea en ptimas condiciones de limpieza.
Colocar letreros preventivos.
El equipo deber estar alejado de fuentes generadoras de calor y de material
inflamable.
Proteger el mdulo central y los dispositivos perifricos con una cubierta que evite
la acumulacin de partculas de polvo.
Realizar peridicamente la limpieza exterior del equipo utilizando un pao suave y
humedecido con agua(no usar solventes).
Proteger y guardar en lugar seguro los diskettes o Cds utilizados en el sistema
del mdulo Almacenes de Unidad Mdica.

PRINCIPIOS DE COMPUTACIN

40

Definicin

Ordenadores o computadoras, llamados as puesto que al principio se les utilizaba

para realizar clculos matemticos (cmputo = clculo), son mquinas electrnicas
diseadas para que funcionen como herramientas programables de procesamiento
de informacin y faciliten el trabajo mediante tres actividades bsicas: guardar,
procesar y recuperar informacin.
2

Niveles de funcionamiento:

2.1

Hardware

(del ingls ferretera). Comprende todos los elementos materiales, es decir, los
componentes electrnicos, mecnicos y de soporte, como son: CPU, teclado, Unidad
Central de Procesos, CdR , impresora, lector ptico.
2.2

Software

Neologismo ingls creado por similitud entre soft (blando) y hard (duro). Se refiere a
los aspectos lgicos y abstractos que describen mtodos acerca de cmo se ha de
tratar la informacin, es decir, instrucciones acerca de lo que la computadora tiene
qu hacer con el resto de la informacin que guarda.
La computadora nicamente funciona si alguien la gua, o dicho en lenguaje tcnico,
si alguien la programa.
A diferencia del hardware, es lo que no se ve, es decir los programas y aplicaciones
que estn guardadas en un disco duro, CD-ROM o disquetes. Instrucciones de
computadora, los conjuntos de instrucciones constituyen el software. Existen dos
grupos principales de software:
Software del sistema es el software de control que realiza funciones comunes para
todos los usuarios de la computadora (tales como sistema operativo o el sistema de
manejo de datos)
Software especfico para aplicaciones particulares del usuario de la computadora
(tales como los inventarios, SAI almacenes de unidad mdica.
2.3

Programa de computadora

Conjunto detallado de instrucciones preparado por personas para dirigir la

computadora, de manera que sta funcione para que produzca el resultado deseado.
Las computadoras son capaces del ms exacto procesamiento de datos y las ms
altas velocidades; adems, tienen la importante habilidad de comparar datos y luego
ejecutar diferentes operaciones de acuerdo con los resultados de la comparacin.

41

Estas capacidades fciles de entender, hacen de la computadora una de las ms

poderosas herramientas que hayan existido hasta hoy; sin embargo, alguna falla en
su aplicacin puede producir errores.
En la mayora de los casos puede recaer en el personal que falla al operar la
computadora.
3

Componentes de una computadora

Una computadora est formada por diferentes componentes integrados que trabajan
juntos para cumplir los pasos exigidos por cada tarea encomendada.
Un sistema bsico de cmputo consta de dispositivos de entrada, una unidad de
proceso (CPU) y dispositivos de salida.
3.1

Dispositivos de entrada

Los sistemas de computacin usan muchos dispositivos para la entrada de datos.

Algunos dispositivos permiten la comunicacin directa entre los humanos y las
mquinas, otros requieren que los datos estn grabados en un medio como el papel
o dispositivos magnticos.
Son muy conocidos los dispositivos que leen grabados magnticamente, en cintas
plsticas revestidas especialmente o CdR
Los dispositivos de entrada usados en la computadora son: el teclado, los CdR, los
lectores pticos de cdigos de barras y el mouse.
3.1.1

CdRom (Disco compacto)

Contienen informacin digital, vale decir, datos que pueden ser representados por
bits: combinaciones de unos y ceros. As, a nivel microscpico, se puede encontrar
en los surcos del CD pequeas muescas y sectores planos, para indicar esos unos y
ceros, que son ledos mediante un rayo lser, que va recorriendo la superficie del
disco mientras ste va girando.
3.2

Unidad central del proceso

El corazn de un sistema de computacin es la unidad central del proceso (CPU), la

que a su vez se subdivide en tres componentes principales que son:
- Memoria.
- Unidad aritmtica lgica.
- Unidad de control.
En la memoria es en donde se almacena la informacin, es la que facilita la
informacin y las instrucciones en cada etapa que efecta la computadora.

42

En la unidad aritmtica lgica se realizan las instrucciones lgicas (de comparacin' o

decisiones) y las aritmticas (sumas, restas, etctera).
La unidad de control es la encargada de controlar la secuencia en que se debe
ejecutar cada instruccin dentro de la computadora y acta como un sistema
nervioso central para sus otros componentes.
3.3

Dispositivos de salida

Como las unidades de entrada, los dispositivos de salida son instrumentos de

interpretacin y comunicacin entre los humanos y el sistema de la computadora.
Los dispositivos de salida toman los resultados de salida del CPU en forma de cdigo
de mquina y los convierten en una forma que puedan ser usados, ya sea impresa
(impresora), en CdR o en la pantalla de la computadora.
Todas las unidades de entrada, salida o almacenamiento secundario son algunas
veces llamadas dispositivos perifricos (o solamente perifricos).
Esta terminologa se refiere al hecho de que aunque estos dispositivos no son parte
del CPU, se localizan casi siempre cerca de l.
4

Descripcin y funcionamiento del equipo

El equipo consta de los siguientes elementos bsicos: mdulo base, teclado,

pantalla, unidad de CdR , impresora, lector ptico fijo y/o porttil.
4.1

Mdulo base

El mdulo base es la parte principal del equipo y est integrado por una serie de
circuitos electrnicos que componen el procesador, la memoria del equipo y otros
componentes auxiliares. De ste parten los cables de comunicacin con los dems
elementos de la configuracin y el cable toma corriente.
En la parte frontal se encuentran la unidad de disco fijo y la unidad de Cd R, con sus
respectivos indicadores de funcionamiento.
En la parte posterior se encuentran los conectores, con los dems elementos de la
configuracin y el conector de alimentacin, de estos conectores parten los cables
mencionados anteriormente.
La ubicacin del interruptor de encendido/apagado depende del modelo.
4.2

Pantalla

La pantalla del equipo tiene caractersticas similares a las de un televisor ordinario y

en ella se visualizan las entradas de datos que se efectan a travs del teclado o
bien, se despliega la informacin propia del sistema.
43

La pantalla generalmente se ubica sobre el mdulo base del computador, sobre el

que gira libremente, cuenta con controles de brillo y contraste; as como con cable de
comunicacin con el mdulo base.
4.3

Teclado

Es el medio principal para introducir informacin a la computadora. Consta de tres

grupos de teclas:
- Teclas de funciones especiales. Dependiendo del modelo se ubican en el extremo
izquierdo o parte superior. El objeto de estas teclas es facilitar la entrada de
instrucciones de uso frecuente.
- Teclado mecanogrfico. Es similar al de la mquina de escribir. Se emplea para
introducir la mayora de los datos.
- Teclado numrico. Se encuentra ubicado en el extremo derecho de manera similar
al de una calculadora.
4.4

CD-ROM (CdR)

4.4.1

Colocacin y manejo

Oprima el botn de entrada, salida del compartimiento para CdR en su computadora.

Introduzca el CdR en el compartimiento de plstico, de forma circular diseado para
tal efecto. Oprima nuevamente el botn del compartimiento.
Para sacar el CdR debe esperar a que el indicador luminoso correspondiente se
encuentre apagado, despus bastar con presionar el botn del compartimiento para
expulsarlo.
Las unidades de CdR y la unidad de disco duro, tiene un foco piloto que slo se
enciende al activarse la unidad y deber apagarse al terminar el acceso.
4.4.2

Recomendaciones para el cuidado de los Cd R

- Insertar con cuidado.

- No tocar con los dedos la parte magntica.
- No exponerlos a los rayos solares ni a temperaturas altas.
- No exponerlos a campos magnticos generados por equipos electrnicos.
- Nunca use pluma ni lpiz para escribir sobre ellos, salvo el plumn especial para
tal efecto.
4.5

Impresora

Las impresoras, segn sus caractersticas, se diferencian por su velocidad y tipo de

impresin, adecuado con las necesidades de los usuarios y de las computadoras.
44

Las caractersticas de la impresora a utilizar son las siguientes:

-

Es de alta velocidad.
Tiene teclas de control.
En la parte lateral o trasera se encuentra el interruptor de encendido y
apagado.
En la parte trasera, los cables de comunicacin con la computadora y el de la
corriente.
Recomendaciones de uso del equipo

El equipo es enfriado por un ventilador que dispone de entradas de aire alrededor de

la base. Esta zona ha de mantenerse libre de papeles y otros objetos que pudieran
obstruir la circulacin del aire.

5.1

Requisitos de limpieza

Cualquier esfuerzo que haga para mantener limpio su equipo de cmputo, redundar
en gran eficiencia del mismo y habr menos fallas. Considerando el precio de las
computadoras y la facilidad de descompostura, unos pocos minutos gastados en
mantener limpios estos dispositivos es tiempo bien empleado y as dar mayor
durabilidad al equipo de cmputo.
5.1.1

Pantalla de video

El video atrae el polvo como si fuera un magneto, una pantalla de video sucia puede
agravar la vista cansada, causar fatiga y dolor de cabeza, lo cual contribuye a
cometer errores.
Si el operador es un fumador, una pelcula de nicotina se forma en la superficie de la
pantalla, de la misma manera que en el parabrisas de un coche.
5.1.2

Teclado

Para prevenir que las teclas lleguen a trabarse, lmpielas frecuentemente con un
pao. Deben evitarse los paos que suelten partculas, un pao de algodn, es
recomendable para limpiar los espacios entre cada tecla.
5.1.3

Impresora

La cubierta de la impresora puede ser limpiada con una esponja o un pao hmedo,
los mecanismos interiores de la impresora requieren de alguna atencin especial. Un
problema comn es la acumulacin de polvo de papel que sale de las perforaciones
de las formas continuas, este polvo puede ser fcilmente extrado de la impresora
por medio de una aspiradora especial para limpieza.
6

En caso de falla
45

Si despus de encender el equipo y esperar algunos segundos no se carga el

sistema es posible que alguna tarjeta del sistema est fuera del conector, que los
cables de voltaje de la fuente no estn conectados o que algunos de los circuitos de
memoria del procesador estn fallando.
Revise todas las conexiones y vuelva a intentar el encendido.
Si persiste la falla reprtela al tcnico autorizado.

46

SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL (SAI)

Definicin.

Sistema automatizado de informacin en el lMSS que permitir a travs de una

unidad central de procesos, controlar y realizar la transmisin automatizada en red,
desde la unidad de atencin mdica al Almacn Delegacional sobre la informacin,
proceso e intercambio de informacin relativa a los bienes de consumo, a las
diferentes reas que concurren en la operacin del abasto institucional.
2

Beneficios

Permite un mejor control de existencias para optimizar los recursos,

evitando la sub o sobreinversin de artculos.
Genera informacin homognea oportuna para la toma de decisiones a
nivel operativo, delegacional y central del Instituto. '
Proporciona a cada almacn los elementos necesarios para determinar en
su oportunidad la cantidad a solicitar para el suministro de cada artculo.
Proporciona informacin contable por centro de costo.
Identifica las existencias disponibles y no disponibles.
Con la utilizacin de medios electrnicos permite realizar actividades
comprendidas en el proceso de abastecimiento y suministro de manera
gil, oportuna, uniforme y confiable para la operacin y toma de decisiones
directivas.
Configuracin del SAl

El Sistema de Abasto Institucional (SAl) almacenes de unidad mdica est

constituido por procesos y funciones.
3.1

Proceso

Conjunto o secuencia de actividades en que se organiza la informacin que se

maneja en los almacenes, con el fin de operar de una manera adecuada, est
integrado por una serie de funciones.
Los procesos del SAI Almacenes de Unidad Mdica son los siguientes:
1
2
3
4
5

Catlogos
Entradas
Salidas
CEYE
Estadsticas
47

6
7
8
9

Cierre
Utileras
Especiales
Enlaces

3.2

Funcin.

Es un grupo de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los

objetivos deseados, forman parte de un proceso.
Las funciones que tiene cada proceso varan de acuerdo con su objetivo y su
complejidad.
3.3

Funciones del Proceso Catlogos

En este proceso estn los "Catlogos" de cada una de las bases de datos del
sistema. Sus funciones nos sirven para manejar de una manera ms eficiente la
informacin, logrando evitar la redundancia y mantener la integridad de la misma en
la base de datos.

3.3.1

Funcin
Artculos.
Unidades.
Mximos y mnimos; Calendario de resurtido.
Responsable de servicio.
Artculos

Se puede tener transmisin y consulta. La transmisin de artculos se encarga de

actualizar los datos del Catlogo de artculos.
3.3.2

Unidades

Se puede tener transmisin y registro. La transmisin de unidades se encarga de

actualizar los datos del Catlogo de unidades a las que se va a dar servicio.
En la opcin: "Registro" se capturan, consultan o dan de baja las diferentes unidades
a las que se da servicio.
3.3.3

Mximo y Mnimo, Calendario de Resurtido

Existe opcin a enlace, consulta y reportes. En la opcin enlace se actualizan de

forma automtica los valores de mximo, mnimo, consumo promedio mensual y
calendario de resurtido.
Al acceder a la opcin "Consulta" se puede consultar informacin de calendario de
resurtido y de mximo y mnimos.
3.3.4

Catlogo de responsables de servicio

48

En esta funcin se capturan los datos de las personas que son responsables de los
servicios de la unidad.

3.4

Funciones del Proceso Entradas

En este proceso se registran las entradas al almacn de unidad mdica.

3.5

Funcin
Remisiones
Fuente Alterna
Movimientos internos de entrada
Liberacin de artculos

Funciones del Proceso "Salidas

En esta opcin se capturan las salidas del almacn de unidad mdica.

Funcin
Reaprovisionamiento a la CEYE.
Surtido a servicios
Movimientos internos de salida
Movimiento de artculos suspendidos

3.6

Funciones del Proceso CEYE

En este proceso se registran y controlan los movimientos de la CEYE.

3.7

Funcin
Surtido a servicios por CEYE.
Ajustes
Inventario
Claves con conversin
Funciones del Proceso "Estadsticas

En esta opcin se pueden consultar las diferentes estadsticas del almacn de

unidad mdica tiles para una correcta administracin del mismo.

Funcin
Estado del inventario

Inventario valorizado
Artculos fuera de rango

49

Opciones
Consulta
Reporte

Agotado
Baja Existencia
Sobreexistencia

Estadstica de consumo

Atencin Almacn Delegacional

rdenes de almacn superior
Consumo proyectado
Detalle de movimientos

Mensual
Anual

En este proceso se pueden consultar e imprimir reportes sobre:

3.8

Estado del inventario.

Inventario valorizado.
Artculos fuera de rango.
Estadstica de consumo.
Suministro superior; se muestra la informacin de los artculos que envan los
almacenes delegacionales a la unidad.
rdenes del almacn superior; en esta opcin se consultan los artculos que
estn pendientes de recibir o enviar al almacn delegacional.
Consumo proyectado; en esta funcin se consulta el consumo proyectado de
cada artculo en la unidad.
Detalle de movimientos
Funciones del Proceso Cierre

En este proceso se efectan los cierres diarios y mensuales; as como se obtiene

informacin directiva.
Funcin

3.8.1

Fin de da
Informe de fuentes alternas de abasto
Informe directivo
Artculos suspendidos
Movimientos valorizados
Transmisin Contabilidad Presupuesto
Restauracin de archivos
Indicadores de desempeo
Fin de da

En este reporte se muestran los movimientos realizados en el da actual y un da

anterior, obteniendo el saldo del mes.
3.8.2

Informe de fuentes alternas de abasto

Este reporte genera el resumen de todas las compras que se hicieron por este
motivo
3.8.3

Informe directivo
50

Presenta un resumen de los movimientos que hizo el almacn a la CEYE, "Atencin

del almacn de unidad de servicios", "Atencin del inventario valorizado", "Remisin
de pedido", "Claves fuera de rango", "Situacin contable", "Cierre mensual" y "Cierre
-anual".
3.8.4

Artculos suspendidos

Se genera un reporte de los artculos suspendidos con anterioridad.

3.8.5

Movimientos valorizados

Mediante esta opcin se pueden consultar los diversos tipos de movimientos de

entrada o salida en forma valorizada.
3.8.6

Transmisin contabilidad / presupuesto

Mediante esta funcin se genera el enlace de los movimientos contables de la unidad

para que se enven a la Contralora Delegacional.
3.8.7
Restauracin de archivos
Esta funcin hace el cierre mensual y deja los archivos limpios para guardar
informacin del mes siguiente, calcula adems la cantidad solicitada para el almacn
delegacional.
3.9

Funciones del Proceso Utileras

Est constituido por una serie de herramientas, las cuales ayudan a manejar de una
manera ms eficiente el sistema, as como proteger y hacer un uso ptimo de la
informacin.

3.10

Funcin
Respaldo
Impresiones
Diskettes
Control de acceso a usuarios
Funciones de Procesos Especiales

Opcin que nos permite el enlace del presupuesto de operacin, y una serie de
carpetas en las que se pueden consultar las tablas que contienen los parmetros
para que el sistema funcione.

Funcin
Presupuesto de operacin
Determinacin de Necesidades
Tablas y parmetros

3.10.1

Presupuesto de operacin
51

Esta funcin realiza el enlace de presupuesto de operacin, cuenta con carpetas de

gasto diario y gasto acumulado, donde se puede consultar el gasto por partida
presupuestal o clave del artculo seleccionado.
3.10.2

Tablas y parmetros

Esta funcin ofrece las siguientes carpetas: "Altas", "Bajas", "Cambios", "Consulta",
"Imprimir", "Enlace" y "Actualizar", las cuales permiten funcionar el sistema.
3.11

Funciones del Proceso "Enlaces"

Presenta una serie de funciones que permiten la transmisin diaria de movimientos

de entrada y salida; as como las existencias y consumos; transmisin de
embarques.

Funcin
Transmisin Diaria
Trnsito

52

1494-009-015

53

REPORTE DE MOVIMIENTOS VARIOS

Instrucciones de llenado
Nmero

Dato

Anotar

Clave presupuestal
Unidad remitente

Clave presupuestal de la Unidad que

da salida a los artculos.

Clave presupuestal Unidad

receptora

Clave presupuestal de la Unidad que

recibe los artculos.

Grupo de suministro

Nmero que corresponde de acuerdo

con el catlogo de artculos.

Nmero de movimiento

Campo no utilizado por almacn de la

Unidad.

Elaboracin da, mes, ao

Da, mes y ao en que se elabora la

forma. DD/MM/AAAA.

Unidad remitente

Nombre y nmero de la Unidad que

enva los artculos.

Unidad receptora

Nombre y nmero de la Unidad que

recibe los artculos.

Direccin

Domicilio de la Unidad que enva los

artculos.

Poblacin

Domicilio de la Unidad que recibe los

Artculos.

10

Zona

No se utiliza por Almacn de la Unidad

11

Movimiento ajuste, baja,

concentracin, congelacin y
traspaso

Marca con una "X" el cuadro del

movimiento del que se trate.

12

Motivo:

Marca con una "X" o anota el motivo de

Excedente, caducidad, apoyo y que se trate.
otros(especificar)

13

Genrico

Los nmeros correspondientes de la

clave.

54

1494-009-016

55

REPORTE DE DIFERENCIAS DE ARTCULOS ENTRE RECEPCIN Y REMISIN

Instrucciones de llenado

12

Anotar
Nombre de la Delegacin a la que pertenece
el almacn que elabora el reporte.
Unidad
Nombre y nmero de la unidad en donde se
elabora el reporte.
Clave presupuestal
Clave que identifica al almacn que genera el
reporte con base en el Catlogo de Unidades
de Servicio.
Fecha
Da, mes y ao en que se elabora el reporte
DD/MM/AAAA.
Clave
Nmero de la clave que identifica el artculo
sujeto de aclaracin.
Nmero de remisin
Nmero que identifica la remisin motivo de
aclaracin.
Fecha de recepcin
Da, mes y ao en que se recibieron en el
Almacn los artculos. DD/MM/AAAA
Cantidad remisionada
Cantidad de unidades que ampara la
remisin.
Cantidad recibida
Cantidad de unidades que fsicamente recibi
el almacn.
Diferencias de ms
Las cantidades excedentes entre lo
remisionado y lo recibido.
Diferencias de menos
Las cantidades faltantes entre lo remisionado
y lo recibido.
Precio unitario uniforme Importe unitario del artculo.

13

Importe

14

Observaciones

15

Responsable de
almacn

16

Visto bueno

Nmero
1
2
3

4
5
6
7
8
9
10
11

Dato
Delegacin

El resultado de multiplicar el precio unitario

uniforme por las diferencias de ms o de
menos. Los importes de las diferencias de
menos debern sealarse entre parntesis.
Informacin
adicional
o
comentarios
relacionados con las diferencias detectadas y
que permitan realizar aclaraciones.
Nombre y firma del responsable del almacn.
Nombre y firma del Director o encargado de la
Unidad.

56

ARTCULO

TARJETA No.

CONTROL DE EXISTENCIAS
FECHA

REFERENCIA

DESTINO

PRECIO

ENTRADA

SALIDA

EXISTENCIA

57

FECHA

REFERENCIA

DESTINO

PRECIO

ENTRADA

SALIDA

EXISTENCIA

REPORTE DE CONTROL DE EXISTENCIAS

Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Registrar los movimientos de Entrada y Salida de artculos as como
conocer las existencias fsicas
GENERADO POR: Personal del Almacn de Unidad Mdica.
Nmero
1

Dato
Artculo

Anotar
Clave numrica y descripcin del Artculo.

Tarjeta No.

Nmero
consecutivo
de
tarjeta
que
corresponda a las utilizadas en un periodo de
un ao de una misma clave de artculo.

Fecha

Da, mes y ao en que se elabora el

requerimiento.

Referencia

El Nmero de documento (entrada o salida,

que dio origen al movimiento).

Destino

Nombre del Servicio.

Precio

El precio Unitario Uniforme autorizado para el

artculo.

Entrada

Cantidad de
Almacn.

Salida

Cantidad de artculos que salen del Almacn.

Existencia

Cantidad final o saldo del artculo existente en

el Almacn.

58

artculos

que

ingresan

al

59

REPORTE DE REGISTRO DE CONTROL DE CADUCIDADES

Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Controlar la vida til de los bienes de consumo sujetos a caducidad.
GENERADO POR: Encargado de grupo (Responsable del registro de caducidades).
Nmero

Dato

Anotar

Da, mes y ao

Fecha en que se elabora cada tarjeta de

control. DD/MM/AAAA.

Fecha de caducidad o
fabricacin

La fecha de caducidad y/o de fabricacin

del artculo. DD/MM/AAAA.

Cantidad recibida

La cantidad de artculos recibidos de

acuerdo a la documentacin de entrada.

Clave

El nmero de clave de los artculos de

acuerdo con el catlogo de Artculos.

Lote

El nmero de lote que el fabricante asign

al artculo.

Unidad

El tipo de presentacin en que fue

entregado el artculo.

Existencia fsica

La cantidad en unidades que se tenga del

artculo.

Consumo

La cantidad que se tenga registrada como

mximo de la clave correspondiente.

Descripcin

El nombre genrico del artculo de acuerdo

al catlogo de artculos.

Proveedor:
10

clave

El nmero con que se identifica al

proveedor y que fue asignado por el IMSS.

11

Nombre

El nombre o la razn social del proveedor

que surti el artculo.

12

Nmero de notificacin

El nmero consecutivo que corresponda a

la notificacin de caducidades.

60

61

SOLICITUD DE REAPROVISIONAMIENTO Y CONTROL DE MATERIAL DE

SERVICIOS EN UNIDADES DE ATENCIN MDICA F/RS/1/94
Instrucciones de llenado
OBJETIVO: Determinar las dotaciones fijas de material de consumo y su
a los servicios, as como controlar las salidas de los mismos a travs del almacn a
de la CEYE.
GENERADO POR: Personal de la unidad mdica.
Nmero

Dato

Anotar

No. de folio

Anotar el nmero de folio asignado

Nivel de suministro

Anotar con una "X" en el cuadro

correspondiente de acuerdo al servicio que
suministra el material, almacn, almacn a
granel o CEYE .

Nivel de atencin

Colocar una "X" en el cuadro que

corresponda, para sealar el nivel de
atencin de la unidad mdica que la utiliza.
(primer nivel UMF, segundo nivel HGZ, y
tercer nivel Hospital de especialidades).

Tipo de solicitud

Anotar con una en el cuadro

correspondiente si la solicitud es ordinaria,
complementaria o extraordinaria.

Delegacin

Anotar segn proceda el nombre y nmero

de la delegacin.

Unidad medida

Tipo, nmero y nombre correspondiente.

Servicio

Nombre del servicio solicitante.

Fecha de solicitud

La fecha en que se elabora el pedido.

DD/MM/AAAA

Periodo de necesidades a El tiempo que cubre la dotacin.

cubrir

62

10

Fecha de suministro

Registrar la fecha en la que se suministra

el pedido. DD/MM/AAAA.

11

Grupo de suministro

El grupo de suministro que corresponde al

material, ejemplo: 060 material de
curacin.

12

Clave

Clave completa que identifica al artculo.

13

Especificacin del artculo

La descripcin del artculo, de acuerdo a.

lo sealado en el Cuadro Bsico
Institucional.

14

Presentacin:
Granel

La presentacin a granel, ejem. litros,

metros, piezas, etc. (este tipo de
presentacin se utiliza en el suministro a
los servicios por el almacn a granel y por
la CEYE).

Unidad

Presentacin o envases en que se

adquiere el artculo, ejem. Caja, bolsa,
lata, block, etc. este tipo de presentacin
se utiliza en el suministro a los servicios a
travs del almacn de la unidad.

15

Dotacin fija

Registrar la cantidad
artculo como dotacin.

16

Existencia fsica

Anotar la cantidad que el servicio tiene en

existencia en cada rengln.

17

Fecha

En su empleo para suministro a los

servicios por la CEYE:

autorizada

por

Anotar la fecha correspondiente al da que

se abastece en la parte superior de cada
columna.
18

Solicitud (Solic)

En el artculo correspondiente, registrar la

cantidad que se requiere para reposicin
de los consumos.

19

Surtido (Surt)

Anotar la cantidad surtida por los centros

abastecedores (almacn, almacn a granel
o CEYE).
63

20

Existencia:
Granel

Registrar en cada rengln, la suma de las

cantidades surtidas a los servicios por el
almacn a granel o por la CEYE.

Unidad

Anotar la suma de las cantidades

suministradas al servicio, y en su caso
efectuar y registrar el resultado de la
conversin de cantidades a granel en
unidades de presentacin.

21

Precio unitario

Anotar el precio correspondiente a la

unidad de presentacin de cada artculo
que genere consumos.

22

Importe

Consignar el costo de los consumos por

cada artculo. (resultado de multiplicar la
columna de total por el precio unitario).

23

Autorizaciones

En el espacio correspondiente llevar pre

impresas las firmas del Subdirector
Administrativo y del Director de la unidad
mdica, con lo que queda autorizada la
dotacin al servicio, el espacio destinado
designado para la firma del Jefe del
Servicio, se utilizar cada vez que se
efecte un pedido.

24

Surte y recibe

En la columna correspondiente, anotar el

nombre de la persona que surte y de la
que recibe el pedido.

25

Jefe de abastecimiento y
contador

Estampar las firmas del Jefe de

Abastecimiento o persona responsable de
la sumarizacin y captacin del precio
unitario,
as
como
del
Contador
responsable de obtener el importe al
trmino de efectuar estas actividades.

64