PROCEDIMIENTO NORMATIVO: CARTA DE DESABASTO

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30-11-2022

CONTENIDO
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2

4. DESARROLLO DEL PROCESO ........................................................................................................ 3

5. DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................................................. 5

CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
FECHA: 23-11-2022 30-11-2022 30-11-2022
FIRMA:

NOMBRE: ING. Alfonso Domínguez ING. Brandon Placencia Luis Ñ

PUESTO: Gestor de Marca Coordinador de Inventarios Coordinador Almacenes

Este documento es propiedad de PICHSA PARA HOSPITALES, S.A. DE C.V., queda prohibido copiar, distribuir, publicar, transmitir, difundir o cualquier modo explotar cualquier
parte de este formato y/o documento sin previa autorización.
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1. OBJETIVO

Establecer los criterios y lineamientos que debe de seguir el personal de PIHCSA PARA
HOSPITALES S.A. DE C.V. para la correcta ejecución de acciones de control, supervisión y
seguimiento en caso de que se suscite una carta de desabasto por parte de un proveedor.

2. ALCANCE

Para el área de Distribución y Abastos, la cual comprende los departamentos de ventas,

compras e inventarios.

3. RESPONSABILIDADES

El departamento de compras, en caso de recibir una carta de desabasto, debe:

• Dar aviso a la brevedad a los otros departamentos del área de distribución y abasto
mediante los mecanismos de comunicación establecidos.
• Dar seguimiento con proveedores.
Los coordinadores y/o responsables de inventarios:

• Analizar toda la información relacionada a la clave (producto) que se encuentre en

desabasto por parte del proveedor, para tener un panorama general y así poder
tomar acciones correctivas y preventivas.
• Mantener comunicación clara y concisa con todos los CDR‘s involucrados.
• Realizar un seguimiento integro hasta asegurar que se ha solucionado el problema,
o que el abasto volvió a un estado normal.

CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
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El coordinador de ventas:

4. DESARROLLO DEL PROCESO

4.1. Una vez el área de compras es avisada por parte del proveedor, que alguno de los
productos solicitados en ordenes de compras previas se encuentra en desabasto, el (la)
encargado de compra deberá dar aviso a los coordinadores de inventarios el listado de
claves internas en desabasto, así como toda aquella información que sea relevante para el
análisis;
4.1.1. El aviso tendrá que ser dado a la brevedad y mediante los medios oficiales, ya
sea de manera individual a cada involucrado o en los grupos designados, esto con la
finalidad de quedar como evidencia ante el mayor número de personas.
4.2. Una vez los coordinadores de inventarios son avisados de la situación actual, deben de
comenzar el análisis de toda la información para la creación de una estrategia optima;
4.2.1. Tipo de cliente: que sectores, grupos o clientes son los principales
compradores, que participación porcentual tienen y donde se encuentran dichos
compradores.
4.2.2. Existencia física: en que CDR‘s se encuentra la mercancía con la que
disponemos.
4.3. En caso de ser necesario, y que se considere una opción ideal debido a los puntos
anteriores, se deberá limitar la venta a distribuidores, esto con la finalidad de no descuidar
nuestros principales clientes;
4.3.1. Dar aviso a las áreas involucradas (ventas y jefes de almacén de los distintos
CDR) de la delimitación de venta a distribuidores, esto mediante los mecanismos
oficiales brindados por la empresa, con la finalidad de quedar como evidencia.
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4.4. Los coordinadores de inventarios deberán de realizar la distribución ideal de la

mercancía hacia los CDR‘s estratégicos.
4.5. Cada jefe de almacén deberá asimilar las indicaciones recibidas por parte de los
coordinadores de inventarios y actuar oportunamente;
4.5.1. Identificar la mercancía: corroborar que la existencia en cada CDR que se
maneja en el sistema sea equivalente a la existencia física del producto en
desabasto.
4.5.2. Solicitar/Surtir traspaso: ya sea que el CDR cuente con mercancía sobrante o
faltante, deberá estar en constante comunicación para realizar los traspasos de
mercancía que se le soliciten, para evitar tener mercancía excedente o no poder
cubrir la demanda.
4.5.3.
4.6. El coordinador de ventas deberá identificar a los vendedores que manejen los
productos que se encuentran en desabasto, asegurándose que percaten las ordenes, para
evitar inconvenientes futuros o malos entendidos.
4.7. Se llevará un monitoreo periódico del estatus del producto o productos en desabato,
visualizando que todas las estrategias establecidas se sigan, la periodicidad dependerá que
lo acordado, ya sea diaria, semanal, etc. hasta que el problema de desabasto se vea
solucionado;
4.7.1. Compra: deberá de mantener comunicación estable con el proveedor,
tratando de conseguir información fiable de cuando se reestablecerá el surtido
normal.
4.7.2. Inventarios: asegurar mantener un nivel de abasto seguro, dentro de las
posibilidades del desabasto, para proteger a los clientes más importantes.

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4.7.3. Ventas: corroborar que los vendedores operativos mantengan la indicación de

restringir la venta a distribuidores, en caso de que esa haya sido una estrategia
implementada.
4.8. Una vez que el área de compras haya obtenido información verídica directo del
proveedor, respecto a reestablecer el abasto normal de los productos, esta deberá informar
al resto de las áreas de Distribución y Abasto.
4.9. Los coordinadores de almacén y ventas deberán informar a sus respectivas áreas el
estatus actual del producto, reestableciendo un nivel normal de ventas;
4.9.1. Ventas: informar a los vendedores operativos que los productos ya se
encuentran disponibles para su venta normal.
4.9.2. Almacenes: informar a los jefes de cada CDR que el abasto volverá a la
normalidad. Y en caso de ser necesario, realizar los traspasos de mercancía
correspondiente para proporcionar la existencia actual con los niveles de rotación.
4.10. Toda comunicación deberá de ser mediante las herramientas digitales autorizadas y
proporcionadas por la empresa, con la finalidad de quedar como evidencia.

5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROXIMO A HACER…

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