Universidad Central - UNICEN

Derecho Notarial y Registral

Docente: Abog. Erick G. Miranda Gutiérrez

TEMA N° 3 (CONTINUACIÓN)

SERVICIOS NOTARIALES

2.2.- EL ACTA.

Dentro los documentos notariales, el “Acta de protocolización” es una nueva expresión protocolar,
que impone la Ley del Notariado Plurinacional, por el cual se incorpora precisamente al protocolo,
un documento que tiene una existencia anterior, a requerimiento de uno o más interesados. Y que
por imperio de la ley, no obstante que en el encabezamiento dirá “Acta” debe contener en todo lo
que corresponda la estructura de una escritura.

Según la Ley 483 “el acta de protocolización contendrá:

1.- Lugar, fecha y nombre de la notaria o el notario.

2.- Materia del documento.
3.- El nombre y documento de identidad de las y los interesados.
4.- El número de fojas.
5.- En caso de orden judicial, el nombre de la autoridad judicial que ordena la protocolización y
nombre del secretario, mencionando la resolución que ordena la protocolización con la indicación
de estar consentida, ejecutoriada y con denominación de la entidad que solicita la protocolización.

Como ejemplo de acta de protocolización podemos mencionar, a la protocolización de un poder

otorgado en el extranjero, la protocolización de un documento privado con previo reconocimiento
de firmas y rúbricas, etc.

2.3.- EL TESTIMONIO.

El testimonio es la transcripción íntegra del instrumento público original con la fe que da el notario
de la identidad del testimonio con la matriz o escritura protocolar.

El Reglamento a la Ley 483 al respecto nos dice que los testimonios son copias en
formulario notarial en el que se transcribe íntegramente un documento protocolar, y los
documentos inherentes al mismo, tienen el valor de instrumento público por la fe del
notario y la matricidad de su protocolo. El notario podrá expedir segundos traslados de
testimonios al interesado o interesados partícipes en el registro protocolar las veces que lo
requieran, sin necesidad de orden judicial, pero con la responsabilidad de hacer constar la
fecha de su expedición. Para expedir el testimonio se deberá tomar en cuenta las reglas
de seguridad establecidas para la escritura pública.
Cuando el notario tenga a su cargo temporalmente el archivo de otro notario, podrá extender las
copias o testimonios de los documentos notariales que cursan en dicho archivo.

1
Con relación a la negativa de extensión de copia, alegando inexistencia del instrumento público en
el registro, el interesado podrá recurrir a la Dirección Departamental competente a efectos de que
se ordene su búsqueda; en el caso de comprobarse la existencia se ordenará al notario la
extensión de la copia o testimonio, sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda.

Finalmente, el notario tiene la obligación de extender las copias de su archivo, que soliciten los
legítimos interesados y las autoridades competentes.

2.4.- LA COPIA.

Nos referimos a las copias fotostáticas o le comúnmente se denomina como fotocopias

legalizadas, en este caso el notario a solicitud de los intervinientes del documento notarial, de
quienes acrediten legítimo interés legítimo o de autoridad competente, podrá extender
copias fotostáticas legalizadas de los testimonios, poderes, reconocimientos de firmas y
actas, pero únicamente de los documentos que se encuentren en su archivo notarial.

Con relación a la regulación jurídica de las copias fotostáticas legalizadas, se aplicará

todas aquellas reglas que regulan al testimonio notarial en lo que fuere pertinente.

2.5.- EL PROTOCOLO.

El protocolo notarial es la compilación ordenada cronológicamente de las matrices, a partir de los

cuales la notaria o el notario extiende los instrumentos públicos protocolares, siendo estos:
escrituras públicas, testamentos, actas protocolares, poderes, certificaciones de firmas y rúbricas y
otros establecidos por ley.

Conceptualmente, el protocolo consiste en una universalidad jurídica formada por diversos

elementos que se describen en el texto, cuya función final es la de conservar ordenadamente los
documentos notariales, resguardando los derechos que por ellos se crean, modifican, transmiten o
extinguen y facilitando su reproducción.

Con un acta de apertura se da inicio cada gestión el protocolo y finaliza con otra acta de cierre, por
supuesto en cada país se constituye dichas actas bajo determinado entorno legal, en nuestro caso,
la autorización de apertura y cierre estará a cargo de la Dirección Departamental respectiva.

Los actos y contratos deben emitirse en el protocolo de manera continua e ininterrumpida, y en

letra clara, sin dejar blancos ni intervalos. No se escribirá cosa alguna por abreviaciones, ni se
pondrá fecha ni cantidad en cifras, ni nombre o apellido en iniciales, sino cada palabra con todas
sus letras.

El protocolo anual debe encuadernarse en tomos, los mismos que contienen las matrices en
formularios notariales, que constituyen el archivo notarial, los que en caso de muerte del notario o
cambio del mismo, deben ser entregados al sustituto, que será el notario siguiente en número o a
la notaria más cercana.

2
 Universidad Central - UNICEN
Derecho Notarial y Registral
Docente: Abog. Erick G. Miranda Gutiérrez

El protocolo tiene una principal finalidad, estampar en él, las primeras y originales manifestaciones
de voluntad humana creadora de intereses jurídicos, desde este punto de vista el protocolo
siempre ha estado ligado a la idea de escritura matriz.

En cuanto al secreto del protocolo, en casi todos los países se ha establecido, que la exhibición del
protocolo procederá, cuando medie orden de juez competente o a requerimiento de quien tenga
interés legítimo con relación a determinados documentos, o se hallen investidos de tal derecho, los
otorgantes o sus representantes y sucesores universales o singulares.

La exhibición del protocolo no es extensible a aquellos documentos que por su naturaleza son
considerados secretos por el responsable de su guarda, salvo que se actuare en representación
de los otorgantes o de sus sucesores universales, facultados especialmente a tal fin.

El secreto del protocolo esencialmente se halla fuera de él, existe la idea de que dicho secreto
debe extenderse sobre todo a aquellos actos y detalles que han acontecido con motivo del
otorgamiento y comprende no sólo al notario, sino también a sus empleados.

2.6.- INSTRUMENTOS EN GENERAL.

A parte del estudio de la escritura pública que es el instrumento notarial por excelencia, también es
necesario analizar a otros instrumentos como ser:

2.6.1.- DOCUMENTOS DE REPRESENTACIÓN.

Nos referimos a los documentos notariales mediante el cual una persona llamada poderdante o
mandante, otorga facultades generales o específicas en favor de otra persona llamada apoderada
o mandataria, para que esta última realice las diligencias a nombre de la primera.

Nuestra legislación regula los siguientes otorgamientos:

a) Poder General.- Todos aquellos poderes otorgados para actos de administración y de

representación legal.
b) Poder Especial.- Cuando se otorga para la realización de actos específicamente detallados.
c) Poder Colectivo.- Conferido por dos o más personas para un acto de representación común,
que obliga solidariamente a cada uno de ellos con el mandatario, en concordancia con el Código
Civil.

Los otorgamientos de poderes deben cumplir las mismas formalidades que las escrituras públicas
notariales, no siendo requisito las instructivas de poder.

En el poder otorgado ante notario, sea de carácter general o especial, se hará constar bajo pena
de nulidad los datos de identificación, el número de cédula de identidad y la capacidad del
conferente y conferido.

3
Ahora bien, el apoderado o mandatario podrá en cualquier momento renunciar a las facultades
otorgadas en su favor, pero tiene la obligación de comunicar a su mandante y al notario que otorgó
el poder para su respectivo registro de renuncia.

Con relación a la revocatoria del poder, está figura se da porque el otorgamiento siempre se funda
en la confianza del poderdante hacia el apoderado, pero cuando este último rompe esa confianza,
podría ser por actos de negligencia por ejemplo, el mandante tiene la posibilidad legal de dejar sin
efecto el otorgamiento de ese poder, mediante una revocatoria. Independientemente de lo
explicado, el Código Civil también establece otras causales por las que se puede dejar sin efecto
un poder, como por ejemplo, el cumplimiento del objeto del poder, la muerte del poderdante, etc.

2.6.2.- RECONOCIMIENTO DE FIRMAS.

El notario certificará y reconocerá las firmas de un documento privado cuando le conste su

autenticidad, quedando copia de la certificación y del documento en el archivo notarial, acto que
debe constar en acta y será incorporada al protocolo.

2.6.3.- TESTAMENTOS.

El testamento es un acto revocable de última voluntad, mediante el cual una persona capaz puede
disponer de sus bienes y derechos en todo o en parte, para que ese acto tenga efecto después de
su muerte.

El registro de testamento abierto o cerrado se otorgará en escritura pública, asignándole el número

correlativo del protocolo notarial y será realizado en forma directa por el notario, para garantizar la
reserva que la ley establece para estos actos jurídicos.

El notario observará para el registro de testamentos abiertos o cerrados las formalidades

establecidas por el Código Civil y la ley notarial.

Se prohíbe al notario informar o manifestar el contenido o existencia de los testamentos mientras

esté con vida la persona testadora. El informe o manifestación se efectuará a la sola presentación
del certificado de defunción, a los herederos o personas que demuestren interés legítimo.

Se prohíbe al notario expedir a terceras personas el acta del testamento o información, mientras la
persona testadora se encuentre con vida.