INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS

DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA

CONTRATO DIRECTO

PLIEGO DE CONDICIONES

“Servicios profesionales para mapeo en las zonas de almacenamiento y

vehículos del Centro de Distribución y Logística y Central de Distribución en
el
Complejo del INS”

CAPÍTULO I - ASPECTOS TÉCNICOS

I. DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO:

A. El INS requiere contratar los servicios profesionales para el mapeo en las zonas
de almacenamiento (incluyendo el cuarto frío) y vehículos del Centro de
Distribución y Logística (CEDINS), ubicado en The Green Park Free Zone en El
Coyol, Alajuela y Central de Distribución en el Complejo del INS en La Uruca.

Línea Código SICOP Requerimiento Descripción Ubicación

Mapeo anual del Centro
de Distribución y
Servicio profesional
Logística del INS (Coyol),
de mapeo de las Alajuela, El Coyol, The Green
1 según las
áreas según Park Free Zone
especificaciones
Decreto S-37700.
regulatorias y buenas
prácticas
Mapeo anual del
Almacén de
Servicio profesional
Medicamentos del INS
de mapeo de las San José, Uruca, Complejo
2 (Uruca), según las
áreas según del INS
Partida especificaciones
Decreto S-37700
única regulatorias y buenas
prácticas
71112024 92190210 · De Alajuela a Corredores y
Pérez Zeledón
Mapeo de los vehículos
Mapeo del vehículo · De Alajuela a Cañas-
de distribución (un
y cadena de frío en Liberia - Nicoya
3 camión y tres
las rutas · De Alajuela a Ciudad
microbuses) Una vez al
establecidas Quesada y Pital
año
· De Alajuela a Limón y
Talamanca
Dotación continua de
Equipo inalámbrico
equipos calibrados para
para el monitoreo
el monitoreo de las
en racks, Alajuela, El Coyol, The Green
4 condiciones ambientales
dataloggers para Park Free Zone
de las áreas y vehículos
cadena de frío y
de distribución descritos
vehículos
en los ítems 1 y 3.

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 B. Se adjunta Anexo N°1 Distribución de Planta CEDINS y de la Central de
Distribución La flotilla vehicular para mapear está constituida por un camión de
28.8 metros cúbicos y 3 microbuses de 6.5 metros cúbicos cada una.

La persona Oferente podrá agendar visita técnica para reconocimiento de las

áreas y vehículos a mapear mediante cita con la unidad técnica hasta el día
anterior a la apertura de ofertas.

II. CUADRO DE CALIFICACIÓN (TABLA PARA VALORACIÓN DE OFERTAS):

Para seleccionar la oferta más conveniente a los intereses de la Institución y acorde

con lo indicado en el artículo N°55 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, a las ofertas que cumplan con los requisitos formales y técnicos
requeridos se les aplicará el siguiente criterio de evaluación por partida,

A. Precio (máximo 100 puntos): Se asignarán 100 puntos a la (s) oferta (s) de
menor precio para la partida, para las restantes ofertas se calcularán los puntos
mediante la aplicación de la siguiente fórmula:

P = (P1 / P2) * 100, donde:

P = Puntaje por asignar.
P1 = Menor precio ofertado.
P2 = Precio de la oferta por evaluar.
100 = Puntaje máximo por obtener.

En todos los costos de la oferta debe de incluirse el IVA. En caso de que alguno de
los ítems indicados en la oferta se encuentre exento del pago de dicho tributo,
presentar el documento correspondiente que certifique dicha exención o referirse a la
normativa que la confiere y refundir esta disposición en los Requisitos de la persona
Oferente.

III. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. La persona Oferente debe cumplir con lo establecido en el Reglamento de

Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución de Medicamentos en
droguerías Decreto 3700-S.

B. La persona Oferente deberá aportar el equipo y los recursos necesarios para

realizar las labores a contratar.

C. Estándares de calidad: Para la ejecución del servicio, se establecen los

siguientes estándares de calidad:

• Cumplir con el plazo de entrega establecido.

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 • Comunicación ágil y expedita con los funcionarios del INS en el proceso de
ejecución contractual.

D. Aspectos subsanables: Serán sujetos de subsanación los aspectos

contemplados en el artículo Nº81 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa. En cuanto a los hechos históricos, se permitirá su subsanación
aun y cuando no estén referenciados en la oferta.

E. La persona oferente debe cotizar la partida de forma completa, caso contrario, la

oferta quedará desestimada.

F. La persona oferente que resulte adjudicada deberá mapear 4 giras de

distribución al año, una para cada una de las giras señaladas en el cuadro del
Capítulo I, Aparte I Descripción del requerimiento del presente pliego de
condiciones, esto previa coordinación entre las partes y de acuerdo con lo
estipulado en el decreto S-37700.

G. La persona oferente debe cotizar el costo anual de cada línea según el cuadro
del Aparte I Descripción del requerimiento del presente pliego de condiciones.
Debe considerar que dichos costos son fijos, firmes y definitivos.

IV. REQUISITOS TÉCNICOS PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. La persona Oferente deberá indicar el costo del informe de mapeo para el año
completo, según los puntos y estimación que haga del área a partir del plano de
distribución en el área señalada como droguería (área cerrada a la izquierda del
plano) y planta de la Central de Distribución. Deberá indicar adicionalmente el
costo por metro cúbico de área de almacenamiento a mapear.

B. Experiencia de la empresa oferente: la persona Oferente debe tener como

mínimo tres años de experiencia en la actividad objeto de esta contratación, que
se contabilizará a partir de su inscripción en el Registro Nacional. Para
demostrarlo debe aportar una declaración jurada en la que se anote los años de
experiencia y copia del acta constitutiva de la empresa y al menos dos cartas de
experiencia y recomendación de clientes para el mapeo en droguerías, con no
más de seis meses de emitidas a partir de la apertura de ofertas.

El INS se reserva el derecho de verificar toda la información aportada por la

persona Oferente: cartas de experiencia, contactos, certificados, para verificar
calidad de los servicios brindados.

C. Personal: Como garantía de estándar de calidad, el personal responsable

directo de realizar el mapeo deberá estar debidamente capacitado para efectuar
esa labor, sobre lo cual la persona Oferente deberá rendir declaración jurada en
la oferta, indicando en forma general los requisitos de puesto, formación, tipo de
capacitación, y experiencia del recurso que ejecuta esta labor.

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 D. Plazo de entrega: la persona Oferente debe indicar el plazo de entrega ofrecido
para la presentación de los informes y la entrega de los equipos respectivos, el
cual no podrá exceder los 30 días naturales para todas las líneas, a partir de la
orden de inicio por parte de la Administración.

E. La persona Oferente debe indicar expresamente que el equipo (dataloggers) a

utilizar cumple con las siguientes especificaciones:

• Calibración de 3 puntos.
• Trazabilidad NIST.
• Exactitud de +/- 0.5°C y +/- 5%.
• Fecha de calibración debe estar dentro de los 12 a 14 meses anteriores a
la fecha del mapeo.
• Fabricante debe certificar que los reportes cumplen con la norma FDA CFR
21 Parte 11 de no manipulación de datos. Lo anterior, se debe aportar en
el entregable.

F. Patente: En caso de ser persona jurídica la persona Oferente debe aportar

copia de la Patente Municipal del cantón correspondiente al domicilio social o
lugar de ejercicio del comercio, además deberá presentar una certificación o el
recibo de pago, donde demuestre que se encuentra al día con el pago del
impuesto a dicha patente, el documento presentado deber ser emitido por la
municipalidad respectiva, según Ley 7794 art. 88. Esta patente debe ser atinente
a la relación contractual y estar a nombre de la persona Oferente, o bien
presentar certificación emitida por la municipalidad respectiva que indique que la
actividad contractual desarrollada no requiere de la patente comercial.

V. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA PERSONA ADJUDICATARIA:

A. La persona Adjudicataria será responsable, de que los funcionarios encargados

de manipular los equipos utilicen el equipo de protección necesario.

B. El INS podrá auditar por medio de sus regentes las actividades objeto de este
contrato.

C. El equipo por utilizar deberá estar calibrado, especificando estas calidades o

certificaciones en el informe a presentar.

D. La persona Adjudicataria debe suministrar todos los equipos y suministros, mano

de obra, equipo de protección personal y demás elementos requeridos para la

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 adecuada prestación del servicio.

La persona Adjudicataria brindará la capacitación a los regentes del INS sobre

el uso de los equipos para el monitoreo diario, mismas que se impartirán por
mutuo acuerdo entre ambas partes, cuando se estime conveniente, sin que
represente un costo adicional para la Administración.

E. La persona Adjudicataria se obliga a rendir la información que le requiera el

Instituto relacionado con el servicio prestado.

F. En caso de que los entes rectores y/o fiscalizadores de la droguería apunten

recomendaciones, observaciones, no conformidades y otras causas de
desviación en los informes de mapeo o sobre cualquier aspecto del servicio
objeto de esta contratación, la persona Adjudicataria queda obligado a bridar la
atención correspondiente para subsanar, en el plazo que esas entidades hayan
establecido y sin costos adicionales para la Institución.

G. Queda entendido que la Institución no asumirá ninguna responsabilidad con la

persona Adjudicataria respecto a sus obligaciones patronales.

H. Confidencialidad: la persona Adjudicataria debe guardar absoluta

confidencialidad sobre los datos a que tenga acceso como parte de los servicios
que ofrece a la Institución. En caso de que se logre comprobar incumplimiento
de esta cláusula, será suficiente motivo para suspender la contratación e iniciar
el proceso de resolución según lo dispuesto en el RLCA.

I. Una vez ejecutado el servicio, la persona Adjudicataria queda obligado a

entregar a la regente farmacéutica del INS los informes y certificados en un plazo
no mayor a los 30 días naturales, a partir de cada ejecución.

J. La persona Adjudicataria queda obligado a reemplazar o calibrar los equipos que

brinde para la línea 3; asimismo deberá aportar la información de estos y los
certificados de calibración en cada caso y sustitución de los dispositivos.

K. En caso de desperfecto en los equipos suministrados por la persona

Adjudicataria, los mismos deberán ser sustituidos en un máximo de 5 días
hábiles.

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VI. REQUISITOS TÉCNICOS PARA LA PERSONA ADJUDICATARIA:

A. La persona Adjudicataria deberá entregar un informe de mapeo de las

condiciones el cual contendrá al menos los siguientes datos:

• Protocolo: descripción detallada del proceso, alcance y la metodología. La

metodología debe cumplir con los criterios de aceptación según el fabricante,
ubicación, distribución de los datalogger, entre otros aspectos.
• Análisis de datos, presentar hallazgos importantes, conclusiones y
recomendaciones.
• Indicar cuáles son los puntos más sensibles y que tendrán que ser
monitoreados permanentemente en el área.
• Debe incluir características de los dataloggers que se usaron para la
obtención de los datos.
• Debe incluir características de los dataloggers que se usaron para la
obtención de los datos.
• Los reportes pdf deben indicar la fecha que coincida con la ejecución,
periodo del estudio, tablas con datos y gráficos.

Para todos los efectos, los citados informes se deberán entregar en formato digital
y solamente una copia impresa de cada informe debidamente firmado, a la
Regencia, esto con el objetivo de velar por el cumplimiento de todas las normas y
estándares que regulan y buscan la sostenibilidad del medio ambiente.

CAPÍTULO II - ASPECTOS FORMALES

I. ASPECTOS GENERALES DE LA EVALUACIÓN DE OFERTAS:

A. Criterios de desempate: En caso de presentarse empate en la calificación, se

utilizarán como criterios los siguientes factores, según el orden en que aparecen:

1. Empresa que se encuentre registrada como PYMES (actividad que tenga

relación con objeto contractual).
2. Menor plazo de entrega ofrecido.

Nota: En relación con las PYME, aplicará para aquellas que estén inscritas en la
actividad que tenga relación con la actividad contractual, que han demostrado su
condición a la Administración con certificación vigente a la fecha de aperturas,
según lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la
Ley 8262 y sus reglamentos. La Administración se reserva el derecho de verificar
dicha condición.

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 En caso de persistir el empate, la Administración se reserva el derecho de distribuir
la adjudicación entre varias firmas, cuando fuere técnica y legalmente divisible y
hubiere razones atendibles que justifiquen tal proceder según los intereses de la
Administración; caso contrario definirá la suerte (Artículo 55 RLCA), mediante un
procedimiento de sorteo que se realizará de la siguiente manera:

1. Comunicar a los oferentes elegibles empatados, con dos (2) días hábiles de
anticipación, la convocatoria al sorteo de adjudicación.

2. El sorteo se podrá realizar de cualesquiera de las siguientes formas:

• De manera presencial en las oficinas centrales del INS, Departamento de

Proveeduría, piso 8.
• Mediante sesión o reunión virtual, a través de una plataforma electrónica de
colaboración disponible en el INS. Para ello se coordinará el acceso de los
oferentes convocados.

3. Se estima un tiempo máximo de treinta (30) minutos para realizar el sorteo de

adjudicación.

4. La metodología de adjudicación -tanto para sesión presencial como virtual-

sería:

• La Proveeduría utilizará un bol con papelitos que indiquen los nombres de los
oferentes.
• El representante de la Proveeduría mostrará los papelitos con los nombres de
cada oferente, luego los introduce al bol y sacará un papelito con el nombre d
la persona Oferente el cual será el adjudicado.

B. Mejoras: Los potenciales oferentes podrán mejorar sus precios para efectos
comparativos, cuyas propuestas serás recibidas de acuerdo con lo descrito
sistema SICOP. La Administración, una vez cumplido ese plazo y hora, procederá
de inmediato a la apertura de mejora, cuyo acto público, se verá reflejado en el
sistema en mención.

II. CONDICIONES FORMALES PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. Forma de pago: El Pago se realizará contra informe presentado por mapeo en

cada uno de los entregables. dentro de los 20 días naturales posteriores a la
presentación de la factura respectiva y una vez recibido el servicio a satisfacción
del I.N.S.

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 Para efectos de pago únicamente se tramitará las facturas cuyo desglose y monto
coincidan con la adjudicación. Por lo anterior, de incumplir con lo requerido,
cualquier atraso en el trámite de pago será responsabilidad de la persona
Adjudicataria.

B. Para consultas de orden técnico con la Dra. Laila Israel Guevara;

(lisraelg@grupoins.com), teléfono: 2287-6000, extensión 8201); o quien se designe
por parte de la Administración.

III. REQUISITOS FORMALES PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. La persona Oferente debe presentar junto a su plica, los documentos solicitados

en el aparte I. DECLARACIONES JURADAS Y CERTIFICACIONES, punto 10,
incisos a, b y c (personas físicas se excluye el b), a la vista en el formulario
electrónico en SICOP, en el botón de "Condiciones y Declaraciones".

Dichos documentos deben ser aportados junto con la oferta, así mismo, en caso
de ser confidenciales, deben justificar los motivos para dicha afirmación.
Se previene que en caso de que la información deba ser subsanada, no existe
posibilidad de que estos queden con carácter confidencial, aceptando la empresa
la responsabilidad correspondiente.

B. La persona Oferente deberá aportar junto a su oferta, declaración jurada en la que

señale:

1. Que conoce los alcances del Anexo “Código de Proveedor Responsable

Grupo INS”.
2. Que, de resultar adjudicatario, acepta sin restricción alguna las
obligaciones que se señalan en dicho Código, comprometiéndose a
implementar las mejores prácticas de sostenibilidad en su empresa o
negocio, en procura de minimizar los impactos negativos de sus
operaciones tanto a nivel social, ambiental y económico.
3. Que entiende y acepta la facultad que tendrá la Administración, para
fiscalizar el cumplimiento de sus obligaciones derivadas en el Código en
mención.

C. La persona Oferente deberá aportar el modelo de declaración jurada referente a

los artículos 22 y 22 bis dispuesto en el anexo “Modelo- Declaración Jurada -
Diligencia Reforzada.

IV. CONDICIONES FORMALES PARA LA PERSONA ADJUDICATARIA:

A. Clausula penal: Por cada día natural de atraso en la entrega del servicio, se
cobrará un 2% sobre el total entregado con atraso.

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 Todo lo anterior hasta un máximo por rubro de un 25%, de conformidad según lo
dispuesto en el artículo N°48 del Reglamento a la ley de Contratación Administrativa

Por otra parte, en caso de ser reiterativos los incumplimientos, la Administración

se arroja la facultad de tomar las medidas administrativas aplicables según lo
establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento (ejecución
de la garantía de cumplimiento, rescisión de contrato, entre otros).

B. Vigencia del contrato: Será por un año con prórrogas automáticas por periodos
anuales hasta un máximo de tres (3) renovaciones: salvo que el Instituto
comunique al Contratista, con un (1) mes de antelación al vencimiento de la
anualidad respectiva su deseo de no renovar el contrato.

La vigencia de este contrato será a partir del 22 de marzo 2023.

No obstante, el Instituto se reserva el derecho de aplicar en cualquier momento lo

dispuesto por los artículos N°210 al 212 y del N°214 al 216, del Reglamento a la
Ley de Contratación Administrativa.

C. Revisión de Precios: Para futuras revisiones de precios en moneda nacional,

regirá la fórmula matemática que se detalla a continuación, y que se tiene como
parte integral de este contrato. En tal sentido, en cada solicitud de reajuste de
precios, la persona Adjudicataria deberá aportar el desarrollo de la fórmula
matemática, con indicación expresa del nuevo monto solicitado y la fecha en que
desea que sea aplicado el mismo.

PV= PC {%MO (IMotm / IMOtc) + %I (iIti / iItc) + %GA (iGAtg / iGAtc) + U }

Dónde:

Pv= Precio variado

Pc= Precio de cotización
MO=Porcentaje de costo de mano de obra del precio de cotización
I= Porcentaje de insumos del precio de cotización
GA= Porcentaje de gastos administrativos del precio de cotización
U= Porcentaje de utilidad del precio de cotización
I MOtm= Índice del costo de la mano de obra en el momento considerado para la
variación
I MOtc= Índice del costo de la mano de obra en el momento de la cotización
I Iti= Índice del costo de insumos en el momento considerado para la variación
I Itc= Índice del costo de insumos en el momento de la cotización
I GAtg= Índice del costo de gastos administrativos en el momento considerado
para la variación
I GAtc= Índice del costo de gastos administrativos en el momento de la cotización

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 Los índices de mercado que se utilizarán serán los siguientes:

Mano de obra: Decreto semestral de salarios mínimos emitidos por el Ministerio

de Trabajo y Seguridad Social, Capítulo II “Genéricos”, promedio simple de los
renglones de Técnico en educación superior y Licenciado universitario.

Insumos: Índice General de Precios al Productor Industrial (IPP-MAN) con

combustibles elaborado y publicado por el Banco Central de Costa Rica.

Gastos administrativos: Índice General de Precios al Consumidor (IPC) renglón

general elaborado por el Instituto Nacional de Estadística y Censos y publicado
por el Banco Central de Costa Rica.

D. Detalle del Fiscalizador / Administrador contractual: El Órgano fiscalizador de

la debida ejecución y fiscalización será el CEDINS, en la persona Laila Israel
Guevara (lisraelg@grupoins.com), teléfono 2287-6000, ext. 8201); o quien se
designe por parte de la Administración.

El fiscalizador del contrato tiene la obligación velar porque el contratista se ajuste

al estricto cumplimiento de lo pactado y que la ejecución de cada proceso se ajuste
a cada necesidad.

V. REQUISITOS FORMALES PARA LA PERSONA ADJUDICATARIA:

A. Garantía de Cumplimiento:

• Monto fijo: ₡1.077.212,00 el cual permanecerá durante toda la vigencia de la

contratación.

• Vigencia: Hasta por dos meses adicionales a la fecha de la recepción a

satisfacción del objeto contractual. (Artículos 40, 43 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa).

• Forma de rendir las garantías: Debe ajustarse a lo estipulado en el artículo 42

del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

B. Entrega de documentos: la persona Adjudicataria debe entregar los siguientes

documentos en el Departamento Proveeduría:

• Constancia de póliza de Riesgos del Trabajo: La persona Adjudicataria

deberá aportar constancia emitida por la Entidad competente, de las
condiciones y estado de la póliza de riesgos del trabajo en la que se acredite
la vigencia, el estado, tarifa, monto asegurado, prima y la actividad

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 económica para la cual fue suscrita, la cual debe corresponder a la actividad
económica para la cual está concursando.

El INS podrá revisar las condiciones del seguro durante toda la vigencia de
la contratación para comprobar el aseguramiento.

• Especies Fiscales: Copia del Entero de Gobierno que acredite el pago de

las especies fiscales o en su defecto las especies respectivas.

• Firma Anexo Compromiso de buenas prácticas ambientales.

C. Información adicional:

1. Fiscalizador de contrato: Laila Israel Guevara.

2. Administrador de contrato: Laila Israel, Mario Camacho, Rodrigo Moya,
Noelyn Quesada, Sergio Solano, Kenneth Arroyo.
3. Encargado de recepción provisional: Rodrigo Moya y Sergio Solano.
4. Encargado de recepción definitiva para efectos de trámite de pago:
Rodrigo Moya y Kenneth Arroyo.
5. Confirmar el lugar de la recepción del servicio: CEDINS.

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