C A P Í T U L O 1

Características básicas y
novedades de PowerPoint 2002

P
owerpoint es una aplicación integra-
da dentro de un conjunto de aplicacio-
nes de Microsoft, llamado Office XP.
Esto ofrece como ventajas, que es posible y
relativamente sencillo, compartir datos con
otras aplicaciones de Office, como el procesa-
dor de textos word, o la hoja de cálculo excel.

En esta nueva versión de PowerPoint, se han

incorporado nuevas funcionalidades cuyo
objetivo, es facilitar las tareas de creación de
diapositivas y otra cosa muy importante, que
es facilitar el acceso al usuario, a característi-
cas muy potentes de PowerPoint, para que
saque el máximo partido de la aplicación.

Entre las nuevas características, son especial-

mente destacables el panel de tareas. Este
panel, es una nueva ventana incorporada a
Office, que nos permite tener acceso a las fun-
ciones más utilizadas en el trabajo diario,
como puede ser abrir un documento, crear
documentos nuevos y el acceso a las plantillas
de diseño.

También encontraremos las etiquetas inteli-

gentes, estas etiquetas aparecen en el docu-
mento de trabajo, de forma parecida a como
aparecen los menús de contexto, en dichas eti-
quetas inteligentes, aparecen opciones relacio-
nadas con las tareas que estamos reali-
zando en ese momento.
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PowerPoint 2002 1-1

 En esta versión, es posible trabajar de forma
individual, con objetos que forman parte de
un objeto agrupado sin necesidad de desagru-
parlos.

Incorpora una función para crear álbumes de

fotos de imágenes del usuario y utilidades
para realizar tareas de colaboración, trabajo
en grupo y revisiones de cambios en una pre-
sentación.

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1-2 PowerPoint 2002

Inicio de PowerPoint
Como cualquier otra aplicación que se ejecuta en el entorno del
sistema operativo Windows, PowerPoint se puede iniciar de
varias formas, pero la forma más común y sencilla es pulsando
con el botón izquierdo del ratón sobre el botón “Inicio” de la
barra de tareas de Windows, “Programas” y finalmente el icono
de “Microsoft PowerPoint”.

Para arrancar PowerPoint desde un icono de acceso directo, hace-

mos doble clic con el botón izquierdo del ratón, sobre el icono
de PowerPoint en el escritorio del ordenador.

Para crear un icono de acceso directo en el escritorio, pulsamos

con el botón izquierdo del ratón en “Inicio / Programas” y pul-
sando con el botón derecho del ratón sobre el icono de Power-
Point, escogemos la opción del menú de contexto “Enviar a /
Escritorio”.

Ventana de la aplicación.
Descripción de la interfaz del
programa
Al arrancar la aplicación, aparece la ventana principal de Power-
Point, en dicha ventana podemos encontrar los siguientes ele-
mentos:
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 – Ventana principal de PowerPoint con su barra de título e ico-
nos de control.
– Ventana de la presentación actual, en la que aparecerá una
diapositiva en blanco.
– La barra de menús.
– Una o varias barras de herramientas.
– La barra de estado.
– El panel de tareas.
– La Barra de herramientas de vistas.
– El panel de fichas de diapositivas y esquemas.
– Panel de notas para el orador.
– Reglas, cuadrícula y guías.
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1-4 PowerPoint 2002

 Barra de Título

Baras de menú Paneles

y herramientas de tareas

Ficha Diapositivas

Ficha Esquemas

Barra de herramientas
de vistas

Panel de notas
para el orador
Barra de Estado

Primeros pasos con PowerPoint

En nuestra presentación, aparece en el panel central, una diapo-
sitiva en blanco. Dentro de dicha diapositiva, encontramos dos
recuadros. Estos dos recuadros forman parte de la ayuda que nos
presta PowerPoint para empezar a trabajar con una nueva presen-
tación.

Estos dos recuadros, son unos de los elementos básicos que

podemos incluir en una diapositiva, y se usan fundamentalmente
para contener textos.

Para editar el contenido del cuadro de texto, primero hay que

seleccionarlo; seleccionamos un objeto haciendo clic con el botón
izquierdo del ratón sobre el objeto que queremos seleccionar.

Una vez seleccionado el objeto, éste cambia de aspecto, como

podemos ver en [la siguiente imagen]; entorno al cuadro
de texto, aparece un borde más grueso formado por
OM
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líneas diagonales, este es el borde que aparece cuando

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PowerPoint 2002 1-5

 estamos trabajando con el contenido del cuadro de texto, como
podemos ver por la posición del cursor.

Borde de selección Cursor de texto

Objeto no seleccionado

Cuando lo que está seleccionado es el cuadro de texto en sí y no

el contenido del cuadro de texto, éste aparece rodeado de un
borde de puntos. Cuando el cuadro de texto está seleccionado de
esta forma, los cambios que realicemos, afectan a todo el cuadro,
mientras que en el caso anterior, los cambios afectan sólo al texto
seleccionado.

Controladores de tamaño

Existen unos pequeños círculos situados en los bordes del recua-

dro de selección, llamados “controladores de tamaño”; cuando
acercamos el ratón a uno de estos controladores, cambia la forma
del ratón en función del controlador al cual nos acerquemos, en
ese momento podemos cambiar el tamaño del recuadro
de selección y del objeto; para ello pulsamos el botón
OM
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1-6 PowerPoint 2002

izquierdo del ratón, y sin soltar el botón arrastramos el ratón por
la pantalla, en el sentido indicado por la flecha. Si aparece una
flecha en forma de cruz, lo que ocurrirá al pulsar y arrastrar el
ratón, será que moveremos el objeto por la diapositiva.

Para ilustrar de forma efectiva las tareas necesarias para llevar a

cabo la creación de una presentación de diapositivas con Power-
Point, vamos a crearnos una presentación formada por una sola
diapositiva; en realidad va a ser una diapositiva en la que vamos a
anunciar algo, va a ser un cartel para alquilar una casita en la
playa para las vacaciones.

En la diapositiva que aparece en pantalla, seleccionamos el cua-

dro de texto superior, y escribimos el anuncio de alquiler de la
casa, seguidamente seleccionamos el cuadro inferior y escribimos
otro texto complementario, por ejemplo teléfono de contacto y
algún dato sobre situación de la casa.

Después de escribir el texto, utilizamos los controladores de

tamaño y el recuadro de selección para dar el aspecto siguiente a
los cuadros de texto.

Se alquila casita junto a la

playa para las vacaciones

Contactar en el teléfono 91-678.33.45

No se arrepentirá.

A continuación, vamos a insertar una imagen alegórica sobre

casas y vacaciones. Tenemos varias opciones para insertar una
imagen que haga referencia a estos dos temas, nosotros
vamos a hacerlo utilizando una posibilidad un poco ori-
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ginal.
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 En primer lugar vamos a insertar un cuadro de texto en la diapo-
sitiva. Pulsando con el botón izquierdo del ratón en la opción de
menú “Insertar”, escogemos la opción “Cuadro de texto”, hace-
mos clic con el ratón en el punto de la diapositiva donde quere-
mos insertar el cuadro de texto.

Con el recuadro de texto seleccionado, escogemos la opción

“símbolo” del menú insertar. En el cuadro de diálogo que apare-
ce, escogemos la fuente “Webdings”, dicha fuente tiene la carac-
terística de que en lugar de letras, está formada por dibujos de
objetos cotidianos, escogemos una imagen relacionada con el
tema de la diapositiva y pulsamos el botón insertar, situado en la
parte inferior derecha del cuadro de diálogo.

En nuestro caso hemos insertado dos caracteres, la casita y una

sombrilla en la playa. En la imagen siguiente podemos observar
parte del proceso.
Tamaño de fuente Fuente de letra

Cuadro de texto

Caracteres especiales

Para finalizar, sólo tenemos que aumentar el tamaño de la letra,

para ello, con el cuadro de texto seleccionado (seleccio-
nar todo el cuadro, haciendo clic con el ratón en el borde
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O
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1-8 PowerPoint 2002

del recuadro de selección, de forma que éste esté formado por
puntos y no por líneas en diagonal), en lista desplegable situada a
la derecha del nombre de la fuente escribimos el tamaño “200”, y
pulsamos la tecla {Intro}; en último lugar, colocamos el recuadro
de texto en una posición centrada dentro de la diapositiva. El
aspecto final debe ser parecido al de la siguiente imagen.

Se alquila casita junto a la

playa para las vacaciones

"#
Contactar en el teléfono 91-678.33.45
No se arrepentirá.

Grabar una presentación

En principio, hemos acabado con la preparación de la diapositiva
que va a formar el cartel que queremos hacer. A continuación
vamos a grabar esta diapositiva en el disco duro.

Grabamos el trabajo para poder utilizarlo posteriormente, bien

tal cual o como modelo para otro trabajo.

Existen varias formas para grabar una presentación:

En el menú de PowerPoint, escogemos sucesivamente las

opciones “Archivo” y después “Guardar”. Otra opción
OM
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sería pinchando con el botón izquierdo del ratón sobre

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PowerPoint 2002 1-9

 el icono de guardar que aparece en la barra de herramientas
estándar.

En cualquiera de los casos, la primera vez que grabamos un

fichero, nos aparece un cuadro de diálogo, en el que podemos
seleccionar la ubicación y el nombre del fichero.

Pulsando el botón guardar, grabamos la presentación en un

archivo en el disco duro y carpeta seleccionados.

Recuperar una presentación

grabada
Como para casi todas las tareas, en PowerPoint disponemos de
varias formas de recuperar una presentación.

Sin abrir PowerPoint, podemos abrir una presentación haciendo

doble clic con el botón izquierdo del ratón directamente sobre el
nombre del fichero. Esto abre PowerPoint y recupera la
presentación contenida en el archivo.
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1-10 PowerPoint 2002

Desde dentro de PowerPoint, podemos pulsar la opción de menú
“Archivo” y pulsar sobre uno de los 4 nombres de presentaciones
que aparecen en la parte inferior del menú desplegado. Todas las
aplicaciones de Office, guardan en dicho menú los nombres de
los cuatro últimos archivos abiertos con la aplicación.

En el panel de tareas también aparecen los nombres de los cuatro

últimos archivos abiertos, debajo del apartado “Abrir una presen-
tación”; pulsando sobre ellos con el botón izquierdo del ratón, se
recuperarán del disco.
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PowerPoint 2002 1-11

 Otra posibilidad para recuperar una presentación almacenada en
disco, es utilizar el cuadro de dialogo “Abrir archivo”. Este cua-
dro aparece, pulsando la opción “Abrir” de “Archivo” de la barra
de menús, o bien escogiendo la opción “Más presentaciones...”
del panel de tareas “Nueva presentación”. Este cuadro de diálogo
es similar al de “Guardar” como podemos ver en la siguiente
imagen.

Como vimos en el caso anterior, nos movemos por las carpetas

de los discos hasta llegar a la carpeta que contiene el fichero de
presentación que queremos abrir y una vez seleccionado el fiche-
ro, pulsamos el botón de abrir o hacemos doble clic con el botón
izquierdo del ratón sobre el fichero.

Imprimir una presentación

En el ejemplo que hemos creado, el siguiente paso sería obtener
copia impresa de la diapositiva, con objeto de colocarla
en lugares públicos para dar difusión a la misma.
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1-12 PowerPoint 2002

El proceso para imprimir una diapositiva, es sencillo y rápido,
además como hemos explicado en casos anteriores, existen varias
formas de hacerlo. En capítulos posteriores, veremos un apartado
específico de las opciones de que dispone PowerPoint para
imprimir.

Podemos utilizar las opciones de menú “Archivo”/ “Imprimir”;

Esta opción nos muestra un cuadro de diálogo en el que pode-
mos configurar diferentes aspectos de la impresión de presenta-
ciones. Pulsando el botón de aceptar, comenzaría la impresión de
todas las diapositivas de la presentación.

También podemos hacer clic con el botón izquierdo del ratón

sobre el icono de imprimir de la barra de herramientas estándar.
Esta opción imprime directamente todas las diapositivas
de la presentación, sin mostrar ningún cuadro de diálogo.

Finalizar la ejecución de
PowerPoint
Para cerrar PowerPoint y finalizar su ejecución, podemos pulsar
con el botón izquierdo del ratón en el botón de cerrar que se
encuentra en la esquina superior derecha de la ventana de la apli-
cación; aunque también podemos escoger las opciones de menú
“Archivo” / “Salir” o pulsando la combinación de teclas {alt} +
{F4}. Cualquiera de estos procedimientos da como resultado que
se cierra la ventana de PowerPoint. Puede ocurrir que el progra-
ma le pregunte si desea grabar los últimos cambios realizados en
el fichero que aparece en pantalla, esto ocurrirá si el programa
detecta que no se han grabado las últimas modificaciones.
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 Ideas principales
▲ En este capítulo hemos visto cómo se puede utilizar
PowerPoint para crear un sencillo cartel de alquiler.

▲ Hemos repasado la ventana principal de PowerPoint.

▲ Hemos visto cómo se crea una diapositiva de forma rápi-

da y sencilla.

▲ Hemos introducido texto en un cuadro de texto.

▲ Hemos movido los objetos por la diapositiva y cambiado

el tamaño de fuentes y cuadros.

▲ Hemos grabado y recuperado una presentación y la

hemos impreso.

▲ Finalmente hemos visto cómo cerrar PowerPoint.

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1-14 PowerPoint 2002