INSTITUTO TÉCNICO NACIONAL DE COMERCIO

“FEDERICO ALVAREZ PLATA” NOCTURNO

CARRERA: SECRETARIADO EJECUTIVO

GUIA DE PROTOCOLO PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ACADEMICOS DE LA UNIDAD EDUCATIVA SAINT GERMAIN

Proyecto de grado para optar el

Título de Técnico Superior en
Secretariado Ejecutivo

Egr.: Pamela Lucero Camacho García

Jessica Salome Espinoza Montaño
Tutor: Lic. Tatiana López

Cochabamba – Bolivia
Diciembre 2022
 ÍNDICE GENERAL

INTRODUCCIÓN............................................................................................................1

CAPITULO I....................................................................................................................2

1.1. TEMA...........................................................................................................2

1.2. DIAGNÓSTICO Y JUSTIFICACIÓN............................................................2

1.2.1. DIAGNÓSTICO............................................................................................2

1.2.2. JUSTIFICACIÓN..........................................................................................6

1.2.2.1. JUSTIFICACIÓN SOCIAL............................................................................6

1.2.2.2. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA...................................................................7

1.2.2.3. JUSTIFICACIÓN TÉCNICA.........................................................................8

1.3. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

TÉCNICO/TECNOLÓGICO............................................................................................9

1.4. OBJETIVOS: GENERAL Y ESPECÍFICOS...............................................10

1.4.1. OBJETIVO GENERAL...............................................................................10

1.5. ENFOQUE METODOLÓGICO..................................................................11

1.5.1. Tipo de enfoque.........................................................................................11

1.5.2. Método cualitativo......................................................................................12

1.5.3. Método inductivo........................................................................................13

1.5.4. Población....................................................................................................13

1.6. Uso de Instrumentos para la recolección de datos...................................13

i
1.6.1. Observación...............................................................................................14

1.6.2. La entrevista...............................................................................................15

1.7. Técnicas cualitativas..................................................................................15

1.8. Aplicación de los instrumentos..................................................................17

1.9. Análisis y resultados de datos...................................................................18

CAPITULO II.................................................................................................................21

2. MARCO TEORICO CONCEPTUAL.....................................................................21

2.1. LAS RELACIONES HUMANAS.................................................................21

2.1.1. DEFINICIONES DE LAS RELACIONES HUMANAS................................21

2.1.2. IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES HUMANAS.................................23

2.1.3. CARACTERÍSTICAS DE LAS RELACIONES HUMANAS........................23

2.1.4. DEFINICIONES DE RELACIONES PÚBLICAS........................................24

2.1.5. ELEMENTOS DE LAS RELACIONES PÚBLICAS....................................25

2.1.6. IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES PÚBLICAS.................................26

2.1.7. LOS MANDAMIENTOS DE LAS RELACIONES PUBLICAS....................27

2.2. LA IMAGEN CORPORATIVA....................................................................27

2.2.2. IMPORTANCIA DE LA IMAGEN CORPORATIVA....................................28

2.2.3. CARACTERÍSTICAS DE LA IMAGEN CORPORATIVA...........................30

2.2.4. VALORES DE LA INSTITUCIÓN...............................................................30

2.3. ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA DE EVENTOS.......................................31

ii
2.3.1. LOGÍSTICA DE EVENTOS........................................................................31

2.3.2. IMPORTANCIA DE LOS EVENTOS..........................................................32

2.3.3. FASES DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.......................................33

2.3.4. PASOS ANTES DE REALIZAR UN EVENTO...........................................33

2.3.5. ETAPAS EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO................................34

2.4. GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.....................................35

2.4.1. IMPORTANCIA DE LA GUIA DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.........35

2.4.2. QUE ES PROTOCOLO..............................................................................36

2.5. FLUJOGRAMAS........................................................................................36

2.5.1. VENTAJAS DEL FLUJOGRAMA...............................................................37

2.5.2. TIPOS DE FLUJOGRAMAS......................................................................37

2.5.3. CARACTERÍSTICAS DE UN FLUJOGRAMA...........................................40

2.5.4. PARTES DE UN FLUJOGRAMA...............................................................40

2.5.5. SÍMBOLOS DE UN FLUJOGRAMA..........................................................41

2.5.6. COMO HACER UN FLUJOGRAMA..........................................................42

BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................43

CAPITULO III................................................................................................................45

PROPUESTA DE INNOVACION O SOLUCION DEL PROBLEMA............................45

3.1. TEMA.........................................................................................................45

3.2. PROPUESTA DE INNOVACION...............................................................45

iii
3.3. DISEÑAR UNA GUÍA DE PROTOCOLOS POR MEDIO DE
FLUJOGRAMAS PARA LA ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS
ACADÉMICOS DE LA UNIDAD EDUCATIVA SAINT GERMAIN................................45

3.3.1. Objetivo......................................................................................................45

3.3.2. Definición....................................................................................................45

3.3.3. Ventajas.....................................................................................................46

iv
INTRODUCCIÓN

El propósito fundamental de esta guía de protocolo y eventos académicos de la unidad

educativa Saint Germain “es responder de manera adecuada y competente a una necesidad
en la institución, este pretende que la guía sea una fuente para la consulta de reglas, usos y
costumbres institucionales. Por lo tanto, se aspira a que sea un instrumento dinámico a favor
de nuestra institución.

Teniendo en cuenta entonces la importancia de contar con un documento en el cual se tenga

una guía, al momento de realizar o llevar a cabo un acto o evento dentro de la institución se
pensó en la elaboración de un Guía de Protocolo para la realización de eventos académicos,
el cual tenga especificados cada uno de los eventos con su respectivo orden y estructura. La
elaboración de la guía se realizará luego de tener en cuenta cuáles eran los actos y eventos en
los que se hacía necesario una intervención, puesto que no se tenía clara la idea o la
estructura de los mismos, dependiendo de su relevancia o solemnidad, ni tampoco había un
criterio definido frente al hecho de utilizar o no himno y otro tipo de símbolos
institucionales.

La unidad educativa Saint Germain, forma en un sentido integral, hombres y mujeres

capaces de afrontar con espíritu abierto las nuevas situaciones que la vida les depara, y en
ello genera las bases, teóricas y prácticas para encarar exitosamente carreras del nivel
superior, al ser una institución reconocida, cuenta también con buenas instalaciones en
cuanto a infraestructura, plantel docente, personal administrativo, lo que la hace una de las
instituciones más serias y comprometidas con la educación.

1
 CAPITULO I

1.1. TEMA

Guía de protocolo para la organización de eventos académicos de la Unidad

Educativa Saint Germain.

1.2. DIAGNÓSTICO Y JUSTIFICACIÓN

1.2.1. DIAGNÓSTICO

El área de investigación corresponde a la unidad educativa “Saint Germain”, que

está ubicado en el centro de la ciudad, por otro lado, esta institución fue creada
el 01 de mayo de 1997, la población escolar es de 280 estudiantes en los
niveles inicial, primaria y secundaria. Así mismo cuenta con un platel
administrativo y docente, de los cuales 19 son docentes de aula y 6
administrativos.

Luego de hacer una investigación sobre las necesidades y problemáticas que

tiene la unidad educativa Saint Germain, se evidencio una serie de problemas
que van afectando al proceso del manejo de la imagen institucional, la realización
de eventos , no se tiene documentado la manera en cómo deben organizarlos.

Los problemas observados nos dan a conocer no poseen un programa particular de

celebración, un protocolo de eventos, pasos a seguir y de que manera se debe llevar a
cabo, esta situación recae en la necesidad de elaborar una guía de protocolo de eventos
académicos, motivo por el cual el personal encargado, no esta completamente capacitado
y por ende los eventos académicos que brinda no es adecuado.

Se pudo otorgar información necesaria y se planteo la situación del problema o los problemas
para que posteriormente se puedan programar actividades y tareas concretas que dará el

2
mejoramiento de la unidad educativa.
Este diagnóstico consistió en un proceso de elaboración y sistematización de toda la
información que se pudo obtener dentro y fuera de la institución, esto implico conocer y
comprender los problemas y necesidades dentro de la misma, con respecto a las actividades
sociales , académicas, y de las personas que están inmersas a esta.

Por medio del diagnóstico se hizo una identificación del medio con que el tipo de respuesta
produjo en el publico externo, para identificar los problemas en la producción y recepción de
mensajes entre la institución y comunidad estudiantil; saber lo que la comunidad espera de la
unidad educativa es muy importante para determinar tareas y servicios; comunicarse
progresivamente es requisito indispensable para clasificar los grupos y reconocer al público
meta para determinar los medios comunicacionales mediante los cuales desean recibir la
información de su interés medios alternativos.

El objeto de estudio del presente proyecto se limita al: análisis de la organización al interior, el
uso de medios de comunicación que aplica para fomentar y proyectar sus actividades a su
entorno, el grado de incidencia en el entorno en que se desenvuelve; y la respuesta activa de la
comunidad con la que trabaja; y la cantidad de público indiferente a la labor.

Por otro lado cabe señalar que no es interés de esta investigación medir el impacto o la
formación integral alcanzada en las personas que integran la unidad educativa como
consecuencia de sus estudios realizados o de la capacitación u otro tipo de ayuda por parte de
la institución. Al contrario lo que interesa son las formas de comunicación practicadas al
interior y exterior de la institución. El tipo de comunicación utilizada para informar, invitar
y transmitir actividades, la comunicación que se practica al interior de la unidad educativa en
cada actividad y si alcanza resultados satisfactorios para la comunidad estudiantil.

El diagnóstico de la unidad educativa Saint Germain; sacara a la luz los aciertos y desaciertos
en cuanto a la utilización de los recursos comunicacionales por parte de la institución para la
comunidad y sus participantes; revelará el camino a la toma correcta de decisiones que
propicien soluciones concretas.

3
 Para poder conocer y medir las necesidades y desempeño de la comunicación en una
institución, es necesario entrar en contacto con los individuos y equipos que la forman, de una
manera ordenada, aplicando instrumentos de análisis confiables y validos.

El diagnóstico comunicacional es la evolución que nos permite conocer más fielmente las
características, calidad y resultados de cualquier iniciativa de comunicación, así como la
comunicación que se vive al interior de un grupo u organización, el diagnóstico permite
preguntarse por lo esencial, es decir, QUIÉN, CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE, POR QUÉ,
HACIA QUIÉN, la gente se comunica y QUÉ mensajes se esta entregando (ECO Educación y
Comunicación, 1995:179)

El diagnostico es la herramienta base que guía la planificación de una estrategia es una

propuesta, porque primero se debe obtener la información precisa y datos que facilitan:
diseñar, coordinar, articular y dar posibles soluciones a problemas encontrados en este sentido
permite:

 Ser una guía para orientar soluciones y acciones futuras en el ámbito interno y externo
de una institución.
 Conocer mejor al destinatario, definir temas de interés común y hacer un diseño
acertado.
 Ayudar a entender el comportamiento de la comunidad, con qué se puede motivar y
qué se puede hacer.
 Identificar los problemas y aciertos, que posteriormente deberán ser analizados y
discutidos.
 Delimitar el carácter de la información a transmitir, los medios que deben utilizar y el
formato más adecuado al mensaje y al receptor.
 Mejorar las relaciones, en este caso, de la institución, lo beneficiarios, conociendo los
mecanismos para abrir canales de comunicación claros, marcar presencia y negociar
situaciones.

4
  Conocer con exactitud medios comunicación tanto internos y externos en la
institución.
 Proporcionar índices confiables para la evaluación y control de futuras acciones y
estrategias de comunicación.

 Proporcionar información ordenada y sistemática para mejorar las propuestas de

intervención y lograr un diseño de proyecto coherente a nuestras capacidades y las
necesidades de la población.

Mediante el diagnóstico encontraremos datos que permitirán conocer las necesidades y

capacidades del grupo; conforme a esto se plantea las demandas de la gente y su percepción
hacia la institución y sus actividades; se busca implementar las estrategias de comunicación
que sirvan de soporte en todas las áreas y contribuyendo al logro de los objetivos
Institucionales y de sus requerimientos.

A continuación, apreciaremos nuestro árbol de problemas detectados en nuestro diagnostico, lo

cual nos dio a reflexionar y analizar del problema prioritario o que repercute en otras.

1.2.2. JUSTIFICACIÓN

El presente titulo proviene de un análisis y reflexión sobre la problemática que tiene la

institución educativa “Saint Germain”, ya que en la actualidad este establecimiento
posee material y recursos que sirve para la realización de eventos académicos.

5
 La idea de la elaboración de una Guía de Protocolo y eventos académicos dentro de la
institución , nace de la necesidad de tener claridad en cuanto al manejo que se le debe dar
a los eventos de la institución, dependiendo del grado de importancia o jerarquía que
posea la celebración.

La creación de una Guía de Protocolo para eventos, se hace pertinente, debido a la

incertidumbre que se presenta en ocasiones dentro de la institución, al momento de
planear y realizar una celebración o eventos, se presentan falencias
en las cuales no se tiene la plena certeza, por tal razón es fundamental contar con una
guía que ayude a la institución.

Al realizar esta propuesta, se lograra un trabajo eficiente y se reforzara las actividades actuales
mediante la difusión y mayor promoción de lo que acontece en el espacio académico, por otro
lado, la celebración oportuna de los acontecimientos será el reflejo de una organización, una
virtud y un principio que sirve y cuenta como enseñanza para los miembros de la institución y
sobre todo los estudiantes.

1.2.2.1. JUSTIFICACIÓN SOCIAL

Con el presente proyecto, nosotras queremos lograr un servicio eficaz y oportuno a la

sociedad estudiantil y en general, ya que por diversas razones y aspectos estos no
logran recibir de mayor manera las pautas de intervención en los actos y la
planificación de estas.

Así mismo, se conseguirá llevar a cabo diferentes clases de eventos, se hace para la Institución
una necesidad, ya que es importante para la actual generación y para las futuras tener presente
que tienen qué hacer, como hacerlo , cuándo, dónde y con quién realizarlo, para así no caer en
errores o situaciones incomodas que hagan ver mal a la institución más aún, en el campo

6
protocolario, donde no todas las personas poseen el conocimiento necesario para llevar a cabo
la preparación y posterior desarrollo de una celebración.

De la misma manera, el trabajo de investigación, tiene un aporte social de tal manera que la
población expectante al ver una actividad, evento, fecha conmemorativa eficiente y completa,
se lleva una gran impresión de la institución al notar la organización y una administración
eficaz.

1.2.2.2. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

A partir del proyecto planteado, se realizo un análisis de los materiales que se van a necesitar
para alcanzar los objetivos deseados, lo cual implica un costo que será cubierto por nosotras.
Por lo tanto ese material adquirido ayudara a la elaboración de los flujogramas y a la
implementación de material de difusión de las actividades.

Luego de un análisis económico para la implementación del presente proyecto, los gastos
necesarios son mínimos (material de escritorio, transporte, telefonía, internet y la compra
de equipos de cómputo) en relación al beneficio que se recibirán una vez implementado
la guía de protocolo y eventos académicos de la unidad educativa Saint Germain.

A continuación, damos a conocer mediante un cuadro, todos los materiales que se va a

requerir para la ejecución de nuestro proyecto.

N.º Material Costo por Cantidad Total

unidad
1 Hojas de color 1 paquete 30
2 Cartulinas tamaño 0.50 ctvs. 1 paquete 45
oficio de colores
3 Hojas blancas 1 paquete 28
tamaño carta
4 Tinta para impresora 65 4 260

7
5 Marcadores 3.5Bs. 1 caja 42
6 Isocola liquida 15 1 15
Total 420
Fuente: Elaboración propia

1.2.2.3. JUSTIFICACIÓN TÉCNICA

Para la implementación del proyecto, la institución educativa a través de varias gestiones

con instituciones se adquirió convenios y gestores culturales para las diversas actividades
que desean realizar, pero debido a la falta de organización y personal responsable, estas
actividades han sido pospuestas o al final no se realizaron.

Debido a la necesidad de una Guía de Protocolo, se debe implementar diagnósticos, y

reconocer las diferentes clases de eventos. Por otra parte, de los temas protocolarios y el
buen manejo que a estos se les dé, depende gran parte de la buena imagen, que cualquier
tipo de institución refleje hacía afuera, es importante tener en cuenta que desde la
preparación hasta la realización del evento se debe impactar, se debe comunicar lo que se
quiere, desde el punto de vista académico se trata de dejar un legado a la Institución, que
sirva luego de guía para la celebración de los diferentes certámenes o eventos que se
quieran realizar.

Actualmente la unidad educativa cuenta con condiciones técnicas para la

implementación de nuestro proyecto, ya que anteriormente se designo un ambiente
adecuado y cómodo para la realización de reuniones y coordinaciones, una
computadora para poder armar el esquema o la guía de la planificación de los eventos
académicos de la unidad educativa.

Por lo tanto, al tener el ambiente y los equipos adecuados, obtendremos resultados

positivos en los objetivos planteados, lo cual beneficiara a la institución, estudiantes,
padres de familia y publico externo.

8
1.3. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

TÉCNICO/TECNOLÓGICO

¿De qué manera la guía de protocolo de eventos académicos favorece la organización y

realización de eventos académicos de la unidad educativa Saint Germain?

Un factor muy importante que debe tener una unidad educativa y tener un buen
funcionamiento, es que brinde todas posibilidades en todos los campos como ser en las
expresiones artísticas, culturales, académicos, que este inmerso a una buena organización
de eventos.

Una de las dificultades que genera inconformidad dentro de la institución, en este caso es
la falencia de la organización de eventos académicos, por ende, es necesaria una guía de
protocolo y eventos académicos.

Es así, que esta institución en la actualidad cuenta con todos los recursos para la
realización y organización de eventos académicos de acuerdo a las necesidades de la
población estudiantil, plantel docente.

Luego de adquirir todos los materiales necesarios para la realización de esta guía y
realización de eventos, estos han tenido una serie de dificultades en su funcionamiento
que daremos a conocer a continuación:

 No hay quien organice de manera adecuada los eventos de la unidad educativa.

 Debido a que no tiene una buena organización, no existe varias actividades.
 Su descuido hacen un vacío dentro de que la institución, para que permita tener
una imagen institucional reconocida y esto favorecerá a la imagen de la unidad
educativa.
 En la actualidad no hay quien se haga cargo especifico para organizar y realizar
todos los eventos académicos y debido a esto hay debilidad en cuanto a la

9
 publicidad.
 No tiene una guía de orientación y control sobre los eventos académicos.

A partir de los problemas mencionados, daremos a conocer todo el trabajo que se va a

realizar para resolver esta situación:

1.4. OBJETIVOS: GENERAL Y ESPECÍFICOS

1.4.1. OBJETIVO GENERAL

Realizar una guía de protocolos por medio de flujogramas, para la organización y

realización de eventos como procesos de intervención de mejora en la aplicación de
acciones académicas en la unidad educativa Saint Germain.

1.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar un diagnóstico referente al conocimiento del protocolo académico en la en la

unidad educativa Saint Germain.

Definir los actos en los cuáles se hace necesario un manejo formal a partir
del protocolo y eventos académicos en la institución, con el propósito de otorgarle
solemnidad y elegancia.

Implementar resultados o productos comunicacionales que ayuden a la difusión de los eventos

académicos para incentivar la participación e integración de la población estudiantil.

1.5. ENFOQUE METODOLÓGICO

1.5.1. Tipo de enfoque

10
Los métodos permiten conocer la forma en que esta información es recibida por los
destinatarios o receptores para poder diseñar o reformular nuevas estrategias.

Dentro de las perspectivas de investigación, se desarrollara una investigación interna

en la unidad educativa, donde se utilizará el método cualitativo que tiene un proceso
inductivo, recurrente es mas subjetivo y no tiene una secuencial lineal donde nos
permitirá obtener información requerida para la elaboración de la propuesta ya que
con el enfoque cualitativo, nos dará lugar a la descripción e interpretación de
resultados que se ha obtenido mediante la observación con respecto al contexto que
presenta la institución.

Para analizar una realidad específica que consiste en saber dónde se está, a dónde
se quiere ir y cómo hacerlo, se debe seguir un proceso metodológico determinado, en
este sentido, a lo largo del trabajo de la investigación se utilizaran el método ya
mencionado para que los resultados obtenidos tengan mayor confiabilidad.

1.5.2. Método cualitativo

El método cualitativo nos proporcionará una mayor profundidad en la respuesta de

información y datos, ya que:

“Da descripciones detalladas de situaciones, personas, interacciones,

comportamientos que son observables. Además incorpora lo que los participantes
dicen sus experiencias, actitudes, creencia, pensamientos y reflexiones, etc., tal
como son expresadas por ellos mismos y no como uno los describe”
(WATSONGEGEO 2003:1).

La metodología cualitativa se desarrolla en la vida cotidiana, tiene la ventaja de

estudiar la realidad en su contexto natural, la información se intenta percibir en un
intenso contacto el campo. Se utilizara en la unidad educativa para conocer sus
opiniones inquietudes y necesidades como también para conocer más a fondo el

11
funcionamiento del trabajo de la institución ve.

Los trabajos de investigación y visitas que se realizo a la comunidad estudiantil, nos

permitió conocer como la gente, trabaja y cómo se desenvuelven diariamente,
escuchar experiencias, opiniones y necesidades de alguno de ellos, ayudará a
determinar que es lo que esperan del trabajo.

La recolección de documentos con los que cuenta; la institución , los constantes

contactos con la misma, nos brindaran un reconocimiento cada vez más familiar y
más organizado con mejores referencias y mayor interiorización en nuestro trabajo
dentro la unidad educativa y estudios profundos de la situación económica, social y
de la comunidad estudiantil.

1.5.3. Método inductivo

El método inductivo, es aquel procedimiento que parte de lo particular a lo general, de

manera que inicia de la observación, registra los hechos observados, los registra, las
analiza y contrasta los resultados obtenidos durante la investigación. Así mismo, las
características que este método posee han permitido que podamos obtener datos
precisos y concretos sobre la investigación en este proceso.

Es así, que podemos mencionar que se inicio la investigación a partir de lo siguiente:

1. Mediante la observación se detecto todos los problemas que tiene la
institución educativa.
2. Se priorizo el problema fundamental que da origen otros problemas.
3. Se analizo las posibles causas y consecuencias que tiene el problema
detectado.
4. Se elaboro las técnicas e instrumentos que nos ayudaran a obtener resultados
relevantes sobre la investigación.

12
1.5.4. Población

La población de estudio del cual se recabara datos sobre las investigaciones de

nuestro proyecto, esta constituidas por 19 maestras t maestros que prestan su
servicio en la institución educativa.

De acuerdo con Fracica (1988), población es el “conjunto de todos los elementos a

los cuales se refiere la investigación”. Entonces podemos afirmar que la población
nos ayuda a recabar una cierta información a partir de una investigación.

1.6. Uso de Instrumentos para la recolección de datos

Las técnicas es un mecanismo que utiliza el investigador para recolectar datos y registrar
toda la información necesaria que ayuda a determinar el problema principal que tiene la
institución educativa, las técnicas utilizadas en este proceso son la observación y la
entrevista.

1.6.1. Observación

Es una técnica que consiste en observar, mirar atentamente, registrar y analizar aquellos
aspectos sobre lo que se va a trabajar. Por tanto, la observación es uno de los primeros
pasos que se realiza para hacer una investigación, lo cual es muy empleado para
recopilar datos de manera directa o indirecta.

Por tanto, se puede decir que la observación es “una técnica que consiste en visualizar o
captar mediante la vista, en forma sistemática cualquier hecho, fenómeno o situación
que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de
investigación preestablecidos” (Arias, 2006, p.69).

Dentro todo proceso de investigación, se utilizan diferentes métodos o instrumentos de

recolección de información, los cuales nos sirven para analizarlos, describirlos e

13
interpretarlos, lo cual son fundamentados en datos obtenidos de la observación.

Para tal efecto, se tiene dos tipos de observación (estructurada y no estructurada), el

cual nosotras implementaremos una observación estructurada, ya que nos apoyaremos
por algunos instrumentos que este posee como la lista de cotejo con la finalidad de
obtener información relevante sobre el estudio de investigación. Aclarar que el
instrumento aplicable estará estructura en base al objeto de estudio de la institución
educativa.

Esta técnica nos ayudara a recabar información a través de la observación que se va a

realizar en el objeto de estudio que en este caso es la realización de eventos u
posteriormente hacer una interpretación de lo observado.

1.6.2. La entrevista

Es una comunicación o dialogo entre personas, el entrevistador y el entrevistado, que

sirve para tener una información más precisa de lo que se quiere investigar.

Así mismo, nos fundamentamos que “La entrevista es una forma de comunicación
interpersonal que tiene por objeto proporcionar o recabar información o modificar
actitudes y en virtud de las cuales se toman determinadas decisiones”. (Arias Galicia,
1991).

Por lo cual, se utilizara una entrevista estructurada, ya que se tendrá un diseño de

preguntas acorde a lo que se quiere investigar, de manera que estos nos ayuden a recabar
información.

Por tanto esta técnica nos ayuda a obtener datos de información de los actores
principales en el funcionamiento de los eventos académicos, lo cual es un testimonio
oral sobre el control y mal ambiente, y si estos cumplen en satisfacer las necesidades en

14
la población estudiantil y en general.

1.7. Técnicas cualitativas

La revisión documental, proporcionará información sobre la institución; el tipo de

publicaciones, manejo de la comunicación (relaciones internas), estructura interna de la
institución (organigrama interno).

La observación participante, nos permitirá obtener información más detallada de la actividad

institucional, a la vez de campo, por ello llevamos a cabo una serie de visitas tanto de trabajo,
como de carácter explorativo, la primera visita permitió un primer contacto con la institución,
se conoció el requerimiento en esta área y las falencias a grandes rasgos de la unidad
educativa, realizamos un recorrido por todas las instalaciones del lugar ; identificamos al
plantel administrativo y docente, obtuvimos algunas referencias de la población.

Participamos de un modo más formal y presencial en las diferentes actividades se identificará

el tipo el grado de participación de los asistentes de las actividades que realizan dentro y fuera
de la institución.

Entrevista abierta, se realizaran visitas periódicas con el propósito de lograr la confianza de

los integrantes de la unidad educativa, para lograr gradualmente mayor interiorización en
temas socioculturales, familia, el ámbito laboral.

Para la recopilación de datos, se realizara entrevistas abiertas a los administrativos, quienes nos
informaron sobre las necesidades para promover y fortalecer el desarrollo de las actividades
académicas en fechas de importancia.

Lo que se pretendió con la entrevista es que a lo largo de la investigación se pudo identificar

el diagnóstico a precisión que marco el norte de este trabajo, en esta etapa recabamos
información sobre los rasgos propios tales como: actividades, eventos que realizan, la

15
participación de los públicos, en qué modo interactúan con la unidad educativa y los medios
comunicacionales que utilizan.

La entrevista en profundidad, se realizará a la directora de la unidad educativa Saint Germain,

sobre la realización de los eventos y de las actividades académicas que desarrollan en la
comunidad estudiantil, la frecuencia de realización (fechas), los medios comunicacionales que
utilizan para promover y difundir sus actividades actualmente.

Esta técnica nos ayudará a conseguir información sobre los resultados que tienen cada una de
estas actividades, los parámetros requeridos en cuanto a la aceptación y participación de la
gente en actividades pasadas, esto nos proporcionara una idea clara respecto a sus
proyecciones, trabajo y las expectativas pertinentes para este proyecto de fortalecimiento, se
pondrá en conocimiento el medio de difusión aplicable que responda a los requerimientos de
los eventos académicos que se propondrán para maximizar la eficiencia y cumplir las
demandas de la gente, de este modo podremos superar posibles deficiencias comunicacionales
dentro de la institución, proponiendo un modelo estratégico de manejo de la información al
interior y exterior de la Institución basados en las relaciones humanas y un flujo de
comunicación horizontal para generar una relación efectiva de fomento a los eventos.

La recopilación de esta información la planteamos de modo dinámico, organizado en un

grupo focal de personas elegidas entre el plantel administrativo y docente por las funciones
que desempeñan y la experiencia que tienen dentro del establecimiento; podremos constatar
la evaluación personal de cada miembro y determinar el estado de las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas para concluir con un plan estratégico inmediato
dirigido a garantizar; estabilidad y utilidad de las fortalezas; aprovechamiento de
oportunidades; prevenir y evitar amenazas; y omitir toda debilidad que perjudica a la unidad
educativa.

1.8. Aplicación de los instrumentos

Para la aplicación de instrumentos se realizo una serie de pasos para la obtención de resultados,

16
los cuales nos ayudaron a analizar y reflexionar sobre la investigación, en ese entendido se
realizo lo siguiente:

1. Tener claro el objetivo de la investigación.

2. Seleccionar la población de estudio, para la aplicación de los instrumentos.
3. Definir las técnicas e instrumento adecuados para la obtención de información.
4. Aplicar los instrumentos establecidos, en tiempos determinados.
5. Analizar los resultados obtenidos.

1.9. Análisis y resultados de datos

A continuación, daremos a conocer un análisis sobre los datos obtenidos durante la aplicación
de los instrumentos establecidos, para la obtención de información acerca de la problemática
identificada, el cual se logro tener los siguientes resultados que nos ayudaron a analizar e
interpretar sobre la temática investigada.

Analizando la técnica de la entrevista fue dirigida al personal clave que trabaja en la unidad
educativa Saint Germain.
CUADRO # 1

Resultados de las entrevistas realizadas al personal clave

Nombre del entrevistado Problemas Identificados
 No existen los medios
comunicacionales por el cual se
puedan difundir ciertas actividades y
Jhonny Borda Ramirez
eventos.
 No existe una persona responsable
(Gerente General U.E Saint Germain) para la difusión y promoción de las
actividades y eventos académicos.
 Falta de medios o pasos para seguir un
protocolo para la realización de eventos
académicos.
 No hay una persona especifica que
mueva las actividades y realice los
eventos académicos no se llega a

17

Aleida Flora Borda Vidal
(Directora U.E. Saint Germain)
Alexy Siles Borda
(Administrador U.E. Saint Germain)
ningún acuerdo.
 El material de información que utilizan
es muy vago, mediante avisos orales y
escritos después no existe más medio.
 Las actividades que realiza la
institución el público externo no se
entera de este.
 Hay personas indicadas, pero a
estas les falta coordinar entre ellos
sacar un plan de eventos,
cronogramas y llevarlas a cabo.
 La promoción de los eventos que se
desarrollan en la unidad educativa
es insuficiente, no hay medios por el
cual se puedan difundir.
 Una debilidad es que no existe
motivación y actividades para poder
fomentar eventos.
 No hay medios comunicacionales
para difundir y promocionar falta que
se movilice una persona encargado.

FUENTE: Elaboración propia

En la información recopilada todos los entrevistados coinciden en la contribución de una

promoción de los eventos académico, para incrementar el nivel de información y participación
en la población estudiantil que ofrece la unidad educativa Saint Germain y utilizar los medios
comunicacionales para su difusión y promoción correspondiente para lograr mejoras.

Análisis FODA, integra las oportunidades y amenazas del medio externo con las fortalezas y
debilidades interna, mediante esta matriz, obtendremos conocimiento del entorno inmediato,
el grado funcional que desarrolla la actividad artística cultural en dicho entorno y un impacto
deseado en el mismo entorno.

CUADRO # 2
ANÁLISIS FODA (U.E. Saint Germain)

FORTALEZAS DEBILIDADES

18
  Convenio con instituciones  Comunicación escasa entre los
estatales y privadas para captar miembros que existen en la
ayuda institución.

 Infraestructura adecuada para cada  Falta de políticas que definan la

servicio. forma de actuar en los diferentes
servicios.

 Servicios de acuerdo a las  Personal con falta de vacación al

necesidades de la comunidad. servicio.

 Prestigio y reconocimiento de su  Desconocimiento de la misión y

trabajo a nivel nacional. visión de la institución.

OPORTUNIDADES AMENAZAS
 Brindar atención a la población  Aislamiento de los servicios.
más necesitada.

 Fortalecer la educación.  Automatización en el trabajo.

 Relacionamiento con la
comunidad estudiantil y población
externa.

Fuente: Elaboración propia

La recopilación de esta información se hizo de modo dinámico, organizado en un grupo focal

de personas elegidas entre el plantel administrativo y docente por las funciones que
desempeñan y la experiencia que tienen dentro de la unidad educativa ; pudimos constatar la
evaluación personal de cada miembro y determinar el estado de las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas para concluir con un plan de actividades inmediato dirigido a
garantizar; estabilidad y utilidad de las fortalezas; aprovechamiento de oportunidades;
prevenir y evitar amenazas; y omitir toda debilidad que perjudica a la institución.

19
 CAPITULO II

2. MARCO TEORICO CONCEPTUAL

Primeramente, debemos tomar en cuenta el concepto del marco teórico conceptual,

lo cual nos ayudara a interpretar de la mejor manera todos los conceptos de la
investigación.

El marco teórico son las teorías que sustentan nuestra investigación. Y el marco
conceptual es toda investigación que necesita precisar sus conceptos básicos. La
definición precisa de conceptos relevantes se conoce como marco conceptual, lo cual
no consiste en hacer una lista de términos relacionadas con un tema. El marco
conceptual se entiende como el glosario de términos clave utilizados en la
investigación (Moran, 2010, p.28). Podemos indicar que el marco teórico conceptual,
es la parte del sustento teórico en base a conceptos, referencias y definiciones.

2.1. LAS RELACIONES HUMANAS

Las relaciones humanas consisten en cubrir o satisfacer las necesidades de las

personas y la sociedad promoviendo los vínculos amistosos entre profesionales
del personal interno como externo de la empresa y de esta manera llegar a una
relación positiva entre las partes.

20
Las relaciones públicas se refieren a designar actividades a los profesionales que
ejercen su labor dentro de una empresa y de esta manera gestionar la comunicación
entre diferentes organizaciones procurando llegar a una comprensión mutua entre
instituciones con el fin de cumplir los objetivos propuestos.

2.1.1. DEFINICIONES DE LAS RELACIONES HUMANAS

Para entender el sentido de las relaciones humanas, daremos a conocer una

definición que nos ayudara a entender su funcionalidad:

“Las relaciones humanas darán por un lado lugar a una mejor rotación de personal y
por otra a un mejor tratamiento de los clientes con lo cual se tendrá a su vez una
mayor lealtad entre empleados”. (LEFCOVICH, Mauricio,2009, p. 5).

Según la definición anterior podemos argumentar que las relaciones humanas es el

trato a los clientes, también es una forma de comunicarse entre seres humanos,
logrando una interacción en el trabajo, familia y amistades para resolver diferentes
problemáticas.

“Las relaciones humanas disciplina que estudia y orienta al ser humano en su

relación con el grupo al cual está integrado. El hombre en su sector social por eso
necesita comunicarse con las personas para satisfacer en ellos sus necesidades
internas de aprobación, aceptación, afecto, seguridad y autorrealización”. (SEVILLA,
María,2012, p. 45).

Tomando en cuenta la anterior definición, de las relaciones humanas se puede decir

que es el conjunto de interacciones que se dan entre uno o varias personas de esta
forma tratar de comprender, entender las diferentes dificultades que existen entre una
o más personas, aquí se recalca la conducta y la personalidad de cada ser humano.

21
“Las relaciones humanas abarcan el trato entre las personas, en la vida cotidiana,
podemos comprobar cuan variadas pueden ser estas relaciones”. (BARRO, María y
JIMENEZ, Emilio, 2010, p. 18).

Las relaciones humanas son una forma de comunicación cordial entre varias
personas, alcanzando vínculos amistosos y comprender las diferentes necesidades
que tiene cada ser humano.

2.1.2. IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES HUMANAS

Es de vital importancia saber que las relaciones humanas son un recurso necesario
para tener una correcta comunicación con todos quienes nos rodean, de tal forma
que se cumplan los objetivos o metas propuestas.

En la actualidad todas las empresas buscan el ganar y esto es gracias a las

relaciones humanas porque conocen que es lo que necesitan mediante una
comunicación espontanea o fluida.

Se recalca que el éxito o el fracaso dependen de técnicas o estrategias que se

utilice en las relaciones humanas. Dada la gran problemática que existe a nivel
mundial las relaciones humanas se han convertido en una solución que se enfocan
en la comunicación fluida con interacción eficaz gracias a los avances
tecnológicos.

Son muy necesarias estas relaciones porque permite a cada ser humano desarrollar
sus capacidades junto al respeto mutuo por sí mismo con la sociedad, en el ámbito
laboral es primordial estas relaciones humanas ya que consienten lasos amistosos
y no afectan la productividad de la empresa, organizándose de mejor manera en
equipo sin discordias ni conflictos.

22
Es el intercambio de ideas entre dos o más personas para satisfacer una necesidad y
facilitar una comunicación espontanea sin miedos sea en la empresa o con la
sociedad.

2.1.3. CARACTERÍSTICAS DE LAS RELACIONES HUMANAS

En definitiva, estas características hacen que las personas o grupos de personas se

sientan seguras de sí mismos y con una gran autonomía para laborar o compartir
ideas en cualquier situación sea de trabajo o personal.

Personalidad. - Es el diseño de cómo es una persona y como se representa

ante la sociedad con diferentes cualidades como la inteligencia, empeño, dedicación
y el carácter que lo identifica.

Comunicación. - Es el proceso de transmitir ideas, conocimientos, saberes junto a

sus habilidades y destrezas de tal forma que obtenga una respuesta positiva para
dicho objetivo.

Retroalimentación. - Esta característica se enfoca en corregir los errores y mantener

el éxito de cada ser humano con una comunicación eficaz.

Motivación. - Es un elemento importante ya que con las relaciones humanas

utilizamos la comunicación efectiva, de tal forma que el individuo seleccione o no
ciertas actividades, comer en la mesa y el uso de utensilios adecuadamente entre
otros aspectos.

2.1.4. DEFINICIONES DE RELACIONES PÚBLICAS

“Las Relaciones Públicas es la actividad que responde al deliberado, planeado y

sosteniendo esfuerzo para establecer y mantener comprensión mutua entre un
organismo y su público”. (DÁVILA, Patricia, 2011, p. 193).

23
En si podemos mencionar, las relaciones públicas son la relación entre
organizaciones y públicos cuyo objetivo es mantener un vínculo sustentable en el
tiempo para poder colaborar el cumplimiento de los objetivos organizacionales,
también las relaciones públicas son el conjunto de actividades que permite al
profesional socializar las tareas cotidianas en el ámbito empresarial con el fin de
proyectar ante ellos una imagen favorable de la organización, que contribuya al
alcance de los objetivos.

“Estudia la formación de relaciones organizacionales con el público, promoviendo

planes estratégicos para las dos partes, solucionando problemas de costos elevados
para la transformación y elaboración de sus productos, cuidando la entidad
institucional y finalmente, contribuye al mejoramiento de las diferentes instituciones
basada en valores”. (DI GENOVA, Antonio,2012, p. 11).

En ese sentido se podría decir que las relaciones públicas tratan de la gestión de
una empresa o institución para llegar a todos los públicos de interés, ya que la
empresa tiene varias formas de comunicación con todos los públicos que los rodea
desde sus empleados, proveedores y la sociedad.

“Las Relaciones Públicas realizan una función de dirección que ayuda a establecer y
mantener líneas de comunicación mutuas, aceptación y colaboración entre una
organización y administrativos; buscando mejorar su identidad mediante la unión de
la fuerza de trabajo y la capacidad que cada uno posee para efectuar acciones de
innovación y organización a mantenerse alerta para utilizar los cambios eficazmente
sirviendo de sistemas de alerta anticipada para adelante a las tendencias; y usan
la investigación y el sondeo, así como las técnicas de comunicación ética como sus
principales herramientas”. (CASTILLO, Antonio,2010, p. 61).

En ese sentido damos a entender que las relaciones públicas es la comunicación

efectiva entre el comunicador y el receptor que busca que el personal de la
organización colabore y este satisfecho con el trabajo; una organización debe

24
conocer que necesidades tiene su público para ello debe investigar los problemas y
establecer cambios para mejorar las relaciones mutuas. Además, es importante la
selección del personal el mismo que tenga la combinación de valores, actitudes y
aptitudes que dé como resultado la excelencia en las relaciones con los demás.

2.1.5. ELEMENTOS DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

 Planificar estrategias sobre las relaciones públicas entre las personas que
laboran en una organización.
 Tener una comunicación efectiva con las personas que laboran en la
institución sean personas internas o externas.
 Identificar y resolver conflictos que puedan afectar a la organización.
 Relación con los trabajadores de la institución.

2.1.6. IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

Las relaciones publicas es de vital importancia en una organización, porque permite

tener buenas relaciones con otros distribuidores ya que mantiene relaciones
armónicas con aquellas otras organizaciones y pueden ser fuente de valiosa
información.

Establecer los vínculos con todo tipo de público el mismo que servirá para fomentar,
promover las relaciones humanas y públicas buscando insertar a las organizaciones
dentro de la comunidad.

No debemos olvidar que los empleados de la empresa, así como también sus
familias representan un volumen importante de la población local y es necesario
brindar una atención especial a todas las personas.

Las actitudes favorables del personal hacia la empresa son indispensables para
lograr sus propósitos, como también es el hecho de que el personal sea transmisor

25
de la imagen de la organización hacia otros públicos. Es importante tener en cuenta
que la organización empiece primero por establecer buenas relaciones públicas
internas antes de iniciar las externas.

Es importante mencionar que la imagen no se gestiona si no se trasmite directamente

ya que el público lo adquiere y por ende el profesional de las relaciones públicas
debe encargarse de transmitirlo indirectamente y de esta manera satisfacer las
necesidades del público.

2.1.7. LOS MANDAMIENTOS DE LAS RELACIONES PUBLICAS

“SONRIA Y SEA AMABLE, TRIUNFARA POR SIEMPRE”

1.- No sea cortante al dirigirse a otra persona, no hay nada más agradable que una
palabra a manera de saludo al iniciar una conversación.
2.- ¡Sonría!.. Para fruncir el ceño se necesita mover alrededor de 72 músculos y solo
14 para sonreír.
3.- Llame a las personas por su nombre. La música más agradable al oído de
cualquiera, es el sonido de su propio nombre.
4.- sea amigable y servicial. Quien no lo es, no hace ni conserva amistades.
5.- sea cordial. Hable y actué como si le resultara un verdadero placer todo lo que
usted hace.
6.- Interésese profunda y sinceramente en los otros. Si se lo propone, puede llegar a
sentir simpatía por casi todo el mundo.
7.- Sea siempre generoso en el elogio y medido en la crítica.
8.- No desestime las opiniones ajenas. Por lo general, todo problema puede
enfocarse desde tres puntos de vista diferentes: el suyo, el del otro y el correcto.
9.- Aunque usted no lo comparta, sea considerado con los sentimientos y creencias
de los demás.
10.- Este siempre dispuesto a ser útil. Lo que más importa en la vida, es lo que

26
hacemos por los demás. (Humerez, J. (1985). Semillas de éxito. pag. 44)

2.2. LA IMAGEN CORPORATIVA

2.2.1. DEFINICIONES

“La imagen corporativa se produce al ser recibida. Una organización puede

transmitir un mensaje sobre si misma a sus empleados sus inversores a sus
clientes y a todo su público dentro y fuera de la misma”. (IND, Nicholas ,2007, p. 6-7).

En este sentido para hablar de la imagen corporativa es como se observa a una

empresa, los elementos que la componen como son: los colores, logotipos,
infraestructura, medios, formas y el personal que está inmerso en representación de
la misma brindando un servicio o producto.

“La imagen corporativa o identidad institucional son dos acepciones del mismo
pensamiento que es generado para identificar una seria de comportamientos y
estilos propios de cada organización”. (LONDOÑO, Arturo,2012, p. 111).

Por lo tanto, podemos argumentar la imagen corporativa representa la institución, se

puede decir que es el conjunto de cualidades, hábitos, costumbres, políticas,
compromiso y valores entre otros aspectos relevantes que hacen que una
organización sea reconocida ante la sociedad ganando un espacio en el mercado y
un valor.

“La imagen corporativa adquiere una importancia fundamental, creando valor para la
empresa y estableciéndose como un activo intangible estratégico”. (MOLINA, Violeta,
2010, p. 10).

En si podemos, decir que la imagen corporativa revela ante la sociedad con sus

27
creencias, propósitos y con la tecnología que trabaja dando a conocer su actividad
junto a sus trabajadores con todo el personal que está involucrado. La imagen
corporativa abarca muchos aspectos como los valores éticos, culturales y habilidades
lo cual hacen que la imagen institucional sea original en toda su estructura.

2.2.2. IMPORTANCIA DE LA IMAGEN CORPORATIVA

Es de gran importancia destacar que la imagen institucional es la parte

fundamental de una organización porque describe como es, quien es, que es, que
servicios brinda entre otros aspectos y por lo cual es reconocida a nivel nacional e
internacional. Con la imagen institucional la empresa marca la responsabilidad interna
y externa propiciando de esta forma un lugar reconocido en el mercado. Una
empresa debe contar con principios corporativos junto a la misión y valores de la
misma.

La imagen institucional es como el público observa a la empresa y en la actualidad es

muy necesario conservar la imagen ya que existe una gran competencia con el
mundo de la tecnología, el logotipo debe ser muy llamativo para que de esta forma
expanda su visión en el mercado nacional e internacional ganando clientes a corto y
largo plazo.

Como proyectar una nueva imagen corporativa:

 Transferir y conservar siempre el prestigio institucional.

 Proyectar una buena imagen para que el público permanentemente nos
prefiera.
 Alcanzar una apariencia agradable en todas sus responsabilidades y servicios.
 Proteger la imagen corporativa de las redes sociales, medios de comunicación.
 Promover la publicidad en todo el mundo empezando de lo macro, meso y
micro, prevaleciendo en los mercados.
 Tener una actitud positiva para los clientes y solucionar inmediatamente

28
 cualquier situación que se presente dentro o fuera de la misma.
 Incentivar a todo el personal de la empresa y conseguir una confianza
espontanea.

La imagen corporativa se puede cambiar mediante la combinación de los elementos

visuales, gráficos y los colores existentes, el cambio debe ser con una coherencia
lógica y de acuerdo a su agrado.

2.2.3. CARACTERÍSTICAS DE LA IMAGEN CORPORATIVA

En la imagen corporativa se dan características intangibles y tangibles las cuales

detallaremos:
Intangibles. - Estas características pueden ser visibles, no se puede palpar ya que
son conceptos de lo que es la empresa en sí y estos son:
Misión. - Es lo que define a una organización es decir que servicios o productos
proporciona satisfaciendo la necesidad especifica de la misma.
Visión. - Significa a dónde quiere llegar en el futuro la empresa basándose en
nuevas estrategias de venta a largo plazo y de esta forma satisfaciendo las
necesidades de la sociedad.
Tangibles. - Son características palpables y visibles entre ellas tenemos:
Logotipo. - Es como está representado su empresa es decir es el referente una idea
gráficamente.

2.2.4. VALORES DE LA INSTITUCIÓN

Puntualidad. - Es cumplir con un horario previamente diseñado de tal forma que

se pueda cumplir ciertas tareas encomendadas en el trabajo o asuntos personales,
destacando al ser humano como una persona con orden y eficacia.
Responsabilidad. - Es un valor autónomo lo cual hace actuar al ser humano a
conciencia, reflexionando de sus actividades y tomando conciencias de sus actos.

29
Superación. - Es la forma de cómo superar un obstáculo, problema o dificultad y
vencer el miedo sea en el ámbito profesional como el personal.
Honradez. - Es un valor muy importante porque se trata de la integridad de una
persona y con la cual se gana la confianza.
Respeto. - Es la acción de respetar a las personas y obtener una interacción con la
sociedad.
Gusto por el trabajo. - Es la realización del trabajo con dedicación, conciencia y
no por obligación dependiendo del perfil profesional.

2.3. ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA DE EVENTOS

La organización de eventos es un proceso que se debe seguir de manera planificada,

al momento de realizar diferentes eventos como: congresos, festivales, sesiones
solemnes u otro tipo de reuniones. En la logística de eventos es importante la
coordinación puesto que el organizador debe estar al tanto de cada una de las
actividades que se dará en el acto y de esta manera evitar problemas en el momento
de ejecutar el evento.

En la organización se debe utilizar técnicas y conjunto de medios para la realización

de un evento el mismo que permitirá a los públicos tener una comunicación directa
con las diferentes personas tanto internos como externos y de esta manera dar a
conocer la excelente imagen que tiene como empresa.

Un evento es el que tiene gran interés por la organización o institución ya que tiene
como objetivo afianzar lazos y vínculos de amistad entre profesionales, con el
propósito alcanzar múltiples propósitos como empresa y tener una imagen
institucional perfecta.

2.3.1. LOGÍSTICA DE EVENTOS

La logística es el conjunto de métodos y medios para implementar en la organización,

30
planificación y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. En la logística de
eventos entra la logística empresarial que consiste en escuchar al cliente, entender
sus necesidades y asesorarle en el cumplimiento de sus objetivos.

La persona a cargo de la logística, tendrá responsabilidades operacionales respecto

a la implementación del evento a medida que se pueda ejecutar tácticas en cuanto
a cómo se organizarán las actividades para obtener resultados favorables.

Es un proceso que conlleva varios pasos como la planificación, organización y

ejecución de un evento o programa, en la cual está a cargo una persona con distintas
habilidades como la responsabilidad y el compromiso de llevar correctamente ese
evento.

Lo esencial de la logística es saber escuchar, entender al cliente y darle una idea del
evento que desee realizar para de esta manera satisfacer sus necesidades y de la
organización.

La logística va de la mano de la organización porque con la planificación se puede

conseguir el éxito y prever el fracaso, es decir la organización ayuda a conocer la
necesidad del cliente, los objetivos, el presupuesto, el número de personas, la
importancia del evento y que se desea conseguir con el mismo. De ser una
planeación grande existen las empresas dedicadas a la logística de eventos los
cuales se encargan de darles un presupuesto exacto con la habilidad de seleccionar
el lugar, adornos, decoraciones e iluminación entre otros aspectos para dar un
realce y reconocimiento al evento sugerido.

2.3.2. IMPORTANCIA DE LOS EVENTOS

Es importante la organización de eventos ya que las instituciones se encuentran en

constantes programas de diferente índole, establecer estrategias de planificación,

31
coordinación y creatividad el mismo que de un realce al evento e imagen de la
institucional logrando que sea atractivo para los asistentes.

La organización de eventos consiste en la planificación antes de realizar el evento y

definir el tipo de evento que se va a realizar, distribuir actividades a los
encargados del evento para obtener buenos resultados hay que tener en cuenta la
hora planificada y cumplir con todo lo planeado.

El coordinador del protocolo tiene que conocer a la perfección el evento y tener

un manejo correcto, dominio excelente, el mismo que debe ser amable, cortes y
poseer una buena actitud con el manejo adecuado de voz y dar un buen trato a los
asistentes del evento.

La Unidad educativa Saint Germain, es el encargado de organizar los eventos y es

por esto que debe tener en cuenta muchos detalles al momento de planificar un
evento académico para que todo salga a la perfección tanto el invitado como el
anfitrión queden satisfechos con el evento, el mismo que requiere de una preparación
y planeación con anterioridad para evitar errores y la inasistencia de autoridades.

2.3.3. FASES DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Planificación. -En un evento hay que determinar los objetivos que se quiere
conseguir como institución, luego analizar cada evento anterior para tomar
decisiones favorables.
Organización. -Determinar funciones por cargos o jerarquías a las diferentes
personas encargadas del evento.
Implementación. -Poner en marcha el evento, verificar lo planificado se haga de
forma precisa antes de realizarlo.
Control. - Evaluación de como se hizo el evento, medición de los resultados
definir estrategias para la recopilación de datos y aprovechar los resultados.

2.3.4. PASOS ANTES DE REALIZAR UN EVENTO

32
  Realizar una agenda.

 Selección del lugar.

 Realizar una lista de invitados.

 Publicidad del evento.

 Patrocinadores.

2.3.5. ETAPAS EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

En la organización de un evento tenemos tres importantes etapas que se debe

tener en cuenta al momento de realizar un evento como son:

Pre –evento
Realizar una sesión de información con el cliente para satisfacer las necesidades.
 La persona encargada del evento realizará un previo análisis que se
desarrollará en el evento.
 Tener en cuenta la fecha que no coincida con otros programas para que todos
los invitados puedan acudir.
 Definir los objetivos que se quiere conseguir con el evento.
 Seleccionar el nombre del evento.
 Designar miembros como coordinador general, y personas para realizar
distintas comisiones.
 Seleccionar los temas que se trataran en el evento.
 Determinar el número de invitados.
 Seleccionar el lugar donde se desarrollará el evento.
 Elaborar un presupuesto que se gastara en la organización del evento.
 Analizar brevemente los beneficios del evento.

Evento

33
Es donde se ejecutará el evento y las actividades antes planificadas por el
coordinador general el mismo que va a seleccionar el lugar, la fecha y la hora,
además, lograra alcanzar un realce institucional.

Pos – evento
En esta etapa se adquirirá los resultados obtenidos del evento, también se encarga
de enviar cartas de agradecimiento a los invitados por haber asistido y recopilar
datos archivando todo documento importante.

2.4. GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Una guía es algo que orienta o dirige algo hacia un objetivo. Puede usarse en

múltiples contextos, puede ser una persona, un manual, un modelo o una lista, una
guía es considerado un modelo o algo que se debe seguir, esto se refiere tanto como
una persona, un acto, un documento, un procedimiento.

Es decir que una guía sirve para garantizar un adecuado comportamiento dentro de
las actividades de protocolo, en el cual el coordinador es de mayor relevancia porque
es la persona que está encargada de diferentes eventos académicos.

Esta guía será elaboradora por una o un grupo de personas la cual está dirigida para
una empresa o institución con el fin de perfeccionar ciertos errores en la
organización de eventos.

Una guía es una herramienta que describe como realizar ciertas actividades de
forma ordenada y tratar de evitar ciertos errores que surgen en las empresas con
una serie de pasos a seguir.

Entonces debemos recalcar una guía de protocolo será introducciones previamente

elaborado, con el fin de seguir ciertos pasos y corregir diversas falencias en cualquier
institución, de tal manera que se transmita correctamente la información.

34
2.4.1. IMPORTANCIA DE LA GUIA DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Una guía es importante ya que es un documento previamente elaborado con el

objetivo de ayudar a ciertas empresas a retroalimentar sus actividades e identificar
errores a corto plazo y de esta manera resolver a tiempo sus debilidades con nuevas
ideas, técnicas o estrategias. Además, es una guía que ayuda a entender el
funcionamiento de algo como ejemplo la organización de un evento, son de gran
utilidad para las empresas porque contienen aspectos modernos que ayudan a
mejorar la imagen de la institución y el reconocimiento en el mercado.

En la actualidad toda empresa necesita de una guía por lo que es considerado

como una herramienta de trabajo que contiene ciertas actividades a seguir y dejar
de lado las actividades cotidianas.

2.4.2. QUE ES PROTOCOLO

Viene del griego protocollum que significa “orden”.

Es el conjunto de ciertas reglas o instrucciones establecidas para la realización de
diferentes eventos, que requieren de orden majestad y respeto de acuerdo a las
costumbres y tradiciones de los pueblos. El protocolo tiene que cubrir todas las
necesidades que requiere el conjunto de actividades que tiene lugar en los actos
oficiales lo cual deben ser regulados y organizados.
Existe el protocolo para establecer un orden, para evitar el caos, para dar
reconocimiento a las personas, a las entidades y a sus símbolos.

2.5. FLUJOGRAMAS

Es una herramienta utilizada para representar la secuencia de las actividades en un

proceso. Para ello, muestra el comienzo del proceso, los puntos de decisión y el final

35
del mismo. Todo ello proporciona una visualización del funcionamiento del proceso,
volviendo la descripción más intuitiva y analítica. Esta herramienta también expresa el
flujo de la información, los materiales, las derivaciones del proceso y el número de
pasos.

El uso de un flujograma ayudará a mejorar los resultados del negocio en varias áreas
o departamentos. Es una herramienta genérica que puede adaptarse para una amplia
variedad de propósitos y para describir varios procesos, como un proceso de
fabricación, un proceso administrativo o de servicio, o un plan de proyecto.

Un diagrama de flujo o flujograma es una representación gráfica de un proceso, de un

algoritmo informático, el cual puede usarse en múltiples rubros, tales como el de la
industria, ingeniería, manufactura, programación e informática, educación, ventas y
marketing, negocios, psicología cognitiva y finanzas. 
Por lo general, un diagrama de flujo se representa con un conjunto de formas
geométricas y otros símbolos, pensados para funcionar como pistas visuales que
reflejen con facilidad un proceso en particular.

2.5.1. VENTAJAS DEL FLUJOGRAMA

Existen una serie de ventajas en este tipo de diagramas que son las siguientes:

 En primer lugar, sencillez. En una sola imagen tendremos suficiente

información para saber qué tenemos que hacer y tomar decisiones al respecto.
 En segundo lugar, permite conocer aquellos puntos donde puede existir un
problema y podemos realizar las correspondientes mejoras a posterior e
implementarlas.
 En tercer lugar, facilita las relaciones personales entre las personas
implicadas. Por eso, en los trabajos en equipos es de una enorme utilidad.
 En cuarto y último lugar, esta forma de representar procesos permite entender
fácilmente los diferentes protocolos implementados en la empresa.

36
2.5.2. TIPOS DE FLUJOGRAMAS

Diagrama de flujo vertical

Es uno de los más comunes. Se caracteriza por tener el flujo y la secuencia de
operaciones de arriba hacia abajo. Su formato se asemeja bastante al de una lista
con los pasos explicados uno por uno, en forma simple, ordenada y detallada. 
Este tipo de diagrama representa a la perfección todas las ventajas de los diagramas
de flujo, pues es sumamente claro.

Diagrama de flujo horizontal

A diferencia del anterior, el diagrama de actividades con formato horizontal

tiene el flujo y la secuencia de operaciones de izquierda a derecha.

37
 Fuente:

Diagrama de flujo arquitectónico

Es el diagrama de flujo que se usa para representar el proceso de diseño,
modificación o construcción de un espacio o serie de espacios.

Fuente:

Diagrama de flujo panorámico

En este tipo de diagrama de flujo, el proceso o método de trabajo aparece plasmado

en una sola hoja, de forma clara y sencilla, ya que  está hecho para que sea
observado y comprendido a simple vista por cualquier persona, incluso por aquellas
ajenas al departamento o a la empresa. 
Asimismo, puede incluir un formato vertical y otro horizontal  cuando explica distintas
tareas simultáneas.

38
 Fuente:

2.5.3. CARACTERÍSTICAS DE UN FLUJOGRAMA

Las características de un diagrama de flujo son siempre las mismas, esto es así
porque los diagramas de flujo deben ser capaces de reflejar claramente cualquier
proceso. Para ello, no hay nada mejor que apegarse a un estándar con su conjunto
de características.
 Es comprensible: un diagrama de flujo tiene que ser fácil de entender. La idea es
que sea capaz de reflejar un proceso de manera que cualquiera pueda entenderlo
sin complicaciones. Esta es una de las principales características de un diagrama
de flujo.
 Es compacto: un diagrama de flujo debe caracterizarse por ser un resumen por
excelencia. Por ello, se recomienda que seas lo más directo posible, estableciendo
con claridad cada etapa.
 Tiene un inicio y final claro: el propósito de un diagrama de flujo es representar
un proceso, por eso debe tener un inicio y un final bien definido por medio de
símbolos y conectores. De lo contrario, cualquiera podría confundir el inicio por el
final, o no saber desde qué punto empezar a leer el diagrama.
 Usa símbolos claros: los diagramas de flujo emplean símbolos fáciles de
entender, que cualquiera pueda asociar con determinadas indicaciones.

39
 Es auto explicativo: un buen diagrama de flujo tiene toda la información
necesaria para ser comprensible, sin depender de datos externos o notas más allá
del propio diagrama.
 Refleja un proceso en su totalidad: todo diagrama de flujo debe representar un
proceso por completo; eso sí, de manera sintética.

2.5.4. PARTES DE UN FLUJOGRAMA

 Terminador: es representado por un pequeño rectángulo con esquinas curvas. Se

utilizan tanto al inicio como al final de los diagramas de flujo.
 Subprocesos: también es un rectángulo, pero tiene líneas dobles en cada uno de
sus lados. Se emplea para indicar un proceso grande que, a su vez, puede
separarse en un conjunto de procesos más pequeños y simples.
 Conector: un conector puede verse como un círculo pequeño o un cuadro
conector que se etiqueta a través de letras. Su función, como su nombre lo indica,
es mantener los procesos conectados de manera correcta y lógica. 
 Líneas de flecha: las líneas de flechas están diseñadas para indicar el paso de un
elemento a otro en el diagrama de flujo.
 Procesos: representado a través de un rectángulo, los procesos de un diagrama
de flujo hacen referencia a una acción. Por lo tanto, siempre se deben describir de
manera clara y concisa.
 Decisión: toda decisión en un diagrama de flujo es representada a través de un
diamante. Sea afirmativa o negativa, una decisión siempre debe estar presente en
un diagrama de flujo. 
 Comando: los comandos en un diagrama de flujo pueden ser de concisión,
sentencia o bucle. 
 Operadores: en un diagrama de flujo, los operadores son los que nos permiten
realizar alguna operación aritmética.

40
 Puntos de enlace: es un cuadro pequeño de color azul que se muestra en los
laterales y vértices de los operadores y comandos. Representan un cambio por el
que el flujo llega o por donde podría continuar. 

 Conector fuera de página: aunque no es recomendable que un diagrama de flujo

ocupe más de una página, puede que haya algunas excepciones. Para tal caso, se
deben utilizar los conectores fuera de página, los cuales son representados por
unos pentágonos que marcan distintas direcciones.

2.5.5. SÍMBOLOS DE UN FLUJOGRAMA

A continuación, esta es la lista de símbolos que se utilizan con frecuencia y qué

significan. 

2.5.6. COMO HACER UN FLUJOGRAMA

41
 Define tu objetivo: en primer lugar, es importante que tengas claro cuál es el
objetivo de tu diagrama de flujo. Pregúntate qué es lo que deseas comunicar y de
qué manera lo harás.
 Ten claro tu público objetivo: a la hora de crear un diagrama de flujo, también
tendrás que establecer para quién va dirigido; esto determinará cuán complejo
puede ser, y qué conceptos y elementos presentará.
 Establece el formato y la simbología del diagrama de flujo: como seguro
sabes, hay diferentes tipos de diagramas de flujo y símbolos, cada uno con
características particulares. Si quieres reflejar la información de un proceso
correctamente, es importante que elijas el adecuado. 

BIBLIOGRAFÍA

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organizaciones, Edición tercera, México editorial trillas, Pág. 12.

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RAMIREZ, Salazar, (2011) Innovación en Gestión de Eventos Organizacionales,

Bogotá, Edición segunda, Pág. 100

BUREA, Veritas (2011) Logística Integral, Madrid, Edición segunda, Pág. 816.

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42
file:///E:/Ante%20proyecto/consultas%20de%20ante/libro%20relaciones%20publ

icas%203.html. (Consultada el 07 de julio del 2015)

file:///E:/Ante%20proyecto/consultas%20de%20ante/relaciones
%20publicas.html(Consultada el 15 de junio del 2022)

file:///E:/Ante%20proyecto/consultas%20de%20ante/relaciones%20publicas
%202.html

http://rrpp1gat.wikispaces.com/Elementos+de+las+relaciones+p%C3%BAblicas

http://www.emprendepyme.net/elementos-de-la-imagen-corporativa.html.

(Consultada el 25 de junio del 2022)

BLOG ORGANIZACIÓN- EVENTOS

Disponible en web: http: //www.ineventos.com/blog/logistica-eventos.aspx.(

Consultada el 27 de junio del 2022)

https://www.crehana.com/blog/negocios/que-es-un-diagrama-de-flujo/

43
 CAPITULO III

PROPUESTA DE INNOVACION O SOLUCION DEL PROBLEMA

3.1. TEMA

Guía de protocolo para la organización de eventos académicos de la

Unidad Educativa Saint Germain.

3.2. PROPUESTA DE INNOVACION

Luego de identificar el problema y hacer una investigación sobre las causas y

consecuencias, se logró definir propuestas que solucionen el problema detectado
durante la etapa de diagnóstico, lo cual se dará a conocer las siguientes propuestas
implementadas durante este proceso.

3.3. DISEÑAR UNA GUÍA DE PROTOCOLOS POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS

44
 PARA LA ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS

DE LA UNIDAD EDUCATIVA SAINT GERMAIN

3.3.1. Objetivo

Elaborar un formato de guía con flujogramas para detectar responsables y pasos a

seguir para la organización de eventos académicos.

3.3.2. Definición

Un flujograma es una representación gráfica de un proceso algoritmo informático, el

cual puede usarse en múltiples rubros.
Por lo general, un diagrama de flujo se representa con un conjunto de formas
geométricas y otros símbolos, pensados para funcionar como pistas visuales que
reflejen con facilidad un proceso en particular.

3.3.3. Ventajas

 Ayudará a mejorar la comunicación de un equipo de trabajo, por medio de la

ilustración de modelos y la conexión de ideas. Esto ayuda a fortalecer la
integración del equipo de trabajo, y que entiendan su rol dentro de la
institución. 
 Incrementará la productividad y encontrar oportunidades de optimización del
ritmo de trabajo de los componentes de la unidad educativa. 
 Facilitará la documentación y el análisis de un proceso.
 Permitirá detectar fácilmente los problemas en un proceso.
 Ayudará a capacitar empleados y miembros de un equipo de la institución.

Clasificación de eventos de la Unidad Educativa Saint Germain

 Inauguración del año escolar
 Ceremonia de aniversario
 Firma formal de convenios con instituciones.
 Día del maestro, reconocimiento al desempeño docente.
 Exposición de ferias y festivales.
 Premiación de concursos, festivales, campeonatos.
 Ceremonia de graduación.
 Clausura del año escolar.

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46