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SECRETARIA DE EDUCACION
Construyendo region con educaciOn'
Macroproceso o Area DESPACHO

CIRCULAR No. 325

PARA UNIDADES EDUCATIVAS, RECTORES Y DIRECTORES RURALES

DE SANDRA PATRICIA DIMAS PERDOMO

Secretaria de Educación Departamental

FECHA 28 de noviembre de 2022

ASUNTO FORMATOS ENTREGABLES VIGENCIA 2022

La Secretaria de Educación del PLltumayo en calidad de Entidad Territorial Certificada, rectora

de a educación a nivel departamental y en ejercicio de sus funciones legales, se permite
solicitar a todos los Establecimientos Educativos oficiales y no oficiales del Departamento, a
siguiente información de carácter oficial debidarnente actualizada y en los formatos para ella
adoptados y documentados por el Sisterna de Gestión de Calidad:

4 1. CALIDAD EDUCATIVA: ANA CAROLINA VILLOTA CASTRO

Fecha Jimite Fecha Ilmite

InformaciOn a Entregar Do c urn e ii to Respon entrega a de entrega a
sable Unid Educ. Calidad SED
Protocolos originales de evaluación de Protocolos de
desempeño y periodo de prueba del año evaluaciôn docentes, Hasta el 16 Hasta el 19
2022, de docentes, directivos docentes y docentes tutores y Rector! de diciembre de diciembre
docentes tutores nombrados en el marco directivos docentes Director de 2022 de 2022
del decreto 1278. (original en medio
fIsico)
Actualizaciones a PEI/PEC de EE
PEI IPEC, PLAN DE
oficiales y privados, adoptados POI el
ESTUDIOS, SIEE,
Corisejo Directivo, con sus respectivos
MAN UAL DE
anexos: SIEE, MANUAL DE
CON VI VENC IA Rector! 20 de febrero
CONVIVENCIA Y PLAN DE ESTUDIOS 27de febrero
(Ultima versiOn y sus Director de 2023
(ajustados para los EE que ofrecen de 2023
respectivas actas de
jornada Onica y formatos de integraciOn
adopción, todo en
curricular para los EE que tienen
medio magnOtico).
convenio de articulaciOn con el SENA).
Actas de conformaciôn y formalización de
los Comités de Convivencia Escolar y de Rector! 20 de febrero 27 de febrero
ACTAS (copia)
Escuela de Padres 2023. Director de 2023 de 2023

Formato Seguimiento a Ia implementación

Rector! 20 de febrero
Proyectos Pedagogicos Transversales en 002.05.F01. V4.0 27 de febrero
Director de 2023
EE oficiales y no oficiales. de 2023

• Construyendo Region con Educación Carrera 8 Nro. 17-34 Barrio Ciudad Jardin
Tel: 4295286 — 4205724 — 4205725 - Mocca- Putumayo - https:/l www.putumayo.gov.co -
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La información estadIstica de estudiantes

menores de edad en estado de embarazo
Rector!
debe realizarse en el Sistema de En SIUCE Permanente
Director
Información Unificada de Convivencia
Escolar - SIUCE
Formato ValoraciOn final de los
desempenos de los estudiantes 2022 de Rector! 3 de abril de lOde abril
EE oficiales y privados y consolidado DO1.01,F03 V2.0 Director 2023 de 2023
municipal.
Formato Seguimiento reprobaciOn escolar
Rector! 3 de abril de
2022 de EE oficiales y privados y DO1.01.F02 V3.0 lOde abril
Director 2023
consolidado municipal. de 2023
Consolidado Autoevaluaciôn Institucional
Rector! 20 febrero de
2022 de EE oficiales y consolidado DOl.03.FO1 V 2.0 27 de febrero
Director 2023
municipal. de 2023
Plan de Mejoramiento InstitucionaI!Plan
de fortalecimiento intercultural para EETN Rector! 20 de febrero 27 de febrero
DO1.03.F03 V4.0
(PMIIPFI), año 2022 y el nuevo PMI!PFI Director de 2023 de 2023
para los que lo tengan.
Formato Seguimiento ejecuciOn PMI año
Rector! 20 de febrero
2022 EE oficiales. 002.03.F01 V 4.0 27 de febrero
Director de 2023
de 2023
Formatos: Experiencias Significativas en Rector! 20 de febrero 27 de febrero
D2.O8 FO1 V 3 0
todas las areas y temas educativos. I Director de 2023 de 2023
Plan TIC actualizado a 2023. Documento en Word 20 de febrero 27 de febrero
Rector!
con sus respectivos de 2023 de 2023
Director
anexos en Excel
Nuevos convenios de continuidad NUeVOS Convenks Rector! 20 de febrero 27 de febrero
debidamente firmados, año 2022. de continuidad Director de 2023 de 2023
Formato Seguimiento a compromisos Rector! 20 de febrero 27 de febrero
D92.01.F06
2022 Director de2023 de2023
Formato Seguimiento a Ia formulaciOn e Directores 27 de febrero
implementacion del SIEE vigentes de EE DO1.01.FOl V4.0 NOcleo de 2023
oficiales y privados.
Formato Seguimiento a formulación PMI- -. Directores 27 de febrero
PFI consolidado municipal actualizado a DOl.03.F02 V 3.0 NOcleo de 2023
2022 EE oficiales.

OBSERVACIONES:

• Los Directores de Nücleo Educativo al recibir a información y antes de entregarlos a

Ia oficina de Calidad, revisarán que los formatos sean ünicamente los solicitados, que
estén debidamente diligenciados y sean los adjuntos a Ia presente circular. Todos los
formatos se entregarán en medio magnético debidamente organizados en carpetas
por temas y por municipios, con excepción de los protocolos de evaluación de
desempeno de Docentes y Directivos Docentes que deben enviarse en medio fisico
.............-. .......
• Construyendo Region con Educación Carrera 8 Nro. 17-34 Barrio Ciudad JardIn
Tel: 4295286 — 4205724 — 4205725 - Mocoa- Putumayo - https:/l www.putumayo.gov.co -
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original con las respectivas firmas del evaluador y del evaluado). Para el caso de
Puerto Leguizamo radicar via web en a plataforma de Servicio Atención al
Ciudadano — SAC, area de Calidad Educativa y os de Puerto Guzmán a JAVIER
MELO CASTILLO, Director Nücleo Villagarzon.

3, COBERTURA EDUCATIVA: EDGAR GILBERTO PALACIOS ERAZO

• Los Rectores y Directores de los Establecimientos Educativos como responsables del

proceso de gestión de Ia Cobertura Educativa en e Establecimiento Educativo, segün
su competencia, deberán cumplir con todos los procesos del macro proceso C,
GESTION DE LA COBERTURA EDUCATIVA en las fechas establecidas en el
siguiente cronograma de actividades:

ACTIVIDAD 0
FEC HAS DE FECHAS DE
ACTIVIDADES RESPONSABLE PRODUCTO A
IN IC 10 FINAL IZAC ION
ENTREGAR
Divulgacion del acto
administrativo resolución SocializaciOn
de los procesos de gestiôn Rectores y Resolución No
Hasta Ia 4a semana de enero de 2023
de cobertura a consejo directores 2122 de abril de
directivo, padres de familia 2022
y comunidad en general.
Registro de estrategias de
1a semana de 4a semana de Rectores y Reportar en
acceso, permanencia y
diciembre de 2022 febrero de 2023. directores SIMAT
ampliación de cobertura
1a semana de 4a semana de enero Rectores y Cargue en
Reporte solicitud de cupos
diciembre de 2022 de 2023 directores SIMAT
Novedades de retiro de Rectores y Cargue en
Permanentemente
estudiantes. directores SIMAT
Valoración del 1a semana de
2a semana de Rectores y Cargue en
desempeño, segundo noviembre de
diciembre 2022 directores SIMAT
periodo año 2022. 2022
3a semana de 2a
Prornoción y reprobacion semana de Rectores y Cargue en
noviembre de
de estudiantes año 2022 diciembre de 2022 directores. SIMAT
2022
Aprobaciôn de traslados 3a semana de 2a semana de Rectores y Cargue en
de estudiantes para noviembre de
diciembre de 2022 directores. SIMAT
vigencia 2023. 2022
4a semana de
Asignacion de cupos para 2a semana de Rectores y Cargue en
noviembre de
alumnos nuevos. diciembre de 2022 directores SIMAT
2022
Renovación matricula 3a semana de
4a semana de enero Rectores y
alumnos activos vigencia noviembre de Cargue en
de 2023 directores
2022. 2022 SIMAT
Matricula de alumnos 3a semana de 4a semana de enero Rectores y Cargue en
nuevos. noviembre de de 2023 directores SIMAT

• Construyendo Region con Educación Carrera 8 Nro. 17-34 Barrio Ciudad Jardin
Tel: 4295286 - 4205724 - 4205725 - Mocca- Puturnayc hnps:lI www.putumayo.gov.co -
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Macroproceso a Area DES PACHO

ACTIVIDAD 0
FECHAS DE FECHAS DE
ACTIVIDADES RESPONSABLE PRODUCTO A
IN IC 10 FINALIZAC ION
ENTREGAR
2022
Reporte informaciOn de 3a semana de 4a semana de Rectores y
Cargue SIMAT.
matricula oficial y no oficial noviembre de febrero del año directores
vigencia año 2022. 2022. 2023.
Documento
Rectores,
Reporte anexo 6 fin año digital en el
directores y
2022 a Ia Secretaria de Hasta 4a semana ie febrero de 2023 formato
directores de
EducaciOn Departamental. establecido 01
nUcleo
Ia SED.

OBS ER VAC ION ES

1. Reportar todos los estudiantes segün sea a estrategia asignada (RAE,

Transporte, Residencia escolar, jornadas complementarias) y debe coincidir con
lo reportado en el SIMAT, Formato Fin de año y estudiantes realmente atendidos.

2. Reportar todos los estudiantes segCin sea su estado (promocionado, reprobado,

desertado, trasladado y diligenciar todos los campos establecidos en el formato y
en SIMAT.

3. Reportar todos los estudiantes segün sea estrategia asignada (diligenciar todos
los campos establecidos en el formato).

4. Recuerden registrar y matricul r a todos los estudiantes que actualmente se

encuentran atendidos en medio fisico y en el sistema SIMAT.

5. El anexo 6A fin año establecid4 para el año 2022 debe ser diligenciado en su
totalidad y reportado por los rectères de los establecimientos educativos.
6. Reportar los planes escolares de gestiOn del riesgo actualizados. El proceso de
inscripción durante a vigencia 2022 para a vigencia 2023 en el grado cero (0).

7. Registrar y matricular a todos los estudiantes inscritos durante Ia etapa de

inscripción.

4. INSPECCION Y VIGILANCIA

Informes que anualmente los Rectres y Directores Rurales deben entregar:

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l-ecfla limite i-ecna iimite

lnformaciOn a Entregar Documento Respon entrega a de entrega a
sable Unid Educ. IV de Ia SED
Consolidado del cumplimiento del Matriz diligenciada Rector! 28/01/2023 04/02/2023
calendario escolar del ano 2022. Director
Cronograma de actividades del calendario Cronograrna ie Rector!
escolar 2022. actividades 07/02/2023 11/02/2023
Director
ResofuclOn de asignaciOn académica de Acto administrati' o Rector!
acuerdo al decreto 1075 de 2015. año formalizado. 07/02/2023 11/02/2023
Director
lectivo 2023.
Horario año académico 2023, donde se
refleje Ia jornada escolar de cada uno de
los niveles con horas efectivas de 60 Horario de todos I S
Rector!
minutos y por fuera el descanso niveles que oferta 07/02/2023 11/02/2023
Director
pedagOgico como lo establece el decreto
1075/2015.

Acuerdos de cobros de matriculas y Acuerdos aprobaclo

pensiones segün el decreto 1075 de por Conse jo
2015, de los establecimientos que ofertan Directivo.
Rector /
educaciôn formal de adultos y ciclo 07/02/2023 11/02/2023
Director
complementarlo de a normal superior
para el año 2023.

Informe de rendiciOn de cuentas de Indicadores

acuerdo a Ia directiva 26 de 2011 del año diligenciados c
Rector!
2021 del segundo semestre del año 2022 acuerdo a Ia gu 07/02/2023 11/02/2023
Director
orientadora del ME
y memorias.

5. PLANEACION Y FINANZAS: JAIME HIDALGO CAICEDO

Informes que anualmente los Rectores y Directores Rurales deben entregar:

Fecha Ilmite Fecha limite

lnformaciOn a Entregar entrega a de entrega a
Do c u men to Respon Unid Planeación
sable Educativa y Finanzas
SED
Reporte de informe de ejecuciOn de MATRIZ DE
los recursos girados mediante INFORMACION SOBRE
Rector!
Resolución No. 0574 de 8 de febrero TRANSFER ENCIAS 30/01/2023 10/02/2023
Director
de 2022 (Alimentación Internados) REALIZADAS EN EL
ANO 2022
Reporte de informe de ejecuciôn de MATRIZ DE Rector!
los recursos gjrados mediante INFORMACION SOBRE Director

Construyendo Region con EducaciOn Carrera 8 Nra. 17-34 Barrio Ciudad Jardin
Tel: 4295286 — 4205724 4205725 - Mocoa- Putumayo - https:// www.putumayo.gov.co -
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Construyendo region con educaciOn"
Macroproceso o Area DESPACHO

Resoluciôn No. 2019 del 21 de abril TRANSFERENCIAS 30/01/2023 10/02/2023

de 2022 (AlimentaciOn Internados) REALIZADAS EN EL
AJO 2022
Reporte de informe de ejecución de MATRIZ DE
los recursos girados mediante INFORMACION SOBRE
R t or I
Resoluciôn No. 2980 de 23 de junio TRANSFERENCIAS 30/01/2023 10/02/2023
Director
de 2022 (Funcionamiento) REALIZADAS EN EL
ANO 2022

Se adjunta soportes coma anexos:

Matriz de informacion sabre transferencias realizadas en el año 2022

Resolución No. 0574 de 8 de fbrero de 2022
Resoluciôn No. 2019 del 21 de abril de 2022
Resolución No. 2980 de 23 de unio de 2022

Cordialmente,

RA ATRICIA DIMAS P IOMO

ecretaria(d Educaciia-partarnental
Anexo: Formatos para el reporte de informaciOn.

ProyectO Jesus Alberto LOpez Técriico Operativo Despacho Secretarla EducaciOn Departameritai
RevisO Ana Oarolina Villota Lider Calidad Educativa Secretaria EducaciOn Departamental
RevisO Edgar Paiacios Erazo Lider Cobertura Educativa Secretaria EducaciOn Departamental
RevisO Jaime Hidaigo Caicedo Lider PianeaciOn y Finanzas Secretaria EducaciOn Departamental
RevisO lgnacio Padilia Cariosama Profesionai lnspecciOn y Vigiiancia SecretarIa EducaciOn Departamental
RevisO Daniel Ricardo Côrdoba Asesor Juridico Despacho Secretaria Educaciôn Departamenta!

Construyendo Region con EdcaciOn Carrera 8 Nro. 17-34 Barrio Ciudad Jardin
Tel: 4295286 — 4205724 — 4205725 Mocca- Putumayo https:Il www.putumayo.gov.co -