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Sistema de Abastecimiento

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UNIVERSIDAD

ADMINISTRACION PUBLICA Sesión No 14

MG. ROSANA CURASI BOHORQUEZ

EXPOSITOR:

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

DESARROLLO TEMATICO

• Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

• Normas sobre Administración de Almacenes • Normas Técnicas de Control Interno para el Área de Abastecimiento Normas Técnicas de Control Interno Área de Obras Publicas MARCO LEGAL

Ley No 22056- Sistema de Abastecimiento. Ley No 22867- Desconcentración de atribuciones del Sistema de Abastecimiento. Resolución Jefatural Nº 118-80- INAP/DNA Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG R3esolución Jefatural Nº 335-90- INAP/DNA

HISTORIA
El sistema de abastecimiento fue establecido mediante el Decreto Ley Nº 22056, con la finalidad de asegurar la unidad racional. Eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento y de bienes y servicios no personales en los organismos que conforman la administración pública, a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisición almacenamiento, distribución, registro y control, mantenimiento, seguridad, recuperación de bienes y disposición final de los mismo.

DEFINICION

El abastecimiento es una función orientada a proporcionar en forma oportuna los bienes materiales y los servicios que requiere la acción gubernamental para el cumplimiento de sus fines. En tal sentido el abastecimiento cumple un rol muy importante en el funcionamiento interno de una entidad dado que, de su eficiencia dependerá el desarrollo de las actividades institucionales en las mejores condiciones de celeridad, calidad y productividad.

Relaciones
Presupuesto Personal Racionalización Planificación Información SIAF Contabilidad
E N D O G E N S

Abastecimiento

Tesorería Control Juridico

Usuarios y/o Consumidores Mercado Nacional

Mercado Internacional

E X O G E N A S

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Aplicación de criterio de eficiencia y eficacia Integridad de administración del abastecimiento Actualización y utilización de información para el abastecimiento Unidad de adquisiciones de bienes y servicios Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes Austeridad del abastecimiento Verificación del estado y utilización de bienes y servicios.

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS

1.

NORMAS ESTABLECIDAS EN LEY ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO Nº 28267-26850 Y REGLAMENTO DE LA LEY D. S Nº 084-2004-PCM

2.

3.

4.

Aplicación de criterio de eficiencia y eficacia Integridad de administración del abastecimiento Actualización y utilización de información para el abastecimiento Unidad de adquisiciones de bienes y servicios

SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia Temporal de Bienes
Acciones a desarrollar
Todos los bienes adquiridos ingresan 1. El órgano de abastecimiento contará físicamente a la entidad por el almacén del Con áreas físicas acondicionadas Órgano de abastecimiento; y para su Especialmente los bienes de la entidad Custodia temporal. que suministra.

Concepto.- El almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física acondicionada. La custodia temporal se inicia con la adquisición y La recuperación de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas. El ingreso físico es un acto de incorporación a la Entidad, pasando desde afuera de ella hacia adentro a través de un lugar previamente establecido.

2. La ubicación, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso, equipamiento y personal del almacén serán planificados atendiendo las necesidades y posibilidades de la entidad. 3. Sólo por el almacén del órgano de Abastecimiento, se realizará el ingreso físico de bienes adquiridos y/o recupera dos. 4. Los bienes con características Especiales( caso semovientes, alimentos Frescos, productos cárnicos, equipos Voluminosos, etc. Ingresarán por el área Adecuada.

SA. 06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o administración 2. de bienes y servicios. Se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta del órgano de abastecimiento.

Concepto.- Se entiende por Austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimación de necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad Pública y a su adecuada Combinación para obtener más y mejores resultados (productos materiales y servicios públicos), en beneficio de la colectividad en general.

Acciones a desarrollar El órgano de abastecimiento implantará el tratamiento estadístico De la información que genera o utiliza, a efecto de tener elementos de juicio Para orientar la austeridad. 2. El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional los criterios de austeridad. Como: j. Utilidad múltiple k. Uniformidad l. Equilibrio en relación al personal m. Racionalidad en la producción n. Durabilidad o. Prioridad en caso de restricciones p. Prioridad en la obtención q. Continuidad r. Fácil conservación o permanencia s. Ahorro y costos adicionales.

SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.

Concepto.- La verificación Constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las acciones de abastecimiento Que resulten necesarios.

Acciones a desarrollar 2. El inventario físico es una forma De verificación, hay dos tipos: el general y de almacén. a. El administrador general o quien haga sus veces es el encargado de aprobar los inventarios físicos Generales de bienes en uso por lo menos una vez al año. j. El titular del órgano de Abastecimiento hace lo propio con Inventarios de los bienes que se Hallan en custodia temporal en el Almacén de su responsabilidad. Y a La vez informado al administrador General, además establece pautas para Inventariar bienes en todas las áreas.

Aspectos de la Verificación del Estado y Utilización
1.

2.

3.

Existencia o presencia real del bien o del servicio (visto como acción o resultado) Estado para apreciar el grado de conservación o deterioro del bien así como el resultado del servicio; y Condiciones de utilización, para constatar en qué se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo de beneficio de la organización en su conjunto(con fines oficiales).

MANUAL DE ADMINISTRACION DE ALMACENES PARA EL SECTOR PUBLICO NACIONAL Res. Nº 335-90-INAP/DNA

PROCESOS DE ADMINISTRACION DEL AMACEN
 Proceso

de almacenamiento  Proceso de distribución  Inventario físico  Baja de bienes  Reposición de estock  Registro y control de existencias

A. PROCESOS DE ALMACENAMIENTO

El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento, las Actividades concerniente a este proceso, están referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado Con fines de custodia como vía para trasladarlo físicamente (temporal o definitivo) a quienes lo necesitan.

FASES

1. 2. 3. 4. 5.

Recepción Verificación y control Internamiento Registro y Control Custodia

B. PROCESO DE DISTRIBUCION

Proceso técnico de Abastecimiento, que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza técnico Administrativo, referida a la Directa satisfacción de necesidades. Incluye las operaciones internas.

FASES

1. 2. 3. 4. 5.

Formulación de pedidos Autorización de despacho Acondicionamiento de materiales Control de materiales Entrega de Materiales

C. INVENTARIO FISICO

s una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o resencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservación o eterioro y condiciones de seguridad. 1. TIPOS DE INVENTARIO

B. INVENTARIO SELECTIVO Comprende un tipo de bienes Previamente seleccionados. Se realiza Se efectúa cerrando las operaciones por Varios días, como mínimo una ves al año Periódicamente o cada vez que sea Necesario comprobar que los registro de Requiere de un apropiado programa y sirve Stock se mantienen al día. completos y De sustento a los estados financiero de la Exactos. Entidad. C. INVENTARIO MASICO

C. INVENTARIO FISICO

3. FORMAS DE EFECTUAR EL INVENTARIO 2.PREPARACION DE INVENTARIO c. d. e. f. Ordenamiento de almacén Documentación Equipo de verificadores Medios o instrumentos

• Al barrer.- efectuar el inventario De todos los bienes almacenados, Sin excepción alguna. • Por Selección.- Consiste en constatar la veracidad de las existencia del grupo de bienes del cual se tiene interés.

C. INVENTARIO FISICO

4. SOBRANTES DE INVENTARIO
Se procederá en la forma siguiente: c. Determinar su origen - Documentos fuentes no registradas - En las tarjetas de existencia valorada - Bienes entregado en la menor cantidad - Autorizada. - Entrega de un bien similar en el lugar - Del que figura. b. Estos deben ser incorporados en los registro de existencia.

5. FALTANTE DE ALMACEN C. Faltante por robo o sustracción D. Faltante por merma E. Faltante por negligencia

D. BAJA DE BIENES
1.

2. d. e.

Se dará de baja a los bienes que como resultado del inventario Físico Genial estén considerados para tal proceso. Son objeto de baja: Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad. La merma producida en las existencias por efecto de votalización o por acción de animales depredadores. Los bienes perdidos por robo o sustracción; y Bienes que por vencimiento o su estado de descomposición no son recomendables para consumo.

f. g.

E. REPOSICIÓN DE STOCK
Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico-administrativo inherente a la función de almacén, que tiene por finalidad el mantener la continuidad del abastecimiento, remplazando las existencias distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y asegurar así que lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente.

F. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

Consiste en un sistema de registro y reportes en los que se consigna datos sobre ingresos y salidas de bienes del Local de almacén y cantidades disponibles a distribuir. Según las posibilidades de cada entidad los registros y reportes se elaboran en forma manual o mediante proceso automático de datos

DOMENTOS

1. 2. 3. 4. 5.

Tarjeta de Control Visible de Almacén Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén Resumen del Movimiento del Almacén Nota Entrada al Almacén Pedido de Comprobante de Salida.

NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO DEL AREA DE ABASTECIMIENTO 08 NORMAS
300-01
CRITERIO DE ECONOMIA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS. 300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO

300-02 UNIDAD DE ALMACEN

300-07 CONTROL SOBRE VEHICULOS OFICIALES DEL ESTADO

300-03 TOMA DE INVENTARIO FISICO

300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO

300-05
MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO

300-06
ACCESO, USO Y CUSTODIA DE BIENES

NCI 300-01: Criterio de Economía en la Compra de Bienes y Contratación de Servicios

NCI 300-02: Unidad de Almacén

En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.

Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.

NCI 300-03: Toma de Inventario Físico

NCI 300-04: Baja de Bienes de Activo Fijo

Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja oportunamente.

NCI 300-05: Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo

NCI 300-06: Acceso, Uso y Custodia de los Bienes

La administración de la Entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado optimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.

Sólo el Personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que deben asumir responsabilidad por su buen uso, conservación y custodia de ser el caso.

NCI 300-07: Control sobre Vehículos Oficiales del Estado

NCI 300-08: Protección de Bienes de Activo Fijo

Debe cautelarse que los vehículos de propiedad de la entidad, sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales, salvo autorización expresa del titular.

Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.

NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS 17NORMAS 600-11
600-01
Del Expediente Técnico

Las resoluciones Aprobatorias de Presupuesto Adicionales Deben precisar La causal.
600-10 Sustentación de Presupuesto Adicionales en Contrato a suma alzada. 600-09 Sustentación de Presupuestos Adicionales, en contratos a P. Unitario

600-02 Contenido de las Especificaciones Técnicas

600-03 Sustentación de los Metrados 600-04
Absolución de Consultas u Observaciones Sobre documentos Que conforman El expediente.

600-05
Detalles de los Anexos del Contrato

600-08 600-07 Modificaciones y Aplicaciones de Oportunidad en el Subsanación de control de calidad Procedimiento de Presupuesto Errores u omisiones En obras y Adicionales En el Exp. Tec. reporte

600-06

NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS 17 NORMAS
600-12
Aprobación de Reducción de Obras

600-17
Mantenimiento de las Obras.

600-13 Cumplimiento de Plazo Contractual 600-15 Participación de Los Miembros Designados para La recepción de Obra.

600-16
Registro de garantías En la etapa de la Operación de Obra.

600-14 Elaboración de Metrados de Post- construcción

NCI 600-01: del Expediente Técnico

NCI 600-02: Contenido de las Especificaciones Técnicas

El expediente técnico antes de ser aprobado por la entidad licitante, debe estar visado en todas sus páginas por los profesionales responsables de su elaboración y por el área especializada responsable de su revisión.

Las Especificaciones Técnicas deben elaborarse por cada partida, que conforman el presupuesto de obra, definiendo la naturaleza de los trabajos, procedimiento constructivo y formas de pago.

NCI 600-03: Sustentación de Metrados

NCI 600-04: Absolución de Consultas u observaciones sobre Documentos que conforman el Expediente Técnico de la Licitación

Los metrados del expediente técnico deben estar sustentados por cada partida, con la planilla respectiva y con los gráficos y/o croquis explicativos que el caso requiera.

La Entidad Licitante deberá absolver las consultas o cualquier observación que se hiciera sobre los documentos que conforman el Expediente Técnico de la Licitación, debidamente fundamentados, de manera que permita a los postores clarificar concretamente las interrogantes que motivaron su intervención.

NCI 600-05:Detalle de los Anexos del Contrato

NCI 600-06:Modificaciones y Subsanación de errores u Omisiones en el expediente Técnico

Los anexos que forman parte integrante de los contratos de obras deben ser identificados individualmente y numerados en forma correlativa.

Las modificaciones sustanciales y la subsanación de errores y omisiones en el Expediente Técnico, durante la ejecución de la obra, deben contar con la opinión del Proyectista.

NCI 600-07: Aplicación de Controles de Calidad en Obras y Reportes

NCI 600-08: Oportunidad en el Procesamiento de Presupuesto Adicionales

Las entidades contratantes deben cautelar, que en las obras en ejecución , se apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza del contrato, cuyos resultados sean registrados y archivados en formatos prediseñados y consignados en un informe especial que debe emitir la supervisión, en cada valoración de obra tramitada.

Los presupuestos adicionales que se generen en la ejecución de la obra serán procesados y aprobados con la prontitud del caso, bajo responsabilidad de los funcionarios a cargo de la ejecución de la obra.

NCI 600-09: Sustentación de Presupuesto Adicionales, en Contratos a precios unitarios generados por mayores metrados

NCI 600-10: Sustentación de Presupuesto Adicionales en Contratos a Suma Alzada

En los presupuestos adicionales que involucren partidas contractuales en los contratos a precios unitarios, debe sustentarse el metrado total de cada partida con la planilla respectiva adjuntando el sustento técnico del caso.

Cuando se presenten presupuestos adicionales por modificaciones en los planos y/o especificaciones técnicas de la obra en un contrato a suma alzada, debe demostrarse fehacientemente haberse producido esta situación, así como acreditar que tales modificaciones generan mayores costos a los pactados para la obra.

NCI 600-11: La Resoluciones Aprobatorias de presupuestos Adicionales Deben precisar su causal

NCI 600-12:Aprobación de Reducciones de Obra

Las resoluciones que emita la entidad contratante aprobado determinado presupuesto adicional, deben precisar en sus considerándos la causal que genera dicho adicional.

Toda reducción de obra debe ser aprobada mediante resolución de la entidad contratante, previa sustentación con los informes técnicos y legales que el caso

NCI 600-13: Cumplimiento del Plazo Contractual

NCI 600-14: Elaboración de Metrados de Pos- construcción

Todo contrato de obra será objeto de un control estricto del cumplimiento del plazo contractual, incluyendo los plazos parciales, en base a los diagramas de CPM, PERT, o similares.

El inspector de la obra, elaborará los metrados de posconstrucción, de acuerdo a los trabajos realmente ejecutados, los que se tendrán en cuenta al momento de la recepción de la obra, previa conformidad por parte del contratista.

NCI 600-15: participación de los NCI 600-16: Registro de Garantías Miembros Designados para la En la Etapa de Operación Recepción de Obra y Mantenimiento

Los miembros de la comisión designada para la recepción de obra, deben participar directamente en el acto de recepción, bajo responsabilidad, a fin de formular las observaciones que hubiere durante el desarrollo de dicho evento.

La Unidad orgánica de la entidad que tiene a su cargo la operación y mantenimiento de la obra, debe aperturar un registro de las garantías que se encuentren vigentes en esta etapa, a fin de asegurar su aplicación en los casos que sean necesarios

NCI 600-17: Mantenimiento de las Obras

Las Entidades están obligadas a mantener eficientemente las obras públicas que están a su cargo.

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