Normas y Procedimientos de Control de Activos Fijos

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
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NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS
Elaborado por : Revisado por : Aprobado por :
Dpto. Organizacin y Mtodos e Gerencia General

Informacin
Aprobado por : Fecha de Aprobacin :

ACTIVOS FIJOS
1. OBJETIVO
La presente norma tiene como finalidad reglamentar la incorporacin, registro,

valoracin y control fsico de los bienes de propiedad de la empresa.
2. ALCANCE
Esta norma alcanza en su aplicacin a todo el personal de la empresa. La

observancia de su cumplimiento estar a cargo del Departamento de Logstica y
de todas las Jefaturas que tengan bajo su responsabilidad la administracin y/o
custodia de activos fijos.
3. APROBACION, ADMINISTRACIN, DIFUSION Y ACTUALIZACION
- Aprobacin : Gerencia General

- Administracin y seguimiento : Dpto. de Logstica
- Difusin y Actualizacin : Departamento Organizacin y Mtodos e
Informacin
4. DEFINICIONES
DEFINICIONES:
4.1 Bien del Activo Fijo.- Todo bien mueble o inmueble, no consumible en el
tiempo de propiedad de la empresa incorporado al Registro del Activo Fijo,
que tenga un valor unitario o de conjunto igual o superior a de la Unidad
Impositiva Tributaria (UIT) y que tenga una vida til mayor a un ao.
Estos bienes quedan sujetos a identificacin, control patrimonial, depreciacin
y otros de acuerdo a las normas vigentes.
Para efecto de su control fsico y de acuerdo a sus caractersticas, un Bien del

Activo Fijo, puede subdividirse como sigue:
- Activo Principal: Corresponde al conjunto de bienes sujetos a identificacin y

control fsico y valorado. Ejemplo Una Computadora.
- Componente Fsico: Corresponde al o las partes que por las caractersticas
del bien, la Empresa requiera llevar un control fsico independiente. Ejemplo
Monitor, CPU y teclado.
4.2 Bienes Menores.- Se considera como bien menor a todos los bienes que
teniendo un valor inferior a 1/4 de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT), tienen
una vida til mayor de un (01) ao y se encuentran asignados con cargo a un
trabajador.
Los bienes menores quedan sujetos a control fsico y codificacin, sin
embargo no estn sujetos a depreciacin ni a otros similares.

ACTIVOS FIJOS
En su momento el Departamento de Logstica calificar los bienes que deben

ser considerados como bienes menores, informando de ello a todas las
dependencias de la Empresa.
4.3 Registro.- Documento real y/o virtual en el que se consigna los activos fijos o
bienes menores de propiedad de la Empresa, con indicacin de sus
caractersticas y usuario(s) encargado(s) de su custodia, uso, conservacin y
mantenimiento.
4.4 Devolucin de Bienes.- Es el acto de devolver al almacn, los bienes que ya

no se necesiten o que por su deterioro u obsolescencia deban ser dados de
baja para su reemplazo por otros que estn en condiciones operativas.
4.5 Transferencia de Bienes.- Consiste en el traslado fsico definitivo de un

activo fijo o bien menor y de la responsabilidad que sobre su uso, custodia y
mantenimiento tiene un trabajador y/o dependencia a otro trabajador y/o
dependencia con pleno consentimiento de las partes involucradas y de sus
jefaturas inmediatas.
4.6 Movilizacin de Bienes.- Consiste en el traslado fsico temporal de un activo

fijo o bien menor y de la responsabilidad que sobre su uso, custodia y
mantenimiento tiene un trabajador y/o dependencia a otro trabajador y/o
dependencia con pleno consentimiento de las partes involucradas y de sus
jefaturas inmediatas. Se da la movilizacin en casos de prstamo y traslado
para reparacin del bien por periodos mayores a 24 horas.
4.7 Mejoras a los Bienes.- Cuando el servicio altere, cambie o intente hacer
ms eficiente o dar mayor capacidad estructural a un activo fijo ya
existente, ya sea porque aumenta su capacidad de servicio, su eficiencia,
prolonga su vida til o ayuda a reducir sus costos de operaciones futuras.
Tiene el efecto de aumentar la vida til de una partida del activo fijo
existente incrementando su ndice normal de rendimiento o produccin,
reduciendo su costo de operacin o en alguna otra forma aumentando el
beneficio que tal partida puede proporcionar.
Alteracin o cambio estructural en un edificio o en una unidad de equipo
que se traduce en una propiedad mejor, en el sentido que tiene mayor
durabilidad, productividad o eficacia.
4.8 Adiciones a los Bienes.- Ampliacin o Expansin. Aumento de ampliacin

fsica, es decir cuando se produce una expansin en las dimensiones de
instalaciones, edificios, procesos, por el que se aade una parte nueva a
un bien existente.
4.9 Reconstruccin de Bienes.- Es el reacondicionamiento o reinstalacin

que implica alteraciones que se realizan a un activo fijo de tal forma que
muchas veces dicho bien sufre modificaciones tan completas que el activo
nuevo reemplaza al activo existente.

ACTIVOS FIJOS
4.10 Baja de bienes.- Es la exclusin fsica de un bien del Registro del Activo Fijo,
debidamente justificada y autorizada por el Comit de Bajas y aprobada por el
Directorio de la Empresa, de acuerdo al procedimiento vigente al respecto.
4.11 Sistema de Control del Activo Fijo.- Se refiere al aplicativo de activo fijo
automatizado, donde se lleva tanto el registro de los bienes de propiedad de
la empresa, como el registro y control del movimiento fsico y valorado, que
son responsabilidad de Logstica y Contabilidad respectivamente.
4.12 Sistema de Control Fsico Patrimonial.- Se refiere al aplicativo de activo fijo

automatizado, donde se lleva el registro y control del movimiento fsico de los
bienes de propiedad de la empresa, que es responsabilidad de Logstica.
4.13 Sistema de Control Valorado Patrimonial.- Se refiere al aplicativo de activo

fijo mecanizado, donde se lleva el registro de los bienes de propiedad de la
empresa, de manera valorada, as como la indexacin y depreciacin de los
bienes y que es responsabilidad de la Divisin de Contabilidad.
4.14 Cargo Personal por Asignacin de Bienes en Uso.- Documento en el que

se detalla todos los bienes del activo fijo y menores que se entrega a los
trabajadores de la Empresa para su uso y que obra en poder del
Departamento de Logstica (Control Patrimonial) y de cada trabajador que
tiene a su cargo dichos bienes.
4.15 Inventario por Dependencias.- Registro en el cual se consigna en forma

detallada, codificada y clasificada todos los bienes del activo fijo y menores
asignados en uso a los trabajadores de una misma dependencia, oficina o
ambiente fsico. El Departamento de Logstica a travs de su Control
Patrimonial efectuar inventarios rotativos por dependencias de manera
inopinada, cada vez que lo considere necesario.
Para efecto exclusivo del control valorizado de los bienes patrimoniales a

cargo de la Divisin de Contabilidad se tendr en cuenta las siguientes
definiciones:
4.16 Reemplazos.- Cuando se restaura la capacidad inicial o caractersticas

iniciales del funcionamiento de un bien. La reparacin extraordinaria es la
que se hace a un activo para que quede tan bueno (o mejor) de como era
originalmente cuando se compr.
4.17 Reparaciones.- Son desembolsos necesarios efectuados por una empresa

para que un bien vuelva a estar en perfectas condiciones de
funcionamiento, de tal forma que se mantenga el activo en condiciones
normales de uso, siendo su objeto mantener el bien en estado normal de
servicio para que cumpla la vida til estimada.

ACTIVOS FIJOS
El ajuste de una mquina o de piezas funcionales y la mano de obra

necesaria para restaurar un componente daado o gastado y volverlo
a su condicin anterior.
Puede darse el caso que la reparacin sea tan buena que prolonga la vida
del servicio del activo ms all de lo estimado, en este caso el tratamiento
sera igual al de las mejoras.
4.18 Reposiciones o Sustituciones.- Son producto de reparaciones que

representan el costo de reemplazos de una o ms piezas de un activo fijo
con piezas nuevas sin reemplazar todo el activo en la medida que las
reposiciones mantengan la vida til del activo, sin mejorar la calidad ni la
cantidad del servicio o producto y no incrementen la eficiencia, ni
prolonguen la vida til, ni mejoran la productividad; quiere decir que el
activo repuesto nunca ser mejor que el activo anterior, lo que
generalmente se da cuando el activo anterior tiene fallas ya sean de fbrica
o por el uso.
4.19 Mantenimiento o Conservacin.- Es el cuidado normal de la propiedad en

una condicin operativa eficiente, es decir, la debida atencin que se le da
a las mquinas, equipos para protegerlos y cuidar que se encuentren en
buen estado, por concepto de limpieza, lubricacin, pulido, pintado, ajustes,
planchado que no aumentan la vida til del activo fijo.
5. NORMAS GENERALES
5.1 Para poder adquirir un Bien de Activo Fijo deber previamente contarse con la
partida presupuestal aprobada, la asignacin de recursos suficientes que
asegure los fondos requeridos y la aprobacin de la Administracin de la
Empresa, de acuerdo al Cuadro de Niveles de Autorizacin vigente.
5.2 El Sistema de Control Patrimonial queda a cargo de las siguientes

dependencias:
A. ACTIVIDAD RESPONSABLE
Movimiento fsico y custodia de
activos dentro del Almacn.
Control y supervisin de la Dpto. de Logstica.
asignacin y ubicacin fsica de
los activos fijos.
Control valorado, contando con los
respectivos, elementos y
documentos sustentatorios y Divisin de Contabilidad.
clculo de indexacin y
depreciacin de los activos fijos.
Custodia, conservacin y uso Jefaturas Involucradas
Trabajadores en General
Seguros sobre los Activos Fijos Dpto. de Finanzas.

ACTIVOS FIJOS
5.3 Para el adecuado uso, custodia y conservacin de los bienes patrimoniales

de la Empresa se tendr en cuenta lo siguiente:
Jefaturas: Sern responsables por los bienes de uso individual a ellos

asignados y por los bienes de uso comn asignados a su dependencia en
funcin de la naturaleza de su labor o que estuvieran ubicados en los
ambientes fsicos de la dependencia a su cargo.
Trabajadores: Sern responsables por los bienes de uso individual que les
fueran asignados de manera directa.
El personal antes indicado (jefaturas y trabajadores) est obligados a firmar

los registros establecidos para el cumplimiento de los controles que considera
la presente normativa.
5.4 La Divisin de Obras e Hidrologa ser responsable de la actualizacin

peridica de las caractersticas de los bienes inmuebles a ser declarados en
las municipalidades y que correspondan a nuevas modificaciones de los
bienes.
5.5 La Divisin de Contabilidad efectuar el clculo y pago de los impuestos

municipales que correspondan, basndose en los informes emitidos por la
Divisin Obras e Hidrologa.
5.6 El Departamento de Logstica Control Patrimonial es el encargado de

custodiar y mantener el archivo de los bienes patrimoniales de propiedad de
EGASA, el que debe contener todos los documentos relacionados a los
activos (Escrituras, Fichas Registrales, Memorias Descriptivas, Planos,
entre otros)
6. NORMAS ESPECIFICAS
De la adquisicin:
6.1 Toda adquisicin de bienes del activo fijo y/o menores deber contar con la
respectiva partida presupuestal, la que ser verificada y aceptada a travs del
Sistema de Control Presupuestal al momento de generarse la
correspondiente Solicitud de Compra / Solicitud de Servicio. Estn incluidos
entre los alcances de esta disposicin los bienes patrimoniales adquiridos por
caja chica.
6.2 Los bienes de activo fijo y bienes menores sern adquiridos segn el
Procedimiento para el Control y Seguimiento de los Procesos de Seleccin
vigente.
De la recepcin:

ACTIVOS FIJOS
6.3 Todas las adquisiciones de bienes muebles del activo fijo y/o bienes menores
debern ser ingresados a travs del Almacn de EGASA sin excepcin.
En el caso de maquinaria y equipos que estn destinados a una obra, se

creara un rea especial en dicha obra, que estar a cargo del Ingeniero
Residente nombrado para tal efecto y por lo tanto bajo su responsabilidad.
Los bienes inmuebles se incorporarn al registro del activo fijo con la escritura
pblica de compra venta, sin perjuicio de que la Divisin de Asesora Legal
tramite su posterior saneamiento legal de los bienes de propiedad de EGASA
en el menor plazo posible.
6.4 Las Divisiones de Obras e Hidrologa y Asesora Legal sern las responsables
del cumplimiento de todos los requisitos exigidos por ley para la construccin
y/o adquisicin de bienes inmuebles (licencia de construccin, planos,
inscripcin en registros pblicos, etc.) y del correspondiente saneamiento
legal de todos los bienes inmuebles de EGASA, tanto en casos de
construccin, adquisicin, mejoras y/o transformaciones. Es responsabilidad
de la Divisin Asesora Legal la actualizacin de las correspondientes fichas
registrales.
6.5 El Departamento de Logstica a travs del Almacn tiene la responsabilidad

sobre las siguientes funciones:
- Recepcin de los bienes de activo fijo y/o bienes menores
- Verificacin de las caractersticas del bien respecto a la orden de compra o
contrato suscrito por la empresa, de acuerdo a lo establecido en las
normas Especficas del Procedimiento para el Control y Seguimiento de los
Procesos de Seleccin vigente
- Efectuar el registro fsico del bien en el Sistema de Control Patrimonial
considerando la informacin que exige dicho registro.
6.6 El Departamento de Logstica queda encargado de definir un rea dentro del

almacn general destinada al almacenamiento de los bienes del activo fijo
adecuado al tipo de bien.
De la Entrega de Activos Fijos y Bienes Menores
6.7 Los activos fijos y bienes menores que requieran ser utilizados por los
trabajadores de la Empresa debern ser solicitados al Almacn por el usuario
directo encargado de su uso, operacin y/o custodia generando y firmando la
correspondiente Nota de Salida. Asimismo firmarn el Cargo Personal por
Asignacin de Bienes en Uso, como requisito previo a la entrega del bien
por parte del Almacn.
De la Devolucin de Activos Fijos y Bienes Menores:

ACTIVOS FIJOS
6.8 Todos los bienes que se encuentren fuera de uso o que por su deterioro u
obsolescencia deban ser dados de baja para su reemplazo por otros,
obligatoriamente debern ser entregados al almacn, adjuntado el respectivo
Informe Tcnico en el que se detalle el estado del bien, sus problemas de
operacin y la justificacin correspondiente.
6.9 En caso de cese del trabajador, es obligacin de este, devolver al de

almacn, todos los bienes patrimoniales que haya recibido de la empresa
para el desempeo de su cargo. Para ello el Asistente de Control Patrimonial
del Departamento de Logstica verificar y recibir el inventario de activos fijos
y bienes menores a cargo del trabajador cesado, informando de los faltantes
o deterioros detectados a la Divisin Contabilidad y al Departamento de
Recursos Humanos para su recuperacin.
6.10 El incumplimiento de la disposicin precedente ocasionara el descuento

automtico de su liquidacin, de los montos a precio de mercado, incluido
impuestos, de todos los bienes no devueltos. Recursos Humanos efectuar la
supervisin del cumplimiento de esta norma bajo responsabilidad.
6.11 El Departamento de Recursos Humanos proceder a descontar de la

Liquidacin del trabajador los valores econmicos correspondientes por los
bienes no devueltos o deteriorados.
6.12 Para los casos de Licencia o vacaciones, el trabajador deber hacer entrega
por escrito y de manera obligatoria de todos los bienes a su cargo, a su jefe
inmediato.
6.13 Logstica emitir un informe de frecuencia semestral conteniendo el listado de

bienes en el almacn de activo fijo para que las Gerencias de Area dispongan
por escrito su utilizacin racional o en su defecto definan su permanencia en
el almacn por un periodo prefijado o soliciten su baja.
De la transferencia o movilizacin de activos:
6.14 La transferencia directa de activos fijos y bienes menores directa de bienes

entre trabajadores de la empresa queda terminantemente prohibida sin la
debida autorizacin de su jefatura inmediata y conocimiento del
Departamento de Logstica a travs del Asistente de Control Patrimonial.
De la prdida de activos:
6.15 Los bienes del activo y los bienes menores son entregados en uso a los
trabajadores para el cumplimiento de sus funciones, por tanto stos son
responsables de su custodia, mantenimiento, conservacin y adecuada
operatividad.

ACTIVOS FIJOS
6.16 La prdida de un bien de activo fijo por negligencia, descuido o uso

inadecuado, dar lugar a la restitucin de dicho bien, por la empresa con
cargo al descuento del ntegro del valor, en el haber del trabajador
responsable.
6.17 La prdida por robo o deterioro, ser tramitada de acuerdo a lo estipulado en

el Procedimiento que se detalla en la presente normatividad.
De la autorizacin de salida de activos fuera de la empresa:
6.18 La Gerencia General otorgar por escrito la autorizacin de uso individual de

bienes, a ser utilizados fuera de las instalaciones de la empresa, para todos
los casos que por las caractersticas del bien y su utilizacin as lo requieran,
tales como telfonos celulares, radios, vehculos, herramientas, instrumentos
de mantenimiento, de ingeniera, calculadoras personales, etc. El
Departamento de Seguridad Patrimonial deber exigir la presentacin de esta
autorizacin de uso en porteras. Para casos de salidas recurrentes de
materiales, stas podrn ser autorizadas por los respectivos Gerentes de
rea.
6.19 Las unidades mviles de la empresa slo podrn ser utilizadas para fines
propios de la actividad de la misma, por lo que todos los trabajadores a
quienes se asigne un vehculo, debern dejarlo, al trmino de su jornada de
trabajo en los estacionamientos de la empresa.
6.20 La Gerencia General designar a los trabajadores que estn autorizados a

retirar vehculos de la empresa fuera de hora de labor, en funcin nicamente
de las necesidades de la operatividad empresarial y ante la alta posibilidad de
la ocurrencia de alguna emergencia en la labor a su cargo. Esta designacin
tendr una validez semestral. Los trabajadores designados solo podrn
utilizar los vehculos en horas fuera de labor en las rutas que son habituales
para llegar a su centro de trabajo o retornar de el, salvo que acrediten
fehacientemente una comisin de servicio encomendada por sus superiores
jerrquicos.
6.21 Los bienes que requieren ser reparados, obligatoriamente deben ser
entregados al Almacn General por los usuarios, con las instrucciones en las
que se detalle las fallas y la solicitud de reparacin segn el caso, debiendo
recabar la Nota de Ingreso correspondiente. Los almacenes previa
aprobacin de la jefatura de Logstica de la empresa entregarn con Gua de
Remisin y Nota de Salida del Almacn a los talleres de la empresa o de
terceros y registrarn este hecho en el sistema de Control Patrimonial.
6.22 Los bienes que, por disposicin de Gerencia General, se requieran alquilar a
terceros o destacarse temporalmente a otra sede de la empresa debern ser
ingresados primeramente al Almacn. Logstica, en coordinacin con la
dependencia a cargo de dicho bien, emitir la correspondiente Gua de
Remisin y Nota de Salida del Almacn a terceros.

ACTIVOS FIJOS
De la incorporacin de Obras:
6.23 Los bienes construidos y/o elaborados por la empresa tanto por
administracin directa o por contrato sern incorporados al registro del Activo
Fijo una vez aprobada la correspondiente liquidacin de obra, mediante
Resolucin de Gerencia General. Esta liquidacin ser efectuada de acuerdo
al procedimiento respectivo.
Del Seguro de los Activos Fijos:
6.24 Logstica informar oportunamente a Finanzas, sobre los requerimientos de

cobertura de seguros que deben contratarse para la incorporacin de los
activos fijos nuevos, para el traslado de los mismos y asimismo para el
retiro del seguro por baja de bienes. Para los casos de bienes en los que
se otorgue autorizacin de uso dentro y fuera de la empresa (caso de
vehculos, celulares etc.), slo se entregar el bien una vez verificada la
cobertura del seguro. Logstica llevar un registro que verifique el control
correspondiente.
De las Necesidades Temporales de Activos Fijos.-
6.25 Cuando excepcionalmente se requieran activos fijos para el uso temporal

de determinada dependencia de la empresa, en atencin a principios de
austeridad, dichas necesidades sern cubiertas prioritariamente con activos
fijos asignados al rea a la que pertenece para no incurrir en gastos
adicionales innecesarios.
De los Practicantes.-
6.26 No se podr asignar activos fijos y bienes menores a los practicantes, todos
estos bienes en casos de ser necesarios sern asignados a la jefatura de la
dependencia a la cual ha sido destacado el practicante, la que asumir toda
la responsabilidad sobre los mismos, de acuerdo a lo estipulado en la
presente normatividad.
De la excepciones.-
6.27 Las excepciones a lo dispuesto en la presente norma slo podrn ser

autorizadas por la Gerencia General, debiendo expresarse dicha
autorizacin de manera escrita.
6.28 Es fundamental contar con un programa eficiente de prevencin, deteccin

e investigacin de delitos, el cual prevea el planeamiento que se requiere
para desarrollar las acciones especficas contra el fraude, la corrupcin y
otras desviaciones.

ACTIVOS FIJOS
6.29 El programa de prevencin antes citado deber estar asistido por un

rgano colegiado o personal que lo administre, un Cdigo de Conducta o
de Buenas Prcticas, el compromiso formal de la Alta Direccin, un plan de
comunicacin y de capacitacin y un canal de denuncias.
6.30 El programa eficaz de prevencin del fraude deber asimismo, desarrollar

cinco elementos: 1. Establecer un programa de gestin del riesgo de
fraude. 2. Realizar una evaluacin peridica de la exposicin al riesgo de
fraude. 3. Implantar tcnicas de prevencin. 4. Implantar tcnicas de
deteccin. 5. Implantar un proceso de reporte.
6.31 El sistema de prevencin, deteccin e investigacin del fraude deber tener

cuatro lneas de defensa: 1. La Alta Direccin, Gerencias, jefaturas y
personal de gestin. 2. rganos de vigilancia como son la Divisin Control
de Riesgos y Cumplimiento, Divisin de Contabilidad, Presupuestos,
Departamento Organizacin y Mtodos e Informacin, Divisin Asesora
Legal, Divisin Sistema de Gestin Integrado. 3. rganos de fiscalizacin y
control como son el OCI, Auditora Externa, rganos fiscalizadores de las
entidades pblicas. 4. rganos de procesamiento de responsabilidades
como son el Contralora, la Fiscala y el Poder Judicial.
6.32 Se deber tener, operar y mantener un sistema de principios, valores,

reglas de actuacin y comportamientos que regulan su actividad y deber
ser comunicado, supervisado y actualizado para mantener su eficacia.
Dicho sistema deber tener evidencias objetivas de su funcionamiento ya
que constituye un elemento fundamental de la gestin de riesgo de fraude.
7. PROCEDIMIENTOS
7.1 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

ACTIVOS FIJOS
PASO N LABOR A REALIZAR
1 EL USUARIO al momento de generar la Solicitud de Compra

correspondiente clasifica los bienes requeridos de acuerdo a lo
siguiente:
- Terrenos
- Edificios otras construcciones
- Bien del Activo Fijo
- Materiales, suministros o servicios para una obra en curso
- Materiales, suministros o servicios para una orden de trabajo
- Materiales, suministros o servicios para la operacin.
2 SON BIENES INMUEBLES?
2A No son inmubles.- Contina en el Paso N 6.
2B S es conforme.- Contina el Paso Siguiente.
3 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA con el apoyo de la Divisin

Asesora Legal procede a tramitar la compra de acuerdo a las
disposiciones vigentes y su correspondiente regularizacin ante
Registros Pblicos obteniendo los siguientes documentos:
- Escritura de compra - venta inscrita en los Registros Pblicos.
- Copia de la ficha de los Registros Pblicos.
- Certificado de libre de gravmenes.
- Certificado literal de dominio.
4 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA con la documentacin antes

sealada proceder a efectuar la siguientes labores:
- Recibe el inmueble con inventario.
- Asigna un Cdigo correlativo de activo fijo.
- Ingresa el cdigo de activo fijo y dems caractersticas en el
Sistema de Control Fsico Patrimonial
- Solicita y recaba de la Divisin Obras e Hidrologa los datos
tcnicos y arancelarios para la elaboracin de la declaracin de
autoevalo, en los casos que corresponda y los remite a la
Divisin Contabilidad.
- Registra el bien, manteniendo en custodia la documentacin
correspondiente.
- Emite la Ficha de Control de Activos Fijos
PASO LABOR A REALIZAR
5 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA con la documentacin antes

sealada proceder a efectuar la siguientes labores:

ACTIVOS FIJOS
- Recibe el inmueble con inventario.

- Asigna un Cdigo correlativo de activo fijo.
- Ingresa el cdigo de activo fijo y dems caractersticas en el
Sistema de Control Fsico Patrimonial
- Solicita y recaba de la Divisin Obras e Hidrologa los datos
tcnicos y arancelarios para la elaboracin de la declaracin de
autoevalo, en los casos que corresponda y los remite a la
Divisin Contabilidad.
- Registra el bien, manteniendo en custodia la documentacin
correspondiente.
- Emite la Ficha de Control de Activos Fijos
6 EL PROVEEDOR en atencin a la Orden de Compra / Orden de

Servicio (por confeccin o fabricacin) o Contrato entregar el o los
bienes del activo fijo adquiridos a los almacenes de la empresa
7 EL ALMACN procede a efectuar la recepcin del bien del activo fijo

y realiza las siguientes labores:
- Verifica las caractersticas en funcin a la Orden de

Compra/Orden de Servicio y/o Contrato y Gua de Remisin del
proveedor.
- Emite el Registro de Ingresos de Bienes (Original y 1 copia)
consignando la informacin requerida.
- Emite la Nota de Ingreso de Almacn de acuerdo a lo
establecido en la normatividad vigente y adjunta el Registro de
Ingreso de Bienes en las copias correspondientes a
Contabilidad y Logstica (Control Patrimonial) y distribuye los
documentos:
Nota de Ingreso al Almacn:

Original Contabilidad
Copia 1 Proveedor
Copia 2 Logstica Control Patrimonial
Copia 3 Archivo Almacn
Registro de Ingreso de Bienes

Original Logstica Control Patrimonial
Copia 1 Contabilidad
-
- Almacenes emitir un reporte mensual a las diversas reas de la

Empresa en el que se informar de todos los ingresos de activos
fijos.

ACTIVOS FIJOS
- Procede a depositar el bien en el rea sealada para bienes del

activo fijo.
8. EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA (Control Patrimonial) a la

entrega por el canal regular de parte del proveedor de la
documentacin de adquisicin: Factura, Orden de Compra, Gua
de Remisin y a la recepcin de la Nota de Ingreso a Almacn,
efecta las siguientes labores :
- Verifica que la informacin ingresada por el rea de almacenes
sea conforme respecto a la documentacin recibida.
- Ingresa los datos exigidos por el Sistema de Control Fsico
Patrimonial
- Archiva toda la documentacin recibida en el archivo de titulacin
del bien.
9. EL TRABAJADOR DE LA EMPRESA que requiere utilizar un bien de

activo fijo depositado en almacn, emite y presenta al Almacn el
formulario Nota de Salida de Almacn, el que deber contar con la
autorizacin correspondiente de acuerdo a lo estipulado en el
Cuadro de Niveles de Autorizacin - Operaciones Internas vigente.
10. EL ALMACN a la recepcin del documento Nota de Salida del

Almacn, verificar su conformidad y procede a generar el
documento Cargo Personal por Asignacin de Bienes en Uso
(Original y 2 copia) y efecta las siguientes labores para la entrega
del bien
- Requiere la firma del trabajador en la Nota de Salida de Almacn
y en el Cargo Personal por Asignacin de Bienes en Uso.
- Registra la salida en el Sistema de Control Patrimonial
- Procede a pegar la placa correlativa de identificacin del bien del
activo fijo.
- Entrega el activo solicitado
- Distribuye el Cargo Personal por Asignacin de Bienes en Uso
Original Departamento Logstica Control Patrimonial
Copia 1 Divisin Contabilidad
Copia 2 Usuario
11. LA DIVISIN CONTABILIDAD a la recepcin de la copia de la Nota

de Salida de Almacn y la copia 1 del Cargo Personal por
Asignacin de Bienes en Uso efecta la siguientes labores:
- Asigna la tasa de depreciacin que le corresponde de acuerdo al

tipo de bien y a partir de esta fecha se inicia el proceso de
depreciacin.

ACTIVOS FIJOS
- Archiva copia de la nota de salida de almacn en el archivo del

activo fijo.
- Inicia el proceso de indexacin del bien.
12. EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA CONTROL PATRIMONIAL

recibe el Cargo Personal por Asignacin de Bienes en Uso y
procede a registrar informacin en el Sistema de Control Fsico
Patrimonial, procediendo a archivar dicho documento.
13. Trmino del procedimiento.
7.2 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN Y REGISTRO DE BIENES MENORES
1 EL PROVEEDOR en atencin a la orden de compra entregar el o

los bienes menores adquiridos a los almacenes de la empresa.

ACTIVOS FIJOS
2 EL ALMACN procede a efectuar la recepcin del bien menor y

realiza las siguientes labores:
- Verifica las caractersticas en funcin a la Orden de

Compra/Orden de Servicio y/o Contrato y Gua de Remisin del
proveedor.
- Emite el Registro de Ingreso de Bienes (Original y 1 copia)
consignando la informacin requerida.
- Emite la Nota de Ingreso al Almacn de acuerdo a lo establecido
en la normatividad vigente y distribuye los documentos:
Nota de Ingreso al Almacn:

Copia 1 Proveedor
Registro de Ingreso de Bienes

Original Logstica Control Patrimonial
Copia 1 Contabilidad
- Procede a depositar el bien en el rea sealada para bienes

menores.
- Almacenes emitir un reporte mensual a las reas de la
Empresa en el que se informar de todos los ingresos de
bienes menores.
3 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA (Control Patrimonial) a la

entrega por el canal regular de parte del proveedor de la
documentacin de adquisicin: Factura, Orden de Compra, Gua
de Remisin y a la recepcin de la Nota de Ingreso a Almacn,
efecta las siguientes labores :
- Verifica que la informacin ingresada por el Almacn sea

conforme respecto a la documentacin recibida.
- Ingresa los datos exigidos por el Sistema de Control Fsico
Patrimonial (bienes menores).
- Archiva toda la documentacin recibida en el archivo
- Emite la Ficha de Control de Bienes Menores
4 EL TRABAJADOR DE LA EMPRESA que requiere utilizar un bien menor

depositado en almacn, emite y presenta al Almacn el formulario
Nota de Salida de Almacn, el que deber contar con la
autorizacin correspondiente de acuerdo a lo estipulado en el
Cuadro de Niveles de Autorizacin - Operaciones Internas vigente.

ACTIVOS FIJOS
5 EL ALMACN a la recepcin del documento Nota de Salida del Almacn,

verificar su conformidad y genera el documento Cargo Personal
por Asignacin de Bienes en Uso (Original y 2 copia) y efecta las
siguientes labores para la entrega del bien:
- Requiere la firma del trabajador en la Nota de Salida de Almacn

y el Cargo Personal por Asignacin de Bienes en Uso
- Registra la salida en el Sistema de Control patrimonial
- Entrega el Bien Menor solicitado
- Procede pegar la placa correspondiente en el bien menor en los
casos que corresponda.
- Distribuye la Nota de Salida al Almacn de acuerdo a lo
establecido en la normatividad vigente al respecto y el Cargo
Personal por Asignacin de Bienes de la siguiente manera:
Original Departamento Logstica Control Patrimonial

Copia 1 Divisin Contabilidad
Copia 2 Usuario.
6 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA CONTROL PATRIMONIAL

recibe el Cargo Personal por Asignacin de Bienes en Uso y
procede a registrar informacin en el Sistema de Control Fsico
Patrimonial, procediendo a archivar dicho documento
7 Trmino del procedimiento.
7.3 PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIN Y BAJA DE ACTIVOS Y BIENES

MENORES
1 EL USUARIO que requiera devolver activo fijo o bien menor al

Almacn, generar el Cargo de Devolucin de Bienes (Original y

ACTIVOS FIJOS
2 copias) y lo presenta con el bien al Almacn. Si es un activo fijo a

ser devuelto por deterioro u obsolescencia, adjuntar adems un
Informe Tcnico suscrito por la dependencia especializada de la
Empresa o un tercero perito en la materia.
2 ALMACN recibe el bien y el Informe Tcnico, verifica la conformidad de la

devolucin y genera el documento Nota de Ingreso al Almacn y
precede a distribuir los documentos de la siguiente manera:
Cargo de Devolucin de Bienes:

Original: Dpto. Logstica - Control Patrimonial con Informe Tcnico
Copia 1 Archivo del Almacn
Copia 2 Usuario
Nota de Ingreso al Almacn

Copia 1 Usuario
3 El Almacn verifica el estado del bien recibido
4 El bien est en buen estado?:
4A No, est deteriorado, obsoleto o es chatarra: Procede a su

identificacin con la etiqueta correspondiente e informa a la jefatura
de Logstica para el trmite de baja correspondiente, de acuerdo al
reglamento de bajas vigente en la empresa. Contina en el paso N
5
4B S, est en buen estado: Procede a identificarlo con la etiqueta

correspondiente e internarlo en el almacn. Contina en el paso N 7
5 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA (CONTROL PATRIMONIAL) a

la recepcin de la copia 2 de la Nota de Ingreso del Almacn y el
original del Cargo de Devolucin de Bienes, determinar, en base
a los informes tcnicos recibidos, si el deterioro u obsolescencia se
produjo por mal uso, descuido o negligencia del trabajador a cargo
del bien, informando a la Gerencia de Administracin y Finanzas
para que proceda a recuperar el valor resultante de la reparacin o
reemplazo del bien a precio de mercado, incluido impuestos o
determinar el centro de costos al que se cargar dicho valor,

ACTIVOS FIJOS
comunicando a la Divisin Contabilidad para su trmite contable y al

Departamento de Recursos Humanos para su recupero, en los casos
que corresponda
6 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA emitir mensualmente un reporte con

los bienes en trmite de baja y otro de los bienes del activo fijo y
bienes menores en almacn. Se procede de acuerdo al Reglamento
de Bajas de Activos Fijos.
7.4 PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE BIENES.
1 EL USUARIO SOLICITANTE en la oportunidad que requiera la

transferencia interna de un bien del activo fijo generar el
documento Acta de Entrega Recepcin de Cargo (Original y 2
copias)
2 Presenta el documento Acta de Entrega Cargo de Recepcin al

Usuario Cedente del bien, quien de estar de acuerdo con la

ACTIVOS FIJOS
transferencia firmar el documento en seal de conformidad,

hacindolo aprobar por su Gerencia de rea y lo presenta al
Departamento de Logstica.
3 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA (CONTROL PATRIMONIAL) a

la recepcin del documento Acta de Entrega Recepcin de
Cargo verificar su conformidad y visar los documentos
procediendo a actualizar la informacin correspondiente en el
Sistema de Control Fsico Patrimonial, recaba la firma del nuevo
usuario responsable del bien y distribuye el documento Acta de
Entrega Recepcin de Cargo
Original Logstica (Control Patrimonial)

Copia 1 Usuario Cedente
Copia 2 Usuario Solicitante
4 EL USUARIO Cedente a la recepcin de la copia 1 del documento

Acta de Entrega Recepcin de Cargo procede a entregar el
bien al Usuario Solicitante y archiva el documento.
5 EL USUARIO SOLICITANTE a la recepcin de la copia 2 del

documento Acta de Entrega Recepcin de Cargo procede a
recibir el bien del Usuario Cedente y archiva el documento.
6 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA - CONTROL PATRIMONIAL

genera un nuevo Cargo Personal por Asignacin de Bienes en
Uso (Original y 2 copias) lo hace firmar al Usuario Solicitante y lo
distribuye de acuerdo a lo establecido en el paso 10 del numeral 5.1
de la presente normatividad.
7 El bien requiere ser trasladado a otra sede.
4A No, est deteriorado, obsoleto o es chatarra: Procede a su

identificacin con la etiqueta correspondiente e informa a la jefatura
de Logstica para el trmite de baja correspondiente, de acuerdo al
reglamento de bajas vigente en la empresa. Contina en el paso N
5
4B S, est en buen estado: Procede a identificarlo con la etiqueta

correspondiente e internarlo en el almacn. Contina en el paso N 7
8 EL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD PATRIMONIAL supervisar

que a travs de las garitas de control se permita la salida de

ACTIVOS FIJOS
bienes patrimoniales que estn amparados por la respectiva Gua

de Remisin emitida por EGASA.
7.5 PROCEDIMIENTO DE MOVILIZACIN DE BIENES PATRIMONIALES
1 EL USUARIO de un bien que requiera efectuar la movilizacin de

un bien del activo fijo o bien menor bajo su responsabilidad,
solicitar al Departamento de Logstica (Control Patrimonial) el
documento Autorizacin para Movilizacin de Bienes
2 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA (CONTROL PATRIMONIAL)

generar el documento Autorizacin para Movilizacin de
Bienes (Original y 2 copias) y para los casos de movilizacin del
bien fuera de los linderos de la sede generar adems la Gua de
Remisin correspondiente

ACTIVOS FIJOS
3 Distribuye los documentos de la siguiente manera.

Autorizacin para Movilizacin de Bienes.
Original : Usuario Solicitante
Copia 1 : Usuario / Tercero (destino temporal del bien)
Copia 2 : Logstica (Control Patrimonial).
Gua de Remisin
Original : Destinatario
Copia 1 : Transportista - SUNAT - Destinatario
Copia 2 : Remitente
Copia 3 : Transportista
Copia 4 : Garita de Control Logstica.(Control Patrimonial)
4 EL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD PATRIMONIAL, a travs de

las garitas de control verificar que ningn bien del activo fijo o
bien menor sea retirado de las instalaciones de la Empresa sin
contar con la respectiva Gua de Remisin emitida por EGASA.
5 EL USUARIO del bien, verificar que el retorno del bien se efecte

dentro de los plazos establecidos.
6 EL USUARIO del bien, informar al Departamento de Logstica

Control Patrimonial el trmino de la movilizacin y el retorno del
bien a fin de efectuar los registros correspondientes.
7 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA comunicar a la Divisin de

Contabilidad los casos en que la movilizacin de un bien
patrimonial se d por periodos mayores a 30 das calendarios, a fin
de que los gastos de depreciacin sean afectados al centro de
costo real.
8 Trmino del Procedimiento
7.6 PROCEDIMIENTO PARA CASOS DE PRDIDA Y/O SINIESTRO DE

ACTIVOS FIJOS Y BIENES MENORES
1 EL USUARIO de un bien a la ocurrencia de un siniestro o prdida de

un bien de la empresa, verificar si este es bien del activo fijo o bien
menor
2 Es bien del Activo Fijo?
2A No. Es Bien Menor.- Emite Documento Interno, describiendo el

hecho y en condicin de Declaracin Jurada, en un plazo que no
exceda a las 24 horas hbiles de ocurrido el siniestro, dirigido a su
Jefatura Inmediata, con copia al Departamento de Logstica (Control

ACTIVOS FIJOS
Patrimonial) y al Departamento de Seguridad Patrimonial quien

realizar las investigaciones pertinentes. Contina en el paso N 5.
2B Si. Es Bien del Activo Fijo.- Procede de inmediato a realizar las

siguientes actividades:
Informa a Finanzas, a su Jefatura Inmediata, a Logstica (Control

Patrimonial) y Seguridad Patrimonial por la va ms rpida (telfono o
similar) de la ocurrencia, en un plazo no mayor a las 24 horas de
haber ocurrido el siniestro
- Sienta la denuncia policial en la Comisara del sector de la

ocurrencia, recabando copia certificada de la misma, la que
presenta a Finanzas.
- Elabora un Informe detallado de los hechos, a los cuales

acompaar copia de la denuncia policial, distribuyndolo de la
siguiente forma:
- Original - Jefatura Inmediata

- Copia 1 - Departamento de Logstica (Control Patrimonial)
- Copia 2 - Finanzas, con copia certificada de la denuncia
policial
- Copia 3 - Contabilidad
- Copia 4 - Seguridad Patrimonial
- Copia 5 - Archivo
3 LOGSTICA al recibir los documentos que sustentan la prdida o

deterioro del bien, los eleva a la Gerencia de Administracin y
Finanzas y convoca al Comit de Bajas cuando se trate del robo o
del deterioro total del bien.
4 FINANZAS al recibir el Informe con la Denuncia Policial referente a

la prdida o siniestro de un activo fijo, dar cuenta de inmediato a
la Compaa Aseguradora, informando a la Gerencia de
Administracin si la prdida o deterioro ser cubierta o no por el
seguro y las motivaciones de dicha situacin.
5 LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS basndose en

los informes de Logstica, Finanzas y Seguridad Patrimonial segn
sea el caso determinar si existe responsabilidad del trabajador.
De ser responsable el trabajador determinar el cargo respectivo al

trabajador responsable y de no serlo indicar el centro de costo al
cual deber ser cargado el bien

ACTIVOS FIJOS
6 LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS comunicar al

Departamento de Recursos Humanos y a la Divisin Contabilidad
las cantidades a recuperar del trabajador responsable o del centro
de costos al que se cargar el bien segn sea el caso y para el
trmite contable correspondiente.
7.7 PROCEDIMIENTO DE INCORPORACIN DE OBRAS AL REGISTRO

PATRIMONIAL
1 LA DIVISIN DE OBRAS E HIDROLOGA una vez concluida la

Liquidacin Tcnica y Econmica del contrato y/o de la supervisin
si fuera el caso, conciliar con Contabilidad los gastos referidos a la
misma mantiene en custodia los originales de la Liquidacin Tcnica
y Econmica de la obra y enva copia de dicho documento a
Contabilidad.
2 LA DIVISIN CONTABILIDAD recibe la copia de la Liquidacin

Tcnica y Econmica de la obra, procediendo a su verificacin y
solicita a la Gerencia de Administracin y Finanzas la autorizacin

ACTIVOS FIJOS
para efectuar la Liquidacin Contable respectiva, luego de lo cual

eleva a la Gerencia General el Expediente conteniendo la
Liquidacin Contable y la copia de la Liquidacin Tcnica y
Econmica emitida por la Divisin de Obras e Hidrologa, para su
aprobacin.
3 LA GERENCIA GENERAL luego de la aprobacin correspondiente,

emite la Resolucin de Incorporacin al Registro del Activo Fijo para
su trmite por la Divisin de Contabilidad y Departamento de
Logstica
4 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA (CONTROL PATRIMONIAL)

ingresar al Sistema de Control Fsico Patrimonial, la informacin
correspondiente para el registro y control fsico del bien u obra y de
sus componentes fsicos, identificndolo e individualizndolo
mediante el cdigo correspondiente, de acuerdo a lo sealado en el
numeral 5.1 de la presente normatividad.
5 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA informa a Finanzas sobre la

incorporacin de la obra al patrimonio empresarial.
6 EL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA informa a Finanzas sobre la

incorporacin de la obra al patrimonio empresarial.
7 LA DIVISIN DE CONTABILIDAD con la Resolucin y expediente de

liquidacin, realiza las siguientes labores.
- Procede, en funcin a la Resolucin de Incorporacin y al

expediente respectivo, a ingresar en el Sistema de Control
Valorado Patrimonial toda la informacin referente a los activos
principales valorados y a los componentes fsicos.
- Procede a efectuar los asientos de activacin, depreciacin e

indexacin correspondientes originadas por la liquidacin de la
obra.

ACTIVOS FIJOS
7.8 PROCEDIMIENTO PARA LA VERIFICACIN DE BIENES PATRIMONIALES

POR DEPENDENCIAS
1 El Departamento de Logstica Control Patrimonial de manera

inopinada, con el ltimo inventario de cada dependencia efectuado
Inventario de Activos Fijos / Bienes menores por Dependencias,
procede a verificar en cada dependencia la existencia y conformidad
de cada uno de los bienes asignados a la dependencia y/o a sus
trabajadores.
2 De encontrar faltantes o sobrantes solicitar la justificacin que

acredite tal situacin en cada caso al titular del bien.
3 El responsable del bien sustentar el faltante o sobrante y en los

casos de diferencias ocasionadas por movimientos de bienes no
regularizados, el Departamento de Logstica Control Patrimonial le
solicitar al usuario oficial del bien, mediante Documento Interno con

ACTIVOS FIJOS
copia a su jefatura inmediata, la regularizacin inmediata del

movimiento
4 Para casos de faltantes que no puedan ser regularizados y cuya

prdida o deterioro no haya sido reportado oportunamente por el
responsable del bien se informar a la Gerencia de Administracin y
Finanzas para que determine el cargo al trabajador y se proceda a la
reposicin del bien.
6.0.- CODIFICACIN
6.1 Cdigo de identificacin:

El Departamento de Logstica Control Patrimonial ser responsable en
forma exclusiva, de asignar los cdigos que identifiquen a los activos fijos de
la empresa. La marca de identificacin - cdigo correlativo del bien ser
ubicado preferentemente de la siguiente manera:
- Los muebles y enseres, en la parte superior derecha del lado interno del
bien.
- Los equipos y mquinas, junto a la marca de fabricacin.
- Las unidades mviles en la tapa de la guantera.
- Otros, a criterio.
6.2.- Cdigo de ubicacin:

El cdigo tiene la siguiente estructura:
- Sede o Planta
- Area
- Zona
- Ambiente

ACTIVOS FIJOS
APROBADA MEDIANTE RESOLUCIN DE GERENCIA GENERAL N 097/2005-

EGASA DEL 19 DE AGOSTO DEL 2005
FORMULARIOS

ACTIVOS FIJOS
B. FECHA REGISTRO
REGISTRO DE INGRESO DE BIENES
UNID. EJECUTORA O. DE COMPRA GUIA DE REMISIN NOTA DE ENTRADA PROVEEDOR
CDIGO MARCA MODELO N SERIE OTRAS CARACTERSTICAS
DESCRIPCIN DEL ACTIVO FIJO

ACTIVOS FIJOS
COMPONENTES
CDIGO DESCRIPCIN MARCA MODELO N SERIE OTRAS CARACTERISTICAS
OBSERVACION ALMACN LOGSTICA C. PATRIMONIAL

ES
C. FECHA
CARGO PERSONAL POR ASIGNACIN DE REGISTRO
BIENES
CODIGO USUARIO USUARIO DEPENDENCIA

ACTIVOS FIJOS
D. TI CDIGO DESCRIPCIN MARCA MODELO N SERIE O. CARCT.

PO
DATOS REFERENCIALES Tip

Sede: Cdigo de Ubicacin: o
Sub sede Piso F = Activo Fijo
Otros M = Bien Menor
USUARIO DEL BIEN JEFE INMEDIATO ALMACN - Recibido LOGSTICA C. Patrimonial
E. FECHA
CARGO DE DEVOLUCIN DE BIENES REGISTRO
CODIGO USUARIO USUARIO DEPENDENCIA

ACTIVOS FIJOS
F. T CDIGO DESCRIPCIN MARCA MODELO N SERIE O. CARCT. E.C.

IPO
Tipo
F =
E. C = Estado de Conservacin
Activo
B1 = Sin Uso B2 = Operativo B3 =
Fijo
Inoperativo B4 = Para Trmite de Baja
M =
B5 = Chatarra
Bien
Menor
USUARIO DEL BIEN JEFE INMEDIATO G. ALMACN - LOGSTICA C. PATRIM.
RECIBIDO
H. FECHA
ACTA DE ENTREGA RECEPCIN DE REGISTRO
CARGO
USUARIO CEDENTE USUARIO SOLICITANTE
Usuario : Usuario :
Cdigo : Cdigo :
Gerencia : Gerencia :
Divisin : Divisin :
Departamento : Departamento :

ACTIVOS FIJOS
I. TI CDIGO DESCRIPCIN MARCA MODELO N SERIE O. CARCT. E.C.

PO
Tipo
F =
Activo
Fijo
M =
B5 = Chatarra
Bien
Menor
USUARIO CEDENTE JEFE INMEDIATO USUARIO SOLICITANTE LOGSTICA C. PATRIM.
A. FECHA
AUTORIZACIN DE MOVILIZACIN DE BIENES REGISTRO
USUARIO REMITENTE MOTIVO DATOS

Usuario : Nueva Ubicacin:
Cdigo :
Gerencia : Desde:
Divisin : Hasta:
Departamento : Gua de Remisin:

ACTIVOS FIJOS
B. T CDIGO DESCRIPCIN MARCA MODELO N SERIE O. CARCT. E.C.

IPO
Tipo
F =
Activo
Fijo
M =
B5 = Chatarra
Bien
Menor
USUARIO DEL BIEN JEFE INMEDIATO LOGSTICA C. PATRIMONIAL (Control)

POLTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE
RIESGOS DE FRAUDE
A. FECHA
REGISTRO
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS POR DEPENDENCIA
GERENCIA DIVISIN DEPARTAMENTO SEDE AMBIENTE
B. T CDI USUARIO
DESCRIPCIN MARCA MODELO N SERIE O. CARCT. E.C. CDIGO APELLIDOS Y NOMBRES
IPO GO

RIESGOS DE FRAUDE
Tipo E. C = Estado de Conservacin

F = Activo Fijo C = B1 = Sin Uso B2 = Operativo B3 = Inoperativo B4 = Para Trmite de Baja B5 = Chatarra
Componente
A. FECHA REGISTRO
INVENTARIO DE BIENES MENORES POR DEPENDENCIA

DIVISIN DEPARTAMENTO B. SEDE AMBIENTE
CDI USUARIO
DESCRIPCIN MARCA MODELO N SERIE O. CARACT. E.C. CDIGO APELLIDOS Y NOMBRES
GO

RIESGOS DE FRAUDE
B1 = Sin Uso B2 = Operativo B3 = Inoperativo B4 = Para Trmite de Baja B5 = Chatarra
C. FECHA REGISTRO
INVENTARIO DE BIENES MENORES POR DEPENDENCIA

DIVISIN DEPARTAMENTO D. SEDE AMBIENTE
CDI USUARIO
DESCRIPCIN MARCA MODELO N SERIE O. CARACT. E.C. CDIGO APELLIDOS Y NOMBRES
GO

RIESGOS DE FRAUDE
B1 = Sin Uso B2 = Operativo B3 = Inoperativo B4 = Para Trmite de Baja B5 = Chatarra

RIESGOS DE FRAUDE
DIAGRAMAS DE FLUJO

POLTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE RIESGOS DE FRAUDE

Normas y Procedimientos de Control de Activos Fijos

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Normas y Procedimientos de Control de Activos Fijos

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE

Normativa Interna : Versin : 00 0.0 Pginas : 1 de 26

Elaborado por : Revisado por : Aprobado por :

Dpto. Organizacin y Mtodos e Gerencia General

Aprobado por : Fecha de Aprobacin :

Normativa Interna : Versin : 00 0.0 Pginas : 2 de 26

La presente norma tiene como finalidad reglamentar la incorporacin, registro,

Esta norma alcanza en su aplicacin a todo el personal de la empresa. La

3. APROBACION, ADMINISTRACIN, DIFUSION Y ACTUALIZACION

- Aprobacin : Gerencia General

Para efecto de su control fsico y de acuerdo a sus caractersticas, un Bien del

- Activo Principal: Corresponde al conjunto de bienes sujetos a identificacin y

Aprobado por : Fecha de Aprobacin :

Normativa Interna : Versin : 00 0.0 Pginas : 3 de 26

En su momento el Departamento de Logstica calificar los bienes que deben

4.4 Devolucin de Bienes.- Es el acto de devolver al almacn, los bienes que ya

4.5 Transferencia de Bienes.- Consiste en el traslado fsico definitivo de un

4.6 Movilizacin de Bienes.- Consiste en el traslado fsico temporal de un activo

4.8 Adiciones a los Bienes.- Ampliacin o Expansin. Aumento de ampliacin

4.9 Reconstruccin de Bienes.- Es el reacondicionamiento o reinstalacin

Aprobado por : Fecha de Aprobacin :

Normativa Interna : Versin : 00 0.0 Pginas : 4 de 26

4.12 Sistema de Control Fsico Patrimonial.- Se refiere al aplicativo de activo fijo

4.13 Sistema de Control Valorado Patrimonial.- Se refiere al aplicativo de activo

4.14 Cargo Personal por Asignacin de Bienes en Uso.- Documento en el que

4.15 Inventario por Dependencias.- Registro en el cual se consigna en forma

Para efecto exclusivo del control valorizado de los bienes patrimoniales a

4.16 Reemplazos.- Cuando se restaura la capacidad inicial o caractersticas

4.17 Reparaciones.- Son desembolsos necesarios efectuados por una empresa

Aprobado por : Fecha de Aprobacin :

Normativa Interna : Versin : 00 0.0 Pginas : 5 de 26

El ajuste de una mquina o de piezas funcionales y la mano de obra

4.18 Reposiciones o Sustituciones.- Son producto de reparaciones que

4.19 Mantenimiento o Conservacin.- Es el cuidado normal de la propiedad en

5.2 El Sistema de Control Patrimonial queda a cargo de las siguientes

Aprobado por : Fecha de Aprobacin :

Normativa Interna : Versin : 00 0.0 Pginas : 6 de 26

5.3 Para el adecuado uso, custodia y conservacin de los bienes patrimoniales

Jefaturas: Sern responsables por los bienes de uso individual a ellos

El personal antes indicado (jefaturas y trabajadores) est obligados a firmar

5.4 La Divisin de Obras e Hidrologa ser responsable de la actualizacin

5.5 La Divisin de Contabilidad efectuar el clculo y pago de los impuestos

5.6 El Departamento de Logstica Control Patrimonial es el encargado de

Aprobado por : Fecha de Aprobacin :

Normativa Interna : Versin : 00 0.0 Pginas : 7 de 26

En el caso de maquinaria y equipos que estn destinados a una obra, se

6.5 El Departamento de Logstica a travs del Almacn tiene la responsabilidad

6.6 El Departamento de Logstica queda encargado de definir un rea dentro del

De la Entrega de Activos Fijos y Bienes Menores

De la Devolucin de Activos Fijos y Bienes Menores:

Aprobado por : Fecha de Aprobacin :

Normativa Interna : Versin : 00 0.0 Pginas : 8 de 26

6.9 En caso de cese del trabajador, es obligacin de este, devolver al de

6.10 El incumplimiento de la disposicin precedente ocasionara el descuento

6.11 El Departamento de Recursos Humanos proceder a descontar de la

6.13 Logstica emitir un informe de frecuencia semestral conteniendo el listado de

De la transferencia o movilizacin de activos:

6.14 La transferencia directa de activos fijos y bienes menores directa de bienes

Aprobado por : Fecha de Aprobacin :

Normativa Interna : Versin : 00 0.0 Pginas : 9 de 26

6.16 La prdida de un bien de activo fijo por negligencia, descuido o uso

6.17 La prdida por robo o deterioro, ser tramitada de acuerdo a lo estipulado en

De la autorizacin de salida de activos fuera de la empresa: