FORMATO DE AUTO EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN SOCIAL - RUC® SOCIAL

Form. FAUDA639 Rev.0 18.05.30

NOMBRE EMPRESA :

NIT :

CIUU
Descripción de la Actividad
económica de la empresa
ARL

Clase de riesgo

No de trabajadores Directos

No de trabajadores Contratistas

Fecha de Auto Evaluación

Quien(es) realizan la autoevaluación

Nota: Las evidencias en todos los requisitos de la guía incluyen todos los trabajadores independiente del vinculo de contratación, incluye subcontratistas, empresas temporales, cooperativas, entre otros.

ESCENARIOS DE CUMPLIMIENTO

A B C
ELEMENTOS CALIFICACIÓN
0% 33% 66%

1.LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL

1.1. Política de Gestión Social
Se tiene una política en Gestión Social ?
La política en Gestión Social expresa su compromiso con:
»La Autorregulación ética?
»El desarrollo sostenible?
»La Transparencia?
La política de Gestión Social esta documentada, La política de Gestión Social cumple con todos los elementos
»La Participación? La empresa no tiene política en Gestión Social pero no cuenta con todos los elementos exigidos en exigidos en la guía RUC SOCIAL, se actualiza como mínimo una
»La Responsabilidad legal? E de acuerdo con lo definido en la guía del Ruc la guía RUC SOCIAL, no ha sido revisada como vez en el periodo evaluado, ha sido divulgada a trabajadores y
Social mínimo una vez en el periodo evaluado, no ha sido partes interesadas , pero no todos los trabajadores aplican y
»Las partes interesadas? divulgada trabajadores y partes interesadas conocen la misma.
» El respeto por los DDHH ?
Se encuentra firmada por el Gerente Actual y fechada?
Se evidencia divulgación a colaboradores y demás partes interesadas ?
Cuenta con mecanismos de seguimiento y evaluación?
La empresa ha definido políticas adicionales relacionadas con Gestión Social?
1.2. Elementos Visibles del Compromiso Gerencial

Se llevan a cabo reuniones periódicas con Se llevan a cabo reuniones periódicas con participación
participación gerencial donde el tema de Gestión gerencial donde el tema de Gestión Social es importante
Se llevan a cabo reuniones gerenciales periódicas donde el tema de Gestión Social sea importante dentro de la agenda ? Social es importante dentro de la agenda. dentro de la agenda.
Se llevan a cabo revisiones gerenciales donde se contempla : No existe un proceso formal con participación Pero no se evidencia implementación y Se evidencia implementación y seguimiento a las acciones
gerencial en reuniones, donde el tema social
» Los temas de Gestión Social? sea relevante seguimiento a las acciones propuestas en gestión propuestas , pero la gerencia no se encuentra comprometida
» Las expectativas de las partes interesadas pertinentes? Social con esta gestión
» Respuesta oportuna a sus partes interesadas pertinentes? E
No existe un proceso formal en donde se
» Se ha realizado análisis de los resultados de la revisión por la Gerencia? evidencie que la Gerencia ha realizado la La gerencia realiza la revisión de su gestión social La gerencia realiza la revisión de la gestión Social por lo menos
»Se generan planes de acción derivados de los resultados? por lo menos una vez al año , no se incluyen todos una vez al año, se incluyen todos aspectos requerido en la guía
»Se tienen registros de implementación de los planes de acción? revisión de su gestión social aspectos requerido en la guía RUC Social , no se RUC, se generan planes de acción y realiza seguimiento a los
» Sus resultados son comunicados a las partes interesadas? generan planes de acción resultantes de la revisión mismos, los resultados de la revisión gerencial son
gerencial, los empleados no están familiarizada con comunicados formalmente a sus partes interesas pertinente
el proceso de revisión gerencial. pero estos no se encuentran familiarizados con los mismos.

1.3. Derechos Humanos

Se tienen identificados los riesgos en derechos humanos he involucra a los diversos procesos de la organización?

Se tienen en cuenta los diversos grupos poblacionales para la identificación de riesgos y oportunidades? Se tienen identificados los riesgos y oportunidades de mejora
en DDHH involucrando los diversos procesos de la organización
Se tienen identificados los riesgos y oportunidades y algunos grupos poblacionales .
de mejora en DDHH pero no involucra los diversos
Se Identifican problemas críticos como conflicto armado o violencia, conflictos por la propiedad o uso de tierras, ejercicio de derechos humanos No se tienen identificados los riesgos y procesos de la organización y / o grupos
laborales? E oportunidades de mejora en DDHH Se identifican problemas críticos , pero no se disponen de
poblacionales . espacios de comunicación con las partes interesadas y/o no se
tienen programas de formación en destrezas y habilidades para
Se cuenta con un espacio de comunicación y divulgación hacia las partes interesadas pertinentes sobre la gestión en DDHH? garantizar el cumplimiento de los derechos humanos

Se cuenta con programas de formación para garantizar el cumplimiento en derechos humanos?

1.4. Objetivos y Metas

La empresa cuenta con objetivos estratégicos para el Sistema de Gestión Social?

Se han establecido los objetivos para la gestión del
No se tienen establecidos objetivos y metas sistema de Gestión Social pero no se incluyen
Se han establecido metas cuantificables para el cumplimiento de los objetivos definidos anteriormente?
E para la gestión del sistema de Gestión Social metas o indicadores de seguimiento.
de acuerdo con lo definido en la guía Ruc Social No se realiza análisis y seguimiento a los objetivos
Se ha realizado un análisis periódico del grado de cumplimiento de los objetivos y metas? propuestos.
Los trabajadores están familiarizados con los objetivos del sistema de Gestión Social?
Se establecen objetivos y metas cuantificables para la gestión
del sistema de gestión Social , se definen para cada nivel y
función pertinente de la organización , se cuenta con
indicadores de seguimiento, se realiza análisis periódico, pero
los empleados no están familiarizados con los objetivos del
sistema de Gestión Social

1.5. Recursos

Se asignan los recursos para la el sistema de Gestión Se asignan los recursos para el sistema de gestión Social y estos
Social pero , no corresponden con los planes
No existe un proceso formal en donde se establecidos o no se evidencia el seguimiento a su corresponden con los planes establecidos, se realiza
La Gerencia destina recursos para la implementación de un sistema de Gestión Social? evidencie que la gerencia ha asignado los seguimiento a su cumplimiento, pero no se realizan ajustes con
Se verifica la ejecución del presupuesto en Gestión Social? D recursos necesarios para la gestión del sistema cumplimiento . base en las necesidades de la organización y los nuevos
de Gestión Social No se tiene personal responsable para desarrollo y contratos y los programas, operaciones o proyectos que
desarrolle por si mismo o a través de subcontratistas
mantenimiento del sistema de gestión social.

1.5.1 Inversión Social

Se realiza inversión social ,asegurando la capacidad financiera , administrativa y con experiencia de manera propia con un tercero considerando
los criterios de la Guía Ruc Social
Se realiza inversión social ,asegurando la capacidad financiera ,
Se realiza inversión social , pero no se asegura la
capacidad financiera y/o administrativa y /o de administrativa y con experiencia de manera propia con un
E No se realiza inversión social tercero considerando los criterios de la Guía Ruc Social pero
experiencia no están acompañados de una estrategia de comunicación
Durante el desarrollo de los programas de inversión social se acompañan de una estrategia de comunicación con las partes interesadas
pertinentes ?

2. COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTION SOCIAL

2.1. PROCESO PQR (Peticiones, quejas y reclamos)

La organización tiene definido un procedimiento para la atención de PQR y establece los mecanismos para resolución de controversias?

Se comunica este procedimiento a las partes interesadas pertinentes?

La organización registra sistemáticamente las PQR? La organización tienen definido e implementado el
La organización tiene definido un procedimiento procedimiento para la atención de PQR ( procedimiento ,
»Se cuenta con estadísticas y análisis del PQR? La organización no tiene definido un registro , estadísticas , respuesta , análisis , resolución de PQR ,
E procedimiento para la atención de PQR para la atención de PQR pero no cumple con todos confidencialidad del usuario ) . El procedimiento de PQR no se
» La organización responde las PQR con base en el procedimiento definido? lo requisitos de la guía RUC Social
ha comunicado a las partes interesadas pertinente y /o no se
definen acciones de mejora para cerrar las brechas.
» La organización toma medidas de mejoramiento para evitar la repetición de las afectaciones objeto de PQR?

» Se hace seguimiento a los planes generados para las PQR?

2.2. REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE

Se tiene un mecanismo para identificar , acceder y evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole en Gestión Social aplicables a
la organización?

Se tienen un procedimiento para identificar, acceder y evaluar

Se realiza un análisis y evaluación de los requisitos legales y de otra índole identificados en Gestión Social aplicables a la organización ?
No se tiene un procedimiento establecido
para identificar , acceder y evaluar los
La información pertinente de requisitos legales y de otra índole se ha comunicado a las personas que trabajan bajo el control de la organización y E de los requisitos identificados-.
requisitos legales y de otra índole aplicable en
demás partes interesadas pertinentes? Gestión Social.
Se tienen un procedimiento para identificar,
acceder y evaluar los requisitos legales y de otra
índole en Gestión Social pero los requisitos no han
sido evaluados o no se evidencia el cumplimiento
No se han identificado todos los requisitos legales
aplicables.
los requisitos legales y de otra índole en Gestión estos han sido
evaluados.
No se evidencia el resultado del análisis de cumplimiento de los
requisitos legales identificados y/o no se evidencian planes
para cerrar las brechas identificadas.
La información pertinente de requisitos legales y de otra índole
no se ha comunicado a las partes interesadas pertinentes.

Se evidencia el cumplimiento de los requisitos en Gestión Social aplicables a la organización ?

Se evidencian planes para el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole en Gestión Social ?

2.3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Se tienen asignadas y comunicadas las funciones y responsabilidades de los cargos de la organización con responsabilidades en el Sistema de
Gestión Social de acuerdo con lo definido en la Guía RUC Social
Se han documentado las funciones y
responsabilidades de los cargos en el Sistema de
Se cuenta con un procedimiento para evaluar el cumplimiento anual de las responsabilidades en gestión social y este se implementa ? Gestión Social , pero no se evidencia divulgación a
Los trabajadores conocen sus funciones y responsabilidades en el sistema de gestión Social ? los trabajadores , o no se ha definido e
Se retroalimenta los resultados de las evaluaciones ? No se han documentado las funciones y implementado un procedimiento para evaluar el
Se generan planes de mejora resultado de las evaluaciones ? responsabilidades de los cargos con
E responsabilidades en el Sistema de Gestión cumplimiento de estas funciones y
responsabilidades.
Social .
No se han indicado los cargos o responsable(s) del
Se tiene organigrama indicando los cargos o responsable(s) del Sistema de Gestión Social y se ha definido su idoneidad? Sistema de Gestión Social o no se ha definido su
idoneidad.
Los trabajadores conocen los cargos o responsable(s) del Sistema de Gestión Social.
Se han documentado las funciones y responsabilidades de los
cargos en el Sistema de Gestión Social , se evidencia
divulgación a los trabajadores.
Se ha definido e implementado un procedimiento para evaluar
el cumplimiento de estas funciones y responsabilidades , pero
no incluye contratistas .
Los trabajadores no trabajadores no conocen sus funciones ,
responsabilidades en el sistema de gestión Social y /o los
planes de acción resultantes de su evaluación.
Se tiene organigrama indicando los cargos o responsable(s) del
Sistema de Gestión Social , pero este no cumple con la
idoneidad requerida por la empresa

2.4. COMPETENCIAS, CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

La empresa ha establecido el programa de capacitación y

entrenamiento en de acuerdo con la guía del RUC Social , se
» Se tienen identificadas y programadas las necesidades de capacitación y entrenamiento en Gestión Social ? Se tiene estructurado el programa de capacitación y
entrenamiento de acuerdo con la guía del RUC, ejecuta de acuerdo a lo planificado, se evalúa y le hace el
seguimiento a los resultados. No se evidencia que los
» Se llevan registros del personal capacitado y entrenado según las necesidades identificadas ? La empresa no ha estructurado el programa de pero no se ejecuta de acuerdo con lo planificado o empleados tengan conocimiento sobre el contenido de las
capacitación y entrenamiento en el Sistema de no este no se evalúa
» Se evalúa la efectividad del entrenamiento ? Gestión Social . capacitaciones recibidas en Gestión Social
E No se han definido las competencias del personal No se han comunicado y/o mantenido las competencias del
» Se han definido , comunicado y mantenido las competencias ( relacionamiento , negociación ,comunicación ,otras) para el personal que se No se han definido las competencias el que se relaciona directamente con las partes
relaciona directamente con las partes interesadas pertinentes ? personal que se relaciona directamente con las interesadas pertinentes y los personal que se relaciona directamente con las partes
interesadas pertinentes.
partes interesadas pertinentes niveles de educación y tipo de especializaciones
» Se han definido niveles de educación y tipo de especializaciones para los cargos relacionados con el Sistema de gestión Social ? para los cargos relacionados con el Sistema de
gestión Social No se cumple con los niveles de educación y tipo de
especializaciones para los cargos relacionados con el Sistema
de gestión Social.

2.5. GESTIÓN LABORAL

2.5.1. Planeación y ejecución gestión laboral
Cuenta la empresa con una política de gestión laboral ?

Se socializan las políticas de gestión laboral a las partes interesadas pertinentes?

Se asegura el cumplimiento y efectividad de las políticas de gestión laboral?

Se incluye el cumplimiento de las políticas de gestión laboral en las cláusulas de los contratos con proveedores y /o contratistas?
La empresa ha definido una política de gestión
Se realiza seguimiento al cumplimiento de la gestión social por parte de los contratistas? laboral , pero no ha sido divulgada a sus partes
interesadas pertinentes , o no se cumple con las
La empresa no ha definido una política de políticas de gestión laboral
gestión laboral .
Se cuenta con procedimientos establecidos frente a la corrupción y/o intermediación laboral? E pero no realiza seguimiento al cumplimiento de la gestión
No se incluye el cumplimiento de las políticas de
No se dispone de Comité de convivencia gestión laboral en las cláusulas de los contratos con
Cuenta la compañía con Comité de Convivencia laboral? Laboral
proveedores y /o contratista .
Se evidencia el funcionamiento del comité a través de actas y/o registros de trabajo?
La empresa ha definido una política de gestión laboral , esta
implementada y divulgada a sus partes interesadas
pertinentes. Se cumple con las políticas de gestión laboral
Se incluye el cumplimiento de las políticas de gestión laboral en
las cláusulas de los contratos con proveedores y /o contratista ,
social por parte de los contratistas
No tiene definido y/o implementado el procedimiento
anticorrupción y/o intermediación laboral.
No se identifican oportunidades de mejora de las prácticas
laborales y/ o no se gestionan planes de acción

Se identifican oportunidades de mejora de las prácticas laborales y se gestionan planes de acción ?

2.6. MOTIVACIÓN, COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

2.6.1. Estrategia de comunicación

La estrategia de comunicación contempla:

» Metas cuantificables y alcanzables Se tiene definida una estrategia de comunicación , incluye
todos los elementos de la Guía Ruc Social . Se ha designado una
» Indicadores Se tiene definida una estrategia de comunicación , persona competente para su desarrollo pero no se evidencia
» Las características sociales, políticas, culturales, ambientales y económicas del entorno
» Los intereses y las expectativas de las partes interesadas pero no incluye todos los elementos de la Guía Ruc participación de todas las áreas
No se tiene definida una estrategia de Social .
» Participación de todas las áreas de la organización involucradas en el relacionamiento con partes interesadas E comunicación
» Los canales de comunicación y lenguaje utilizados por las partes interesadas
» Clasificación y manejo de la información de acuerdo con los niveles de confidencialidad y relevancia No se han definido indicadores de resultado para Se han definido indicadores de resultado derivado de los
su evaluación. objetivos estratégicos de comunicación , pero no han sido
»Mejora continua del plan de comunicación evaluados o no realiza seguimiento a la estrategia de
Se han definido y evaluado indicadores de resultado derivado de los objetivos estratégicos de comunicación ? comunicación

2.6.2. Relacionamiento con Partes Interesadas Pertinentes

La organización tiene establecida una metodología para identificar, clasificar y priorizar las partes interesadas pertinentes?

La organización identifica , clasifica y prioriza las partes interesadas pertinentes?
Se tiene definida e implementada una metodología
La empresa no tiene definido una
metodología para identificar, clasificar y
La organización establece e implementa una estrategia de relacionamiento con sus partes interesadas pertinentes y considera los aspectos
definidos en la Guía RUC Social ? priorizar las partes interesadas pertinentes.
E
No se tiene definido una estrategia de
relacionamiento.
La organización realiza seguimiento a los resultados de la estrategia de relacionamiento?
para identificar, clasificar y priorizar las partes
interesadas pertinentes , pero no contempla los
lineamientos de la Guía Ruc Social
Se ha definido e implementado una estrategia de
relacionamiento pero no contempla los
lineamientos de la Guía Ruc Social
Se tiene definida e implementada una metodología para
identificar, clasificar y priorizar las partes interesadas
pertinentes, según lineamientos de la guía Ruc Social , pero no
se han identificado todas las partes interesadas pertinentes.
Se ha definido e implementado una estrategia de
relacionamiento según lineamientos de la Guía Ruc Social
pero no se realiza seguimiento a esta estrategia y/o no se
implementa Se implementa en conjunto con sus contratistas.

2.6.3. Manejo de Crisis

Mecanismo de resolución de controversias con las partes interesadas pertinentes ?

La organización tiene establecido un plan para el manejo de Crisis ?

El plan de manejo de crisis contempla:

La empresa tiene definido un mecanismo de
» Responsables de la implementación del plan? resolución de controversias con las partes La empresa tiene definido e implementado un mecanismo de
resolución de controversias con las partes interesadas
La empresa no tiene definido un mecanismo interesadas pertinentes , pero no lo implementa. pertinentes
» Cronograma? de resolución de controversias con las partes
interesadas pertinentes Se tiene definido un plan de manejo de crisis pero
E Se tiene definido e implemento un plan de manejo de crisis
» Presupuesto ? no contempla todos los lineamientos de la Guía Ruc según los lineamientos de la Guía Ruc Social , pero no se
La empresa no tiene definido un plan de Social, o este no se implementa.
manejo de crisis realiza el seguimiento y / o no hay evidencia de los registros
Los registros de divulgación a todas las áreas de la organización involucradas en el relacionamiento con partes interesadas? divulgación a todas las áreas involucradas y /o seguimiento a
No se asegura el aprendizaje sobre las causas que los compromiso adquiridos
Existen mecanismos de comunicación y solicitud de apoyo a las autoridades administrativas? generaron el conflicto

Se incluyen en los planes de gestión los compromisos que se establezcan en la resolución de conflictos?

Se asegura el aprendizaje sobre las causas que generaron el conflicto para que no se vuelvan a repetir?
2.7. Socialización de proyectos
Participa la empresa en las socializaciones organizadas por las contratantes ( Cuando aplique)

En caso que la empresa realice la socialización o parte de ella sea su responsabilidad , se considera una agenda y los siguientes contenidos:
» Descripción del proyecto La empresa realiza la socialización o parte de ella cuando es su
»Metodología para que las partes interesadas pertinentes puedan identificar los impactos La empresa realiza la socialización o parte de ella responsabilidad , sin embargo considera la agenda y los
» Identificación de las oportunidades que ofrece el proyecto La empresa no realiza la socialización o parte
cuando es su responsabilidad , sin embargo no contenidos definidos en la Guía Ruc Social. Pero no se gestionan
» Procedimiento y manejo de PQR de ella cuando es su responsabilidad . considera la agenda y los contenidos definidos en la los vacíos de información y/ o no se toman acciones para la
» Tratamiento a los comentarios de socialización E Guía Ruc Social. mejora continua.
» Registros de participación de las partes interesadas en dichas socializaciones La empresa no participa en las socializaciones
Se monitorea la respuesta oportuna a inquietudes , pero no se
organizadas por las contratantes ( Cuando No se monitorea la respuesta oportuna a generan estadísticas relacionadas.
aplique)
inquietudes Participa la empresa en las socializaciones organizadas por las
Se determinan vacíos de información en las socializaciones , se toman acciones para la mejora continua ? contratantes ( Cuando aplique)

Se monitorea la respuesta oportuna a inquietudes?

Se generan estadísticas del manejo y repuesta a inquietudes?

3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO SOCIAL
3.1.Gestión del Riesgo y Debida diligencia

Gestión del Riesgo

Se han identificado los riesgos sociales de acuerdo a lo definido
Se identifican los riesgos sociales y esta identificación contempla: en la Guía Ruc Social .
» Los diversos procesos de la organización? Se han identificado algunos riesgos sociales y/o no
» Los diversos grupos poblacionales? contempla todo lo definido en la Guía Ruc Social .
Se identifican los impactos reales y potenciales sociales,
»Identificación de problemas críticos ? ambientales y económicos, se definen , pero no se
»Identificación territorios de propiedad colectiva y sus conflictos? No se han identificado todos los impactos reales y
»Alcance del proyecto No se han identificado riesgos sociales . potenciales sociales, ambientales y económicos y /o implementan y / o evalúan las medidas específicas para su
gestión .
»Normatividad aplicable al proyecto? No se han identificado impactos reales y no hay evidencia de la participación de todas las Hay evidencia de la participación de todas las áreas de la
Debida Diligencia E áreas de la organización, las comunidades y partes
» Se identifican los impactos reales y potenciales sociales, ambientales y económicos? potenciales sociales, ambientales y interesadas pertinentes la identificación. organización, las comunidades y partes interesadas pertinentes
económicos. en esta identificación .
» Se definen medidas específicas de prevención, mitigación y corrección?
» Participa de esta identificación todas las áreas de la organización, las comunidades y partes interesadas pertinentes ? No se definen planes de acción para la mejora
» Se Implementan las medidas definidas? continua Se definen planes de acción para la mejora continua , pero no
hay evidencia de que se divulgan los resultados a partes
» Se evalúan periódicamente los riesgos sociales interesadas pertinentes
» Divulgación de resultados a partes interesadas pertinentes?
»Define planes de acción para fortalecer las medidas definidas?

3.2. Ingreso al área del proyecto y establecimiento de línea base

ÁREA DE PROYECTO
Ingreso al área y Línea Base
La empresa ha documentado y se reconocen las condiciones políticas, sociales, económicas, ambientales y culturales del área de influencia donde La empresa ha definido y documentado el área del proyecto
ejecuta los proyectos y/o presta los servicios a través de una línea base u otro mecanismo que considere: La empresa ha definido y documentado el área del y/o donde presta sus servicios a través de una línea base u
proyecto y/o donde presta sus servicios a través de
» El área contratada ? una línea base u otro mecanismo considerando otro mecanismo considerando todos los aspectos descritos en
» Ubicación física del proyecto? la Guía Ruc Social.
» Impactos reales y potenciales que el proyecto puede generar ? La empresa no ha definido o documentado el todos los aspectos descritos en la Guía Ruc Social.
área donde ejecuta los proyectos y/o presta
» Realidad social, política, cultural, ambiental y económica de las áreas o zonas? E los servicios a través de una línea base u otro Esta información no es monitoreada y /o no esta Esta información es monitoreada, evaluada y se encuentra
» Intereses y expectativas de partes interesadas pertinentes? actualizada.
» Riesgos sociales ? mecanismo evaluada y / o no se encuentra actualizada.
»Información suministrada por autoridades locales? No se dispone del análisis de los impactos sobre los Se dispone del análisis de los impactos sobre los derechos
humanos , pero no considera todos los aspectos descritos en la
Análisis de los impactos sobre los derechos humanos considerando los lineamientos de la Guía Ruc Social ? derechos humanos. Guía Ruc Social .
Monitorio y evaluación de la línea base . Información actualizada
REALIZACION DEL PROYECTO
Ingreso al área y ejecución del proyecto
Se tiene una caracterización del área de interés ( Comunidades, cultura, economía , otros) antes de ingresar al área que considere:
» Ubicación física del proyecto. La organización dispone de la caracterización del
» Características sociales, del área del proyecto. área de interés ( Comunidades, cultura, economía , La organización dispone de la caracterización del área de
interés ( Comunidades, cultura, economía , otros) según los
» Partes interesadas pertinentes, sus intereses y expectativas otros) con algunos de los lineamientos de la Guía lineamientos de la Guía Ruc Social
» Riesgos e impactos específicos asociados. Ruc Social
»Cronogramas.
Dispone de una estrategia de ingreso (Procedimiento ,
Tiene una estrategia de ingreso (Procedimiento , cronograma de ingreso, acuerdos, sensibilización ,PQR,
Está definida la estrategia de ingreso a las áreas de interés y contempla : La organización no tiene caracterizado el área cronograma de ingreso, acuerdos,
» Procedimiento y cronograma de ingreso . de interés y/o no dispone de una estrategia de sensibilización ,PQR, comunicaciones, socialización, comunicaciones, socialización, consulta previa , lineamientos
laborales ) según los lineamientos de la Guía Ruc Social
» Acuerdos pre existentes con partes interesadas pertinentes. D ingreso al área. consulta previa , lineamientos laborales ) con
» Sensibilización a empleados y contratistas algunos de los lineamientos de la Guía Ruc Social
» Proceso de PQR, registros , compromisos, otros. y/o no implementa su estrategia de ingreso Cumple con las actividades programadas en la etapa de ingreso
al área de interés (Búsqueda de información ,acercamientos,
» Esquema de comunicaciones . evaluación de capacidades, competencias y relacionamiento
» Plan de socialización. No cumple con las actividades programadas en la
» Consulta Previa etapa de ingreso al área de interés (Búsqueda de con contratistas y sub contratistas ) pero no informa a las
partes interesadas pertinentes y comunidades sobre las
» Lineamientos de futuras estrategias de gestión Laboral información ,acercamientos, evaluación de actividades relacionadas de ingreso al área
» Se implementa según lo establecido capacidades, competencias y relacionamiento con
Se cumplen con las actividades programadas durante la etapa de ingreso a la zona de interés (Búsqueda de información ,acercamientos, contratistas y sub contratistas )
evaluación de capacidades, competencias y relacionamiento con contratistas y sub contratistas )
Socialización a partes interesadas pertinentes ( Tiempos, actividades, equipo humano, demanda de mano de obra , bienes ,servicios )?

Finalización del proyecto

Se verifico el cumplimiento del plan y proceso de ingreso al área de interés verificando :
» Cumplimiento de cronogramas y procedimiento de ingreso Al finalizar el proyecto la empresa verifico cumplimiento del
» Eficacia de las estrategias plan y proceso de ingreso al área de interés de todos los
» Planes de relacionamiento y comunicación Al finalizar el proyecto no se verifico el Al finalizar el proyecto la empresa verifico algunos aspectos descritos en la Guía Ruc Social.
de los aspectos del proceso de ingreso de ingreso al
» Cumplimiento de acuerdos con partes interesadas proceso de ingreso al área de interés. área de interés y/o se han generado pasivos
»Cumplimiento de la estrategia y procedimientos por parte de los contratistas E No se generaron pasivos sociales , se obtienen paz y salvos de
» Eficacia de los mecanismos de PQR sociales y / o no se obtienen paz y salvos de los los bienes/servicios contratados, sin embargo no se han
bienes/servicios contratados.
identificado y documentado las oportunidades de mejora para
Al finalizar las actividades no se generaron pasivos sociales y se obtienen paz y salvos de los bienes y servicios contratados. evitar recurrencia de eventos negativos de carácter social |

Las oportunidades de mejora están identificadas y documentadas para evitar recurrencia de eventos negativos de carácter social

3.3. Cadena de abastecimiento

3.3.1. Contexto

Se tiene definida una política en la cadena de abastecimiento que considere :

»Contratación de bienes y servicios?
»Pagos a proveedores acorde con las disposiciones legales y el mercado vigente ?
» Divulgada a partes interesadas pertinentes ?
»Es revisada periódicamente ?
»Se cuenta con registros de divulgación de la política a todas las partes interesadas?
La empresa tiene definida una política para la administración y
contratación de bienes y servicios , es revisada y divulgada a las
La empresa tiene definida una política para la partes interesadas pertinentes pero estas no la conocen
Se cuenta con un listado: administración y contratación de bienes y servicios ,
» Bienes y servicios que se contratan en el área donde se desarrollan los proyectos? pero no se divulgada a las partes interesadas
» proveedores locales? Se identifican los posibles impactos , oportunidades y riesgos de
pertinentes sus relaciones en la cadena de abastecimiento .
Se identifican los posibles impactos, oportunidades y riesgos que pueden generar las relaciones con su cadena de abastecimiento? La empresa no tiene una política de
contratación de bienes y servicios. No se identifican los posibles impactos ,
Dispone de un procedimiento para la administración de sub
oportunidades y riesgos de sus relaciones en la contratistas y proveedores de acuerdo con la guía RUC Social ,
E cadena de abastecimiento .
No se dispone de un procedimiento para la se implementasen algunas de sus fases ( selección ,
comunicación , monitoreo , evaluación , retroalimentación y
administración de sub contratistas y seguimiento ) y/o no tiene alcance a todos los sub contratistas -
Procedimiento según criterios de calidad, técnicos y de servicio para seleccionar , contratar y evaluar sub-contratistas y proveedores ? proveedores - No se cumplen con alguna de las disposiciones
relacionadas de contratos, responsabilidad social , proveedores definidos por la empresa .
Selección de subcontratistas- proveedores de acuerdo al Procedimiento?
Se comunica el procedimiento de selección a sub-contratistas y proveedores paz y salvos y atención de PQR con los sub Se cumplen con las disposiciones relacionadas de contratos,
Se realiza evaluación de proveedores y sub- contratistas donde se verifiquen temas de calidad, técnicos y de servicio? contratistas y proveedores
responsabilidad social , paz y salvos y atención de PQR con los
Se comunica los resultados de la evaluación a sub contratistas y proveedores ? sub contratistas y proveedores
Se realiza seguimiento al plan de acción resultante de los monitoreos/evaluación ?

Se disponen de contratos bajo las disposiciones legales vigentes?

Los proveedores y sub contratistas están alineados a los criterios de Responsabilidad social de la organización?
Se suscriben paz y salvos de bienes y servicios con los sub-contratistas y proveedores?
Se implementa el procedimiento de PQR con sub -contratistas y proveedores ?

3.4. Adquisición de derechos superficiarios (No aplica para empresas de bienes y servicios)
Se dispone de un procedimiento para la adquisición de derechos superficiarios?

El procedimiento contiene como mínimo las siguientes actividades:

»Identificación geo referenciada de la ubicación del proyecto

La empresa tiene establecido un procedimiento
»Conformación del equipo de la gestión inmobiliaria del proyecto. para la adquisición de derechos superficiarios que La empresa tiene establecido un procedimiento para la
no incluye lo mínimos establecido en la Guía Ruc
Social , o el procedimiento establecido no se adquisición de derechos superficiarios con lo mínimos
»Se Identifica y recopila la información jurídica y catastral requerida de los predios afectados por el proyecto? La empresa no tiene establecido un establecido en la Guía Ruc Social y lo implementa.
procedimiento para la adquisición de derechos implementa.
E
»Se Identifican físicamente los predios de interés? superficiarios No se tienen registros de las actas de vecindad y/o Se mantienen registros de las actas de vecindad , pero no se
suscriben los paz y salvo con los propietarios de predio y /o no
no se suscriben los paz y salvo con los propietarios se realiza cancelación de gravámenes cuando aplique
Se mantienen registros de las actas de vecindad? de predio y /o no se realiza cancelación de
gravámenes cuando aplique
Se suscriben paz y salvos con los propietarios de cada predio?

En caso de servidumbres se solicita la cancelación de los gravámenes?

4. SEGUIMIENTO Y MEDICION
4.1. Evaluación de la Percepción de Partes interesadas pertinentes

La empresa no ha definido mecanismos para La empresa establece mecanismos para que las La empresa establece mecanismos para que las partes
Se cuenta con mecanismos de evaluación periódica para que las partes interesadas pertinentes evalúen su gestión en cuanto a practicas sociales y que las partes interesadas evalúen su gestión partes interesadas evalúen su gestión pero no con interesadas evalúen su gestión en prácticas sociales , pero no
se disponen de registros derivados de esta evaluación ? E
en prácticas sociales . alcance a la evaluación de sus prácticas sociales se implementa o no es evidenciable

4.2. Evaluación Interna y mejora

Se cuenta con un procedimiento para realizar evaluaciones internas al Sistema de Gestión Social?

Se tiene un procedimiento para realizar Se tiene un procedimiento para realizar evaluaciones al

No se tiene establecido un procedimiento
para realizar evaluaciones al sistema de
E gestión Social
evaluaciones al sistema de gestión Social., pero no
se tienen registros de ejecución o no se
implementa,
No se documentan las acciones correctivas y / o
preventivas
sistema de gestión Social. Se tienen registros de ejecución , se
analizan los resultados para establecer causas y oportunidades
de mejora
Se documentan las acciones correctivas y / o preventivas pero
no se realiza seguimiento y / o no se comunican a las partes
interesadas pertinentes
ESCENARIOS DE CUMPLIMIENTO

D E

100% 104%

La empresa demuestra que cuenta con políticas relacionadas más allá de

La política de Gestión Social cumple con lo definido en la guía RUC
SOCIAL, se actualiza como mínimo una vez en el periodo evaluado, ha
sido divulgada y se encuentra disponible. Los trabajadores conocen y
aplican esta política , y las partes interesadas están familiarizadas con
la política
las establecidas en la guía Ruc® Social, como por ejemplo declaración
específica de anticorrupción o declaraciones o adhesiones a políticas de
entes internacionales, entre otras.
Estas políticas han sido divulgadas, los trabajadores y las partes
interesadas las conocen y se evidencia su cumplimiento.

Se llevan a cabo reuniones periódicas con participación gerencial

donde el tema de Gestión Social es importante dentro de la agenda.
Se evidencia implementación y seguimiento a las acciones propuestas La gerencia aprueba, implementa y hace seguimiento a planes de acción
que trasciendan a actividades de operaciones regulares para el normal
y la gerencia se encuentra comprometida con esta gestión desarrollo de sus actividades.).
La gerencia realiza la revisión de la gestión Social por lo menos una
Puede incluir : Diseño e Implementación de planes de acción que
vez al año, se incluyen todos aspectos requerido en la guía RUC, se trascienden a otras partes interesadas pertinentes (Ej.: Planes de acción e
generan planes de acción y realiza seguimiento a los mismos, los
resultados de la revisión gerencial son comunicados formalmente a iniciativas que trasciendan para el bienestar de generaciones futuras)
sus partes interesas pertinentes y el personal se encuentran
familiarizados con los mismos.

Se tienen identificados los riesgos y oportunidades de mejora en

DDHH involucrando los diversos procesos de la organización y grupos
poblacionales . La empresa que demuestre que implemente programas de formación en
Derechos Humanos con indicadores no solo de cumplimiento sino de
Se identifican problemas críticos y se disponen de espacios de impacto que contribuya a la mejora continua en la gestión en
comunicación con las partes interesadas . responsabilidad social de la organización con sus grupos de interés.
Se tienen programas de formación en destrezas y habilidades para
garantizar el cumplimiento de los derechos humanos

Se establecen y evalúan objetivos y metas para la gestión del sistema

de Gestión Social .
. Se evidencia análisis y seguimiento sistemático.
Los empleados están familiarizados con los objetivos del sistema de
gestión de SSTA
La empresa debe demostrar que los objetivos y metas evaluados
periódicamente evolucionan con la gestión y tienen un direccionamiento
estratégico y visión a largo plazo. Los objetivos deben estar alineados y
reflejar las estrategias en gestión Social de la compañía de manera
sostenible.

Se asignan los recursos de acuerdo a lo establecido en la Guía RUC

Social para la ejecución del sistema de gestión social , se hacen los
ajustes necesarios con base en las necesidades de la organización y
los nuevos contratos y los programas, operaciones o proyectos que NA
desarrolle por si mismo o a través de subcontratistas .
Se tiene personal responsable para el buen desarrollo y
mantenimiento del sistema de gestión social.

Se realiza inversión social ,asegurando la capacidad financiera ,

La empresa demuestra que lleva a cabo programas de inversión social de
administrativa y con experiencia de manera propia con un tercero manera interinstitucional o particular con indicadores de impacto
considerando los criterios de la Guía Ruc Social y están
acompañados de una estrategia de comunicación positivos a lo largo de un periodo de tiempo superior a 1 año.

La organización tienen definido e implementado el procedimiento

para la atención de PQR ( procedimiento , registro , estadísticas , La empresa demuestra el cierre efectivo de al menos el 90% de las PQR
respuesta , análisis , resolución de PQR , confidencialidad del usuario )
. El procedimiento de PQR se ha comunicado a las partes generadas en un periodo de tiempo mínimo de 1 año, así como la
comunicación a las partes interesadas pertinentes.
interesadas pertinentes. Se definen acciones de mejora para cerrar
las brechas.

Se tienen un procedimiento para identificar, acceder y evaluar los

requisitos legales y de otra índole en Gestión estos han sido
evaluados.
Se evidencia el resultado del análisis de cumplimiento de los Se e evidencian acciones para anticiparse en la inclusión de nuevos
requisitos legales identificados y planes para cerrar las brechas requisitos en Gestión Social así como de iniciativas como los Objetivos del
identificadas. milenio y otros liderados por diversos entes que beneficien la gestión
social.
La información pertinente de requisitos legales y de otra índole se ha
comunicado a las partes interesadas pertinentes.
Se han documentado y comunicado las funciones y responsabilidades
de los cargos en el Sistema de Gestión Social .

Se cuenta con un procedimiento para verificar el cumplimiento de

estas funciones y responsabilidades incluyendo a los contratistas. Se demuestra que las acciones resultantes de las evaluaciones de
funciones y responsabilidades en el sistema de Gestión social fomentan en
los colaboradores cambios comportamentales y su influencia en el
Los trabajadores conocen sus funciones , responsabilidades y los
planes de acción resultantes de su evaluación Sistema de Responsabilidad social en pro de la mejora continua.

Se tiene organigrama indicando los cargos o responsable(s) del

Sistema de Gestión Social y se ha definido su idoneidad.

La empresa ha establecido el programa de capacitación y

entrenamiento en de acuerdo con la guía del RUC Social , se ejecuta
de acuerdo a lo planificado, se evalúa y le hace el seguimiento a los
Demuestra contar con programas de formación en destrezas y
resultados. Los empleados tienen conocimiento sobre el contenido habilidades para garantizar el cumplimiento de los derechos humanos en
de las capacitaciones recibidas en Gestión Social
cada nivel y función pertinente en la organización.
Se han definido , comunicado y mantenido las competencias del La empresa tendrá descripciones mínimas y de manera formal de los
personal que se relaciona directamente con las partes interesadas
pertinentes. contenidos de las capacitaciones, en especial de las relacionadas con las
competencias en comunicación con comunidades y derechos humanos.
Se cumple con los niveles de educación y tipo de especializaciones
definidos para los cargos relacionados con el Sistema de gestión
Social.

La empresa ha definido una política de gestión laboral , esta

implementada y divulgada a sus partes interesadas pertinentes. Se
cumple con las políticas de gestión laboral. Se incluye el
cumplimiento de las políticas de gestión laboral en las cláusulas de los
contratos con proveedores y /o contratista , se realiza seguimiento al
cumplimiento de la gestión social por parte de los contratistas
Se cuenta con procedimientos y mecanismo definidos e La empresa que demuestra el control al cumplimiento de la política de
gestión laboral por parte de sus contratistas
implementados para gestionar aspectos que pongan en riesgo la
Responsabilidad social de la compañía ( Procedimiento anticorrupción
, intermediación laboral , Comité de Convivencia Laboral)

Se identifican oportunidades de mejora de las prácticas laborales y

se gestionan planes de acción

Esta definida e implementada la estrategia de comunicación según

los lineamientos de la Guía Ruc Social .
La empresa demuestra que a través de los resultados de la estrategia de
comunicación la mejora continua en la organización y su relacionamiento
Se han definido y evaluado indicadores de resultado derivado de los con sus partes interesadas pertinentes.
objetivos estratégicos de comunicación y se realiza seguimiento a la
estrategia de comunicación

Se tiene definida e implementada una metodología para identificar,

clasificar y priorizar las partes interesadas pertinentes. Se han
identificado todas las partes interesadas pertinentes. La empresa demuestra que dentro del seguimiento al cumplimiento de la
estrategia de relacionamiento contempla y evidencia procesos de
Se ha definido e implementado una estrategia de relacionamiento retroalimentación de percepción de sus partes interesadas pertinentes
según lineamientos de la Guía Ruc Social y se realiza seguimiento a
esta estrategia. Se implementa en conjunto con sus contratistas.

La empresa tiene definido e implementado un mecanismo de

resolución de controversias con las partes interesadas pertinentes
La empresa que evidencia análisis de causalidad y toma acciones
Se tiene definido e implemento un plan de manejo de crisis según los proactivas permanentes para evitar la ocurrencia de futuros conflictos
lineamientos de la Guía Ruc Social , se realiza el seguimiento y hay
evidencia de los registros divulgación a todas las áreas involucradas y donde la organización tenga algún tipo de acción y alcance para su
prevención.
seguimiento a los compromiso adquiridos
Se asegura el aprendizaje sobre las causas que generaron el conflicto

La empresa realiza la socialización o parte de ella cuando es su

responsabilidad , considera la agenda y los contenidos definidos en la
Guía Ruc Social. Se gestionan los vacíos de información y se toman La empresa evidencia que para las socializaciones tiene en cuenta la
acciones para la mejora continua. lengua materna de las poblaciones o partes interesadas pertinentes en su
Se monitorea la respuesta oportuna a inquietudes y se generan totalidad y toma las acciones correspondientes para asegurar la
estadísticas relacionadas. socialización en su lengua materna si así se requiere
Participa la empresa en las socializaciones organizadas por las
contratantes ( Cuando aplique)

Se han identificado los riesgos sociales de acuerdo a lo definido en la

Guía Ruc Social .

Se identifican los impactos reales y potenciales sociales, ambientales

y económicos, se definen e implementan y evalúan las medidas
específicas para su gestión .
Hay evidencia de la participación de todas las áreas de la
organización, las comunidades y partes interesadas pertinentes en
esta identificación .
La empresa define e implementa planes de acción para fortalecer las
medidas definidas para el control y la gestión de los riesgos de origen
social

Se definen planes de acción para la mejora continua y se divulgan los

resultados a partes interesadas pertinentes

La empresa ha definido y documentado el área del proyecto y/o

donde presta sus servicios a través de una línea base u otro
mecanismo considerando todos los aspectos descritos en la Guía Ruc
Social.
La empresa demuestra el uso de la línea base para el desarrollo de cada
Esta información es monitoreada, evaluada y se encuentra uno de los capítulos incluidos en la Guía Ruc Social
actualizada.

Dispone de un análisis sobre los impactos de los derechos humanos y

considera los aspectos descritos en la Guía Ruc Social .
 La organización dispone de la caracterización del área de interés
( Comunidades, cultura, economía , otros) según los lineamientos de
la Guía Ruc Social

Tiene diseñada e implementada una estrategia de ingreso

(Procedimiento , cronograma de ingreso, acuerdos,
sensibilización ,PQR, comunicaciones, socialización, consulta previa ,
lineamientos laborales ) según los lineamientos de la Guía Ruc Social
NA
Cumple con las actividades programadas en la etapa de ingreso al
área de interés (Búsqueda de información ,acercamientos, evaluación
de capacidades, competencias y relacionamiento con contratistas y
sub contratistas ) e informa a las partes interesadas pertinentes y
comunidades sobre todas las actividades relacionadas de ingreso al
área

Al finalizar el proyecto la empresa verifico cumplimiento del plan y

proceso de ingreso al área de interés de todos los aspectos descritos
en la Guía Ruc Social. La empresa demuestra una mejora continua en los procesos de ingreso,
realización y finalización de proyectos a través de la documentación y
No se generaron pasivos sociales , se obtienen paz y salvos de los toma de acciones preventivas y correctivas para evitar recurrencia de
bienes/servicios contratados y se han identificado y documentado las eventos negativos de carácter social en proyectos actuales o futuros de la
oportunidades de mejora para evitar recurrencia de eventos negativos organización.
de carácter social.

La empresa tiene definida e implementa una política para la

administración y contratación de bienes y servicios , es revisada y
divulgada a las partes interesadas pertinentes y estas la conocen.

Se identifican los posibles impactos , oportunidades y riesgos de sus

relaciones en la cadena de abastecimiento .
La empresa verifica el cumplimiento de las políticas de adquisición de
Dispone de un procedimiento para la administración de sub bienes y servicios por parte de los subcontratistas de sus proyectos.
contratistas y proveedores de acuerdo con la guía RUC Social , se La empresa demuestra una gestión permanente por la consecución y
implementa en su modalidad ( selección , comunicación , monitoreo , contratación de los bienes y servicios locales.
evaluación , retroalimentación y seguimiento ) con alcance a todos
los sub contratistas -proveedores definidos por la empresa .

Se cumplen con las disposiciones relacionadas de contratos,

responsabilidad social , paz y salvos y atención de PQR con los sub
contratistas y proveedores

La empresa tiene establecido un procedimiento para la adquisición de

derechos superficiarios que incluye las actividades definidas en la Guía
Ruc Social .
La empresa demuestra paz y salvos de las actividades de adquisición de
derechos superficiarios..
Se mantienen registros de las actas de vecindad y se suscriben los paz
y salvo con los propietarios de predio y cancelación de gravámenes
cuando aplique

La empresa realiza visitas planeadas a sus partes interesadas pertinentes y

La empresa establece mecanismos evidenciables para que las partes llevar registros de las evaluaciones y visitas para la mejora continua de su
interesadas evalúen su gestión en prácticas sociales.
gestión en cuanto a prácticas sociales.

Se tiene un procedimiento para realizar evaluaciones al sistema de
gestión Social. Se tienen registros de ejecución , se analizan los
resultados para establecer causas y oportunidades de mejora
Se documentan las acciones correctivas y / o preventivas ,se realiza
seguimiento y se comunican a las partes interesadas pertinentes
La empresa demuestra resultados de las evaluaciones internas y de las
partes interesadas pertinentes del Sistema de Gestión Social generan
soluciones efectivas y se incluyen como insumo en las reuniones de
formulación de estrategia corporativa.