CAPITULO III

SISTEMATIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PLAN DE ACCIÓN

Descripción de las Actividades

El primer contacto con la comunidad se realizó el 15 de enero de 2011

a través de una visita a la Coordinación Administrativa y al departamento de
Bienes Nacionales. Durante esta visita se planteó la posibilidad de realizar el
proyecto en esa área y se logró obtener algunos documentos a través de los
cuales se pudo caracterizar a la comunidad. Posteriormente fueron
diseñados instrumentos de recolección de datos para consultar al resto de la
comunidad sobre su interés con respecto al abordaje de ésta problemática.

Una vez aplicados los instrumentos antes mencionado y debidamente

procesados arrojaron como resultado la preocupación existente en la
comunidad por la forma en la que se están manejando los bienes y la
necesidad de mejorar las herramientas para su gestión. En este sentido se
realizó un análisis sobre la factibilidad económica y operativa para su
desarrollo y una vez constatada la posibilidad de su construcción se inició la
planificación para su ejecución.

Posteriormente se realizó una revisión de material bibliográfico para

seleccionar la tecnología de software a utilizar y su adaptación a los
procesos de desarrollo requerido por el sistema de bienes nacionales.
Siendo así el resultado fue el siguiente:

Identificación de Requisitos
Durante esta etapa se aplicaron estrategias como entrevistas,

12
observación directa y revisión de formatos, planillas y manuales de bienes
nacionales. El resultado fue el siguiente informe:

Requerimiento del entorno: según la información obtenida de los usuarios y

la percepción obtenida del funcionamiento del área de Bienes Nacionales se
pudo determinar que el entorno apropiado para la puesta en marcha del
nuevo software debe cumplir con diferentes elementos como:

– Entorno Físico: Se observó que la oficina actual de Bienes Nacionales

se encuentra ubicada como un anexo al área de reproducción en la sede
Calabozo; situación que es diferente a la que presenta el área de Bienes
Nacionales en la sede de Valle de la Pascua. En este sentido se considera
que esta área debe funcionar en un espacio totalmente independiente y
dotado con mobiliario actualizado, esto con el propósito de adecuar un
entorno físico que contribuya a la seguridad de la información a manejar en
el sistema.

– Entorno Lógico: Con respecto a este ambiente se constató que

actualmente el área de bienes nacionales cuenta con un equipo de
computación que reúne las características y/o técnicas que cumplen con los
requisitos mínimos para ajustarse al decreto de migración a software libre,
cumpliendo así con un entorno adecuado para la implementación de un
nuevo sistema para el control de Bienes Nacionales.

Requerimiento Ergonómico: El propósito de aplicar los conceptos

ergonómicos al software es el de diseñar una aplicación que se adapte a las
diferentes tareas y aptitudes del Registrador que labora en el área de Bienes
Nacionales. En este sentido, los requerimientos ergonómicos mínimos
necesarios para el funcionamiento de este software se basan en las
siguientes características:

13
– Adecuado para el trabajo al que se destina. El software dispondrá de
las operaciones de incorporación, desincorporación y movimientos de bienes
en una interfaz totalmente gráfica en la que se dispondrán todas las
opciones de tal forma que el funcionario pueda realizar de manera sencilla
los procesos más repetitivos y usuales.

– Autodescriptivo. El sistema ofrecerá al usuario un sistema de diálogo

claro, simple y conciso, sustentado por un mecanismo de pantallas de ayuda
de fácil acceso, que contengan explicaciones concretas sobre su operación.

– Controlable, es decir que el Registrador tendrá la posibilidad de

cancelar acciones que haya emprendido, deshacer los últimos comandos
que haya ordenado y gobernar sus dispositivos de entrada y salida de datos.

– Conforme a las expectativas que genera. Por ejemplo, todo el que

comienza a trabajar con un producto nuevo espera que la orden de Cancelar,
dé fin a un proceso en marcha, ni más ni menos. Con el propósito de
conseguir esto, los diálogos del sistema para el control de los Bienes
Nacionales corresponderán con los conocimientos de los funcionarios, con
las normas convencionales, y con los requisitos básicos de formación de los
usuarios.

– Tolerante con los errores que el usuario pueda cometer. Cuando se

produzca un error, el usuario podrá ser capaz de salir del mismo, comprender
qué es lo que ha sucedido y tener a su elección una serie de opciones de
salida del proceso.

– Documentado suficientemente para facilitar su aprendizaje.

Requerimientos de Interface: Para describir este tipo de requerimiento se

14
hace necesario detallar las principales interfaces (ventanas) del sistema:

– La pantalla inicial: como una ventana en un ambiente totalmente

gráfico con colores amigable, se mostrará la identificación de la institución, el
nombre del sistema, fecha y hora, así como también deberá solicitar la clave
de seguridad de ingreso al sistema, y su debida autenticación.

– Pantalla principal: una vez verificado el usuario se le permitirá su

ingreso a la pantalla principal en la cual se visualizara los menús esenciales
del software (Bienes: (Registro, Movimiento), Sedes, Departamentos,
Funcionarios, Reportes, Mantenimiento). Al elegir cada uno de estos menús
el Registrador accederá a la ejecución de diferentes procesos que
conformaran el nuevo sistema.

Requerimientos Funcionales: Se pueden indicar los siguientes:

– Entrada: Consiste en el registro de los distintos Bienes Nacionales en

la base de datos. Del mismo modo la actualización y búsqueda en el
momento que sean solicitados.

– Proceso: Movimiento de incorporación y desincorporación de los

Bienes Nacionales.

– Salida: Generación de reportes generales por fecha, por

departamento, registros auxiliares, actas, comprobantes de bienes activos,
inactivos, dañados, incorporados y desincorporados.

Requerimiento de Desempeño: En la fase de definición de requisitos para

este software se considera que el número de usuarios interactuando
simultáneamente en el sistema es relativamente pequeño por tanto la

15
combinación capacidad y velocidad de desempeño del sistema actual se
mantiene para la nueva aplicación.

Requerimiento de Disponibilidad: Los requisitos de disponibilidad miden la

habilidad de un sistema de ser usado en su tiempo útil. El sistema esta no
disponible cuando una, o todas, sus capacidades no están disponibles. Para
el caso en estudio el sistema a desarrollar no se contemplan variaciones en
la habilidad de una o todas sus capacidades de uso.

Requerimiento de Entrenamiento: Este requerimiento se refiere a la

formación, adiestramiento y capacitación de los Registradores que
manejaran el nuevo sistema. Para cumplir con este requerimiento se hace
necesario un entrenamiento directo a los distinto Registradores que
interactuarán con la aplicación.

Requerimiento de Materiales: Los requerimientos de materiales son los que

limitan los recursos disponibles para el desarrollo del software. En el caso del
sistema a desarrollar no presenta limitaciones de recursos.

En cuanto a la presencia de conflictos e inconsistencia podemos

indicar que los procesos de levantamiento de información y aplicación de las
distintas herramientas de recolección de datos, no presentaron ningún
conflicto.
Requisitos para el Desarrollo del Software: Para este nuevo sistema como
herramientas para el desarrollo se seleccionó Php, apoyado en las
aplicaciones Mysql para gestión de la base de datos, bajo un entorno del
sistema operativo Linux.

A continuación se presenta en forma gráfica el prototipo de

funcionamiento logrado con los diagramas de Casos de Uso.

16
 S.R.C.B.N

Registro
de Bienes

Responsable

Movimientos
de Bienes

Registrador Reportes
Bienes

Coordinador

Gráfico 1. Representación del Caso de Uso Principal del Sistema para el

Registro y Control de Bienes Nacionales.

CUADRO 2:
Especificación del Caso de Uso Principal del S.R.C.B.N.

Caso de Uso: Principal del Software para el Registro y Control de

Bienes Nacionales

Actores: Registrador, Responsable, Coordinador

Propósito: Representar los procesos básicos del S.R.C.B.N.

17
Cuadro 2 (cont.)

Resumen La asignación o adquisición de un Bien Nacional debe

ser registrada en el Sistema por el Registrador. Este
Bien debe ser ubicado en un área en la cual un Actor
Responsable asuma el resguardo del mismo. Este
sistema constantemente debe generar informes a los
coordinadores sobre el estado de situación de los
Bienes.

Registro
de Bienes

<<extends>
>
Registrador <<extends>
Responsable
>

Modificar

Ingreso

Gráfico 2. Representación del Caso de Uso para procesos de Registro de

Bienes.

CUADRO 3:
Especificación del Caso de Uso procesos de Registro de Bienes.

Caso de Uso: Proceso de Registro de Bienes

Actores: Registrador, Responsable

18
 Cuadro 3 (cont.)

Propósito: Ingresar a la Base de Datos del S.R.C.B.N.

Resumen A través de este caso de uso se representan los

procesos de Registro de Nuevos Bienes Nacionales y
Modificación de los registros en el Sistema, lo cual
genera un apoyo importante para el etiquetado que se
realiza posteriormente de forma manual .

Incorporar

<<extends>>

Movimiento
de Bienes

<<extends>>
Responsable
Registrador <<extends>>

Reasignar

Desincorporar

Gráfico 3. Representación del Caso de Uso para movimientos de Bienes.

CUADRO 4:
Especificación del Caso de Uso para movimientos de Bienes del S.R.C.B.N.

Caso de Uso: Proceso para el Movimiento de Bienes Nacionales

Actores: Registrador, Responsable

19
 Cuadro 4(cont.).

Propósito: Mantener actualizado los movimientos de los Bienes

Nacionales a través de los procesos de Incorporación y
Desincorporación

Resumen A través de estos procesos se registran la asignación y

reasignación de los Bienes Nacionales a las distintas
áreas de la Institución, así como también la modificación
de su estado.

Comprobantes
Movimientos Catálogo de
Bienes

<<uses>>
<<uses>>

Impresión de
Bienes

Registrador <<uses>> Coordinador

<<uses>>

Bienes por
Funcionario
Causas
Movimientos
<<uses>>

<<uses>>

Bienes por
Inventario
Departamento
Bienes

Gráfico 4. Representación del Caso de Uso para realizar Listados de Bienes

Nacionales.

20
CUADRO 5:
Especificación del Caso de Uso para realizar Listados de Bienes

Caso de Proceso para la generación de Listados

Uso:

Actores: Registrador, Coordinador

Propósito: Representar los diferentes listados y reportes de Bienes

Nacionales del S.R.C.B.N.

Resumen A través de este proceso se generan los diferentes reportes

por fecha, por departamento, estatus del Bien, por
asignación, por reasignación, por desincorporación y las
distintas actas que genera cada movimiento de los Bienes
Nacionales entre otros

Diseño del Software

Para la realización del diseño del software una vez obtenidos y

validados los requisitos del software se procedió a representarlos a través de
un Diagrama de Clase, Diagrama de Estados y Diagramas de Módulos.

Para representar la estructura de datos del sistema se utilizó un

diagrama de clases (ver Gráfico 5), en el cual se muestran los objetos, sus
atributos y su comportamiento así como la forma en que los objetos se
relacionan a través del pase de mensajes.

Seguidamente se empleó un diagrama de estados para la clase

Bienes (ver Gráfico 6). Esta clase es la que mayor actividad presenta en el
comportamiento del sistema y los diagramas de módulos (ver Gráfico7) se
utilizaron para mostrar la organización físicas de los componentes del
software.

21
 SEDE
BIEN NACIONAL
Codigo de Sede
Nº del Bien Identificación
Región
Codigo Catalogo
Entidad Federal
Descripción Municipio
Estado del Bien Ciudad
Valor * 1 Código Postal
Dependencia origen Dirección
Ubicación
Fecha Registro
Codigo Departamento
INGRESAR
Codigo de Sede MODIFICAR
Causas CONSULTAR

INCORPORAR
REASIGNAR
DESINCORPORAR
CONSULTAR
FUNCIONARIO

Cedula Funcionario
* Nombre y Apellido
Cargo
Fecha de Ingreso
Codigo Departamento
* INGRESAR
1 MODIFICAR
CONSULTAR
DEPARTAMENTO
1
Código Departamento
Descripción
Código Sede

INGRESAR
MODIFICAR
CONSULTAR

REGISTRADOR RESPONSABLE COORDINADOR

Nº de Cédula Nº de Cédula Nº de Cédula
Nombre y Apellido Nombre y Apellido Nombre y Apellido
Cargo Cargo Cargo
Fecha de ingreso Fecha de ingreso Fecha de ingreso

INGRESAR INGRESAR INGRESAR

MODIFICAR MODIFICAR MODIFICAR
CONSULTAR CONSULTAR CONSULTAR

Gráfico 5. Representación del Diagrama de clases del Software para el

Registro de Bienes.

22
 Evaluar necesidades
Comprobación Asignado

Preparar
Incorporación

Evaluar necesidades
Inutilizado Entregado

Movimiento

Reubicado

Gráfico 6. Diagrama de Estados de la clase Bienes.

S.R.C.B.N DEPARTAMENTO

BIENES

SEDE MANTENIMIENTO
FUNCIONARIO

Gráfico 7. Diagrama Principal de Módulos del Sistema de Bienes.

23
 BIENES

REGISTRO
MOVIMIENTO

REPORTES

COMPROBANTES
I/R/D CATALAGO DE
BIENES
CAUSAS DE INVENTARIO
MOVIMIENTO BIENES

Gráfico 8. Diagrama de Módulo de Bienes.

SEDE

REGISTRO

REPORTES POR
SEDE

Gráfico 9. Diagrama de Módulo de Sede del Sistema de Bienes.

24
 DEPARTAMENTO

REGISTRO

REPORTES ACTAS
ENTREGA DEPARTAMENTO

Gráfico 10. Diagrama de Módulo de Departamento del Sistema de Bienes.

FUNCIONARIOS

REGISTRO

REPORTES ACTAS
ENTREGA FUNCIOARIO

Gráfico 11. Diagrama de Módulo de Funcionario del Sistema de Bienes.

25
 MANTENIMIENTO

REGISTRO
USUARIOS
INFORMACION
BIENES

RESPALDOS
INFORMACIÓN

Gráfico 12. Diagrama de Módulo de Mantenimiento del Sistema de Bienes.

Reflexiones

La tecnología de software con orientación a objeto utilizada permitió

combinar métodos, notaciones, herramientas y marco de razonamiento que
culminaron con un diseño de sistema para el manejo de bienes nacionales
que facilitará su implementación en un lenguaje de programación.

Los funcionarios encargados del resguardo de los bienes nacionales

con este nuevo sistema contarán con procesos de búsquedas y localización
de bienes de forma más precisa, facilitando la generación de informes
periódicos solicitados por la Coordinación y lo que es más importante aún su
cuidado y conservación.

Durante las fases del diseño del software y la interacción con

funcionarios de la comunidad universitaria, estos se mostraron en todo
momento dispuestos a participar reconociendo la importancia de estos
procedimientos para aumentar la eficiencia de los procesos administrativos.

26
 Con la experiencia en el desarrollo de este software se pudo
comprobar la necesidad de organizar la institución en su conjunto en cuanto
a los productos de software y hardware que se están utilizando en sus
áreas funcionales y su adaptación a las necesidades reales que los procesos
de transformación en universidad politécnica están exigiendo.

Opiniones con sustento teórico y empírico sobre el impacto del plan de

acción.

Con la ejecución de este proyecto la comunidad universitaria fue

fortalecida en una de sus áreas en un proceso participativo docente, personal
administrativo y directivo finalizando con una herramienta de gestión de
bienes nacionales que optimiza su uso y resguardo, esto en función de su
importancia para el buen funcionamiento de la universidad.

Los participantes comprendieron la utilidad de ésta herramienta para

cumplir con los artículos 23 y 24 del Reglamento de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República que exige a las instituciones de la
Administración Pública a: “...formar y actualizar sus inventarios de bienes, de
acuerdo con las instrucciones de la Contraloría y en las oportunidades que
ésta señale.”.

Esta herramienta fue diseñada para funcionar bajo un entorno de

software libre ajustándose al decreto 3.390 del año 2004, el cual reconoce a
ésta tecnología como medio para reducir la brecha social y tecnológica en el
menor tiempo y a bajo costo.

Con la realización de este proyecto se emplearon métodos

participativos que Cordova (2008:23) describe como obligantes de reflexión y
diálogo los cuales apuestan a “... un proceso abierto, activo y orientado a

27
informar, propiciar la toma de conciencia, dinamizar y movilizar al conjunto de
actores sociales en un objetivo común: un proyecto de transformación.”. Con
estas experiencia la comunidad se abre paso a la construcción de la nueva
universidad tal como está enmarcado los fundamentos de la Misión Alma
Mater (2007).

El resultado de este trabajo representa una muestra de lo sustentado

por Ribeiro (2006:44) al señalar que: “Serán los programas universitarios
integrados con los proyectos estatales de planificación e implantación de la
nueva economía, de ampliación de la participación social, los que preparen
los cuerpos administradores, gestores, planificadores... ...capaces de tomar
los nuevos rumbos de la política económica social.”. Estos proyectos
sociotecnológicos estratégicamente conducidos pueden convertirse en
medios de modernización arrojando productos ajustados a las necesidades
institucionales locales y regionales.

28
 BIBLIOGRAFÍA

Becerra, R. y Moya, A. (2010). Investigación-acción participativa, crítica y

transformadora. Integra Educativa. Tema: Educación Matemática.
Volumen III (2). 133-156. Disponible: http://www.revistasbolivianas.org.bo/
pdf/rieiii/v3n2/a05.pdf [Consulta: 2010, Junio 15]

Booch, G., (2009). Análisis Orientado a Objeto con Aplicaciones. Pearson

Education. 01-09-.2009

Córdova, Y. (2008). Construyendo Cambios. Caracas. Universidad

Bolivariana de Venezuela.

Flower, M. y Scott, K. (2004). UML Gota a Gota. México. Addison Wesley

Professional.

León, G.(1996). Ingeniería de Sistema de Software. Madrid. Isdefe

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (2007). Manual

de Normas y Procedimientos para el Registro y Control de Bienes
Nacionales de los Institutos y Colegios Universitarios. Caracas, 09 Enero
2007.

Misión Alma Mater (2007). Educación Universitaria, Bolivariana y Socialista.

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior. Caracas,
Septiembre 2007.

Pressman, R.(2005).Ingeniería del Software un Enfoque Práctico. Madrid.

Serie Mc Graw Hill. 5ta. Edición.

Programas Nacionales de Formación (2008). Ministerio del Poder Popular

para la Educación Superior. Viceministerio de Políticas Académicas.
Dirección General de Planificación Académica. Caracas, Marzo de 2008.

Resolución N° 1.263 (2001). Reglamento de la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República. Gaceta N° 37.169. Caracas, 29
marzo 2001.

29
Resolución N° 3.390 (2004). Uso Generalizado del Software Libre en la
Administración Pública. Gaceta N° 38.095. Caracas, 28 Diciembre 2004.

Ribeiro, D. (2006). La Universidad Nueva: un proyecto. En: Plan de

Formación Permanente 2011-2012: Dimensión Desarrollo Sociopolítico.
Módulo de Formación Eticopolítico. (pp. 22-48). Caracas: Ministerio del
Poder Popular para la Educación Universitaria.

Universidad Pedagógica Experimental Libertador, Manual de Trabajos de

Grado, de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (2011). Caracas:
Fondo Editorial de la UPEL.

30
 ANEXO A

MUESTRAS DEL DISEÑO DE LAS ENTRADAS DEL SOFTWARE PARA EL

REGISTRO Y CONTROL DE BIENES

31
 [ANEXO A1]
[Pantallas de Inicio del Sistema y Menú Principal]

Ministerio del Poder Instituto Universitario de

Gobierno Bolivariano
de Venezuela
Popular para la Educación Tecnología de los Llanos
Universitaria
Valle de la Pascua - Calabozo
Altagracia de Orituco

Instituto Universitario de Tecnología de los Llanos

Núcleo Calabozo

CONTROL DE BIENES NACIONALES

USUARIO

CLAVE

Aceptar

Ministerio del Poder Instituto Universitario de

Gobierno Bolivariano
de Venezuela
Popular para la Educación Tecnología de los Llanos
Universitaria
Valle de la Pascua - Calabozo
Altagracia de Orituco

Instituto Universitario de Tecnología de los Llanos

Núcleo Calabozo
Menú Principal

CONTROL DE BIENES NACIONALES

BIENES
SEDE
FUNCIONARIO
DEPARTAMENTO
MANTENIMIENTO

Regresar Salir

32
 [ANEXO A2]
[Pantalla para Registrar Bienes Nacionales]

Ministerio del Poder Instituto Universitario de

Gobierno Bolivariano
Popular para la Educación Tecnología de los Llanos
de Venezuela Universitaria
Valle de la Pascua - Calabozo
Altagracia de Orituco

Instituto Universitario de Tecnología de los Llanos

Núcleo Calabozo
Registrar Bien Nacional

CONTROL DE BIENES NACIONALES

Código del catálogo:
Número del Bien:
Descripción:
Estado del Bien:
Valor:
Dependencia de Origen:
Ubicación Actual:
Fecha de Registro:
Causa:

Incluir Regresar

33
 [ANEXO A3]
[Pantalla para Listados de Bienes Nacionales]

Ministerio del Poder Instituto Universitario de

Gobierno Bolivariano
Popular para la Educación Tecnología de los Llanos
de Venezuela Universitaria
Valle de la Pascua - Calabozo
Altagracia de Orituco

Instituto Universitario de Tecnología de los Llanos

Núcleo Calabozo
Listado de Bienes

CONTROL DE BIENES NACIONALES

Comprobante de Incorporación
Comprobante de Reasignación
Comprobante de Desincorporación
Listado de Bienes
Causas Origina Incorporación
Causas Origina Reasignación
Causas Origina Desincorporación
Catálogo de Bienes
Listado de Departamentos
Listado de Funcionarios

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34
 ANEXO B

MUESTRA DE LAS SALIDAS DEL SOFTWARE PARA EL REGISTRO Y

CONTROL DE BIENES

35
 [ANEXO B1]
[ Reporte Comprobante de Incorporación ]

36
 [ANEXO B1]
[ Reporte Registro Auxiliar de Bienes Muebles por Responsables y Ubicación]

37