Hola a todos, antes de iniciar me gustaría presentarme, mi nombre es Pablo Caro, me encuentro

trabajando en Centrex y actualmente estoy viendo todo lo relacionado al BCP tanto de centrex
como de admin site, así que es un agrado de poder conocerlos y la idea de esta formación es
poder explicar que es el BCP, su estructura, dotación esencial así que sin mayor preamulo
comencemos.

Esta presentación considera 5 ítem importantes, el primero de ellos son aquellos eventos que han
impactado a loreal chile, que es BCP y sus objetivos, la estructura del BCP en chile, ya sea
documental como organizacional, luego tenemos la activación del BCP y finalmente como nos
hemos preparado al día de hoy.

1) Entonces, ¿Cuáles han sido aquellos EVENTOS QUE HAN IMPACTADO A LOREAL?
- Año 2004 – amago de incendio sala IT
- Año 2005 inundación sede Vespucio, que llovió de tal manera que el edificio corporativo
de ese entonces ingresó el agua dentro de las sedes
- Año 2007; corte de suministros básicos en centrex.
- Año 2008 actos vandálicos como el día del joven combatiente.
- Año 2010 terremoto
- Año 2012 huelga complemento lo que significó que se contrataran 800 consultoras aprox
de belleza como parte de loreal.

Y a futuro no sabemos que podría suceder

2) Por eso es fundamental estar preparado, A través de la implementación de un BCP, BCP o

business continuity plan es un plan enfocado a la continuidad de la operación frente a
situaciones de emergencias que impacten al negocio, tiene una mirada que es súper
estratégica ya que abarca varias áreas como EHS, Security, Mantencion, RRHH y debido a
esto se establecieron 4 objetivos principales:
- ESTE ULTIMO OBJETIVO ES LA IDEA DEL BCP, es restaurar y mantener la continuidad
operacional.

3) Esta estructura BCP es netamente documental, donde tenemos un:

- MANUAL DE CRISIS, que opera como una directriz general
- Y POR CADA SITIO TENEMOS UN BCP PARTICULAR, por que las realidades son súper
distintas
- Y EN PARALELO TENEMOS UN DRP que un documento elaborado por el área especializada
de IT.
- Y EL PLAN DE EMERGENCIAS Y LOS PROGRAMAS PREVENTIVO DE MANTENCION SON
documentos que funcionan básicamente para cada sede como accionables cuando está la
emergencia.

C1 - Internal use
LUEGO TENEMOS LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, QUE ESTÁ CONFORMADO POR EL DG,
COMITÉ DE CRISIS, RESPONSABLE DE SEDE, COMITÉ BCP Y DE.

El DIRECTOR GENERAL es el responsable del comité de crisis donde debe analizar la situación de
emergencia que se presenta, donde si o si deberá activar, coordinar y liderar el comité de crisis,
donde si o si deberá decretar y levantar el estado de emergencia, que son responsabilidades como
líder de loreal, como líder del negocio.

EL COMITÉ DE CRISIS está conformado por el DG, RRHH, DO, Comunicaiones, DAF y Jurìdico, se
activa cuando el DG declara estado de emergencia y estos tienen responsabilidades colectivas, por
ejemplo;

- analizar los diferentes impactos del negocio provocado por la emergencia a través de la
Metodologìa CALM que es un proceso de toma de decisiones para verificar los hechos
(que ocurrió, cuando, como ocurrió; analiza cuales fueron los impactos que generó esta
crisis; conocer las partes interesadas que se vieron involucrados),
- establecer estrategia de comunicación interna y externa de manera oportuna.
-

LOS RESPONSABLES DE SEDE están conformados por el Gerente de EHS en centrex y jefe ehs de
alcantara y magdalena, estos tienen una mirada mucho mas preventiva ya que busca asegurar el
buen funcionamiento de las sedes, Mantener la actualización de los documentos BCP, Pero
también tiene una mirada post crisis porque apoya en la búsqueda y habilitación de nuevos sitios
de contingencias y/o definitivos., Coordina y gestiona la habilitación de las sedes de contingencia.

El comité BCP ya tiene que ver con mantener el sistema, dar sustentabilidad al BCP, con
actualización de documentos, gestionar todo lo que son los test.

C1 - Internal use
La dotación esencial, que por definición es la dotación de colaboradores mínima necesaria para
operar en las áreas claves del negocio, durante la ocurrencia de una contingencia.

El rol de la dotación esencial, el rol de ustedes por algo está en esta formación no es distinto a lo
que realizan, sino que es esperar que llegue la directriz de su jefatura para dar continuidad con el
negocio, lo único adicional que harían ante la ocurrencia de una emergencia es trasladarse a uno
de los sitios de contingencia dependiendo de la magnitud o características de la emergencia, por
eso es importante que ustedes sepa que ante alguna crisis sus roles son super importante para el
negocio. Ahora esta lista se actualiza por documento 2 veces en el año (abril y noviembre), donde
se envía este listado al comité de dirección y cada director se encargan de actualizar su equipo de
dotación esencial, finalmente este listado esta vivo por eso este documento se va actualizando 2
veces en el año y más que tener en esta lista los cargos, también es importante individualizar a la
persona teniendo sus contactos.

Las sedes de contingencia son 3: centrex, Alcantara y academia de belleza, que son sedes que
acogerían en caso de algún evento a la dotación esencial para asegurar la operatividad de las áreas
claves del negocio.

Y acá tenemos un cuadro resumen de los 3 sitios, donde encontramos información referente a su
ubicación, contacto telefónico, las salas de reunión, etc.

C1 - Internal use
QUE PASARÍA SI OCURRE UNA SITUACION DE CRISIS, por ejemplo un terremoto

- El responsable de sede realiza una evaluación preliminar de la situación, donde debe

tomar la decisión de alertar a nivel local o no, si es si, debe reportar al director de la
división y este al director general
- Una que vez que el DG tiene conocimiento de esta evaluación preliminar, debe tomar 2
decisiones, uno es si requiere alertar a nivel zona, si es no es porque le problema fue
resuelto rápidamente y si es si, se reporta a la zona y sede en clichy y la segunda decisión
es si se requiere ACTIVAR AL COMITÉ DE CRISIS y para tomar esta decisión se debe
considerar uno de estos 3 factores; si la seguridad de los colaboradores no está
asegurada; si la preservación de los bienes y la continuidad del negocio se ven afectadas, si
cumple unos de estos 3 puntos se activa el comité de crisis
- Y se moviliza a los miembros del comité de crisis.
- Donde los miembros del CC deben evaluar el impacto del evento a través de la
metodología CALM, donde se debe recopilar el máximo de información para evaluar la
intensidad de la crisis.
- entonces en base a esta evaluación se reporta a otras entidades del grupo (visitas,
proveedores, etc.)
- y podemos saber si se activan las sedes de contingencia, va a depender si las sedes
afectadas no están disponibles de manera definitiva o por un tiempo indeterminado,
cumplimiento uno de estos 2 factores se activan los sitios de contingencia y se moviliza a
la dotación esencia hacia las sedes establecidas por los miembros del comité de crisis y la
salida de la crisis va a depender si el funcionamiento del negocio está en un modo parcial
(no en un 100%).
- Y finalmente comienza un análisis más minucioso, donde se identifican las causas, el como
actuamos frente dicha emergencia, etc.

Y finalmente, el cómo estamos preparados hoy para enfrentar una crisis es a través de:

 Sistema de alerta temprana de sismo en centrex.

 20 laptos disponibles para la Dotación esencial, por eso es súper importante recordar que
siempre se lleven su laptop, porque en caso de existir un terremoto en la noche, como
ocurrió un terremoto en el 2010 es probable que ninguno de esos laptops se pueda
recuperar.
 Test de simulacros BCP, que son reuniones mensuales donde se plantea un escenario y
nos colocamos en el caso de qué haríamos si ocurre un terremoto, o un incendio,.

C1 - Internal use