CONDICIONES Y PRELIMINARES PARA LA Versión 01

REALIZACIÓN DE LAS VISITAS Aplicación:

DOMICILIARIAS DE TELETRABAJO 01/05/2020
VIRTUALES Documento
Controlado
 
Respetado Aspirante/Colaborador.

En el marco de la continuidad de los procesos de integración/actualización de la compañía Keralty, y teniendo en

cuenta la actual situación que se ha venido presentando a nivel mundial y de la cual, el territorio nacional no está
exento como lo es la presencia del CORONAVIRUS o SARS-COVID 19, dentro de las medidas preventivas y de
contingencia, la organización, con la debida autorización de los clientes y los evaluados ha establecido la
realización de Visitas Domiciliarias de forma Virtual, a través de teleconferencia, en pro de la protección de los
colaboradores, evaluados y terceros.

Teniendo en cuenta esto, se desarrollarán de manera virtual usando las plataformas virtuales disponibles en el
mercado, al cual será informada a ustedes, para lo cual se debe contar con unas condiciones previas, a través de
las cuales se asegure un adecuado desarrolla de estas, entre las cuales tenemos:

1. El evaluado deberá tener a la mano para la programación y para el día de la visita domiciliaria virtual, el
documento de identidad en original
2. La visita únicamente podrá ser recibida por el titular de la información, para este efecto el evaluado, en
ninguna circunstancia se podrá hacer por un tercero
3. Los Técnicos y profesionales de AYC Consultores en Seguridad Ltda, se identificarán con el debido
documento que lo acredite como funcionario de la entidad, y con su respectivo uniforme de dotación. A través
del cual el evaluado podrá tener la seguridad de quien le está realizando las visitas
4. 24 horas aproximadamente antes del proceso de visita domiciliaria, el técnico o profesional asignado se
comunicará con usted de forma directa con el fin de establecer un primer contacto, explicarle el proceso y
solicitarle alguna documentación e información relevante, entre esto:
 Nombre completo
 Cargo
 Edad
 Documento de identidad
 Teléfonos de contacto
 Correo electrónico de contacto (Preferiblemente bajo plataforma Google (gmail))
 Sistemas de video conferencia con los que cuenta, o con los que debe contar para poder
desarrollar el proceso
 Información sobre la vivienda y habitantes de esta incluyendo números de identificación,
ocupación, nivel de educación
5. El profesional o técnico asignado realizará la programación de la visita a través del correo electrónico
suministrado, en el cual se especificará hora, fecha, medio a través del cual se realizará el proceso, así como
el link a través del cual se va a realizar la conexión para desarrollar el proceso
6. Una vez asignada la vista y creado el link el profesional le solicitara, el envío de los archivos complementarios
del proceso, los cuales deben ser enviado previamente al inicio de la reunión virtual al correo asignado por el
técnico o profesional, entre estos:
 Autorización para el desarrollo el proceso de seguridad completo
 Autorización para el desarrollo del proceso de visita domiciliaria virtual
 Fotocopia de la cedula escaneada al 150%
 Hoja de vida digitalizada (Si no han sido entregados)
 Certificación académicas digitalizadas y legibles sobre todo los números de confirmación (Si no
han sido entregados)
 Certificaciones laborales digitalizadas y legibles sobre todo los números de confirmación y
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Avenida calle 100 ∙ 49‐83, Oficina 605B – Bogotá D.C. Colombia / Tel +57+1+2364305 
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contacto (Si no han sido entregados)
7. Adicionalmente a este proceso se deberán enviar previamente a la realización de la visita domiciliaria virtual,
las fotografías correspondientes al lugar que se desarrolla la visita, con el fin de mantener registro y verificar
estas durante el proceso de visita domiciliaria virtual incluyendo:
 Foto de la fachada de la vivienda
 Foto de la nomenclatura de la vivienda
 Áreas habitacionales del predio, incluyendo Hall, Sala, Habitaciones
 Fotografía del evaluado de frente
 Fotografía de su núcleo familiar (Personas con las que habita, incluyendo el evaluado) en el
lugar de la visita
8. El proceso de visita domiciliaria virtual consta de 3 etapas específicamente:
8.1. Verificación Documental (Incluye fotografías, documentos autorizaciones entre otros)
8.2. Recorrido por las instalaciones habitacionales del evaluado
8.3. Entrevista

RECOMENDACIONES PARA LA VISITA DOMICILIARIA DE FORMA VIRTUAL

1. la visita debe realizarse en un lugar con suficiente iluminación que permita tener unas imágenes claras.
2. Se debe disponer de un medio tecnológico a través del cual se pueda hacer la visita domiciliaria y realizar una
verificación y recorrido en la vivienda clara según las indicaciones del técnico/profesional
3. Se debe realizar la entrevista en un lugar cómodo, claro, sin interferencias de ruido o imagen
4. Se deben realizar pruebas de conectividad, entre las cuales se debe verificar, calidad de imagen, claridad de
voz y audio, iluminación
5. Se debe tener a la mano el documento de identidad, ya que se solicitará al evaluado este para dar comienzo
a la visita domiciliaria virtual
6. Se debe tener a la mano un recibo de servicios públicos del mes con el fin de constatar la dirección de
residencia
7. Las preguntas e imágenes obtenidas a través del desarrollo del proceso únicamente serán usadas para este
y cuenta con el compromiso de confidencialidad y acuerdo para el manejo de la información

HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO

1. HANGOUTS MEET
1.1. Condiciones para el Uso
 Contar con una cuenta de Gmail
 Contar con un medio tecnológico que permita la conexión a través de audio y video
 Contar con conexión de internet estable y permanente
 Tener activo el Google Calendar (normalmente está configurado por defecto)
1.2. Uso del programa
 Una vez recibido el correo de programación se debe aceptar la reunión
 Para ingresar se debe haber iniciado sesión en Google con el correo electrónico asignado
 

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INICIAR SESIÓN 

 Se debe acceder a la reunión en la fecha y hora programada, ingresando al aplicativo calendar

desde la página de Google

Acceder a Calendar 

 En calendar buscar la reunión y darle clic a unirse a HANGOUTS

Unirse al HANGOUT 
de la Reunión 

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 Una vez en la reunión simplemente esperar que el anfitrión ingrese y seguir las instrucciones

Unirse al HANGOUT 
de la Reunión 

2. ZOOM
2.1. Condiciones para el Uso
 Contar con el programa descargado en el equipo (Se descarga en la página de zoom, no es
necesario crear una cuenta, con el link de la reunión se puede ingresar teniendo el programa)
 Contar con un medio tecnológico que permita la conexión a través de audio y video
 Contar con conexión de internet estable y permanente
 Dar permisos al programa para usar audio y video
1.2. Uso del programa
 Una vez recibido el correo de programación se debe aceptar la reunión
 Para ingresar simplemente se debe dar clic en el enlace enviado al correo electrónico

Unirse a la reunión 
en ZOOM 

 Luego el programa le establecerá que si se quiere unir a través de Zoom Meets, se debe aceptar

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Abrir reunión en 
Zoom Methings 

 Seguir las instrucciones del Profesional o el Técnico asignado

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